Sophios Standaard Verwerkersovereenkomst
Sophios Standaard Verwerkersovereenkomst
Versie 1.2, 24-05-2018
Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage bij de Sophios Algemene Voorwaarden van toepassing op Hoofdovereenkomsten tussen klant (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke) en Sophios B.V. (hierna: Verwerker).
1. Definities
1.1. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verordening (EU) 2016/679) inclusief de uitvoeringswet van deze verordening.
1.2. Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben, zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 AVG.
1.3. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 lid 12 AVG.
1.4. Hoofdovereenkomst: de tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker gesloten hoofdovereenkomst(en), inclusief bijlagen, waarop deze Verwerkersovereenkomst betrekking heeft.
1.5. Medewerkers: Personen die werkzaam zijn bij Verwerkingingsverantwoordelijke of bij Verwerker, ofwel in dienstbetrekking dan wel tijdelijk ingehuurd.
1.6. Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de Persoonsgegevens worden verstrekt.
1.7. Partijen: Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker.
1.8. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de Betrokkene) die in het kader van de Hoofdovereenkomst worden verwerkt zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 AVG; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
1.9. Subverwerker: een andere verwerker die door de Verwerker wordt ingeschakeld om ten behoeve van een Verwerkerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens te Verwerken.
1.10. Verwerker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsorganisatie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt zoals bedoeld in artikel 4 lid 8 AVG.
1.11. Verwerken/Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens zoals bedoeld in artikel 4 lid 2 AVG.
1.12. Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsorganisatie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt zoals bedoeld in artikel 4 lid 7 AVG.
1.13. Verwerkersovereenkomst: deze Verwerkersovereenkomst voor het vastleggen van de afspraken zoals bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG.
2. Toepasselijkheid en doeleinden van Verwerking
2.1. Deze Verwerkersovereenkomst heeft betrekking op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Hoofdovereenkomst.
2.2. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Hoofdovereenkomst en wel het in de ‘cloud’ opslaan van gegevens van Verwerkingsverantwoordelijke plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
2.3. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
2.4. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te Verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende Betrokkenen.
2.5. Verwerker garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
3. Duur en beëindiging
3.1. Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop de Hoofdovereenkomst tussen Partijen tot stand komt.
3.2. De Verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat de Hoofdovereenkomst eindigt.
3.3. Geen van Partijen kan deze Verwerkersovereenkomst los van de Hoofdovereenkomst tussentijds opzeggen.
3.4. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze bepalingen behoren bijvoorbeeld die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en toepasselijk recht.
4. Verwerking
4.1. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke behoudens afwijkende wettelijke voorschriften die op Verwerker van toepassing zijn. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst.
4.2. Indien een instructie als bedoeld in het eerste lid van dit artikel naar het oordeel van Verwerker in strijd is met een wettelijk voorschrift inzake gegevensbescherming, stelt hij Verwerkingsverantwoordelijke daarvan voorafgaand aan de Verwerking in kennis, tenzij een wettelijk voorschrift deze kennisgeving verbiedt.
4.3. Indien Verwerker op grond van een wettelijk voorschrift Persoonsgegevens dient te verstrekken, informeert hij Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk, en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking.
4.4. Verwerker zorgt ervoor dat alleen zijn Medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens. De uitzondering hierop is het inschakelen van Subverwerkers conform het bepaalde in artikel 11 van deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker beperkt de toegang tot Medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot Persoonsgegevens die deze Medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. Verwerker zorgt er bovendien voor dat de Medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met Persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
4.5. Verwerkingsverantwoordelijke is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient Verwerkingsverantwoordelijke vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het Verwerken van de Persoonsgegevens. Verwerker zorgt ervoor dat hij voldoet aan de op hem als Verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de Verwerking van Persoonsgegevens en de afspraken die zijn gemaakt in deze Verwerkersovereenkomst.
4.6. De Verwerking vindt plaats onder verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen van de Verwerking en neemt geen beslissingen over zaken als het gebruik van Persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor Verwerkingsverantwoordelijke verwerkte Persoonsgegevens en het verstrekken van Persoonsgegevens aan derden. Verwerkingsverantwoordelijke moet er voor zorgen dat hij het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld.
5. Beveiliging
5.1. Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). Verwerker implementeert hiertoe de volgende beveiligingsmaatregelen:
a. De encryptie/pseudonimisering (versleuteling) van Persoonsgegevens;
b. Fysieke en procedurele maatregelen voor toegangsbeveiliging tot datacenters, data rooms, systeemracks en apparatuur van Verwerker;
c. Beveiliging van interne en externe netwerkverbindingen van Verwerker door middel van Secure Socket Layer (SSL), Virtual Private Network (VPN) en Firewall technieken;
d. Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de Persoonsgegevens te herstellen voor zover in de Hoofdovereenkomst redundantie bij de Verwerking is opgenomen;
e. Procedures voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van Verwerking.
5.2. Verwerkingsverantwoordelijke heeft zich goed geïnformeerd over de beveiligingsmaatregelen die Verwerker heeft genomen en is van mening dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de Persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico's van de Verwerking.
5.3. Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. Verwerker waarborgt een op het actuele risico afgestemd beveiligingsniveau. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke informeren als een van de beveiligingsmaatregelen substantieel wijzigt.
5.4. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
5.5. Verwerker biedt passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen. Indien Verwerkingsverantwoordelijke de wijze waarop Verwerker de beveiligingsmaatregelen naleeft wil laten inspecteren, dan kan Verwerkingsverantwoordelijke hiertoe een verzoek aan Verwerker doen voor verstrekking van een Third Party Mededeling (TPM) ten aanzien van de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen. Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke zullen hierover gezamenlijk afspraken maken. De kosten hiervoor zijn voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke.
5.6. Verwerker zal, tenzij hij hiervoor uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van Verwerkingsverantwoordelijke, geen Persoonsgegevens Verwerken of laten Verwerken door hemzelf of door derden in landen buiten de Europese Unie (“EU”).
6. Geheimhouding
6.1. Op alle Persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt of dient te verzamelen met het doel deze te Verwerken overeenkomstig het in de Hoofdovereenkomst daartoe bepaalde, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.
6.2. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm zijn gebracht dat deze niet tot Verwerkingsverantwoordelijke of natuurlijke personen, zoals de Betrokkenen, herleidbaar zijn.
6.3. Verwerker waarborgt dat de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen, of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.
6.4. De geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke of de Betrokkene zelf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een derde te verstrekken of indien en voor zover er een wettelijke verplichting bestaat om informatie aan een derde te verstrekken.
6.5. Indien Verwerker van de diensten van Subverwerkers gebruik maakt, zorgt hij er onvoorwaardelijk voor dat de Subverwerkers dezelfde geheimhoudingsplicht als tussen Partijen is overeengekomen zal aanvaarden en deze geheimhoudingsplicht ook strikt zal naleven.
7. Overdraagbaarheid
7.1. Het is voor partijen tenzij zij dat gezamenlijk overeenkomen en schriftelijk afspreken, niet toegestaan om deze Verwerkersovereenkomst en de rechten en de plichten die samenhangen met
deze Verwerkersovereenkomst over te dragen aan een ander.
8. Aansprakelijkheid
8.1. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat de Verwerking van Persoonsgegevens op basis van deze Verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van Betrokkene(n).
8.2. Verwerker is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door Verwerkingsverantwoordelijke niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving.
8.3. De in de Hoofdovereenkomst en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid van Verwerker is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Verwerkersovereenkomst.
9. Meewerkingsverplichtingen
9.1. De AVG en overige (privacy)wetgeving kent aan de Betrokkene bepaalde rechten toe. Verwerker zal zijn volledige en tijdige medewerking verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke bij de nakoming van de op Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen jegens de Betrokkene.
9.2. Een door Verwerker ontvangen klacht of een verzoek van een Betrokkene met betrekking tot Verwerking van Persoonsgegevens wordt door Verwerker zonder uitstel doorgestuurd naar Verwerkingsverantwoordelijke.
9.3. Op het eerste daartoe strekkende verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke alle relevante informatie verstrekken betreffende de aspecten van de door hem verrichte Verwerking van Persoonsgegevens zodat Verwerkingsverantwoordelijke, mede aan de hand van die informatie, aan kan tonen dat hij de toepasselijke (privacy) wetgeving naleeft.
9.4. Verwerker zal voorts op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke alle noodzakelijke bijstand verlenen bij de nakoming van de op grond van de toepasselijke privacywetgeving op Verwerkingsverantwoordelijke rustende wettelijke verplichtingen (zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van een privacy impact assessment). Verwerker kan aan Verwerkingsverantwoordelijke kosten in rekening brengen voor de bijstand die in het kader van dergelijke verzoeken is verleend.
10. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
10.1. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, zodra hij kennis heeft genomen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Verwerker streeft ernaar de Verwerkingsverantwoordelijke binnen 48 uur op de hoogte te stellen nadat de Verwerker de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens heeft ontdekt of zo snel mogelijk nadat Xxxxxxxxx daarover is geïnformeerd door een Subverwerker.
10.2. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke ook over de ontwikkelingen betreffende de door Verwerker gemelde Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.
10.3. De melding van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) Betrokkene(n) is altijd de eigen verantwoordelijkheid van een Verwerkingsverantwoordelijke.
10.4. Het (bij)houden van een register van Inbreuken in verband met Persoonsgegeven is altijd een eigen verantwoordelijkheid van een Verwerkingsverantwoordelijke.
11. Inschakeling van Subverwerkers
11.1 Verwerker zal zijn activiteiten die bestaan uit het Verwerken van Persoonsgegevens niet alsnog uitbesteden aan een Subverwerker zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke.
11.2. Voor zover Verwerkingsverantwoordelijke instemt met de inschakeling van een nieuwe Subverwerker, zal Verwerker aan deze Subverwerker dezelfde of strengere verplichtingen opleggen als voor hemzelf uit deze Verwerkersovereenkomst en de wet voortvloeien. Verwerker zal erop toezien dat deze afspraken schriftelijk vastgelegd zijn en zal toezien op de naleving daarvan door de Subverwerker.
11.3. Ondanks de toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke voor het inschakelen van een Subverwerker die in opdracht van de Verwerker (gedeeltelijk) gegevens verwerkt, blijft Verwerker volledig aansprakelijk jegens Verwerkingsverantwoordelijke voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan een Subverwerker. De toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke voor het uitbesteden van werkzaamheden aan een Subverwerker laat onverlet dat voor de inzet van Subverwerkers in een land buiten de EU toestemming vereist is in overeenstemming met artikel 5.6 van deze Verwerkersovereenkomst.
12. Informatieverplichting en audits
12.1. Verwerker stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst zijn en worden nagekomen.
12.2. Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om:
a. de nakoming van de in deze Verwerkersovereenkomst neergelegde verplichtingen waaronder de verplichtingen als opgesomd in artikel 5.1 t/m 5.3 van deze Verwerkersovereenkomst aan te tonen;
b. audits mogelijk te maken, waaronder inspecties, door de Verwerkingsverantwoordelijke of een door de Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde controleur.
12.3. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht eenmaal per jaar een audit uit te laten voeren door een Medewerker van Verwerkingsverantwoordelijke of door een onafhankelijke externe deskundige.
13. Duur en beëindiging
13.1. Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door afsluiting van een Hoofdovereenkomst met Verwerker als onderdeel van de Algemene Voorwaarden van Verwerker. Een Hoofdovereenkomst komt tot stand via schriftelijke of elektronische aanmelding voor een Dienst of Aanvullende Dienst van Verwerker.
13.2. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
13.3. Na afloop van de Verwerkersovereenkomst draagt Verwerker zorg voor het wissen van alle Persoonsgegevens. Verwerker verwijdert tevens alle kopieën, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.
14. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
14.1. Op de Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
14.2. Geschillen over de inhoud en uitvoering van de Verwerkersovereenkomst zullen worden beslecht door de rechter binnen het arrondissement waar de Verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd.