Specifieke Voorwaarden Deelname Evenement
Specifieke Voorwaarden Deelname Evenement
Negenmaandenbeurs 2023
Deze Specifieke Voorwaarden Deelname Evenement (de Specifieke Evenement Voorwaarden) zijn van toepassing bij deelname aan Negenmaandenbeurs 2023 (het Evenement). Naast deze Specifieke Evenement Voorwaarden gelden tevens de Algemene Voorwaarden Deelname Evenement (de Algemene Evenement Voorwaarden). Woorden in deze Specifieke Evenement Voorwaarden met een hoofdletter hebben dezelfde betekenis als daaraan gegeven in de Algemene Evenement Voorwaarden.
1. Organisatie
Het Evenement wordt georganiseerd door RAI. Het correspondentieadres van RAI is: RAI Amsterdam B.V. – Projectteam Negenmaandenbeurs 2023
Postbus 77777, 1070 MS AMSTERDAM
T: 020 - 549 12 12
E: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
2. Plaats en tijdstip
Het Evenement wordt gehouden in hal 10, 11 en 12 van het Convention Centre van woensdag 15 februari t/m zaterdag 18 februari 2023.
3. Openingstijden
Het Evenement is voor bezoekers geopend van:
Woensdag 15 februari 11.00 – 18.00 uur
Donderdag 16 februari 11.00 – 21.00 uur
Vrijdag 17 februari 11.00 – 21.00 uur
Zaterdag 18 februari 11.00 – 18.00 uur
Voor Deelnemers is het Convention Centre op Evenement dagen dagelijks geopend van 2 uur vóór openingstijd tot 2 uur na sluitingstijd van het Evenement.
4. Opbouw & demontage
Voor het opbouwen en inrichten van stands, alsmede het binnen brengen van goederen is het Convention Centre geopend op:
zaterdag 11 februari 12.00 – 22.00 uur
zondag 12 februari 08.00 – 18.00 uur
maandag 13 februari 08.00 – 22.00 uur, voor inrichten van 17.00 – 22.00 uur
dinsdag 14 februari 08.00 – 17.00 uur
Deelnemers die gebruikmaken van uniforme standbouw kunnen hun stand inrichten op maandag 13 februari van 17.00 – 22.00 uur en dinsdag 14 februari van 08.00 – 17.00 uur.
Het verwijderen van goederen, alsmede het demonteren van de stands van het Evenement, dient te geschieden tussen zaterdag 18 februari 18.30 – 23.30 uur en zondag 19 februari 08.00 - 17.00 uur. Deelnemers die van uniforme standbouw gebruik maken, dienen hun stand vóór zaterdag 18 februari 22.00 uur te ontruimen.
5. Toegangsprijs
De basisentreeprijs voor het Evenement, bedoeld in Artikel 5 van de Algemene Evenement Voorwaarden, bedraagt €22,00 per persoon per entree, incl. BTW.
6. Evenement programma
Op het Evenement kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld, welke naar de mening van RAI in overeenstemming zijn met het doel van het Evenement. Eén en ander ter beoordeling van RAI, of een door RAI te benoemen toelatingscommissie.
7. Deelnemers
Deelnemers kunnen zijn fabrikanten, agenten, importeurs, groothandels, exporteurs, uitgeverijen en overige dienstverleners, mits economisch actief op het gebied van zwangerschap, (op)voeding, verzorging, veiligheid, speelgoed en hardware etc.. Eén en ander ter beoordeling van RAI. RAI behoudt zich te allen tijde het recht voor deelnemers te weigeren, zonder daarover verantwoording te hoeven afleggen.
8. Demonstraties
Speciale activiteiten op stands, zoals bijvoorbeeld productpresentaties, optredens en shows, kunnen uitsluitend worden toegestaan indien hiertoe schriftelijk, uiterlijk 30 dagen voor aanvang van de opbouw, toestemming is gevraagd aan en schriftelijk is verkregen van RAI. Aan het verlenen van toestemming wordt onder andere de voorwaarde verbonden dat de activiteit zodanig gesitueerd moet zijn dat de geïnteresseerde bezoekers niet in het gangpad staan.
9. Deelnamepakket
Per inschrijving wordt éénmalig een Deelnamepakket in rekening gebracht à € 495,00 excl. BTW. De kosten van het Deelnamepakket zijn niet terug te vorderen.
In dit Deelnamepakket zit inbegrepen:
• Inschrijvingsgeld
• Naamsvermelding (excl. logo) op deelnemerslijst website xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
• Toegang voor personeel tot de beurs (aantal afhankelijk van grootte van de standruimte)
• Mogelijkheid om deel te nemen aan free publicity traject via persnetwerk RAI Amsterdam
• Toegang tot de Negenmaandenbeurs Exposantenlounge met gratis koffie en thee
• Gratis Piccolo service bij opbouw en afbouw
• Deelname aan de online Exposantenbijeenkomst (1 tot 2 maanden voor aanvang beurs)
• 6 gratis toegangskaarten voor de beurs.
Voor ieder bedrijf dat zal deelnemen op de stand van de hoofddeelnemer wordt een Deelnamepakket à € 495,00 excl. BTW gefactureerd aan de hoofddeelnemer. De co-exposant ontvangt net als de hoofddeelnemer het Deelnamepakket. Voor elke co-exposant moet een apart inschrijvingsformulier ingevuld worden met de vermelding ‘co-exposant’ en aangegeven worden bij welke hoofdexposant men deelneemt.
10. Tarieven standhuur
De standhuur per vierkante meter vloeroppervlakte, onbebouwd, bedoeld in Artikel 7 van de Algemene Evenement Voorwaarden, bedraagt € 182,00 per m², excl. BTW en excl. Standbouw. Voor Deelnemers die besluiten voor 1 augustus 2021 deel te nemen aan het Evenement geldt een vroegboek tarief van € 169,00 per m², excl. BTW en excl. Standbouw.
*) Let op!: bij stands met de volgende metrage wordt altijd een toeslag van 10% op de vierkante meter prijs in rekening gebracht. Deze toeslag wordt op een later moment doorberekend en komt bovenop de prijs die in de online inschrijvingsmodule getoond wordt.
Kopstand < 35 m2 Eilandstand < 64 m2
RAI behoudt zich het recht voor om de Deelnemingskosten te doen verhogen indien de stijgende kosten inzake energieverbruik daartoe naar beoordeling van RAI aanleiding geven, zonder dat dit enig recht geeft aan de Deelnemer om deelname aan het Evenement kosteloos te (doen) beëindigen.
10.1 Driejarige overeenkomst
Driejarige overeenkomst Negenmaandenbeurs 0000-0000-0000
Datum inschrijving: Deelnemers kunnen ervoor kiezen een voordelige driejarige overeenkomst te sluiten voor het Evenement. De driejarige overeenkomst kan op verzoek door RAI worden verstrekt en dient door RAI per mail, xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx of per post ter beoordeling te zijn ontvangen.
Prijzen en kortingen: Voor inschrijvingen middels een driejarige overeenkomst geldt voor de jaren 0000-0000-0000 op de Standhuur het vroegboek tarief van € 169,00 per m2, excl. BTW.
Tevens gelden per editie van het Evenement de volgende kortingen op basis van het aantal gehuurde vierkante meters:
• Voor stands < 12m2 🡺 0% korting 🡺 u betaalt € 169,00 per m2 per editie
• Voor stands > 12 m2 < 50m2: 🡺 2% korting 🡺 u betaalt € 165,62 per m2 per editie
• Voor stands > 50 m2 < 99 m2: 🡺 5% korting 🡺 u betaalt € 160,55 per m2 per editie
• Voor stands > 100 m2: 🡺 10% korting 🡺 u betaalt € 152,10 per m2 per editie
Deze voorwaarden, tarieven en kortingen zijn niet van toepassing op Standbouw; per editie gelden andere Standbouw tarieven.
Annuleringsvoorwaarden: Bij annulering van de driejarige overeenkomst dienen de volgende annuleringsvergoedingen te worden betaald:
• Bij annulering voor de eerste editie (2023): Deelnemer betaalt over editie 2023 het percentage van de Deelnemingskosten, zoals bepaald in Artikel 3 van de Algemene Voorwaarden. In afwijking van de Algemene Voorwaarden betaalt Deelnemer over de editie van het Evenement van 2024 35% (750-365 dagen voorafgaand aan de eerste dag van de opbouw van het Evenement) en over 2025 15% (tot 750 dagen voorafgaand aan de eerste dag van de opbouw van het Evenement) van de Deelnemingskosten.
• Bij annulering na de eerste editie van het Evenement (2023): Deelnemer dient de korting over de editie van het Evenement van 2023 terug te betalen en betaalt het percentage van de Deelnemingskosten over de edities 2024 en 2025, zoals bepaald in de Algemene Voorwaarden.
• Bij annulering na de tweede editie van het Evenement (2024): Deelnemer dient de korting over de editie van 2023 en 2024 terug te betalen en betaalt het percentage van de Deelnemingskosten over de editie van 2025, zoals bepaald in de Algemene Voorwaarden.
Aantal vierkante meters: De driejarige overeenkomst wordt aangegaan voor hetzelfde aantal vierkante meters per editie. Indien een Deelnemer hiervan wil afwijken en deze afwijking niet meer bedraagt dan 10% van het overeengekomen aantal vierkante meters, gelden de voorwaarden, tarieven en kortingen van de driejarige overeenkomst, mits dit vóór 1 augustus van het jaar voorafgaand aan de volgende editie van het Evenement per email, xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx, kenbaar is gemaakt. Is genoemde afwijking na 1 augustus kenbaar gemaakt, dan wel wenst een Deelnemer meer dan 10% af te wijken van de overeengekomen aantal vierkante meters, dan gelden de dan geldende tarieven en/of annuleringsvoorwaarden als hierboven uiteengezet.
Betalingsvoorwaarden: De betaling geschiedt overeenkomstig het kopje ‘Betalingscondities’ hieronder.
11. Standbouw
De voorgenoemde huurprijzen per vierkante meter vloeroppervlakte zijn excl. Standbouw. Deelnemers, die geen gebruik maken van de standaard standbouw, dienen ervoor zorg te dragen dat de stand aan de volgende voorwaarden voldoet: zelfdragende zij- en achterwanden, naamsvermelding en standnummer, vloerbedekking en (led)verlichting. In geval de deelnemer hoger of lager bouwt dan 250cm, dan dient de eigen of de eventueel aangrenzende stand te worden afgewerkt.
Voor extra en uitgebreide informatie kunnen de standbouw voorschriften worden geraadpleegd.
Deelnemers die geen gebruik maken van de standaard standbouw, dienen hun standontwerp vóór 9 december 2022 ter goedkeuring aan RAI toe te zenden. Goedkeuring geschiedt per mail via xxxxxxxxxxx@xxx.xx. Meer informatie over Standbouw is opgenomen in het Accommodatie Reglement.
Ten behoeve van de Deelnemers kan door RAI in Standbouw worden voorzien. Er zijn 2 verschillende standaard standbouwpakketten.
Pakket 1: zelfdragende zij- en achterwanden, frieslijst(en) met naamsvermelding, vloerbedekking, verlichting, elektra aansluiting 3 kW en één wandcontactdoos inclusief verbruik en opleverschoonmaak (wijzigingen onder voorbehouden). De kosten van standbouwpakket 1 bedragen € 92,00 per m², excl. BTW en excl. standhuur.
Pakket 2: zelfdragende achterwand, berging, naamsvermelding, vloerbedekking, verlichting, elektra aansluiting 3 kW en één wandcontactdoos inclusief verbruik en opleverschoonmaak (wijzigingen onder voorbehouden). De kosten van standbouwpakket 2 bedragen € 92,00 per m², excl. BTW en excl. standhuur.
RAI behoudt zich het recht voor om de Deelnemingskosten te doen verhogen indien de stijgende kosten inzake energieverbruik daartoe naar beoordeling van RAI aanleiding geven, zonder dat dit enig recht geeft aan de Deelnemer om deelname aan het Evenement kosteloos te (doen) beëindigen.
12. Betalingscondities
Zie artikel 7 van de Algemene Voorwaarden Deelname Xxxxxxxxx (AVDE).
13. Media Solutions
Deelnemers kunnen gebruik maken van diverse Media Solutions om hun producten of naam voor, tijdens en na het Evenement nog beter onder de aandacht te brengen. Denk hierbij aan:
• Online advertising;
• Adverteren in- en om het Convention Centre;
• Video & Narrowcasting; en/of
• Content Timeslots op podia/paviljoens.
Op de afname van Media Solutions zijn de Algemene Voorwaarden Media Solutions van toepassing. Voor meer informatie over de Media Solutions kunt u contact opnemen met de Organisatie, T. 020 – 549 12 12 of E. xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
14. Vergunningen
Ten aanzien van etagebouw is iedere Deelnemer ook Standhuur verschuldigd welke wordt berekend aan de hand van het aantal m² etage x ½ m² prijs.
15. Boetebeleid
Indien een Deelnemer gebruikmaakt van ruimte die niet valt binnen het aantal gehuurde m2 is RAI bevoegd de volgende maatregelen te nemen:
1. Een officiële waarschuwing hetgeen buiten de stand is geplaatst direct te verwijderen;
2. Indien Deelnemer ondanks de waarschuwing niet voldoet aan de eis van RAI om binnen de stand te blijven zal de Deelnemer een onmiddellijk opeisbare boete verbeuren van € 500,- en zal RAI gerechtigd zijn de producten en overige zaken voor rekening en risico van de exposant buiten de stand te verwijderen.
3. Indien Deelnemer ook na de boete gebruik blijft maken van ruimte die niet valt binnen de stand zal RAI, voor rekening en risico van Deelnemer, de stand ontruimen en is Deelnemer verplicht het Convention Centre direct voor de verdere duur van het Evenement te verlaten.
Deelnemer is verplicht om: zijn stand iedere dag tot einde beurstijd open te houden voor bezoekers van het Evenement; indien Deelnemer eerder dan zaterdag 18 februari 18.00 uur de stand leeghaalt/opruimt of de stand eerder sluit dan bovengenoemde openingstijden, dan zal RAI € 500,- administratiekosten in rekening brengen.
Geschillen
Indien u een klacht heeft, wordt u verzocht deze onverwijld en nooit later dan 30 dagen na de laatste beursdag in te dienen via xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx. Nadien worden deze niet meer in behandeling genomen.