Samenvatting

Samenvatting

Het contract voor het leveren (plaatsen), onderhouden en verwijderen van trapliften in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning loopt af per 1 januari 2023. De opdracht moet daarom opnieuw worden aanbesteed. De regio's Maastricht-Heuvelland en Parkstad Limburg kiezen ervoor dit gezamenlijk te doen. De gemeente Maastricht treedt daarbij op als penvoerder, mede namens alle regiogemeenten die hiertoe middels mandaatverlening hebben besloten. De in de aanbesteding gehanteerde uitgangspunten zijn in deze nota ter besluitvorming voorgelegd. Op procedurele gronden is de inhoud van de nota uitgesteld openbaar tot de publicatiedatum op Negometrix.

Beslispunten

1. Akkoord te gaan met de in deze nota geformuleerde uitgangspunten voor de opdracht Wmo trapliften;

2. Akkoord te gaan met het starten van een Europese aanbestedingsprocedure inzake Wmo trapliften, waarbij de gemeente Maastricht wordt aangemerkt als penvoerder, mede namens alle deelnemende gemeenten die hiertoe middels mandaatverlening hebben besloten.

3. Akkoord te gaan met de mandatering van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten in het kader van de Europese openbare aanbestedingsprocedure door de deelnemende gemeenten aan de manager Sociaal van de gemeente Maastricht.

Besluit Burgemeester en Wethouders d.d. 21 juni 2022:

Conform.

Collegevoorstel

Uitgangspunten aanbesteding Wmo trapliften 2023 e.v. 1

Collegedatum: 21 - 06- 2022

Registratienummer: 2022.12681

Portefeuillehouder: Wethouder Bastiaans Behandelend ambtenaar: XX Xxxxxxx , AAJ Wersch, van

1. Aanleiding

De contracten voor trapliften (Wmo) lopen af per 1 januari 2023. Omdat de regio's Maastricht- Heuvelland en Parkstad Limburg de inkoop op basis van dezelfde uitgangspunten willen vormgeven, kiezen we voor een gezamenlijk proces. Deelname van de regiogemeenten vindt plaats op basis van vrijwilligheid en dient te worden geformaliseerd middels het afgeven van een mandaat aan de gemeente Maastricht.

Collegevoorstel

Door de omvang en de aard van de opdracht (levering) valt de inkoop onder de werking van de Europese aanbestedingsrichtlijn. Ten behoeve van de te volgen Europese aanbestedingsprocedure dient een Programma van eisen en aanbestedingsleidraad te worden opgesteld.

2. Context

• De Wet maatschappelijke ondersteuning

• Sociale visie Maastricht 2040

• De Verordening Wet maatschappelijke ondersteuning 2021.

• Het besluit maatschappelijke ondersteuning 2019

• Programmabegroting 2022

• Uitvoeringsplan duurzaam sociaal domein.

3. Gewenste situatie Scope van de opdracht Deze aanbesteding betreft:

• het leveren, gebruiksklaar plaatsen,

• het verlenen van service en onderhoud en

• het verwijderen en afvoeren (t.b.v. hergebruik),

van nieuwe en/of gebruikte trapliften voor de inwoners van de deelnemende gemeenten.

Eén perceel

De gemeenten in de regio's Maastricht-Heuvelland (Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Maastricht, Meerssen, Vaals, Valkenburg aan de Geul) en Parkstad Limburg (Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld, en Voerendaal) kiezen ervoor de opdracht gezamenlijk in één perceel aan te besteden.

Geconsulteerde leveranciers geven bovendien zelf aan voorstander zijn van een aanbesteding zonder verschillende percelen. Het zij opgemerkt dat deze markt nagenoeg geen MKB kent.

Opdeling in percelen om de opdracht toegankelijker te maken voor het MKB, is dus niet aan de orde.

Een opdracht van een omvang van 13 gemeenten wordt als geschikt gezien voor de huidige marktpartijen.

Eén leverancier

Collegevoorstel

De deelnemende gemeenten wensen één leverancier te contracteren voor het gehele perceel. Gemeenten verplichten zich door gunning van de opdracht tot afname bij deze leverancier van de totale behoefte aan te verstrekken trapliften gedurende de contractperiode. Gemeenten kunnen geen garantie geven over het af te nemen aantal trapliften en sluiten een raamovereenkomst. De keuze voor één leverancier is ingegeven door het beperkt aantal aanbieders op de markt en vanuit het belang van een aantrekkelijke opdracht.

Gemeenten behouden zich het recht voor om trapliften af te nemen van derden indien de gecontracteerde leverancier niet in staat is onder de contractuele voorwaarden te voldoen aan de vraag.

Levering inkoop

Gemeenten kopen de trapliften en worden zodoende eigenaar van de trapliften. Vervolgens verstrekken gemeenten de traplift in bruikleen aan rechthebbenden. Het eigendomsrecht van de traplift gaat bij het einde van het gebruik terug naar de leverancier ten behoeve van herinzet. Dit heeft een prijsdrukkend effect.

Inzetten op hergebruik

Het hergebruiken van reeds eerder ingezette trapliften heeft een prijsdrukkend effect, een gunstige invloed op het milieu en kan de drempel voor het plaatsen van trapliften verlagen. Hierdoor kan verhuizing (voorlopig) voorkomen worden en kan men zo lang mogelijk zelfstandig blijven wonen. Gemeenten zien het optimaliseren van hergebruik van trapliften dan ook als een middel om beleids-, duurzaamheid- en efficiëntiedoelstellingen te verwezenlijken.

Voorwaarden aan hergebruik; niet inboeten op kwaliteit

Inzet van gebruikte trapliften/trapliftonderdelen is binnen de grenzen van de opdracht gevende gemeenten onbeperkt mogelijk. Gemeenten verbinden hieraan de voorwaarde dat noch de gemeenten, noch de eindgebruikers hiervan nadeel mogen ondervinden. Herverstrekte trapliften behoren kwalitatief even goed en bruikbaar te zijn als nieuwe.

Afbakening taken gemeente - leverancier

De gemeente bepaalt (op basis van de gemeentelijke verordening), of aanvrager voor een traplift in aanmerking komt en de leverancier draagt zorg voor de selectie van de traplift inclusief alle bijhorende opties en maatwerk, voor een vaste all-in prijs. Bij deze selectie houdt de leverancier rekening met de kenmerken van de gebruiker, het beoogde gebruik en alle overige relevante omstandigheden. De leverancier vergewist zich ervan voordat hij de woning verlaat, dat de traplift adequaat functioneert, de cliënt er op een veilige en verantwoorde manier gebruik van kan maken en deze in het bezit is gesteld van alle informatie inzake de nazorg en de klachtenprocedure.

Collegevoorstel

Kwaliteit

De gegunde leverancier garandeert dat de door hem aangeboden trapliften en bijhorende accessoires van goede kwaliteit zijn en volledig voldoen aan de specificaties en de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, doelmatigheid, veiligheid en afwerking. Het betreft hier de gestelde kwaliteitsnormen in de geldende (Europese) richtlijnen en de wet- en regelgeving uitgedrukt in de toepasselijke bepalingen uit de Wet Medische hulpmiddelen en de vigerende ISO 9001, ISO 14001 & VCA normen. Daarnaast respecteert de leverancier het landelijk Bouwbesluit en de gemeentelijke bouwverordeningen.

Verwijderen traplift en herstel oude trapsituatie

Wanneer de lift naar het oordeel van de opdracht gevende gemeente dient te worden verwijderd, verstrekt zij hiertoe een opdracht aan de leverancier.

Met het verwijderen, afvoeren en het herstellen van de trapliftsituatie (inclusief bouwkundige werkzaamheden) verwerft de leverancier het eigendomsrecht van de lift. De traplift is hierdoor beschikbaar voor hergebruik door de leverancier. De leverancier is hiervoor geen bijkomende financiële vergoeding verschuldigd (geen terugkoopregeling).

Jaarlijks service en onderhoud

Gebruikers zijn doorgaans in hoge mate afhankelijk van hun traplift. De betrouwbaarheid en de continue beschikbaarheid ervan is dan ook van groot belang. De te gunnen leverancier verplicht zich tot een zodanig (preventief) onderhoud dat een optimale technische en functionele staat en betrouwbaarheid van de door hem geleverde trapliften te allen tijde is gegarandeerd.

Contractduur

De overeenkomsten worden afgesloten met ingang van 1 januari 2023 voor de duur van 2 jaar (t/m 31 december 2024), met twee (eenzijdige) verlengingsmogelijkheden van telkens 2 jaar. Met een opeenvolging van kortere contractperioden creëren we mogelijkheden voor een nieuwe inkoopronde mochten de huidige marktomstandigheden zich (op korte termijn) normaliseren.

Nawerking contracten

De door de leverancier aangegane verplichtingen blijven ook na de beëindiging van de overeenkomst onverminderd van kracht. Concreet betreft het hier:

Collegevoorstel

• de garantiebepaling op de gebruiksduur van de door opdrachtnemer geplaatste en geleverde

liften;

• de verplichting tot het uitvoeren van preventief en correctief onderhoud voor alle onder het groepscontract van onderhavige opdracht vallende uitstaande trapliften;

• de verplichting tot het verwijderen en afvoeren van de liften en het herstel van de trapsituatie voor de op het moment van beëindiging uitstaande liften in de deelnemende gemeenten.

De nawerking (per traplift) eindigt wanneer de individuele bruikleenovereenkomst eindigt én de gemeente opdracht geeft de traplift te verwijderen.

4. Effect op duurzaamheid en/of gezondheid

Het verstrekken van trapliften biedt burgers de mogelijkheid om langer zelfstandig thuis te wonen. Het voorliggend voorstel draagt bij aan de mogelijkheden voor het langer thuis blijven wonen. Op de opdrachten is op basis van het gemeentelijk beleid de Social Return bepaling van toepassing.

De te gunnen leverancier beschikt over een geldend milieumanagementsysteem waardoor de kwaliteit van het milieu gedurende de voorbereiding, levering- en nazorgfase zo goed mogelijk wordt gewaarborgd.

De inkoop van trapliften behoort niet tot de productclusters waar overige maatschappelijk verantwoord inkopen voorwaarden en de CO2 prestatieladder op van toepassing zijn[1].

5. Effect op de openbare ruimte

Niet van toepassing.

[1] xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xx-xxx-xxxxxxxx

/ xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx-xxx-xx-xxxxxx-xxxxxxx-xxxxx

6. Personeel en organisatie

Niet van toepassing.

7. Informatiemanagement en automatisering (incl. Smart City)

Niet van toepassing.

8. Financiën

De opdracht heeft voor Maastricht voor 2022 een indicatieve waarde per jaar van

Collegevoorstel

€ 443.000 (incl. BTW) voor het leveren (plaatsen), onderhouden en verwijderen van trapliften in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning. Deze raming is gebaseerd op de geprognotiseerde aantallen 2022 en op het huidige prijspeil. Op dit moment is voor 2022 geen stijging van het volume zichtbaar.

De verwachting is dat de tarieven uit de nieuwe aanbesteding 15% hoger zullen uitvallen dan het huidige contract. De stijging van de uitgaven trapliften als gevolg hiervan bedraagt - rekening houdend met een gelijkblijvend volume - € 67.000.

Bij deze tariefontwikkeling 2023 e.v. is rekening gehouden met het feit dat de huidige tarieven nog op het prijspeil van september 2021 zijn gebaseerd, de bovengemiddelde inflatie, het grotere leveranciersrisico vanwege de onzekere marktomstandigheden en de beperkte concurrentie.

De kosten worden gedekt uit onderdeel 570660306 (woonvoorzieningen roerend) en 570660301 (collectieve woonvoorzieningen) uit de begroting.

				Lasten x € 1.000
		Omschrijving	I/ S	2022	0000	0000	0000	0000
College- voorstel	A	De opdracht heeft voor Maastricht voor 2021 een indicatieve waarde per jaar van € 391.000 (incl. BTW) voor het leveren (plaatsen), onderhouden (zie B) en verwijderen van trapliften in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning	S	391	391	391	391	391
	B	onderhoud		52	52	52	52	52
	C	Prijsstijging 15% in 2023 en gelijkblijvend de komende jaren. Zal wel nog geïndexeerd worden			67	67	67	67
		Totaal		443	510	510	510	510
Bestaande dekking* (inclusief element 4 nummer begroting)	D	570660306 (woonvoorzieningen roerend)	S	397	397	397	397	397
		570660306 (woonvoorzieningen roerend) Op bovenstaand budget wordt een bedrag in mindering gebracht omdat er ook andere zaken behalve trapliften van betaald worden	S	-97	-97	-97	-97	-97
		570660301 - Collectieve woonvoorzieningen		141	141	141	141	141
		Totaal		441	441	441	441	441
Nieuwe dekking of tekortmelding	E	Indexering 2022 1.5%	S	7	7	7	7	7
	F	1e Uitvoeringsbeeld 2022 melden (voor 2022 is dat nu een overschot)*	I	-5
	G	Begroting 2023 e.v.*	S		62	62	62	62
		Totaal		443	510	510	510	510

Collegevoorstel

* de punten F en G zijn reeds meegenomen in het eerste uitvoeringsbeeld en wordt nog meegenomen in de begroting 2023 e.v.

9. Aanbestedingen

De inkoop van trapliften vindt plaats middels een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure en voldoet aan alle eisen van de gemeentelijke, landelijke en Europese regelgeving.

10. Participatie tot heden

De uitgangspunten van de aanbesteding trapliften 2023 e.v. zijn tot stand gekomen in een ambtelijke werkgroep met daarin een vertegenwoordiging van de gemeente Maastricht en Heerlen.

11. Voorstel

Collegevoorstel

1. Akkoord te gaan met de in deze nota geformuleerde uitgangspunten voor de opdracht Wmo trapliften;

2. Akkoord te gaan met het starten van een Europese aanbestedingsprocedure inzake Wmo trapliften, waarbij de gemeente Maastricht wordt aangemerkt als penvoerder, mede namens alle deelnemende gemeenten die hiertoe middels mandaatverlening hebben besloten.

3. Akkoord te gaan met de mandatering van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten in het kader van de Europese openbare aanbestedingsprocedure door de deelnemende gemeenten aan de manager Sociaal van de gemeente Maastricht.

12. Uitvoering, evaluatie en vervolg

Collegevoorstel

De globale planning van de aanbestedingsprocedure is als volgt:

Processtap	Planning
Collegenota uitgangspunten aanbesteding	21 juni 2022
Uitwerken aanbestedingsleidraad, incl. programma van eisen	21 juni 2022
Publicatie aanbestedingsleidraad op Negometrix	22 juni 2022
Uiterste datum voor het stellen van vragen door Inschrijvers (1ste Nota van Inlichtingen, afgekort NvI)	4 juli 2022
Publicatie 1ste NvI op Negometrix	13 juli 2022
Uiterste datum voor het stellen van vragen door Inschrijvers (2de NvI)	20 juli 2022
Publicatie 2de NvI op Negometrix	27 juli 2022
Aanbestedingsdatum (indienen inschrijving via Negometrix), voor 10.00 uur	14 september 2022
Beoordelingen individueel	19-27 september 2022
Intern afstemmingsgesprek beoordeling/Concensusoverleggen	27 september 2022
Verificatiegesprek (optioneel)
Geplande datum publicatie voorlopig gunningsbesluit op Negometrix	10 oktober 2022
Geplande datum publicatie definitief gunningsbesluit op Negometrix	3 november 2022
Ingangsdatum nieuwe raamovereenkomsten	1 januari 2023