Contract- en leveranciersmanagement, een goed contract is het halve werk
Contract- en leveranciersmanagement, een goed contract is het halve werk
Hanneke Chorus Xxxxxx xxx Xxxxxx
27 september 2022
Wat gaan we doen?
Als woningcorporaties maken we veel gebruik van ICT en zijn hierin afhankelijk van onze leveranciers. Hoe zorg je dat je goede contracten sluit?
Bij SWEMP doen we dat
samen hierdoor gaat de kwaliteit van de contracten omhoog en krijgen we een beter prijs.
Van die gezamenlijke inkoop kunnen ook onze vrienden meeprofiteren.
Agenda
1. Introductie
2. Belang van een goed (ICT) contract
3. Wat zijn de valkuilen bij contractering
4. Welke SWEMP contracten kennen we?
5. Waar zijn we mee bezig?
6. Wat kunnen we samen?
Introductie
Hanneke Chorus
Aanbestedingsjurist – Inkoop en CLM
Xxxxxx xxx Xxxxxx ICLM SWEMP
Waarom is een goed ICT contract belangrijk?
Hoe zorg je voor goede contracten?
• Essentieel: een goed inkoopproces (zie volgende sheet)
• Kaders op orde (technisch, security, process)
• Contractenset op orde (ROK/NOK/voorwaarden/DFA/SL A/VWovk)
• Doe het samen met je leverancier!!
SWEMP Inkoop Methodiek
Strategische inkoop Methodologie
Stappen
Vraagdefinitie
Offerte traject
Implementatie
1. Voorbereiden
inkooptraject
2. Uitvoeren
analyses
3. Vaststellen inkoop 4. Voorbereiden
strategie
offertetraject
5. Uitvoeren
offertetraject
6. Voorbereiden
implementatie
7. Uitvoeren
Implementatie & evalueren inkooptraject
Acties
- Bepalen inkoopbehoefte, doelstellingen, scope, planning en budget
- Deelnemers MFT, project
- Verzamelen & analyseren benodigde data
- Bepalen klantwaarden
- Markt in kaart brengen
- Bepalen inkoop
strategie
- Bepalen offerte uitvraag wijze
- Verwachtingen realisatie
- Opleveren offerte- documenten (gunnings- en selectiecriteria, gunningsmodel)
- Offerte versturen en uitvoeren
- Ondertekenen contract
- Vastleggen werkafspraken
- Opstellen implementatie- plan
- Overdragen aan BU
- Opstarten
implementatie
- Evalueren inkooptraject
Templates
- Project Initiatie Document (PID)
Go/no- go
- In- en externe
analyses
- Inkoop Plan
Go/no-go
- Offerte template, contract template
Go/no-go
- Overeenkomst
- Voorblad contracten
- Proces verbaal
gunning
- Implementatie- plan
Go/no-go
- Evaluatie
aanbesteding
inkoop/PID
inkoop Plan
Offerte
Implementatie
Valkuilen IT- contracten
• Samenwerking
• IT-projecten vergen samenwerking tussen leverancier(s) en opdrachtgever. Goede communicatie, tijdige informatie en adequate besluitvorming zijn randvoorwaarden. De doelstellingen van partijen dienen scherp in beeld te worden gebracht en afgewogen.
• Juridische dimensie
• Een IT-contract dient aan te sluiten bij de commerciële, bedrijfskundige, organisatorische of technologische dimensies van de doelstellingen van het contract. In een goed IT-contract zijn alle dimensies aan de orde. Daarvoor is de participatie van alle corporaties/stakeholders cruciaal.
• Scope van het IT-contract
• De kern van IT-contracten wordt gevormd door de scope. Essentieel is een vraag als: wat mag opdrachtgever verwachten en wanneer? IT-contracten geven in de praktijk weinig informatie over de scope, door onzekerheden en onduidelijkheden die bestaan ten tijde van de totstandkoming van het contract. Het IT-contract blijkt dan een lege huls die in een later stadium niet past en niet in staat blijkt effectief vorm en sturing te geven aan de relatie tussen partijen.
• Dynamisch in plaats van statisch
• IT-contracten zijn vaak statisch. IT-projecten daarentegen zijn dynamisch. Na de start kunnen omstandigheden anders blijken, eisen veranderen en requirements worden aangepast. Het IT-contract moet dit faciliteren. De contractuele afspraken dienen daarom te anticiperen op die veranderingen. Overlegstructuren (communicatie), escalatievoorzieningen en een werkbare modus voor contract- en prijswijziging zijn dus vereist.
• Geschillen
• De dynamiek van IT-projecten kan leiden tot verschillen van inzicht, strijdige doelstellingen, onduidelijkheden en sluimerende conflicten. De meeste IT-contracten kennen een slotbepaling over geschillen (behandeling rechtbank). Het is beter om in het IT- contract een uitvoerige regeling op te nemen voor escalatie van allerhande geschillen die het succes van een IT-project kunnen frustreren (een escalatieregeling).
Swemp contracten
• Contracten die voor alle corporaties zijn afgesloten en waar de vrienden, mét
“vriendenkorting”, gebruik van
kunnen maken;
• Verstevigde corporatiebrede samenwerking;
• Eenduidige contracten, eenduidige KPI’s en SLA
• Looptijden, kosten, verlengingsmogelijkheden lopen gelijk op;
• Life Cycle Management wordt toegepast;
• Rollen t.b.v. gedegen uitvoering contractmanagement, leveranciersmanagement en service level management ingericht.
Welke huidige SWEMP contracten kennen we?
1. AddComm (outputmanagement)
2. Casix (woningopname app)
3. cegeka-dsa (ERP)
4. Ciphix (Ui Path) (RPA) *
5. Conclusion FIT (Outsourcing)
6. OneXillium (DocVisie) (Document management)*
7. Datarotonde *
8. Microsoft
9. OnGuard (incasso)
Waar zijn we mee bezig?
• Het “samenvoegen” van contracten van leveranciers waar meerdere corporaties gelijktijdig gebruik van maken. Contractafspraken, kortingen en prijzenbladen worden gelijk getrokken. Daarbij zijn te allen tijde staffel-en volumekortingen van toepassing;
• Verbeterde juridische afspraken en contractdocumentatie waarbij onze eigen voorwaarden te allen tijde van toepassing zijn;
• Verankering samenwerking ICLM’ers;
• Meenemen Vrienden in de contractenset.
Welke samenvoeg contracten zijn dat dan?
• Embrace
• Tools4ever (voorheen: Hello ID)
• Ibabs
• Ortec
• Reasult
• Topdesk
• Vabi Vastgoed
• Visma
• Mercell (Negometrix)
• Addcomm
Samen??