Beursreglement NAMAC beurs
Beursreglement NAMAC beurs
Dit reglement is van toepassing op de door de vereniging Nederlandse Algemene Miniatuur Auto Club (NAMAC) georganiseerde miniatuurauto ruilbeurzen (De NAMAC-beurs).
Artikel 1 Definities
a. organisator, Vereniging Nederlandse Algemene Miniatuur Auto Club (NAMAC) vertegenwoordigd door het bestuur en de beurs-coördinator.
x. xxxxxxxxx, Huurder van tafel of standruimte op de NAMAC-beurs.
Dit kunnen zijn: NAMAC-leden en niet leden.
c. bezoeker, NAMAC-leden en niet leden die tijdens de reguliere openingstijden voor het publiek de beurs bezoeken.
d. partijen, Organisator, locatiebeheerder, deelnemer, bezoeker.
x. xxxxxxxx, Gehuurde tafel of standruimte volgens
afmetingen/tarieven in huurvoorwaarden.
f. schriftelijk, In dit reglement worden elektronisch dataverkeer gelijkgesteld aan schriftelijke stukken.
Onder elektronisch dataverkeer wordt verstaan het berichtenverkeer per e-mail, internet en EDI.
g. no-show, Het zonder vooraf aangeven niet aanwezig zijn van een deelnemer op de beursdag.
x. xxxxxxx, Het schriftelijk aanbod tussen deelnemer en organisator om tegen een bepaalde prijs tafelruimte te huren.
I .overeenkomst, De schriftelijk vastgelegde afspraken tussen deelnemer en organisator, betreffende de huur van tafelruimte inclusief tafel(s) en overige ondersteunende dienstverlening.
j. tafelhouder, Xxxxxxxxx die een tafelruimte huurt op een beurs.
k. standhouder, Xxxxxxxxx die standruimte huurt op een beurs.
l. locatiebeheerder De vertegenwoordigers van de eigenaar van de locatie.
m. locatie De locatie waar de NAMAC-beurs wordt georganiseerd met alle daarbij behorende roerende en onroerende zaken en die wordt beheerd door de locatiebeheerder.
n. toegangsbewijs E-ticket met QR-code ontvangen na reservering via xxx.xxxxx.xx, of een geldige NAMAC-ledenpas. Alsmede een polsbandje dat aan de deur is gekocht bij de PIN-kassa.
Artikel 2 Dit reglement is van toepassing op:
2.1 Dit reglement bevat de regels en afspraken die van toepassing zijn op alle edities van de NAMAC-beurs.
Specifiek:
- De bezoekers van de NAMAC-beurs
- De deelnemers aan de NAMAC-beurs
- De locatie van de NAMAC-beurs
- De veiligheid op en rond de NAMAC-beurs
2.2 Afwijkingen van dit reglement kunnen alleen door de organisatie worden bepaald.
2.3 Eenieder die de locatie betreedt wordt geacht door dit reglement te hebben gelezen en geaccepteerd en wordt vervolgens geacht de regels te volgen.
Artikel 3 Bezoekers
3.1.1 Bezoekers aan de NAMAC-beurs hebben toegang via de bezoekersingang die op de beursdag van 10:00 uur tot 15:00 uur open is. Uitzonderingen op de openingstijden zijn mogelijk in opdracht van de organisator.
3.1.2 - Bezoekers worden toegelaten na betaling en op vertoon van het toegangsbewijs.
- NAMAC-leden krijgen toegang op vertoon van hun ledenpas.
- Niet-leden, kunnen vooraf online op de NAMAC-website hun toegangsbewijs met QR-code kopen.
- Bij de ingang is een mogelijkheid om met behulp van een PIN- kassa meteen een polsbandje te kopen.
Nadat het toegangsbewijs is gescand en akkoord bevonden, krijgt iedere bezoeker een polsbandje waarmee hij/zij tijdens de NAMAC-beurs vrijelijk de locatie kan betreden, ook nadat hij deze heeft verlaten.
3.1.3 De meest recente tarieven voor de NAMAC-beurs zijn te vinden op de NAMAC-website, ze kunnen per jaar wijzigen.
Niet-leden tot en met 12 jaar hebben gratis entree. Hiervoor moet wél online een kinderticket met QR-code opgehaald worden waarmee een polsband wordt verkregen. Kinderen onder de 12 jaar moeten altijd onder begeleiding zijn van minimaal één volwassene.
3.1.4 De bezoeker dient zich aan de wet, aan dit reglement en aan de aanwijzingen van de medewerkers van de organisatie, de locatiebeheerder en/of de hulpdiensten te houden.
Artikel 4 Deelnemers
4.1.1 - Deelnemers reserveren hun tafel(s) via de aanmeldpagina op de NAMAC-website. Door betaling van het huurbedrag gaat de deelnemer akkoord met dit beursreglement.
- Verhuur gaat per tafel (in 2023 – 1,60 meter) of standruimte.
- De meest recente tarieven voor de NAMAC-beurs zijn te vinden op de NAMAC-website, ze kunnen per jaar wijzigen.
4.1.2 - Aan het eind van het lopende jaar is het mogelijk alle zes beurzen van het komende jaar te reserveren. Betaling kan in één keer,
waarbij NAMAC-leden een korting van 10% ontvangen. Betaling kan ook in twee keer, waarbij geen sprake is van korting.
- Voor iedere individuele beurs kan een separate reservering gemaakt te worden. Betaling geschied bij reservering. De deelnemer ontvangt een bevestiging via e-mail.
- Reserveringen maken voor of namens derden kan uitsluitend na akkoord van de organisatie.
- Bij de planning en toewijzing van de tafels houdt de organisatie zoveel mogelijk rekening met de voorkeur van de tafelhouders, dit voor zover de beurshallen en omstandigheden dat wat ruimte betreft mogelijk maken om uit te voeren. Tafels worden gereserveerd op volgorde van binnenkomst van de reservering.
4.1.3 - De reservering via de NAMAC-website moet volledig worden ingevuld om de deelnemer goed te kunnen informeren en om eventuele terugbetalingen mogelijk te maken.
- De gevraagde gegevens worden gebruikt binnen het kader van de AVG. Ze worden voor maximaal één jaar bewaard na het moment van verstrekking.
- Online-reserveringen via de NAMAC-website zijn slechts voor beperkte perioden mogelijk. De exacte tijden worden vermeld op de NAMAC-website.
- Reserveringen die op enige andere wijze voor of na de sluitingsdatum voor de dan geldende beurs worden gemaakt, worden mogelijk niet behandeld.
- Tafelhouders die ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel kunnen op verzoek een factuur met vermelding van BTW ontvangen. De aanvraag hiervoor kan per e-mail aan de beursorganisatie te worden gestuurd.
- Annuleren van een reservering (alleen bij huur van tafels per beurs, dus niet voor jaarreservering) dient minimaal 48 uur voor het begin van de betreffende beurs te zijn ingediend bij de organisatie (via xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx). Bij annulering worden annuleringskosten ingehouden die vermeld staan op de NAMAC- website, ze kunnen per jaar wijzigen.
4.2.1 - Deelnemers dienen hun tafel actief en bezet te houden van 10:00 tot 15:00 uur. Uitzondering op deze regel kan, indien noodzakelijk, worden bepaald door de organisatie.
4.2.2 - De deelnemer aan de NAMAC-beurs heeft toegang via de grote overhead deuren aan de achterzijde van de locatie die op de beursdag van 8:00 uur tot 9:45 uur open zijn voor aanvoer van de handelswaar. De grote overhead deuren zijn geopend van 15:00 uur tot uiterlijk 17:00 om de locatie weer te verlaten. Tijdens de duur van de beurs mag een deelnemer geen goederen aan- of afvoeren via de grote overhead deuren tussen 10:00 uur en 15:00 uur.
. - Uitzonderingen op de openingstijden zijn mogelijk in opdracht van de organisator.
4.2.3 Beurstafels die op de ochtend van de beursdag als door “no-show”, annulering of andere oorzaken leeg blijven, kunnen door de organisatie toegewezen worden aan andere deelnemers.
4.2.4 - Gehuurde beurstafel(s) zijn inclusief 1 of meerdere stoelen, afhankelijk van het aantal medewerkers per tafel.
- De toegang tot de beurs voor een door de organisator te bepalen aantal medewerkers van de deelnemer. De deelnemer ontvangt na controle van zijn e-ticket en bevestiging, polsbandjes voor het aantal toegestane personen. Met het polsbandje kan de deelnemer tijdens de NAMAC-beurs vrijelijk de locatie betreden, ook nadat hij deze heeft verlaten.
- Uitgangspunt is maximaal 2 polsbandjes voor de eerste tafel en verder 1 polsbandje per extra tafel. De extra polsbandjes zijn alleen voor medewerkers van de deelnemer, niet voor extra beursbezoekers.
4.2.5 - Inbegrepen in de huurprijs is het gebruik van het WiFi netwerk van de locatie.
4.2.6 - Niet inbegrepen in de huurprijs is een 230V elektra-aansluiting. Deelnemers kunnen separaat hiervoor een reservering plaatsen per email. De kosten voor een elektra-aansluiting zijn afhankelijk van de locatiebeheerder. Ze zijn op aanvraag verkrijgbaar.
4.2.7 - Niet inbegrepen in de huurprijs is de afvoer van restmateriaal en afval van de deelnemer of de toegelaten medewerkers van de deelnemer. Xxxxx afval kan in de aanwezige vuilnisbakken gestort worden. Kosten voor opruimen van achtergebleven materiaal en
grof afval worden bij de deelnemer in rekening gebracht. In het kader van de milieuwetgeving dient afval correct en gescheiden te worden afgevoerd.
4.2.8 - De organisator nog de locatiebeheerder kan zendingen ontvangen noch voor het materiaal voor inrichting c.q. opbouw van de beurstafels en/of stands zorgen.
- De deelnemer en/of zijn medewerkers dienen op eigen verantwoording, risico en kosten te zorgen voor aanvoer, uitpakken, tentoonstellen, inpakken en afvoeren van al de voor hem bestemde producten.
4.2.9 - De deelnemer is gehouden een verzekering te hebben afgesloten voor wettelijke aansprakelijkheid, met inbegrip van aansprakelijkheid als omschreven in onderstaande punten.
- De deelnemer kan aansprakelijk worden gesteld voor schade toegebracht aan personen, roerende en onroerende zaken die zich bevinden binnen de locatie, aan goederen van andere deelnemers en/of bezoekers, door toedoen van hem of één van zijn medewerkers.
4.2.10 - Het is de deelnemer niet toegestaan zijn gehuurde beurstafels
c.q. standruimte in de lengte en/of breedte uit te breiden met zelf meegebrachte tafels, stellingen of andere materialen, dit met het oog op de voorgeschreven veiligheidsregels die gelden in de locatie en het daarmee blokkeren van gangpaden en vluchtwegen.
4.2.11 - Het is de deelnemer en/of zijn medewerkers niet toegestaan in vloeren, wanden en/of plafonds te boren, te spijkeren, te plakken,
te beschilderen en te behangen dan wel deze op enige andere wijze te beschadigen.
4.2.12 - De organisator kan niet aansprakelijk kunnen gehouden worden voor schade ontstaan door de deelnemer of één van zijn medewerkers, aan personen, aan roerende of onroerende zaken, verlies of diefstal van zaken als gevolg van deelnemersactiviteiten, noch voor eventuele beschadigingen aan de eigendommen van andere personen, de organisator en/of de locatiebeheerder.
Artikel 5 De locatie
5.1.1 - Op de locatie zijn verder alle producten verboden te verhandelen (in welke vorm dan ook) die in strijd zijn met de Nederlandse en Europese wetgeving.
5.1.2 - Op de locatie worden de volgende producten niet toegelaten:
- Alle (ontvlambare) waren die door de brandweer, de locatiebeheerder en/of de organisator als gevaarlijk beschouwd worden voor deelnemers, bezoekers of de locatie.
- Voor decoratiemateriaal mogen geen licht ontvlambare stoffen worden gebruikt.
- Bij de toepassing van brandbare weefsels, dienen deze afdoende brandwerend te zijn geïmpregneerd.
- Het voorradig en/of in gebruik hebben van flessen met vloeibaar gas binnen de gebouwen.
- Het exposeren met stromend, sproeiend of verneveld water is verboden.
5.1.3 - Het is op de locatie verboden om koffiezetapparatuur, waterkokers en andere elektrische kook- en keukenapparaten aan te sluiten en te gebruiken. Er mogen geen wijzigingen worden aangebracht aan de installaties van de locatie
5.1.4 - De organisator en de locatiebeheerder hebben te allen tijde het recht om verrichte werkzaamheden te controleren. Bij een geschil over het al dan niet voldoen van de elektrische installaties aan de voorgeschreven normen en voorschriften, waardoor de veiligheid nadelig kan worden beïnvloed, zal een controle worden uitgevoerd door de locatiebeheerder.
Ingeval van een verschil van mening is de mening van de locatiebeheerder doorslaggevend.
5.1.5 - Het schoonmaken van grote vervuiling van vloerbedekking alsmede schade aan roerende en onroerende zaken is voor rekening van de betreffende deelnemer of bezoeker, zoals ook beschreven in artikel 4.2.9.
5.1.6 - De locatiebeheerder verbiedt het vervoer middels karren, steekwagens, palletwagens, containers of soortgelijk transportmateriaal via de entreehal en de draaideur.
5.1.7 - De locatiebeheerder stelt een expeditie ruimte ter beschikking voor tijdelijke opslag gedurende de NAMAC-beurs. Op verzoek kan de organisator deze ruimte aanwijzen.
5.1.8 - Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe gehinderd worden als gevolg van overmacht (6:75 BW). 13.2.
- In geval van omstandigheden die buiten de macht van de organisator vallen, kan de organisator zich op overmacht beroepen.
Artikel 6 Veiligheid
6.1.1 - Geen van de uitgangen, doorgangen, gangpaden, nooduitgangen, trappen etc. mogen geheel of gedeeltelijk worden versperd.
6.1.2 - Alle brandblusmiddelen, brandkranen en afsluitpunten moeten steeds zichtbaar en direct bereikbaar blijven.
6.1.3 - De deelnemers en bezoekers zijn verplicht alle aanwijzingen van de organisator, locatiebeheerder en/of de brandweer onverwijld op te volgen.
6.1.4 - Roken is binnen in de beurshallen te allen tijde verboden. Roken is alleen toegestaan op door de locatiebeheerder aangewezen zone buiten de hallen.
6.2.0 HANDHAVING VAN DE ORDE
6.2.1 - De locatiebeheerder draagt zorg voor handhaving van de orde binnen haar gebouwen en terreinen. Hij geeft voorschriften en aanwijzingen die hij in het belang van de orde en veiligheid nuttig en nodig acht.
- De locatiebeheerder regelt en beperkt, in overleg met de organisator, openstelling van de locatie voor deelnemers en bezoekers.
6.2.2 - De locatiebeheerder heeft tijdens de NAMAC-beurs, mits deugdelijk gelegitimeerd, te allen tijde toegang tot alle ruimtes van de locatie.
6.2.3 - Deelnemers en bezoekers zijn verplicht alle voorschriften en aanwijzingen, bedoeld in artikel 6.2.1 op te volgen.
- Aanwijzingen van overheidsfunctionarissen en hulpverleners als: Politie, brandweer en hulpdiensten gaan altijd boven alle hiervoor genoemde.
6.2.4 - In onderling overleg zijn de locatiebeheerder en de organisator gerechtigd om, jegens de deelnemer en de bezoeker die de verplichting, omschreven in het voorgaande lid, niet of niet geheel nakomt, maatregelen te treffen die nodig zijn. Dit zonder de deelnemer te ontheffen van betaling van alle door en voor hem gemaakte kosten, ook die kosten gemaakt ter zake van de beëindiging of de getroffen maatregelen en zonder dat de deelnemer enige aanspraak kan maken op vergoeding van schade in welke zin dan ook.
- De locatiebeheerder kan deelnemers en bezoekers (met onmiddellijke ingang) de toegang tot de locatie ontzeggen.
- De organisator kan deelnemers en bezoekers de toegang tot de beurs ontzeggen.
6.2.5 - Bij diefstal, of poging tot diefstal zal de toegang tot, en deelname aan de NAMAC-beurzen blijvend ontzegd worden. De benadeelde partij wordt verzocht aangifte te doen bij de politie.
6.2.6 - In geval van een geschil tussen bezoekers en/of deelnemers, kan de NAMAC noch de locatiebeheerder partij zijn. Het is aan de partijen in geschil, om dit onderling op te lossen.
Artikel 7 Restitutie
7.1.1 - Restitutie is alleen mogelijk na tussenkomst van het NAMAC- bestuur.
- Het bestuur beoordeelt of er reden is tot restitutie van gelden.
- Als de wet bepaalt dat er reden is tot restitutie van gelden.
7.1.2 - Restitutie kan slecht worden uitgevoerd indien alle gegevens van de deelnemer bekend zijn bij de organisator.
7.1.3 - Als kan worden voldaan aan artikel 7.1.2 is het tot maximaal 1 jaar na dato mogelijk om restitutie aan te vragen door deelnemers.
Artikel 8 Toepasselijk recht
8.1 Op dit reglement en de overeenkomsten die daaruit voortvloeien, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.