Contract

1 Communicatie binnen stichting Be-Ma

Stichting Be-Ma kent geen communicatie plan en ook geen communicatiebeleid.

Wat we wel doen (al dan niet gemankeerd) is veelvuldig communiceren; informeel, formeel, verbaal, non-verbaal, schriftelijk, digitaal, in twee gesprekken of in groepen enzovoorts. Alles wat we bij Be-Ma doen is communiceren en nog eens communiceren. En dan vooral in de Latijnse betekenis van het woord (communicare): iets gemeenschappelijk maken. Daar zit een inhoudelijk aspect aan (iets, de boodschap) en een relationeel aspect (de wijze waarop). Vaak gaat het goed maar ook regelmatig fout. Bij Xx.Xx gaat het als het fout gaat meestal om de wijze waarop de dingen gezegd worden, gehoord worden of beleefd worden. Daarom hier maar meteen drie aandachtspunten die de communicatie kunnen verbeteren.

• Communiceer congruent: zorg zoveel mogelijk dat jouw non-verbale gedrag past bij jouw inhoudelijke boodschap. Laat je lichaams- en stemtaal jouw woorden ondersteunen en aanvullen zodat jouw bedoeling nog duidelijker wordt.

• Wees alert op interpretatieverschillen door ‘ruis’: door xxxxxx, aandachtig en actief te luisteren en af en toe samen te vatten (als een soort bevestiging van ontvangst) verklein je de kans op interpretatieverschillen en langs-elkaar-heen-praten.

• Verplaats je in de ander: sluit aan bij de wereld en de beleving va de ander. Veronderstel niet dat hij of zij hetzelfde weet of op dezelfde wijze tegen zaken aankijkt als jij. Jouw interpretaties baseer je op jouw ervaringen en referentiekader. Dit kan volledig anders zijn voor de ander. Door open te zijn over aannames, jouw interpretatie van feiten en de conclusies die jij trekt – en buitengewoon scherp te letten en door te vragen op de ander – voorkom je misverstanden in jouw communicatie.

Bovendien zou voor iedereen duidelijk moeten zijn:

Wie communiceert met wie, wat, waarover en wanneer.

Onderstaande is daar geen uitwerking van maar geeft wel aanknopingspunten om daarover met elkaar in gesprek te gaan over de kwesties die in de vorige vergadering daaromtrent aan de orde kwamen. ook kan aan de hand van onderstaande nog eens de geldigheid van een en ander besproken worden.

2 Waar doen we het voor

Of het nu gaat om een PGB of zorg in natura (ZIN) het welbevinden van de bewoner/deelnemer staat centraal in de zorgverlening. De mens is meer dan zijn handicap. Waar het om gaat is dat de deelnemer (en zijn of haar ouders) en de woon/zorgbegeleider met elkaar tot een goede interactie van vraag en aanbod moeten komen. Uitgangspunt daarbij is natuurlijk dat het antwoord moet aansluiten op de vraag zowel kwalitatief als kwantitatief binnen de grenzen van het budget. Meer mag ook natuurlijk maar dan moet er bijbetaald worden. De dialoog tussen deelnemer, begeleider en ouder is de kern van het zorgproces. Daar worden de relevante beslissingen genomen. Stichting Be-Ma is te beschouwen als een faciliterende en voorwaardenscheppende huls die woningen huurt, samenwerkingsovereenkomsten sluit met aanbieders en de kwaliteit en kwantiteit van het geleverde monitort, maar die zich niet bemoeit met het individuele zorgproces

3 Opbouw van de Be-Ma

De organisatie kent een bestuur dat eindverantwoordelijk is voor de algehele organisatie.

De organisatie kent Ouderraden die een uitvoerende taak hebben, die door het bestuur is vastgelegd in

een Reglement Ouderraden.

- Het Bestuur

De stichting Be-Ma heeft een bestuur bestaande uit maximaal 7 personen.

Het bestuur streeft ernaar in meerderheid te bestaan uit personen die geen binding hebben met de doelgroep van de stichting.

De bestuursleden die een binding hebben met de doelgroep vertegenwoordigen de deelnemers van de verschillende locaties en de ambulante deelnemers in het bestuur.

Het bestuur vergadert tenminste zes maal per jaar.

De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn beschreven in de statuten: De volgende taken worden door een of meerdere bestuursleden uitgevoerd:

- vertegenwoordigt het bestuur bij de verschillende ouderraden,

- onderhoudt contacten met de voorzitters van de ouderraden,

- bijwonen van verschillende ouderraad vergaderingen,

- onderhoudt contacten met teamleider van het zorgteam,

- is betrokken bij toewijzing huisvesting van deelnemers behorend bij een zorgteam,

- verleend zo nodig assistentie daar waar er om wordt verzocht,

- onderhoudt contacten met de verschillende woningcorporaties,

- maakt deel uit van werkgroepen die binnen het bestuur van belang zijn.

- Ouderraden (OR)

Elke locatie en cluster ambulant kent een eigen ouderraad.

De samenstelling bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 personen.

De ouderraad wordt gevormd uit personen die voldoen aan de voorwaarden door het bestuur vastgelegd in het Reglement Ouderraden.

Een ouderraad vergadert tenminste tweemaal per jaar en is verplicht het bestuur hierover te rapporteren. De ouderraad maakt geen beleid, maar heeft een uitvoerende taak, zoals vastgelegd in het Reglement Ouderraden.

De taken en bevoegdheden van een ouderraad zijn opgenomen in de statuten van stichting Be-Ma: De Ouderraden geven uitvoering aan het door het bestuur vastgelegde beleid.

Het bestuur geeft de Ouderraden de vrijheid om in en voor de cluster of locatie activiteiten op te zetten in het belang van de deelnemers.

De Ouderraden signaleren knelpunten in wonen en zorg en melden deze aan het bestuur.

De Ouderraden kunnen de gesignaleerde knelpunten zelfstandig oplossen, wanneer deze niet strijdig zijn met het beleid.

De Ouderraden kunnen niet zelfstandig afspraken maken met de zorgaanbieders welke leiden tot wijziging in gemaakte afspraken tussen bestuur en zorgaanbieders.

De Ouderraden kunnen niet zelfstandig afspraken maken met de verhuurder van de tot de cluster en

locatie behorende woningen, zoals deze zijn vastgelegd tussen bestuur en verhuurder(s).

De Ouderraden kunnen maandelijks overleg doen met de teamcoördinator van de zorginstelling, welke zorg levert aan de deelnemers van de cluster en locatie, zolang dit overleg niet het beleid van de stichting betreffen.

De Ouderraden doen schriftelijk verslag aan het bestuur van het overleg, bedoeld onder lid 7. Het bestuur moet instemming verlenen indien een kandidaat ouderraadslid van buiten komt. Een ouderraad wordt gekozen door de vertegenwoordigers, het bestuur wordt geïnformeerd.

- .Bewoner/deelnemersraden (BR)

Het bestuur van de stichting Be-Ma kan instemming verlenen met het installeren van een bewoner/deelnemersraad.

Een BR moet vooraf schriftelijk worden aangevraagd bij het bestuur van de stichting Be-Ma.

Een bewoner/deelnemersraad is niet verplicht.

Mocht het bestuur van de stichting Be-Ma het verzoek om een bewoner/deelnemers raad

accepteren dan zal het bestuur jaarlijks een budget voor deze raad beschikbaar stellen ter hoogte van een vooraf vastgesteld maximumbedrag.

Een bewoner/deelnemersraad kan geen besluiten nemen, die voor bewoner, deelnemersraad, ouderraad of bestuur bepalend zijn.

Bewoner/deelnemers zijn niet verplicht om deel te nemen aan een bijeengeroepen bewoner/deelnemersbijeenkomst.

Deelnemers hebben geen stemrecht bij verkiezing ouderraad.

Communicatie en informatie`

- Website en mail

- Algemene informatie over de stichting Be-Ma, staat op de website van de stichting.

- Uitnodigingen voor oudercontactavonden of opgave voor deelname aan te organiseren ontspanningsactiviteiten worden zoveel mogelijk per mail aan de vertegenwoordigers en/of bewoners/deelnemers verzonden.

- aangeslotenen hebben toegang tot het intranet gedeelte

- .Oudercontact avonden

Minimaal 1 x per jaar organiseert het bestuur voor vertegenwoordigers van de bewoners / deelnemers een bijeenkomst

Tijdens deze bijeenkomst informeert het bestuur de vertegenwoordigers van bewoners /deelnemers over het gevoerde beleid en het voorgenomen beleid.

Naast de informatie van het bestuur kunnen ook maatschappelijke thema’s worden besproken welke samenhangen met het ASS of het PGB-beheer.

-.Notulen

De notulen van bestuur en ouderraden worden geplaats op het intranet gedeelte van de website. Op deze wijze blijven vertegenwoordigers en/of bewoners/deelnemers op de hoogte van het reilen en zeilen van de stichting.

- .Jaarstukken Bestuur

De jaarverslagen van het bestuur zijn in te zien op de website.

-.Reglement Wonen en Zorg

Het reglement Wonen en Zorg wordt bij aanvang van zorglevering aan iedere bewoner /deelnemer en vertegenwoordiger uitgereikt en is beschikbaar op het intranet gedeelte van de website.

Bij iedere wijziging in het reglement worden de bewoners/deelnemers en vertegenwoordigers hierover geïnformeerd.

Samenwerking

Het bestuur heeft om de statutair vastgelegde doelstelling te realiseren een aantal

samenwerkingsovereenkomsten afgesloten.

Het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten is alleen voorbehouden aan het bestuur.

Xxx Xxxxxxxxxxxx, voorzitter stichting Be-Ma 2 juli 2020

Overzicht Communicatielijnen Be-Ma - Stichting Bij Elkaar Maar Apart

* Bepalen Beleid

* Faciliterend en voorwaarden- scheppend

* Monitoren kwaliteit en kwantiteit

* Toewijzen woonruimte

Statuten

BeMa

Overleg

Administratie- kantoor

Gemeente Zwolle

Algemene Bestuursleden

Woningcorporaties verhuurders

Penning- meester

Voorzitter

Secretaris

Zorgaanbieders

Bestuur

Contract

Huurafspraken locaties BeMa

Samenwerkings- overeenkomsten

* Beleids Uitvoerend

* Informeren Bestuur

* Signaleren, rapporteren en zo mogelijk oplossen van knelpunten

Algemene leden

Voorzitter

Locatie en

Cluster Ouderraden

* Organisatie activiteiten locaties

Deelname Afvaardiging

Regelement Ouderraden

Teamleiders Zorgteam

Participeren in Ouderraad

Informeren Feedback

Huur Contract met Bestuur

Zorg Contract

Individuele en collectieve Zorg

Woon en Zorg Begeleiders

Regelement Wonen en Zorg

Deelnemers / Bewoners

Zorg Dialoog

Privé relatie

ouders en verzorgers

* Ouderraadleden voordragen

* Communiceren van problemen en/of behoeften

* Contact avonden Bestuur bijwonen

* Thema avonden bijwonen