GS-Voorstel
GS-Voorstel
Besluitnummer
PZH-2023-832007804 DOS-2016-0003929
Status
Openbaar
Datum vergadering Gedeputeerde Staten
6 juni 2023
Eindtermijn
20 juni 2023
Onderwerp
Overbrugging contract schoonmaak van 1-7-2023 tot 1-11-2023
Advies
1. Vast te stellen de verlenging van de huidige schoonmaakovereenkomst met de ICS Groep voor de periode 1 juli 2023 tot 1 november 2023 of tot er definitief is gegund, om de schoonmaakactiviteiten conform de overeenkomst DOS-2016-0003929 uit te voeren.
2. Vast te stellen de publiekssamenvatting betreffende de verlenging van de schoonmaakovereenkomst met de ICS groep voor de periode 1 juli 2023 tot 1 november 2023 of tot er definitief is gegund.
Besluit GS
Vastgesteld conform advies
Bijlagen
• Aanbestedingsplanning Schoonmaakdiensten DOS-2022-0001924.xlsm
1 Toelichting voor het College
De nieuwe openbare Europese aanbesteding schoonmaakonderhoud, glasbewassing en sanitaire voorzieningen is inmiddels gestart en is op 2 december 2022 gepubliceerd op Tenderned.
• De aanbesteding zal niet in percelen plaatsvinden;
• De voorselectie heeft inmiddels door loting plaatsgevonden;
• Uit de voorselectie hebben 5 schoonmaakleveranciers vernomen dat zij een offerte mogen indienen;
• Het programma van eisen en de aanbestedingsleidraad zullen op 16 mei 2023 worden afgerond.
• In te stemmen met de verlenging van de huidige schoonmaakovereenkomst met de ICS groep en CWS voor de periode 1 juli 2023 tot 1 november 2023 of tot er definitief gegund is.
De voorgenomen planning wordt door diverse interne en externe oorzaken niet gehaald, waardoor er een overbruggingsovereenkomst met de huidige leveranciers dient te worden afgesloten om de dienstverlening te kunnen voorzetten.
Financieel en fiscaal kader
Provinciehuis en buitenlocaties :
Totaalbedrag excl. BTW : € 410.420,00
Programma : Ambitie 8 - Bedrijfsvoering -Financiën en Organisatie
Financiële risico’s : Er zijn geen financiële risico's
Deelproduct 003541
Xxxxxxxxxxxx 000
Opbouw evenementen, vergaderingen:
Totaalbedrag excl. BTW : € 15.000,00
Programma : Ambitie 8 - Bedrijfsvoering -Financiën en Organisatie
Financiële risico’s : Er zijn geen financiële risico's
Deelproduct 001198
Xxxxxxxxxxxx 000
Medewerker spoelkeuken:
Totaalbedrag excl. BTW : € 15.000,00
Programma : Ambitie 8 - Bedrijfsvoering -Financiën en Organisatie
Financiële risico’s : Er zijn geen financiële risico's
Deelproduct 000081
Xxxxxxxxxxxx 000
DBI Buitenlocaties :
Totaalbedrag excl. BTW : € 30.000,00
Programma : Xxxxxxx 0 – Xxxxxxxxxx Xxxx-Xxxxxxx
Financiële risico’s : Er zijn geen financiële risico's
Deelproduct 000441
Xxxxxxxxxxxx 000
Totaalbedrag van deze opdracht is gedekt vanuit diverse budgetten 2023 en past derhalve binnen de kaders van de begroting. De bedragen zijn exclusief de jaarlijkse indexering die op 1 juli 2023 bekend wordt gemaakt.
Xxxxxxxxx xxxxx
Deze verlenging overschrijdt de Europese drempel van € 215.000,00. Dat houdt in dat deze verlengingsopdracht niet zonder Europese aanbestedingsprocedure had mogen worden verstrekt. Gelet op de grote personele inzet, de continuïteit van de dienstverlening, de specifieke aard van de werkzaamheden en de doorlooptijd van een procedure is het praktisch gezien niet mogelijk, deze verlengingsopdracht rechtmatig (d.m.v. een Europese niet openbare aanbesteding) in de markt te zetten. Uit de jurisprudentie (o.a. ECLI:NL:RBNNE:2016:2242), blijkt dat rechtbanken, gelet op de hiervoor genoemde praktische redenen overbruggingsovereenkomsten “accepteren”.
2 Voorafgaande besluitvorming
De machtiging start aanbesteding is in november 2022 afgerond (DOS-2022-0001924 /PZH-2022- 817904273).
3 Proces
De definitieve gunning is gepland op 29 juli 2023. De voorgenomen ingangsdatum van de nieuwe overeenkomst staat gepland op 1 november 2023.
In de periode van 1 november 2023 tot 1 januari 2024 zal de nieuwe leverancier deze periode gaan gebruiken voor het overnemen van het personeel en de opstart van de werkzaamheden.
4 Participatie en rolneming
N.v.t.
5 Communicatiestrategie
N.v.t.