KLOKKENLUIDERSREGELING NSO-CNA
KLOKKENLUIDERSREGELING NSO-CNA
Procedure Integriteitsschending
Deze procedure is vastgesteld door directeur-bestuurder van NSO-CNA op 1 september 2023, en is wettelijk verplicht door de Wet bescherming Klokkenluiders.
Deze regeling betreft meewerkers (dit zijn alle medewerkers in vaste dienst en alle mensen niet in vaste dienst aan ons verbonden), deelnemers aan opleidingen en ontwikkeltrajecten, en opdrachtgevers van NSO-CNA.
De klokkenluidersregeling biedt iedere bovengenoemde betrokkene bij NSO-CNA die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft of een misstand constateert, de mogelijkheid deze veilig te melden bij de directeur-bestuurder of de voorzitter van de Raad van Toezicht, met het doel dat de ontvanger iets doet om de misstand(en) op te lossen. Het adequaat reageren op misstanden draagt bij aan het voorkomen ervan en past binnen een door NSO- CNA nagestreefde open cultuur, waarbij integer handelen en het aanspreken op gedrag gestimuleerd en gewaardeerd wordt. In die situaties waarbij er sprake is van een misstand, zoals in de definities van deze regeling wordt omschreven, is deze regeling van kracht.
Doelstellingen van de klokkenluidersregeling:
- bevorderen dat (vermeende) onrechtmatigheden en misstanden worden gemeld;
- borgen dat misstanden worden onderzocht en dat noodzakelijke maatregelen worden genomen;
- beschermen van de klokkenluider: de boodschapper van het nieuws mag geen nadelige gevolgen ondervinden van zijn melding.
De directeur-bestuurder en/of de raad van toezicht biedt de mogelijkheid om de vertrouwenspersoon van NSO-CNA te raadplegen voor deze regeling. De onafhankelijke vertrouwenspersoon kan optreden als procesbewaker en kan een belangrijke raadgever zijn voor de melder. Zo kan de vertrouwenspersoon de melder behoeden voor procedurele fouten, samen met de melder de ernst van de melding beoordelen en de melder eventueel doorverwijzen naar andere instanties, dan wel de melder bijstaan in het op schrift stellen van de melding. De vertrouwenspersoon kan hierdoor een belangrijke bijdrage leveren aan het scheppen van een open cultuur binnen NSO-CNA. Voor de goede orde wordt aangegeven dat de vertrouwenspersoon niet zelf de meldingsinstantie is, zij niet zelf klachten behandelt, geen oordelen velt, geen uitspraken doet en geen sancties kan opleggen.
De meewerker (dit zijn alle medewerkers in vaste dienst en alle mensen, niet in vaste dienst maar aan ons verbonden), student of opdrachtgever die met in achtneming van deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld en die te goeder trouw is, wordt op geen enkele wijze in zijn/haar positie benadeeld als gevolg van het melden. NSO-CNA garandeert dat zij tegen een klokkenluider, die in overeenstemming met de klokkenluidersregeling handelt, geen enkele sanctie onderneemt.
Hij onderneemt passende actie om de klokkenluider te beschermen. Beide aspecten gelden, ook wanneer na onderzoek blijkt dat de klacht geen of onvoldoende grond heeft. Zolang de medewerker niet anders te kennen geeft, wordt de melding vertrouwelijk behandeld.
In deze regeling wordt verstaan onder:
1. melder:
de meewerker van NSO-CNA , student en anderen die in een contractuele relatie tot NSO- CNA staan en voor wiens werkzaamheden dan wel opleiding NSO-CNA de verantwoordelijkheid draagt en die wetenschap of het vermoeden heeft van niet integer handelen binnen de organisatie.
2. een vermoeden van een onregelmatigheid:
een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele, financiële aard en/of inbreuk op het Unierecht, die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van NSO-CNA. Het betreft onregelmatigheden die zodanig ernstig zijn dat die vallen buiten de reguliere werkprocessen en de verantwoordelijkheid van de (direct) leidinggevende overstijgen. Hieronder valt ook het in diskrediet brengen van de naam
c.q. de reputatie van NSO-CNA.
3. een vermoeden van een misstand:
een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een wantoestand, te weten een illegale of immorele praktijk, die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van NSO-CNA en waarbij een groot maatschappelijk belang in het geding is, in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte; b een (dreigende) schending van wet- en regelgeving,
b. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu,
c. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen;
d. een (dreigende) verspilling van maatschappelijke/collectievemiddelen;
e. een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.
f. inbreuk op Unierecht
1. Directeur-bestuurder
degene die statutair is benoemd als bestuurder van NSO-CNA.
2. Raad van Toezicht:
xxxxxxx die zijn benoemd als lid van de Raad van Toezicht van NSO-CNA.
3. Raadsman:
de raadsman is iedere persoon, niet zijnde een medewerker van NSO-CNA, die het vertrouwen van de melder geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde die de melder bijstaat. Veelal een jurist.
4. Vertrouwenspersoon:
diegene die door de raad van toezicht is aangewezen om als zodanig voor NSO-CNA te fungeren. Bij NSO-CNA is dit een externe vertrouwenspersoon.
5. Externe melding:
melding aan een externe derde persoon of organisatie als bedoeld in hoofdstuk 3 van het vermoeden van een misstand.
X.X. Xxx ook in hoofdstuk 6 ("Toelichting" ) de toelichting op de bovenstaande informatie.
Hoofdstuk 2: Interne procedure 2.1: Interne melding
1. De melder doet de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid aan de directeur-bestuurder, volgens de in deze regeling beschrevenprocedure.
2. Indien de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid het functioneren van de directeur-bestuurder betreft, vindt deze plaats aan de Voorzitter van de Raad van Toezicht.
3. De directeur-bestuurder kan er voor kiezen ten behoeve van de interne melding van een vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand de vertrouwenspersoon van NSO-CNA aan te betrekken. De melder kan ook rechtstreek contact opnemen met de vertrouwenspersoon.
4. De in voorgaande leden bedoelde functionaris die de melding heeft ontvangen, legt die melding met vermelding van de ontvangstdatum schriftelijk vast en laat die melding voor akkoord tekenen door de melder, die daarvan een afschrift ontvangt.
5. Indien de melding heeft plaatsgevonden bij de vertrouwenspersoon brengt deze de directeur-bestuurder, respectievelijk - in geval van toepassing van lid 2 - de Raad van Toezicht, op de hoogte op een met de melder overeengekomen wijze.
6. De directeur-bestuurder, respectievelijk de Raad van Toezicht, stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.
7. Na ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk een onderzoek gestart. Daarbij wordt door de directeur-bestuurder, respectievelijk door de Raad van Toezicht, beoordeeld of een externe derde als bedoeld in hoofdstuk 3 op de hoogte moet worden gebracht van het vermoeden van een misstand. Afhankelijk van de aard van de melding kan het onderzoek aan een externe partij worden uitbesteed.
8. Zowel de melder als degene aan wie het vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand is gemeld, en ieder ander die bij het onderzoek betrokken wordt of gehoord wordt, behandelen de melding vertrouwelijk.
2.2: Vertrouwenspersoon
1. Op aanwijzing van de directeur-bestuurder kan de vertrouwenspersoon gevraagd worden de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand in ontvangst te nemen. De vertrouwenspersoon kan optreden als procesbewaker bij demeldingsprocedure.
2. De vertrouwenspersoon functioneert onafhankelijk van (de leiding van) NSO-CNA.
3. Indien de vertrouwenspersoon een werknemer is die in dienst is van NSO-CNA, dan is op de vertrouwenspersoon de rechtsbescherming van artikel 21 van de Wet op de Ondernemersraden van toepassing.
2.3: Raadsman
De melder kan in het kader van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand een raadsman c.q. advocaat inschakelen en zich desgewenst door deze latenvertegenwoordigen.
2.4: Standpunt.
Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de melder door de directeur-bestuurder, respectievelijk door de Raad van Toezicht, schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.
Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven wordt de melder door de directeur-bestuurder, respectievelijk door de Raad van Toezicht, hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Deze aanvullende termijn mag maximaal vier weken bedragen.
Hoofdstuk 3: Externe melding
1. In de Wet bescherming klokkenluiders is vastgelegd dat het altijd mogelijk is direct extern te melden. De melder kan ook na het doorlopen van de procedure inzake de interne melding als bedoeld in hoofdstuk 2, een redelijk vermoeden van een misstand melden bij een externe derde als bedoeld in dit artikel.
2. De melder kan een redelijk vermoeden van een misstand met voorbijgaan aan de interne meldingsprocedure direct extern melden in de navolgende situaties waarbij sprake isvan:
a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
b. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;
c. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
d. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
e. een wettelijke plicht tot directe externe melding.
3. De externe derde in de zin van deze regeling is iedere persoon of (vertegenwoordiger van een) organisatie, niet zijnde de Vertrouwenspersoon of een Raadsman, aan wie de melder te goeder trouw een vermoeden van een misstand meldt, omdat naar zijn of haar redelijk oordeel er van een zodanig zwaarwegend maatschappelijk belang sprake is, dat dit belang in de omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van NSO-CNA bij geheimhouding. Daarbij geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand plaats dient te vinden aan die externe derde die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt, zoals de Inspectie voor de Gezondheidszorg, de Arbeidsinspectie, het Huis voor Klokkenluiders of het Openbaar Ministerie. De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee de externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van NSO-CNA bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen.
Hoofdstuk 4: Rechtsbescherming melder
1. De melder van een onregelmatigheid respectievelijk misstand die te goeder trouw zowel in formeel als in materieel opzicht zorgvuldig handelt, wordt in zijn rechtspositie beschermd. Hieronder wordt verstaan dat de melder door of vanwege zijn of haar melding van een onregelmatigheid of misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld in zijn rechtspositie jegens NSO-CNA. NSO-CNA dient te bewijzen dat een eventuele benadeling van een melder niet het gevolg is van de melding.
2. Rechtspositionele besluiten, indien en voor zover deze verband houden met de melding van een redelijk vermoeden van een onregelmatigheid of misstand die in ieder geval onder de in lid 1 bedoelde rechtsbescherming vallen, zijn besluiten gericht op het:
a. verlenen van ontslag, xxxxxx dan op eigen verzoek;
b.tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband;
c. niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vastdienstverband; d.verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoekdaartoe;
e.treffen van een disciplinaire maatregel;
f. onthouden van salarisverhoging;
g. onthouden van promotiekansen; h.afwijzen van xxxxxx.
i. toegang ontzeggen tot een opleiding.
3. Van formeel zorgvuldig handelen is sprakeindien:
a. de melder de desbetreffende feiten intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in Hoofdstuk 2, tenzij dat in redelijkheid niet van hem/haar kon worden gevergd zoals voorzien in deze regeling. Direct extern melden mag altijd;
b. de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt.
4. Van materieel zorgvuldig handelen is sprakeindien:
a. de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn;
b. de externe bekendmaking een maatschappelijk belang als bedoeld in Hoofdstuk 1 onder 3 inhet geding is;
c. het belang van externe bekendmaking in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van NSO-CNA bij geheimhouding.
X.X. Xxx ook in hoofdstuk 6 ("Toelichting" ) de toelichting op de bovenstaande informatie.
Deze regeling treedt in werking op 1 november 2023.
Deze regeling wordt algemeen bekend gemaakt op onze website en de digitale leeromgeving.
Hoofdstuk 6: Toelichting Bij hfst. 1: Definities
Centrale begrippen: onregelmatigheid en misstand
In de regeling staan twee begrippen centraal: het vermoeden van een onregelmatigheid en het vermoeden van een misstand. Een onregelmatigheid heeft betrekking op een ongewenste situatie van algemene, operationele of financiële aard binnen NSO-CNA Bij een misstand is sprake van een ernstige immorele praktijk, waarbij een groot maatschappelijk belang in het geding is.
Bij het vermoeden van een onregelmatigheid of ongerechtigheid betreft het aangelegenheden waarbij kenmerkend is dat het ernstige aangelegenheden betreft, die niet binnen normale werkprocessen en/of met de eigen leidinggevende kunnen worden opgelost. De interne melding geldt voor beide situaties De mogelijkheid tot externe bekendmaking, het zogenaamde klokkenluiden, is voorbehouden aan de categorie ernstige immorele praktijken met een groot maatschappelijk belang. De externe melding van het vermoeden van een misstand gebeurt niet toevallig of met het oogmerk van eigen belang. De klokkenluider heeft nadrukkelijk de bedoeling de noodklok te luiden om de gemeenschap te waarschuwen voor een specifieke, acute of dreigende misstand. Met de openbaarmaking dient de klokkenluider aldus het algemeen belang. Deze externe melding vindt op proportionele wijze plaats aan personen of organen die met het oog op effectief ingrijpen, het meest in aanmerking komen.
Bij hfst. 2: Interne procedure
Rol Directeur-bestuurder / Raad van Toezicht
De melding vindt in principe aan de directeur-bestuurder plaats. Betreft de melding het functioneren van de directeur-bestuurder zelf, dan wordt de melding in behandeling genomen door de Raad van Toezicht.
Vertrouwenspersoon
De organisatie kan er ook voor kiezen de melding via onze vertrouwenspersoon te laten plaatsvinden. Het bieden van de mogelijkheid om een vertrouwenspersoon te raadplegen, kan ertoe bijdragen dat de melding op de juiste wijze wordt gedaan. De onafhankelijke vertrouwenspersoon kan optreden als procesbewaker en kan een belangrijke raadgever zijn voor de melder. Zo kan de vertrouwenspersoon de melder behoeden voor procedurele fouten, samen met de melder de ernst van de melding beoordelen en de melder zo nodig doorverwijzen naar andere instanties. De vertrouwenspersoon kan hierdoor een belangrijke bijdrage leveren aan de doelstelling van de regeling, zodanig dat een klimaat wordt geschapen waarin meldingen van onregelmatigheden of misstanden gewaardeerd worden. Voor de goede orde wordt aangegeven dat de vertrouwenspersoon niet zelf de meldingsinstantie is, niet zelf klachten behandelt, geen oordelen velt, geen uitspraken doet en geen sancties kan opleggen.
Raadsman
Met een raadsman doelt de Stichting van de Arbeid op een persoon die uit hoofde van zijn functie geheimhouding is verschuldigd, zoals een advocaat. Een raadsman kan de melder adviseren over de passende weg voor de melding. Bovendien kan de raadsman hem/haar wijzen op eventuele risico's. De hier bedoelde raadsman heeft uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht. De Stichting van de Arbeid wijst erop dat de melder die de door hem/haar vermoede onregelmatigheid of misstand in goed vertrouwen voorlegt aan iemand zonder beroeps- of ambtsgeheim, die de onregelmatigheid of misstand vervolgens in de publiciteit brengt, er rekening mee dient te houden dat hem/haar dat kan worden aangerekend.
Bij hfdst. 3: Externe melding
Kenmerkend voor de klokkenluidersregeling is de mogelijkheid tot externe melding van redelijke vermoedens van illegale of immorele praktijken die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van NSO-CNA en waarbij een groot maatschappelijk belang in het geding is, aan personen of organisaties die daartegen effectief in kunnen grijpen.
Hoofdregel daarbij is dat eerst de interne procedure omtrent een misstand doorlopen moet zijn.
Hierop zijn in de regeling echter uitzonderingen voorzien, bijvoorbeeld situaties waarin dit in redelijkheid niet gevergd kan worden, er acuut gevaar dreigt of wanneer op grond van de wet een meldingsplicht bestaat, zoals aan het Openbaar Ministerie.
Externe melding is gerechtvaardigd als van een zodanig zwaarwegend maatschappelijk belang sprake is, dat het belang van NSO-CNA bij geheimhouding daarvoor moet wijken. Het klokkenluiden kan echter grote gevolgen hebben. NSO-CNA kan in diskrediet worden gebracht en het kan tot schade leiden. Deels is schade vaak niet te voorkomen, wel kan onnodige schade voorkomen worden. Daarom dient externe melding van het vermoeden van een misstand plaats te vinden aan die externe persoon of organisatie die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. Dit zijn primair organisaties als de Inspectie voor de Gezondheidszorg, de Arbeidsinspectie, Huis voor Klokkenluiders of het Openbaar Ministerie. Daarbij houdt de melder enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds het belang van de zorgorganisatie bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. De melder dient met andere woorden proportioneel te handelen.
Bij hfst. 4: Rechtsbescherming melder
De rechtsbescherming van de te goeder trouw handelende melder vormt de kern van deze regeling. Die bescherming houdt in dat deze melder op geen enkele wijze wegens de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid of misstand mag worden benadeeld in zijn of haar rechtspositie binnen NSO-CNA. In de
"Verklaring inzake het omgaan met vermoedens van misstanden in ondernemingen" van de Stichting van de Arbeid ligt de opvatting besloten dat anonieme melding zoveel mogelijk dient te worden voorkomen. Reden daarvoor is dat het niet mogelijk is de melder aldus aan te kunnen spreken en om nadere uitleg te vragen over de onregelmatigheid of misstand.
Ook kan aan een anonieme melder geen rechtsbescherming worden geboden. Om deze reden voorziet deze regeling niet in anonieme melding.
Deze rechtspositionele bescherming betekent overigens niet dat zulke besluiten niet meer ten aanzien van een melder kunnen worden getroffen. Dit mag alleen niet indien en voor zover een dergelijk besluit verband houdt met een melding van een redelijk vermoeden van een onregelmatigheid of misstand.”
Hiermee wordt expliciet dat bijv. het niet verlengen van een contract wel mogelijk is, mits dit geen verband houdt met de melding als klokkenluider.
Gerelateerde documenten:
Gedragscode NSO-CNA, 2023
Procedure NSO-CNA ongewenste omgangsvormen 2023