PROJECTSPECIFIEK DBFM-PROGRAMMA
PROJECTSPECIFIEK DBFM-PROGRAMMA
STAPPENPLAN
STAPPENPLAN
A. Clusters waarin meerdere
Inrichtende Machten
BETROKKEN ZIJN
STAPPEN
1. Voortraject
2. Fase tussen voortraject en selectiefase
3. Selectiefase
4. Onderhandelingsfase
5. Voorkeursbiederfase
6. Gunning & Contract Close
7. Financial Close proces niet-pilootprojecten
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhande-
lingsfase
5. Voorkeurs- biederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet piloot- projecten
EENMALIG voor het hele programma
Te doorlopen voor elke cluster
1. VOORTRAJECT
A. Selectie clusters en individuele projecten
C. Voorbereiding selectiefase
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet-pilootprojecten
B. Voorbereiding clusterovereenkomst
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1. VOORTRAJECT
A. Selectie clusters en projecten
⮊ Xxxxxxxx xxx XXXXX (met ondersteuning Projectbureau) en GO! aan Minister
⮊ Voorstel selectie door Minister
⮊ Goedkeuring selectie door Vlaamse Regering
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1. VOORTRAJECT
B. Voorbereiding clusterovereenkomst
⮊ Vastlegging clusters
⮊ Opmaak type-clusterovereenkomst
• met mandaat aan AGION voor selectiefase (indien van toepassing)
• lastgeving aan lasthebber (indien van toepassing)
• mogelijke uitstapvergoeding vast te leggen voor IM’en die (discretionair, i.e. voor niet geldig geachte reden) uit de overeenkomst willen stappen (tijdstip, redenen, omvang vergoeding, begunstigden vergoeding)
⮚ AGION / Projectbureau
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1. VOORTRAJECT
C. Voorbereiding selectiefase
⮊ Opmaak type-selectieleidraad
• Vastleggen uitsluitingsgronden en selectiecriteria
• Inhoud bankverklaring
• Template projectdefinitie (aanzet door AGION; verdere bespreking in werkgroep)
• Oplijsting van (een aantal van) de documenten die in de offertes moeten worden opgenomen (inzonderheid voorontwerp voor Pilootproject,
schetsontwerpen voor overige Scholenbouwprojecten en technisch en financieel engagement voor alle projecten)
• Vermelding dat in een biedvergoeding zal voorzien worden (modaliteiten en voorwaarden zullen verder worden bepaald in de Gunningsleidraad)
⮚ AGION / Projectbureau
2. FASE TUSSEN VOORTRAJECT EN SELECTIEFASE
A. Finaliseren en ondertekenen clusterovereenkomst
C. Voorbereiding onderhandelingsfase
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet-pilootprojecten
B. Verdere voorbereiding selectiefase
2. FASE TUSSEN VOORTRAJECT EN SELECTIEFASE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
A. Finaliseren en ondertekenen clusterovereenkomst door IM’en en AGION
⮊ Omvorming type-clusterovereenkomst die door AGION / Projectbureau ter beschikking wordt gesteld, tot clusterspecifieke clusterovereenkomst. Deze omvorming blijft beperkt tot:
• Invulling partijen (met aanduiding welke partij welke rol opneemt);
• Identificatie projecten en aanduiding Pilootproject en projectfiches individuele projecten toe te voegen;
• Aanduiding mandaat AGION voor doorlopen selectiefase (indien van toepassing),
• Aanduiding lasthebber door clusterverantwoordelijke (indien van toepassing);
• (Indien gewenst; het ontbreken hiervan zou ertoe kunnen leiden dat scholen in geen geval, ook niet bij overschrijding van een plafondbedrag, uit cluster kunnen stappen) Vastlegging plafondbedragen voor elk van de individuele projecten op basis van de financiële norm (met toepassing van een generieke formule).
⮚ clusterverantwoordelijke / mandatant(en) / [lasthebber] (met ondersteuning AGION / Projectbureau)
⮊ Uitonderhandeling laatste details
⮚ clusterverantwoordelijke / mandatant(en) / [lasthebber] (onder supervisie Projectbureau)
2. FASE TUSSEN VOORTRAJECT EN
SELECTIEFASE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
B. Verdere voorbereiding selectiefase
⮊ Omvorming type-selectieleidraad tot clusterspecifieke selectieleidraad
⮚ AGION (in overleg met clusterverantwoordelijke en Projectbureau)
⮊Verdere uitwerking en detaillering projectdefinitie
⮚ IM’en (op basis van template uit type-selectieleidraad)
2. FASE TUSSEN VOORTRAJECT EN SELECTIEFASE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
C. Verdere voorbereiding onderhandelingsfase
⮊ Opmaak type-gunningsleidraad, met bijlagen (eenmalig)
⮚ AGION / Projectbureau
⮊ Opmaak type-DBFM overeenkomst o.b.v. de reeds door Eurostat goedgekeurde versie (eenmalig) waarin besluiten Projectbureau worden geïntegreerd (versie Pilootproject + versie overig(e) project(en)) binnen het toegelaten ESR-kader) (eenmalig)
• AGION / Projectbureau
⮊ Opmaak outputspecificaties
⮚ AGION / Projectbureau / technisch adviseur
3. SELECTIEFASE
A. Selectie
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject
en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial e proces
Clos
niet-pilootprojecten
B. Voorbereiding onderhandelingsfase
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
3. SELECTIEFASE
A. Selectie
⮊ Aankondiging cluster / publicatie selectieleidraad
⮚ IM /
clusterverantwoordelijke
/ desgevallend AGION indien mandaat (met ondersteuning Projectbureau)
⮊ Ontvangst / beoordeling van selectiedossiers
⮊ Opmaak selectieverslag en selectiebeslissing
• Selectie van max. 5 partijen
• Goedkeuring IM'en (via clusterverantwoordelijke) vereist
⮊ Bekendmaking selectiebeslissing
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
3. SELECTIEFASE
B. Voorbereiding onderhandelingsfase
⮊ Omvorming type-gunningsleidraad tot clusterspecifieke gunningsleidraad (per cluster). Deze omvorming is een beperkte oefening en omvat o.m.:
• Invulling partijen
• Identificatie projecten
• Eventueel strengere eisen inzake projectorganisatie omdat meerdere IM’en betrokken zijn
• …
⮊ Omvorming type-DBFM overeenkomst tot projectspecifieke DBFM overeenkomsten (per project) . Deze omvorming is een beperkte oefening en omvat o.m.:
• Invulling partijen
• Identificatie projecten
• Specifieke bepalingen, bv. vergoeding tijdelijke huisvesting als buiten-configuratie element, …
• …
⮊ Finalisatie projectdefinitie met oog op start gunningsfase
⮊ Afspraken m.b.t. ondersteuning AGION voor verder traject
⮚ IM'en / cluster- verantwoordelijke met
evt. ondersteuning AGION/Projectbureau
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject
en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces
niet-pilootprojecten
4. ONDERHANDELINGSFASE
4. ONDERHANDELINGSFASE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
⮚ Clusterverant- woordelijke
met evt.
ondersteuning AGION/
Projectbureau
⮊ Uitsturen bestek (zoals goedgekeurd door AGION) aan
geselecteerde kandidaten, bestaande uit:
• Gunningsleidraad, inclusief:
- bepaling gunningscriteria en uitgewerkte projectdefinities;
- vastlegging biedvergoeding;
- oplijsting inhoud offertes: o.a. voorontwerp Pilootproject; schetsontwerp overige scholenbouwprojecten; technisch en financieel engagement voor alle projecten
- andere bijlagen (garanties e.d.).
• DBFM overeenkomsten incl. bijlagen (bv. outputspecificaties)
⮊ Ontvangst / beoordeling offertes
• In samenspraak met IM’en
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
4. ONDERHANDELINGSFASE
⮚ Clusterverant- woordelijke
met evt.
ondersteuning
AGION /
Projectbureau
in
⮊ Onderhandelingssessies met inschrijvers (optioneel)
Onderhandelingen leiden tot verder uitgewerkt voorontwerp voor Pilootproject en schetsontwerp overig(e) scholenbouwproject(en)
⮊ (Eventueel BAFO-fase (met één of meerdere inschrijvers))
⮚ BAFO-bestek goed te keuren door AGION
⮊ Aanduiding voorkeursbieder
⮚ nihil obstat door AGION / Projectbureau
⮚ Voorstel wordt conform clusterovereenkomst goedgekeurd door IM‘en
cluster
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject
en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet-pilootprojecten
5. VOORKEURSBIEDERFASE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
5. VOORKEURSBIEDERFASE
⮊ Uitwerking voorontwerp Pilootproject tot omgevingsvergunningsklaar ontwerp alsook omgevingsvergunningsaanvraagdossier
⮚ Voorkeursbieder (opvolging door clusterverantwoordelijke)
⮊ Uitonderhandeling DBFM overeenkomsten met voorkeursbieder (voor alle projecten)
⮚ Clusterverantwoordelijke / IM’en, evt. ondersteund door AGION/Projectbureau en adviseurs
⮊ Opmaak financieringsdocumentatie
⮚ Voorkeursbieder (opvolging en goedkeuring door clusterverantwoordelijke, evt. ondersteund door AGION / Projectbureau en adviseurs)
⮊ Aanvraag en verkrijgen definitieve en uitvoerbare omgevingsvergunning Pilootproject
Afhankelijk van de mogelijkheden een zo ver mogelijke uitwerking van de schetsontwerpen – nog te bepalen tot welke mate van detail de verdere uitwerking in deze fase dient te gaan
⮚ Voorkeursbieder (opvolging door clusterverantwoordelijke)
6. GUNNING & CONTRACT CLOSE
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet- pilootprojecten
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
6. GUNNING & CONTRACT CLOSE
⮊ Gunningsbeslissing / aanduiding Opdrachtnemer door clusterverantwoordelijke na (i) nihil obstat AGION/Projectbureau en vervolgens voorafgaande goedkeuring door IM’en (ii) voorafgaande goedkeuring door AGION betreffende de opdrachtdocumenten
🡪 na verkrijgen (definitieve en uitvoerbare) omgevingsvergunning Pilootproject!
⮊ Contract Close alle projecten: ondertekening van respectieve DBFM overeenkomst per project door
betrokken IM en private partner
• Goedkeuring AGION definitieve DBFM overeenkomst
• Clusterovereenkomst eindigt op het moment van contract close
• Prijs bij gunning niet-pilootprojecten als een plafondprijs? / (Formule prijszetting op te nemen)
⮊ Financial Close Pilootproject: ondertekening Financial Close Certificaat Pilootproject (op dezelfde dag als Contract Close) door betrokken IM en Opdrachtnemer 🡪 door ondertekening van dit certificaat is de financiering definitief en wordt de (bruto) beschikbaarheidsvergoeding van het Pilootproject ook definitief vastgelegd
7. FINANCIAL CLOSE PROCES NIET-PILOOTPROJECTEN
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet- pilootprojecten
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7. FINANCIAL CLOSE PROCES NIET- PILOOTPROJECTEN
⮊ Uitwerking schetsontwerp/voorontwerp overig(e) project(en) tot omgevingsvergunningsklaar ontwerp alsook omgevingsvergunningsaanvraagdossier door Opdrachtnemer
⮊ Aanvraag en verkrijgen van definitieve en uitvoerbare omgevingsvergunning voor elk project door Opdrachtnemer
⮊ Financial Close (IM – Opdrachtnemer) overig(e) project(en): na verkrijgen (definitieve en uitvoerbare) omgevingsvergunning, telkens per project
STAPPENPLAN
B. "Clusters" waarin één Inrichtende Macht betrokken is met verschillende
SCHOLENBOUWPROJECTEN
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandeli
ngsfase
5.
Voorkeursbie
derfase
6.
Gunning & Contract Close
7. Financial
Close proces niet- pilootprojec- ten
EENMALIG voor het hele programma
Deze fase valt weg
Te doorlopen voor elke cluster
1. VOORTRAJECT
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet- pilootprojecten
Zie hoger (uiteraard is ‘B. Voorbereiding clusterovereenkomst’ niet relevant voor "clusters" waarin één IM betrokken is; Let wel: (i) voor zover mandaat aan AGION wordt gegeven, moet hiervoor overeenkomst worden gemaakt, alsook desgevallend wanneer een lasthebber zou worden aangeduid, (ii) mogelijk kan één IM met verschillende projecten waarbij verschillende besturen zijn betrokken ook een achterliggende 'werk'overeenkomst maken? en (iii) het Pilootproject zal moeten worden aangeduid
2. FASE TUSSEN VOORTRAJECT EN SELECTIEFASE
Enkel punt B. "Verdere voorbereiding selectiefase" is van toepassing, met name omvorming tot "cluster"specifieke selectieleidraad en verdere uitwerking projectdefinities (zie pagina 11); punt C. "Verdere voorbereiding onderhandelingsfase" (zie pagina 12) is enkel van toepassing voor zover deze fase nog niet eerder werd doorlopen in het kader van een ander scholenbouwproject / cluster.
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close niet- pilootprojecten
3. SELECTIEFASE
A. Selectie
1.
Voortraject
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5. Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet-pilootprojecten
B. Voorbereiding onderhandelingsfase
1.
3.
4.
5.
6.
7.
3. SELECTIEFASE
A. Selectie
⮊ Aankondiging "cluster" / publicatie selectieleidraad
⮚ IM / desgevallend
AGION indien mandaat (met ondersteuning Projectbureau)
⮊ Ontvangst / beoordeling van selectiedossiers
⮊ Opmaak selectieverslag en selectiebeslissing
• Selectie van max. 5 partijen
• Goedkeuring IM vereist
⮊ Bekendmaking selectiebeslissing
1.
3.
4.
5.
6.
7.
3. SELECTIEFASE
B. Voorbereiding onderhandelingsfase
⮊ Omvorming type-gunningsleidraad tot "cluster"specifieke gunningsleidraad (per "cluster"). Deze omvorming is een beperkte oefening en omvat o.m.:
• Invulling partij
• Identificatie projecten
• Eventueel minder strenge eisen inzake projectorganisatie omdat slechts één IM betrokken is
• …
⮊ Omvorming type-DBFM overeenkomst tot projectspecifieke DBFM overeenkomst(en) (per project). Deze omvorming is een beperkte oefening en omvat o.m.:
• Invulling partij
• Identificatie projecten
• Specifieke bepalingen, bv. vergoeding tijdelijke huisvesting als buiten-configuratie-element, …
• …
⮊ Finalisatie projectdefinities
⮊ Afspraken m.b.t. ondersteuning AGION voor verder traject
⮚ IM met evt. ondersteuning
AGION/Projectbureau
Onderhandelingsfase
4. ONDERHANDELINGSFASE
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4. 5. Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces
niet-pilootprojecten
32
3.
4.
5.
6.
7.
1.
4. ONDERHANDELINGSFASE
⮚ IM met evt. ondersteuning
AGION/
Projectbureau
⮊ Uitsturen bestek (zoals goedgekeurd door AGION) aan geselecteerde kandidaten, bestaande uit:
• Gunningsleidraad, inclusief:
- bepaling gunningscriteria en uitgewerkte projectdefinities;
- vastlegging biedvergoeding;
- oplijsting inhoud offerte: o.a. voorontwerp Pilootproject; schetsontwerp overige scholenbouwprojecten; technisch en financieel engagement voor alle projecten
- andere bijlagen (garanties e.d.).
• DBFM overeenkomsten incl. bijlagen (bv. outputspecificaties)
⮊ Ontvangst / beoordeling offertes
3.
4.
5.
6.
7.
1.
4. ONDERHANDELINGSFASE
⮚ IM met evt. ondersteuning
AGION
⮊ Onderhandelingssessies met inschrijvers (optioneel)
Onderhandelingen leiden tot verder uitgewerkt voorontwerp voor Pilootproject en schetsontwerp overig(e) scholenbouwproject(en)
⮊ (Eventueel BAFO-fase (met één of meerdere inschrijvers))
⮚ BAFO-bestek goed te keuren door AGION
⮊ Aanduiding voorkeursbieder
⮚ Nihil obstat door AGION / Projectbureau
5. VOORKEURSBIEDERFASE
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3. 4. Onderhandelingsfase Selectiefase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet-pilootprojecten
35
3.
4.
5.
6.
7.
1.
5. VOORKEURSBIEDERFASE
⮊ Uitwerking voorontwerp Pilootproject tot omgevingsvergunningsklaar ontwerp alsook omgevingsvergunningsaanvraagdossier
⮚ Voorkeursbieder (opvolging door IM)
⮊ Uitonderhandeling DBFM overeenkomsten met voorkeursbieder (voor alle projecten)
⮚ IM, evt. ondersteund door AGION/Projectbureau (en adviseurs)
⮊ Opmaak financieringsdocumentatie
⮚ Voorkeursbieder (opvolging en goedkeuring door IM, evt. ondersteund door AGION/Projectbureau en adviseurs)
⮊ Aanvraag en verkrijgen definitieve en uitvoerbare omgevingsvergunning Pilootproject
Afhankelijk van de mogelijkheden een zo ver mogelijke uitwerking van de schetsontwerpen – nog te bepalen tot welke mate van detail de verdere uitwerking in deze fase dient te gaan
⮚ Voorkeursbieder (opvolging door IM)
6. GUNNING & CONTRACT CLOSE
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet- pilootprojecten
3.
4.
5.
6.
7.
1.
6. GUNNING & CONTRACT CLOSE
⮊ Gunningsbeslissing / aanduiding Opdrachtnemer door IM, na (i) nihil obstat AGION en (ii) voorafgaande goedkeuring door AGION betreffende de opdrachtdocumenten
🡪 na verkrijgen (definitieve en uitvoerbare) omgevingsvergunning Pilootproject!
⮊ Contract Close alle projecten: ondertekening van respectieve DBFM overeenkomst per project door IM en Opdrachtnemer
• Goedkeuring AGION definitieve DBFM overeenkomst
• Prijs bij gunning niet-pilootprojecten als een maximumprijs? / (Formule prijszetting op te nemen)
⮊ Financial Close Pilootproject: ondertekening Financial Close Certificaat Pilootproject (op dezelfde dag als Contract Close) door IM en Opdrachtnemer 🡪 door ondertekening van dit certificaat is de financiering definitief en wordt de (bruto) beschikbaarheidsvergoeding van het Pilootproject ook definitief vastgelegd
7. FINANCIAL CLOSE PROCES NIET- PILOOTPROJECTEN
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet- pilootprojecten
3.
4.
5.
6.
7.
7. FINANCIAL CLOSE PROCES 1.
NIET-PILOOTPROJECTEN
⮊ Uitwerking schetsontwerp/voorontwerp overig(e) project(en) tot omgevingsvergunningsklaar ontwerp alsook omgevingsvergunningsaanvraagdossier door Opdrachtnemer
⮊Aanvraag en verkrijgen definitieve en uitvoerbare omgevingsvergunning per project door Opdrachtnemer
⮊ Financial Close (IM – Opdrachtnemer) overig(e) project(en): na verkrijgen (definitieve en uitvoerbare) omgevingsvergunning, telkens per project
STAPPENPLAN
C. Individuele projecten
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandeli
ngs-fase
5.
Voorkeursbie
der-fase
6.
Gunning & Contract Close
7. Financial
Close proces niet- pilootprojec- ten
EENMALIG voor het hele programma
Deze fase valt weg
Te doorlopen voor elk project
Deze fase valt weg
1. VOORTRAJECT
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
Zie hoger (uiteraard is ‘B. Voorbereiding clusterovereenkomst’ niet relevant voor individuele projecten (waarin de facto slechts één IM betrokken is); Let wel: voor zover mandaat aan AGION wordt gegeven, moet hiervoor overeenkomst worden gemaakt, alsook desgevallend wanneer een lasthebber zou worden aangeduid.
7.
Financial Close proces niet- pilootprojecten
2. FASE TUSSEN VOORTRAJECT EN SELECTIEFASE
Enkel punt B. "Verdere voorbereiding selectiefase" is van toepassing, met name omvorming tot projectspecifieke selectieleidraad en verdere uitwerking projectdefinitie (zie pagina 11); Punt C. "Verder voorbereiding onderhandelingsfase" (zie pagina 12) is enkel van toepassing voor zover deze fase niet eerder werd doorlopen in het kader van een scholenbouwproject of cluster
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
7.
Financial Close niet- pilootprojecten
Gunning & Contract Close
3. SELECTIEFASE
A. Selectie
1.
Voortraject
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5. Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
B. Voorbereiding onderhandelingsfase
7.
Financial Close proces niet-pilootprojecten
1.
3.
4.
5.
6.
7.
3. SELECTIEFASE
A. Selectie
⮊ Aankondiging project publicatie selectieleidraad
⮚ IM / desgevallend
AGION indien mandaat (met ondersteuning Projectbureau)
⮊ Ontvangst / beoordeling van selectiedossiers
⮊ Opmaak selectieverslag en selectiebeslissing
• Selectie van max. 5 partijen
• Goedkeuring IM vereist
⮊ Bekendmaking selectiebeslissing
1.
3.
4.
5.
6.
7.
3. SELECTIEFASE
B. Voorbereiding onderhandelingsfase
⮊ Omvorming type-gunningsleidraad tot projectspecifieke gunningsleidraad. Deze omvorming is een beperkte oefening en omvat o.m.:
• Invulling partij
• Identificatie project
• Eventueel minder strenge eisen inzake projectorganisatie omdat het slechts over één project gaat en slechts één IM betrokken is
• …
⮊ Omvorming type-DBFM overeenkomst tot projectspecifieke DBFM overeenkomst. Deze omvorming is een beperkte oefening en omvat o.m.:
• Invulling partij
• Identificatie project
• Specifieke bepalingen, bv. vergoeding tijdelijke huisvesting als buiten-configuratie-element, …
• …
⮊ Finalisatie projectdefinitie
⮊ Afspraken m.b.t. ondersteuning AGION voor verder traject
⮚ IM met evt. ondersteuning
AGION/Projectbureau
Onderhandelingsfase
4. ONDERHANDELINGSFASE
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4. 5. Voorkeursbiederfase
6.
7.
Financial Close proces
niet-pilootprojecten
Gunning & Contract Close
48
3.
4.
5.
6.
1.
7.
4. ONDERHANDELINGSFASE
⮚ IM met evt. ondersteuning
AGION/
Projectbureau
⮊ Uitsturen bestek (zoals goedgekeurd door AGION) aan geselecteerde kandidaten, bestaande uit:
• Gunningsleidraad, inclusief:
- bepaling gunningscriteria en uitgewerkte projectdefinitie;
- vastlegging biedvergoeding;
- oplijsting inhoud offerte: o.a. voorontwerp; technisch en financieel engagement
- andere bijlagen (garanties e.d.).
• DBFM overeenkomst incl. bijlagen (bv. outputspecificaties)
⮊ Ontvangst / beoordeling offertes
3.
4.
5.
6.
1.
7.
4. ONDERHANDELINGSFASE
⮚ IM met evt. ondersteuning
AGION
⮊ Onderhandelingssessies met inschrijvers (optioneel)
Onderhandelingen leiden tot verder uitgewerkt voorontwerp
⮊ (Eventueel BAFO-fase (met één of meerdere inschrijvers))
⮚ BAFO-bestek goed te keuren door AGION
⮊ Aanduiding voorkeursbieder
⮚ Nihil obstat door AGION / Projectbureau
5. VOORKEURSBIEDERFASE
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3. 4. Onderhandelingsfase Selectiefase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
7.
Financial Close proces niet-pilootprojecten
Gunning & Contract Close
51
3.
4.
5.
6.
1.
7.
5. VOORKEURSBIEDERFASE
⮊ Uitwerking voorontwerp tot omgevingsvergunningsklaar ontwerp alsook omgevingsvergunningsaanvraagdossier
⮚ Voorkeursbieder (opvolging door IM)
⮊ Uitonderhandeling DBFM overeenkomst met voorkeursbieder
⮚ IM, evt. ondersteund door AGION/Projectbureau (en adviseurs)
⮊ Opmaak financieringsdocumentatie
⮚ Voorkeursbieder (opvolging en goedkeuring door IM, evt. ondersteund door AGION/Projectbureau en adviseurs)
⮊ Aanvraag en verkrijgen definitieve en uitvoerbare omgevingsvergunning
⮚ Voorkeursbieder (opvolging door IM)
6. GUNNING & CONTRACT CLOSE
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
7.
Financial Close proces niet- pilootprojecten
Gunning & Contract Close
3.
4.
5.
6.
1.
7.
6. GUNNING & CONTRACT CLOSE
⮊ Gunningsbeslissing / aanduiding Opdrachtnemer door IM, na (i) nihil obstat AGION en
(ii) voorafgaande goedkeuring door AGION betreffende de opdrachtdocumenten
🡪 na verkrijgen (definitieve en uitvoerbare) omgevingsvergunning!
⮊ Contract Close: goedkeuring AGION definitieve DBFM overeenkomst en vervolgens ondertekening van DBFM overeenkomst door IM en Opdrachtnemer
⮊ Financial Close: ondertekening Financial Close Certificaat (op dezelfde dag als Contract Close) door IM en Opdrachtnemer 🡪 door ondertekening van dit certificaat is de financiering definitief en wordt de (bruto) beschikbaarheidsvergoeding van het project ook definitief vastgelegd
7. FINANCIAL CLOSE PROCES NIET- PILOOTPROJECTEN
Niet van toepassing bij individuele projecten
1.
Voortraject
2.
Fase tussen voortraject en selectiefase
3.
Selectiefase
4.
Onderhandelingsfase
5.
Voorkeursbiederfase
6.
Gunning & Contract Close
7.
Financial Close proces niet- pilootprojecten