BESTUURSREGLEMENT
BESTUURSREGLEMENT
Energiecoöperatie Krimpen U.A.
Status: vastgesteld 18-11-2020
BEGRIPPEN
Coöperatie
Energiecoöperatie Krimpen U.A. te Krimpen aan den IJssel, met als handelsnaam Energiek. Statuten
De statuten van de coöperatie, zoals weergegeven in de akte van oprichting d.d. 13 Mei 2020
Algemene Leden Vergadering (ALV)
Het orgaan van de coöperatie dat bestaat uit de verzamelde leden conform artikel 14 van de statuten
Bestuursreglement Dit document Bestuur
Het Bestuur van de Coöperatie Voorzitter
De Voorzitter van het Bestuur van de Coöperatie
ARTIKEL 1. ALGEMEEN
Dit Bestuursreglement, hier na te noemen het Reglement, betreft een aanvulling op het bepaalde in de statuten van de coöperatie en is met name een uitwerking van artikelen 8, 9 en 10. Dit reglement voorziet in de nadere vastlegging van de afspraken met betrekking tot de samenstelling, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en werkwijze van het bestuur van de coöperatie.
Dit reglement is digitaal te raadplegen op de website van de coöperatie. Dit reglement kan worden gewijzigd door het bestuur.
Bij strijdigheid tussen de statuten en bepalingen in dit reglement, zijn de statuten bepalend. Indien één of meer van de bepalingen uit dit reglement niet of niet meer geldig zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het Bestuur, tenzij anders aangegeven in de statuten.
ARTIKEL 2. UITGANGSPUNTEN
Het bestuur is belast met het besturen van de Energiecoöperatie Energiek en is eindverantwoordelijk voor de realisatie van de ondernemingsdoelstellingen, de strategie, het organiseren van de noodzakelijke middelen, alsmede voor de naleving van wet- en regelgeving.
Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak op het belang van de coöperatie en haar maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de behoeften en wensen van leden en andere belanghebbenden af.
Het bestuur is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zal uit dien hoofde geen handelingen verrichten, noch handelingen
nalaten die schade toebrengen aan het belang of de reputatie van de coöperatie. Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren.
ARTIKEL 3. SAMENSTELLING BESTUUR
Het bestuur bestaat uit minimaal twee en maximaal negen natuurlijke personen en benoemt uit haar midden de voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar en van deelbelangen kunnen functioneren als goede bestuurders. Elk lid van het bestuur moet in staat zijn het beleid en het functioneren van de coöperatie te kunnen beoordelen. Op voor de maatschappelijke rol en de continuïteit van de coöperatie wezenlijke gebieden moet deskundigheid aanwezig zijn, in elk geval bedrijfseconomische deskundigheid en kennis van de duurzame energie branche. De capaciteiten die verder gevraagd worden zijn mede afhankelijk van de taken die het bestuur op zich neemt.
Elk lid van het bestuur moet zijn/haar kennis die nodig is om zijn/haar functie in het bestuur te vervullen, op peil brengen en houden. Nieuwe leden krijgen een introductie die ervoor zorgt dat zij zo snel mogelijk volwaardig in het bestuur kunnen functioneren.
Het bestuur stelt een gefaseerd rooster van aftreden vast. Elk jaar treedt tenminste één van de bestuursleden af. Vanwege de continuïteit is het uitgangspunt dat niet meer dan twee bestuursleden per jaar aftreden. Het huidige rooster is opgenomen in Bijlage 1.
Na afloop van een benoemingstermijn van vier jaar beraden het bestuur en de ALV zich over de mogelijkheid en wenselijkheid van herbenoeming. Daarbij wordt gekeken naar het functioneren van betrokkene, en ook aandacht gegeven aan de vraag of vernieuwing wenselijk is.
Bestuursleden kunnen door de ALV, onder opgaaf van redenen, worden geschorst of ontslagen. Leden van het bestuur treden tussentijds af wanneer dit geboden is, zoals bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid, onverenigbaarheid van belangen of anderszins.
Bestuursleden werken op vrijwillige basis en zijn onbezoldigd.
Het bestuur draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf)evaluatie van zijn eigen functioneren. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden vastgelegd
ARTIKEL 4. TAKEN VAN HET BESTUUR
Het bestuur neemt besluiten of bereidt conform de statuten besluitvorming cq goedkeuring door de ALV voor op de volgende gebieden:
missie, visie, meerjarenstrategie en meerjarenraming van Energiek;
het jaarplan en de daarbij horende begroting inclusief een eventueel aan de orde zijnde projectbegroting;
het jaarverslag en de jaarrekening;
het beleid over de relatie van Xxxxxxxx met de leden en belanghebbenden, waaronder de gemeente;
het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking tussen Energiek en een andere rechtspersoon, alsmede het nemen van een deelneming, dan wel het vergroten of verminderen van een deelneming in een vennootschap;
het sluiten van overeenkomsten met partijen die diensten leveren;
oprichten van een rechtspersoon; rechtshandelingen en financiële transacties;
aanvraag van faillissement en aanvraag van surseance van betaling;
fuseren met een andere rechtspersoon;
statutenwijziging, het vaststellen of aanpassen van het Huishoudelijk Reglement en de Participatiereglementen,
ontbinding van de coöperatie;
benoeming van de externe accountant, indien een externe accountant gewenst is.
De bestuursleden met een bepaalde taak hebben de plicht om het bestuur gevraagd en ongevraagd alle informatie te verschaffen die ze nodig heeft om haar bestuurstaak te vervullen.
Het collectieve bestuur volgt het functioneren van Energiek alert en kritisch, met oog voor wat wezenlijk is voor het realiseren van de maatschappelijke doelstellingen en de continuïteit van de coöperatie. Het bestuur en haar afzonderlijke leden hebben het recht en de plicht om van bestuursleden met een bepaalde taak de informatie te verlangen die zij nodig hebben voor hun taakuitoefening. Het bestuur heeft te allen tijde inzage in alle boeken en bescheiden van Energiek, rekening houdend met wet- en regelgeving over bescherming van persoonsgegevens.
Het bestuur bespreekt tenminste een keer per jaar haar eigen functioneren en dat van haar leden en eventuele commissies en of groepen, en de conclusies die daaraan moeten worden verbonden. In geval een lid van het bestuur informatie ontvangt uit een externe bron die voor het bestuur van belang zou kunnen zijn, geeft hij deze informatie zo spoedig mogelijk door aan zijn voorzitter.
Elk lid van het bestuur behandelt de informatie en documenten die hij in zijn functie van bestuurder krijgt, als vertrouwelijk als die vertrouwelijkheid nadrukkelijk is opgelegd, dan wel als het lid van het bestuur redelijkerwijs heeft kunnen begrijpen dat het om vertrouwelijke informatie gaat, en maakt deze niet kenbaar buiten het bestuur. Deze vertrouwelijkheid eindigt niet wanneer het lidmaatschap van het bestuur eindigt.
ARTIKEL 5. VOORZITTER EN COMMISSIES
De voorzitter van het bestuur is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van het bestuur en is het primaire aanspreekpunt voor de bestuursleden.
De taken van de voorzitter zijn onder meer:
het voorbereiden van de agenda van het bestuur, in samenspraak met de secretaris;
het leiden van de bestuursvergadering;
het zorgdragen voor een goede oordeels- en besluitvorming door het bestuur en erop toezien dat de leden van het bestuur kunnen beschikken over de benodigde informatie;
erop toezien dat de leden van het bestuur hun kennis en deskundigheid op peil brengen en houden;
erop toezien dat jaarlijks een evaluatie plaatsvindt van het bestuur en haar leden;
erop toezien dat de contacten van het bestuur met vrijwilligers, de leden en samenwerkingspartners, naar behoren verlopen;
erop toezien dat eventuele commissies en of groepen van het bestuur adequaat functioneren;
namens het bestuur aanspreekpunt zijn voor leden van het bestuur en leden.
Het bestuur kan een van haar leden aanstellen als plaatsvervangend voorzitter, ter ondersteuning van de voorzitter en vervanging van de voorzitter bij diens afwezigheid.
Het bestuur kan uit zijn leden commissies instellen of personen met een bepaalde taak aanwijzen. Zij hebben voorbereidende taken ten behoeve van de oordeels- en besluitvorming door het bestuur.
ARTIKEL 6. VERGADERINGEN EN BESLUITVORMING BESTUUR
Het bestuur stelt elk jaar een vergaderschema vast rekening houdend met de managementcyclus.
Per kalenderjaar vergadert het bestuur minstens zes keer. Verder wordt er vergaderd wanneer de voorzitter van het bestuur, of tenminste twee andere leden van het bestuur dit nodig vinden.
De agenda’s van de vergaderingen worden door de voorzitter in overleg met de secretaris opgesteld.
Het bestuur vergadert minstens een keer per jaar over: de begroting; de conceptjaarstukken en het verslag van de kascommissie.
De oproep voor een vergadering geschiedt door de secretaris van het bestuur, namens de voorzitter.
De termijn tussen de oproep voor een vergadering en de datum van de vergadering is ten minste 7 dagen, de dag van de oproep en die van de vergadering niet meegerekend.
De oproep geschiedt digitaal onder vermelding van plaats en tijd stip van de vergadering. Met de oproep worden de agenda en eventuele bijlagen verstuurd.
Elk lid van het bestuur wordt geacht bij de vergaderingen aanwezig te zijn.
De vergaderingen van het bestuur worden geleid door de voorzitter. De notulen van de vergadering worden door of namens de secretaris gemaakt en beheerd en op de eerstvolgende vergadering vastgesteld, en ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Besluiten in het bestuur worden slechts genomen over zaken die bij de oproep van de vergadering zijn geagendeerd. In geval alle leden van het bestuur op de vergadering aanwezig zijn, kunnen ook over niet geagendeerde onderwerpen besluiten genomen worden, mits met algemene stemmen.
Het bestuur besluit conform het bepaalde in artikel 10 lid 2 van de statuten. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter van het bestuur de doorslag.
ARTIKEL 7. TEGENSTRIJDIGE BELANGEN EN NEVENFUNCTIES
Een lid van het bestuur meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang terstond aan de voorzitter van het bestuur en verschaft alle relevante informatie. Indien de voorzitter van het bestuur een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, meldt hij/zij dit terstond aan de plaatsvervangend voorzitter van het bestuur en verschaft alle informatie.
Het bestuur besluit, buiten aanwezigheid van het betrokken lid van het bestuur of sprake is van een tegenstrijdig belang en hoe daarmee om te gaan.
Een lid van het bestuur neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij hij/zij een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft.
Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij een tegenstrijdig belang speelt van een lid van het bestuur behoeven de goedkeuring van het bestuur.
In alle gevallen waarin de coöperatie een tegenstrijdig belang heeft met een of meer bestuurders wordt de coöperatie vertegenwoordigd door de overige bestuurders of, indien op dat moment het bestuur bestaat uit twee of minder bestuurders, door de persoon of de personen daartoe door de algemene ledenvergadering aangewezen.
Om structurele belangenverstrengeling te voorkomen, kunnen de volgende personen geen lid zijn van het bestuur:
* leden van het college van burgemeester en wethouders
* leden van de gemeenteraad en ambtenaren van de gemeente Krimpen aan den IJssel;
* gedeputeerden, leden van gedeputeerde staten en ambtenaren van de provincie Zuid Holland;
* degenen die familiaire of vergelijkbare relaties hebben met leden van het bestuur van Energiek of van een gelieerde rechtspersoon;
* degenen die betaalde diensten verrichten voor het bestuur van Energiek, of een gelieerde rechtspersoon;
* degenen die zakelijke relaties met Energiek hebben, dan wel die aandeelhouder, lid van het besturend of toezichthoudend orgaan of werknemer zijn bij een rechtspersoon met zakelijke relaties met Energiek of een gelieerde rechtspersoon; het gaat om zakelijke relaties van materiële betekenis voor één of beide betrokken partijen. Het voorgaande heeft geen betrekking op de zakelijke relatie die men als lid met de coöperatie heeft en de producten en diensten waarvan de leden gebruik kunnen maken.
ARTIKEL 8. TOESTEMMING EN INFORMATIE
Overleg met en informatie naar (een deel van) het bestuur zal in principe op basis van het onderstaande schema plaatsvinden. In de meeste gevallen zal slechts 1 of 2 bestuursleden geraadpleegd of geïnformeerd worden. Voor financiële kwesties zijn dit de penningmeester en de voorzitter, voor andere zaken de secretaris en/of de voorzitter. Alleen in belangrijke gevallen wordt het hele bestuur geraadpleegd.
Onderwerp/actie | Toestemming bestuur vooraf | Toestemming penningsmeester en voorzitter | Xxxxxxxxxxx secretaris en voorzitter | Voorzitter plus een tweede bestuurslid |
Betalingen tot € 500. | X | |||
Betalingen boven € 500 | X | |||
Jaarlijks terugkerende verplichting boven € 250 | X | |||
Afwijking boven begroting boven € 500 | X | |||
Samenwerking of afspraken met consequenties voor leden | X | |||
Afspraken met derden | X | |||
Nieuwsbrieven en andere communicatie | X |