Speciale Voorwaarden – twDoc
Speciale Voorwaarden – twDoc
Gelieve deze voorwaarden met betrekking tot twDoc, een dienst ter beschikking gesteld door Alpega en/of zijn verbonden ondernemingen (“Alpega”). Door in te schrijven op en gebruik te maken van de Diensten van Alpega, gaat de Klant akkoord met en aanvaardt hij alle voorwaarden die hierin vervat zijn. Deze speciale voorwaarden moeten samen gelezen worden met de Algemene Voorwaarden van Alpega.
1. Algemeen
De klant wenst het maken en ondertekenen van de vrachtbrief (hierna de “CMR”) te vergemakkelijken, zoals gebruikt voor zijn professionele activiteiten en met name in het kader van een contract van nationaal/internationaal wegtransport met derden (CMR-Verdrag van 19 mei 1956 en het aanvullende protocol betreffende de Elektronische Vrachtbrief, evenals nationale voorschriften.
Alpega heeft een systeem ontwikkeld (hierna “twDoc”), dat het voornamelijk mogelijk maakt om de CMR elektronisch te maken, gebruiken, te beheren en te ondertekenen op basis van een systeem dat een combinatie is van een identificatiecode (“Gebruikersnaam”) en een wachtwoord (“Wachtwoord”).
De partijen, als handelaars, komen overeen om hierin, voor zover mogelijk, af te wijken van de wetten die de bewijslast en bewijsregels regelen, zoals bepaald door de nationale en Europese wetten en het CMR-Verdrag zoals gewijzigd door zijn protocol. Daarom en in afwachting van het opzetten van een systeem dat een geavanceerde elektronische handtekening biedt die gelijkgesteld is met een geschreven handtekening, wensen de partijen het functioneren van twDoc, evenals de wettelijke en bewijskrachtige geldigheid daarvan, te reguleren.
2. Doel
Deze Speciale Voorwaarden reguleren het gebruik en de wettelijke -en bewijskracht van twDoc conventioneel. De klant erkent dat het system van de elektronische handtekening zoals geleverd door Alpega en in de context van twDoc, voldoende garanties biedt met betrekking tot de identiteit van de partijen en de integriteit van de gegevens, zodat het toelaat om de CMR geldig aan te maken en te ondertekenen. Daarom erkent de klant dat de documenten, zoals elektronisch getekend via twDoc, geldig zijn voltooid en dat het aanmaken van deze documenten in elektronische vorm een voldoende en volmaakt bewijs is van de aangegane verplichtingen, zowel tegenover Alpega als ten opzichte van de partijen in het vervoerscontract.
De klant doet daarom afstand van beroep, jegens Alpega of de partijen bij het vervoerscontract, op enige wettelijke of feitelijke exceptie van welke aard dan ook die verband houdt met de geldigheid van het systeem, ook in het geval dat een jurisdictie de bewijswaarde daarvan niet zou accepteren.
3. Werking en procedures
De belangrijkste kenmerken van het gebruik en de elektronische handtekening van twDoc worden beschreven in sectie 7 hieronder. De klant erkent het recht om deze processen te wijzigen. Dergelijke wijzigingen binden de klant onmiddellijk.
4. Technische verplichtingen
De communicatie van Gebruikersnamen en Wachtwoorden naar de klant wordt uitgevoerd onder zijn uitsluitende verantwoordelijkheid. De klant zal als enige aansprakelijk zijn voor de gevolgen die voortvloeien uit communicatie naar of onderschepping door een niet-geautoriseerde derde partij. De klant erkent dat deze communicatie kan gedaan worden via eenvoudige elektronische post.
Wanneer een klant een wijziging of intrekking aanvraagt met betrekking tot erkend persoon, zal Alpega zijn systeem binnen de 24 uur bijwerken. Als dergelijk verzoek is geformuleerd op een niet-werkdag, werkt Xxxxxx het systeem bij binnen 24 uur na de eerste werkdag (maandag tot vrijdag, van 9 uur tot 18 uur CET – Belgische feestdagen uitgesloten) na het verzoek.
5. Aansprakelijkheid
Alpega zal onder geen enkele omstandigheid aansprakelijk worden voor het frauduleus gebruik of misbruik van twDoc, en in het bijzonder voor het misbruik of frauduleus gebruik van een Gebruikersnaam en/of Wachtwoord.
6. Algemeen
In geval van tegenstrijdigheid tussen de voorwaarden van de elektronische CMR en die van de afgedrukte kopieën daarvan, prevaleren de voorwaarden van het elektronische document, behalve in het geval van voorbehouden of andere vermeldingen, zoals toegevoegd door de klant op het moment van de levering van de goederen.
Het gebruik van twDoc en de gevolgen ervan worden uitsluitend geregeld volgens de Belgische wetgeving. Elk geschil dat voortvloeit uit of met betrekking tot deze Overeenkomst behoort tot exclusieve jurisdictie van de Brusselse rechtbanken (België).
CMR’s uitgegeven met het nummer van Febetra en/of een andere Belgische vrachtwagenvereniging zijn onderworpen aan de vervoersvoorwaarden van de vereniging.
7. Verwerken van de handtekening en gebruik van twDoc
• Erkenning
Alleen de personen die erkend zijn door de klant mogen twDoc gebruiken (hierna de “Erkende Gebruikers”, inclusief de Super Gebruikers zoals hieronder vermeld). De klant is de enige verantwoordelijke voor de selectie van personen die ze erkent.
Algemene procedure:
De klant zal één of meerdere “Super Gebruikers” benoemen die in staat zullen zijn om het account van elke Erkende Gebruiker in te stellen en te beheren. De klant communiceert de namen en emailadressen van zijn Super Users aan Xxxxxx. Alpega communiceert aan elk van hen, per elektronische post, een Gebruikersnaam en een Login om een Wachtwoord in te stellen. Alpega zal de accounts van de Super Gebruiker(s) creëren op verzoek van de klant. Elke account, die gerelateerd is aan een Gebruikersnaam en Wachtwoord, zal pas geactiveerd worden nadat Alpega de bevestiging van hun ontvangst van de betreffende Super Gebruiker heeft ontvangen.
De Super Gebruiker(s) zullen de nodige rechten, toegang, rollen en privileges definiëren die gerelateerd zijn aan de account van elke Erkende Gebruiker. De klant zal als enige verantwoordelijk zijn voor dergelijk beheer.
• Initialisatie
Initialisatieprocedure:
Vóór het eerste gebruik moet de Erkende Gebruiker zijn/haar Wachtwoord instellen overeenkomstig met de Gebruikersnaam die hem/haar is aangewezen. Deze procedure is verplicht voor alle Erkende Gebruikers.
Het Wachtwoord kan gewijzigd worden door de Erkende Gebruiker, wanneer hij/zij dat wilt of wanneer hij/zij enige twijfel heeft met betrekking tot de vertrouwelijkheid ervan.
• Gebruik
Handtekening:
De Erkende Gebruiker heeft toegang tot de CMR, om deze in te vullen of elektronisch te ondertekenen, door zijn/haar Gebruikersnaam en Wachtwoord te gebruiken. De Erkende Gebruiker ondertekend de CMR door het elektronische document en, waar nodig, de aangebrachte wijzigingen, te bevestigen op grond van de ad hoc actie zoals voorzien door twDoc.
Procedures voor het gebruik en beheer van de CMR – belangrijkste stappen:
- Aanmaken - invullen. De CMR’s worden handmatig of automatisch gemaakt op basis van een elektronisch bericht dat wordt verzonden door een Erkende Gebruiker met betrekking tot het transport. De verplichte velden van de CMR zijn door de klant gedefinieerd en zijn door Alpega voorzien van een blokkeringssysteem als deze niet ingevuld zijn. De keuze van de in te vullen velden en de hoe ze eruit zien, valt onder de exclusieve verantwoordelijkheid van de klant.
- Raadplegen – wijzigen - ondertekenen. De Erkende Gebruiker kan, op elk moment, de CMR’s raadplegen zoals afgesloten door de klant, waarvan hij/zij afhankelijk is, dankzij zijn/haar Gebruikersnaam en Wachtwoord. Hij/zij heeft toegang tot een CMR om het elektronisch te ondertekenen of de inhoud alleen te wijzigen binnen de contractuele of wettelijke limieten die van toepassing zijn en afhankelijk van de rol van de klant, waarvan hij/zij afhankelijk is, in het kader van de betreffende CMR.
- Identificeren. Alleen Erkende Gebruikers die de Transwide Speciale Voorwaarden voor het gebruik van twDoc hebben goedgekeurd, mogen twDoc gebruiken.
- Afdrukken. Om te voldoen aan de vereisten van derden (inclusief voor mogelijke wettelijke controles), moeten de Erkende Gebruikers de CMR afdrukken op het moment van het laden van de goederen, en moeten zij de kopieën handmatig ondertekenen. Deze documenten vergezellen de goederen fysiek tijdens het transport
• ERP systeem
In geval van gebruik van twDoc via een ERP system, zijn de procedures van erkenning en initialisatie zoals hierboven beschreven niet van toepassing. De personen die erkend zijn door de klant hebben toegang tot twDoc en de CMR, om de documenten binnen de toepasselijke limieten te raadplegen, in te vullen en te ondertekenen, via het ERP systeem en tijdens een ERP sessie. Ze ondertekenen de CMR door het document en mogelijke wijzigingen die hiertoe zijn aangebracht te bevestigen op grond van de ad hoc actie zoals voorzien door het ERP systeem. In het kader van dergelijke handtekening zal de klant de naam en voornaam van elke erkende ondertekenaar meedelen. Onder voorbehoud van deze bijzonderheden, zijn de procedures voor gebruik en beheer van de CMR zoals hierboven beschreven van toepassing.
• Archivering
Na de transporthandeling wordt de CMR vergrendeld door Alpega op grond van een vergrendelingssysteem op basis van hashing en asymmetrische codering. De gearchiveerde CMR blijft online beschikbaar voor de klant voor een beperkte periode.
De klant erkent dat hij verantwoordelijk is voor de correcte opslag van de CMR documenten om te voldoen van aan alle wettelijke vereisten die van kracht zijn met betrekking tot de verwerkte documenten.