ALGEMEEN
Algemene Voorwaarden Finesse Administratie & Training 2019 Administratie
ALGEMEEN
Artikel 1
Definities:
1. Finesse: de eenmanszaak Finesse, Administratie & Training, gedreven door mevrouw H.M. Timmermans gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 17108715;
2. Opdrachtgever: natuurlijk- of rechtspersoon die aan Finesse Opdracht geeft om Werkzaamheden te verrichten;
3. Opdracht: de opdracht aan Xxxxxxx tot het verrichten van Werkzaamheden;
4. Werkzaamheden: alle werkzaamheden, die de Finesse in het kader van een geaccepteerde Opdracht verricht, zoals (maar niet beperkt tot): financieel administratieve dienstverlening en het geven van advies op dat gebied, opstellen van jaarrekeningen en de daarbij behorende publicatiestukken en het verzorgen van diverse belastingaangiftes;
5. Bescheiden: alle door Opdrachtgever aan Finesse beschikbaar gestelde gegevens, zaken, stukken en/of gegevensdragers, zoals (maar niet beperkt tot) de financiële administratie, fiscale jaaropgaves, bankgegevens, hypotheekovereenkomst e.d.
TOEPASSELIJKHEID
Artikel 2
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes van, Opdrachten aan, en overeenkomsten met Finesse.
2. Op van deze algemene voorwaarden afwijkende bedingen kan de Opdrachtgever slechts een beroep doen als deze nadrukkelijk en schriftelijk door Xxxxxxx zijn aanvaard.
3. Aan de in lid 2 genoemde afwijkingen kunnen geen rechten worden ontleend met betrekking tot eventuele later aangegane overeenkomsten.
4. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt nadrukkelijk van de hand gewezen.
5. Deze algemene voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met Finesse, voor de uitvoering waarvan derden dienen te worden betrokken.
6. Indien een of meerdere van de bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn, of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Opdrachtgever en Finesse zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige; cq, vernietigde bepalingen overeen te komen. Hierbij wordt zoveel mogelijk de strekking en het doel van de oorspronkelijke bepaling in acht genomen.
AANBIEDINGEN EN OFFERTES
Artikel 3
1. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij Xxxxxxx in haar aanbieding of prijsopgave aan Opdrachtgever nadrukkelijk anders heeft vermeld.
2. De prijzen in de genoemde aanbiedingen en offertes zijn exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege, alsmede eventuele in het kader van de Opdracht te maken kosten, waaronder verzend -, administratiekosten en reiskosten tenzij anders aangegeven.
3. Aanbiedingen en offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.
HONORARIUM
Artikel 4
1. Het door de Opdrachtgever aan Xxxxxxx verschuldigde honorarium zal door Xxxxxxx op basis van de daadwerkelijk door deze bestede tijd en gemaakte kosten aan de Opdrachtgever in rekening worden gebracht.
2. Xxxxxxx is onder andere gerechtigd het honorarium naar rato te verhogen wanneer tijdens de uitvoering van de Werkzaamheden mocht blijken dat de oorspronkelijk overeengekomen dan wel verwachte hoeveelheid werk in zodanige mate onvoldoende werd ingeschat dat in redelijkheid niet van Xxxxxxx verwacht mag worden dat deze de overeengekomen Werkzaamheden verricht tegen het oorspronkelijk overeengekomen honorarium.
3. Naast het honorarium zal Xxxxxxx tevens de door haar gemaakte onkosten en de declaraties van eventueel ingeschakelde derden aan de Opdrachtgever in rekening brengen.
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 1/10
4. Finesse is gerechtigd een voorschot voor het uitvoeren van de Werkzaamheden te vragen aan de Opdrachtgever.
WIJZIGINGEN VAN DE ALGEMENE VOORWAARDEN
Artikel 5
Finesse is gerechtigd haar algemene voorwaarden te wijzigen. Toestemming of instemming van de Opdrachtgever met deze wijzigingen is niet vereist.
DUUR VAN DE OVEREENKOMST
Artikel 6
1. Een overeenkomst wordt afgesloten voor de duur van twaalf maanden, deze overeenkomst voor bepaalde tijd kan niet worden opgezegd door de Opdrachtgever. Na dit jaar wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd voor onbepaalde tijd.
2. De overeenkomst voor onbepaalde tijd kan schriftelijk worden opgezegd door de Opdrachtgever en door Xxxxxxx met een opzegtermijn van drie maanden tegen het einde van de maand.
3. Bij het einde van de overeenkomst (zowel bij opzegging als bij ontbinding) krijgt de Opdrachtgever geen gegevens of Bescheiden terug van Finesse. Ook ‘Snelstartinformatie’ (of informatie uit een ander software systeem van Finesse) wordt niet aan de Opdrachtgever verstrekt bij het einde van de overeenkomst.
4. Wanneer Xxxxxxx uit coulance toch mocht besluiten om gegevens of Bescheiden terug te geven aan de Opdrachtgever dan zal teruggave hiervan alleen geschieden wanneer alle facturen door Opdrachtgever aan Xxxxxxx zijn voldaan.
VERPLICHTINGEN VAN DE OPDRACHTGEVER
Artikel 7
1. Opdrachtgever is gehouden alle juiste gegevens en/of Bescheiden, welke de Finesse naar haar oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de Opdracht, tijdig en in de gewenste vorm op de gewenste wijze aan Finesse ter beschikking te stellen. Xxxxxxx heeft deze informatie onder andere nodig voor bijvoorbeeld een juiste, volledige en tijdige belastingaangifte.
2. Opdrachtgever dient geen originele Bescheiden/stukken bij Finesse aan te leveren maar een kopie daarvan. Xxxxxxx is niet aansprakelijk voor vermissing van de aangeleverde Bescheiden/stukken.
3. Indien Opdrachtgever voornoemde juiste gegevens en Bescheiden niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stelt, is Finesse gerechtigd haar Werkzaamheden te staken en gestaakt te houden zonder daarmee in verzuim te komen zolang de juiste gegevens/Bescheiden niet aan haar zijn verstrekt.
4. Wanneer de Opdrachtgever de onjuiste gegevens aanlevert (een en ander naar het oordeel van Xxxxxxx) zal Finesse in een voorkomend geval herstelwerkzaamheden moeten gaan uitvoeren. De extra kosten hiervan worden door Xxxxxxx aan de Opdrachtgever in rekening gebracht zonder dat de Opdrachtgever een specifieke opdracht hiertoe dient te geven.
5. Wanneer de Opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen uit lid 1 voldoet zijn de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten en het extra honorarium van Xxxxxxx voor rekening van de Opdrachtgever.
Wanneer Xxxxxxx om de in dit artikel genoemde gegevens/Bescheiden moet vragen dan zullen de extra kosten hiervoor in rekening worden gebracht aan de Opdrachtgever.
6. Wanneer de Opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen uit lid 1 van dit artikel voldoet is Xxxxxxx is niet aansprakelijk voor enige boete of andere maatregel (bijvoorbeeld van overheidswege) die hiermee samenhangt of hiervan het gevolg is.
7. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Finesse verstrekte gegevens en Bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
8. De door de Opdrachtgever aan Xxxxxxx verstrekte informatiedragers, elektronische bestanden, software e.d. zijn vrij van virussen en/of defecten.
9. Opdrachtgever is gedurende de overeenkomst verplicht Finesse terstond op de hoogte te brengen van alle informatie, veranderingen etc. die voor de uitvoering van de Opdracht noodzakelijk, dan wel nuttig is/zijn.
Artikel 8
Opdrachtgever dient Finesse terstond te informeren indien Opdrachtgever:
− van plan is (voorlopige) surseance van betaling aan te vragen of heeft verkregen;
− van plan is aangifte van zijn faillissement in te dienen of in staat van faillissement is verklaard;
− bekend is dat een of meer van zijn Opdrachtgevers faillissement heeft aangevraagd;
− een aanvraag voor de WSNP (Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen) heeft gedaan, of in de WSNP is beland.
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 2/10
UITVOERING VAN DE OPDRACHT
Artikel 9
1. Xxxxxxx zal bij de uitvoering van de overeenkomst de zorg van een goed Opdrachtnemer in acht nemen. De Opdracht houdt geen resultaatsverbintenis in, maar een inspanningsverbintenis.
2. Finesse bepaalt de wijze waarop de Opdracht wordt uitgevoerd.
3. Omdat Xxxxxxx haar werkzaamheden over het jaar moet kunnen spreiden zal door haar standaard aan de Belastingdienst uitstel worden gevraagd voor aangiftes inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. De rente die in dat geval aan de Belastingdienst dient te worden betaald komt voor rekening van de Opdrachtgever.
4. Xxxxxxx heeft het recht - indien wenselijk - bepaalde werkzaamheden door derden te laten verrichten.
5. Wanneer op mondeling verzoek van de Opdrachtgever op zeer korte termijn Werkzaamheden door Xxxxxxx moeten worden uitgevoerd dan is een aparte offerte van Xxxxxxx daartoe niet noodzakelijk.
6. Indien is overeengekomen dat de Opdracht in fasen zal worden uitgevoerd, kan Finesse het aldus uitgevoerde gedeelte afzonderlijk factureren. Finesse kan de uitvoering van onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten, zonder daarmee in gebreke te komen, totdat de Opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd en alle facturen van Xxxxxxx zijn betaald.
7. Xxxxxxx heeft het recht om een bepaalde Opdracht of Werkzaamheden naar eigen inzicht te weigeren zonder daarmee in gebreke te komen. Xxxxxxx is bijvoorbeeld gerechtigd om de werkzaamheden te weigeren wanneer:
− Finesse een jaarrekening moet opstellen maar daarbij niet de Opdracht krijgt om de daarbij behorende belastingaangiftes te doen;
− Finesse vermoedens heeft dat de Opdracht niet overeenstemt met algemene normen en waarden die in het maatschappelijk verkeer gelden.
GEHEIMHOUDING
Artikel 10
1. Finesse is - behoudens wettelijke verplichtingen tot openbaarmaking - verplicht tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de Opdracht zijn betrokken. Dit betreft alle aan Xxxxxxx verstrekte informatie, evenals alle uit de werkzaamheden voortvloeiende (cijfermatige) resultaten. Tevens betreft dit alle door Xxxxxxx aan Opdrachtgever verstrekte adviezen of andere al dan niet schriftelijke uitingen, die niet zijn bedoeld om derden hiervan te voorzien.
2. Wanneer Xxxxxxx een melding doet op grond van een wettelijke plicht is zij niet aansprakelijk voor de nadelige gevolgen van een dergelijke melding, ook niet indien de melding achteraf ongegrond blijkt te zijn.
3. Finesse is gerechtigd de na bewerking verkregen cijfermatige uitkomsten, mits die uitkomsten niet te herleiden zijn tot individuele Opdrachtgevers, aan te wenden voor statistische of vergelijkende doeleinden.
OVERMACHT
Artikel 11
1. Onder overmacht wordt verstaan omstandigheden die de nakoming van de verbintenis verhinderen en die niet aan Xxxxxxx zijn toe te rekenen. Hieronder zijn mede begrepen: stakingen in andere bedrijven dan die van Finesse, storingen in de telefooninstallaties, in de computerapparatuur en in de internetfaciliteiten, ziekte bij Finesse, onderbezetting bij Finesse, overlijden of een ongeluk van nauw bij Finesse (en haar werknemers) betrokken personen, weersomstandigheden, gebrek aan voor het tot stand brengen van de overeengekomen prestatie benodigde diensten, stagnatie bij toeleveranciers of andere derden waarvan Finesse afhankelijk is en algemene vervoersproblemen.
2. Tijdens overmacht worden de leverings- en andere verplichtingen van Xxxxxxx opgeschort, zonder dat Xxxxxxx daarmee schadeplichtig wordt. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door Xxxxxxx niet mogelijk is langer duurt dan 3 maanden zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding voor Finesse bestaat.
3. Indien Finesse bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de Opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract. Dit geldt echter niet als het reeds geleverde
c.q. leverbare deel geen zelfstandige waarde heeft.
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 3/10
INTELLECTUEEL EIGENDOM
Artikel 12
1. Xxxxxxx behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot auteursrechten en of andere intellectuele eigendomsrechten welke zij gebruikt of heeft gebruikt in het kader van de uitvoering van de Werkzaamheden, voor zover deze uit de wet voortvloeien of anderszins rechtens worden erkend.
2. Het is de Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model-) contracten en andere geestesproducten van Xxxxxxx, al dan niet met inschakeling van derden, te verveelvoudigen, openbaar te maken of te exploiteren.
3. Het is de Opdrachtgever niet toegestaan hulpmiddelen van voornoemde producten aan derden ter hand te stellen. weg: anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van Xxxxxxx.
OPSCHORTING/ONTBINDING
Artikel 13
Xxxxxxx heeft het recht de nakoming van haar verplichtingen jegens Opdrachtgever op te schorten, danwel alle overeenkomsten met Opdrachtgever zonder enige ingebrekestelling en zonder zelf tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, geheel of gedeeltelijk te ontbinden een en ander onverminderd de overige rechten van Finesse, indien:
− Opdrachtgever niet, niet behoorlijk of niet tijdig voldoet aan enige verplichting jegens Finesse, zoals, (maar niet beperkt tot), het niet voldoen van Opdrachtgever aan het tijdig aanleveren aan Finesse van gegevens en/of Bescheiden, zoals genoemd in artikel 7 van deze algemene voorwaarden of wanneer Opdrachtgever een factuur onbetaald heeft gelaten;
− Opdrachtgever in staat van faillissement is verklaard of indien een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend;
− Opdrachtgever surseance van betaling heeft aangevraagd of dit al dan niet voorlopig, aan hem is verleend;
− het bedrijf van Opdrachtgever wordt stilgelegd of geliquideerd;
− ingeval Opdrachtgever een natuurlijke persoon is: indien hij overlijdt;
− indien beslag op goederen van Opdrachtgever wordt gelegd, dan wel indien Opdrachtgever onder bewind of curatele wordt gesteld,
voorts zullen alle vorderingen van Xxxxxxx op Opdrachtgever, uit welke hoofde ook, terstond en in zijn geheel opeisbaar zijn.
BETALING
Artikel 14
1. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum door overmaking van het bedrag naar de op de factuur vermelde rekening van Xxxxxxx.
2. Betaling dient te geschieden in Euro (€).
3. Wanneer een automatische incasso is afgesproken en de betaling kan niet plaatsvinden (bijvoorbeeld door stornering) dan geldt als uiterste betaaldatum de datum waarop de automatische incasso had dienen plaats te vinden.
4. Wanneer de Opdrachtgever niet tijdig betaalt is hij van rechtswege in verzuim en heeft Xxxxxxx, zonder nadere sommatie of ingebrekestelling, het recht vanaf de vervaldag de Opdrachtgever een rente in rekening te brengen van 1% per maand over het totale nog openstaande bedrag tot op de datum van algehele voldoening, een en ander onverminderd de verdere rechten welke Finesse heeft. Alle kosten ter verkrijging van voldoening komen alsdan voor rekening van de Opdrachtgever, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke.
5. Xxxxxxx heeft het recht om van de Opdrachtgever vooruitbetaling te vragen. Pas wanneer deze vooruitbetaling is ontvangen zal Xxxxxxx uitvoering geven aan de overeenkomst zonder daarmee in gebreke te komen.
6. Een samengestelde prijsopgave verplicht Finesse niet tot het verrichten van een gedeelte van de Opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
7. Betaling dient plaats te vinden zonder enige opschorting of verrekening, uit welke hoofde ook.
8. Indien Opdrachtgever in verzuim is worden alle andere facturen van Xxxxxxx jegens Opdrachtgever opeisbaar, ook al is de betalingstermijn nog niet verstreken.
9. Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten, die Finesse maakt als
gevolg van de niet nakoming door Opdrachtgever van diens betalingsverplichtingen, komen ten laste van Opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten worden alsdan minimaal gesteld op 15% van de vordering met een minimumbedrag van €100,00 exclusief BTW.
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 4/10
10. Alle door Xxxxxxx te maken kosten voor het verkrijgen van verhaalsinformatie komen volledig voor rekening van Opdrachtgever.
11. Door de Opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds in de eerste plaats in mindering van alle kosten, vervolgens in mindering van alle verschenen rente en tenslotte in
mindering van de opeisbare facturen die het langst openstaan, zelfs al vermeldt de Opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur, en alle lopende rente.
12. In geval van een gezamenlijk gegeven Opdracht zijn Opdrachtgevers ieder hoofdelijk verbonden voor de betaling van het gehele factuurbedrag.
RECLAMES
Artikel 15
1. Reclames met betrekking tot de te verrichten werkzaamheden dienen schriftelijk binnen 30 dagen na de verzenddatum van de stukken of de informatie waarover Opdrachtgever reclameert te worden ingediend op straffe van verval van recht.
2. Reclames met betrekking tot de factuur dienen binnen 8 dagen na ontvangst te worden ingediend op straffe van verval van recht.
3. In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft de Opdrachtgever de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte bedrag, of het kosteloos verbeteren en/of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden. Er worden geen geldelijke bedragen uitgekeerd.
LEVERINGSTERMIJN
Artikel 16
1. Is de Opdrachtgever een (vooruit) betaling verschuldigd, of dient hij voor de uitvoering benodigde Bescheiden/ informatie en/of materialen ter beschikking te stellen, dan gaat de termijn waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn afgerond niet eerder in, dan dat betaling geheel is ontvangen, cq; de informatie en/of materialen geheel ter beschikking zijn gesteld.
2. Termijnen, waarbinnen de werkzaamheden door Xxxxxxx dienen te zijn afgerond, zijn nimmer te beschouwen als een fatale termijn.
3. De overeenkomst kan - tenzij vaststaat dat uitvoering blijvend onmogelijk is - door de Opdrachtgever niet wegens termijnoverschrijding worden ontbonden, tenzij de Finesse de overeenkomst niet of niet geheel uitvoert binnen een haar na afloop van de overeengekomen leveringstermijn schriftelijk aangezegde redelijke termijn.
4. Ontbinding in andere gevallen door de Opdrachtgever is slecht mogelijk voor zover van de Opdrachtgever instandhouding van de overeenkomst in redelijkheid niet kan worden gevergd.
AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 17
0.Xx aansprakelijkheid van Finesse is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de door haar verzekering gedane uitkering, voor zover deze aansprakelijkheid door haar verzekering wordt gedekt. 2.Indien de verzekering in enig geval geen dekking biedt of niet tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid van Finesse beperkt tot maximaal éénmaal het bedrag dat voor de werkzaamheden waardoor de schade is veroorzaakt, in rekening is gebracht met een maximum van drieduizend euro (€ 3.000,--).
3.Bovenstaande beperkingen gelden niet indien de schade is te wijten aan opzet of aan opzet grenzende bewuste roekeloosheid van Finesse.
4.Finesse is alleen aansprakelijk voor directe schade.
5. Finesse is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder in ieder geval begrepen stagnatie in de geregelde gang van zaken in de onderneming van de Opdrachtgever, boetes of maatregelen van overheidswege, gevolgschade, gederfde winst, personeelskosten in de organisatie van de Opdrachtgever, gemiste besparingen en schade door bedrijfs- of andersoortige stagnatie.
6.Finesse is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat Xxxxxxx is uitgegaan van door de Opdrachtgever verstrekte onjuiste Bescheiden en/of onvolledige gegevens of informatie.
Finesse kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor schade, die direct of indirect verband houdt met de vertraging of met opschorting als bedoeld in artikel 13 (Opschorting/ontbinding).
7. Wanneer de Opdrachtgever, of een door hem ingeschakelde derde, het eventuele gebrek reeds heeft hersteld voordat Xxxxxxx de schade heeft kunnen constateren of voordat Xxxxxxx aansprakelijk is gesteld, dan vervalt elk recht op schadevergoeding.
8. Xxxxxxx heeft en behoudt te allen tijde het recht om, indien en voor zover mogelijk, de schade van Opdrachtgever ongedaan te maken.
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 5/10
9. Xxxxxxx is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van de bij haar of derden opgeslagen gegevens en Bescheiden van de Opdrachtgever.
10. Xxxxxxx is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van gegevens en/of door haar geleverde rapporten, adviezen, aangiftes ed. tijdens mail of ander elektronisch verkeer, vervoer of tijdens verzending per post of koeriersdienst, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens Opdrachtgever, Finesse of derden.
VRIJWARING
Artikel 18
1. Opdrachtgever vrijwaart Xxxxxxx tegen alle aanspraken van derden, welke direct of indirect met de uitvoering van de overeenkomst samenhangen.
2. Weg: De plicht van Opdrachtgever tot vrijwaring van Finesse vervalt indien en voor zover Opdrachtgever aantoont dat de schade het directe gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van de Finesse.
PRIVACY
Artikel 19
2. De verantwoordelijkheid voor de gegevens die met gebruikmaking van een dienst van Xxxxxxx door Finesse worden verwerkt, ligt volledig bij haar Opdrachtgevers. Opdrachtgevers staan er tegenover Finesse voor in dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de gegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde. Opdrachtgevers vrijwaren Finesse tegen elke rechtsvordering van een derde, uit welke hoofde dan ook, in verband met deze gegevens of de uitvoering van de Opdracht aan Finesse.
3. Indien dit voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst noodzakelijk is, zal Finesse Opdrachtgevers desgevraagd informeren over de wijze waarop Xxxxxxx uitvoering geeft aan haar verplichtingen op grond van de wetgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
4. Finesse is ten aanzien van de persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van de administratieve en financiële dienstverlening aan te merken als verwerker en Opdrachtgevers als verwerkingsverantwoordelijken. De verwerkersovereenkomst die in dat kader overeenkomstig de AVG moet worden gesloten tussen de Finesse en Opdrachtgevers, is opgenomen in de Bijlage Verwerkersovereenkomst die een integraal onderdeel uitmaakt van deze algemene voorwaarden en de overeenkomst met de Opdrachtgever.
TOEPASSELIJK RECHT
Artikel 20
1. Op alle overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Finesse, alsmede de daaruit voortvloeiende geschillen, is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle eventuele geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Oost Brabant.
Bovenstaande Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel voor Brabant onder nummer 17108715.
Bijlage Verwerkersovereenkomst: pagina 7 van deze algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 6/10
Bijlage Verwerkersovereenkomst
Deze bijlage Verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van de Algemene Voorwaarden van Finesse.
Deze bijlage Verwerkersovereenkomst geldt als een overeenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker zoals bedoeld in artikel 28(1) AVG.
1. Definities
Deze bijlage verwerkersovereenkomst hanteert haar eigen definities. De definities die vermeld staan in de algemene voorwaarden gelden voor deze bijlage niet.
1.1. In deze Verwerkersovereenkomst hebben termen als “Verwerken”, “Persoonsgegevens”, “Verwerkingsverantwoordelijke” en “Verwerker”, “Betrokkene”, “Inbreuk op Persoonsgegevens” en “Derde” de betekenis die daaraan wordt toegekend in artikel 4 van de AVG.
1.2. In aanvulling op de termen genoemd in artikel 1.1 worden in deze Verwerkersovereenkomst de volgende termen gebruikt:
(a) “AVG” betekent de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), inclusief nationale implementatiewetgeving.
(b) “Bijzondere Categorieën van Persoonsgegevens” betekent de bijzondere categorieën van persoonsgegevens als genoemd in artikel 9 lid 1 van de AVG.
(c) “ Overeenkomst” : de overeenkomst tussen Finesse en Klant op grond waarvan Xxxxxxx haar diensten verleent aan Klant.
(d) “ Partijen”: Finesse en Klant gezamenlijk.
(e) “Persoonsgegevens van de Klant” betekent de Persoonsgegevens die Finesse Verwerkt voor en namens de Klant.
(f) “Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van
Persoonsgegevens”: de wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, inclusief - maar niet beperkt tot - de AVG, die van toepassing is op de verwerking van Persoonsgegevens ingevolge deze Verwerkersovereenkomst.
(g) “Verwerkersovereenkomst” betekent deze verwerkersovereenkomst.
2. Algemeen
2.1. Met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens van de Klant door Xxxxxxx uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst erkennen Partijen dat de Klant de Verwerkingsverantwoordelijke is en dat Finesse de Verwerker is, en komen zij overeen om alle bijbehorende verplichtingen uit hoofde van het Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens te zullen naleven.
2.2. Finesse zal Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend Verwerken voor zover dit noodzakelijk is ter uitvoering van de Overeenkomst en in overeenstemming met schriftelijk vastgelegde instructies van de Klant, tenzij de Verwerking verplicht is uit hoofde van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, in welk geval Finesse de Klant voorafgaand aan de Verwerking zal informeren, tenzij het op grond van de wet verboden is om dergelijke informatie te verstrekken om gewichtige redenen van algemeen belang.
2.3. Finesse zal de Klant onmiddellijk informeren in geval Xxxxxxx meent dat een instructie van de Klant als bedoeld in artikel 2.2 in strijd is met de AVG. Deze mening dient niet te worden beschouwd als een juridisch advies van Finesse.
2.4. De Klant erkent dat hij als enige verantwoordelijk is en blijft voor het bepalen van de doeleinden en middelen van Xxxxxxx’x Verwerking van de Persoonsgegevens tijdens de uitvoering van haar verplichtingen uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst en voor het goedkeuren van de technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van Persoonsgegevens. De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de juistheid en toereikendheid van de bovengenoemde doeleinden en middelen.
3. Beveiliging, geheimhouding en audit
3.1. Finesse heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen en zal deze in stand houden, om de Persoonsgegevens van de Klant te beschermen tegen, per onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens (inclusief maar niet beperkt tot onnodige verzameling of verdere Verwerking). Deze maatregelen zullen, rekening houdend met de stand
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 7/10
van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de Verwerking en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, een op het risico afgestemd beveiligingsniveau waarborgen.
3.2. Alle Persoonsgegevens worden als vertrouwelijke gegevens gekwalificeerd en dienen als zodanig te worden behandeld. Partijen houden alle Persoonsgegevens geheim en maken deze op geen enkele wijze verder intern of extern bekend, behalve voor zover:
− bekendmaking en/of verstrekking van de Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst of Verwerkersovereenkomst noodzakelijk is;
− enig dwingendrechtelijk wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak Partijen tot bekendmaking en/of verstrekking van die Persoonsgegevens verplicht, waarbij Partijen eerst de andere Partij hiervan op de hoogte stellen;
− bekendmaking en/of verstrekking van die Persoonsgegevens geschiedt met voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij.
3.3. Finesse zal haar Werknemers toegang geven tot de Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het uitvoeren van de Overeenkomst. Xxxxxxx zal ervoor zorgen dat elke Werknemer die zij toegang verleent tot de Persoonsgegevens van de Klant de vertrouwelijkheid en de veiligheid van die Persoonsgegevens zal respecteren en bewaren.
3.4 Klant heeft het recht toe te zien op de naleving van Xxxxxxx van de in deze Verwerkersovereenkomst overeengekomen beveiligingsmaatregelen. Klant is gerechtigd eenmaal per contractjaar een audit uit te voeren, door een interne gecertificeerde auditor of door een externe auditor (dat wil zeggen een onafhankelijke gecertificeerde auditor die niet redelijkerwijs als een concurrent van Xxxxxxx beschouwd kan worden). Iedere audit dient vier weken vooraf schriftelijk te worden aangekondigd. De mededeling dient de naam van de auditor en een beschrijving van doel, omvang en wijze van de audit te bevatten.
De auditors van de Klant krijgen uitsluitend toegang tijdens kantooruren en dienen er zorg voor te dragen dat zij de bedrijfsactiviteiten en de uitvoering van de Diensten van Finesse en de dienstverlening aan andere Opdrachtgevers van Finesse zo min mogelijk verstoren. Finesse zal de door de auditor redelijkerwijs verlangde medewerking aan de audit verlenen.
Na een audit als bedoeld in dit artikel zal Klant een conceptversie van het auditverslag aan Finesse zenden, of haar externe accountants vragen dit te doen, om feitelijk overeenstemming te krijgen over zaken die in het onderzoek aan de orde zijn gekomen. Klant zal ieder auditverslag onverwijld na de bekendmaking daarvan met Xxxxxxx bespreken om tot overeenstemming te komen over de wijze waarop, voor zover van toepassing, op de in het auditverslag geïdentificeerde zwakke punten, tekortkomingen of veranderingen worden geadresseerd.
De Klant zal alle kosten dragen voor het uitvoeren van een audit, tenzij de audit, uitgevoerd volgens dit artikel 3, ernstige bevindingen van niet-nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst door Xxxxxxx, anders dan op instructie van de Klant, laat zien. In dat geval zal Finesse de kosten van de audit dragen, mits die kosten redelijk zijn en in verhouding staan tot de bevindingen.
4. Inbreuk op Persoonsgegevens
4.1. Finesse zal de Klant zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen vierentwintig (24) uur, op de hoogte stellen na ontdekking van een Inbreuk op Persoonsgegevens met betrekking tot de Persoonsgegevens van de Klant.
4.2. In geval van een Inbreuk op Persoonsgegevens met betrekking tot de Persoonsgegevens van de Klant zal Finesse zo spoedig mogelijk adequate herstelmaatregelen nemen. Bovendien zal Finesse de Klant onverwijld de volgende informatie over de Inbreuk op Persoonsgegevens verstrekken, voor zover die op dat moment beschikbaar is:
(a) een omschrijving van de aard van de Inbreuk op Persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van Betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal Betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
(b) de naam- en contactgegevens van het contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
(c) een beschrijving van de waarschijnlijke gevolgen van de Inbreuk op Persoonsgegevens;
(d) een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen of voorgesteld om de Inbreuk op Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
4.3. Xxxxxxx zal samenwerken met de Klant om een plan op te stellen en uit te voeren om de Inbreuk op Persoonsgegevens aan te pakken. Op verzoek van de Klant zal Xxxxxxx haar medewerking verlenen aan het adequaat informeren van de Betrokkenen.
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 8/10
4.4 Een melding van een Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan Betrokkenen blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van Klant. Het is Opdrachtnemer niet toegestaan om op eigen initiatief een Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de Betrokkene te melden. Finesse zal, waar mogelijk en nodig, zijn medewerking verlenen aan de noodzakelijke informatievoorziening in het kader van dit artikel 4.
4.5. In geval wordt vastgesteld dat de onderliggende oorzaak van de Inbreuk op Persoonsgegevens aan Finesse te verwijten valt of binnen het kader van Xxxxxxx’x activiteiten valt, mits de Inbreuk op Persoonsgegevens niet het gevolg is van een instructie door de Klant, zal Xxxxxxx haar eigen kosten dragen met betrekking tot alle activiteiten die zij heeft uitgevoerd en alle maatregelen die zij heeft genomen in overeenstemming met dit artikel 4. In alle andere gevallen heeft Xxxxxxx het recht om de kosten die zij heeft gemaakt met betrekking tot de inbreuk in verband met Persoonsgegevens door te berekenen aan de Klant.
4.6 Finesse houdt een gedetailleerd logboek bij van alle Inbreuken op Persoonsgegevens evenals de maatregelen die in vervolg daarop zijn genomen.
5. Medewerking door Xxxxxxx
5.1. Finesse zal vragen van de Klant betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens van de Klant terstond en behoorlijk behandelen.
5.2. Rekening houdend met de aard van de Verwerking zal Finesse de Klant bijstaan met passende technische en organisatorische maatregelen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de verplichting van de Klant om te reageren op verzoeken tot het uitoefenen van de rechten van een Betrokkene zoals bepaald in Hoofdstuk III van de AVG.
5.3. Finesse zal de Klant bijstaan bij de naleving van de verplichtingen uit hoofde van artikel 32 tot en met 36 van de AVG, met inachtneming van de aard van de Verwerking en de informatie die Finesse beschikbaar heeft.
5.4. Finesse zal de Klant onverwijld op de hoogte stellen van klachten, vragen of verzoeken om informatie die zij van Xxxxxxxxxxx ontvangt, inclusief maar niet beperkt tot verzoeken om Persoonsgegevens van de Klant te corrigeren, wissen of blokkeren. Xxxxxxx zal niet rechtstreeks naar de Betrokkene reageren. In elk geval zal Xxxxxxx samenwerken met de Klant om eventuele klachten, vragen of verzoeken om informatie te behandelen en op te lossen.
6. Teruggave of vernietiging van Persoonsgegevens
6.1 Na het einde van de dienstverlening met betrekking tot de Verwerking zal Xxxxxxx naar keuze van de Klant alle Persoonsgegevens van de Klant op diens verzoek teruggeven of vernietigen, en zal zij alle bestaande kopieën vernietigen, tenzij het Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens dan wel andere toepasselijke wetgeving de opslag vereist van de Persoonsgegevens van de Klant. Finesse kan de extra kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij Klant.
6.2. Op verzoek van de Klant zal Finesse schriftelijk bevestigen dat zij alle kopieën van Persoonsgegevens van de Klant heeft teruggegeven, gewist of vernietigd.
7. Vrijwaring
7.1. De volgende bepalingen zijn van toepassing in aanvulling op hetgeen is overeengekomen in de Overeenkomst.
7.2. Finesse zal de Klant vrijwaren tegen vorderingen door een Betrokkene of een bevoegde autoriteit in verband met het toerekenbaar tekort schieten van Finesse in de nakoming van deze Verwerkersovereenkomst of overtreding door Xxxxxxx van het Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens en zal alle daarmee verband houdende en daaruit voortvloeiende kosten, schadevergoedingen en boetes betalen die definitief aan de Klant worden opgelegd door een bevoegde rechtbank of die worden overeengekomen in een schriftelijke vaststellingsovereenkomst ondertekend door Finesse voortvloeiend uit die vordering, mits (i) de Verwerking door Xxxxxxx die de grond is voor de vordering van de Betrokkene niet wordt uitgevoerd op of volgens de aanwijzingen van de Klant;
(ii) de Klant Finesse onmiddellijk in kennis stelt van de vordering; (iii) de Klant Finesse de exclusieve zeggenschap geeft over het verweer tegen de vordering en eventuele verwante schikkingsbesprekingen; en (iv) de Klant aan Xxxxxxx zijn redelijke medewerking verleent bij het verweer tegen en de schikking van de vordering. De beperking van de aansprakelijkheid van Finesse die door Partijen in de Overeenkomst is overeengekomen, is ten aanzien van deze vrijwaring van toepassing.
7.3. De Klant zal Xxxxxxx vrijwaren tegen vorderingen door een Betrokkene of een bevoegde autoriteit in verband met een niet-nakoming door de Klant van zijn verplichtingen uit hoofde van het Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens en zal
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 9/10
alle kosten, schadevergoedingen en boetes betalen die definitief aan Finesse worden opgelegd door een bevoegde rechtbank of die worden overeengekomen in een schriftelijke vaststellingsovereenkomst ondertekend door de Klant voortvloeiend uit die vordering, mits (i) Finesse de Klant onmiddellijk schriftelijk in kennis stelt van de vordering; (ii) Finesse de Klant de exclusieve zeggenschap geeft over het verweer tegen de vordering en eventuele verwante schikkingsbesprekingen, tenzij Xxxxxxx een aanmerkelijk belang heeft in het behandelen van de vordering; en (iii) Finesse de Klant haar redelijke medewerking verleent bij het verweer tegen en de schikking van de vordering door Partijen en eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst.
8. Overig
8.1. Finesse zal geen subverwerkers inschakelen voor het Verwerken van Persoonsgegevens van de Klant zonder de voorafgaande schriftelijke specifieke of algemene toestemming van de Klant. Finesse zal subverwerkers dezelfde verplichtingen opleggen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens van de Klant als die waaraan Finesse gebonden is door deze Verwerkersovereenkomst.
8.3. De door Finesse te verwerken Persoonsgegevens zullen worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Finesse draagt er zorg voor dat de Persoonsgegevens niet buiten de EER worden verwerkt, tenzij de Klant daar schriftelijke toestemming voor heeft gegeven.
*****
Algemene voorwaarden Finesse, Administratie & Training Pagina 10/10