Specifieke voorwaarden deelname
Specifieke voorwaarden deelname
Perfect Serve Barshow Amsterdam 2023
Deelnamevoorwaarden
De voorwaarden, waaronder aan de Perfect Serve Barshow Amsterdam 2023 (hierna ten noemen: “de Expositie”) kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in deze Specifieke Voorwaarden.
Organisatie
De Expositie wordt georganiseerd door Xxxx Xxxxx en Xxxx Xxxxxxxxx. Het correspondentie adres is:
V.O.F. Perfect Serve Barshow Amsterdam
Xxxxxx xx Xxxxxxxxxxx 000 X00, 0000XX Xxxxxxxxx, T. x00(0)000000000 |
I. xxx.xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx | E. xxxx@xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx
Plaats en tijdstip
De expositie zal worden gehouden in WesterLiefde WesterUnie en Transformatorhuis te Amsterdam van dinsdag 5 September tot en met woensdag 6 September 2023.
Openingstijden
De expositie zal voor bezoekers zijn geopend op dinsdag 5 September en woensdag 6 September 2023 van 12.00 uur tot 19.00 uur. Voor Deelnemers is het
gebouw op elke beursdag geopend van twee uur voor openingstijd tot één uur na sluitingstijd.
Opbouw & demontage
Voor het opbouwen en inrichten van de stands, alsmede het binnenbrengen van goederen is WesterLiefde, WesterUnie en Transformatorhuis beschikbaar op maandag 4 September 2023 van 13.00 uur tot 22.00 uur.
Het verwijderen van goederen, alsmede het demonteren van de stands, dient te geschieden op woensdag 6 September 2023 tussen 19.00 uur en 23.00 uur.
Extra tijd ten behoeve van opbouw en afbouw kan worden aangevraagd, minimaal 4 weken voor evenement, hier zitten meerkosten aan verbonden.
Expositieprogramma
Op de Expositie kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld, welke naar het inzicht van de Organisatoren in overeenstemming zijn met het doel van de Expositie om het publiek een zo gevarieerd mogelijk overzicht te bieden van het actuele aanbod in binnen- en buitenland van producten en diensten die geschikt en/of bestemd zijn voor de inrichting van het gebruik en/of verbruik in de volgende horeca- en cateringsegmenten: hotel-, horeca-, café-, seizoens-, facilitaire-, recreatie-, en entertainmentbedrijven, restaurants, profit catering alsmede facilitaire en bedrijfscatering. Een en ander ter beoordeling van de Organisatoren.
Deelnemers
De goederen en diensten zoals hierboven omschreven onder Expositieprogramma, kunnen worden tentoongesteld door:
1. fabrikanten van genoemde goederen en in Nederland aangestelde importeurs;
2. groothandelsbedrijven, die door de buitenlandse fabrikanten van genoemde goederen zijn aangesteld als officiële alleen-vertegenwoordigers voor Nederland en als zodanig optreden;
3. andere ondernemingen en instanties, die door de Organisatoren al dan niet onder nader vast te stellen voorwaarden tot deelname worden toegelaten.
Om doublures op de expositie te voorkomen zijn de Organisatoren bevoegd nadere voorwaarden aan deelneming te verbinden c.q. bepaalde goederen geheel of gedeeltelijk van deelneming uit te sluiten. Een en ander ter beoordeling van de Organisatoren.
Deelname
Wij willen er met nadruk op wijzen dat het de deelnemer niet is toegestaan de door hem gehuurde standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren, af te staan of met andere deelnemers te ruilen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie van Perfect Serve Barshow Amsterdam. Bij overtreding hiervan zal alle exposure uit de betreffende standruimte worden verwijderd, waarbij alle eventuele kosten voor rekening van de exposant zullen zijn. Bij overtreding hiervan zal de deelnemer die de overeenkomst is aangegaan een boete ontvangen à € 1.000,00 per derde partij.
Standhuur
Deelname aan de expositie is mogelijk met de huur van een vloeroppervlak van minimaal 1 m2, met de huur van een dagdeel t.b.v. een competitie, met de huur van een tijdsslot t.b.v. een seminar en eventuele andere mogelijkheden in overleg met de Organisatoren.
Na het tekenen van de overeenkomst ontvangt Deelnemer binnen twee (2) weken een factuur van de standhuur en/of overige huurmogelijkheden vermeerderd met de verschuldigde BTW. Deze aanbetaling dient binnen veertien (14) kalenderdagen te geschieden.
Standbouw
De voorgenoemde standhuur is exclusief standbouw. Deelnemers die standoppervlakte afnemen dienen ervoor zorg te dragen dat de stand aan de volgende voorwaarden voldoet: Zelfdragende achterwanden en naamsvermelding. Indien de standbouw niet conform de voorschriften is uitgevoerd dan behouden de Organisatoren zich het recht voor de desbetreffende stand of de aangrenzende stand aan te passen voor rekening van de Deelnemer.
Alle deelnemers die gebruik maken van standoppervlakten, dienen hun standontwerp voor 1 Augustus 2023 ter goedkeuring aan de Organisatoren te
zenden naar xxxx@xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx. Goedkeuring geschiedt via email door de Organisatoren.
De gangbare bouwhoogte in de WesterLiefde en WesterUnie is, 2.40 meter, inclusief eventuele vlonders. In het Transformatorhuis is deze 5.00 meter.
Dispensatie voor hogere standbouw kan worden aangevraagd via email, minimaal 8 weken voor start beurs. Dit zal worden beoordeeld, en een beslissing zal binnen 14 dagen volgen via email.
Stands
Afname van een Stand houdt in:
• Vloeroppervlakte van desbetreffend aantal m2.
• Exposure op het programma.
• Gratis gastenlijst plekken volgens staffel naar afname aantal meters.
• Exposure op plattegrond, online en offline.
• Gratis beschikking tot glaswerk, zoals deze voorzien is door organisatie.
• Ijsblokjes en crushed ijs.
• Broodjes voor medewerkers (max 5 per stand).
• Elektriciteit (max 4 standaard ports).
• Mogelijkheid tot gratis afname van ofwel een “Tasting Table”, afmetingen 169x75x74 lxbxh of een “Standing Table”, afmetingen 60x60x110 lxbxh. Deze dient aangegeven te worden bij registratie.
Het is de Deelnemer toegestaan banners te plaatsen binnen de hem aangewezen vloeroppervlak, met een maximale hoogte van 2.40 meter. Het is de Deelnemer ook toegestaan eigen meubilair (kasten, tafels, stoelen) te plaatsen, mits deze binnen het door de Organisatoren aangewezen vloeroppervlak blijven en niet hoger is dan 2.40 meter in WesterLiefde en WesterUnie, en 5.00 meter in Transformatorhuis.
Deelnemer mag, maar zonder verplichting, eigen accessoires meenemen ten behoeve van het exposeren van het door de Deelnemer opgegeven merk(en).
KvK nr.: 584.58.182 Amsterdam BTW nr.: NL853048307B01 ABN Amro xxx.xx.: 51.38.37.205 IBAN nr.: XX00XXXX0000000000
Seminar Sponsoring
Afname van een tijdvak t.b.v. een seminar houdt in:
• 1 tijdvak van 1 uur t.b.v. een seminar (45 minuten effectieve spreektijd)
• Audio-visuele ondersteuning.
• Scherm.
• Barstation, inclusief
x ijs (crushed en cubes).
x personeel ter ondersteuning. x Basis Cocktail tools.
x Standaard fruit: Citroenen, Limoenen en Sinaasappels.
x Desgewenst ingrediënten (tot 100 euro ex BTW). Dit dient uiterlijk 6 weken vòòr start beurs opgegeven te worden.
• Exposure op de website.
• Exposure op het programma.
• Facebook event geproduceerd en gepromoot onder en door de Facebook pagina van Perfect Serve.
• Gastenlijst plekken volgens staffel.
De Deelnemer huurt een tijdslot van 1 of meerdere uren in ten behoeve van een seminar van een door de Deelnemer geregelde spreker.
Alle Deelnemers die één of meerdere uren ten behoeve van een Seminar afnemen, dienen hun onderwerp en onderbouwing voor 1 Juli 2023 ter goedkeuring aan de Organisatoren te zenden naar xxxx@xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx. Goedkeuring geschiedt schriftelijk door de Organisatoren.
Cocktail Competitie
Afname van een tijdvak t.b.v. een cocktail competitie houdt in:
- 1 tijdvak van 3 uur t.b.v. een cocktail competitie op het podium.
-Exposure op de website.
-Exposure op het programma.
-1 personeelslid t.b.v het schoonhouden tussen deelnemers door.
-1 Bar inclusief bar station.
-Audio-Visuele ondersteuning.
-Geluidsinstallatie inclusief headset.
-Basis cocktail tools, snijplanken en basis fruit (citroenen, limoenen en Sinaasappels) te gebruiken door de deelnemers.
-Ijs, zowel crushed als cubed.
-glaswerk.
-Gasten lijst toegangsbewijzen volgens staffel.
Alle Deelnemers die 1 of meerdere tijdvakken ten behoeve van een Cocktail Competitie afnemen, dienen hun programma voor 1 Juli 2023 ter goedkeuring aan de Organisatoren te zenden naar xxxx@xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx. Goedkeuring geschiedt schriftelijk door de Organisatoren.
Deelnemer dient zelf zorg te dragen voor te gebruiken producten, materialen en opbouw van benodigde ruimte op het podium. Deze competitie wordt inhoudelijk gecreëerd, geregeld en gedragen door de Deelnemer.
Perfect Serve Bar
Afname van Perfect Serve Bar houdt in:
-Een van de drie reeds aanwezige bars in WesterLiefde of WesterUnie.
-Ijs, zowel crushed als cubed.
-Glaswerk.
-Gastenlijst Toegangsbewijzen volgels staffel.
-Exposure op plattegrond, zowel offline als online.
-Exposure op programma
Demonstraties
Speciale activiteiten op stands, zoals bijvoorbeeld productpresentaties, optredens en shows, kunnen uitsluitend worden toegestaan indien hiertoe uiterlijk 30 dagen
voor aanvang van opbouw, toestemming is gevraagd en is verkregen door de Organisatoren. Aan het verlenen van toestemming wordt onder andere de voorwaarde verbonden dat de activiteit zodanig gesitueerd moet zijn dat de geïnteresseerde bezoekers niet in het gangpad staan.
Dranken en / of eetwaren
Het bepaalde in Artikel 10.4.15 van de Algemene Voorwaarden is niet van toepassing op dranken en/of eetwaren die de betrokken Deelnemer in de handel pleegt te brengen en door hem in zijn stand worden geëxposeerd, of voor demonstratiedoeleinden zijn benodigd. Verkoop voor consumenten ter plaatse is niet toegestaan, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen met de organisatie. Het laten proeven en keuren van dranken en/of eetwaren, als hierboven omschreven is wel toegestaan.
IJs
Ijs, zowel crushed als cubes, zal kosteloos door de organisatie worden verzorgd.
Glaswerk
Glaswerk zal worden verzorgd door de organisatie. Ander glaswerk gebruikt door de deelnemer moet worden aangegeven voor toetsing bij de organisatie uiterlijk 1 Juli 2023, en mag qua inhoud niet groter zijn dan bovengenoemde glazen, te weten een totale maximale inhoudsmaat van 120 ml.
Schenkgedrag en reclamevoorschriften
Het is vanaf één uur voor sluitingstijd niet meer toegestaan alcoholische dranken te schenken. Volgens artikel 31 - Gratis verstrekken in de Reclamecode voor Alcoholhoudende Drank, is reclame waarbij alcoholhoudende drank door een lid van de branche of met actieve medewerking van een lid van de branche, gratis of tegen minder dan de helft van de normale verkoopprijs van de alcoholhoudende drank aan particulieren wordt aangeboden, niet toegestaan. Tijdens vakbeurzen is het de exposanten toegestaan de bezoekers desgevraagd een alcoholhoudende drank aan te bieden. Meer informatie is te vinden op xxx.xxxxx.xx.
Logo
Zoals bepaald per pakkettype wordt het logo van de Deelnemer geplaatst op de website van Perfect Serve Barshow Amsterdam dan wel op het programma.
Hiervoor dient de Deelnemer binnen 30 dagen na inschrijving zijn logo digitaal te versturen aan xxxx@xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx. Dit logo dient te voldoen aan de volgende vereisten:
• formaat is AI, EPS of SVG
• Resolutie is minimaal 300dpi
• Afmeting is bij voorkeur 160 x 70px
Terugbetaling BTW
De verschuldigde BTW dient steeds aan de Organisatoren te worden voldaan.
Op alle overeenkomsten en op overeenkomsten welke daarvan het uitvloeisel zijn, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter.
Inschrijving
De sluitingsdatum van inschrijving is gesteld op 1 September 2023. Inschrijvingen ontvangen na 1 September 2023 worden belast met een toeslag van 10% op de dan geldende standhuur of overige huurprijzen.
Bijzondere bepalingen
• Het is de Deelnemer in geen geval toegestaan eigen Wi-Fi Accespoints of router te installeren en te voorzien van stroom, zonder aantoonbare schriftelijke toestemming van de Organisatoren. Indien de Organisatoren of de locatie-managers aangesloten Accespoints constateert worden deze direct, zonder mededeling, gedeactiveerd en/of verwijderd.
• Het is de Deelnemer niet toegestaan om zodanig gebruik te maken van de door hem ingenomen stand of handelingen te verrichten, dat naar het oordeel van de Organisatoren daardoor op storende wijze muziek, geraas, belemmering van toegang lichtval of uitzicht, dan hinder, gevaar of schade kan ontstaan of een situatie wordt geschapen, die gelijk staat met het voeren van oneerlijke concurrentie.
• Ten einde overlast van enig soort te voorkomen is het de Deelnemer niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van of namens de
Organisatoren: beelden te projecteren, het gesproken woord door middel van luidsprekers te versterken, muziek ten gehore te brengen en/of geluid te veroorzaken, alles voor zover dit hinder kan opleveren, alsmede televisietoestellen of bewegende goederen te plaatsen, andere dan die, genoemd in deze Specifieke Voorwaarden. Wanneer Deelnemer voornemens is om tijdens de expositie van één of meerdere geluidsinstallaties gebruik te maken, dient hiervoor een geluidsplan te worden overlegd. In dit geluidsplan dient duidelijk te worden omschreven:
1. op welke wijze de deelnemer voornemens is om van geluid gebruik te maken;
2. hoe vaak en hoe lang de deelnemer voornemens is tijdens de expositie van geluids- c.q. beelddragers gebruik te maken;
3. het geluidsniveau in decibel;
4. voorts dient de deelnemer d.m.v. een situatieschets aan te geven op welke wijze de te gebruiken geluids- c.q. beelddragers in de stand zullen worden geplaatst.
• Slechts na overleg van een geluidsplan volgens de in boven omschreven punten 1 t/m 4, kan eventueel door de Organisatoren schriftelijk toestemming worden verleend voor het gebruik van geluids- c.q. beelddragers in de stand.
• Het is de Deelnemer niet toegestaan om in en rondom het tentoonstellingsgebouw prijscouranten,
circulaires en dergelijke uit te reiken of op andere wijze reclame te maken, dan wel de aandacht voor het
bedrijf, bedrijfsactiviteiten of producten te trekken, elders dan op de door hem ingenomen stand.
• Het is de Deelnemer niet toegestaan om tijdens de expositieperiode zijn stand te ontruimen c.q. te
verplaatsen zonder daarvoor uitdrukkelijke toestemming te hebben verkregen van de organisatie.
• Er worden geen huisdieren op de beursvloer toegelaten.
Geschillen
Indien u een klacht heeft, wordt u verzocht deze onverwijld en nooit later dan veertien (14) dagen na de laatste expositiedag schriftelijk in te dienen.
Nadien wordt deze niet meer in behandeling genomen. In deze klacht dient u te vermelden wat de aard van uw klacht is; op welke datum/tijdstip dit heeft plaatsgevonden; wie hier getuigen van zijn en aan welke medewerker van de Organisatie u dit direct gemeld heeft. Facturen dienen te worden voldaan ongeacht of u een klacht indient. Indien naderhand wordt besloten door de Organisatie dat uw klacht gegrond is en u eventueel recht heeft op een geldelijke tegemoetkoming zal deze nadien worden overgemaakt.
Indien er enige vragen, wensen of onduidelijkheden zijn over bovenstaand, neem dan direct contact op