O N T WE RP & RE G E L G E V I N G
O N T WE RP & RE G E L G E V I N G
DAKENRAAD NUMMER 142 , FEBRUARI 2018 RESULTAATGERICHT SAMENWERKEN
RGS – resultaatgericht samenwerken door gemeente en twee bedrijven
R
GS staat voor resultaatgericht samenwerken tussen opdracht- gever en opdrachtnemer.
De opdrachtgever formuleert het gewenste resultaat van uit te besteden werkzaamheden, de opdrachtnemer ontzorgt de
opdrachtgever in alle facetten ervan. De gemeente Groningen sloot in juli een RGS-raamovereenkomst met twee bedrijven: Dolfsma Dakbedekkingen en Van Venrooy Dakbedekking.
Deze raamovereenkomst betreft het planmatig onderhoud van platte en licht hellende daken van 110 objecten van het Vastgoedbedrijf; samen
goed voor een oppervlakte van zo’n
120.000 m². De gemeente deed eerder ervaring op met RGS-contracten
voor installatie- en gevelonderhoud. De raamovereenkomst kwam tot stand na een EMVI-offerteaanvraag conform een nationale openbare aanbestedingsprocedure.
Cultuurverandering
Xxxxx Xxxxx was als coördinator gebouwenbeheer bij het Vastgoed- bedrijf van de gemeente intensief betrokken bij de aanbesteding. Hij ziet resultaatgericht samenwerken als een cultuurverandering in de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: “Stap af van die
vooroordelen over en weer. Zoals het vooroordeel dat een opdrachtnemer met een minimale inspanning voor de maximale winst gaat en het vooroordeel dat een opdrachtgever op zijn beurt alleen maar voor een dubbeltje op de eerste rang wil zitten. Xxxxx is te beseffen dat een opdrachtnemer voor zijn bedrijf werkzekerheid en continuïteit zoekt door een goed resultaat en kwaliteit te leveren. Maar dan moet hij wel de kans krijgen. Als opdrachtgever kun je die kans bieden, bijvoorbeeld door een RGS-contract te sluiten.
Door op deze wijze langdurig samen te werken met vaste partijen, krijgt de opdrachtgever voor de lange termijn grip op de kwaliteit, het proces en de kosten. Hierdoor is hij gedurende de exploitatie van een
gebouw uiteindelijk goedkoper uit. Het is dus een win-winsituatie als je het samen goed aanpakt.”
Resultaat
“Alleen het resultaat telt”, zegt Xxxxx, waarmee hij bedoelt:
“Het maakt mij niet uit hoe de dakdekker het vereiste resultaat van een goed dak op een gebouw realiseert. Waarom zou ik op de stoel van de dakdekker gaan zitten? Die weet toch het beste welke materialen hij moet gebruiken
en welke werkwijze daarbij past. Hij moet mij, de opdrachtgever, ontzorgen en garanderen dat het dak voldoet aan de gestelde
technische en kwaliteitseisen, zoals levensduur, water- en winddichtheid en voldoende isolatie. En waar nodig moet het ook nog esthetisch ogen.” Door resultaatgericht te werken krijg
je volgens hem een heel andere aanpak dan bij inspanningsgericht werken. Wilms: “Vraag je alleen om een inspanning van een opdrachtnemer, dan maak je zelf het bestek met alle voorgeschreven materialen en handelingen voor elk
werk. Dat kost veel tijd. De aannemer levert dan voornamelijk handen aan het werk. Het nadeel van zo’n soort opdracht of aanbesteding is dat de aannemer vooral leest wat er niet staat. Wat niet in een bestek staat, prijst hij niet af voor het maken van een offerte. Dat leidt altijd tot een slecht resultaat of tot meerwerk, dat is duur.
Prestatiegericht werken is ook niet hetzelfde als resultaatgericht werken. Prestatieomschrijvingen zeggen vooral iets over techniek en materialen in relatie tot prestatie en levensduur.
Dat is te beperkt.
43
O N T WE RP & RE G E L G E V I N G
DAKENRAAD NUMMER 142 , FEBRUARI 2018 RESULTAATGERICHT SAMENWERKEN
Xxxxx Xxxxx: “De levensduur van een dak opschalen naar 30 jaar betekent al een winst van 50
procent. Gezien de kwaliteit van de huidige bitumineuze of kunststoffen dakbedekkingen moet dat
kunnen, mits vakkundig verwerkt. Vakkundigheid is een belangrijke pijler onder resultaatgericht samenwerken. Daar doe je juist een beroep op met zo’n RGS-contract.” Een concreet gebouw diende als casus voor de offerteaanvraag.
Dit pand fungeerde als uitgangspunt voor een zwaarwegend gunnings- criterium: het schrijven van een plan van aanpak.
Voor resultaatgericht werken zijn, behalve natuurlijk de prijsvorming, vooral het plan van aanpak en de deskundigheid van de opdrachtnemer essentieel. Hij moet voor elk dak kunnen adviseren wat de juiste uitgangspunten zijn voor onderhoud of renovatie en zorgen voor een optimaal resultaat op de lange termijn.”
Uitgangspunten
Afhankelijk van de te verwachten of de resterende gebruiksduur van een object wil het Vastgoedbedrijf een goed onderbouwd advies van
de dakdekker voor de mate van onderhoud en voor de wijze van eventuele renovatie. Voor een gebouw dat naar schatting nog
hooguit tien jaar meegaat, is een ander plan van aanpak nodig dan voor een gebouw waarvan het einde van de gebruiksduur door de gemeente nog niet in zicht is.
De belangrijke uitgangspunten voor het raamcontract resultaatgericht samenwerken tussen het Vastgoedbedrijf van de gemeente Groningen, en Van Venrooy en Dolfsma zijn dan ook:
• kwalitatief hoogwaardige nulmetingen, periodieke conditiemetingen en meerjarenonderhoudsbegrotingen (MJOB) op basis van NEN 2767, de norm voor conditiemeting;
• commitment van de dakdekker aan de levensduur van 30 jaar voor een dak.
Aanbesteding
In de aanbesteding stond het tweeledig doel van de te verstrekken opdracht aan twee mededingende bedrijven met de economisch meest voordelige inschrijvingen (EMVI).
Verkort weergegeven:
• optimaliseren van de kosten voor onderhoud van daken (totaal ongeveer 120.000 m2) en het in stand houden van de kwaliteit volgens de NEN 2767.
De conditie dient in beginsel minimaal 3 of hoger te zijn (geen ernstige gebreken) en te blijven. Opdrachtgever kan hier op complexniveau van afwijken;
• verlagen van de integrale onderhoudskosten op het gebied van dakonderhoud van de gemeente Groningen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. Werkzaamheden worden daarbij uitgevoerd op basis van ‘just in time’. Dat wil zeggen niet eerder, maar ook niet later dan strikt noodzakelijk, gelet op
de afgesproken conditie.
Inschrijvers moesten in eerste instantie hun akkoord geven op het bij de offerteaanvraag gevoegde Programma van Eisen.
Publicaties over RGS-resultaatgericht samenwerken OnderhoudNL, TNO en SBRCURnet gaven gezamenlijk twee brochures uit over resultaatgericht samenwerken. In de brochures staat in het kort toegelicht wat RGS inhoudt voor de opdrachtgever en voor de opdrachtnemer, elk in hun eigen brochure. De brochures zijn te downloaden via de website xxxxxxxxxxx.xx.
Xxxxxxxxx publiceerden de drie organisaties de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken bij investeren en onderhoud. Dit boek geeft inzicht in het proces van RGS en de te nemen stappen. Verder bevat het voorbeelden van contract- stukken en een beschrijving van de eisen waaraan alle partijen moeten voldoen. De Leidraad is te bestellen via de website xxxxxxxxx.xx.
44
O N T WE RP & RE G E L G E V I N G
DAKENRAAD NUMMER 142 , FEBRUARI 2018 RESULTAATGERICHT SAMENWERKEN
Tevens moesten ze bereid zijn om na gunning een dienstverlenings- overeenkomst (DVO) te sluiten met de gemeente en de andere geselecteerde opdrachtnemer, waarin de exacte resultaatgerichte samenwerking beschreven zou worden. In totaal waren 1.000 punten te vergeven.
Het te leveren plan van aanpak was in de puntenscore gelijkwaardig aan het verstrekken van eenheidsprijzen volgens het Prijzenboek. Voor elk van deze twee meest zwaarwegende gunningscriteria was het maximum te behalen punten 350 (dus in de weging 35 procent).
De overige twee gunningscriteria waren de visie van de inschrijver op de samenwerking met de opdrachtgever en het andere geselecteerde bedrijf (maximaal 135 punten) en op maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO, maximaal 165 punten).
Voor de toetsing van de economische en financiële draagkracht en van de technische vakbekwaamheid moesten
- indien gevraagd - een geldige erkenning door Dakmerk, een geldig KOMO-procescertificaat BRL 4702 en een geldig VCA-certificaat overgelegd kunnen worden. Bij ontbreken van een Dakmerk-erkenning moesten afzonderlijk bedrijfsgegevens en financiële gegevens verstrekt worden.
Werkverdeling
De RGS-overeenkomst heeft een looptijd van zes jaar. Wanneer Dolfsma Dakbedekkingen of Van Venrooy Dakbedekking in het kader van deze overeenkomst
een dak heeft vervangen of een nieuw dak heeft aangebracht, kan tussen het bedrijf en de
opdrachtgever, het Vastgoedbedrijf van de gemeente Groningen, een contract worden gesloten voor langjarig onderhoud. Na afloop van de zesjarige overeenkomst vindt er opnieuw een aanbesteding plaats voor de gebouwen die de gemeente niet tijdens de looptijd van de overeenkomst in langjarig onderhoud bij de twee bedrijven heeft ondergebracht.
De projecten worden zo gelijk mogelijk tussen de twee opdracht- nemers verdeeld. Daarnaast wordt de onderlinge omzetverhouding bepaald op basis van jaarlijkse individuele beoordeling van elke partner op
De opdrachtnemers
Xxxx Xxxxxxxx, technisch directeur bij Dolfsma Dakbedekkingen, is blij met het RGS- contract dakonderhoud met het Vastgoedbedrijf van de gemeente Groningen: “Ons bedrijf werkt al heel lang op basis van duurzame relaties met overheden, corporaties en particu- lieren. Dit RGS-contract past in die bedrijfsstrategie. In een langdurige relatie krijgen we de kans onze kwaliteit in voorbereiding, advies en uitvoering te tonen. Continuïteit in de bedrijfsvoering is heel belangrijk.
De meeste opdrachtgevers hebben niet veel inzicht in de staat van hun daken. Ze heb- ben er niet specifiek verstand van en ze komen er misschien nooit. Wanneer je hun dat werk structureel uit handen kunt nemen voor langere tijd, bespaart hun dat veel geld en mogelijk een hoop ergernis. Wij zijn nu als dakdekker zelf verantwoordelijk voor ons werk. Derden, zoals Dakmerk, keuren ons werk en ons proces. Onze kwaliteit is aantoonbaar.”
Xxxxxx xxx Xxxxxxx, manager RGS en commercieel manager Duurzame Daken bij Xxx Xxxxxxx Dakbedekking, zegt over het contract resultaatgericht samenwerken met de ge- meente Groningen: “Je merkt dat ons type opdrachtgever, dat wil zeggen de professionele gebouwbeheerder, zoals woningcorporaties, gemeenten en grotere vastgoedbeheerders, zoekende is naar een samenwerkingsvorm waarbij niet de renovatie van een enkel dak het uitgangspunt is, maar de ontzorging van het totale beheer en onderhoud van de daken. Dit gebeurt op basis van TCO (Total Cost of Ownership, een benaderingswijze waarbij wordt gekeken naar de financiële gevolgen van keuzes in de ontwerpfase van gebouwen – red.), complexstrategie, kwaliteitsuitgangspunten, kritische prestatie-indicatoren (KPI) en transpa- rantie en wederzijds vertrouwen. Daarbij kan de opdrachtgever gericht sturen en beslissen op basis van onze verzamelde dakeninformatie en kennis.
Dit vraagt niet alleen om kwalitatief goede vaklieden met de juiste instelling, maar ook om een organisatie die opereert als adviserende, kundige dakenpartner en die verantwoordelijkheid neemt voor de lange termijn. In 2013 zijn we begonnen met de
RGS-methodiek, een werkwijze die is ontstaan in de schildersbranche. Elke samenwerking is een maatpak en dus bijzonder, maar Groningen is de eerste gemeente in Nederland die een RGS-contract heeft gesloten voor het totale onderhoud van al zijn daken, van storing tot planmatig onderhoud. Daarbij is het ook uitzonderlijk dat we de complexen die we binnen de RGS-raamovereenkomst voor zes jaar renoveren, voor de levensduur van de daken onder contract krijgen. Een dakencyclus is wel even wat anders dan een
schildercyclus! Wij zijn dan ook trots dat wij door gemeente Groningen zijn geselecteerd als hun vaste dakenpartner.”
Het RGS-contract voor totaal dakonderhoud dat de gemeente Groningen sloot met beide dakbedekkingsbedrijven is nu nog uniek. Overhein en Van Venrooy zijn bereid om hun ervaringen met het RGS-contract dakonderhoud met belangstellenden te delen.
kritische prestatie-indicatoren (KPI) en afspraken. Wilms: “Bij een
niet-voldoende-beoordeling volgen er, afhankelijk van de ernst, maatre- gelen. Een mogelijkheid is dan dat de ene opdrachtnemer tien procent
van zijn toekomstige werkzaamheden moet afstaan aan de andere. Het is een kwestie van transparantie en van vertrouwen in elkaar, tussen opdrachtgever en opdrachtnemers en tussen opdrachtnemers onderling.”
Besparing
De RGS-brochure van OnderhoudNL/TNO/SBRCURnet parafraserend: vanzelfsprekend staat resultaatgericht samenwerken (RGS) niet los van een scherpe marktconforme prijsstelling. Daarbij horen spelregels over prijsvorming (eenheidsprijzen, opslagen en toeslagen, wijze van indexeren),
gekoppeld aan een open begroting en
onafhankelijke prijstoetsing.
RGS reduceert faalkosten, zorgt voor een optimaal ontwerp en voorkomt meerwerk. Dat levert besparingen op in de directe projectkosten. Xxxxx Xxxxx tot besluit over het doel om de integrale onderhoudskosten op het gebied van dakonderhoud van de gemeente Groningen te verlagen: “Door de RGS-raamovereenkomst bespaar ik met name ook op de indirecte kosten voor projecten.
De dienst hoeft niet steeds voor een project de hele traditionele rij van inventariseren, werkomschrijving, planning, aanbesteding, wijzigingen en alsmaar overleg af te lopen.
Dat scheelt een hoop tijd in de voorbereiding. Zo komen we als opdrachtgever met minder mensuren toe en realiseren
we gezamenlijk een betere kwaliteit voor de
lange termijn.”
45