CULTUREEL BOEKENCENTRUM NIEUW—WEST (CBC NW)

Huishoudelijk reglement Coöperatieve Vereniging

CULTUREEL BOEKENCENTRUM NIEUW—WEST (CBC NW)

Huishoudelijk reglement Coöperatieve Vereniging

CULTUREEL BOEKENCENTRUM NIEUW—WEST (CBC NW)

Artikel 1. Algemeen

Dit reglement geeft aanvulling op de in de statuten van de Coöperatieve Vereniging CULTUREEL BOEKENCENTRUM NIEUW—WEST U.A. (verder te noemen CBC NW) vastgelegde mogelijkheid een huishoudelijk reglement op te stellen. CBC NW heeft tot doel de boekhandel Meck & Holt voor Nieuw West te behouden door middel van het werk van vrijwilligers, het organiseren van culturele activiteiten en het ondersteunen met financiële middelen. Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op, dan wel een meer gedetailleerde invulling van bepaalde artikelen van de statuten. In het geval van een verschil van invulling heeft het bepaalde in de statuten voorrang.

Artikel 2. Definities

1. In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

a. Algemene Ledenvergadering: het orgaan dat wordt gevormd door de Leden of de vergadering van Xxxxx (of hun gevolmachtigden) en andere personen gerechtigd om de vergadering bij te wonen;

b. Bestuur: het bestuur van de Coöperatie;

c. Werkgroep: elke krachtens bestuursbesluit aangestelde werkgroep;

d. Coöperatie: de Coöperatieve Vereniging CBC NW U.A.;

e. Statuten: de statuten van de Coöperatie, zoals die zijn vastgesteld bij akte van oprichting van coöperatieve vereniging De Vereniging CBC NW U.A. d.d. 16 februari 2024;

f. Ledenovereenkomst: een overeenkomst tussen een lid en de Coöperatie, waarin de voorwaarden van het lidmaatschap zijn vastgelegd.

Artikel 3. Lidmaatschap van de Coöperatie

Leden zijn natuurlijke of rechtspersonen die conform de Statuten zijn toegelaten tot het lidmaatschap op grond van de ondertekening van een Ledenovereenkomst. Het Bestuur van de Coöperatie besluit over de toelating van leden. Van deze leden wordt verwacht, dat ze de Statuten, reglementen en besluiten van de Coöperatie naleven en dat zij zich jegens elkaar en de Coöperatie gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd en dat zij de belangen van de Coöperatie niet schaden.

Artikel 4. Algemene Ledenvergadering

1. Het Bestuur draagt er zorg voor dat minimaal één Algemene Ledenvergadering per jaar gehouden wordt, in ieder geval de jaarvergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de Algemene Ledenvergadering, conform hetgeen is vastgelegd in de Statuten.

2. Het Bestuur draagt er zorg voor dat de Algemene Ledenvergaderingen worden gehouden op een zodanige plaats en wijze, en op een zodanig tijdstip dat verwacht kan worden dat dit voor de leden het minst belemmerend is die vergadering te kunnen bijwonen. Leden kunnen ook digitaal deelnemen en stemmen, op een door het bestuur aangereikte wijze.

3. De agenda voor de jaarvergadering bevat, naast het in artikel 13 van de Statuten bepaalde, in ieder geval de volgende agendapunten:

a. opening;

b. notulen vorige vergadering;

c. toelichting voorzitter betreffende de inhoud van het te voeren c.q. gevoerde beleid;

d. begroting van het lopende boekjaar;

e. rapportage kascommissie

f. decharge bestuur

g. vaststellen financieel resultaat/jaarverslag

h. rondvraag;

i. sluiting.

Artikel 5. Stemrecht in de Algemene Ledenvergadering

1. In de Algemene Ledenvergadering van de Coöperatie wordt gestemd op de wijze zoals beschreven in artikel 16 van de Statuten.

2. De leden oefenen het stemrecht persoonlijk uit. Ieder lid kan zich echter in de ledenvergadering door een ander lid laten vertegenwoordigen. Deze vertegenwoordiging moet blijken uit de in artikel 14 van de Statuten bedoelde volmacht, welke vóór de aanvang der vergadering bij het Bestuur dient te zijn ingeleverd. Niemand kan als vertegenwoordiger van meer dan drie leden optreden. De betreffende machtiging(en) dient/dienen te worden ondertekend door degene die de machtiging verstrekt.

Artikel 6. Kascontrolecommissie

1. De Algemene Vergadering benoemt met het oog op de controle van de financiële jaarstukken een kascommissie. Die commissie voert minstens één keer per jaar de controle uit op de uitgaven en inkomsten van de Coöperatie en doet daarvan verslag tijdens de Algemene Ledenvergadering.

2. De penningmeester stelt de kascontrolecommissie uiterlijk vier weken voor de Algemene Ledenvergadering de jaarrekening over het afgelopen boekjaar en alle relevante financiële bescheiden ter beschikking.

3. De kascontrolecommissie informeert het Bestuur uiterlijk twee weken voor de Algemene Ledenvergadering over de resultaten van de uitgevoerde controle en geeft advies aan de Algemene Vergadering omtrent het verlenen van decharge aan het gehele bestuur voor het gevoerde financieel beleid.

4. De commissie bestaat uit maximaal drie leden (geen bestuurslid zijnde) voor de duur van een boekjaar. Zij worden gekozen, benoemd en geschorst door de Algemene Vergadering.

5. Een penningmeester kan drie maanden na zijn bestuursperiode zitting nemen in de kascontrolecommissie voor het daaropvolgende jaar.

6. De kascontrolecommissie mag geen uitgaven doen.

Artikel 7. Instellen van Werkgroepen

1. Het Bestuur en/of de Algemene Vergadering kunnen besluiten tot het instellen van een of meerdere Werkgroep(en) voor bepaalde of onbepaalde tijd met een omschrijving van het doel, de taken en de bevoegdheden van de betreffende Werkgroep.

2. Een Werkgroep kan bestaan uit leden van het Bestuur en/of leden en/of derden (mede op grond van hun deskundigheid).

3. Bij het instellen van een Werkgroep worden tussen het Bestuur en Werkgroep afspraken gemaakt over de periode waarbinnen de Werkgroep zijn taak zal uitvoeren en over de beschikbare middelen.

4. Een Werkgroep rapporteert aan het Bestuur.

Artikel 8. Vrijwilligers en de coöperatie

• Het bestuur stelt het vrijwilligersbeleid vast

• Dit beleid is in een aparte notitie vastgelegd

• De coördinator vrijwilligers neemt deel aan de bestuursvergadering

Artikel 9. Wijzigingen in NAW-gegevens

De leden verplichten zich wijzigingen van hun gegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres en andere zaken die verband kunnen houden met hun bereikbaarheid, onmiddellijk door te geven aan het bestuur: xxxxxxx@xxxxx.xx.

Artikel 10. Vertrouwelijkheid

1. Persoonsgegevens en gegevens betreffende leden, waarvan een ander lid weet of redelijkerwijs kan weten dat deze vertrouwelijk zijn, zullen door dit andere lid vertrouwelijk worden behandeld. Leden zullen dienaangaande geen informatie over medeleden verstrekken aan derden, doch deze derden doorverwijzen naar het secretariaat van de Coöperatie. Indien hiertoe aanleiding bestaat zal de secretaris het betreffende lid toestemming vragen derden informatie te verschaffen, een en ander zolang de wet niet anders voorschrijft.

2. Het in het voorgaande lid genoemde is tevens van toepassing op de leden van het Bestuur. Zij blijven gebonden aan de aldus op hen rustende geheimhoudingsplicht, ook na hun aftreden in die hoedanigheid of na hun uittreden als lid van de Coöperatie.

Artikel 11. Wijziging huishoudelijk reglement

Wijzigingen in het huishoudelijk reglement worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering met een gewone meerderheid van stemmen. Voorstellen tot wijziging worden gedaan door het Bestuur of indien ten minste 40% van de bij de Algemene Ledenvergadering aanwezige leden een dergelijk voorstel tot wijziging in stemming wenst te nemen.

Artikel 12. Slotbepalingen

1. Leden kunnen een exemplaar van dit huishoudelijk reglement per e-mail opvragen bij xxxxxxx@xxxxx.xx.

2. In alle gevallen waarin de wet, de Statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het Bestuur van de Coöperatieve Vereniging CBC NW U.A.

CBCNW Huishoudelijk Reglement 2024