Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Beveren en
Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Beveren en
de vzw Gemeentelijk Cultuurcentrum Beveren (PEVA)
Tussen de ondergetekenden:
de gemeente Beveren, vertegenwoordigd door het College van Burgemeester en Schepenen, voor wie optreden de heer Xxxx Xxx xx Xxxxxx, burgemeester, en de xxxx Xxx Xxxxx, algemeen directeur, handelend in toepassing van artikel 279 van het Decreet Lokaal Bestuur en verder in uitvoering van een beslissing van de gemeenteraad van 27 december 2019.
hierna genoemd ‘de gemeente’ en
Gemeentelijk Cultuurcentrum Beveren vzw, een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm, goedgekeurd bij ministerieel besluit van 28 april 2014, met zetel Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx, voorzitter, en xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, secretaris, handelend in uitvoering van de statuten van de vereniging,
hierna genoemd ‘de vereniging’, anderzijds, wordt met inachtneming van:
• Cultuurpactwetgeving en decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, titel 6 hoofdstuk 2, latere wijzigingen en uitvoeringsbesluiten
• het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) van 23 maart 2019
overeengekomen dat:
TITEL I - VOORWERP EN DUUR VAN DE OVEREENKOMST
Artikel 1
§1. Deze samenwerkingsovereenkomst regelt de verhoudingen tussen de gemeente en de vereniging, de afstemming van het beleid tussen de gemeente en de vereniging en de nadere omschrijving en afbakening van de opdrachten en verantwoordelijkheden van de vereniging ten opzichte van de gemeente, en de engagementen van de gemeente ten opzichte van de vereniging.
§2. Deze samenwerkingsovereenkomst kadert binnen de bepalingen van de cultuurpactwetgeving en decreet over het lokaal bestuur, meer in het bijzonder art. 226 en art. 245 tot 247.
§3. Er kan tussen de gemeente en de vereniging een bijkomende afsprakennota worden afgesloten waarin bepaalde afspraken uit deze samenwerkingsovereenkomst worden geconcretiseerd.
Artikel 2
§1. Deze overeenkomst neemt een einde uiterlijk twaalf maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad. Bij het verstrijken van deze periode wordt de overeenkomst van rechtswege verlengd tot een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in voege treedt.
§2. Beide partijen kunnen een einde stellen aan deze samenwerkingsovereenkomst, mits betekening van een aangetekend schrijven. Hierbij moet een opzegtermijn van 12 maanden gerespecteerd worden, zodat contractuele verplichtingen kunnen worden nagekomen. Bovendien is de gemeente gerechtigd deze samenwerkingsovereenkomst eenzijdig en onmiddellijk te beëindigen, telkens wanneer het algemeen belang dit vereist. Dit zal inzonderheid het geval zijn indien zij grote tekortkomingen of zware overtredingen vaststelt tegen de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst. De vastgestelde tekortkomingen zullen per aangetekend schrijven gemeld worden aan de vereniging.
TITEL II - OPDRACHT VAN DE VERENIGING
Artikel 3
§1. De vereniging wordt belast met de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang, zoals vermeld in de statuten, met name:
“De vereniging heeft tot doel, met uitsluiting van ieder winstbejag en met inachtneming van alle geldende wetten en decreten, inzonderheid de Cultuurpactwet van 16 juli 1973 in te staan voor de programmering van de culturele activiteiten van cultuurcentrum Ter Vesten en alles wat daar rechtstreeks bij hoort, namelijk:
a. De opmaak en uitvoering van de programmering van CC Ter Vesten en de organisatie van culturele activiteiten en evenementen in de ruimst mogelijke zin, al dan niet in samenwerking met partners, die samen het eigen cultuuraanbod van Ter Vesten vormen dat beantwoordt aan de missie van vzw gemeentelijk cultuurcentrum Beveren;
b. De communicatie, promotie en ticketverkoop voor alle bovenvermelde activiteiten;
c. Alle administratieve en financiële handelingen die nodig zijn voor a en b.”
§2. De vereniging ontwikkelt een werking die gebaseerd is op de drie pijlers cultuurparticipatie, cultuurspreiding en gemeenschapsvorming waarbij het eigen cultuurspreidingsaanbod gericht is op
2 de bevolking van de gemeente Beveren en de ruime regio.
Artikel 4
§1. De vereniging voert de in de statuten en in deze samenwerkingsovereenkomst omschreven opdrachten autonoom uit en is, binnen het kader van de missie en de visie van het gemeentelijk cultuurcentrum ‘Ter Vesten’ en van het gemeentelijk strategisch meerjarenplan, vrij in de manier waarop ze haar opdrachten vervult.
§2. De vereniging zal haar opdracht op een kwaliteitsvolle manier uitoefenen. De vereniging hanteert bedrijfseconomisch verantwoorde principes, waaronder een maximale kostentransparantie en – responsabilisering, evenwel zonder hierbij afbreuk te doen aan haar programmatie-opdracht. De vereniging zal zich bij de uitoefening van haar bevoegdheden nauwgezet houden aan de beginselen van behoorlijk bestuur en verder aan alle toepasselijke regelgeving (Decreet Lokaal Bestuur, wetgeving overheidsopdrachten, openbaarheid van bestuur,…).
Artikel 5
§1. De vereniging mag alle verrichtingen doen binnen de grenzen van haar statuten en deze samenwerkingsovereenkomst welke rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel of van aard zijn de verwezenlijking ervan te begunstigen.
§2. Alle middelen waarover de vereniging beschikt worden uitsluitend aangewend voor het bereiken van haar doelstellingen en het vervullen van haar opdrachten.
§3 Het is de vereniging niet toegelaten haar opdrachten geheel of gedeeltelijk over te dragen aan enige derde die zou handelen in eigen naam en/of voor eigen rekening, behoudens met schriftelijke toestemming van de gemeente.
§4. De vereniging kan beslissen tot het oprichten van, het deelnemen in of het zich laten vertegenwoordigen in andere rechtspersonen, voor zover dat in overeenstemming is met haar maatschappelijk doel en voor zover de gemeente hiermee voorafgaandelijk heeft ingestemd.
TITEL III - INFRASTRUCTUUR EN MATERIALEN
Artikel 6
§1. Met het oog op de optimale verwezenlijking van de opdracht vermeld in artikel 3 van deze overeenkomst, geeft de gemeente aan de vereniging de volgende infrastructuur kosteloos in gebruik, zonder dat er sprake kan zijn van eigendomsoverdracht, verpachting of verhuring:
• Het gebouwencomplex Ter Vesten, gelegen Xxxxxxxxxxx 0 in Beveren, omvattende de schouwburg, drie polyzalen, de leskeuken, de mediazaal, de foyer en alle bijhorende technische ruimten, nutsruimten en burelen;
• De tentoonstellingsruimten (op de eerste verdieping en museumzolder) en de bureelruimte voor de erfgoedmedewerker in kasteel Cortewalle, Xxxxxx Xxxxx 0 xx Xxxxxxx;
• Het erfgoedhuis Hof Ter Welle, gelegen te Xxxx Xxxxxxxxxx 0 in Beveren
• De vergader- en activiteitenaccommodatie in alle gemeentelijke infrastructuur, mits afspraken met de daartoe aangestelde beheerders.
§2. Deze opsomming is niet beperkend en kan in overleg tussen de gemeente en de vereniging worden uitgebreid of beperkt.
§3. De vereniging krijgt van de gemeente de garantie om als eerste opties te nemen op deze locaties op welbepaalde data voor onbepaalde tijd.
Artikel 7 3
§1. Met het oog op de optimale verwezenlijking van de opdracht vermeld in artikel 3 van deze overeenkomst, stelt de gemeente de roerende goederen, aanwezig op voornoemde locaties, zoals technische uitrusting, theatertechnisch en didactisch-pedagogisch materiaal, (bureau)meubilair, hardware en software, telefonie en alle goederen die normaal dienstig zijn voor de verwezenlijking van de opdracht, kosteloos ter beschikking van de vereniging.
§2. De vereniging kan kosteloos gebruik maken van het wagenpark van de gemeente, bij toepassing van het reservatiesysteem van de gemeente.
Artikel 8
§1. De gemeente staat als eigenaar in voor alle onderhoud, schoonmaak, herstellingen en keuringen aan en in de voornoemde infrastructuur. Alle kosten (water, gas, elektriciteit, stookolie, ICT, telefonie, schoonmaak, keuringen…) met betrekking tot de voornoemde infrastructuur vallen ten laste van de gemeente.
§2. De gemeente verklaart ter volledige ontlasting van de vereniging de aansprakelijkheid op zich te nemen, voortvloeiend uit art. 1386 van het Burgerlijk Wetboek, met betrekking tot de in gebruik gegeven infrastructuur, inclusief de schade die het gevolg is van gerealiseerde of te realiseren aanpassingen aan de infrastructuur die met instemming van de gemeente zijn aangebracht.
Artikel 9
§1. De vereniging dient alle goederen van de gemeente zorgvuldig te behandelen op de wijze van een goede huisvader.
§2. De vereniging moet de infrastructuur en de roerende goederen die haar door de gemeente in gebruik worden gegeven uitsluitend voorbehouden en aanwenden voor evenementen en activiteiten die betrekking hebben op haar opdracht en doelstellingen.
§3. De ter beschikking gestelde goederen kunnen door de gemeente, in overleg met de vereniging, gebruikt worden voor andere activiteiten wanneer de vereniging ze zelf niet nodig heeft of benut.
§4. De vereniging mag geen wijzigingen aanbrengen aan de in gebruik gegeven infrastructuur zonder instemming van de gemeente. De met toestemming aangebrachte wijzigingen blijven eigendom van de gemeente zonder enig recht op vergoeding.
§5. Bij het einde van de overeenkomst worden alle goederen die door de gemeente ter beschikking werden gesteld aan de gemeente overgedragen.
TITEL IV – PERSONEEL
Artikel 10
§1. Met het oog op de optimale verwezenlijking van de opdracht vermeld in artikel 3 van deze overeenkomst, stelt de gemeente aan de vereniging het nodige personeel kosteloos ter beschikking binnen de door de gemeente vastgestelde personeelsformatie.
§2. De gemeente blijft de juridische werkgever van de personeelsleden die ter beschikking gesteld worden van de vereniging. De rechtspositieregeling van de gemeente blijft integraal van toepassing.
§3. De gemeente benoemt en ontslaat het personeel, bepaalt het personeelskader, de functiebeschrijving, het statuut en de bezoldiging. De aanwerving, selectie, evaluatie, bevordering
4 en ontslag van personeel gebeurt door de gemeente op basis van de geldende rechtspositieregeling.
§4. De gemeente staat in voor de loon- en de personeelsadministratie, evenals de opleiding en vorming van het ter beschikking gestelde personeel.
§5. De cultuurfunctionaris-directeur bepaalt, onder het gezag van de algemeen directeur en het college van burgemeester en schepenen, de invulling van de opdrachten van de personeelsleden die door de gemeente aan de vereniging ter beschikking worden gesteld. De algemene leiding van het gemeentepersoneel blijft bij de algemeen directeur die hiervoor rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen
Artikel 11
§1. De vereniging mag geen schriftelijke of mondelinge arbeidsovereenkomsten aangaan, tenzij deze deel uitmaken van een overeenkomst in het kader van de programmering. Het college van burgemeester en schepenen kan hierop uitzonderlijk afwijkingen toestaan.
§2. De vereniging mag wel een beroep doen op vrijwilligers of losse (artistieke) dienstverleners.
TITEL V – OVERIGE ONDERSTEUNING EN VERZEKERINGEN
Artikel 12
§1. De gemeente faciliteert de interne werking van de vereniging en dit op een analoge manier als voor een gemeentelijke dienst. Dit houdt in dat de gemeente kosteloos de nodige diensten (ICT, multimedia, gebouwenzorg, verzekeringen, verzendingen, grafisch werk, personeel, juridische zaken, aankoop en aanbestedingen, informatie en communicatie, financieel advies, techniek, onderhoud enz.) verleent met het oog op het optimaal realiseren van de doelstellingen van de vereniging.
§2. De vereniging voert een eigen communicatie- en promotiestrategie in overleg met de gemeente en binnen de gemeentelijke beleidslijnen.
Artikel 13
§1. Het gemeentebestuur staat in voor de brandverzekering van de in artikel 6 vermelde gebouwen en van de roerende goederen die eigendom zijn van de gemeente of door haar worden gehuurd. Er geldt afstand van verhaal tegenover de vereniging en tegenover derden-gebruikers.
§2. Het gemeentebestuur neemt ook alle andere wettelijk verplichte en noodzakelijk geachte verzekeringen op zich, waaronder de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering, inclusief rechtsbijstand (van de vereniging, de leden, de bestuurders, personeel en vrijwilligers), de objectieve aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing, de verzekering tegen arbeidsongevallen (voor personeel en vrijwilligers) en de autopolis.
TITEL VI – FINANCIËN
Artikel 14
§1. De dagelijkse financiële verrichtingen worden door de vereniging waargenomen. De gemeente begeleidt de vereniging bij de opmaak van het budget en de jaarrekening en bij de dagelijkse financiële verrichtingen.
§2. De vereniging voert een boekhouding in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften en wordt zo georganiseerd dat de financiële controle op de aanwending van toelagen en subsidies mogelijk is.
§3. De boekhouding moet beantwoorden aan de voorschriften van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) van 23 maart 2019. 5
Ze moet tevens beantwoorden aan de voorschriften van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Artikel 15
§1. De vereniging draagt de specifieke kosten en uitgaven die een uitvloeisel zijn van haar opdracht. Dit zijn onder meer: uitkoopsommen en andere programmatiekosten, auteursrechten, bedrijfsvoorheffing, reis- en verblijfskosten, maaltijden en catering, promotie, vertegenwoordigingskosten, vrijwilligersvergoedingen, vergoedingen voor artistieke prestaties, projectuitgaven, administratiekosten en andere kosten voor het realiseren van de doelstellingen van de vereniging.
§2. De vereniging int alle ontvangsten die eigen zijn aan de uitvoering van haar opdracht. Dit zijn onder meer: ticketinkomsten en andere inkomgelden, inschrijvingsgelden, toelagen en subsidies, sponsorgelden en andere.
§3. Jaarlijks maakt de vereniging conform de statuten een begroting op voor het volgende dienstjaar en legt deze begroting uiterlijk in de loop van de maand december van het jaar dat aan het begrotingsjaar vooraf gaat ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.
§4. De vereniging streeft er naar haar begroting in evenwicht af te sluiten.
§5. De vereniging zal inspanningen leveren om maximale subsidiëring van hogere overheden en sponsoring te verkrijgen.
Artikel 16
§1. De vereniging kan enkel roerende goederen verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel mits inachtneming van de ter zake geldende overheidsopdrachtenreglementering. De roerende goederen die de vereniging verwerft, komen bij het einde van de opdracht toe aan de
gemeente.
§2. De vereniging kan geen leningen of kredietnemingen aangaan onder welke vorm ook, tenzij mits uitdrukkelijke toestemming van de gemeente.
§3. De vereniging kan, voor zover dit past binnen de uitvoering van haar taken, eigen inkomsten verwerven en herinvesteren in haar werking.
§4. De vereniging kan de tarieven voor haar opdrachten zelf bepalen binnen de gemeentelijke beleidslijnen.
§5. Een eventueel positief saldo op de jaarrekening mag worden overgedragen naar het volgende dienstjaar en/of aangewend worden voor de aanleg van een reserve, op voorwaarde dat het positief saldo het totale bedrag van de jaarlijkse toelage van de gemeente niet overschrijdt. Indien dit laatste wel het geval zou zijn, dient de vereniging het excedent terug te storten aan de gemeente. Het eventueel positief saldo dat groter is dan de jaarlijkse toelage van de gemeente, door de vzw, in samenspraak met de dienst cultuur van de gemeente, kan ingezet worden voor extra impulsen op projectmatige basis voor culturele activiteiten in de gemeente. De vereniging dient de opgebouwde reserve aan te wenden in het kader van de doelstellingen van de vereniging.
Artikel 17
§1. De gemeente engageert zich ertoe de nodige financiële middelen te voorzien opdat de vereniging haar opdrachten en doelstellingen optimaal kan realiseren.
§2. De gemeente voorziet jaarlijks in het kader van de goedkeuring van het gemeentebudget en met inachtneming van de wettelijke bepalingen volgende toelagen voor de vereniging:
• een werkingstoelage van € 78 830 en een toelage algemene werking van € 11 374;
• Vlaamse toelage lokaal cultuurbeleid, waarmee de uitgaves voor het lokaal cultuurbeleid
6 en de gemeenschapsvormende activiteiten van Ter Vesten worden betaald.
• een toelage voor het aanbieden van gratis busvervoer aan de Beverse (kleuter en lagere)
scholen voor het bijwonen van de activiteiten van de vereniging. Deze toelage dient de reële uitgaven voor het busvervoer gedurende het eerstvolgende kalenderjaar te dekken.
§3. De werkingstoelage van de gemeente aan de vereniging wordt jaarlijks met 2% verhoogd.
§4. De werkingstoelage wordt integraal overgemaakt aan de vereniging in de loop van elk kalenderjaar.
§5. De toelagen kunnen worden gewijzigd in onderling akkoord na gemotiveerd verzoek van één van beide partijen.
§6. Op verzoek van de vereniging kunnen, binnen de wettelijke beperkingen, door de gemeente terugvorderbare voorschotten op de toelage worden uitbetaald.
§7. Voor tijdelijke en/of bijzondere projecten kan de gemeente na gemotiveerde aanvraag van de vereniging een bijkomende, bijzondere toelage voorzien.
§8. De gemeente laat toe dat alle toelagen of subsidies die betrekking hebben op de uitvoering van de opdracht door de vereniging rechtstreeks uitbetaald worden aan de vereniging. De werkingstoelagen van de hogere overheid voor de werking van het cultuurcentrum, met name 22 370 euro, die nog jaarlijks gestort worden in het gemeentefonds, worden na ontvangst door de gemeente integraal doorgestort aan de vereniging.
TITEL VII – EVALUATIE, RAPPORTERING EN CONTROLE
Artikel 18
De vereniging legt in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad een evaluatieverslag voor aan de gemeenteraad over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan.
Artikel 19
§1. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die door de gemeente ter beschikking worden gesteld aan de vereniging, alsook met het oog op de evaluatie van de uitvoering van de genoemde opdracht, legt de vereniging uiterlijk op 30 september een jaarverslag en een financieel verslag ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad met betrekking tot het afgelopen werkingsjaar.
§2. Het financieel verslag omvat de goedgekeurde jaarrekening, de verslagen van de statutaire organen met betrekking tot de goedkeuring van de jaarrekening en het budget en het verslag van de bedrijfsrevisor(en).
§3. De vereniging stelt een erkende bedrijfsrevisor aan als commissaris voor de externe controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de financiële verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van de vereniging. De commissaris maakt hiervan een verslag op dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de Algemene Vergadering van de vereniging.
§4. Naar aanleiding van de goedkeuring van het jaarverslag en het financieel verslag in de gemeenteraad brengt de vereniging verslag uit bij de aan de gemeenteraad voorafgaande gemeenteraadscommissie met betrekking tot de evaluatie van het gevoerde beleid van de vereniging.
Artikel 20
§1. Op verzoek van een van de partijen kan steeds een tussentijdse evaluatie gebeuren met 7
mogelijke bijsturing.
§2. De vereniging bezorgt onverwijld een goedgekeurd verslag van alle bijeenkomsten van de Algemene Vergadering van de vereniging aan de gemeente ter kennisneming.
§3. De gemeente heeft steeds het recht toezicht uit te oefenen op de werking van de vereniging, onder meer op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige bescheiden ter zake.
Artikel 21
De vereniging werkt in overleg en onder begeleiding van de gemeente een afdoend systeem van organisatiebeheersing uit dat beantwoordt aan de wettelijke voorwaarden en de principes van deugdelijk bestuur. Het systeem van interne controle zoals dit bestaat binnen de gemeente wordt mutatis mutandis gehanteerd binnen de vereniging.
TITEL VIII – PRESENTIEGELDEN
Artikel 23
Er worden aan de leden en de bestuurders van de vereniging geen presentiegelden noch onkostenvergoedingen toegekend.
TITEL IX – ONTBINDING VAN DE VERENIGING
Artikel 24
§1. In geval van ontbinding wordt het netto-actief van de vereniging overgedragen aan de gemeente ten bate van het gemeenschapsleven van de gemeente.
§2. Bij ontbinding van de vereniging komen alle goederen die door de gemeente ter beschikking werden gesteld aan de vereniging, evenals deze die door de vereniging werden verworven, in volle eigendom toe aan de gemeente.
Opgemaakt te Beveren, in twee exemplaren, op 27 december 2019
Iedere partij verklaart een exemplaar van huidige overeenkomst ontvangen te hebben. Voor de gemeente Beveren:
Xxx Xxxxx, Xxxx Xxx xx Xxxxxx,
Algemeen Directeur Burgemeester
Voor Gemeentelijk Cultuurcentrum Beveren vzw
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxx Secretaris Voorzitter
8
Deze samenwerkingsovereenkomst werd voorafgaandelijk goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de vzw en door de Gemeenteraad van Beveren in zitting van 27 december 2019.