MEDIATIONOVEREENKOMST
Huijben Mediation & Xxxxxx, vertegenwoordigd door J.P.W. Xxxxxxx, MfN-registermediator, hierna te noemen Mediator
en de Partijen:
voornamen en achternaam, geboren op geboortedatum te geboorteplaats, gevestigd te postcode en plaats aan straat en huisnummer, nader te noemen partij A;
en
voornamen en achternaam, geboren op geboortedatum te geboorteplaats, gevestigd te postcode en plaats aan straat en huisnummer, nader te noemen partij B;
KOMEN HIERBIJ OVEREEN:
1 - Globale omschrijving van de kwestie
………..
………..
2 - Mediation
2.1 De Partijen en de Mediator zullen zich inspannen om de in punt 1 genoemde Kwestie tussen de Partijen op te lossen door Mediation conform het MfN Mediation Regelement (hierna te noemen het “Reglement”) zoals dat luidt op de datum van deze overeenkomst. Het Reglement (waarvan een kopie aan deze overeenkomst is gehecht als Bijlage 1) maakt integraal deel uit van deze overeenkomst. De Partijen verklaren een exemplaar van de Gedragsregels voor de mediator te hebben ontvangen.
2.2 De Partijen verstrekken en de Mediator accepteert de opdracht om het communicatie- en onderhandelingsproces te begeleiden een en ander in de zin van het Reglement.
2.3 De Mediator is verantwoordelijk voor de begeleiding van het proces. De Partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de gevonden oplossing.
2.4 De Partijen en de Mediator verbinden zich jegens elkaar tot al hetgeen waartoe zij ingevolge het Reglement gehouden zijn.
2.5 De Mediation vangt aan op de datum waarop de Mediationovereenkomst is ondertekend door Partijen en de Mediator. Vanaf dat moment zijn de bepalingen van het Reglement volledig van toepassing.
2.6 Naast het gestelde in het Reglement verbinden de Partijen zich jegens de Mediator en jegens elkaar zich te onthouden van acties of gedragingen die de Mediation in ernstige mate bemoeilijken of belemmeren.
3 - Vrijwilligheid
De Mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid. Het staat elk der Partijen en de Mediator vrij om de Mediation op elk gewenst moment te beëindigen. Beëindiging geschiedt uitsluitend door een schrijven gericht aan de Mediator en de andere partij(en). Dit schrijven kan worden toegelicht tijdens een gezamenlijke (slot)bijeenkomst met de Mediator. Het beëindigen van de Mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de Partijen onverlet.
4 - Geheimhouding
4.1 Mediator en de Partijen verplichten zich zonder enig voorbehoud tot de geheimhouding zoals omschreven in het Reglement.
4.2 Het is partijen niet toegestaan (geluids)opnamen te maken, tenzij er expliciete toestemming door de mediator voor is gegeven.
4.3 De mediator is op grond van artikel 7.6 sub a van het Reglement gehouden aan de Wet meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Indien daartoe voor de mediator op enig moment aanleiding voor mocht zijn, zal de mediator de stappen van de Meldcode doorlopen.
4.4 Deze overeenkomst geldt in samenhang met het Reglement als een bewijsovereenkomst in de zin van de wet, zie art. 7:900 BW jo. art. 153 Rv. Mediator en de Partijen hebben de bedoeling om daarmee op onderdelen af te wijken van het wettelijk geldende bewijsrecht om daarmee de gewenste vertrouwelijkheid te waarborgen.
5 - Vertegenwoordiging
5.1 Natuurlijke personen zijn zelf aanwezig bij de bijeenkomsten. Rechtspersonen worden vertegenwoordigd conform punt 5.2. De persoon die deze overeenkomst tekent zal bij de bijeenkomsten aanwezig zijn.
5.2 Elk der Partijen staat ervoor in dat zijn/haar vertegenwoordiger rechtsgeldig bevoegd is om namens hem/haar alle rechtshandelingen te verrichten die in het kader van de Mediation noodzakelijk zijn, het aangaan van een overeenkomst als bedoeld in punt 7.1 daaronder begrepen, alsmede dat de vertegenwoordiger zich zal houden aan de in het Reglement genoemde geheimhouding.
6 - Subsidie c.q. toevoeging
6.1 Indien partijen of één der partijen in aanmerking komt voor een subsidie c.q. toevoeging zal de mediator een aanvraag indienen bij de Raad voor Rechtsbijstand en/of dusdanig factureren wanneer blijkt dat er recht op toevoeging van kracht is, mede gelet op de geldende voorwaarden van aanvraag en intrekking.
De Raad zal aan de hand van de belastinggegevens van het peiljaar, zijnde twee jaar voor de aanvraag, van u en/of degene waarmede u samenleeft beoordelen of u – gelet op de gebezigde criteria – daarvoor in aanmerking komt.
6.2 Wanneer de aanvraag wordt gehonoreerd zijn partijen c.q. is één der partijen de eigen bijdrage verschuldigd, de ander de helft van uurtarief zoals genoemd bij 7.1. Over het resultaat van de aanvraag gesubsidieerde rechtsbijstand wordt u schriftelijk geïnformeerd door de Raad voor Rechtsbijstand.
6.3 De Raad voor Rechtsbijstand heeft het recht een eerder afgegeven toevoeging later in te trekken, na beëindiging van de zaak. Dit kan leiden tot verhoging achteraf van de eigen bijdrage, of een volledige intrekking van de toevoeging. De Raad voor Rechtsbijstand zal de aanvullende eigen bijdrage aan u opleggen of hetgeen door u reeds is betaald bij u terugvorderen.
6.4 Bovengenoemde informatie is niet uitputtend. Partijen wordt voor een volledig overzicht verwezen naar de informatie op de website van de Raad voor Rechtsbijstand (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx)
6.5 Indien een aanvraag wordt afgewezen dienen partijen c.q. dient één der partijen zelf bezwaar te maken dan wel zelf om een peiljaarverlegging te verzoeken binnen de termijn die de Raad voor Rechtsbijstand stelt in haar brief.
6.6 Bij afwijzing van de aanvraag gesubsidieerde rechtsbijstand of een latere intrekking van de toevoeging maakt u gebruik van onze diensten op basis van het uurtarief genoemd in artikel 7.1.
7 Honoraria en overige kosten en verdeling
7.1 Indien partijen of één der partijen niet in aanmerking komt voor een toevoeging maakt u gebruik van de diensten van Huijben Mediation & Advies op basis van het uurtarief van € … exclusief 21 % BTW.
7.2 Onder het uurtarief vallen de volgende activiteiten van de mediator: het begeleiden van het mediationproces en indien van toepassing verslaglegging, contacten met de partijen (hetzij elektronisch, schriftelijk of telefonisch), bestuderen van stukken, contacten met derden en het opstellen van overeenkomsten, één en ander vanaf de aanvang van de mediation. De werkzaamheden worden vooraf afgestemd met partijen.
Voorts komen voor rekening van de partijen alle overige directe en indirecte kosten van de mediation, zoals eventuele huur van ruimtes, reiskosten, porti, honoraria en kosten van eventuele bij de mediation door de mediator (na overleg met partijen) betrokken derden, vermeerderd met wettelijk verschuldigde omzetbelasting.
7.3 Periodiek ontvangt u een declaratie met een overzicht van aan de mediation bestede tijd, zodat u steeds een overzicht heeft van voor uw rekening komende kosten. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Indien één der partijen hier niet aan voldoet is deze direct in verzuim. Een ingebrekestelling is in een dergelijk geval niet nodig.
7.4 Kosten die de mediator in een voorkomend geval voor u voldoet, zogenaamde ‘verschotten’, griffierechten e.d. worden tweewekelijks aan u in rekening gebracht. U krijgt altijd een kopie van de betreffende nota bij de factuur.
7.5 Het honorarium (inclusief BTW en overige kosten) genoemd onder 7.1. worden op de volgende wijze door partijen gedragen.
A: … % B: … %
7.6 Partijen dragen daarnaast ieder de eigen kosten, zoals reis-, telefoon en advieskosten.
8 - Vastlegging van het resultaat van de Mediation en tussentijdse afspraken
8.1 Wanneer partijen tot een minnelijke oplossing zijn gekomen, zullen de door partijen gemaakte afspraken door hen worden vastgelegd in een daartoe strekkende, door partijen geparafeerde en ondertekende schriftelijke overeenkomst.
8.2 Tijdens de loop van de mediation geldt dat tussen partijen gemaakte afspraken hen alleen binden voor zover deze schriftelijk tussen hen zijn vastgelegd, door hen zijn ondertekend en daarin uitdrukkelijk is opgenomen dat de afspraken blijven bestaan ook indien de mediation verder niet tot overeenstemming leidt
9 - Persoonsgegevens
9.1 In het kader van de mediation is het noodzakelijk dat de mediator persoonsgegevens verwerkt die relevant zijn voor de in punt 1 genoemde kwestie, door deze op te nemen in het dossier. Het kan daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens van partijen. Door ondertekening van deze overeenkomst geven partijen uitdrukkelijk toestemming aan de mediator om hun persoonsgegevens te verwerken conform de privacyverklaring van de mediator (bijlage bij deze overeenkomst). Deze toestemming is noodzakelijk om de mediation te kunnen starten.
Aldus overeengekomen en in drievoud opgemaakt en ondertekend op
....................................................................... te Gorinchem
(namens) (namens)
Mediator: Partij A Partij B
J.P.W. Huijben …………………….. ……………………
(……………………) (…………………..)
BIJLAGE 1
Gedragsregels voor de MfN-registermediator
Deze gedragsregels zijn een richtlijn voor het gedrag van de MfN-registermediator. Zij dienen tevens als informatievoorziening voor betrokkenen en als maatstaf voor de tuchtrechter bij het toetsen van het handelen van de Mediator1.
1 – Beroepsethiek en integriteit
De Mediator gedraagt zich zoals van een behoorlijk Mediator mag worden verwacht.
Toelichting
Deze gedragsregel is de basis voor het optreden van de mediator en de kapstok voor alle overige gedragsregels, die daarvan een uitwerking zijn. Integriteit is een kernwaarde voor de mediator. Van de mediator mag worden verwacht dat hij zijn professionele code en de algemene sociale en ethische normen en waarden naleeft en handhaaft, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken. De mediator treedt tenminste op als een redelijk bekwaam en redelijk handelend mediator.
2 – Transparantie
De Mediator verschaft Partijen duidelijkheid over het mediationproces.
Toelichting
Transparant handelen houdt in dat de mediator partijen duidelijkheid verschaft over het mediationproces, inclusief zijn eigen rol daarin. De mediator maakt kwesties met of tussen partijen bespreekbaar en is duidelijk over zijn aanpak en wat partijen van hem mogen verwachten. Openheid en duidelijkheid zijn essentieel voor het opbouwen van vertrouwen en een goede werkrelatie met partijen. De mediator voorkomt hiermee ook moeilijkheden in een later stadium.
3 – Partijautonomie
3.1 De Mediator zorgt dat de autonomie van Partijen is gewaarborgd.
3.2 De Mediator doet geen uitspraak over de Kwestie.
Toelichting
De mediator bewaakt de autonomie van partijen en toetst hun commitment en vrijwillige deelname aan de mediation. De partijen maken zelf hun keuzes en dragen daarvoor ook de verantwoordelijkheid. De mediator staat tussen de partijen en ondersteunt hen in het maken van hun keuzes en het zoeken naar een oplossing. De mediator kan partijen daarbij waar nodig informatie verstrekken, zodat zij zich een weloverwogen beeld kunnen vormen en hun positie kunnen bepalen.
De mediator doet geen uitspraak over de kwestie of een onderdeel daarvan. Hij neemt dus geen beslissing over de inhoud van het conflict tussen partijen. De mediator is ook terughoudend in het geven van zijn mening of het geven van advies over wat een partij wel of niet zou moeten doen. Een mening of advies is doorgaans niet waardevrij en onpartijdig en verdraagt zich lastig met de partijautonomie en de neutrale rol van de mediator. De mediator wijst partijen zo nodig op de mogelijkheid om externe adviseurs of deskundigen te raadplegen tijdens de mediation.
In het geval de mediator op uitdrukkelijk verzoek van alle partijen toch een al dan niet bindende uitspraak wil doen, zal hij duidelijk afstand moeten doen van zijn rol als mediator. Het moet voor partijen duidelijk zijn in welke hoedanigheid hij optreedt. Zo mogelijk legt de mediator deze rolwisseling schriftelijk vast.
4 – Onafhankelijkheid
4.1 De Mediator stelt zich onafhankelijk op. Hij heeft geen belang dat zijn onafhankelijkheid zou kunnen aantasten.
4.2 Indien de Mediator de Kwestie niet op een onafhankelijke wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de opdracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
De mediator die een belang bij de mediation heeft dat zijn onafhankelijkheid in de weg staat of zou kunnen staan, neemt zijn benoeming niet aan. Dit belang zou kunnen liggen in een persoonlijke of zakelijke relatie die de mediator of één van zijn kantoorgenoten heeft of heeft gehad met partijen of met één van hen, of in de uitkomst van de mediation. Hij dient zich ook bewust te zijn van de mogelijke schijn van afhankelijkheid en daar naar te handelen. De mediator verschaft partijen duidelijkheid over zijn positie indien zijn onafhankelijkheid ter discussie staat of zou kunnen staan. Vervolgens vraagt hij partijen of zij op deze basis met hem verder willen. De mediator waakt ervoor dat hij zijn onafhankelijkheid zowel tijdens als na de mediation bewaart. Zo nodig trekt hij zich terug.
5 – Onpartijdigheid
5.1 De Mediator is er voor alle Partijen. Hij is onpartijdig en handelt zonder vooringenomenheid.
5.2 Indien de Mediator de Kwestie niet op een onpartijdige wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de opdracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
Kenmerkend voor de mediator is zijn neutrale, onpartijdige rol. De mediator is er voor alle partijen. Hij heeft een vertrouwenspositie ten opzichte van elk van hen. De mediator geeft in woord en daad geen blijk van een voorkeur voor of van afkeuring van (één van) partijen en handelt zonder vooringenomenheid jegens hen. Het vertrouwen bij partijen dat de mediator onpartijdig is, is essentieel voor de kwaliteit van het mediationproces.
De mediator treedt alleen in die kwesties op waarin hij zijn onpartijdigheid kan bewaren. Hij waakt er steeds voor dat zijn onpartijdigheid niet wordt aangetast door vooringenomenheid, gebaseerd op bijvoorbeeld persoonlijke kenmerken, positie, religie of achtergrond of door een oordeel over door partijen ingebrachte standpunten of belangen.
Van de mediator mag worden verwacht dat hij zichzelf kritisch volgt en zijn neutrale, onpartijdige positie doorlopend bewaakt. Als het voor de mediator onmogelijk is de mediation op een onpartijdige wijze te begeleiden, dan trekt hij zich daaruit terug.
6 – Vertrouwelijkheid
6.1 De Mediator waarborgt de vertrouwelijkheid van de Mediation.
6.2 De Mediator heeft een geheimhoudingsplicht.
6.3 De geheimhoudingsplicht duurt voort na de beëindiging van de Mediation.
Toelichting
Uitgangspunt is dat alles wat tijdens een mediation mondeling en schriftelijk wordt uitgewisseld, vertrouwelijk is. Deze informatie mag niet buiten de mediation tijdens of na afloop van de mediation worden gebruikt, tenzij partijen daarover expliciet afwijkende afspraken maken met elkaar en met de mediator bijvoorbeeld indien terugkoppeling nodig is voor de voortgang van de mediation. Informatie die al openbaar of bekend was voor de mediation valt buiten de geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle betrokkenen bij het mediationproces en voor de mediator in het bijzonder als eerstverantwoordelijke voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid.
De mediator heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alles wat hij in zijn hoedanigheid als mediator verneemt in zijn gesprekken met partijen en hun adviseurs, zowel plenair als afzonderlijk. Zijn geheimhoudingsplicht geldt ook voor verkennende gesprekken met partijen vóórdat met hen een mediationovereenkomst is gesloten. Een terugkoppeling van informatie door de mediator naar verwijzers of opdrachtgevers die verder gaat dan een kennisgeving van beëindiging van de mediation, gebeurt uitsluitend in overleg en met instemming van alle partijen.
De geheimhoudingsplicht van de mediator vervalt voor zover de mediator dit nodig heeft om zich te verweren in procedures, inclusief klacht- of tuchtprocedures.
Op de geheimhoudingsplicht van de mediator worden enkele uitzonderingen gemaakt die te vinden zijn in het MfN-Mediation Reglement 2008.
7 – Competentie
De Mediator neemt een Mediation alleen aan wanneer hij over de nodige kwaliteiten beschikt om de Mediation goed te laten verlopen.
Toelichting
Van een mediator mag verwacht worden dat hij beschikt over de kennis, vaardigheden, beroepshouding en de persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn om een goed verloop van de mediation te waarborgen. Is dat niet of in onvoldoende mate het geval, dan neemt hij de mediation niet aan. Mocht de mediator de zaak al hebben aangenomen, dan trekt hij zich terug.
Tot de van de mediator te verwachten kennis hoort kennis van communicatie en conflictoplossing, onderhandelingsconcepten en interventietechnieken. De te verwachten kennis kan ook inhoudelijke deskundigheid zijn op het terrein waarop het conflict zich afspeelt indien partijen de mediator juist met het oog daarop hebben benoemd. De vaardigheden die van de mediator verwacht mogen worden zijn bijvoorbeeld interventietechnieken gericht op het verbeteren van de communicatie tussen partijen, het verhelderen van het probleem en de betrokken emoties en belangen en de begeleiding van de onderhandelingen tussen partijen. De mediator beschikt ook over meer technische vaardigheden, zoals het bespreken en afsluiten van een mediationovereenkomst en het (laten) vastleggen van afspraken in een vaststellingsovereenkomst.
Essentie van de beroepshouding is dat de mediator integer en betrouwbaar is, zijn vak naar beste kunnen uitoefent en de bereidheid heeft om zich doorlopend bij te scholen en verder te ontwikkelen als mediator. Persoonlijke kwaliteiten zijn essentieel voor de mediator. Van de mediator mag verwacht worden dat hij evenwichtig, flexibel, empathisch en doortastend is en dat hij goed kan opereren in een context waarin druk en tegenstrijdige belangen een onmiskenbare rol spelen.
8 – Werkwijze
8.1 De Mediator is verantwoordelijk voor het mediationproces en bewaakt het verloop daarvan.
8.2 De Mediator sluit voorafgaand aan de Mediation met alle Partijen een schriftelijke Mediationovereenkomst die tenminste de vertrouwelijkheid en vrijwilligheid omvat.
8.3 De Mediator betrekt geen derden bij de Mediation, behoudens met toestemming van Partijen.
Toelichting
De essentie van de taak van de mediator is het bewaken van het mediationproces. De mediator behandelt de mediation met de nodige voortvarendheid en maakt daarvoor voldoende tijd beschikbaar. Hij geeft uitleg over het mediationproces, de inhoud van de mediationovereenkomst en het Reglement. De mediator verifieert of partijen begrijpen welke voorwaarden en consequenties er aan ondertekening van de mediationovereenkomst zijn verbonden. De mediator zorgt voor een evenwichtige behandeling van de kwestie en bevordert zoveel mogelijk dat iedere partij op gelijkwaardige wijze aan bod komt, in voldoende mate toegang heeft tot de benodigde informatie en de ruimte heeft om zo nodig financiële, juridische, psychologische of andere adviseurs te raadplegen.
De mediator is verantwoordelijk voor de contractuele vastlegging in de mediationovereenkomst van de geheimhoudingsplicht van partijen en hemzelf. Partijen hebben geen wettelijke geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht van partijen dient er primair voor om te bevorderen dat zij vrijuit kunnen spreken tijdens de mediationgesprekken en dat vertrouwen kan worden opgebouwd. Partijen bepalen samen de omvang van de geheimhoudingsplicht. Zij beoordelen of het voor de voortgang van de mediation nodig is dat met bepaalde personen buiten de mediationtafel overleg plaats heeft. De mediator draagt er zorg voor dat de omvang van de geheimhoudingsplicht wordt vastgelegd.
De mediator draagt er zorg voor dat derden die bij de mediation worden betrokken, een geheimhoudingsverklaring tekenen. De toestemming van partijen is niet nodig voor secretariële ondersteuning van de mediator bedoeld in artikel 6.1 van het Reglement.
9 – Tarief en kosten
9.1 De Mediator maakt met Partijen vooraf een afspraak over zijn tarief en de bijkomende kosten en legt deze afspraak vast in de Mediationovereenkomst.
9.2 Het is de Mediator toegestaan een vast bedrag voor de Mediation af te spreken.
9.3 De Mediator zorgt voor een duidelijke, inzichtelijke declaratie.
Toelichting
Bij de start van de mediation maakt de mediator een duidelijke afspraak over zijn tarief (of een vast bedrag voor de mediation) en eventuele bijkomende kosten. De mediator spreekt met partijen af wie de kosten van de mediation draagt. De mediator specificeert zijn declaratie op een heldere manier. Hij houdt een verrichtingenstaat bij en legt deze desgevraagd over, zodat het voor partijen inzichtelijk is voor welke werkzaamheden hij welke kosten in rekening brengt.
10 – Tuchtrecht
De Mediator is onderworpen aan het tuchtrecht conform het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators.
Toelichting
Iedere mediator die tijdens de aanvang van een mediation in het MfN-Register staat ingeschreven, is aan dit tuchtrecht onderworpen.
1 De met een hoofdletter aangeduide begrippen in deze Gedragsregels verwijzen naar de definities van het MfN- Mediation Reglement 2008, artikel 1.