KWALITEITSHANDBOEK ETHISCH COMITÉ UZA-UA
KWALITEITSHANDBOEK ETHISCH COMITÉ UZA-UA
KWALITEITSHANDBOEK ETHISCH COMITE UZA-UA
HISTORIEK | ||
Benaming: | Kwaliteitshandboek | Naam en handtekening (gedelegeerd) verantwoordelijke: |
Eigenaar: | Ethisch Comité UZA-UA | Xxxx. Xx. X. Xxxxxxxxxx, voorzitter |
Naam auteurs: | Xxxx. Xx. X. Xxxxxxxxxx Mevr. X. Xxxxxxxxxxx Mevr. X. Xxxxxxxx | |
Kwaliteitsverantwoordelijke | Mevr. X. Xxxxxxxxxxx | |
Identificatie procedure | ||
Datum inwerkingtreding | 15/06/2020 | |
Versienummer | 1.0 | |
Datum revisie | 15/06/2020 | |
Einddatum geldigheid van deze versie | 31/12/2020 | |
Datum goedkeuring EC | 15/06/2020 | |
Mailgroep: | leden + uitgenodigde experten Ethisch Comité UZA - UA | |
Doelgroep: | DEEL 1 Huishoudelijk reglement | onderzoekers van UZA en UA artsen en medewerkers van UZA |
DEEL 2 Standard Operating procedures | onderzoekers van UZA en UA artsen en medewerkers van UZA opdrachtgevers van studies | |
Publicatie: Intranet dd.: 17/06/2020 Extranet dd.: 17/06/2020 Docbase dd.: 17/06/2020 | ||
INHOUDSTAFEL
INLEIDING
DEEL 1. HUISHOUDELIJK REGLEMENT
HOOFDSTUK 1. Regelgeving
HOOFDSTUK 2. Samenstelling HOOFDSTUK 3. Administratieve organisatie HOOFDSTUK 4. Opdrachten
HOOFDSTUK 5. Werking
DEEL 2. STANDARD OPERATING PROCEDURES VOOR DOSSIERBEOORDELING (‘SOP’)
HOOFDSTUK 1. Begrippenkader HOOFDSTUK 2. Beoordeling van studiedossiers
2.1. In te dienen documenten
2.2. Tijdslijnen voor indiening
2.3. Procedure voor experimenten in de zin van de wet van 7 mei 2004
2.4. Procedure voor proeven
2.5. Procedure voor andere studies
2.6. Procedure voor (substantiële) amendementen HOOFDSTUK 3. Opvolging van experimenten en proeven
HOOFDSTUK 4. Compassionate use (CU) en Medical Need Programs (MNP) HOOFDSTUK 5. Beoordeling van diverse ethische adviesaanvragen HOOFDSTUK 6. Financiële bepalingen
BIJLAGEN AFKORTINGEN
INLEIDING
Het Ethisch Comité UZA-UA werd aanvankelijk opgericht als ethisch comité van het Universitair Ziekenhuis Antwerpen. Ingevolge de nauwe samenwerking met de UAntwerpen en de steeds meer groeiende rol van het ethisch comité bij de boordeling van dossiers betreffende experimenten van UA-onderzoekers werden een aantal leden van de UAntwerpen aan de ledenlijst toegevoegd, en werd de naam aangepast naar ‘Ethisch Comité UZA-UA’.
Het Ethisch Comité UZA-UA is een volledig erkend ethisch comité in de zin van de wet betreffende experimenten op de menselijke persoon van 7 mei 2004.
Dit kwaliteitshandboek beschrijft de samenstelling, opdrachten en werking van het Ethisch Comité UZA- UA. Het heeft tot doel een leidraad te zijn inzake ethische adviesverlening voor de leden, maar ook voor onderzoekers, artsen en medewerkers van UZA en UAntwerpen.
Dit kwaliteitshandboek bevat het huishoudelijk reglement van het Ethisch Comité UZA-UA in de zin van het KB van 12 augustus 1994 en de Standard Operating Procedures.
Dit kwaliteitshandboek en elke wijziging ervan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan alle leden van het Ethisch Comité UZA-UA, en goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. alvorens te worden geïmplementeerd.
DEEL 1. HUISHOUDELIJK REGLEMENT
HOOFDSTUK 1. REGELGEVING
De opdracht van de ethische comités van ziekenhuizen wordt beschreven in artikel 70 van de ziekenhuiswet (Wet 10 juli 2008). De samenstellijng is bepaald bij KB van 12 augustus 1994 (BS dd. 27.09.1994).
Voor wat betreft de beoordeling van dossiers betreffende experimenten worden de samenstelling en de werking van de ethische comités eveneens geregeld in de Wet van 7 mei 2004 inzake Experimenten op de menselijke persoon en de daaropvolgende uitvoeringsbesluiten waaronder het KB van 4 april 2014 alsook omzendbrief nr. 613 van het FAGG (Federaal Agentschap voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten).
Voor wat betreft de beoordeling van dossiers betreffende klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik wordt de werking van de Ethische Comités eveneens geregeld in Wet van 7 mei 2017 betreffende klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik en het uitvoeringsKB van 9 oktober 2017.
Het Ethisch Comité is georganiseerd en handelt volgens de principes van Good Clinical Practice (ICH-GCP).
• De leden en de administratief medewerkers zijn verplicht tweejaarlijks een ICH-GCP training te volgen en een ICH-GCP attest te behalen of te hernieuwen.
• Indien het een studie betreft waarvoor het Ethisch Comité UZA-UA optreedt als ‘Centraal Ethisch Comité’ (i.e. bevoegd is voor het uitbrengen van het enkel advies) moet een gedateerd en gehandtekend CV van de hoofdonderzoeker(s) van de deelnemende Belgische sites, alsook een kopie van een geldig ICH-GCP-attest bezorgd worden.
HOOFDSTUK 2. SAMENSTELLING
2.1. Algemene bepalingen
Het Ethisch Comité is samengesteld zoals voorzien in de toepasselijke wet- en regelgeving. De leden zijn representatief voor de Universiteit Antwerpen en het Universitair Ziekenhuis Antwerpen en bij de samenstelling is rekening gehouden met diversiteit in expertise.
De leden van het Ethisch Comité worden door de beheerder van het ziekenhuis of van de ziekenhuisgroepering aangewezen :
- wat de artsen betreft, op voorstel van de Medische Raad van het ziekenhuis of van de Medische Raden van de ziekenhuisgroepering.
- wat de verpleegkundigen betreft, op voorstel van het hoofd van het verpleegkundig departement van het ziekenhuis of van de ziekenhuisgroepering.
Op basis van eenvoudige meerderheid kan het Ethisch Comité een gemotiveerd verzoek richten aan de bevoegde instantie om een lid te ontslaan uit het Ethisch Comité.
Belangstellenden, al dan niet aan het ziekenhuis of aan de ziekenhuisgroepering verbonden, kunnen als lid van het Comité worden aangewezen.
Kunnen geen lid van het Comité zijn :
- de directeur van het ziekenhuis
- de hoofdgeneesheer
- de voorzitter van de Medische Raad
- het hoofd van het verpleegkundig departement
Het mandaat van lid van het Comité heeft een duur van vier jaar en is hernieuwbaar. Indien een lid niet langer wenst te zetelen in het Comité zal getracht worden een vervanger te zoeken die uit dezelfde geleding komt als het uittredend lid of een persoon met dezelfde kwalificaties.
De ledenlijst wordt als bijlage bij dit kwaliteitshandboek gevoegd.
2.2. Bijzondere bepalingen betreffende Leden ziekenhuisartsen
Bij definitieve samenstelling van het Ethisch Comité UZA-UA zal er steeds over gewaakt worden dat minstens de helft van de effectieve leden ziekenhuisartsen van het UZA zijn.
Indien het aantal ziekenhuisartsen gelijk is aan 6, wordt volgende verdeling nagestreefd :
- 2 artsen uit de internistische richting
- 2 artsen uit de heelkundige richting
- 1 arts uit de pediatrische of gynaecologische richting (1 verplicht)
- 1 arts uit een richting anders dan de hierboven vermelde (verplicht)
Indien het aantal mandaten voor ziekenhuisartsen groter is dan 6, zal bij voorkeur zowel uit de pediatrische als uit de gynaecologische richting een vertegenwoordiger aangeduid worden.
Alle artsen die deel uitmaken van het Ethisch Comité hebben tijdens hun loopbaan voldoende deskundigheid verworven in de methodologie van klinisch onderzoek.
2.3. Dossierspecifieke samenstelling
Ingevolge de veelheid aan opdrachten van het Ethisch Comité UZA-UA, worden diverse wettelijke bepalingen betreffende de samenstelling van ethische comités in functie van de te beoordelen dossiers vertaald naar de praktijk, wat resulteert in de volgende samenstellingen van het Ethisch Comité UZA-UA naargelang het te beoordelen dossiertype:
1. Voor de beoordeling van ethische adviesaanvragen en andere dossiers die niet vallen onder de experimentenwertgeving, zoals Medical Need Programma’s en Compassionate Use van geneesmiddelen, wordt het Ethisch Comité als volgt samengesteld, overeenkomstig het KB van 12 augustus 1994:
- Het ethisch comité bestaat uit tenminste acht en ten hoogste vijftien leden
- De meerderheid van de leden zijn artsen verbonden aan het UZA
- Tenminste één huisarts
- Eén jurist
- Tenminste één verpleegkundige van het UZA
2. Voor de beoordeling van experimenten, andere dan proeven, wordt het ethisch comité als volgt samengesteld, overeenkomstig de wet van 7 mei 2004 en het KB van 4 april 2014:
- De meerderheid van de leden zijn artsen verbonden aan het UZA
- Een huisarts
- Een jurist
- Twee verpleegkundigen
- Een ziekenhuisapotheker
- Een expert in de farmacologie, farmacotherapie en farmacokinetiek
- Een filosoof of ethicus
- Een psycholoog
3. Voor de beoordeling van dossiers met betrekking tot klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik, worden aan de hierboven sub 1.2. vermelde samenstelling volgende profielen toegevoegd, overeenkomstig de wet van 7 mei 2014 en het KB van 9 oktober 2017:
- Een arts-specialist in de pediatrie
- Een patiëntenvertegenwoordiger (geen gezondheidszorgbeoefenaar)
In het kader van de erkenning van het Ethisch Comité UZA-UA voor de beoordeling van Fase 1-studies worden bijkomende nog volgende profielen toegevoegd:
- Een expert in de klinische farmacologie
- Een lid met expertise in de beoordeling of uitvoering van Fase I-studies
- Een vertegenwoordiger van gezonde vrijwilligers (geen gezondheidszorgbeoefenaar, met ervaring in deelname aan Fase I-studies)
2.4. Uitgenodigde experten
Het Comité kan, in het licht van een specifieke probleemstelling waarvoor zijn raadgevende of ondersteunde functie wordt geconsulteerd, bijkomende deskundigen of betrokken partijen uitnodigen zonder stemrecht.
Het Ethisch Comité UZA-UA wordt in dit kader aangevuld met afgevaardigden van de universiteit en met een aantal permanent uitgenodigde experten.
HOOFDSTUK 3. ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN ONDERSTEUNING
Het Ethisch Comité wordt administratief ondersteund door een secretariaat met de volgende opdrachten:
- Verwerken en opvolgen inkomende dossiers inzake klinische studies en bijhorende rapporteringen;
- Briefwisseling inzake individuele ethische adviesverlening o.a. euthanasie- en abortusaanvragen;
- Organiseren vergadering;
- Notuleren;
- Telefonische communicatie en briefwisseling met onderzoekers/artsen en farmaceutische bedrijven.
De administratief medewerkers zijn verplicht om een opleiding Good Clinical Practice te volgen en het dienaangaande certificaat te hernieuwen volgens de gangbare termijnen.
De administratieve verwerking van dossiers wordt beschreven in Deel 2, werking van het Ethisch Comité.
De leden en medewerkers van het Ethisch Comité UZA-UA zijn verzekerd onder de polis van het UZA (bijlage 2).
HOOFDSTUK 4. OPDRACHTEN
Het Comité oefent de volgende functies uit, telkens het een verzoek in die zin ontvangt :
- een begeleidende en raadgevende functie met betrekking tot de ethische aspecten van de ziekenhuiszorg
- een adviserende functie met betrekking tot alle protocollen inzake experimenten op mensen zoals beschreven in de wetten van 7 mei 2004 en 2017 en de uitvoeringsbesluiten bij die wetgeving.
Het Ethisch Comité UZA kan ook verzocht worden om een advies te verlenen omtrent een ethische vraagstelling die zich situeert buiten het ziekenhuis of de universitaire instelling.
Wel dient het Comité dan inzage te hebben van het advies van andere commissies die zich eventueel reeds over het probleem hebben gebogen.
Elk personeelslid van het ziekenhuis, de ziekenhuisgroepering of iedere arts kan een schriftelijk verzoek richten aan het Comité. Tevens wordt rekening gehouden met de mogelijkheid dat ook patiënten, familieleden of nabestaanden een schriftelijk verzoek bij het Comité indienen.
Het Comité behoudt zich tevens het recht voor een verzoek ter discussie te richten aan personen of instanties binnen het ziekenhuis indien geoordeeld wordt dat zich situaties voordoen of dreigen voor te doen met eventuele ethische repercussies. Dit gebeurt evenwel enkel na voorafgaandelijke bespreking binnen het Comité en op verzoek van een eenvoudige meerderheid.
Het Comité kan, op grond van een gemotiveerde beslissing, weigeren op een verzoek in te gaan.
De adviezen en raadgevingen van het Comité zijn vertrouwelijk en bindend voor klinische proeven vallend onder de wet van 7 mei 2004. De adviezen en raadgevingen zijn het voorwerp van een gemotiveerd verslag dat uitsluitend aan de onderzoeker wordt verzonden en waarin de verschillende standpunten van de leden worden weergegeven. Wanneer het gaat om een klinische proef wordt het advies eveneens medegedeeld aan de Minister van Volksgezondheid.
HOOFDSTUK 5. WERKING
5.1. Algemene bepalingen
Het KB dd. 12 augustus 1994 bepaalt dat een ethisch comité minstens éénmaal per kwartaal bijeenkomt achter gesloten deuren. Het Ethisch Comité UZA-UA vergadert in principe éénmaal per week (op maandag) achter gesloten deuren. In functie van de agenda kan beslist worden deze frequentie te verlagen of te verhogen. Bijzondere vergaderingen kunnen belegd worden ter bespreking van urgente probleemstelling of aangelegenheden waarvan de discussie de normale agenda in dergelijke mate belast dat ze dienen bediscussieerd te worden in een bijzondere vergadering.
De vergaderdata voor het lopende jaar worden vastgelegd tijdens de eerste vergadering van het Comité en nadien op jaarlijkse basis. De leden ontvangen wekelijks een uitnodiging voor de eerstvolgende vergadering, met een agenda van de te bespreken dossiers.
De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter. Bij diens afwezigheid zit de ondervoorzitter de vergadering voor. Indien ook deze afwezig is zal de aangestelde ziekenhuisgeneesheer met de hoogste anciënniteit fungeren als voorzitter.
5.2. Aanwezigheidsquota
Het Comité kan geldig vergaderen indien volgende aanwezigheidsquota zijn bereikt:
Voor de beoordeling van ethische adviesaanvragen, overeenkomstig het KB van 12 augustus 1994:
Om geldig te kunnen vergaderen dienen tenminste de helft van de leden vermeld onder Hoofdstuk 2
§2.3 (1) aanwezig te zijn, alsook minstens de helft van het aantal aangestelde ziekenhuisgeneesheren. Indien het quorum niet bereikt wordt, dan wordt een nieuwe vergadering belegd op dezelfde dag maar met een aanvangsuur dat 15 minuten later zal zijn dan dat van de geplande vergadering. Deze vergadering hoeft niet het vereiste quorum te hebben.
Voor de beoordeling van experimenten (andere dan proeven), overeenkomstig het KB van 4 april 2014:
Om geldig te kunnen vergaderen dienen tenminste de helft van de leden vermeld onder Hoofdstuk 2
§2.3 (2) aanwezig te zijn, alsook minstens de helft van het aantal aangestelde ziekenhuisgeneesheren. Indien het quorum niet bereikt wordt, dan wordt een nieuwe vergadering belegd op dezelfde dag maar met een aanvangsuur dat 15 minuten later zal zijn dan dat van de geplande vergadering. Deze vergadering hoeft niet het vereiste quorum te hebben.
Indien het Ethisch Comité wordt bijeengeroepen met hoogdringendheid volstaat de meerderheid. In uitzonderlijke gevallen kan het Ethisch Comité vergaderen met een beperkte samenstelling.
Voor de beoordeling van dossiers met betrekking tot klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik, overeenkomstig het KB van 9 oktober 2017:
Om geldig te kunnen vergaderen dienen tenminste de helft van de leden vermeld onder Hoofdstuk 2
§2.3 (3) aanwezig te zijn, waaronder ten minste twee artsen, alsook leden die niet deze hoedanigheid hebben. Bijkomend dient ook de patiëntenvertegenwoordiger of zijn plaatsvervanger aanwezig te zijn.
Wanneer het Ethisch comité een advies uitbrengt over een klinische proef van fase I, beraadslaagt het slechts rechtsgeldig wanneer de daarvoor specifiek toegevoegde leden (1 gezonde vrijwilliger met ervaring in fase 1 studies,1 lid met ervaring in de uitvoering van dergelijke studies, en 1 specialist in de klinische farmacologie) of hun plaatsvervangers, eveneens aanwezig zijn.
Leden kunnen de vergadering ofwel fysiek ofwel online (via lifestream) bijwonen. Als algemeen principe geldt dat een lid dat niet aanwezig kan zijn op de vergadering van het Ethisch comité maar dat voor de vergadering zijn verslag of zijn advies schriftelijk aan de voorzitter heeft meegedeeld, wordt meegerekend in het aanwezigheids- en stemquorum.
Wanneer het hierboven beschreven aanwezigheidsquorum niet bereikt is, kan het Ethisch comité beroep doen op een schriftelijke procedure om advies uit te brengen. De voorzitter bepaalt de termijn waarbinnen de leden hun advies moeten uitbrengen. Behoudens uitzonderlijke situaties waarin een afwijkende beslissing desbetreffende van de voorzitter bepalend is, geldt dat voor dossiers die op de wekelijkse vergadering op maandag werden besproken, een voorstel van advies wordt geformuleerd door het secretariaat dat uiterlijk op
dinsdag aan de andere leden wordt bezorgd. Leden die op de vergadering afwezig waren, geven binnen 2 dagen hun akkoord of opmerkingen aan het secretariaat door. De besluitvorming verloopt dan als volgt:
- ofwel is de meerderheid van de leden akkoord met het ontwerp van advies en kan dit worden verstuurd,
- ofwel is de meerderheid niet akkoord met het ontwerp en wordt dit opnieuw geagendeerd op de eerstvolgende vergadering.
Het aantal schriftelijke adviezen vereist voor de geldige beoordeling van een dossier met betrekking tot klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik dient, overeenkomstig het KB van 9 oktober 2017, overeen te stemmen met het hierboven uitgeschreven vereist aantal aanwezige leden. Ieder lid dat binnen de termijn vastgelegd door de voorzitter geen negatief of positief advies heeft uitgebracht, wordt geacht zich te onthouden.
Indien een lid binnen de termijn vastgelegd door de voorzitter om substantiële redenen verzoekt dat het dossier in de vergadering wordt besproken, wordt dit dossier geagendeerd op de eerstvolgende vergadering van het Ethisch comité, of indien noodzakelijk gelet op te respecteren wettelijke termijnen, op een ad hoc door de voorzitter bijeengeroepen vergadering.
5.3. Dossierbeoordeling
Het Comité behandelt enkel schriftelijke aanvragen. Het Ethisch Comité buigt zich zowel over adviesaanvragen in het kader van de wetten van 7 mei 2004 en 2017 betreffende experimenten op de menselijke persoon en proeven, als over allerhande ethische vragen buiten die wetgeving.
Adviesaanvragen die geen experimenten betreffen, zijn niet aan vormvereisten onderworpen. Voor advies in verband met ethische aspecten van ziekenhuiszorg of in individuele gevallen wordt een uitgebreid schrijven gericht aan de voorzitter, ter inleiding van de probleemstelling. In functie van het probleem, de urgentiegraad, de nood aan bijkomende experts, ... wordt de vraag ter zitting behandeld of wordt een timing opgesteld teneinde de vraag zo vlot mogelijk te behandelen, desnoods door middel van bijkomende vergaderingen.
Voor adviesaanvragen betreffende experimenten (en proeven) gelden specifieke richtlijnen.
Voor een gedetailleerde uiteenzetting van de geldende procedures bij beoordeling van adviesaanvragen verwijzen we naar DEEL 2 van dit kwaliteitshandboek: Standard Operating Procedures voor dossierbeoordeling – SOP.
5.4. Stemprocedure
De volgende leden zijn stemgerechtigd:
1. voor experimenten die vallen onder de toepassing van de wet van 7 mei 2004: de leden vermeld in Hoofdstuk 2 §2.3 (2)
2. voor Klinische proeven die vallen onder de toepassing van de wet van 7 mei 2017: de leden vermeld in Hoofdstuk 2 §2.3 (3)
3. voor aangelegenheden zoals omschreven in het KB van 12 augustus 1994 en alle andere aangelegenheden die niet onder de toepassing vallen van de wetten van 7 mei 2004 en 2017: de leden vermeld in Hoofdstuk 2 §2.3 (1)
Uitgenodigde experten hebben geen stemrecht.
Elk op de vergadering aanwezig en stemgerechtigd lid heeft één stem. De vergadering beslist in principe steeds bij unanimiteit van stemmen.
Wanneer geen unanimiteit kan worden bekomen en een stemming vereist is, dan wel indien een stemming wettelijk vereist is, beslist het Ethisch Comité bij gewone meerderheid van stemmen, tenzij specifieke wetgeving het anders vereist. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
In het verslag worden de leden opgelijst die aan de stemming hebben deelgenomen. De identiteit van de leden die voor of tegen een voorstel stemden of zich onthielden, wordt niet vrijgegeven.
5.5. Belangenconflicten
Personen met een belangenconflict betreffende een voorgelegde studie nemen geen deel aan de discussie over die studie. Zij verlaten de vergadering voor de duur van deze discussie. Dit wordt als dusdanig in het verslag genoteerd.
5.6. Besluitvorming
Dossiers betreffende ethische adviesvragen worden uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de vergadering bezorgd aan alle leden. Na bespreking wordt een advies opgesteld door de Voorzitter.
Ontvankelijke aanvragen (zoals gedefinieerd in de Deel 2 – SOP) in dossiers betreffende studies worden eveneens op de agenda geplaatst van de eerstvolgende vergadering. Op die vergadering zullen de dossiers worden toegewezen aan twee beoordelaren, die geen verbondenheid hebben met betrokken studie. Zij zullen op de daaropvolgende vergadering verslag uitbrengen over de ethische aspecten van de studie. De voorzitter ziet erop toe dat steeds tenminste één van de twee beoordelaren een arts is, tenzij het een masterproef betreft. Indien een beoordelaar binnen de termijn van twee vergaderingen na overhandiging van het dossier nog steeds niet in staat is geweest om zijn dossier aan de vergadering voor te stellen, zal het betreffende dossier toegewezen worden aan een andere beoordelaar. De identiteit van de beoordelaren wordt niet kenbaar gemaakt in het advies.
De beoordelaren maken bij de beoordeling van elk dossier, andere dan ethische adviesaanvragen, gebruik van een gestandaardiseerd beoordelingsformulier.
Tijdens de vergadering volgend op deze waarin de dossiers werden verdeeld, of bij afwezigheid van de beoordeling van één van de beoordelaars op de eerstvolgende vergadering, voor zover mogelijk in functie van de te respecteren termijnen, wordt het dossier besproken.
Het advies wordt alleszins verstrekt binnen de wettelijk bepaalde termijnen.
De leden zullen steeds trachten tot een consensus (unanimiteit van stemmen) te komen. Enkel bij afwezigheid van consensus zal de in de SOP voorgeschreven stemprocedure (meerderheid van stemmen van aanwezige leden) worden toegepast.
Indien bijkomende inlichtingen noodzakelijk blijken kan het dossier verdaagd worden. In het geval een dossier afgevoerd of verdaagd wordt, worden de vragen en opmerkingen schriftelijk overgemaakt aan de onderzoeker.
Te allen tijde kan een onderzoeker of één van de deelnemende leden opgeroepen worden ter mondelinge verduidelijking teneinde de snelheid van de procedure te bevorderen.
Het Comité kan een gunstig (goedkeuring) of een ongunstig (afwijzing) advies afleveren. De onderzoeker wordt hiervan door het secretariaat schriftelijk op de hoogte gebracht worden. Het gemotiveerd advies reflecteert de bezorgdheden van het Ethisch Comité en maakt tevens melding van de bij de discussie aanwezige leden in het Comité.
Een goedkeuring kan soms nog bijkomende suggesties bevatten die bijdragen tot de verbetering van de documenten maar de goedkeuring niet in de weg staan.
Ongunstige adviezen (afwijzing) kunnen steeds mondeling met de onderzoeker ter zitting worden besproken. Voor zover wettelijk bepaald zal het beoordelingsrapport worden opgesteld in overeenstemming met de bij wet voorgeschreven vereisten, waaronder deze van het EU-portaal.
Amendementen aan een studie worden beoordeeld door de voorzitter en zijn/haar vervanger wanneer ze geen implicaties hebben voor de veiligheid van de studie. Ze worden in de vergadering beoordeeld wanneer dit wel het geval is. Het betreft dan substantiële amendementen. De procedure wordt gedetaillieerd beschreven in Deel 2 – SOP.
Ten behoeve van de onderzoeker wordt akte gemaakt van meldingen van nevenwerkingen of andere briefwisseling in verband met een studie. Slechts wanneer er een wezenlijk gevolg is voor de proefpersonen wordt deze briefwisseling in de vergadering besproken.
5.7. Verslaglegging
Na elke vergadering wordt een verslag opgemaakt. Dit bevat ondermeer een aanwezigheidslijst en eventuele belangenconflicten, en is een schriftelijke neerslag van de gevoerde discussies. Het verslag wordt aan de leden toegestuurd ter goedkeuring.
De discussies met betrekking tot de ethische aspecten van het ziekenhuis of individuele ethische vraagstellingen worden tevens in een afzonderlijk document verslagen en verzonden aan de onderzoeker.
Het Comité legt een elektronisch archief aan.
De toegang tot het archief is beperkt tot de leden van het Ethisch Comité.
Het secretariaat van het Ethisch Comité UZA-UA stelt een jaarlijks activiteitenverslag op dat minstens de volgende elementen bevat:
- een kwantitatieve evaluatie van de werkzaamheden van het Comité
- de lijst van de behandelde onderwerpen
5.8. Confidentialiteit
Alle leden van het Comité zijn gehouden tot de strikte geheimhouding van alle vertrouwelijke gegevens die hun als lid zijn ter kennis gekomen.
5.9. Kwaliteitsbewaking
Het Ethisch Comité is georganiseerd en handelt volgens de principes van Good Clinical Practice.
Het CV van alle leden is beschikbaar op het secretariaat Ethisch Comité. Alle leden zijn verplicht om een opleiding Good Clinical Practice te volgen en het dienaangaande certificaat te hernieuwen volgens de gangbare termijnen. Het Ethisch Comité beschikt over een kader om de leden te ondersteunen bij het evalueren van studies. Het Ethisch Comité organiseert mededelingen in de context van de wekelijkse Research Club. Deze interventies maken deel uit van de continue vorming van leden van het Ethisch Comité. Tijdens de vergaderingen worden symposia van het Raadgevend Comité voor Bio-ethiek en andere organisaties bekend gemaakt aan de leden.
De besluitvorming is verantwoordbaar, transparant en tijdig. Er zijn procedurele KPI’s (krititieke prestatie- indicatoren) beschikbaar zoals aanwezigheid van leden, tijdsinterval tot verlenen van advies en aanwezigheid van een jaarverslag. Deze KPI’s worden jaarlijks opgevolgd.
Alle documenten betreffende de dossiers die worden voorgelegd aan het Ethisch Comité worden digitaal opgeslagen en bewaard gedurende de wettelijk voorgeschreven termijnen, en tenminste gedurende vijf jaar.
DEEL 2. STANDARD OPERATING PROCEDURES VOOR DOSSIERBEOORDELING (‘SOP’)
HOOFDSTUK 1. BEGRIPPENKADER
Voor zover hier niets anders wordt bepaald, hebben de in deze tekst gebruikte begrippen de betekenis die eraan wordt verleend in de wetten van 7 mei 2004 betreffende experimenten op de menselijke persoon en van 7 mei 2017 betreffende klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruik.
Studie
In deze tekst wordt de term ‘studie’ gebruikt voor alle vormen van onderzoek, daarin begrepen de experimenten die onder de wet van 2004 vallen, de proeven die onder de wet van 2017 vallen, en de zuiver retrospectieve onderzoeken die niet onder specifieke wetgeving vallen maar toch aan het Ethisch Comité worden voorgelegd.
Observationeel / interventioneel (Zie art. 2, 8° Wet 7 mei 2004)
observationeel onderzoek (niet-interventioneel onderzoek):
- het onderzoeksproduct wordt voorgeschreven volgens marketing applicatie, overeenkomstig de in de vergunning voor het in de handel brengen vastgestelde voorwaarden.
- er wordt uitgegaan van de gangbare medische praktijk. Het besluit om het geneesmiddel voor te schrijven staat geheel los van het besluit om een patiënt te laten deelnemen aan het onderzoek.
- er hoeven geen extra diagnostische of controleprocedures doorlopen te worden. Voor de analyse van de verkregen resultaten worden epidemiologische methodes gebruikt.
prospectief observationeel onderzoek: deelnemers worden geselecteerd en gevolgd in de tijd. Deze onderzoeken vallen onder de wet en vereisen goedkeuring door een ECPSO en krijgen een BUN (Belgisch Uniek Nummer)
retrospectief observationeel onderzoek: er wordt gebruik gemaakt van bestaande gegevens in het verleden verzameld. Deze onderzoeken vallen niet onder de wet.
interventioneel onderzoek: dit behelst elk onderzoek bij de mens (in de wet een “proef” en “experiment” genoemd) waarbij afgeweken wordt van de normale standaardtherapie (extra bloedname, RX, ..)
Commercieel / niet-commercieel (academisch) (Zie art. 2, 15° Wet 7 mei 2004)
commerciële studies: studies met een industriële opdrachtgever
niet-commerciële (academische) studies: studies met een (erkende) niet-industriële opdrachtgever: universiteiten, ziekenhuizen, wetenschappelijke fondsen, EORTC,…
Monocentrisch / multicentrisch (Zie art. 2, 13°-14° Wet 7 mei 2004)
monocentrische studie: één enkel centrum
multicentrische studie: meerdere centra
HOOFDSTUK 2. BEOORDELING VAN STUDIEDOSSIERS
2.1. In te dienen documenten
Nieuwe studies die ter beoordeling voorgelegd worden, moeten steeds voorzien zijn van:
Begeleidende brief (ondertekend door hoofdonderzoeker of gedelegeerd persoon)
Clinical trial Application Form (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxx-00/xxxxxxxxxxx- form2009_en.pdf) indien het een studie met geneesmiddelen betreft.
Het site-specifiek inlichtingenformulier UZA. (NL versie 4.4 dd. 11/06/2019 – ENG versie 4.4 dd.
11/06/2019)
Dit formulier moet volledig ingevuld en ondertekend worden door de hoofdonderzoeker en het diensthoofd van de dienst waar de studie zal doorgaan. (voor studenten moet het inlichtingenblad ondertekend zijn door de studenten zelf en de promotor)
Enkel beoefenaars van een gezondheidsberoep (cfr. de gecoördineerde wet betreffende de uitoefening van de gezondheidsberoepen dd. 10 mei 2015) kunnen fungeren als onderzoeker.
Het informatie- en toestemmingsformulier voor de patiënt.
Dit document moet voorgelegd worden in beide landstalen (NL/FR) en moet opgesteld worden in een duidelijke begrijpbare taal die de patiënt machtig is.
Bevat informatie zoals: doel, procedures, risico’s/voordelen, inzage in gegevens en vertrouwelijkheid, beslissing om niet deel te nemen/vroegtijdig te stoppen en alternatieven…
Moet ondertekend worden door arts, patiënt, eventueel door familie en/of getuigen.
Het informatie- en toestemmingsformulier voor de minderjarige patiënt (indien van toepassing)
Dit document moet voorgelegd worden in beide landstalen (NL/FR) en moet opgesteld worden in een duidelijke begrijpbare taal die de patiënt machtig is.
Bevat informatie zoals: doel, procedures, risico’s/voordelen, inzage in gegevens en vertrouwelijkheid, beslissing om niet deel te nemen/vroegtijdig te stoppen en alternatieven…
Moet ondertekend worden door arts, patiënt, eventueel door familie en/of getuigen.
Het document moet opgesteld worden in een voor de minderjarige patiënt begrijpbare taal, eventueel voorzien van verduidelijkende tekeningen.
Voor kinderen tussen 6 en 11 jaar is het informatie- en toestemmingsformulier aangeraden, vanaf 12 jaar is het verplicht.
Het informatie- en toestemmingsformulier voor de ouders van minderjarigen/voogd of wettelijke vertegenwoordiger(s) (indien van toepassing)
Dit document moet voorgelegd worden in beide landstalen (NL/FR) en moet opgesteld worden in een duidelijke begrijpbare taal die de patiënt machtig is.
Bevat informatie zoals: doel, procedures, risico’s/voordelen, inzage in gegevens en vertrouwelijkheid, beslissing om niet deel te nemen/vroegtijdig te stoppen en alternatieven…
Moet ondertekend worden door arts, patiënt, door familie en/of getuigen.
Het definitieve protocol.
Samenvatting van het protocol. (Nederlandstalige versie)
Het farmacologisch/toxicologisch dossier. (Samenvatting van de productkenmerken/Bijsluiter/IB) (Enkel van toepassing bij geneesmiddelenonderzoek.)
CE-certificaat – enkel geldig bij medical device studies
Technische fiches, gebruiksaanwijzingen, …
Alle dagboeken, schalen of vragenlijsten die aan de proefpersoon worden voorgelegd.
Alle middelen die worden toegepast om de rekrutering te bevorderen.
Contracten die gesloten worden tussen onderzoekers en sponsors.
Alle contracten van alle deelnemende onderzoekers, met vermelding van de vergoedingen moeten voorgelegd worden.
Als het contract voor alle sites gelijk is, volstaat het om één contract in te dienen met schriftelijke verklaring van de opdrachtgever dat alle contracten identiek zijn voor alle centra, ook wat de vergoedingen betreft.
Met voorkeur de ondertekende versie
Het indienen van een draft versie, niet ondertekende versie, van het contract is aanvaardbaar.
Het contract moet na ondertekening alsnog aan het Ethisch Comité wordt bezorgd.
Het ontwerp van de overeenkomst moet vergezeld zijn van een volledig ingevuld en ondertekend facturatieschema
Het bewijs van ‘no fault’ verzekering. Dit hoeft niet de polis te zijn, wel moet op het attest het verzekerd bedrag en de tijdsduur van de dekking van het risico vermeld staan.
Indien het een studie betreft waarvoor het Ethisch Comité UZA-UA optreedt als ‘Centraal Ethisch Comité’ (i.e. bevoegd is voor het uitbrengen van het enkel advies): het gedateerd en gehandtekend CV van de hoofdonderzoeker(s) van de deelnemende Belgische sites, alsook een kopie van een geldig ICH-GCP-attest.
Een lijst van de lokale ethische comités die deelnemen aan de studie (voorzien van telefoonnummer en e-mail adres)
Facturatieschema (enkel nodig bij commerciële studies) Wijze van indiening van de vereiste documenten:
Alle documenten in 2-voud, 2 identieke samengebonden studiepakketten.
Voorzien van versienummer en versiedatum
CD-ROM of e-mail met digitale versie van alle ingediende studiedocumenten
Enkel dossiers die alle hierboven opgesomde vereiste documenten bevatten worden ontvankelijk verklaard en kunnen op de agenda van de eerstvolgende vergadering van het Ethisch Comité worden geplaatst.
2.2. Tijdslijnen voor indiening
Het Ethisch Comité vergadert wekelijks op maandag, behalve op feestdagen, brugdagen en tussen Kerstmis en nieuwjaar.
De in te dienen documenten dienen ten laatste op dinsdag voor 12.00 u op het secretariaat van het Ethisch Comité bezorgd te worden.
2.3. Procedure voor experimenten in de zin van de wet van 7 mei 2004
2.3.1. AANVRAAG
1. Overeenkomstig artikel 3 van het KB van 30 juni 2004 dienen het formaat en de inhoud van de aanvragen te voldoen aan de criteria vastgelegd in de gedetailleerde richtsnoeren bekendgemaakt door de Europese Commissie in de " Voorschriften inzake geneesmiddelen in de Europese Unie " en meer in het bijzonder in het gedetailleerde richtsnoer getiteld "Detailed guidance on the application format and documentation to be submitted in an application for an Ethics Committee opinion on the clinical trial on a medicinal product for human use " in de meest recente beschikbare uitgave.
Aanvragen van welke aard ook worden gericht tot het secretariaat en dienen drie werkdagen voor de geplande vergadering aanwezig te zijn in al hun volledigheid. Het dossier voor een klinische proef dient te voldoen aan de voorwaarden die gesteld zijn in het KB van 30 juni 2004, waarin verwezen wordt naar de ‘Detailed guidance on the application format and documentation to be submitted in application for an Ethics Committee opinion on the clinical trial on a medicinal product for human use’.
2. Alvorens dit aanvraagformulier in te dienen bij het Ethisch Comité verzoekt de aanvrager bij het Europees Bureau voor Geneesmiddelen om een Eudract-nummer dat het protocol van de opdrachtgever van de klinische proef zal identificeren binnen de gegevensbank beheerd door het Europees Bureau voor Geneesmiddelen.
3. Indien de aanvraag volledig is, meldt het Ethisch Comité dit aan de aanvrager binnen drie dagen na de ontvangst van de aanvraag.
Indien de aanvraag onvolledig is, meldt het Ethisch Comité dit aan de aanvrager binnen drie dagen na de ontvangst van de aanvraag, met de vermelding van de elementen die ontbreken. De termijn waarbinnen het Ethisch Comité haar advies dient af te leveren, bedoeld in artikel 11 van de wet van 7 mei 2004, vangt slechts aan bij de ontvangst van het volledig dossier door het Ethisch Comité.
4. Alle experimenten in verband met de menselijke persoon, waarvoor een aanvraag wordt ingediend bij het Comité krijgen een nummer toebedeeld dat uit drie delen bestaat : het eerste deel wordt gevormd door het jaar, het tweede door de week waarin het dossier werd ontvangen. Het laatste cijfer is het volgnummer dat aan het dossier wordt toegekend.
2.3.2. BEOORDELINGSPROCEDURE
1. Wanneer het dossier ontvankelijk werd verklaard zal het op de agenda van de eerstvolgende vergadering worden geplaatst. Op die vergadering zal het dossier worden toegewezen aan twee beoordelaren, die geen verbondenheid hebben met betrokken studie overeenkomstig de bepalingen opgenomen in het huishoudelijk reglement. De identiteit van de beoordelaren wordt niet kenbaar gemaakt. De beoordelaren zullen op de volgende vergadering verslag uitbrengen over de ethische aspecten van de studie. De
KWALITEITSHANDBOEK ETHISCH COMITE UZA-UA
beoordelaren maken bij de beoordeling van elk dossier, andere dan ethische adviesaanvragen, gebruik van een gestandaardiseerd beoordelingsformulier.
2. Tijdens de vergadering volgend op deze waarin de dossiers werden verdeeld, of bij afwezigheid van de beoordeling van één van de beoordelaars, voor zover mogelijk in functie van de te respecteren termijnen, op de eerstvolgende vergadering, wordt het dossier besproken. De leden zullen steeds trachten tot een consensus (unanimiteit van stemmen) te komen. Enkel bij afwezigheid van consensus zal de stemprocedure zoals uiteengezet in het huishoudelijk reglement worden toegepast.
3. Indien bijkomende inlichtingen noodzakelijk blijken kan het dossier verdaagd worden.
In het geval een dossier afgevoerd of verdaagd wordt, worden de vragen en opmerkingen schriftelijk overgemaakt aan de onderzoeker.
4. Te allen tijde kan een onderzoeker of één van de deelnemende leden opgeroepen worden ter mondelinge verduidelijking teneinde de snelheid van de procedure te bevorderen.
5. Voor zover wettelijk bepaald zal het beoordelingsrapport worden opgesteld in overeenstemming met de bij wet voorgeschreven vereisten, waaronder deze van het EU-portaal.
2.3.3. ADVIES
1. Het advies wordt gegeven binnen de termijnen zoals ze bepaald zijn in de wet van 7 mei 2004. Indien het Ethisch Comité UZA – UA optreedt als enig Ethisch Comité voor een monocentrische studie, of ingeval van een multicentrische studie indien het Ethisch Comité UZA-UA bevoegd is voor het uitbrengen van het enkel advies (‘Centraal Ethisch Comité’), wordt het advies binnen de 28 dagen aan de aanvrager bezorgd. De opmerkingen van de Ethische Comités die niet bevoegd zijn voor het uitbrengen van het enkel advies (de ‘lokale Ethische Comités’) worden binnen die periode door het Ethisch Comité UZA – UA dat bevoegd is voor het uitbrengen van het enkel advies verzameld en maken deel uit van het advies van het Ethisch Comité UZA – UA. Indien niet alle adviezen van lokale Ethische Comités ontvangen zijn binnen de vastgestelde termijn, wordt aan de onderzoeker of initiatiefnemer van de studie gevraagd of ze akkoord zijn met een uitstel.
2. Indien het Ethisch Comité UZA – UA optreedt als lokaal Ethisch Comité dat niet bevoegd is voor het uitbrengen van het enkel advies voor een multicenter studie, wordt binnen een termijn van 25 dagen na het bekomen van het volledig dossier een advies geformuleerd. Dit advies wordt bezorgd aan het Ethisch Comité dat bevoegd is voor het uitbrengen van het enkel advies.
3. Wanneer vragen worden gesteld aan de onderzoekers wordt het dossier in clockstop geplaatst. Dat betekent dat de termijn niet loopt vanaf de datum van de vraagstelling tot de datum waarop het Ethisch Comité een voldoende antwoord ontvangt van de onderzoeker. Indien na 6 maanden nog geen antwoord werd bekomen op een vraag naar bijkomende inlichtingen, wordt de onderzoeker nogmaals een brief/mail verstuurd met de vraag een antwoord te formuleren. Indien dan binnen de maand niet gereageerd wordt, wordt de studie van de agenda afgevoerd. Indien men de studie dan toch nog wil laten doorgaan moet ze volledig opnieuw ingediend worden.
4. Een goedkeuring kan soms nog bijkomende suggesties bevatten die bijdragen tot de verbetering van de documenten maar de goedkeuring niet in de weg staan.
5. Het Comité kan een gunstig (goedkeuring) of een ongunstig (afwijzing) advies afleveren. De onderzoeker wordt hiervan door het secretariaat schriftelijk op de hoogte gebracht worden. Het gemotiveerd
advies reflecteert de bezorgdheden van het Ethisch Comité en maakt tevens melding van de bij de discussie aanwezige leden in het Comité. Ongunstige adviezen (afwijzing) kunnen steeds mondeling met de onderzoeker ter zitting worden besproken.
2.4. Procedure voor proeven
De procedure voor proeven en experimenten is gelijklopend met uitzondering van proeven die worden aangeboden volgens de bij wet van 7 mei 2017 vernieuwde procedure (‘Proefprojecten’ cfr artikel 47 KB 9 oktober 2017).
Voor de beoordeling van Proefprojecten geldt volgende procedure:
- het dossier wordt aangeleverd door het CT-college
- de beoordelingsprocedure wordt toegepast zoals uitgeschreven sub 2.3.2.
- de besluiten van het Ethisch Comité worden opgenomen in de daarvoor door het FAGG ter beschikking gestelde formulieren
- de bij wet voorgeschreven termijnen voor het uitbrengen van het advies worden gerespecteerd zoals uiteengezet sub 2.3.3.
2.5. Procedure voor andere studies
Studies die geen experiment of proef zijn in de zin van de wetten van 7 mei 2004 en 2017 maar die toch ter beoordeling worden voorgelegd aan het Ethisch Comité UZA-UA omwille van ethische bekommernissen van de opdrachtgever of onderzoeker, privacygerelateerde bezorgdheden, enz. worden ingediend zoals elk ander studiedossier (cfr bepalingen sub 2.1. en 2.2.).
Het Ethisch Comité UZA-UA zal deze dossiers op dezelfde wijze beoordelen als experimenten die wel onder de wet van 2004 vallen, zonder evenwel het advies in te winnen van andere mogelijk betrokken ethische comités (behoudens ingeval het Ethisch Comité dit zelf nuttig of noodzakelijk acht), en zonder aan specifieke tijdslijnen te zijn gevonden. Desondanks zal het Ethisch Comité haar advies uitbrengen binnen de kortst mogelijke termijn.
2.6. Procedure voor (substantiële) amendementen
2.6.1. BEGRIP
Een amendement is een wijziging aan de wetenschappelijke documenten die een klinische proef ondersteunen. Een amendement wordt als substantieel beschouwd wanneer de wijziging een effect kan hebben op de veiligheid of de fysieke en/of mentale integriteit van de deelnemers aan de klinische proef en/of kan leiden tot een andere interpretatie van de wetenschappelijke gegevens.
Een substantieel amendement moet altijd ingediend worden bij de bevoegde overheid en het Ethisch Comité dat bevoegd is voor het uitbrengen van het enkel advies. Het is echter mogelijk dat bepaalde wijzigingen enkel door het Ethisch Comité moeten goedgekeurd worden (en dus ter notificatie naar de bevoegde overheid moeten gezonden worden) of het tegenovergestelde.
2.6.2. IN TE DIENEN DOCUMENTEN:
- begeleidend schrijven met korte omschrijving van het amendement (inclusief EudraCTnr / Belgisch uniek nummer, protocolnummer, titel van de proef, amendement code en datum) en de redenen van indiening van het amendement.
- verklaring door de hoofdonderzoeker dat hij/zij kennis genomen heeft van de geamendeerde documenten en geen wetenschappelijke noch ethische bezwaren heeft.
- de gewijzigde documenten voorzien van aangepast versienummer en versiedatum. Er dient een versie met en zonder aangeduide wijzigingen (track changes) voorgelegd te worden.
- bijkomende, ondersteunende informatie, indien aanwezig.
- clinical trial amendment form - annex 2: request for autorisation of a substantial amendment (bij een interventionele studie)
- review and approval form
- facturatieschema (enkel bij commerciële studies)
2.6.3. PROCEDURE:
Amendementen aan een studie worden beoordeeld door de voorzitter en zijn/haar vervanger wanneer ze geen implicaties hebben voor de veiligheid van de studie. Ze worden in de vergadering beoordeeld wanneer dit wel het geval is. Ten behoeve van de onderzoeker wordt akte gemaakt van meldingen van nevenwerkingen of andere briefwisseling in verband met een studie. Slechts wanneer er een wezenlijk gevolg is voor de proefpersonen wordt deze briefwisseling in de vergadering besproken.
2.6.4. TOEVOEGING VAN ONDERZOEKSLOCATIES:
Indien aan een eerder goedgekeurde studie bijkomende onderzoekslocaties dienen te worden toegevoegd, worden de hierna vermelde documenten voorgelegd ter beoordeling aan het Comité. De procedure is identiek aan deze voor substantiële amendementen. Een amendement voor het toevoegen van extra centra kan ten vroegste 3 maanden na de initiële goedkeuring ingediend worden.
- begeleidend schrijven (aanvraag)
- overzicht van de toe te voegen centra met de naam van de lokale onderzoeker en adresgegevens Ethisch Comité.
- CV van de betrokken lokale onderzoeker(s)
- protocol signature page van de betrokken onderzoeker(s)
- clinical trial amendment form - annex 2: request for autorisation of a substantial amendment (bij een interventionele studie)
- facturatieschema (enkel bij commerciële studies)
Indien het een arts of specialist betreft die diensten levert in een privé-praktijk en niet verbonden is aan een ziekenhuis met Ethisch Comité:
- begeleidend schrijven (aanvraag) met vermelding van de naam van de toe te voegen onderzoeker
- CV onderzoeker
- protocol signature page van de betrokken onderzoeker(s)
- overeenkomst tussen sponsor/trial sites/onderzoekers (Clinical Trial Agreement). Dit mag een voorlopige versie zijn maar van zodra het document door alle betrokken partijen ondertekend is moet er een kopie bezorgd worden.
- clinical trial amendment form - annex 2: request for autorisation of a substantial amendment (bij een interventionele studie)
- facturatieschema (enkel bij commerciële studies)
HOOFDSTUK 3. OPVOLGING VAN EXPERIMENTEN EN PROEVEN
3.1. (Ernstige) ongewenste voorvallen, (Ernstige) (onverwachte) bijwerkingen
3.1.1. BEGRIPPEN:
Adverse event (ongewenst voorval): een schadelijk verschijnsel bij een patiënt of een deelnemer aan de behandelde groep tijdens een experiment, dat niet noodzakelijk met die behandeling verband houdt (art. 2, § 9).
Adverse reaction (bijwerking): elke schadelijke en niet gewenste reactie op een geneesmiddel voor onderzoek of op een experiment, en wanneer het om een geneesmiddel voor onderzoek gaat, ongeacht de toegediende dosis (art. 2, § 5).
Serious adverse event of serious adverse reaction (ernstig ongewenst voorval of ernstige bijwerking): een ongewenst voorval of een bijwerking die dodelijk is, levensgevaar oplevert voor de proefpersoon, opname in een ziekenhuis of een verlenging van de opname noodzakelijk maakt, blijvende of significante invaliditeit of arbeidsongeschiktheid veroorzaakt, dan wel zich uit in een aangeboren afwijking of misvorming en dit, wanneer het om een proef gaat, ongeacht de dosis (art. 2, § 10).
Unexpected adverse reaction (onverwachte bijwerking): een bijwerking waarvan de aard of de ernst niet overeenkomt met de informatie over het experiment en, wanneer het om een proef gaat, met de informatie over het product (zoals het onderzoeksdossier voor een geneesmiddel voor onderzoek waarvoor geen vergunning is afgegeven of in het geval van een geneesmiddel waarvoor een vergunning is afgegeven, de in de bijsluiter vervatte samenvatting van de kenmerken van het product); (art. 2, § 6)
3.1.2. PROCEDURE:
Serious adverse events, serious adverse reactions of unexpected adverse reactions die in het eigen centrum optreden moeten onmiddellijk schriftelijk gemeld worden aan het Ethisch Comité.
Indien het Ethisch Comité van het Universitair Ziekenhuis Antwerpen optreedt als ECPSO, dienen alle individuele rapporten over SAE’s die in België voorgekomen zijn, onmiddellijk gemeld te worden.
Rapporten over SAE’s die zich buiten België hebben voorgedaan dienen ten minste op jaarlijkse basis gerapporteerd te worden onder de vorm van listings.
Gezien de sponsor en de onderzoeker het beste op de hoogte zijn van het protocol, blijft het in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de sponsor en de onderzoeker om de SAE’s te evalueren en, indien nodig, er gevolg aan te geven. Het Ethisch Comité neemt enkel akte van de rapporten.
3.2. Opvolging van experimenten
Het Ethisch Comité volgt studies op van bij het begin tot op het einde van de studie.
Te dien einde worden de onderzoekers ten minste éénmaal per jaar verzocht verslag uit te brengen over de stand van zaken in verband met een goedgekeurde studie, het aantal gerekruteerde patiënten en eventuele onverwachte nevenwerkingen voor farmacologische studies. Tevens wordt in de brief houdende het gunstig advies van het Comité, aan de onderzoekers gevraagd om te melden wanneer de studie wordt beëindigd.
Voor experimenten die onder de toepassing vallen van de wet van 7 mei 2004 gelden verder de volgende verplichtingen voor onderzoekers / opdrachtgevers:
3.3. Einde van het experiment
De opdrachtgever informeert het Ethisch Comité over het einde van het experiment binnen een termijn van 90 kalenderdagen na het einde van het experiment.
Gelieve hiervoor het formulier: Clinical trial form - annex 3: ‘Declaration of the end of trial form’ te gebruiken indien het een interventionele studie betreft.
3.4. Voortijdig einde van het experiment
De termijn van 90 dagen wordt tot 15 dagen verminderd wanneer het experiment voortijdig moet worden stopgezet. Naast het ingevulde ‘declaration of the end of trial form’ moet de kennisgeving duidelijk de redenen voor de voortijdige stopzetting uiteenzetten.
3.5. Tijdelijke stopzetting van een experiment
Wanneer een opdrachtgever een proef tijdelijk stopzet, moet het Ethisch Comité onmiddellijk op de hoogte gebracht worden, ten laatste binnen 15 kalenderdagen.
De redenen voor de stopzetting en de draagwijdte moeten duidelijk worden beschreven.
Gelieve duidelijk te vermelden of het de afsluiting van de inclusieperiode of het volledig afsluiten van de studie betreft en of dit voor alle onderzoekscentra of het lokale onderzoekscentrum betreft.
3.6. Herstarten van een experiment
Om een tijdelijk stopgezette proef te herstarten, moet de opdrachtgever een verzoek tot herstarten indienen, geformuleerd als een substantieel amendement. De nodige onderbouwing rond de veiligheid voor het herstarten wordt eveneens bijgevoegd.
De proef kan pas hervat worden nadat de goedkeuring van het centraal Ethisch Comité en de bevoegde overheid werd bekomen.
HOOFDSTUK 4. COMPASSIONATE USE (CU) EN MEDICAL NEED PROGRAM (MNP)
4.1. Compassionate Use (CU)
4.1.1. BEGRIP:
Het beschikbaar stellen, om redenen van medeleven, van een geneesmiddel waarvoor een aanvraag voor een vergunning voor het in de handel brengen is ingediend, of waarvoor de klinische proeven nog gaande zijn.
Voorwaarden:
- patiënten die lijden aan een chronische ziekte of
- patiënten die lijden aan een ziekte die de gezondheid ondermijnt of
- patiënten die lijden aan een levensbedreigende ziekte en deze ziekte kan niet op een bevredigende wijze behandeld worden met een geneesmiddel dat in België in de handel is en dat vergund is voor die aandoening
Het betrokken geneesmiddel is nog niet toegelaten, voor geen enkele indicatie
4.1.2. PROCEDURE:
De bevoegdheid van het Ethisch Comité volgt uit artikel 106 §1 van het KB van 14 december 2006 betreffende geneesmiddelen voor menselijk en diergeneeskundig gebruik.
De procedure voor een aanvraag tot uitvoering van een programma inzake het ter beschikking stellen van geneesmiddelen voor gebruik in schrijnende gevallen is beschreven in art. 106-107 van het KB van 14 december 2006.
Als de firma een gunstig advies van het Ethisch Comité ontvangen heeft, kan zij een verzoek richten tot het FAGG. Het gunstig advies van het Ethisch Comité moet toegevoegd worden.
Bij goedkeuring van zowel het Ethisch Comité als het FAGG kunnen patiënten in het programma opgenomen worden.
4.1.3. IN TE DIENEN DOCUMENTEN:
een document met:
- de criteria volgens dewelke de patiënten kunnen worden opgenomen in het programma
- de indicatie voor dewelke het geneesmiddel ter beschikking zal worden gesteld
- de periode gedurende dewelke het programma loopt
- de verdeling van de kosten voor transport en toediening
- de modaliteiten volgens dewelke de niet-gebruikte geneesmiddelen zullen worden behandeld
4.2. Medical Need Program (MNP)
4.2.1. BEGRIP:
Het ter beschikking stellen van een geneesmiddel voor menselijk gebruik teneinde tegemoet te komen aan de medische noden van de patiënten.
Het betrokken geneesmiddel moet het onderwerp uitmaken van een aanvraag voor het op de markt brengen maar de indicatie voor de behandeling van deze aandoening is niet toegelaten of het geneesmiddel voor menselijk gebruik is nog niet op de markt op een daadwerkelijke manier met deze aanvaarde indicatie.
Voorwaarden:
- patiënten die lijden aan een chronische ziekte of
- patiënten die lijden aan een ziekte die de gezondheid ondermijnt of
- patiënten die lijden aan een levensbedreigende ziekte en deze ziekte kan niet op een bevredigende wijze behandeld worden met een geneesmiddel dat in België in de handel is en dat vergund is voor die aandoening
Het betrokken geneesmiddel voor menselijk gebruik moet het onderwerp hebben uitgemaakt van een vergunningsaanvraag maar de indicatie voor de behandeling van de beoogde aandoening is echter niet toegestaan of het geneesmiddel voor menselijk gebruik is nog niet op de markt voor deze indicatie.
4.2.2. PROCEDURE:
De bevoegdheid van het Ethisch Comité volgt uit artikel 108 §2 van het KB van 14 december 2006 betreffende geneesmiddelen voor menselijk en diergeneeskundig gebruik.
De procedure voor een aanvraag tot uitvoering van een programma inzake het ter beschikking stellen van geneesmiddelen voor gebruik in schrijnende gevallen is beschreven in art. 108-109 van het KB van 14 december 2006.
Na gunstig advies door het Ethisch Comité wordt een vraag gericht naar het FAGG (door de onderzoeker). Het gunstig advies van het Ethisch Comité moet toegevoegd worden.
Behoudens uitzonderingen zoals beschreven in het KB van 14 december 2006 mag de vergunninghouder, indien geen bezwaar wordt gemaakt door het FAGG binnen de 2 weken, het programma uitvoeren.
4.2.3. IN TE DIENEN DOCUMENTEN:
een document met:
- de criteria volgens dewelke de patiënten kunnen worden opgenomen in het programma
- de indicatie voor dewelke het geneesmiddel ter beschikking zal worden gesteld
- de periode gedurende dewelke het programma loopt
- de verdeling van de kosten voor transport en toediening
- de modaliteiten volgens dewelke de niet-gebruikte geneesmiddelen zullen worden behandeld
HOOFDSTUK 5. BEOORDELING VAN DIVERSE ETHISCHE ADVIESAANVRAGEN
Dossiers betreffende ethische adviesaanvragen andere dan studies, worden besproken op de eerstvolgende vergadering na indiening van de adviesvraag. Het Ethisch Comité formuleert haar advies overeenkomstig de desbetreffende bepalingen in het huishoudelijk reglement van het Ethisch Comité UZA-UA. Noch de indiening, noch de adviesverlening zijn aan specifieke vormen of termijnen onderworpen. Het Ethisch Comité tracht steeds binnen de kortst mogelijk termijn (afhankelijk van de aard en omvang van de vraag) haar advies te verlenen.
HOOFDSTUK 6. FINANCIËLE BEPALINGEN
6.1. BTW-plicht
Vanaf 01.07.2009 is het UZA BTW-plichtig. In verband met de klinische studies dienen de volgende richtlijnen opgevolgd te worden:
Alle vorderingen uit hoofde van klinische studies (o.a. facturatie voor prestaties tot uitvoering van studies) zijn onderworpen aan het stelsel van de BTW op verkopen. De BTW-heffing gebeurt op basis van de aan derden gefactureerde bedragen.
Wat betreft studies die uitgevoerd worden in het UZA, vraagt de Dienst Administratie en Financiën dat de onderzoekers een kostencalculatie en een facturatieschema opmaken. Desgewenst kunnen de onderzoekers daarvoor beroep doen op een door de Dienst Administratie en Financiën ter beschikking gesteld kostencalculatieprogramma, en op de hulp van de dienst boekhouding (mevr. D. Xxx Xxxxxxx, tel. 03/000.00.00 – mevr. B. Logisse, tel. 03/000.00.00)
6.2. Betaling
De bedragen worden bepaald overeenkomstig het KB van 15 juli 2004, mits toepassing van de gebruikelijke indexaties.
Xxxxxxxx is niet vereist voor studies met niet-commerciële opdrachtgever (universiteit, ziekenhuis, wetenschappelijke fondsen, EORTC, ...).
BIJLAGEN
1. Lijst van wijzigingen ten opzicht van een vroegere versie
2. Verzekering van de leden van het EC
3. EC – UZA inlichtingenblad (NL)
4. EC – UZA facturatieschema
5. Omzendbrief 575 van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten: ‘Aanvragen voor klinische proeven en indiening van substantiële amendementen – nieuwe versie van de detailed guidance ‘CT-1.’
6. Checklist voor dossierbeoordeling van studies
7. Ledenlijst
AFKORTINGEN
ECPLO Ethics Committee Providing Local Opinion
ECPSO Ethics Committee Providing Single Opinion (Ethisch Comité bevoegd om het Enkel Advies uit te brengen)
FAGG Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten
Bijlage 1 Lijst van wijzigingen ten opzichte van een vroegere versie
Versie | Datum | Beschrijving |
SOP | STANDARD OPERATING PROCEDURES | |
6 | 2/11/2015 | Integrale tekstrevisie cfr. opmerkingen FAGG-audit |
6.1 | 4/01/2016 | Aanpassing ledenlijst en bedragen FAGG |
6.2 | 18/04/2016 | Toevoegen secretaresse |
6.3 | 02/08/2016 | Aanpassing ledenlijst |
6.4 | 23/01/2017 | Aanpassing ledenlijst en bedragen FAGG Aanvulling beoordelingsprocedure |
6.5 | 14/03/2017 | Aanpassing ledenlijst Aanpassing checklist voor dossierbeoordeling van studies. |
6.6 | 25/09/2017 | Verwijderen ledenlijst uit SOP |
6.7 | 7/12/2017 | Aanpassingen nav KB 7 okt 2017 |
6.8 | 11/02/2019 | Aanpassen dag in te dienen documenten Aanpassing lijst met in te dienen documenten |
6.9 | 06/05/2019 | Aanpassing versienummer en -datum EC UZA site-specifiek inlichtingenformulier |
KWALITEITSHANDBOEK | ||
1.0 | 15/6/2020 | Integrale herziening van de voormalige SOP met inhoudelijke update en integratie van voormalig document ‘kwaliteitssysteem’ |
Bijlage 2. Verzekering van leden van het EC
Verzekeringsattest (bijlage)
Uittreksel uit de polisvoorwaarden:
Bijlage 3. EC UZA inlichtingenblad (NL)
INLICHTINGENBLAD ETHISCH COMITE
Verzoek tot advies gericht aan het ethisch comité betreffende een voorstel tot klinische studie.
EC NR (wordt aangevuld door het EC) | EUDRACT NR (enkel voor geneesmiddelenstudies) | EDGE-NR (voor meer info zie p.7)) |
……/………/…… | ……….-………………-………. | ….../….../.…../….../.…../…... |
Inhoud
30
30
2.4 De opdrachtgever van de studie 31
2.5 De financiering van de studie 32
2.5.2 Financiering van de studie in geval van FWO/BOF/EU 33
2.6 Uw aanvraag dient vergezeld te zijn van de volgende documenten (indien van toepassing): . 34 2.7 Belangrijke informatie 35
3. INLICHTINGEN IN VERBAND MET DE STUDIEOPZET
36
4. INLICHTINGEN IN VERBAND MET DE DEELNEMERS
39
4.2 Deelnemer selectie criteria 39
4.6 Informatie- en toestemmingsformulier 43
44
6. AANDACHTSPUNTEN VERZEKERING
45
1. TITEL VAN HET ONDERZOEK
Studienaam (indien van toepassing)
Protocol nummer (indien van toepassing)
2. ALGEMENE INLICHTINGEN
(indien de studie onder de wet van 7 mei 2004 valt, moet de hoofdonderzoeker een beoefenaar van een gezondheidsberoep zijn zoals beschreven in art.2,17°)
(bij masterproeven wordt de promotor als hoofdonderzoeker beschouwd)
Naam hoofdonderzoeker:
Dienst:
Correspondentie adres:
E-mail hoofdonderzoeker:
Naam andere onderzoekers:
Waar wordt de studie uitgevoerd?
Naam instituut:
Departement:
Het onderzoek is in België:
monocentrisch (een experiment uitgevoerd volgens 1 enkel protocol en op 1 enkele site) multicentrisch (een experiment dat volgens 1 bepaald protocol maar op verschillende sites
in België en dus ook door meerdere onderzoekers in België uitgevoerd wordt)
Is het ethisch comité UZA / UA het 'centraal' ethisch comité?
Ja
Zijn er andere lokale ethische comités betrokken?
Neen
Ja
Specifieer (naam ethisch comité, adres, telefoonnummer, e-mail + naam lokale onderzoeker(s))
Neen
Specifieer naam, adres, telefoonnummer, e-mail van het centraal ethisch comité
2.4 De opdrachtgever van de studie
(hieronder geeft u aan of de studie al dan niet commercieel is en binnen elke categorie wie de opdrachtgever is)
Niet-commerciële studie met als opdrachtgever UZA
UA
UZA met externe ondersteuning
FWO/BOF/EU (zie 2.5.2 voor verdere informatie) Xxxxx
Gratis leveren van medicatie/device door firma (specifieer naam – adres - contactpersoon)
UA met externe ondersteuning
FWO/BOF/EU (zie 2.5.2 voor verdere informatie) Xxxxx
Gratis leveren van medicatie/device door firma (specifieer naam – adres - contactpersoon)
andere (specifieer naam opdrachtgever - adres)
Commerciële studie met als opdrachtgever Farmaceutische firma (naam en adres)
gegevens contactpersoon (naam – email – telefoon/GSM)
CRO (naam en adres)
gegevens contactpersoon (naam – email – telefoon/GSM) Andere (specifieer naam opdrachtgever - adres)
2.5 De financiering van de studie
Welke vergoeding ontvangt u als onderzoeker?
Xxxxx u deze redelijk en in verhouding met uw prestaties?
Ja
Neen, verduidelijk:
Hoe is het bedrag samengesteld?
Worden onderzoeken in deze studie op het RIZIV verhaald?
Ja
Reden voor verhaling onderzoeken op RIZIV?
Neen
Worden de deelnemers vergoed?
Ja
Xxxxxx vergoeding deelnemers? Wat houdt deze vergoeding in?
Neen
2.5.2 Financiering van de studie in geval van FWO/BOF/EU
Specifieer de financieringsbron / financierende instantie (FWO, BOF, EU):
Financieringsprogramma (vb. BOF-DOCPRO, EU-ERC, FWO-postdoc, FWO-SBO): Naam mandaathouder (indien van toepassing):
Titel project (indien verschillend van aanvraag bij het ethisch comité):
ProjectID Peoplesoft onderzoeksdatabank (beschikbaar voor alle onderzoeksovereenkomsten gesloten met Universiteit Antwerpen, bestaat steeds uit 5 cijfers):
ProjectID externe kredietverlener (indien beschikbaar, vb. FWO-nummer):
Verwant ethisch advies:
Verlenging / wijziging (indien van toepassing):
Nota: indien dit ethisch advies van toepassing is op meerdere financieringsbronnen, dient bovenstaande informatie voor elk van deze bronnen vermeld te worden.
2.6 Uw aanvraag dient vergezeld te zijn van de volgende documenten (indien van toepassing):
begeleidende brief (ondertekend door hoofdonderzoeker of gedelegeerd persoon)
inlichtingenblad ethisch comité (dit document) – ondertekend door hoofdonderzoeker en diensthoofd.
(voor studenten moet het inlichtingenblad ondertekend zijn door de studenten zelf en de promotor).
protocol van de studie
Nederlandstalige samenvatting van het protocol
informatie- en toestemmingsformulier voor de patiënt en/of familie in een duidelijke begrijpbare taal die de patiënt machtig is
informatie- en toestemmingsformulier voor kinderen
investigator’s brochure/info van het studiegeneesmiddel/medical device of supplement
alle dagboeken en/of vragenlijsten die aan de proefpersoon worden voorgelegd
de middelen die worden toegepast om de rekrutering te bevorderen
het verzekeringsattest (dit is niet nodig indien de opdrachtgever ‘UZA’ is)
contract tussen opdrachtgever en onderzoeker (clinical trial agreement)
cv van alle onderzoekers (indien van toepassing ook de cv’s van de betrokken studenten)
lijst met contactgegevens deelnemende sites en ethische comités
European clinical trial application form (interventionele studies met geneesmiddelen)
ontvangstbevestiging Eudract-nummer (interventionele studies met geneesmiddelen)
bijsluiter / samenvatting van de productkenmerken van in de studie gebruikte, reeds goedgekeurde geneesmiddelen.
CE-certificaat (medical device studies)
technische fiches / gebruiksaanwijzingen, …
facturatieschema (enkel nodig bij commerciële studies)
…
KWALITEITSHANDBOEK ETHISCH COMITE UZA-UA
Alle documenten moeten in 2-voud ingediend worden in 2 identieke papieren pakketten en moeten vergezeld zijn van een elektronische versie van alle ingediende documenten.
De documenten mogen verstuurd worden naar xxxxxxx.xxxxxx@xxx.xx. De totale grootte van een emailbericht inclusief de bijlagen kan maximaal ongeveer 10MB bedragen. Indien de totale omvang van uw email incl. bijlagen te groot zou blijken dan dient de voorkeur gegeven te worden aan indiening op CD-rom of via USB. Gelieve steeds na te gaan of de files correct op CD-rom/USB geplaatst werden/bijgevoegd werden aan email en of alle files leesbaar zijn (bezorg bij voorkeur enkel PDF-files of files gemaakt met MsOffice programma’s en gebruik uitsluitend courante lettertypes).
Op alle zelf opgestelde documenten MOET een versienummer en een versiedatum staan.
Indien de vereiste documenten administratief niet in orde zijn, wordt de studie niet ontvankelijk geacht.
EDGE-nummer:
Indien het UZA klinisch betrokken is bij de studie is het aanvragen van een EDGE-nummer verplicht.
Als het antwoord op minstens één van onderstaande vragen JA is, moet een EDGE-nummer aangevraagd worden.
- Worden er patiënten in UZA gerekruteerd voor de studie? □ Ja □ Nee
- Worden er gegevens van UZA-patiënten gebruikt in de studie? □ Ja □ Nee
- Wordt er lichaamsmateriaal van UZA-patiënten gebruikt in de studie? □ Ja □ Nee Indien driemaal nee wordt geantwoord is geen EDGE-nummer vereist.
Een EDGE-nummer vraagt men aan via het Clinical Trial Center (CTC) van het UZA: Voor meer info hieromtrent kan u contact opnemen met:
Xxxx Xxxxxxxxx (tel. 00 000 00 00) of Xxxxx Xxxxxxxx (tel 00 000 00 00) - xxx@xxx.xx
Hou er rekening mee dat een ethisch comité 25 dagen heeft om een dossier te beoordelen. Dien uw studie dus tijdig in.
Bij een initiële indiening dienen de studies gelijktijdig bij het centraal ethisch comité en de lokale ethische comités van de deelnemende sites ingediend te worden.
Bij een commerciële studie moet het ingevulde facturatieschema bezorgd worden bij de initiële indiening. Gelieve erop te letten dat de gegevens van de firma waarnaar de factuur moet verstuurd worden, evenals het BTW-nummer (eventueel het PO-nummer), het EudraCT-nummer en het protocolnummer correct ingevuld worden.
3. INLICHTINGEN IN VERBAND MET DE STUDIEOPZET
De studie is:
niet vallend onder de wet van 07/05/2004 retrospectief
medical need compassionate use
studie op lichaamsmateriaal andere – specifieer
vallend onder de wet van 07/05/2004
prospectief, observationeel (vragenlijst, interview) prospectief interventioneel
met geneesmiddel
fase I
fase II fase III fase IV
proef voor gentherapie en somatische celtherapie
proef met geneesmiddelen die genetisch gewijzigde organismen bevatten proef met celtherapie met xenogenen
zonder geneesmiddel medical device/prothese bloedafname, RX, …
Het onderzoek is:
fysiologisch/fysiopathologisch diagnostisch
therapeutisch epidemiologisch psychologisch andere – specifieer
Studieperiode:
Aanvang: .............................................................................................................................................
Einde: ..................................................................................................................................................
Doel van de studie:
Korte samenvatting van het protocol (verstaanbaar voor mensen die niet gespecialiseerd zijn in de materie):
Wetenschappelijke fundering van de studie:
Is er een placebo-arm aanwezig in het klinisch onderzoek?
Ja
Verantwoording placebo-arm?
Neen
Werd de studie reeds elders uitgevoerd, hetzij in zijn geheel, hetzij gedeeltelijk?
Ja
Waar werd de studie elders uitgevoerd? Wat was het resultaat van deze studie?
Neen
NVT
Zijn er in diezelfde periode andere competitieve studies in de dienst?
Ja
Hoe zullen de patiënten dan gerekruteerd worden in de verschillende studies?
Neen
NVT
4. INLICHTINGEN IN VERBAND MET DE DEELNEMERS
Aantal te rekruteren deelnemers:
In de hele studie: ..................................................................................................................................
In het eigen centrum: ...........................................................................................................................
Op welke manier worden de deelnemers gerekruteerd en welke middelen worden daartoe aangewend?
4.2 Deelnemer selectie criteria
Gezonde deelnemers?
Ja
Neen
NVT
Deelnemers lijdend aan:
Leeftijd categorie?
Geslacht
Man
Vrouw
Beide geslachten
Zwangere vrouwen of vrouwen die tijdens het onderzoek zwanger kunnen worden?
Ja
Neen
NVT
Is er een controlegroep?
Ja
Bestaat deze uit gezonde deelnemers? Bestaat deze uit deelnemers lijdend aan: Aantal deelnemers:
Neen
NVT
Welke onderzoeken dienen de deelnemers te ondergaan?
Zuiver klinische evaluatie
Ja
Frequentie:
Neen
Functietests of dynamische proeven
Ja
Welke: Frequentie:
Neen
Radiografische en/of radio-isotopische onderzoeken
Ja
Welke: Frequentie:
Neen
Weefselafname
Ja
Welke: Frequentie:
Neen
Bloedafnames
Ja
Volume bloed:
Frequentie:
Neen
Is al het nodige gedaan om het aantal en volume van de bloedafnames tot een strikt minimum te beperken?
Ja
Neen
NVT
Omvat de bloedafname ook een afname van DNA?
Ja
Neen
NVT
Wordt hiervoor afzonderlijke toestemming gevraagd?
Ja
Neen
NVT
Voor welke onderzoeken wordt dit gebruikt? Hoelang worden de stalen bijgehouden?
Hoe worden de gegevens verwerkt?
Anoniem
Gepseudonimiseerd
Op naam
(Bij anonieme verwerking is terugkoppeling naar de deelnemer niet mogelijk, bij gepseudonimiseerde verwerking is een terugkoppeling wel nog mogelijk)
Hoe worden de gegevens geanonimiseerd / gepseudonimiseerd?
Andere
Ja
Specifieer:
Neen
Zijn er bijzondere onderzoeken die buiten de klinische praktijk vallen?
Rekening houdend met de huidige gegevens van de wetenschap, meent u dat het onderzoek:
geen enkele mogelijke verwikkeling zal hebben
een mogelijk risico inhoudt: Welk?
Frequentie?
zeer waarschijnlijk een risico inhoudt: Welk?
Frequentie?
4.6 Informatie- en toestemmingsformulier
Bevat het patiënteninformatie en toestemmingsformulier informatie over de volgende aspecten?
(cfr. Wet van 07/05/2004 experimenten op de menselijke persoon): | Xx | Xxxx |
Het doel van het onderzoek | ||
De standaardbehandeling en of deze onthouden wordt | ||
Eventuele alternatieve behandelingen | ||
De risico’s voor de deelnemer en de maatregelen om deze risico’s te beperken | ||
De activiteiten die van de deelnemer worden verwacht | ||
De voordelen voor de deelnemer | ||
De (eventuele) vergoeding voor de deelnemer en de onderzoekers | ||
De verzekering voor de deelnemer tegen eventuele schade (no-fault verzekering volgens art. 29 van de wet experimenten op de menselijke persoon dd. 07/05/2004) | ||
De vertrouwelijkheid van de gegevens | ||
De vrijwillige deelname | ||
Het recht om deelname te weigeren of op elk moment af te breken zonder gevolgen voor de behandeling | ||
Het recht op inzage in de gegevens die over de deelnemer verzameld worden | ||
De identiteit en bereikbaarheid van de lokale onderzoeker | ||
Aan de proefpersoon wordt een exemplaar van het informatie- en toestemmingsformulier meegegeven | ||
Het informatie- en toestemmingsformulier is opgesteld in eenvoudige taal en de gebruikte afkortingen worden verduidelijkt. Het document moet opgesteld zijn in de taal die de deelnemer machtig is | ||
Een informatie- en toestemmingsformulier voor kinderen vanaf 12 jaar werd voorzien (indien van toepassing) | ||
Voor kinderen jonger dan 12 jaar werd een informatieformulier voorzien (indien van toepassing) | ||
In geval van hoogdringendheid, wordt de toestemming gevraagd aan de deelnemer of wettelijke vertegenwoordiger zodra mogelijk | ||
Hoe worden de gegevens verzameld?
Anoniem
Gepseudonimiseerd
Op naam
Wie is de beheerder van de databank? Wie is de beheerder van de codetabel?
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
Welke data worden verzameld
Enkel formulierdata
Meer gegevens
Welke?
Waar worden verzamelde gegevens bewaard?
5. TOEZICHT OP DEELNEMERS
Voortdurend medische toezicht tijdens de studie?
Ja
Neen
NVT
Toezicht na de uren volgend op het experiment?
Ja
Door wie ?
Hoe bereikbaar ?
Neen
NVT
6. AANDACHTSPUNTEN VERZEKERING (NIET VAN TOEPASSING INDIEN UZA = OPDRACHTGEVER)
Zijn alle betrokken personen bij het experiment verzekerd voor hun foutloze aansprakelijkheid?
Ja
Neen
Wat is het verzekerd bedrag van de studie,
Is het verzekeringsdocument geldig voor de ganse duur van de studie?
Ja
Vervaldatum: ………………………
Neen
Vervaldatum: ………………………
Zijn de vorderingen die worden ingediend na het einde van de studie nog gedekt door de verzekering?
Ja
Neen
Hoofdonderzoeker (naam + handtekening + datum) | Diensthoofd (naam + handtekening + datum) |
Bijlage 4. EC UZA facturatieschema
FACTURATIESCHEMA: algemene inlichtingen | ||||
Identificatie klinische studie (steeds volledig invullen) | ||||
Commercieel | Academisch | |||
Inschrijvingsnummer EC | ||||
EDGE Nummer | ||||
EudraCT/BUN | ||||
Protocolnummer | ||||
Identificatie onderzoeker (steeds volledig invullen) | ||||
Naam | ||||
Functie | ||||
Dienst | ||||
E-mail onderzoeker | ||||
Identificatie onderaannemer (enkel invullen indien van toepassing) (apotheek, labo, pathologie, radiologie) | ||||
Benaming dienst | ||||
Identificatie opdrachtgever | ||||
Naam | ||||
Adres | ||||
Contactpersoon | ||||
Tel. contactpersoon | ||||
E-mail contactpersoon | ||||
Geen BTW plichtige | Belgische BTW plichtige | |||
Intracommunautair | Extracommunautair | |||
BTW nummer | ||||
Identificatie uitvoerder (CRO) | ||||
Naam | ||||
Adres | ||||
Contactpersoon | ||||
Tel. contactpersoon | ||||
E-mail contactpersoon | ||||
Geen BTW plichtige | Belgische BTW plichtige | |||
Intracommunautair | Extracommunautair | |||
BTW nummer | ||||
FACTURATIESCHEMA: algemene inlichtingen | ||||
Identificatie klinische studie (steeds volledig invullen) | ||||
Commercieel | Academisch | |||
Inschrijvingsnummer EC | ||||
EDGE Nummer | ||||
EudraCT/BUN | ||||
Protocolnummer | ||||
Identificatie onderzoeker (steeds volledig invullen) | ||||
Naam | ||||
Functie | ||||
Dienst | ||||
E-mail onderzoeker | ||||
Identificatie onderaannemer (enkel invullen indien van toepassing) (apotheek, labo, pathologie, radiologie) | ||||
Benaming dienst | ||||
Identificatie opdrachtgever | ||||
Naam | ||||
Adres | ||||
Contactpersoon | ||||
Tel. contactpersoon | ||||
E-mail contactpersoon | ||||
Geen BTW plichtige | Belgische BTW plichtige | |||
Intracommunautair | Extracommunautair | |||
BTW nummer | ||||
Identificatie uitvoerder (CRO) | ||||
Naam | ||||
Adres | ||||
Contactpersoon | ||||
Tel. contactpersoon | ||||
E-mail contactpersoon | ||||
Geen BTW plichtige | Belgische BTW plichtige | |||
Intracommunautair | Extracommunautair | |||
BTW nummer | ||||
Bijlage 5. Omzendbrief 575 van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten: ‘Aanvragen voor klinische proeven en indiening van substantiële amendementen – nieuwe versie van de detailed guidance ‘CT-1.’
Bijlage 6. Checklist voor dossierbeoordeling
Ethisch Comité UZA/UA Tel: 00 000 00 00
Jaar: Week:
Nummer: Titel: Onderzoeker:
Afdeling: Sponsor: Ingeleid:
Beoordelingsformulier EC UZA/UA
Studie vallend onder de wet van 7/5/2004: ja / xxxx Xxxxx samenvatting:
Opmerkingen protocol:
Opmerkingen ICF: Gegevensverwerking:
- anoniem/gecodeerd
- beheerder databank en codetabel
- bewaringstermijn
- motivatie aantal deelnemers Verzekering:
- verzekerd bedrag voldoende? ja/neen
- dekking voor heel de studieperiode? CONCLUSIE
Naam beoordelaar: Datum: Handtekening
Bijlage 7. Ledenlijst Datum: 15/6/2020
TITEL/FUNCTIE/ | W 2004 - KB 2014 | EXPERIMENTEN | KB1994 | EC ZIEKENHUIS | Wet/KB 2017 | PROEVEN |
MED DISCIPLINE | EC KB 1994 en ook: | MH artsen, min 8 max 15 | Bijkomend: | MH artsen | ||
STEMGERECHTIGDE | STEMGERECHTIGDE | STEMGERECHTIGDE | ||||
LEDEN: | LEDEN: | LEDEN: | ||||
2 Verpleegkundigen | Xxxxx Xx Xxxxxxxxxx | verpleegkundige | Xxxxx Xx Xxxxxxxxxx | 2 Verpleegkundigen | Xxxxx Xx Xxxxxxxxxx | |
Xxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxx Xxxxxxxxx | |||||
ZH apotheker | Xxxxx Xxxxx | Xxxxx Xxxxx | ZH apotheker | Xxxxx Xxxxx | ||
psycholoog | Xxxxxxxxx Xxx Xxxxx | Xxxxxxxxx Xxx Xxxxx | psycholoog | Xxxxxxxxx Xxx Xxxxx | ||
filosoof | Xxxxxxxx Xxxx | Xxxxxxxx Xxxx | filosoof | Xxxxxxxx Xxxx | ||
farmacoloog | Xxxxxx Xx Xxxxxxx | Xxxxxx Xx Xxxxxxx | farmacoloog | Xxxxxx Xx Xxxxxxx | ||
huisarts | Xxxxxxx Xxxxxxxx | huisarts | Xxxxxxx Xxxxxxxx | huisarts | Xxxxxxx Xxxxxxxx | |
jurist | Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx | jurist | Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx | jurist | Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx | |
OVZ – kl. bioloog | Xxxxx Xxxxx | Xxxxx Xxxxx | Xxxxx Xxxxx | |||
VVZ - gastro-ent. | artsen (min de helft) | Xxxxx Xxxxxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxxxx | ||
OVZ - neuroloog | met kennis van | Xxxxxxx Xxxx | Xxxxxxx Xxxx | Xxxxxxx Xxxx | ||
geneticus/gynaeco. | klinisch onderzoek | Xxxxxxx Xxxxxxxxxx | Xxxxxxx Xxxxxxxxxx | Xxxxxxx Xxxxxxxxxx | ||
pediater/oncoloog | Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxx | |||
cardioloog | Xxxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxx Xxxxxxxx | Xxxxxxx Xxxxxxxx | |||
psychiater | Xxxxx Xxx Xxx Eede | Xxxxx Xxx Xxx Eede | Xxxxx Xxx Xxx Eede | |||
radioloog | Xxxxxx Xxx Xxxx | Xxxxxx Xxx Xxxx | Xxxxxx Xxx Xxxx | |||
pneumoloog | Xxxxxxx Xxxxxxx-Xxx Xxx | |||||
patiëntenvertegenw | Xxx Xxx Xxxxxx | |||||
oncoloog | arts F I | Xxx Xxx xxx Xxxxxx | ||||
gezonde vrijw F I | Xxxxx Xxxxxxxxxx | |||||
KWALITEITSHANDBOEK ETHISCH COMITE XXX-XX
00
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX | ZONDER STEMRECHT | |
Xxxx Xxxxxxx | verpleegkundige | |
Xxxxxxx Xxx xx Xxxxx | patiëntenbegeleiding UZA | |
Xxxxx Xxxxxxx | arts - em.hoogleraar anatomie-embryologie UA | |
Xxxxxxxx Xxxxxxx | dep. onderzoek UA | |
Xxxx Xxxx | kinesitherapeut | |
Xxxx Xxxxxx | arts - beheer gezondheidsgegevens | |
Xxxxxx Xxxxx | bio- en weefselbank | |
Xxxx Xxxxxxxxxxx | jurist UZA | |
Xxxxxx Xxx xx Xxxxxxxxxx | jurist UZA (team DPO) | |
Inlichtingenblad ethisch comité UZA/UA, versie 4.4 dd. 11/06/2019