BEHEERSOVEREENKOMST
GEMEENTE ZONNEBEKE - AUTONOOM GEMEENTEBEDRIJF MMP 1917
Tussen:
De Gemeente Zonnebeke, woonplaats kiezende Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx en hier vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreedt Xxxx Xxxxx, burgemeester, en Xxxxx Xxxxxxx, algemeen directeur,
Hierna genoemd “de Gemeente”.
En
Autonoom Gemeentebedrijf Memorial Museum Passchendaele 1917 (MMP 1917), autonoom gemeentebedrijf met rechtspersoonlijkheid opgericht bij gemeenteraadsbesluit van 13 oktober 2014, met zetel Xxxxxx Xxxxxxxxx 0X, 0000 Xxxxxxxxx, vertegenwoordigd door de raad van bestuur, voor wie optreedt Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, voorzitter van de raad van bestuur, en Xxxxxx Xxxxxxxx, directeur a.i.,
Hierna genoemd “het AGB” of “het Bedrijf”. Hierna samen genoemd “de Partijen” Wordt overeengekomen wat volgt:
Voorafgaande bepaling - Definities
In deze Overeenkomst wordt verstaan onder:
1° Gemeente: de gemeente Zonnebeke, met zetel te Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx
2° AGB: het autonoom gemeentebedrijf MMP 1917, met zetel te Xxxxxx Xxxxxxxxx 0X, 0000 Xxxxx- beke
3° Decreet Lokaal Bestuur: het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, gepubli- ceerd in het Belgische Staatsblad op 15 februari 2018
4° Besluit van de Gemeenteraad van :13 oktober 2014: het gemeenteraadsbesluit tot oprichting van een autonoom gemeentebedrijf voor het beheer van de museale infrastructuur - oprichtings- beslissing en samenstelling van de Raad van Bestuur
5° Statuten: de statuten van het autonoom gemeentebedrijf MMP 1917 zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 13 oktober 2014 en later gewijzigd door de gemeenteraad op 23 februari 2015 en door de gemeenteraad op 11 februari 2019
6° Overeenkomst: de beheersovereenkomst afgesloten tussen de gemeente Zonnebeke en het AGB MMP 1917
Titel I - Algemene bepalingen
Artikel 1 - Voorwerp en grondslag
§1. Deze Overeenkomst wordt gesloten binnen het juridisch kader van het Decreet Lokaal Bestuur, van toepassing op gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen in de publiekrechtelijke vorm van een autonoom gemeentebedrijf, artikel 225 t.e.m. 248.
§2. Deze Overeenkomst steunt bovendien op het besluit van de gemeenteraad van 13 oktober 2014, en de ermee verbonden statuten. Ze wordt in het bijzonder afgesloten ter uitvoering van het artikel 10 van de statuten van het Bedrijf.
§3. Deze Overeenkomst wordt gesloten met het oog op een duidelijke verhouding tussen de Par- tijen.
Artikel 2 - Publiekrechtelijke opdracht van het Bedrijf
Het Bedrijf wordt door de Gemeente belast met een publiekrechtelijke opdracht tot beheer en ex- ploitatie van de museale infrastructuur van de Gemeente Zonnebeke, voor zover deze door de Gemeente aan het AGB ter beschikking gesteld wordt onder de vorm van inbreng en/of erfpacht of welk danige vorm ook.
Het beheer en de exploitatie door het AGB omhelst in het bijzonder de inrichting, vervanging, re- novatie, plaatsing en onderhoud van de voormelde infrastructuur, evenals het verlenen in eigen naam en voor eigen rekening aan derden en de Gemeente van een recht op toegang en het recht om er gebruik van te maken, teneinde uitvoering te geven aan het gemeentelijk museaal beleid en de visie van de Gemeente dienaangaande.
De bovenvermelde museale infrastructuur wordt door het AGB ter beschikking gesteld van de Ge- meente, verenigingen, organisaties, ondernemingen of bevolkingsgroepen, ongeacht hun ideolo- gische of filosofische strekking..
Artikel 3 - Inwerkingtreding en duur van de Overeenkomst
§1. Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening van de Overeenkomst door beide Partijen. Voor welbepaalde aspecten van deze Overeenkomst kan de inwerkingtreding evenwel bij convenant worden verlaat.
§2. Deze Overeenkomst heeft geen invloed op de geldigheid van vóór de inwerkingtreding van deze Overeenkomst door de Gemeente en het Bedrijf gestelde handelingen. Deze handelingen worden hierbij uitdrukkelijk door de Gemeente en het Bedrijf bekrachtigd.
§3. Onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding van de Overeenkomst wordt deze afgesloten voor een periode die eindigt uiterlijk zes (6) maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad.
Beide Partijen drukken de intentie uit om een nieuwe beheersovereenkomst te sluiten die uiterlijk zes (6) maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad ingaat en geldt voor een pe- riode van zes (6) jaar.
§4. Als bij het verstrijken van een beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande beheersovereenkomst van rechtswege verlengd.
Als geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden binnen één (1) jaar na de verlenging of als een beheersovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de gemeenteraad na overleg met het AGB voorlopige regels vaststellen inzake de in de beheersovereenkomst bedoelde aan- gelegenheden. Deze voorlopige regels zullen als beheersovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt.
Artikel 4 - Schorsing en voortijdige beëindiging van de Overeenkomst
§1. Deze Overeenkomst kan geschorst worden, doch slechts na overleg tussen de Gemeente en het Bedrijf. Indien deze schorsing meer dan één (1) jaar duurt, kunnen de partijen in gezamenlijk overleg beslissen tot beëindiging van de Overeenkomst.
§2. De Gemeente kan te allen tijde bij aangetekend schrijven voortijdig een einde maken aan deze Overeenkomst en/of de vanaf heden gesloten specifieke beheersovereenkomsten in volgende ge- vallen:
- indien er sprake is van overmacht;
- in het kader van het algemeen belang;
- indien het Bedrijf ernstig en op voortdurende wijze zou tekortkomen aan de verplichtingen die uit deze overeenkomst en/of de vanaf heden specifiek gesloten beheersovereenkom- sten voortvloeien en daardoor de realisatie van de doelstellingen van het gemeentelijk be- leid in gedrang brengt.
Artikel 5 - Definitie van de exploitatie- en beheersopdracht
§1. De exploitatie- en beheersopdracht betreffende de museale infrastructuur bedoeld in artikel 2, kan betrekking hebben op alle aspecten van het beheer en de exploitatie, waaronder de inrichting, vervanging, renovatie, plaatsing en onderhoud van de infrastructuur, de vaststelling van de tarieven en de inning van gelden. Deze exploitatie- en beheersopdracht zal uitgevoerd worden met inacht- neming van de doelstellingen zoals geformuleerd door de Gemeente.
§2. In het bijzonder zal de exploitatie- en beheersopdracht van het AGB voor de museale infra- structuur bestaan in:
- het projectmanagement van het structureel onderhoud van de infrastructuur;
- het bepalen van de prijs voor gebruik van de infrastructuur;
- het vaststellen van het gebruiksreglement over de infrastructuur;
- een optimale bezetting van de infrastructuur garanderen;
- een laagdrempelige toegankelijkheid van de infrastructuur waarborgen;
- de infrastructurele noden opvolgen en hieraan tegemoetkomen;
- instaan voor het dagelijks beheer van de infrastructuur;
- een goed onderhoud van de infrastructuur waarborgen;
- contacten onderhouden met de gemeenteraad;
§3. Het door het gemeentebestuur gevoerde toeristisch beleid dat verder reikt dan de exploitatie van de gemeentelijke toeristische infrastructuur, kan door het Bedrijf worden gerealiseerd mits het opstellen van convenanten tussen beide partijen waarin de inhoud en de realisatie van dit toeris- tisch beleid worden vastgelegd.
§4. Het AGB kan eveneens betrokken worden bij het beleidsvoorbereidend werk binnen de be- leidsdomeinen toerisme.
Artikel 6 - Doelstellingen van het AGB
Het AGB streeft volgende doelstellingen na binnen haar exploitatie- en beheersopdracht, zoals gedefinieerd in artikel 5 van de statuten:
1) De exploitatie van het Memorial Museum Passchendaele 1917, Xxxxxx Xxxxxxxxx 0X xx Xxxxxxxxx, in de meest ruime zin.
2) Het bedrijf MMP1917 kan elk initiatief nemen dat direct of indirect bijdraagt tot het waar- dig herdenken, het in herinnering brengen en houden van de eerste wereldoorlog en meer specifiek de slag om Passchendaele, ook gekend als de derde slag om Ieper.
3) Het organiseren van evenementen en herdenkingsplechtigheden in verband met de Eer- ste Wereldoorlog
4) Het uitdragen van haar kennis omtrent de eerste wereldoorlog door het organiseren van tentoonstellingen, lezingen, enzovoort, dit op eigen initiatief dan wel in samenwerking met andere private of publieke partners
5) Onroerende verrichtingen uitvoeren (aan- en verkoop, erfpachtrechten of opstalrechten geven of nemen) zolang deze verrichtingen verband houden met de Eerste Wereldoorlog, hetzij door hun inhoudelijk belang ( bv. daterend uit de periode van net voor, tijdens of na de Eerste Wereldoorlog) of omdat deze aan- of verkopen haar de mogelijkheid geven de inhoudelijke kennis beter uit te dragen of in stand te houden ( bv. kenniscentrum uitba- ten,….)
6) Het nemen van initiatieven om de bezoekers van het museum zo goed mogelijk te ont- vangen.
Het bedrijf mag, binnen de grenzen van haar doel, vrij beslissen over de verwerving, de aanwen- ding en de vervreemding van zijn lichamelijke en onlichamelijke goederen, de vestiging of de op- heffing van de zakelijke rechten op die goederen, alsook over de uitvoering van dergelijke beslis- singen en over hun financiering.
Het bedrijf mag gebruik maken van alle rechtstechnieken, waaronder de vestiging en de ophef- fing van zakelijke en persoonlijke rechten, de verlenging en beëindiging van concessies, en het uitgeven en verhandelen van vastgoedcertificaten en andere effecten.
Titel II - Engagementen van het AGB
Artikel 7 - Engagementen in verband met de algemene werkwijze van het AGB
§1. Bij de verwezenlijking van haar doelstellingen worden de aan het AGB terbeschikkinggestelde middelen uitsluitend aangewend voor het bereiken van de doelstellingen en de opdrachten van het AGB. Dit geldt eveneens voor middelen toegekend door andere overheden of private personen, middelen die door het AGB zelf gegenereerd werden of enige andere middelen waarover het AGB beschikt.
§2. Het AGB moet alle goederen van de Gemeente en haar eigen goederen zorgvuldig en voor- zichtig beheren op de wijze van een goede huisvader.
§3. Het AGB handelt steeds overeenkomstig de algemene gedragsregels zoals opgelegd binnen de gemeentelijke administratie. Het AGB voorziet onder meer een minimale dienstverlening en toegankelijkheid, verzorgt klachtenbehandeling en staat in voor een optimale klantentevredenheid.
§4. Het AGB zal samenwerken en haar acties coördineren met de andere actoren die binnen het Gemeentelijk betrokken beleidsveld actief zijn. Het beschikt hiertoe over de mogelijkheid samen- werkingsakkoorden met deze actoren te sluiten.
Artikel 8 - Engagementen met betrekking tot interne beleidsplanning
§1. Het AGB concretiseert onderhavige Overeenkomst in een strategische planning, een operatio- neel plan op lange en middellange termijn en een jaarlijks ondernemingsplan.
§2. Het operationeel plan bestrijkt de duur van de beleidsperiode van het museum en omvat onder meer volgende punten:
- een interne analyse van de evoluties van het werkveld en de omgeving van het AGB en de positionering van het AGB daarin;
- een missie en visie;
- de inhoudelijke strategie van het AGB (strategische en operationele doelstellingen, de te bereiken resultaten en resultaatsindicatoren, de instrumenten en werkmethoden die het AGB wil inzetten om die doelstellingen te bereiken);
- de beheersmatige strategie van het AGB (personele, logistieke en financiële middelen);
- een meerjarenplanning volgens de beleids- en beheerscyclus opgelegd door het agent- schap binnenlands bestuur.;
- een beschrijving van het proces van beleidsplanning.
§3. Het AGB zal jaarlijks en dit voor 31 december van het jaar voorafgaand aan het betrokken kalenderjaar, een door de raad van bestuur overzichtelijk, consistent en verzorgd opgesteld en
goedgekeurd ondernemingsplan aan de Gemeente overmaken, ter concretisering en actualisering van het operationeel plan.
Het ondernemingsplan beschrijft hoe het AGB tijdens het desbetreffende jaar van de beleidsperi- ode, de doelstellingen die geformuleerd zijn in het beleidsplan, zal realiseren en de personele, logistieke en financiële middelen die hiervoor ter beschikking staan opgeven.
§4. Het jaarplan wordt jaarlijks samen met het voorstel van (aangepast) meerjarenbegroting, en uiterlijk op 31 december, ter goedkeuring aan de Gemeenteraad voorgelegd.
Artikel 9 - De gedragsregels inzake dienstverlening door het AGB
Het AGB zal zich bij de uitoefening van haar bevoegdheden houden aan de ter zake toepasselijke wetgeving waaronder de reglementering overheidsopdrachten en - overeenkomstig artikel 228 van het decreet lokaal bestuur - de regels inzake formele motivering en openbaarheid van bestuur, zoals die gelden voor de Gemeente.
Het AGB verbindt zich ertoe rekening te houden met de principes van goed bestuur, die voor cul- turele instellingen zijn beschreven in de Vlaamse code voor Cultural Governance van het Bilsen Fonds.
Het AGB onderschrijft verder de interne afspraken en voorschriften binnen de Gemeente over de wijze van dienstverlening naar derden toe, in de mate deze afspraken en voorschriften openbaar zijn hetzij haar tijdig en afdoende meegedeeld door de Gemeente.
Artikel 10 : Tarifiëring
§ 1. Het AGB hanteert voor wat betreft de dienstverlening naar derden en de Gemeente, de tarie- ven die in een tariefreglement zijn vastgesteld.
Dit tariefreglement zal rekening houden met de doelstellingen die het AGB moet realiseren en de financiële middelen waarover het AGB beschikt.
§ 2. Het AGB dient eveneens een vergoeding aan te rekenen aan derden voor het leveren van geïndividualiseerde prestaties. Het bedrag van deze vergoeding is gebaseerd op een normale marktprijs.
Titel III - Engagementen van de Gemeente
Artikel 11 - Engagementen met betrekking tot de ondersteuning van het AGB
De Gemeente kan, naast de inbreng van de voormelde infrastructuur (kasteel, landhuis en kennis- centrum), huisvesting ter beschikking stellen aan het AGB om de in deze Overeenkomst overeen- gekomen doelstellingen te realiseren.
Artikel 12 - Dienstverlening door het Gemeentepersoneel
§1. Binnen de grenzen van de regelgeving, inbegrepen de wetgeving op de uitzendarbeid en het Decreet Lokaal Bestuur, kan het AGB met de Gemeente dienstverleningsovereenkomsten sluiten waarbij de uitvoering van bepaalde taken of opdrachten tussen partijen aan elkaar kunnen worden toevertrouwd, waaronder (exemplarisch): HRM, ICT, informatiebeheer, informatieveiligheid, finan- cieel beheer, technisch en logistiek beheer, facilitair beheer en administratie.
§2. Deze dienstverlening wordt verstrekt in het licht van de gemeentelijke verzelfstandiging van taken van gemeentelijk belang die met het AGB wordt nagestreefd. In principe wordt deze dienst- verlening dan ook kosteloos verstrekt, behoudens afwijking tussen partijen.
§3. De inzet van personeel door middel van dienstverleningsovereenkomsten gebeurt steeds mits de ter zake geldende rechtspositieregeling nageleefd wordt.
§4. Partijen verklaren uitdrukkelijk dat zij in dit geval op zelfstandige basis met elkaar willen en zullen samenwerken, dat iedere partij in volledige vrijheid haar werk uitvoert en haar werktijd in- deelt, en dat er geen hiërarchische controle door een partij zal worden uitgeoefend op het perso- neel van de andere partij. Werknemers en/of haar aangestelden van een partij, zullen zich niet gedragen of beschouwen als een werknemer, gezien hun relatie met de andere partij niet geba- seerd is op een arbeidsovereenkomst.
§5. Partijen verbinden er zich alsdan uitdrukkelijk toe elkaar te vrijwaren en/of schadeloos te stellen ongeacht het ogenblik waarop de gevolgen of mogelijke gevolgen zich voor een partij uiten, voor alle eisen, schade, verliezen en kosten die voortvloeien uit of het gevolg zijn van de foutieve of slordige uitvoering van de onderhavige overeenkomst.
§6. Partijen verbinden er zich alsdan ook toe elkaar te vrijwaren voor elke vordering of schadever- goeding die zouden voortvloeien uit of betrekking hebben op het sluiten, uitvoeren en/of beëindi- gingen van onderhavige overeenkomst en die zouden worden veroorzaakt door een fout vanwege een partij bij het verlenen van de diensten. De verplichting tot schadeloosstelling is in het bijzonder van toepassing in geval van niet-naleving van een verbintenis van welke aard ook in verband met belastingen, btw of sociale zekerheid.
Artikel 12 bis - Aansturing personeel
De gemeente en het AGB MMP1917 blijven de juridische werkgever van de door hen aangewor- ven personeelsleden.
De respectievelijke rechtspositieregelingen blijven van toepassing op de genoemde personeelsle- den Dit houdt onder meer in dat de rechten en plichten, de arbeidsvoorwaarden en het salaris met inbegrip van de bijhorende elementen van deze personeelsleden dezelfde blijven.
Het loon van de aangeduide personeelsleden wordt uitbetaald door respectievelijke de gemeente, voor de gemeente personeelsleden, en het AGB MMP 1917, voor de AGB MMP1917 personeels- leden.
De arbeidsplaats van de personeelsleden wordt in onderling overleg bepaald.
• De Beleidscoördinator Toerisme en Museum (gemeentepersoneelslid) wordt aan- geduid als hiërarchisch leidinggevende en eerste evaluator van volgende AGB per- soneelsleden:
o Administratief medewerker Shop
o Deskundige Communicatie en Marketing
o Expert Coördinator Collectie/Conservator
o Deskundige Wetenschappelijke werking
o Deskundige Publieksmedewerker en educatie
o De projectmedewerkers
o Eventueel toekomstig aan te werven medewerkers van nieuwes functie bin- nen het AGB
Het Afdelingshoofd Mens (gemeentepersoneelslid) wordt aangeduid als tweede evaluator van volgende AGB personeelsleden:
o Administratief medewerker Shop
o Deskundige Communicatie en Marketing
o Expert Coördinator Collectie/Conservator
o Deskundige Wetenschappelijke werking
o Deskundige Publieksmedewerker en educatie
o De projectmedewerkers
o Eventueel toekomstig aan te werven medewerkers van nieuwes functie bin- nen het AGB
• De Teamcoach onthaal en boekingen (gemeentepersoneelslid) wordt aangeduid als hiërarchisch leidinggevende en eerste evaluator van volgende AGB personeels- leden:
o Administratief medewerkers onthaal
De beleidscoördinator toerisme en museum (gemeentepersoneelslid) wordt aangeduid als tweede evaluator van de Administratief medewerkers onthaal
Artikel 13 - Overdracht van Overeenkomsten aan het Bedrijf
Het AGB treedt in de rechten en plichten van de Gemeente die neergelegd zijn in en voortvloeien uit overeenkomsten die zijn afgesloten met betrekking tot de exploitatie en het beheer van de in artikel 2 bedoelde Infrastructuur.
Het Bedrijf verbindt zich tot een loyale samenwerking en zal haar medewerking verlenen bij het afwikkelen van de huidige beheersvorm van de infrastructuur en de Overeenkomsten die hieraan verbonden zijn.
Titel IV - Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende Partijen
Artikel 14 - Autonomie
§1. Het AGB streeft ernaar haar werkingsmiddelen maximaal zelf te genereren en zelf in te staan voor het realiseren van haar doelstellingen.
§2. Het bedrijf ontvangt de inkomsten van de uitoefening van zijn activiteiten. Het kan vergoedingen en prijzen van alle aard innen, vaststellen en overeenkomen en door de gemeente ter beschikking gestelde of doorgestorte middelen ontvangen. Het bedrijf draagt de lasten van zijn activiteiten
§3. De tarieven en de tariefstructuren die de uiteindelijke prijs van de dienstverlening uitmaken, wor- den ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
§4. Het bedrijf beslist vrij over de omvang, de technieken en de voorwaarden van zijn externe finan- ciering. Het kan onder meer toelagen, giften en legaten ontvangen en leningen aangaan. Het bedrijf zal de nodige acties en maatregelen nemen om optimaal beroep te kunnen doen op mogelijke toela- gen van eender welke partij. Zij zal dit met bijzondere aandacht doen voor de subsidiëring vanuit de Vlaamse Overheid in het kader van haar erkenning als regionaal museum.
Artikel 15 – Financiering
§1. Met het oog op de uitvoering van de in deze overeenkomst opgesomde taken en bevoegdheden zal de Gemeente de nodige financiële middelen ter beschikking stellen aan het AGB. Wat de exploitatie betreft, bestaat de financiële ondersteuning uit een prijssubsidie op de inkomsten van het recht van toegang tot de museale infrastructuur.
De prijssubsidie en de prijssubsidiefactoren worden opgenomen in een jaarlijks prijssubsidieovereenkomst tussen Gemeente Zonnebeke en het AGB. Tussentijdse evaluatie en bijsturing van de prijssubsidie in de loop van het jaar is mogelijk in functie van nieuwe inzichten. Wat het investeringsbudget betreft, kan de ondersteuning diverse vormen aannemen, afhankelijk van de aard van de investering: een kapitaalsubsidie, een doorgeeflening, een renteloze lening, een bijdrage in de aflossing van een lening,…
§2. De afspraken die in dit verband tussen partijen worden gemaakt, worden op eenvoudig verzoek van het AGB opgenomen in het meerjarenplan van de Gemeente en het AGB, én moeten dus minstens de omvang van de financiering, de juridische en boekhoudkundige kwalificatie ervan, en de uitbetalingsmodaliteiten bevatten. Het AGB voert een boekhouding overeenkomstig de beleids- en beheers cyclus volgens het agentschap binnenlands bestuur ten einde aan de minimale voorschriften te voldoen.
§3. De Gemeente verbindt er zich toe steeds de wijze van financiering te voorzien die het best aansluit bij de werking, de doelstelling en de behoeften van het AGB, en hiertoe steeds tijdig en op afdoende wijze de noodzakelijke beslissingen te nemen teneinde het AGB niet in liquiditeitsproblemen te brengen.
§ 4. Verwijzend naar artikel 43 van de statuten van het AGB, zal nadat ten minste tien procent van de nettowinst is ingehouden voor de vorming van een reservefonds, het saldo aan de gemeente worden uitgekeerd. Die verplichting tot het aanleggen van een reservefonds houdt op wanneer het reservefonds een tiende van het maatschappelijk kapitaal heeft bereikt en nadat de raad van bestuur over het reserveren of overdragen van het resultaat van het bedrijf heeft beslist.
§ 5. De Gemeente komt tussen in het verlies van het AGB indien uit het ontwerp van jaarrekening van het boekjaar van het AGB een verlies blijkt.
De tussenkomst in het verlies van het AGB door de Gemeente zal maar gebeuren mits uitdrukkelijk verzoek van het AGB en in de mate dat het verlies noch direct noch indirect voortvloeit uit activitei- ten van de filialen van het AGB en de opgelopen kosten niet het gevolg zijn van kennelijk onrede- lijke beslissingen van het AGB.
De gemeente zal minstens tussenkomen in het tekort op het budgettair resultaat van het boekjaar dat blijkt uit het ontwerp van de jaarrekening (model J5 van BBC-besluit Vlaamse regering dd. 25/06/2010 en MB 1/10/2010 en latere aanpassingen). De Gemeente dient een beslissing te ne- men voor een gehele of gedeeltelijke tussenkomst in het verlies. Op basis van de genomen beslis- sing engageert de Gemeente zich de nodige kredieten voor de tussenkomst in het verlies in haar meerjarenplan of meerjarenplanaanpassing in te schrijven.
De beslissing van tussenkomst in het verlies dient te gebeuren vooraleer de jaarrekening van het AGB wordt afgesloten, en dient dan opgenomen te worden in de resultaatsverwerking van het AGB. Het AGB zal tijdig het verzoek tot tussenkomst in het verlies voorleggen aan de Gemeente, zodat de Gemeente de vraag tot tussenkomst in het verlies kan voorleggen aan haar bevoegde organen en vooraleer het AGB de jaarrekening ter goedkeuring voorlegt aan de gemeenteraad. De tussenkomst is op geen enkele wijze te beschouwen als een tegenprestatie voor de levering van een dienst door het AGB
§ 6. Het bedrijf stelt de prijs van haar dienstverlening vast. Zij zorgt er voor dat de prijs minstens tegemoet komt aan de werkelijke kost voor het AGB om de dienst te leveren, onverminderd de mogelijkheid voor het bedrijf om, gelet op de opdracht van gemeentelijk belang en al dan niet in overleg met de Gemeente, in de publieke dienstverlening gunsttarieven of kortingen toe te staan hetzij op de werkelijke kostprijs een toeslag aan te rekenen. De prijs van de dienstverlening wordt enerzijds, op basis van de tarieven en tariefstructuren, van de klant gevorderd, anderzijds kan de gemeente in deze prijs tussenkomen door het toekennen van prijssubsidies als een vorm van werkingstoelage. De prijssubsidiefactoren die op de tarieven worden toegepast en zo de prijssubsidies bepalen, worden vastgelegd door het bedrijf. De raming van de prijssubsidies dienen steeds te passen binnen de middelen die door de gemeente in haar meerjarenbegroting ten gunste van het bedrijf werden opgenomen.
Titel V - Opvolging, rapportering, evaluatie en controle
Artikel 16 - Boekhouding
Het Bedrijf dient haar boekhouding minimaal zo te structureren dat de Gemeente op eenvoudige wijze de financiële situatie van de diverse activiteiten kan nagaan.
Artikel 17 - Informatieverplichting
Het Bedrijf zal de Gemeente op diens verzoek informatie verstrekken over de uitvoering van haar doelstellingen zoals omschreven in de oprichtingsbeslissing, de statuten en onderhavige Overeen- komst en over de uitvoering van onderhavige Overeenkomst.
Artikel 18 - Rapportering
Onverminderd de informatieverplichting bedoeld in voorgaand artikel zal het Bedrijf een jaarlijks verslag betreffende de uitvoering van de beleidsdoelstellingen tijdens het afgelopen kalenderjaar opstellen en vervolgens overmaken aan de Gemeente. Dit verslag wordt gebaseerd op beleids- en beheersrelevante indicatoren en kerngetallen.
Artikel 19 - Interne controle
De raad van bestuur van het Bedrijf stelt het interne controlesysteem vast. Hieronder wordt een geheel van maatregelen verstaan dat vervat moet zitten in de verschillende processen van de or- ganisatie en dat ontworpen is om redelijke zekerheid te verschaffen over:
- het effectief nastreven van de opgelegde doelstellingen en de uitvoering en opvolging van beslissingen;
- de naleving van regelgeving en procedures;
- de nauwkeurigheid, juistheid, volledigheid, tijdigheid en bruikbaarheid van de financiële en beheersinformatie;
- de efficiëntie van de operaties en het efficiënt inzetten van de middelen;
- de bescherming van de activa en de voorkoming van fraude.
Het interne controlesysteem beschrijft op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd en wijst de personeelsleden aan die hiervoor verantwoordelijk zijn en bij de rapporteringen worden betrokken.
Het Bedrijf evalueert op systematische wijze het proces van beleidsuitvoering, de geleverde pres- taties en de daartoe ingezette middelen en verzamelt indicaties over de bereikte effecten met het oog op de optimalisering van de interne processen en het leveren van input voor beleidsevaluatie en –ontwikkeling op niveau van het (de) beleidsveld(en) waarin het actief is.
Het organiseren van de interne controle behoort tot de verantwoordelijkheid van de raad van be- stuur, die instaat voor de uitbouw en de goede werking van het interne controlesysteem.
De Gemeente moet retroactief inzake alle aan het Bedrijf betaalde vergoedingen kunnen nagaan of de toegekende vergoedingen hun bestemming verkrijgen. Tevens moeten alle vergoedingen middels bewijskrachtige documenten zoals onder meer facturen, betaalbewijzen, overeenkomsten en alle eventuele andere documenten ten aanzien van de Gemeente worden verantwoord.
Het interne controlesysteem van het Bedrijf voorziet minstens in dezelfde waarborgen als het in- terne controlesysteem van toepassing binnen de Gemeente.
Artikel 20 - Externe controle
§1. De externe controle wordt, uitgeoefend door een commissaris-revisor, overeenkomstig artikel 37 van de Statuten.
§2. Op verzoek van de Gemeente kan op elk moment een aanvullende controle uitgeoefend worden, hetzij door de Gemeente zelf, hetzij door een derde in opdracht van de Gemeente, waarbij de activiteiten en de werking van het Bedrijf wordt geaudit. De modaliteiten van deze controle wordt vrij bepaald door de Gemeente. De kosten van deze controle worden ten laste genomen door de Gemeente.
§3. Ongeacht door wie de controle wordt uitgevoerd, gaat het Bedrijf het engagement aan om loyaal mee te werken aan deze externe controle.
Titel VI - Aanpassingen aan onderhavige Overeenkomst
Artikel 21 - Uitvoeringsmodaliteiten
Met het oog op de uitvoering, vervollediging en verfijning van deze Overeenkomst kunnen de Par- tijen convenanten sluiten die aan deze Overeenkomst zullen worden gehecht.
Binnen de grenzen van de wettelijke bepalingen inzake publiekrechtelijke bevoegdheden, kunnen deze convenanten worden gesloten na goedkeuring door het college van burgemeester en sche- penen voor de Gemeente en door de raad van bestuur binnen het Bedrijf.
Op grond van een bijzondere motivering kan aan de convenanten terugwerkende kracht worden toegekend.
Artikel 22 - Wijzigingen
Partijen kunnen overgaan tot de wijziging van één of meerdere bepalingen van deze Overeenkomst mits inachtname van de hierna vermelde procedure:
- De aanvragende Partij informeert de andere Partij over de gemotiveerde aanleiding van haar vraag tot aanpassing en haar voorstel van de artikelen die voor aanpassing in aan- merking komen;
- De andere Partij betuigt haar akkoord met de ingediende aanvraag of amendeert de aan- vraag binnen een termijn van 30 dagen;
De eventuele tekstaanpassingen worden doorgevoerd op grond van een bespreking, die gevoerd wordt met respect voor de vastgestelde principes en voor de wederzijdse belangen en die leidt tot consensus binnen de 60 dagen.
Artikel 23 - Aanpassing aan wijziging regelgeving
Partijen zullen deze Overeenkomst aanpassen aan elke wijziging in de toepasselijke regelgeving. Zij zullen er dan naar streven om het globale financiële evenwicht vervat in deze Overeenkomst maximaal te behouden.
Titel VII - Toepasselijk recht en geschillenregeling
Artikel 24 - Toepasselijk recht
Deze Overeenkomst en de vanaf heden gesloten specifieke beheersovereenkomsten zijn Over- eenkomsten naar burgerlijk recht en worden beheerst door het Belgisch recht.
Artikel 25 - Geschillenbeslechting
Alle geschillen met betrekking tot de geldigheid, de interpretatie, de uitvoering en de beëindiging van deze Overeenkomst en de vanaf heden gesloten specifieke beheersovereenkomsten behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken die bevoegd zijn over het gerechtelijk arron- dissement van Ieper.
Vooraleer een geschil aan de bevoegde rechtbank voor te leggen, verbinden Partijen zich ertoe te goeder trouw en met inachtname van de redelijke belangen van de andere Partij te onderhandelen met het oog op een minnelijke schikking.
Daartoe zal de eisende Partij de andere Partij bij aangetekend schrijven kennis geven van de aard van het geschil en de mogelijke oplossingen.
Titel VIII - Aanvullende bepalingen
Artikel 26 - Presentiegelden en kosten
§1. De leden van de raad van bestuur en de gedelegeerd bestuurder zijn niet gerechtigd op presentiegeld en/of enige andere vergoeding voor hun werkzaamheden.
§2. De commissarissen-gemeenteraadsleden aangeduid door de fracties zijn evenmin gerechtigd op een vergoeding aan de door hen geleverde prestaties.
§3. Aan de leden van de raad van bestuur, de gedelegeerd bestuurder en de commissarissen- gemeenteraadsleden, bedoeld in § 2 van dit artikel, kunnen geen andere kosten worden terugbetaald dan deze die aan gemeenteraadsleden worden terugbetaald.
Artikel 27 – Externe financiering van het Bedrijf
Overeenkomstig artikel 39 van de Statuten beslist de raad van bestuur van het Bedrijf vrij over de omvang, de technieken en de voorwaarden van zijn externe financiering. Het Bedrijf beslist zelf op welke vreemde middelen, waaronder leningen en subsidies, het beroep zal doen om de uitvoering van haar taken te financieren, onverminderd de bepalingen in de Statuten en deze Overeenkomst. De raad van bestuur beoordeelt vooraf de opportuniteit en de risico’s verbonden aan deze vormen van externe financiering.
Artikel 28 - Oprichting filialen - participatie in rechtspersonen
Het Bedrijf kan slechts filialen oprichten of participeren in bestaande rechtspersonen na vooraf- gaande instemming van de gemeenteraad.
Artikel 29 - Verzekering
Het Bedrijf beschikt voor de werking van haar bestuursorgaan over een verzekering voor alle ver-
bonden risico’s, inclusief een bestuurders-aansprakelijkheidsverzekering.
Artikel 30 - Volledige Overeenkomst
Deze Overeenkomst en de in voorkomend geval gesloten specifieke beheersovereenkomsten vor- men de volledige Overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het in artikel 1 bepaalde voorwerp en komt in de plaats van alle vroegere mondelinge en schriftelijke Overeenkomsten en afspraken.
Elke wijziging, aanpassing of toevoeging aan de bepalingen en voorwaarden van deze Overeen- komst en de vanaf heden gesloten specifieke beheersovereenkomsten moet, teneinde geldig te zijn, schriftelijk geschieden en ondertekend worden door de daartoe gemachtigde vertegenwoor- digers van beide Partijen
Voor het AGB MMP1917 Voor Gemeentebestuur Zonnebeke
Xxxxxxx XXXXXXXXXX, Xxxx Xxxxx
Voorzitter Burgemeester
Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx,
Directeur Algemeen Directeur
Versie goedgekeurd in
- De raad van bestuur van AGB MMP1917 in zitting dd. 15.11.2022
- de Gemeenteraad van Zonnebeke in zitting dd.19.12.2022