Huishoudelijk reglement van de Stichting Oes Stee
Concept
Huishoudelijk reglement van de Stichting Oes Stee
Vastgesteld in de bestuursvergadering ..........
In dit reglement wordt verstaan onder:
o de stichting: de Stichting Oes Stee, gevestigd te Anloo;
o de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 28 december 1998, bij kandidaat-notaris H.R. Grievink, als plaatsvervanger van Meester R.E. Vos, notaris ter standplaats de gemeente Aa en Hunze, kantoorhoudend te Gieten;
o het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
o kascommissie: de op grond van artikel 9, lid 2 van de statuten, gehoord het advies van de algemene ledenvergadering van de Vereniging Dorpsbelangen gevestigd te Anderen, ingestelde kascommissie, ter ondersteuning van de door het bestuur aangewezen deskundige, bij het opstellen van de rapportage omtrent de opgestelde financiële jaarstukken.
o inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van
gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
o projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
Beleid
Het beleid wordt zo nodig vastgelegd in een beleidsplan:
o Dit beleidsplan wordt jaarlijks zo nodig geactualiseerd en herzien.
o Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
o Het beleidsplan bevat zo nodig (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.
Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers wordt zo nodig separaat vastgelegd in het document “Vrijwilligersbeleid”.
Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden Het bestuur en de bestuursbesluiten
Het bestuur:
o Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
o Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
o Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
o Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 50 euro;
o Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
o Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezing volgorde;
o Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen, mits de kandidaat lid is van het bestuur van de Vereniging Dorpsbelangen gevestigd te Anderen, of gehoord het advies van de algemene vergadering van de Vereniging Dorpsbelangen te Anderen;
o Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
o Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de
jaarvergadering. Kandidaat-bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
o Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
De voorzitter
o Heeft algemene leiding van de stichting;
o Vertegenwoordigt de stichting naar buitentoe;
o Overlegt met officiële instanties;
o Geeft leiding aan het bestuur;
o Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
o Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
o Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
o Ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
o Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
o Coördineert en stuurt activiteiten;
o Ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
De vicevoorzitter
o Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
o Vertegenwoordigt de stichting in taalgebieden waar de voorzitter de taal niet beheerst;
o Voert jaarlijks voorafgaand aan de jaarvergadering een kascontrole uit. De vice- voorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ondersteunt een ander bestuurslid de penningmeester, bij toerbeurt. Doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen.
o Xxxxx een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge.
o Is klokkenluider: houdt intern toezicht het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement, afspraken op bestuursvergaderingen. Vervult deze rol tot het moment dat er een Raad van Toezicht deze rol kan overnemen;
o De vicevoorzitter beheert de CRM-database, waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, de donateurs en de vertegenwoordigers van de gesubsidieerde goede doelen zijn vastgelegd. Hij of zij zorgt ervoor dat deze database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.
De penningmeester
o Voert de financiële administratie;
o Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
o Stelt financiële overzichten op;
o Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
o Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650.
o Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
o Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
o Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controleuit;
o Beslist zelfstandig over uitgaven tot 150 euro;
o Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
o Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
o Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
De secretaris
o Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
• De datum en plaats van de vergadering;
• De aanwezige en afwezige bestuursleden;
• De verleende volmachten;
• De genomen besluiten.
o Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website;
o Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
o Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
o Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
o Archiveert alle relevante documenten;
o Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is.
De webmaster
o Beheert de website;
o Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
o Beheert de structuur van de website;
o Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
o Voert de eindredactie van teksten op de website;
o Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden enoverlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;
o Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
o Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;
o De webmaster voert de eindredactie over de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning.
o Beantwoordt de e-mail binnenkomende e-mail. Met de secretaris worden goede afspraken gemaakt over de soorten e-mail die de webmaster zelf magafhandelen: verzoeken om schriftelijke toezending van jaarverslagen, en andere openbare informatie. Van andere e-mails stuurt de webmaster een ontvangstbevestiging, de verdere beantwoording/afhandeling wordt overgedragen aan de secretaris.
Besluiten
Het bestuur:
o Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
o Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
o Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven
uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
o Xxxxx besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet- geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
o Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
Vergaderingen Geldigheid
Frequentie
o Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar, en houdt eenmaal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
o Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
o Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
o Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur.
o Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
Agenda
o Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
o De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website.
o Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe tevoegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
o Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.
Notulen
Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd.
Inbreng tijdens de vergadering
o Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
o Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is;
o Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
o Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
o Donateurs;
o Gesubsidieerde goede doelen;
o Goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen;
o De media.
o Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de notaris van de stichting. Deze is hiertoe bij akte gemachtigd;
o Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
o Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
o Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie wordt bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort;
o Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
o In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;
o Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren;
o Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd;
o Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
o Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
o Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten, bovendien is het niet (langer) vervullen van een bestuurslidmaatschap bij de Vereniging Dorpsbelangen gevestigd te Anderen aanleiding voor royement.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
Slotbepalingen
o In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
o Opheffen, muteren, aanvullen van dit huishoudelijk regelement kan slechts plaatsvinden gehoord het advies van de algemene vergadering van de Vereniging Dorpsbelangen gevestigd te Anderen.
o Dit regelement treedt in werking met ingang van 1 januari 2018 en vervangt daarmee alle eventuele huishoudelijke regelementen van de Stichting van een eerdere datum.
o Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e- mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
Vastgesteld te Anderen in de vergadering van ……………………………………………
De voorzitter, de secretaris,
datum van inwerkingtreding 1 januari 2018