CONTRACT VAN DIENSTVERLENING MET HET OOG OP DE CONTROLE VAN PRODUCTEN (INPUT) AFKOMSTIG UIT DE BIOLOGISCHE LANDBOUWTEELT
CONTRACT VAN DIENSTVERLENING MET HET OOG OP DE CONTROLE VAN PRODUCTEN (INPUT) AFKOMSTIG UIT DE BIOLOGISCHE LANDBOUWTEELT
ALGEMENE VOORWAARDEN
INPUT
TUSSEN: De bvba CERTISYS,
waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 0000 Xxxxxxx, Schermlaan, 85
Bedrijfsnummer: BE 0445.344.915
hierna genoemd het "controle- en certificatieorganisme";
EN: Naam:
Adres:
Btw-nummer:
Tel.: Fax:
E-mail:
hierna genoemd de "verzoeker";
ARTIKEL 1: VOORWERP VAN HET CONTRACT
Het contract heeft tot voorwerp de partijen toe te laten een duurzame samenwerking tot stand te brengen met het oog op de toekenning aan de verzoeker van een toelating om aan te geven dat de vermelde producten wel degelijk voortkomen uit de Biologische Landbouwteelt in het kader van de toepasselijke reglementering.
De gevraagde toelating betreft de hiernavolgende producten:
Deze producten komen uitsluitend voort uit de hiernavolgende productieoorden:
ARTIKEL 2: OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De verzoeker vertrouwt aan het controle- en certificatieorganisme het volledig controle- en certificatieproces toe.
Dit organisme zal een dossier samenstellen mits de naleving van de hiernavolgende stappen:
- eventueel: administratief onderzoek via een ter post verzonden vragenlijst,
- jaarlijkse controle op de productieoorden,
- onaangekondigde controles,
- synthese van de controle-elementen.
De conclusies van het controle- en certificatieorganisme worden aan de verzoeker ter kennis gebracht en de toelatingen worden verzonden in geval het besluit gunstig is. De verzending van de toelatingen dient te gebeuren binnen de acht dagen volgend op de beslissing.
ARTIKEL 3: MODALITEITEN VAN DE OPDRACHT
Het controle- en certificatieorganisme verbindt zich ertoe:
−de nodige controles uit te voeren voor de samenstelling van het dossier met het oog op de certificatie van landbouwgrondstoffen (input) voor de biologische landbouw volgens de (EG) Verordeningen 834/2007 en 889/2008 inzake de biologische productiemethode van agrarische producten en de etikettering ervan op landbouwproducten en levensmiddelen.
−haar beslissing aan de verzoeker mede te delen binnen de dertig dagen vanaf de ondertekening van
dit contract of vanaf de ontvangst van een nieuwe aanvraag achteraf of, ten minste, binnen deze termijn schriftelijk de redenen mede te delen die een langere termijn rechtvaardigen.
−het beroepsgeheim te eerbiedigen, met name door het niet ruchtbaar maken van informatie met een confidentieel karakter waarvan ze kennis zou hebben voor de samenstelling van het dossier. Het confidentieel karakter van de informatie wordt verondersteld tot het tegendeel bewezen is.
De controles in de gebouwen worden uitgevoerd in aanwezigheid van de verzoeker of zijn vertegenwoordiger.
De verzoeker verbindt er zich toe:
−landbouwgrondstoffen (input) te produceren voor de biologische landbouw volgens de (EG) Verordeningen 834/07 en 889/08 inzake de biologische productiemethode van agrarische producten en de etikettering ervan op landbouwproducten en levensmiddelen.
−te antwoorden op een administratieve controle via een ter post verstuurde vragenlijst binnen de acht dagen vanaf de verzending van deze vragenlijst.
−een controle te aanvaarden op de zetel van de onderneming en op de productieoorden.
−de onaangekondigde controle(s) toe te laten.
−het werk van het controle-en certificatieorganisme te vergemakkelijken, namelijk tijdens de controles ter plaatse, door de toegang tot de lokalen en de productieoorden te vergemakkelijken, voornamelijk voor het nemen van stalen.
−de nodige elementen voor de controle ter plaatse ter beschikking te stellen, namelijk:
- boekhouding aankoop en verkoop
- facturen
- boekhouding van de etiketten en verpakkingen
- publiciteitsdocumenten
- voorraadbewegingen grondstoffen
- elk document van technische, sanitaire of boekhoudkundige opvolging
−een overzicht ter inzage van de controleur bij te houden van elke klacht die ter kennis van het bedrijf is gebracht inzake de overeenstemming van de producten met de vereisten van de (EG) Verordeningen 837/07 en 889/08.
−de gepaste maatregelen te treffen in navolging van deze klachten of betreffende elke niet-conformiteit die vastgesteld is in een product en die gevolgen zou hebben voor de overeenstemming met de vereisten van de technische referentiewerken.
−de maatregelen genomen in navolging van elke klacht te documenteren.
−één of meerdere bijkomende controles toe te laten wanneer het controle-en certificatieorganisme dit eist, ingevolge vastgestelde niet-conformiteiten, en deze ten laste te nemen overeenkomstig het toepasselijk tarief.
−de aanduidingen die verwijzen naar de biologische productiemethode te doen verwijderen van elk lot of de volledige productie waarop een onregelmatigheid betrekking heeft.
−bij de vaststelling van een duidelijke overtreding of een overtreding met langdurige gevolgen, het verbod te aanvaarden producten op de markt te brengen met aanduidingen die verwijzen naar de biologische productiemethode.
−wanneer hij en/of zijn subcontractanten onder een verschillende controlerende autoriteit of controleorgaan valt/vallen, te aanvaarden dat de betrokken controledossiers worden uitgewisseld tussen de autoriteiten of organen.
−wanneer hij en/of zijn subcontractanten onder een verschillende controlerende autoriteit of controleorgaan valt/vallen, te aanvaarden dat de betrokken controledossiers worden overgedragen aan de nieuwe controlerende autoriteit of controleorgaan.
−wanneer hij zich uit het controlesysteem terugtrekt, dit onmiddellijk te melden aan het betrokken controleorgaan;
−wanneer hij zich uit het controlesysteem terugtrekt; te aanvaarden dat het op hem betrekking hebbende controledossier gedurende ten minste vijf jaar wordt bewaard;
−wanneer zich onregelmatigheden of inbreuken voordoen die van invloed zijn op de biologische status van zijn product of van biologische producten die de verzoeker van andere marktdeelnemers of subcontractanten ontvangt, dat feit onmiddellijk te melden aan de betrokken controleorganen.
−indien de verzoeker kopieën van zijn certificatiedocumenten aan derden bezorgt, deze in hun geheel te reproduceren of zoals opgelegd door het controleorgaan.
−zonder verwijl het controleorgaan in te lichten over de wijzigingen die een invloed kunnen hebben op zijn capaciteit om aan de certificatievereisten te voldoen.
−de modaliteiten voor de meldingsplicht aan te wenden overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 14 november 2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid in de voedselketen.
De naam, adresgegevens en bio-certificaten van de marktdeelnemers moeten openbaar gemaakt worden. Dit gebeurt op de website van het controle- en certificatieorgaan.
In het kader van de administratieve vereenvoudiging kunnen uw gegevens ook worden doorgegeven aan en opgevraagd bij derden voor zover deze verwerkingen vallen onder wettelijke bepalingen.
Overeenkomstig de Algemene Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens heeft u onder meer het recht om kennis te krijgen van uw gegevens en kunt u indien nodig de verbetering ervan vragen. Hiervoor kunt u zich wenden tot het controle- en certificatieorgaan.
ARTIKEL 4: ANALYSE
De monsternemingen zullen verwezenlijkt worden in het bijzijn van de verzoeker of diens vertegenwoordiger, die de fiche van de monsternemingen zal ondertekenen. De monsternemingen zullen in tweevoudig exemplaar verwezenlijkt worden en verzegeld worden met vermelding van de eventuele opmerkingen. De verzoeker aanvaardt dat de producten bedoeld voor de analyses gratis genomen worden zonder dat hij een compensatie kan vragen voor de genomen monsters. Het tweede exemplaar wordt bewaard door het controle- en certificatieorganisme tot een negatief resultaat van een eerste analyse wordt verkregen en tot 8 dagen na de overdracht van een positief resultaat aan de verzoeker.
Het controle-en certificatieorganisme beslist eenzijdig over de aard van de uit te voeren analyses. De monsters zullen verzonden worden naar een door het controle-en certificatieorganisme en officieel erkend laboratorium. De uitslagen zullen door het laboratorium naar het controle- en certificatieorganisme verzonden worden, en door deze laatste naar de verzoeker. In geval van betwisting heeft de verzoeker het recht een tegenexpertise aan te vragen binnen de 8 dagen na ontvangst van de resultaten van de eerste expertise bij een erkend laboratorium op basis van de norm ISO 17025 of een laboratorium dat erkend wordt door het controle-en certificatieorganisme.
ARTIKEL 5: TARIEVEN EN BETALINGSMODALITEITEN
De jaarlijkse kostprijs van de controle wordt vastgesteld volgens de jaarlijkse tarieven uitgegeven en meegedeeld door het controle- en certificatieorganisme ten laatste in december voor het volgende jaar.
Het geldende tarief bij de onderschrijving van dit contract wordt hieraan toegevoegd en de verzoeker erkent hiervan kennis te hebben genomen en dit te aanvaarden.
Voor een eerste aanvraag van een onderneming dient een voorschot betaald te worden bij de opening van het dossier voorafgaand aan de uitvoering van de controle. Het voorschot kan niet teruggevorderd worden, zelfs indien de aanvraag na de controle wordt verworpen.
De bijdragen zijn steeds vooraf betaalbaar. Een spreiding van betaling kan evenwel aangevraagd worden.
De bijdrage zal in tweemaal betaald worden. Een provisie zal betaald worden op basis van de geraamde bio- omzet voor het jaar dat aanvangt, op basis van de bio-omzet van het afgelopen dienstjaar.
De omzet van het betreffende jaar zal meegedeeld worden aan het controle- en certificatieorganisme door de verzoeker ten laatste twee maanden na het einde van het boekjaar van de verzoeker.
De bijdrage kan verhoogd worden indien bijkomende controles vereist zijn:
- wanneer de controleopdracht bemoeilijkt werd met name doordat:
* de lokalen niet toegankelijk waren.
* de boekhouding niet beschikbaar was of niet in orde was.
* er onvoldoende informatie was betreffende de productieprocessen.
- in geval van zware inbreuk.
Het bedrag van onze facturen dient contant en op onze bankrekening betaald te worden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. In geen geval mogen ze direct betaald worden aan een personeelslid, behalve met de schriftelijke goedkeuring door de Directie.
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen is:
- zal op elke verschuldigde som van een factuur die niet binnen de twee maanden na ontvangst betaald wordt, van rechtswege 15% intrest per jaar verschuldigd zijn, zonder dat hiervoor voorafgaand een aanmaning dient verzonden te worden, daar de vervaldag van de termijn als dusdanig geldt.
Er wordt bovendien uitdrukkelijk overeengekomen dat bij iedere niet-betaling van de volledige of een deel van een factuur, het bedrag hiervan zal vermeerderd worden met een forfaitaire en ondeelbare vergoeding van 15% met een minimum van € 25. Deze clausule betreffende de rente en forfaitaire vergoeding wordt door de klant aanvaard in toepassing van artikels 1147, 1152 en 1229 van het Burgerlijk Wetboek.
De ongerechtvaardigd niet-betaling van de verschuldigde sommen op de vervaldagen brengt, na vruchteloze aanmaning per aangetekende brief, de weigering tot toelating mee om te verwijzen naar de biologische productiemethode, of de intrekking hiervan, indien de toelating reeds werd verleend en dit vanaf de 15de dag vanaf de verzending van de aanmaning.
Het feit dat het controle- en certificatieorganisme een of andere clausule welke in zijn voordeel gestipuleerd wordt in huidige algemene voorwaarden niet toepast, kan niet geïnterpreteerd worden als een afstand van zijnentwege om er zich op te beroepen.
ARTIKEL 6: VERWIJZING NAAR HET CONTROLE-EN CERTIFICATIEORGANISME
De verwijzing naar het controle- en certificatieorganisme is slechts toegelaten bij de ontvangst van de toelating.
De verwijzing naar het controle- en certificatieorganisme op de etiketten en verpakkingen van de producten is uitsluitend toegelaten voor de producten die onder elke toelating vallen.
De verwijzing naar het controle- en certificatieorganisme op alle andere door de onderneming uitgegeven documenten is verboden behalve mits uitdrukkelijke toestemming.
De verzoeker mag het merk of het logo van het controle- en certificatieorganisme reproduceren op voorwaarde dat hij het document voor het gebruik van het merk Certisys® (OR3493) eerbiedigt. Dit document bevindt zich in bijlage van het huidige contract. De verzoeker verklaart er kennis van genomen te hebben en de voorwaarden te aanvaarden.
Alle documenten, etiketten en verpakkingen waarop verwezen wordt naar de biologische productiemethode en het communautaire controlesysteem evenals naar het controle- en certificatieorganisme, moeten voorafgaandelijk aan hun verschijning aan het akkoord van het controle- en certificatieorganisme onderworpen worden.
Elk abusief of bedrieglijk gebruik van de naam van het controle- en certificatieorganisme, diens merk of logo, zal aanleiding geven tot de betaling van een minimale forfaitaire vergoeding gelijk aan tweemaal de jaarlijkse bijdrage per inbreuk, onder voorbehoud in voorkomend geval van een meer uitgebreide schadevergoeding. In geval van enkel misbruik wordt het bedrag van de forfaitaire schadevergoeding beperkt tot € 2.500.
De verzoeker verbindt er zich toe elke verwijzing naar het controle- en certificatieorganisme in de kortst mogelijke termijn, namelijk bij de eerste herdruk en met een maximum van drie maanden, te verwijderen van zodra de toelating hem wordt onttrokken, vervallen is of de onderhavige overeenkomst tot een einde gekomen is.
ARTIKEL 7: GELDIGHEIDSDUUR VAN DE TOELATINGEN
De toelatingen zijn verbonden aan de duurtijd van het product, behoudens in geval de toelating en/of het certificaat wordt ingetrokken.
ARTIKEL 8: DUURTIJD VAN HET CONTRACT, HERNIEUWING, OPZEGGING
Dit contract is geldig voor het lopende kalenderjaar en wordt stilzwijgend hernieuwd voor de daaropvolgende jaren elke eerste januari, aan het voor elk van deze jaren toepasselijk zijnde tarief.
Indien één van beide partijen dit contract niet wenst te hernieuwen, zal zij de andere partij moeten verwittigen van de opzegging van het contract bij aangetekend schrijven met ontvangstbewijs, minstens drie maanden voor de beëindiging van dit contract.
De foutieve niet-naleving door één van beide partijen van één of andere bepaling van huidig contract geeft aanleiding tot zijn automatische verbreking indien de foutieve partij de foutieve niet-naleving niet verholpen heeft binnen de 30 dagen te rekenen vanaf de datum van het versturen van een aangetekend schrijven, houdende de aanzegging van de vastgestelde inbreuk(en).
ARTIKEL 9: AANSPRAKELIJKHEID
Het controle- en certificatieorganisme dat slechts ten aanzien van de verzoeker gehouden is tot een middelenverbintenis, is slechts ten opzichte van deze laatste en zijn rechthebbenden verantwoordelijk ingeval van een opzettelijke of een zware persoonlijke fout, en zijn verantwoordelijkheid is begrensd tot een bedrag van € 12.000 per schade en per jaar.
De verzoeker moet de eventuele schade schriftelijk laten weten ter attentie van zijn controle- en certificatieorganisme in de maand waarin deze zich voordoet op straffe van verbeurdverklaring.
Ingeval het recht de producten te commercialiseren wordt ontnomen, heeft de verzoeker geen ander beroepsmiddel dan dit voorzien door de beroepsprocedure van het certificatiesysteem van het controle- en certificatieorganisme.
ARTIKEL 10: BEVOEGDHEID
Elk geschil waaraan de onderschrijving, de uitvoering of de interpretatie van dit contract aanleiding zou kunnen geven, is onderworpen aan het Belgisch recht en aan de bevoegdheid van de Hoven en Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
Opgemaakt in twee originele exemplaren te Brussel, op .
Voor de bvba CERTISYS Voor de verzoeker
Xxxxxx XXXXXXXX Naam:
De zaakvoerder Functie:
Dit document is de eigendom van CERTISYS. Het mag niet gereproduceerd of meegedeeld worden zelfs gedeeltelijk, zonder diens uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming.