Samenwerkingsovereenkomst Park en Vereniging van Vrijwilligers
Samenwerkingsovereenkomst Park en Vereniging van Vrijwilligers
De ondergetekenden
De Stichting Het Nationale Park De Hoge Veluwe gevestigd te Hoenderloo, hierna te noemen “het Park”, vertegenwoordigd door de directeur S.E. baron van Voorst tot Voorst;
En
De Vereniging van Vrijwilligers van de Hoge Veluwe, statutair gevestigd te Hoenderloo, vertegenwoordigd door het bestuur, hierna te noemen “de Vereniging”;
Overwegen dat:
Het Park en de rechtsvoorganger van de Vereniging een jarenlange relatie hebben opgebouwd in het kader van ondersteuning van het Park conform de doelstellingen van de Vereniging zoals in haar statuten om- schreven en deze relatie wensen te continueren in de vorm van het bijdragen aan vrijwilligerswerkzaamhe- den ten behoeve van het Park;
Het Park van oordeel is dat vrijwilligerswerk een toegevoegde waarde kan hebben, mits het vrijwilligers- werk ondersteunend is aan en aanvullend op het werk van het Park en werkzaamheden omvat die in de doelstelling van het Park passen, maar waarvoor onvoldoende middelen (capaciteit of budget) beschikbaar zijn;
Het wenselijk is dat het vrijwilligerswerk door de Vereniging in het Park wordt afgestemd op de behoeften van het Park en dat het Park in samenspraak met de Vereniging aard en omvang van deze activiteiten be- paalt. Het aantal benodigde vrijwilligers voor de uitvoering van deze werkzaamheden door het Park en de Vereniging in onderling overleg wordt vastgesteld op grond van een operationeel werkplan;
De vrijwilligerswerkzaamheden dienen aan te sluiten bij de intrinsieke motivatie van de vrijwilligers en passen bij de opgedane ervaring en competenties van de desbetreffende vrijwilligers;
Het bestuur van de Vereniging de belangen van de vrijwilligers behartigt.
Verklaren te zijn overeengekomen:
Dat de formele afspraken tussen de Vereniging en het Park over de te leveren vrijwilligersdiensten zijn vastgelegd in deze samenwerkingsovereenkomst. De door de werkgroepen van de Vereniging uit te voeren activiteiten en werkzaamheden worden bepaald in een operationeel werkplan per (sub)werkgroep dat door het Park en het bestuur van de Vereniging wordt overeengekomen en goedgekeurd.
Art. 1. Reikwijdte van deze overeenkomst
1.1. Het uitgangspunt voor de samenwerking tussen het Park en de Vereniging is de notitie van het Park “Vrijwilligers in het Park de Hoge Veluwe, een natuurlijke zaak” (uitgave 2020-2025) en
1.2. De “Algemene Voorwaarden Vrijwilligerswerk” van het Nationale Park De Hoge Veluwe, die gelden
voor alle vrijwilligers die in het Park werkzaam zijn, vastgesteld op 12 december 2008 door de directie van het Park en de Raad van Toezicht.
1.3 De Vereniging ziet erop toe dat aan iedere vrijwilliger een exemplaar van de Algemene Voorwaarden Vrijwilligerswerk ter hand wordt gesteld vóór aanvang van de werkzaamheden.
1.4. De Vereniging biedt diensten, op basis van vrijwilligerswerk en uitgevoerd door haar leden, activitei- ten en werkzaamheden aan het Park en is verantwoordelijk voor zowel de kwantiteit en kwaliteit van deze werkzaamheden.
1.5. De Vereniging zal uitsluitend vrijwilligers ter beschikking stellen voor de uitvoering van het vrijwilli- gerswerk die lid zijn van de Vereniging en voldoen aan een aantal criteria, waaronder in het bezit zijn van een Verklaring Omtrent het Gedrag en geschikt zijn voor het uitoefenen van de betreffende activiteiten.
1.6. Het Park heeft het recht onder opgaaf van redenen een vrijwilliger te weigeren.
Art. 2. Organisatie van het vrijwilligerswerk
2.1. Jaarlijks stelt het Park een plan op met de werkzaamheden en activiteiten die zij wenst uit te besteden aan de Vereniging op een zodanig tijdstip dat de Vereniging een inventarisatie kan maken van de beschik- bare middelen en vrijwilligers. Daarbij wordt rekening gehouden met de tijd die nodig is voor werving, se- lectie, opleiding, eventuele training en instructie.
2.2. De Vereniging stelt vast welke mogelijkheden er zijn op basis van het ingediende plan en onder welke condities de activiteiten en diensten geleverd kunnen worden door haar leden vrijwilligers met een daarbij behorende kostenbegroting.
2.3. De activiteiten en werkzaamheden dienen te voldoen en aan te sluiten bij de organisatorische en wette- lijke mogelijkheden die de Vereniging heeft en kan bieden. Indien de Vereniging niet in staat is aan een vraag van het Park te voldoen, dan zal dit onder opgaaf van redenen door de Vereniging aan het Park zo spoedig mogelijk schriftelijk gecommuniceerd worden.
2.4. Extra activiteiten, werkzaamheden in welke vorm dan ook buiten het door het Park en de Vereniging overeengekomen en goedgekeurde plan (Art. 2.1.) worden eerst aan het bestuur voorgelegd ter bespreking en getoetst aan de operationele en wettelijke mogelijkheden (Art. 2.3.).
2.5. De Vereniging is verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden zoals die zijn afgespro- ken in het jaarlijks overeengekomen plan zowel kwantitatief als kwalitatief.
2.6. Het Park is eindverantwoordelijk en aanspreekbaar ten opzichte van haar bezoekers en stakeholders voor het product dat zij aanbiedt, waaraan de vrijwilligerswerkzaamheden bijdragen.
2.7. De Vereniging organiseert de activiteiten en werkzaamheden van de vrijwilligers in werkgroepen. Daarbij wordt rekening gehouden met de aard en inhoud van de activiteiten en werkzaamheden die per werkgroep verschillend zijn. Dit betekent dat de vorm waarin het werk en activiteiten georganiseerd wor- den aansluit bij het model dat daarbij het beste past. Deze werkvorm wordt in samenspraak met het Park vastgesteld.
2.8. Het aantal werkgroepen wordt bepaald op basis van het jaarlijks plan dat tussen het Park en de Veren- ging is overeengekomen. Op basis van de frequentie, de aard, de inhoud van de activiteiten en werkzaam- heden, maar ook beschikbaarheid van (ingewerkte) vrijwilligers wordt vastgesteld hoeveel vrijwilligers no- dig zijn per werkgroep. Daarbij wordt indien nodig een maximum aan het aantal vrijwilligers per groep ge- steld met als doel een optimale aansturing mogelijk te maken.
Art. 3. Aansturing vrijwilligers
3.1. Een werkgroep wordt geleid door een Coördinator. De Coördinator wordt aangesteld door het bestuur
van de Vereniging na een interne werving en sollicitatieprocedure. Het bestuur stemt deze aanstelling af met het Park. De Coördinator legt verantwoording af aan het bestuur en overlegt over de operationele gang van zaken op regelmatige basis met de daarvoor door het Park aangewezen vertegenwoordiger. Dit overleg is essentieel voor het goed functioneren van de werkgroep en de kwaliteit c.q. kwantiteit van de te leveren vrijwilligerswerkzaamheden.
3.2. De Coördinator kan zich laten bijstaan door specialisten, zoals bijvoorbeeld opleiders, vrijwilligers die roosters samenstellen, activiteiten coördineren en voormannen of voorvrouwen. De Coördinator blijft ech- ter verantwoordelijk voor de aan hem/haar toevertrouwde taken zoals omschreven in artikel 3.1. Een plaats- vervangend Coördinator kan uitsluitend in de plaats treden tijdens vakantie en/of ziekte van de Coördinator en niet als gedelegeerd contactpersoon naar het Park.
3.3. De Coördinator van de werkgroep draagt zorg voor de begeleiding, het inwerken, de communicatie en instructie van de vrijwilligers. Vrijwilligers worden gewezen op de regels en voorschriften die er gelden binnen de werkgroep en het Park.
Art. 4. Overleg
4.1. De Coördinator organiseert op regelmatige basis en indien nodig werkoverleg met de vrijwilligers van de werkgroep.
4.2. De Coördinator stelt het afdelingshoofd van het Park waar de werkgroep aan gerelateerd is in de gele- genheid om aan te schuiven bij het werkoverleg, zodat het Park op de hoogte blijft van onderwerpen die besproken worden en het Park actuele informatie over actuele onderwerpen met de werkgroep kan delen.
4.3. Het bestuur overlegt minimaal twee keer per jaar met de directie van het Park.
4.4. Het bestuur heeft jaarlijks een aantal overlegvergaderingen met de Coördinatoren.
4.5. Van alle vergaderingen in artikel 4 genoemd wordt een verslag gemaakt.
Art. 5. Instructie en training
5.1. Per categorie activiteiten en werkzaamheden wordt vastgesteld wat de ervaring en/of competenties die- nen te zijn waaraan de vrijwilligers moeten voldoen.
5.2. De Coördinator stelt een opleidingsplan samen voor zover dit voor het goed uitoefenen van de functie vereist is en legt dit voor aan het Park en het bestuur. Bij dit opleidingsplan hoort een kostenbegroting. Deze begroting wordt door het bestuur en het Park beoordeeld en komt ten laste van het Park, nadat goed- keuring door het Park heeft plaatsgevonden.
Art. 6. Externe communicatie
6.1. Eenheid in communicatie is essentieel voor het goed functioneren van het Park en de Vereniging. Het Park is een organisatie die afhankelijk is van klantentevredenheid, public relations en de daarbij behorende contacten. Dit stelt de Vereniging in een bijzondere positie, omdat zij uitsluitend werkzaam is voor het Park door het leveren van vrijwilligerswerkzaamheden. Deze werkzaamheden zijn integraal onderdeel van het product dat het Park levert aan het publiek en haar relaties. Het handelen en communiceren door de vrijwil- ligers en de Vereniging als entiteit wordt door het publieke domein beoordeeld als onderdeel van het Park.
6.2. Gelet op aard en inhoud van Art. 6.1. wordt van de leden verwacht dat zij zich opstellen en gedragen als ambassadeur van het Park. Het Park staat altijd open voor opmerkingen en suggesties, maar wel binnen de eigen organisatie en via de kanalen van het Park die daarvoor aangewezen zijn.
6.3. Vrijwilligers communiceren om die reden niet namens de Vereniging en/of het Park met externe par- tijen en derden. Eventuele externe uitingen en publicaties door vrijwilligers zijn om die reden altijd op ba- sis van persoonlijke titel.
Art. 7 Arbeidsomstandigheden
7.1. Werkgevers zijn primair verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden in de onderneming of orga- nisatie conform de Arbeidsomstandigheden wet (ARBO). Dit is niet alleen van toepassing op werknemers, maar ook op uitzendkrachten, vrijwilligers, ZZP’ers en zogenaamde contractors. Dit heeft als gevolg dat het Park conform de daarvoor geldende wettelijke richtlijnen zorgdraagt voor een veilige werkomgeving met de daarbij behorende instructie en eventuele training.
7.2. Bij de uitvoering van de ARBO-voorschriften en instructies door het Park gegeven en/of noodzakelijke training volgt de Coördinator en/of werkmannen c.q. werkvrouwen (als groepsleider) de aanwijzingen van het Park op en ziet erop toe dat de vrijwilligers deze instructies en richtlijnen ontvangen. Het Park zal alle mogelijke middelen daartoe verstrekken en behulpzaam zijn bij het communiceren van de noodzakelijke ARBO instructie(s) en eventuele training(en).
7.3. Het Park sluit een collectieve verzekering af voor ongevallen en wettelijke aansprakelijkheid van de vrijwilligers tot een leeftijd van tachtig jaar. Om deze reden kan een vrijwilliger uitsluitend tot de leeftijd van tachtig jaar in het Park vrijwilligerswerkzaamheden uitvoeren.
7.4. Vrijwilligers zorgen zelf voor een adequate ziektekostenverzekering.
7.5. De Vereniging informeert de vrijwilligers expliciet over de inhoud van Art. 7.3. en 7.4. bij de aanstel- ling, zodat de vrijwilliger zich bewust is van de inhoud van deze artikelen en daarmee akkoord gaat.
7.6. Het Park zal de inhoud en de dekking van de verzekering kenbaar maken op verzoek van de vrijwilli- ger.
Art. 8 Arbeidsvoorwaarden
8.1. Vrijwilligerswerk is onvervangbaar maar ook onbetaalbaar. Om die reden is noch het Park, noch de Vereniging in staat een vaste vrijwilligersvergoeding toe te kennen. Zowel het Park als de Vereniging ken- nen een regeling ter vergoeding van kosten, maar deze kunnen uitsluitend voldaan worden binnen het goed- gekeurde budget en indien toestemming van de bevoegde budgethouder vooraf is verkregen.
8.2. Zowel het Park, als de Vereniging beschikken helaas niet over voldoende financiële middelen om tege- moet te komen aan het vergoeden van reiskosten binnen het kader van de genoemde kostenvergoedingsre- geling.
8.3. Het Park biedt de vrijwilligers een aantal faciliteiten aan als blijk van waardering voor de inzet en loya- liteit ten opzichte van het Park en haar publiek. Dit betreft de toegang tot het Park, korting op horeca- en Parkproducten en een jaarlijks te houden vrijwilligersdag.
8.4. Het Park zorgt, waar nodig, voor badges en NPDHV vrijwilligerskleding per werkgroep indien dit noodzakelijk is voor de communicatie met de bezoekers van het Park. In het kader van het Toezicht & Handhaving in het Park zijn vrijwilligers verplicht een voorgeschreven hesje te dragen, indien zij werk ver- richten binnen de grenzen van het zogenaamde afgesloten gebied. Het Park draagt zorg voor de betreffende hesjes met relevant opschrift.
Art. 9 Gastheerschap
9.1. Vrijwilligers die werkzaam zijn in het Park zijn per definitie ook gastheer en/of gastvrouw. Dit komt
tot uiting in de wijze waarop gecommuniceerd wordt met bezoekers, relaties van het Park en overige sta- keholders. Bij de werving en selectie van vrijwilligers door de Vereniging in het Park dient dit aspect aan de orde te komen.
9.2. Gastvrijheid impliceert dat bezoekers welwillend tegemoet worden getreden. Indien een bezoeker zich niet houdt aan de toegangsregels van het Park is de vrijwilliger bevoegd de bezoeker daarop te wijzen op een passende wijze die recht doet aan goed gastheerschap met inachtneming van de privacy van de bezoe- ker. Bij ernstige overtredingen wordt de dienstdoende boswachter van het Park door de vrijwilliger op de hoogte gesteld zodat het Park adequaat een interventie kan plegen.
Art. 10 Aanstelling
10.1. Aanstelling als vrijwilliger geschiedt door de Vereniging.
10.2. Voordat een vrijwilliger wordt aangesteld dient er een selectieprocedure plaats te vinden. De kandi- daat vrijwilliger moet voldoen aan de competenties en (opleiding)eisen die voor de betreffende vrijwil- ligersfunctie gelden. Daarbij kan een proefperiode van toepassing zijn.
10.3 De Vereniging heeft een huishoudelijk reglement dat de verhouding regelt tussen de leden van de Ver- eniging, waarin ook verbintenissen staat voor de vrijwilligers jegens de Vereniging en het Park.
10.4. Het is van belang dat bij de aanstelling van een vrijwilliger er een match is tussen zowel de intrin- sieke motivatie van de vrijwilliger als de beschikbaarheid en de betreffende werkzaamheden en/of activi- teit. Bij de selectie door de Vereniging zal dit punt aan de orde komen.
11. Beëindiging en opzegging
11.1. Gezien het karakter van de reeds langdurige samenwerking hebben partijen de intentie om deze ook langdurig voort te zetten. Omstandigheden kunnen echter veranderen. Beëindiging van de samenwerking geschiedt na een schriftelijke opzegging met een termijn van twaalf maanden. Deze periode is van belang om de werkzaamheden op een verantwoorde wijze te kunnen afbouwen, beëindigen en/of over te dragen.
11.2. De aard van de behoefte aan vrijwilligerswerkzaamheden is onderhavig aan diverse factoren. Jaarlijks zal vastgesteld worden waar wel of niet behoefte aan is met betrekking tot de aard en inhoud van de vrijwilligerswerkzaamheden en activiteiten. Dit kan tot gevolg hebben dat de samenwerkingsovereenkomst aangepast moet worden. Partijen treden in overleg en passen deze overeenkomst aan waar nodig zodat deze voldoet aan de gewenste situatie.
Ondertekening, enz.