Regeling ter beschikking stellen laptop Bedoeling regeling
Regeling ter beschikking stellen laptop Bedoeling regeling
De regeling is bedoeld om vast te leggen wie onder welke condities gebruik kunnen maken van het
langdurig ter beschikking stellen van een laptop (waaronder pocket-pc’s en mini-notebooks) en eventueel noodzakelijke bijbehorende apparatuur (bijvoorbeeld modem, printer) door de CVO Groep.
Randvoorwaarden
Randvoorwaarden zijn:
a. bij toepassing van de regeling worden de fiscale grenzen in acht genomen;
b. de regeling is van toepassing op een beperkt aantal functionarissen, buiten die met name genoemde groepen worden geen laptops beschikbaar gesteld;
c. in alle gevallen wordt kritisch door de leidinggevende beoordeeld of een laptop daadwerkelijk noodzakelijk is, of dat volstaan kan worden met bijvoorbeeld een USB-stick om informatie beschikbaar te hebben op een andere lokatie;
d. aan de ter beschikking stelling ligt een overeenkomst ten grondslag.
Toepassing
De regeling maakt de ter beschikking stelling van een laptop mogelijk voor:
a. medewerkers van de afdeling ICT;
b. rector/directeur van een school;
c. bestuurder;
d. eventueel anderen waartoe bij afzonderlijk besluit door de bestuurder, gehoord de rectoren/directeuren, wordt besloten.
Apparatuur
De apparatuur wordt aangeschaft door of onder verantwoordelijkheid van de ICT afdeling van de CVO Groep. De ICT afdeling draagt tevens zorg voor de installatie van de noodzakelijke software. Support wordt tijdens kantooruren geleverd door de ICT-afdeling, mits voldaan is aan de overeenkomst.
Relevante bijlagen
Bij deze regeling is een aantal relevante bijlagen gevoegd:
a. de fiscale grenzen, in deze versie die van het belastingjaar 2009. Afhankelijk van de beslissingen van de fiscus kunnen hier op zeker moment wijzigingen in optreden;
b. de overeenkomst ter beschikking stellen laptop;
c. een gedragscode bij kortstondig gebruik van een laptop en eventuele randapparatuur.
Ad a. Toelichting fiscale grenzen.
Artikel 17.8 van het handboek Loonheffing 2010 van de Belastingdienst geeft het volgende aan:
U mag aan een werknemer een computer en dergelijke apparatuur (en bijbehorende apparatuur) alleen onbelast vergoeden, geven of beschikbaar stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Als de apparatuur meerdere jaren gebruikt kan worden, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan € 450, mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken.
Een voorbeeld van dergelijke apparatuur is een organizer, omdat deze vooral bedoeld is om zelfstandig te gebruiken. Dat geldt ook voor pocket-pc’s, mini-notebooks en navigatieapparatuur. Maar een smartphone en een BlackBerry zijn communicatiemiddelen (zie paragraaf 17.23).
Bijbehorende apparatuur is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een modem, een printer, een fax en een docking station.
Bij de aanschaf van een computer met bijbehorende apparatuur wordt het zakelijk gebruik van het geheel getoetst. U moet het zakelijk gebruik van de bijbehorende apparatuur wel apart toetsen als deze apparatuur geheel of gedeeltelijk zelfstandig kan worden gebruikt en niet snel kan worden aangenomen dat zij voor 90% of meer zakelijk gebruikt wordt. Dit betekent bijvoorbeeld dat u een digitale camera meestal niet belastingvrij kunt vergoeden, geven of beschikbaar stellen.
Wordt de computer voor meer dan 10% privé gebruikt, dan is er sprake van loon. Een vergoeding moet u dan tot het loon rekenen. Bij een verstrekte computer rekent u de waarde in het economische verkeer tot het loon. Bij een ter beschikking gestelde computer moet u in het eerste, tweede en derde jaar 30% van de waarde van de computer in het economische verkeer tot het loon rekenen. U moet daarbij uitgaan van de waarde op het moment van de eerste ingebruikneming. De bijtelling geldt alleen voor de eerste drie jaren na de eerste ingebruikneming van de computer. Vanaf het vierde jaar kunt u de computer zonder bijtelling ter beschikking stellen.
Overeenkomst ter beschikking stellen laptop
Ondergetekenden:
1. De Stichting voor Christelijk Voortgezet Onderwijs voor Zuidoost-Utrecht, gevestigd te Zeist, verder te noemen CVO Groep, ten deze rechtsgeldig
vertegenwoordigd door de bestuurder,
en
2. <naam medewerker>, geboren <datum>, wonende te <plaats> met burgeridentificatienummer <nummer>, hierna te noemen werknemer.
Verklaren als volgt te zijn overeengekomen:
Artikel 1
In aanmerking nemende dat:
◊ werkgever aan werknemer een laptop (hierna: de apparatuur) inclusief eventuele overige bijbehorende apparatuur heeft verstrekt ten behoeve van de uitoefening van de werkzaamheden van de dienstbetrekking;
◊ de apparatuur eigendom is van werkgever en in bruikleen wordt gegeven aan werknemer;
◊ deze overeenkomst de nadere gebruiksvoorwaarden bepaalt waaronder werknemer de apparatuur kan gebruiken;
◊ werknemer door acceptatie alle voorwaarden van deze overeenkomst aanvaardt.
Artikel 2. Aard en uitvoering
Het type apparatuur wordt door werkgever vastgesteld en aangeschaft. In de bijlage bij deze overeenkomst is soort apparatuur, merk, type en typenummer opgenomen.
Artikel 3. Rechten en plichten van werknemer
◊ Werknemer verklaart de apparatuur in goede staat te hebben ontvangen en zal deze niet aan derden ter beschikking stellen, verpanden noch op enige andere wijze vervreemden.
◊ Wijzigingen in de configuratie van het notebook of vervangen van de sim kaart zijn alleen door of namens de ICT afdeling van de CVO Groep te realiseren.
◊ Het is werknemer niet toegestaan reparaties en/of onderhoudswerkzaamheden aan de apparatuur te (doen) verrichten.
◊ Werknemer is – in het kader van technische controles – verplicht op eerste verzoek van de ICT afdeling van de CVO Groep de apparatuur aan hen te overhandigen.
◊ Werknemer is verantwoordelijk voor het in goede en representatieve staat houden van de apparatuur.
◊ Het is werknemer verboden de apparatuur te gebruiken voor activiteiten die in strijd zijn met de bedrijfsdoelstellingen of het imago van werkgever kunnen schaden.
◊ Installatie van software of upgrades dienen door de ICT afdeling te worden verzorgd.
Artikel 4. Gebruik van de apparatuur door werknemer
De werknemer wordt voor de uitoefening van de dienstbetrekking een laptop ter beschikking gesteld die hij uitsluitend voor zakelijke doeleinden dient te gebruiken, binnen de fiscaal geldende grenzen. Indien de fiscaal geldende grenzen betekenen dat er sprake is van een belaste vergoeding, dan zal de CVO Groep zorgdragen voor de juiste financiële verrekening.
Artikel 5. Termijn van gebruik, beëindiging dienstverband en functieverandering
Werknemer dient de apparatuur binnen de afgesproken bruikleentermijn dan wel bij beëindiging van het dienstverband of functieverandering op eerste verzoek in volledige staat te retourneren. Bij
verzuim hiertoe, verbindt werknemer zich tot betaling van de rest(boek)waarde van de apparatuur aan werkgever.
Artikel 6. Diefstal en beschadiging
Werknemer dient alle zorgvuldigheid in acht te nemen ter voorkoming van beschadiging, diefstal of verlies van de apparatuur. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan een notebook in een onbeheerde auto achter te laten. Schade en/of verlies van het notebook, met uitzondering van de schade die het gevolg is van normaal gebruik, welke te wijten is aan nalatigheid van de wederpartij, komt volledig voor rekening van de wederpartij;
In geval van schade of diefstal van de apparatuur is werknemer verplicht dit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 24 uur bij werkgever te melden. Werknemer dient – indien van toepassing - verder het gebruik onmiddellijk te laten blokkeren via de klantenservice van de provider of de interne contactpersoon. Als contractant draagt werkgever het risico voor misbruik na diefstal, mits aan het hiervoor gestelde is voldaan.
Artikel 7. Bewustheid
◊ Werknemer is op de hoogte dat werkgever het gebruik van de apparatuur door de werknemer controleert op het zakelijk gebruik hiervan. Door ondertekening van deze overeenkomst stemt de werknemer in met deze controle. Tevens verklaart werknemer zich bereid alle medewerking te verlenen die noodzakelijk is om het zakelijk gebruik te kunnen onderbouwen.
◊ Werknemer verklaart zich akkoord dat, indien gehandeld in strijd met de bepalingen van deze gebruikersovereenkomst laptop, de naheffingsaanslagen loonheffing en andere looncomponenten inclusief eventuele boeten en rente die als gevolg van dit handelen worden opgelegd aan werkgever, zullen worden verhaald op werknemer.
◊ Door ondertekening van deze overeenkomst verklaart werknemer dat hij gevolgen van deze overeenkomst heeft begrepen en zich daarmee akkoord verklaart.
◊ Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Artikel 7. Looptijd
De overeenkomst heeft een looptijd van een jaar en wordt jaarlijks opnieuw opgemaakt.
Artikel 8. Onduidelijkheid
Bij onduidelijkheid over de interpretatie van de overeenkomst of de toepassing van de regeling neemt de bestuurder een beslissing.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en getekend te Zeist op
<datum>
Namens de CVO Groep <naam medewerker>
,
………………………….. …………………………….
Bijlage 1,
Omschrijving apparatuur.
Soort apparatuur Merk
Type Typenummer
Soort randapparatuur Merk
Type Typenummer
Gedragscode bij kortstondig gebruik van laptop en eventueel randapparatuur, eigendom van de CVO Groep.
Bedoeling gedragscode
Het kan voorkomen dat een medewerker voor een korte periode gebruik wil/moet maken van een laptop (waaronder pocket- pc’s em mini-notebooks) en eventueel noodzakelijke bijbehorende apparatuur (modem, printer) van de CVO Groep.
Deze gedragscode verwoord basiscondities waaraan de lener zich dient te houden. Door ondertekening van een exemplaar van de gedragscode geeft de medewerker aan kennis te hebben genomen van de gedragscode en daar ook naar te handelen.
Uitgangspunt
◊ Werkgever heeft aan werknemer een laptop (hierna: de apparatuur) inclusief eventuele overige bijbehorende apparatuur gedurende een korte periode verstrekt ten behoeve van de uitoefening van de werkzaamheden van de dienstbetrekking.
◊ De apparatuur is eigendom van de werkgever en wordt gedurende een korte periode die is omschreven in bruikleen gegeven aan de werknemer.
Rechten en plichten
◊ Werknemer verklaart de apparatuur in goede staat te hebben ontvangen en zal deze niet aan derden ter beschikking stellen, verpanden noch op enige andere wijze vervreemden.
◊ Wijzigingen in de configuratie van het notebook of vervangen van de sim kaart zijn niet toegestaan.
◊ Het is werknemer niet toegestaan reparaties en/of onderhoudswerkzaamheden aan de apparatuur te (doen) verrichten.
◊ Installatie van software of upgrades dienen door de ICT afdeling te worden verzorgd.
◊ Werknemer is verantwoordelijk voor het in goede en representatieve staat houden van de apparatuur.
◊ Werknemer is – in het kader van technische controles – verplicht op eerste verzoek van de ICT afdeling van de CVO Groep de apparatuur aan hen te overhandigen.
◊ De apparatuur wordt uitsluitend voor zakelijke doeleinden gebruikt. Het is werknemer verboden de apparatuur te gebruiken voor activiteiten die in strijd zijn met de bedrijfsdoelstellingen of het imago van werkgever kunnen schaden.
◊ Werknemer is op de hoogte dat werkgever het gebruik van de apparatuur door de werknemer controleert op het zakelijk gebruik hiervan. Door ondertekening van deze overeenkomst stemt de werknemer in met deze controle. Tevens verklaart werknemer zich bereid alle medewerking te verlenen die noodzakelijk is om het zakelijk gebruik te kunnen onderbouwen.
◊ Werknemer dient alle zorgvuldigheid in acht te nemen ter voorkoming van beschadiging, diefstal of verlies van de apparatuur. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan een notebook in een onbeheerde auto achter te laten. Schade en/of verlies van het notebook, met uitzondering van de schade die het gevolg is van normaal gebruik, welke te wijten is aan nalatigheid van de wederpartij, komt volledig voor rekening van de medewerker.
◊ In geval van schade of diefstal van de apparatuur is werknemer verplicht dit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 24 uur bij werkgever te melden.
◊ Door ondertekening van deze overeenkomst verklaart werknemer dat hij gevolgen van deze overeenkomst heeft begrepen en zich daarmee akkoord verklaart.
◊ Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Bruikleenperiode
De apparatuur wordt in bruikleen verstrekt door de CVO Groep voor de periode van ……… tot
…………..
Datum:
Namens de CVO Groep < naam medewerker>
(vertegenwoordiger ICT afdeling)