Het departement zoekt een straffe medewerker/ organisatieondersteuner IT-cel contractueel Niveau: A Rang: A111

functiebeschrijving en selectiereglement

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Het departement

zoekt een straffe medewerker/

organisatieondersteuner IT-cel

contractueel

Niveau: A

Rang: A111

Graad: adjunct van de directeur

Met standplaats: Brussel

Vacaturenummer: DEP/CTU/A1/SOV/OOITcel

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

1. De vacature in het kort

Heb jij zin voor initiatief en ga je steeds op zoek naar de best mogelijke oplossing of opportuniteiten voor je collega’s en je klanten?

Heb jij affiniteit met IT en heb je goesting om IT-projecten en IT-contracten mee op te maken, op te volgen en te beheren?

Dan ben jij misschien wel de persoon die we zoeken!

2. Functiecontext

Voor iedereen in Vlaanderen kwaliteitsvol onderwijs en vorming waarborgen”, dat is de kerntaak van het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming.

Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming bestaat uit:

• het departement Onderwijs en Vorming

• het agentschap voor Onderwijsdiensten

• het agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen

Het departement ondersteunt de minister bij het bepalen van het beleid en bij het monitoren van de beleidsuitvoering en de onderwijscommunicatie.

Het departement bestaat uit de volgende afdelingen:

• Stafdiensten

• Strategische Beleidsondersteuning

• Horizontaal Beleid

• Beleid Onderwijspersoneel

• Basisonderwijs en Deeltijds Kunstonderwijs

• Secundair Onderwijs en Leerlingenbegeleiding

• Hoger Onderwijs en Volwassenenonderwijs

• Communicatie

Meer informatie over de werking en de opdrachten van deze afdelingen kan je vinden via deze link: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xx-xxxxxxx

De functie waarvoor je solliciteert situeert zich binnen het departement Onderwijs en Vorming, meer bepaald binnen de IT-cel van de huidige afdeling Stafdiensten.

De IT-cel staat in voor het beheren van de ICT producten en het ondersteunen van de gebruikers van het Departement Onderwijs & Vorming. Voor het uitvoeren van projecten en opbouwen en beheren van een leveranciersnetwerk zijn we op zoek naar een enthousiaste nieuwe collega.

3. Takenpakket

   1. Doel van de functie

Wij vragen van jou dat je als organisatieondersteuner, de IT-projecten die binnen de cel worden uitgevoerd, mee plant en opvolgt.

Je zorgt er bijvoorbeeld mee voor dat er op regelmatige basis kan gerapporteerd worden over de stand van zaken van de projecten en je waakt erover dat de verschillende betrokken partijen op de hoogte blijven van het verloop van het project. Je bent aanspreekpunt, zowel voor je collega’s, als voor de gebruikers.

Naast het opvolgen van projecten wordt er van jou verwacht dat je een netwerk uitbouwt van leveranciers waarmee er op korte, -middellange- en lange termijn kan worden samengewerkt. Je gaat steeds op zoek naar nieuwe opportuniteiten en leveranciers, en je onderhandelt met de verschillende partijen. Daarbij bewaak je de kwaliteit van de contracten.

Je doet dit uiteraard niet alleen, maar samen met je collega’s en je krijgt voldoende tijd om je in te werken.

2. Resultaatsgebieden

Eens je bent ingewerkt, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

• Je analyseert de behoeften van de organisatie, van de IT-cel en van andere interne klanten met als doel om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.

• Je ondersteunt de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier door de behoeften te definiëren.

• Je zal zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren met als doel om op een deskundige manier oplossingen te bieden voor vraagstukken of problemen.

• Je bouwt een netwerk uit van leveranciers en onderhandelt over contracten

• Je stelt contracten mee op en je evalueert ze ook.

• Je leidt of neemt deel aan (deel)projecten om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken doelstellingen.

4. Profiel

   1. Formele deelnemingsvoorwaarden

Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:

Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.

Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/

Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.

Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Xxxxxxx Xxxx, xxxxxxx.xxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx – 02/553.95.30.

2. Competenties

   1. Technische competenties

We zoeken een gedreven en dynamisch persoon die over de volgende competenties beschikt:

• Je bent vertrouwd met het opvolgen van projecten en je bent een kei in planning en nauwkeurig werken.

• Je bent communicatief sterk.

• Je werkt graag zelfstandig, je bent stipt en je toont zin voor verantwoordelijkheid en initiatief.

• Je bent bereid om je in te werken in overheidsopdrachten en kennis te verwerven over raamcontracten.

• Je moet geen grondige IT-kennis hebben, maar je hebt wel affiniteit met IT vermits je terecht komt in een IT-cel.

2. Persoonsgebonden competenties

• Verantwoordelijkheid nemen: neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk.

Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)

• Samenwerken: stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen.

Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2)

• Analyseren: ziet de essentie van het probleem

Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)

• Resultaatgericht: werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen

Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 1)

• Initiatief: neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel)

Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2)

• Klantgerichtheid: reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden

Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)

• Plannen & organiseren: coördineert het eigen werk en dat van anderen

Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2)

Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.

Je komt terecht in een organisatie die handelt volgens de principes van deugdelijk bestuur en waar integriteit, flexibiliteit, wendbaarheid en daadkracht voorop staan. Er wordt van jou verwacht dat je deze waarden mee uitdraagt.

3. Toelatingsvoorwaarden

Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;

3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5. Aanbod

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.

• Wij bieden je een boeiende baan aan en je krijgt de gelegenheid om na afwerking van bepaalde dossiers, nieuwe thema’s aan te pakken en je hierin te verdiepen.

• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

• Geen fan van files? Bij de Vlaamse overheid kan je rekenen op gratis openbaar vervoer van en naar je werk of een fietsvergoeding voor je woon-werkverkeer. Je kan ook thuiswerken, afspraken hierover maak je met je leidinggevende.

• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.

• Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel ‘tweede pijler’ genoemd, volledig betaald door de werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.

• Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.

• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3.268,73 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

• Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode.

• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen.

• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?

xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

6. Selectieprocedure

1. Module 1: eerste screening

   1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden

Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst

Deze voorselectie vindt enkel plaats indien er meer dan 5 kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden.

Door middel van een vragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:

• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen en inzicht in de functie

De cv-screening en beoordeling gebeurt vanaf 15 september 2021 (onder voorbehoud).

Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 5 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. De 5 hoogst scorende kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.

2. Module 2: screening persoonsgebonden competenties

Door middel van een interview, een persoonlijkheids- en motivatievragenlijst en 3 andere Hudsontesten worden volgende competenties bevraagd:

• Verantwoordelijkheid nemen

• Samenwerken

• Analyseren

• Initiatief

• Klantgerichtheid

Eén selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit en een consultant van Xxxxxx nemen deze screening af.

Deze module is eliminerend. Je kandidatuur krijgt een positieve of negatieve beoordeling bij het geheel van de beoordeelde competenties. Enkel wie een positieve beoordeling krijgt, gaat door naar de volgende module.

Deze module vindt plaats via Microsoft Teams of in Brussel (Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx) vanaf 27 september 2021 (datum onder voorbehoud).

3. Module 3: functiespecifieke screening

Op basis van een jurygesprek met case en de testresultaten uit de voorselectie beoordelen afgevaardigden van de wervende entiteit en een consultant van Hudson volgende criteria:

• Je motivatie

• Je visie op en inzicht in de functie

• Je technische competenties

• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

• De persoonsgebonden competenties: resultaatgerichtheid en plannen en organiseren

Deze module is eliminerend en vindt via Microsoft Teams of in Brussel (Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx) vanaf 4 oktober 2021 (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geslaagd of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

Wie slaagt, wordt opgenomen in een wervingsreserve.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.

4. Niet nodeloos hertesten

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7. Hoe kun je solliciteren?

Solliciteer ten laatste op 14 september 2021 (om 23u59’) via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.

Voeg bij je sollicitatie een kopie van je diploma dat aantoont dat je aan de vereiste deelnemingsvoorwaarde(n) voldoet.

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier, samen met je diploma ten laatste op 14 september 2021 ‘s avonds hebt ingediend

8. Vragen

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Xxx Xxx Xxxxxxxxx

Stafdiensten/IT-cel

xxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

Tel. 0479/ 90 73 00

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Xxxxxxx Xxxx

HR-generalist

xxxxxxx.xxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

tel 02/000 00 00

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

9. Feedback

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden oktober 2021.

Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar

xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx met vermelding van het vacaturenummer.

10. Reserve en geldigheid

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van organisatieondersteuner bij het departement Onderwijs en Vorming, die bestaat uit de lijst van geslaagden

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als organisatieondersteuner. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.

Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.

xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx