Convenant uitvoering meldkamerfunctie Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en Veiligheidsregio Zeeland
Convenant uitvoering meldkamerfunctie Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en Veiligheidsregio Zeeland
Convenant tussen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en de Veiligheidsregio Zeeland, inzake de samenwerking in meldkamer Bergen op Zoom ten behoeve van de uitvoering van de meldkamerfunctie voor de brandweertaak, de rampenbestrijding, de crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverlening als bedoeld in artikel 35, lid 1 en 3 van de Wet veiligheidsregio’s1.
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (verder te noemen VR MWB), ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Voorzitter, de heer Th.L.N. Weterings en het Algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Zeeland (verder te noemen VRZ), ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Voorzitter, de heer J.A.H. Lonink;
Gelet op artikel 35, lid 1 en 3 van de Wet veiligheidsregio’s:
Overwegende:
- dat gelet op het wetsvoorstel (Wijzigingswet meldkamers) afspraken worden gemaakt over de vorming van één Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS) en de samenvoeging van meldkamers tot een maximum van tien meldkamers;
- dat er centraal een landelijk convenant uitvoeringsafspraken beheer meldkamers (versie
0.5 / mei 2019) tussen politie, ambulance, marechaussee en veiligheidsregio’s in ontwikkeling is;
- dat er een landelijk convenant gegevensverwerking meldkamers tussen brandweer, ambulancezorg, politie en Koninklijke Marechaussee d.d. 1 oktober 2018 van toepassing is;
- dat de landelijke notitie governance op dit moment nog niet bekend is, dat deze prevaleert boven dit convenant en na vaststelling kan leiden tot aanpassingen in dit convenant;
- de politie als wettelijke taak krijgt het beheer en de ondersteuning van de tien meldkamers;
- dat de huidige gemeenschappelijke meldkamers van de VR MWB(GMK /gevestigd in Tilburg) en de VRZ (GMZ /gevestigd in Middelburg) in dit kader per juni 2020 zullen worden samengevoegd tot één nieuwe gemeenschappelijke meldkamer te Bergen op Zoom (MK BoZ).
- dat vooruitlopend hierop de beide meldkamers brandweer reeds per 1 januari 2020 organisatorisch worden samengevoegd;
- de MK BoZ het werkgebied van partijen omvat, waardoor het van belang is dat tussen partijen afspraken worden gemaakt ten behoeve van het eenduidig functioneren van de MK BoZ;
- een goede organisatie van de meldkamertaken een vereiste is voor een optimaal hulp- en zorgaanbod en een adequate crisisbeheersing en rampenbestrijding;
- dat het Regionaal Coördinatie Centrum (RCC) van VRMWB zal worden gevestigd in Bergen op Zoom, alwaar ook de Staf Grootschalig Bijzonder Optreden (SGBO) van de politie zich zal vestigen; dat het RCC VRZ gevestigd zal blijven in Middelburg;
1 Zoals deze komen te luiden na inwerkingtreding van de Wijzigingswet meldkamers (Tweede Kamer, vergaderjaar2018-2019, 35 065, nr. 2)
- dat er overeenkomstig het gestelde in de WvR vanaf de start van de nieuwe gemeenschappelijke meldkamer in Bergen op Zoom een 24/7 calamiteitencoördinator (CaCo) beschikbaar zal zijn ten behoeve van een éénhoofdige leiding op de meldkamerprocessen en het multidisciplinair delen van het meldkamerbeeld in het geval van een opschalingssituatie;
- dat onderlinge harmonisatie en harmonisatie naar landelijke standaarden wordt nagestreefd;
- dat de VRMWB en de VRZ daartoe en om de verantwoordelijkheidsverdeling binnen de nieuwe gezamenlijke meldkamer vast te leggen, uitgangspunten hebben geformuleerd en afspraken hebben gemaakt, teneinde te komen tot een eenduidige manier van werken bij de uitvoering van de meldkamerfunctie:
Komen het volgende overeen:
Artikel 1 Begrippen en afkortingen
Meldkamerfunctie: De meldkamerfunctie voor de brandweertaak, de rampenbestrijding, de crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverlening als bedoeld in artikel 1 van de Wet veiligheidsregio’s2;
Organisatieplan: Organisatieplan Operationeel Centrum Veiligheidsregio / Brandweer Bergen op Zoom, versie 1.7.
OC VR/BRW Operationeel Centrum Veiligheidsregio / Brandweer
VRZ Veiligheidsregio Zeeland
VRMWB Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant
CaCo Calamiteiten Coördinatoren
MK BoZ Meldkamer Bergen op Zoom
MT VRMWB Managementteam Veiligheidsregio Midden- en West- Brabant
2 Zoals beschreven in artikel 35, lid 1 en 3 Wvr zoals deze komt te luiden na inwerkingtreding van de Wijzigingswet meldkamers
Artikel 2 Doel, reikwijdte en verplichtingen
1. Dit convenant heeft ten doel eenduidige en uniforme afspraken vast te leggen over de samenwerking tussen partijen ten aanzien van onderwerpen die van belang zijn voor het borgen van de meldkamerfunctie van partijen vanaf het moment dat de uitvoering van de meldkamerfunctie organisatorisch wordt samengevoegd;
2. De bepalingen van dit convenant hebben betrekking op de uitvoering van de meldkamerfunctie van de VRZ en VRMWB ten behoeve van de brandweertaak en ten behoeve van de rampenbestrijding, de crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverlening bedoeld in artikel 1 van de Wet veiligheidsregio’s;
3. In het organisatieplan zijn nadere afspraken vastgelegd voor de invulling en uitvoering van de meldkamerfunctie en het organisatieplan maakt nadrukkelijk deel uit van dit convenant;
4. Partijen zullen voldoen aan alle verplichtingen voorvloeiende uit de Wet veiligheidsregio’s (Wvr) en andere voor partijen relevante wet- en regelgeving;
5. Partijen verplichten zich alle maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om het OC VR/BRW, dat binnen de meldkamer functioneert haar taken en werkzaamheden op kwalitatief en kwantitatief goede wijze te laten uitvoeren. Partijen maken hierover onderling nadere afspraken.
Artikel 3 Strategie en beleid
1. Partijen zullen bij de uitvoering van de meldkamerfunctie de hoofdlijnen van beleid en beheer zoals deze op grond van artikel 23 a, eerste lid Politiewet 20123 zijn vastgesteld in acht nemen;
2. Partijen zullen in het belang van een goed en eenduidig functionerende meldkamer(functie) tijdig afstemmen over alle relevante onderwerpen die van belang zijn voor een verantwoorde dienstverlening;
3. Directeuren van VRZ en VRMWB hebben gelijke zeggenschap op strategie, beleid en organisatiewijzigingen van de meldkamerfunctie (en op inbreng van beheerzaken in de multidisciplinaire prioritering via de landelijke PC-cyclus);
4. Bij nieuwe ontwikkelingen wordt in een vroeg stadium afstemming gezocht om de werkwijze binnen de meldkamer(functie) uniform te houden;
5. Nieuwe ontwikkelingen, die gevolgen hebben voor de meldkamer(functie) worden door partijen zover mogelijk gelijktijdig of binnen afzienbare tijd geïmplementeerd.
Artikel 4 Uitvoering meldkamerfunctie door OC VR/BRW
1. De meldkamerfunctie voor de brandweertaak, de rampenbestrijding en de crisisbeheersing wordt uitgevoerd door het OC VR/BRW in samenwerking met de CaCo’s.
2. Het OC VR/BRW draagt zorg voor alarmering, opschaling en ondersteuning van de brandweerprocessen, multidisciplinaire incidentbestrijding, ketenpartners ten behoeve van multidisciplinaire opschaling en de processen bevolkingszorg;
3. Partijen verplichten zich om de operationele afspraken en werkprocessen waar noodzakelijk voor een goed en eenduidig functionerend OC VR / BRW te uniformeren;
3 Zie voor artikel: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-00000-0.xxxx en voor toelichting xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-00000-0.xxxx (artikelgewijze toelichting, onderdeel B)
4. Partijen verplichten zich alle maatregelen en voorzieningen te treffen die volgens partijen nodig zijn om het OC VR/BRW haar werkzaamheden op kwalitatief en kwantitatief goede wijze te laten uitvoeren;
5. Daar waar operationele verschillen bestaan tussen partijen, heeft het OC VR/BRW een inspanningsverplichting om de systemen hierop in te richten.
Artikel 5 Aansturing OC VR/BRW
1. Op voordracht van partijen wordt een afdelingshoofd OC VR/BRW aangesteld in dienst van de VRMWB;
2. Het afdelingshoofd OC VR/BRW wordt aangestuurd door de portefeuillehouder meldkamerfunctie MT VRMWB;
3. Het afdelingshoofd OC VR/BRW is verantwoordelijk voor de operationele prestaties van het OC VR/BRW en legt hierover periodiek verantwoording af aan de portefeuillehouder meldkamerfunctie MT VRMWB;
4. De Portefeuillehouder meldkamerfunctie MT VRMWB legt voor wat betreft de operationele prestaties van het OC VR/BRW verantwoording af aan de directies van VRZ en VRMWB.
Artikel 6 Personeel
1. Afdelingshoofd OC VR/BRW, centralisten en operationeel ondersteuners zijn door de organisatorische samenvoeging per 1-1-2020 in dienst van VRMWB;
2. Het afdelingshoofd OC VR/BRW is verantwoordelijk voor de personeelszorg waaronder de werving, selectie en het aanstellen van de centralisten, staf en operationeel ondersteuners (verder: de medewerkers) van het OC VR/BRW;
3. De medewerkers van de het OC VR/BRW moeten voldoen aan de door partijen opgestelde vereisten met betrekking tot kennis, kunde en competenties;
4. Het afdelingshoofd OC VR / BRW is verantwoordelijk voor het kwantitatief en kwalitatief invullen van de afgesproken bezetting en uitvoering van processen van het OC VR/BRW en invullen van voldoende personeel om uitvoering te geven aan de multidisciplinaire samenwerking van de MK BoZ;
5. Indien structurele wijzigingen noodzakelijk zijn in de formatie dan adviseert het afdelingshoofd OC VR/BRW, de portefeuillehouder meldkamerfunctie MT VRMWB, die de structurele gevolgen beoordeelt en in overleg treedt met de directies van beide partijen.
Artikel 7 Beheeroverleg OC VR/BRW
1. Het OC VR/BRW voert met betrekking tot de meldkamerfunctie regie over de verbanden tussen de vakdisciplines van de veiligheidsregio’s, de centralisten en het beheer;
2. Het daartoe ingesteld Beheeroverleg OC VR/BRW geeft sturing aan de wijze waarop beide veiligheidsregio’s door het OC VR/BRW, inclusief CaCo’s worden bediend;
3. Binnen het OC VR/BRW wordt overleg gevoerd over het beheer van de meldkamer en specifiek over de wensen, behoeften en de wijze van invulling daarvan;
4. De kaders voor het Beheeroverleg OC VR/BRW worden vastgesteld door de Directeuren van beide Veiligheidsregio’s;
5. In het organisatieplan wordt het beheeroverleg nader beschreven.
Artikel 8 Calamiteitencoördinator (CaCo)
1. Met verwijzing naar het organisatieplan bestaat, naast de meldkamerfunctie, in de meldkamer tevens de functie van CaCo;
2. Vanaf de start van de nieuwe gemeenschappelijke meldkamer in Bergen op Zoom zal deze functie 24/7 beschikbaar zijn voor ondersteuning van meldkamer-/ taken en – processen alsmede voor de opschaling in beide veiligheidsregio’s. Deze functionarissen zijn in dienst van VRMWB;
3. De wijze van invulling van de CaCo-functie, inclusief aansturing, wordt nader uitgewerkt in een “organisatieplan CaCo-functie”.
4. De CaCo’s moeten voldoen aan de door partijen opgestelde vereisten met betrekking tot kennis, kunde en competenties.
Artikel 9 Kostenverdeling
1. Voor de instandhouding van de meldkamerfunctie, dragen de VRZ en VRMWB gezamenlijk (financiële) verantwoordelijkheid, waarbij de verdeelsleutel als bedoeld in het derde lid van toepassing is;
2. VRZ en de VRMWB stellen jaarlijks in onderling overleg (voor de genoemde kosten uit lid 1) vóór 15 januari van het jaar ( t-1) een ontwerpbegroting voor het jaar t op voor de instandhouding van de meldkamerfunctie;
3. Voor het jaar 2020 leidt de verdeelsleutel op basis van inwoneraantallen tot een kosten verdeling van 26 % voor de VRZ en 74 % voor de VRMWB;
4. Na verloop van een periode van vier jaar, voor de eerste keer ten behoeve het jaar 2024 wordt de verdeelsleutel op basis van de nieuwe inwoneraantallen opnieuw vastgesteld;
5. Voor de periode vanaf 1 januari 2020 tot aan de daadwerkelijke fysieke samenvoeging wordt een aparte transitiebegroting opgesteld ter verrekening van de meerkosten voor het werken op twee locaties.
Artikel 10 Bijdragen van de VR’s
VRZ betaalt bij wijze van voorschot op de vijftiende dag van iedere maand een/twaalfde deel van de bedoelde bijdrage aan VRMWB.
Artikel 11 Financiële administratie
1. De VRMWB voert de administratie van de meldkamerfunctie;
2. Dreigende budget/begrotingsoverschrijdingen moeten vooraf ter goedkeuring aan VRZ worden voorgelegd;
3. De VRMWB stelt per 4 maanden een (financiële) rapportage Meldkamerfunctie op voor partijen, op te leveren vóór de 15de van de maand volgend op de rapportageperiode;
4. Op basis van de afrekening over het gehele jaar wordt een schuld of vordering op de balans opgenomen bij de VR’s. De afrekening wordt beide VR’s aangeboden vóór 1 februari van het jaar volgend op het uitvoeringsjaar.
Artikel 12 Geschillen
1. Indien geschillen ontstaan met betrekking tot de uitleg of uitvoering van de bepalingen in dit convenant treden de algemeen besturen van partijen met elkaar in overleg om in gezamenlijkheid tot een voor iedere partij aanvaardbare oplossing te komen;
2. Partijen kunnen daarvoor, indien zij dit wensen, gezamenlijk een bemiddelaar aanwijzen.
Artikel 13 Duur van het convenant
a. Dit convenant treedt in werking op 1 januari 2020;
b. Dit convenant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd;
c. Jaarlijks wordt de werking van dit convenant geëvalueerd door de partijen, voor het eerst, een jaar na samenvoeging meldkamers;
d. Dit convenant kan tussentijds worden gewijzigd na instemming door beide partijen.
Aldus overeengekomen in tweevoud en door partijen getekend,
<plaats>, <datum>,
Namens het Algemeen Bestuur van de Namens het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zeeland, Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant,
J.A.H. Lonink , Voorzitter Th.L.N. Weterings , Voorzitter