ALGEMENE VOORWAARDEN EN TOETSINGSCRITERIA PROJECTEN REGIO DEAL BRAINPORT EINDHOVEN

ALGEMENE VOORWAARDEN EN TOETSINGSCRITERIA PROJECTEN REGIO DEAL BRAINPORT EINDHOVEN

1. DEFINITIES

1.1. Stichting Brainport.

Stichting Brainport is een hecht samenwerkingsverband van bedrijven, kennisinstellingen en overheden in Brainport Eindhoven. Stichting Brainport is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Regio Deal Brainport Eindhoven.

1.2. Regiofonds Brainport BV.

Regiofonds Brainport BV beheert de middelen die door het Rijk in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven ter beschikking zijn gesteld.

1.3. Stuurgroep Rijk-Regio.

De Stuurgroep Rijk-Regio is het afstemmingsorgaan tussen Rijk en Regio bij de uitvoering van de Brainport Nationale Actieagenda en de Regio Deal Brainport Eindhoven.

1.4. Propositie Brainport Eindhoven.

In de Propositie Brainport Eindhoven voor regio-enveloppe van 8 januari 2018 (verder: Propositie Brainport Eindhoven) is aangegeven welke uitdagingen er zijn om de internationale concurrentiepositie van Brainport Eindhoven te consolideren en verder uit te bouwen. Daarnaast zijn in de Propositie Brainport Eindhoven de projecten beschreven die middels het leveren van een bijdrage aan het ontwikkelen en realiseren van een onderscheidend voorzieningenaanbod, het aantrekken en behouden van talent (op alle onderwijsniveaus) en innovaties met een maatschappelijke impact een antwoord kunnen bieden op deze uitdagingen.

1.5. Regio Deal Brainport Eindhoven.

De Regio Deal Brainport Eindhoven bevat de kaders waarbinnen partijen zich inspannen om de bijdrage van 130 miljoen euro die het rijk heeft gereserveerd voor Brainport Eindhoven in te zetten.

1.6. Besluit financiële bijdrage.

In het besluit financiële bijdrage is aangegeven of de aanvrager al dan niet een bijdrage ontvangt in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven en de hieraan verbonden voorwaarden/verplichtingen.

2. FORMELE VEREISTEN

2.1. De aanvraag in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven wordt ingediend bij Regiofonds Brainport BV.

2.2. De aanvraag wordt ingediend via het format Projectaanvraag Regio Deal Brainport Eindhoven.

2.3. Een volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekende aanvraag die duidelijk maakt op welke wijze het project wordt uitgevoerd, begroot en gefinancierd.

2.4. De in de aanvraag Regio Deal Brainport Eindhoven genoemde bijlagen zijn bijgevoegd.

Toetsingscriteria en voorwaarden projecten Regio Deal Brainport Eindhoven – V9 221017 Pagina 1 van 6

2.5. De getekende cofinancieringsverklaring(en) van de (co)financiers van het project waarop de aanvraag betrekking heeft zijn beschikbaar, rechtsgeldig ondertekend en bijgevoegd.

2.6. De laatste definitieve jaarrekening van de onderneming dient als bijlage te worden meegestuurd met de projectaanvraag.

3. OVERIG

3.1. De financiële bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven wordt enkel verstrekt aan een rechtspersoon.

3.2. De financiële bijdrage is maximaal en inclusief eventuele niet-verrekenbare of niet- compensabele btw. De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor het eventueel afdragen, verrekenen, dan wel compenseren van de btw.

3.3. Er is geen sprake van ongeoorloofde staatssteun.

3.4. Het project is opgenomen in de in de Propositie Brainport Eindhoven onder een van de programmalijnen (internationaal onderscheidende voorzieningen, aantrekken internationale kenniswerkers en studenten, innovaties met maatschappelijke impact). De Propositie Brainport Eindhoven is als bijlage bij de algemene voorwaarden en toetsingscriteria Regio Deal Brainport Eindhoven bijgevoegd.

3.5. Stichting Brainport behoudt zich het recht voor om wijzigingsvoorstellen te doen met betrekking tot de projectenportefeuille. Deze wijzigingsvoorstellen worden getoetst door de Stuurgroep Rijk-Regio.

3.6. De projecten worden getoetst aan:

 De mate waarop het project bijdraagt aan de doelstellingen van de Regio Deal Brainport Eindhoven zoals vastgelegd in de Regio Deal Brainport Eindhoven zoals tussen Rijk en regio overeengekomen op 6 juli 2018;

 De kwaliteit van de businesscase:

- Inhoudelijk perspectief (wat, waarom, wie zit erop te wachten, hoe, resultaat);

- Organisatorisch perspectief (governance, planning van activiteiten);

- Financieel perspectief (begroting en financiering van de activiteiten, mate van cofinanciering);

- Continuïteit – inhoudelijk, financieel en organisatorisch (borging van de resultaten en raming, dekking en onderbouwing van structurele exploitatielasten na de projectuitvoering in kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven).

3.7. De uitvoerbaarheid van het project in een vastgelegde periode, dat wil zeggen dat de startdatum en de einddatum eenduidig moeten kunnen worden geïnterpreteerd.

3.8. Projecten moeten binnen 6 maanden, vanaf de afgifte van het besluit financiële bijdrage, gestart zijn. Indien het project na 6 maanden niet gestart is, zal de reservering van de middelen komen te vervallen en dient er een nieuwe aanvraag ingediend te worden.

In bijzondere gevallen kan het bestuur van Regiofonds Brainport BV besluiten om af te wijken van bovenstaande voorwaarde.

3.9. Regiofonds Brainport BV legt de aanvragen in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven voor advies voor aan een hiervoor ingestelde onafhankelijke adviescommissie. Op basis van het advies van de commissie neemt het bestuur van de Stichting Brainport een

besluit betreffende het toekennen van de bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven.

3.10. Het besluit van de Stichting Brainport wordt binnen 14 dagen na dagtekening van het besluit van de Stichting Brainport kenbaar gemaakt middels het besluit financiële bijdrage.

3.11. Het besluit financiële bijdrage wordt vervolgens zo spoedig mogelijk bekend gemaakt aan de aanvrager.

3.12. Het besluit financiële bijdrage bevat in ieder geval de volgende gegevens:

 naam van de aanvrager;

 besluit over de aanvraag voor een financiële bijdrage;

 voorwaarden/verplichtingen waaronder, bij toekenning van de aanvraag, de aanvraag wordt gehonoreerd.

3.13. Het besluit financiële bijdrage wordt ondertekend door of namens het bestuur van het Regiofonds Brainport BV.

3.14. De cofinanciering van het project dient plaats te vinden op basis van de verhouding Investering-Rijk-Regio zoals kenbaar gemaakt door de Stichting Brainport.

3.15. Het uitgangspunt is dat de indiener zorgdraagt voor eventuele voorfinanciering van het project. In uitzonderlijke gevallen, waarbij voorfinanciering door de indienende organisatie niet mogelijk is, kan Regiofonds Brainport BV besluiten om een deel van de kosten voor te financieren.

3.16. Projectaanvragen moeten uiterlijk 1 september 2021 ingediend worden.

3.17. Projecten moeten uiterlijk op 31 december 2025 zijn afgerond.

3.18. Indien sprake is van meerdere toekenningen aan dezelfde projecteigenaar, binnen hetzelfde projectnummer, wordt de einddatum van alle deelaanvragen gelijkgetrokken. De einddatum die het verst in de toekomst ligt geldt in dat geval voor alle deelaanvragen.

4. RAPPORTAGE

4.1. De projectaanvrager rapporteert eenmaal per jaar (uiterlijk per 1 februari) over de inhoudelijke voortgang van het project aan de Regiofonds Brainport BV.

4.2. De rapportage wordt ingediend via het format Projectmonitoring Regio Deal Brainport Eindhoven.

4.3. Uiterlijk 1 juli verstrekt u de recente jaarcijfers (publieke versie) aan Regiofonds Brainport BV.

5. BETALINGEN

5.1. De wijze van uitkering van de Regio Deal Brainport Eindhoven bijdrage wordt vastgelegd in het besluit financiële bijdrage.

5.2. Regiofonds Brainport BV zal op basis van projectrealisatie en de door de aanvrager/penvoerder ingediende betalingsaanvragen (format declaratieformulier) betalingen doen tot maximaal 80% van de gevraagde betaling.

5.3. Het resterende bedrag (20%) wordt uitbetaald op basis van de inhoudelijke en financiële eindrapportage en de definitieve vaststelling van het gehele project (zie artikel 6.1 t/m 6.4).

5.4. In afwijking van het onder artikel 5.2 en 5.3 gestelde kan Regiofonds Brainport BV, op verzoek van de projectaanvrager, onder de voorwaarde dat door aanvrager jaarlijks na afronding van het boekjaar een accountantsverklaring conform ‘protocol accountantsverklaring’ zal worden aangeleverd, op basis van de projectrealisatie en de door aanvrager/penvoerder ingediende betalingsaanvragen tot 100% van het gevraagde bedrag uitkeren. Definitieve vaststelling van de zodoende verstrekte financiering vindt pas plaats na afronding van het totale project (conform einddatum in de projectaanvraag) op basis van de inhoudelijke en financiële eindrapportage (zie artikel 6.1 t/m 6.4).

5.5. Declaraties vinden achteraf plaats en kunnen 4 maal per jaar worden ingediend binnen de volgende termijnen: 1 januari t/m 15 februari, 1 april t/m 15 mei, 1 juli t/m 15 augustus en 1 oktober t/m 15 november. Na indienen volgt bij positieve beoordeling, gemiddeld 6 tot 8 weken na indiening declaratie, uitsluitsel over de uitbetaling.

5.6. Uiterlijk binnen 8 weken na datum indiening declaratie ontvangt de aanvrager uitsluitsel over de uitbetaling.

5.7. Uitbetaling is mede afhankelijk van het bedrag aan van de bevoorschotting van Regiofonds Brainport BV door het Rijk. Indien het Rijk besluit tot een (tijdelijke) opschorting van de bijdrage van het Rijk, kan dit gevolgen hebben voor de uitbetaling van de bijdrage aan uw project en financiering van uw project.

5.8. Als uit de jaarcijfers (of andere signalen) blijkt dat de continuïteit van de organisatie in gevaar is of gerede twijfel bestaat aan de levensvatbaarheid van de organisatie kan dit gevolgen hebben voor de verdere uitbetaling van bedragen. Regiofonds Brainport BV kan in dat geval besluiten om betalingen op te schorten en/of geheel stop te zetten.

6. VASTSTELLING

6.1. Uiterlijk 3 maanden na afronding van het project (conform einddatum in de projectaanvraag) dient de aanvrager een verzoek tot definitieve vaststelling in bij Regiofonds Brainport BV a.d.h.v. het format inhoudelijk en financieel eindverslag.

6.2. De aanvrager dient samen met het verzoek tot definitieve vaststelling een inhoudelijk en een financieel eindverslag in.

6.3. Bij de aanvraag tot vaststelling toont de aanvrager/penvoerder aan dat:

 de activiteiten waarvoor de bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven is verleend, zijn verricht;

 de aan de bijdrage verbonden verplichtingen is voldaan.

6.4. Projecten die een bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven ontvangen, dienen voor het ‘cash deel (out of pocket kosten en cofinanciering in cash) een (goedkeurende) controleverklaring van een onafhankelijke accountant te overleggen t.b.v. de definitieve vaststelling van de bijdrage. Voor het ‘in kind deel’ volstaat een bestuursverklaring waarin verklaard wordt dat de geleverde bijdragen zijn ingezet voor de realisatie van het desbetreffende project. Een en ander volgens het door Regiofonds Brainport BV opgestelde protocol accountantsverklaring Regiofonds Brainport BV.

Indien er sprake is van deelaanvragen dienen de (goedkeurende) controleverklaring en bestuursverklaring opgesteld te worden over het gehele project.

6.5. De definitieve totale bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven zal nooit hoger zijn dan het oorspronkelijk gereserveerde bedrag. Bij lagere kosten zal de bijdrage naar rato worden verlaagd.

7. WEIGERINGSGRONDEN

De bijdrage in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven kan geweigerd worden indien:

7.1. de met de toekenning van de aanvraag in strijd wordt gehandeld met dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen, zoals maar niet beperkt tot bepalingen van het Europese staatssteunrecht;

7.2. een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de gelden niet of in onvoldoende mate besteed zullen worden voor het doel waarvoor de bijdrage is aangevraagd;

7.3. een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de continuïteit van de activiteiten van de aanvrager niet voldoende is gewaarborgd (laatste jaarverslag en accountantsverklaring dient te worden meegestuurd);

7.4. de aanvraag in het kader van de Regio Deal Brainport Eindhoven anderszins niet past binnen de Propositie Brainport Eindhoven;

7.5. de aanvraag niet voldoet aan deze algemene voorwaarden.

8. VOORWAARDEN COFINANCIERING

8.1. De cofinanciering mag bij de aanvraag bestaan uit bestaande, reeds geïnvesteerde en/of toegezegde middelen.

8.2. De cofinanciering van het project dient plaats te vinden op basis van de verhouding Investering-Rijk-Regio zoals kenbaar gemaakt door de Stichting Brainport (als minimale ondergrens voor cofinanciering; meer mag ook).

8.3. Er moet gedurende het project voldoende vertrouwen zijn dat aan het eind de verhouding rijk-regio in zijn totaliteit gehaald is.

8.4. De cofinanciering moet direct verband houden met het betreffende project waaraan de Rijksbijdrage wordt toegekend.

8.5. De cofinanciering moeten daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten zijn.

8.6. De verhouding Rijksbijdrage-cofinanciering moet zowel aan de voorkant (door middel van ondertekende toezegging) als aan de achterkant (door middel van gerealiseerde kosten) onderbouwd zijn.

8.7. De cofinanciering mag als voorwaarde worden ‘doorgelegd’ naar de (deel)projectaanvrager (bijvoorbeeld bij koepelprojecten/tenders).

8.8. Indien sprake is van het ‘doorleggen’ van de cofinancieringsvoorwaarden naar de uiteindelijke projectafnemer (bij tenders/koepelprojecten) is dit – vanwege de aard van die projecten – voldoende onderbouwing aan de voorkant.

8.9. De cofinanciering mag bestaan uit zowel een ‘in kind’ als een ‘in cash’ bijdrage.

8.10. Indien sprake is van een ‘in kind’ bijdrage, is het voldoende om dit te onderbouwen met een urenverantwoording met een formeel akkoord van een tekenbevoegde.

8.11. De cofinanciering hoeft niet afkomstig te zijn van de projectaanvrager zelf, maar mag ook afkomstig zijn van derden.

8.12. De cofinanciering dient binnen de ‘norm van redelijkheid’ te vallen, dat wil zeggen marktconforme tarieven.

8.13. Voor het kapitaliseren van ‘in kind’ inzet wordt als richtlijn aangenomen kostprijs x 1,25.

Op voorwaarde dat inzicht wordt gegeven in de kostenopbouw kan het Regiofonds bepaalde kostencomponenten goedkeuren als toerekenbare kosten waardoor na aftrek van identificeerbare toerekenbare kosten blijkt dat de werkelijke overhead binnen de 25% bandbreedte blijft. Regiofonds Brainport BV biedt de mogelijkheid een kostenberekening te hanteren die binnen een subsidieregeling Europees of door een ministerie is goedgekeurd, dit ter beoordeling door het Regiofonds.

8.14. Indien het bepalen van de werkelijke loonkosten niet goed mogelijk is, bijvoorbeeld om privacy redenen, is het mogelijk dat er met een vast tarief van 42,34 euro worden gerekend na voorafgaande goedkeuring door het Regiofonds.

8.15. Projecten worden afgesloten met een goedkeurende accountantsverklaring voor ‘cash bijdragen’ en een bestuursverklaring voor ‘in kind bijdragen’. Het moet voor de accountant aannemelijk zijn dat de cofinancieringsbijdrage is geleverd.

8.16. Bij in gebreke blijven van de cofinancieringsverantwoording heeft Regiofonds Brainport BV het recht de gehele financiële bijdrage uit de Regio Deal Brainport Eindhoven in te trekken (terug te vorderen).

8.17. Regiofonds Brainport BV heeft de bevoegdheid om te bepalen of iets wel of niet redelijkerwijs als cofinanciering voor het betreffende project wordt geaccepteerd.

TOT SLOT

Regiofonds Brainport BV kan op basis van besluitvorming door stichting Brainport en ná afstemming met de projectaanvragers waaraan al financiering is toegekend, óf indien een wijziging in de Nederlandse Wet, Europese regelgeving, of vanuit de overheid in het kader van de Regio Deal een aanpassing dwingend en met onmiddellijke werking oplegt, de Algemene Voorwaarden wijzigen.

De Algemene Voorwaarden van Regiofonds Brainport BV worden vastgesteld door stichting Brainport.

Voor die specifieke gevallen waarin deze algemene voorwaarden niet voorzien, zullen Regiofonds Brainport BV en de aanvrager te goeder trouw met elkaar in overleg treden en streven naar een voor beide partijen acceptabele oplossing. Indien partijen daarin niet mochten slagen, wijst elk der partijen één adviseur aan waarna beide adviseurs gezamenlijk een derde adviseur aanwijzen die tevens als voorzitter optreedt. Aan de adviseurs wordt de opdracht gegeven een voor beide partijen bindend advies uit te brengen waarbij het oordeel van de voorzitter bepalend is ingeval de door partijen aangewezen adviseurs niet bij meerderheid tot een gelijkluidend oordeel kunnen komen.

Regiofonds Brainport BV voert de activiteiten uit conform de geldende privacyregelgeving. Alle van partijen verkregen informatie inzake de projecten wordt alleen gebruikt voor het doel waarvoor het is aangeleverd en zal niet met partijen buiten het Regiofonds worden gedeeld, tenzij dit vooraf met de projecteigenaar(s) is afgestemd.