OVEREENKOMST GEBRUIK DATHUIS PLATFORM EN VERWERKERSOVEREENKOMST
OVEREENKOMST GEBRUIK DATHUIS PLATFORM EN VERWERKERSOVEREENKOMST
Tussen
DatHuis B.V., gevestigd te Amsterdam, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J.B. Konijn
(hierna: “DatHuis”)
En
De afnemer van het online platform van DatHuis (hierna: “de Makelaar”) (hierna gezamenlijk: “Partijen”)
Overwegen
- DatHuis heeft een marketing automation platform ontwikkeld (hierna: het “Platform”). In het Platform zullen gegevens worden opgeslagen van bestaande klanten en prospects van de Makelaar. Het Platform kan door de Makelaar onder meer worden ingezet om via marketing automation informatie te sturen over mogelijke dienstverlening bij de koop of verkoop van een woning of andere voor de klant of prospect mogelijk interessante informatie.
- DatHuis zal als gevolg daarvan persoonsgegevens verwerken in opdracht van de Makelaar.
De Makelaar is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en blijft er te allen tijde verantwoordelijk voor dat de verwerking van persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant en in overeenstemming met wet- en regelgeving is.
- Partijen wensen de afspraken ten aanzien van de gebruiksvoorwaarden van het platform en het verwerken van persoonsgegevens vast te leggen in deze overeenkomst. Deel I van deze overeenkomst regelt de gebruiksvoorwaarden en Deel II van deze overeenkomst is een verwerkersovereenkomst in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
En komen overeen als volgt
Deel I: gebruiksvoorwaarden Platform
Artikel 1. Licentie
1. De Makelaar neemt bij DatHuis een abonnement af voor het gebruik van het Platform. DatHuis verleent aan Xxxxxxxx het niet-exclusieve en niet overdraagbare recht om het Platform te gebruiken onder de in deze overeenkomst genoemde voorwaarden en gedurende de looptijd van deze overeenkomst. De licentie geldt alleen voor gebruik binnen de eigen organisatie van de Makelaar en voor het aantal gebruikers waarvoor de licentie is verstrekt.
2. Het auteursrecht en alle eventuele overige rechten van intellectuele eigendom alsmede soortgelijke rechten tot bescherming van informatie met betrekking tot het Platform en alle daarbij behorende programmatuur en documentatie, komen uitsluitend toe aan DatHuis.
Niets in deze overeenkomst strekt tot gehele of gedeeltelijke overdracht van zodanige rechten.
3. De Makelaar mag het Platform, of onderdelen daarvan, niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DatHuis aanpassen, verveelvoudigen of (verder) openbaar maken. De Makelaar mag zonder voorafgaande toestemming van DatHuis geen sub- licenties aan derden verstrekken en/of het Platform op zodanige wijze gebruiken dat dit gebruik leidt of kan leiden tot enige vorm van – al dan niet commerciële – exploitatie van het Platform zelf of enig gedeelte daarvan door de Makelaar of een derde.
Artikel 2. Gebruiksvergoeding
1. In ruil voor de in artikel 1 verleende licentie betaalt de Makelaar maandelijks aan DatHuis de overeengekomen gebruiksvergoeding.
2. De gebruiksvergoedingen worden elk jaar geïndexeerd volgens het CBS- totaalprijsindexcijfer. DatHuis is verder gerechtigd de door haar gehanteerde gebruiksvergoedingen periodiek te wijzigen en zal de Makelaar daarvan ten minste twee maanden voordat de wijziging ingaat op de hoogte stellen.
3. Als er niet binnen de afgesproken betalingstermijn wordt betaald, verkeert de Makelaar onmiddellijk in verzuim. DatHuis is dan gerechtigd de door haar verleende diensten op te schorten.
4. De Makelaar is verplicht alle kosten die DatHuis moet maken ter incasso van haar vorderingen aan DatHuis te vergoeden. De incassokosten bedragen in elk geval 15% van het te incasseren bedrag met een minimum van € 250,-.
Artikel 3. Looptijd
1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de overeengekomen periode vanaf de datum van ondertekening. Tijdens deze periode is deze overeenkomst niet tussentijds opzegbaar.
2. Na afloop van de in lid 1 genoemde periode wordt deze overeenkomst stilzwijgend verlengd voor onbepaalde tijd. Vanaf dat moment is de overeenkomst door elk van beide partijen opzegbaar met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste één maand, uiterlijk tegen de laatste dag van de maand.
3. Deze overeenkomst kan worden ontbonden op grond van artikel 6:265 BW
Artikel 4. Beschikbaarheid van diensten
DatHuis streeft ernaar om het Platform altijd zo goed mogelijk te laten functioneren. Net als andere softwareoplossingen zal het Platform echter soms te kampen hebben met storingen. De Makelaar kan dan contact met DatHuis opnemen en DatHuis zal haar uiterste best doen de storing zo snel mogelijk op te lossen.
Artikel 5. Aansprakelijkheid
1. DatHuis is niet aansprakelijk voor schade in verband met transmissiefouten, storingen of niet (volledige) beschikbaarheid van de diensten om enige andere reden. DatHuis is niet aansprakelijk voor schade, boetes of ander nadeel voorvloeiend uit gebruik van het Platform in strijd met wet- en regelgeving, waaronder uitdrukkelijk begrepen de regelgeving op het gebied van verwerking van persoonsgegevens en het versturen van ongevraagde commerciële communicatie.
2. Iedere andere aansprakelijkheid van DatHuis uit hoofde van een tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen uit deze overeenkomst, daarbij inbegrepen Deel II van deze overeenkomst, uit hoofde van onrechtmatige daad of uit andere hoofde, is beperkt tot het bedrag aan abonnementskosten dat in het desbetreffende geval door de Makelaar in het huidige kalenderjaar verschuldigd is.
3. Iedere vordering tot vergoeding van schades, boetes of ander nadeel verjaart door het enkele verloop van 12 maanden na het ontstaan van de vordering.
4. De in artikelen 5.1, 5.2 en 5.3 genoemde beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de door de Makelaar geleden schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van DatHuis.
Artikel 6. Toepasselijk recht
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank Amsterdam.
Deel II Verwerkersovereenkomst
Artikel 7. Begrippen
In Deel II van deze overeenkomst (hierna: de Verwerkersovereenkomst) wordt onder de volgende begrippen verstaan:
Betrokkene Degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben (in dit geval: werknemers van de Makelaar en klanten en prospects van de Makelaar).
Inbeuk in verband met Persoonsgegevens: Iedere inbreuk op de beveiliging die per
ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 4 AVG.
Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals bedoeld in artikel 4 AVG.
Verwerkingsverantwoordelijke: De Makelaar
Verwerking: Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens als bedoeld in artikel 4 AVG.
Verwerker: DatHuis
Artikel 8. Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker
Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens die op het Platform worden opgeslagen in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens in het Platform worden verwerkt, en op welke wijze. Dit betekent dat de Verwerkingsverantwoordelijke er verantwoordelijk voor is om aan de eisen die voorvloeien uit artikel 5 AVG te voldoen. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de opdracht tot verwerking van persoonsgegevens binnen het Platform in overeenstemming is met alle toepasselijke wet- en regelgeving.
Artikel 9. Opdracht
1. Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij opdracht aan Verwerker om namens hem de Persoonsgegevens te verwerken die Verwerkingsverantwoordelijke in het Platform opslaat, onder de voorwaarden in deze overeenkomst. De Persoonsgegevens die in het Platform zullen worden verwerkt zijn gebruiksgegevens, contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en indien daarvoor wordt gekozen de inhoud van e-mails van werknemers van Verwerkingsverantwoordelijke, en contactgegevens (naam, adres, e- mailadres, telefoonnummer) van klanten en prospects van Verwerkingsverantwoordelijke, achtergrondinformatie van klanten en prospects (zoals woonsituatie en zoekopdrachten) en informatie met betrekking tot de dienstverlening die de klant of prospect mogelijk zoekt. Deze informatie wordt door Verwerkingsverantwoordelijke (al dan niet via een andere applicatie) ingevoerd en gebruikt om per Betrokkene een profiel aan te maken, op basis waarvan via marketing automation voor de Betrokkene relevante informatie kan worden verstuurd.
2. Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend op basis van deze Verwerkersovereenkomst en de schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt de Persoonsgegevens niet voor andere of eigen doeleinden.
3. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde gerechtigd additionele schriftelijke instructies aan Verwerker te geven.
4. Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens. De zeggenschap over de Persoonsgegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
5. Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens enkel in de Europese Economische Ruimte en in de Verenigde Staten door een sub-verwerker met Privacy Shield certificering (zie artikel 15).
Artikel 10. Geheimhouding
1. Verwerker zal Persoonsgegevens waarvan zij kennisneemt strikt geheimhouden en derhalve onder geen omstandigheid delen met of verstrekken aan derden, behoudens indien en voor zover
a. Verwerker daartoe voorafgaande schriftelijke toestemming of opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke heeft gekregen of
b. Enig dwingendrechtelijke wettelijk bepaling haar tot verstrekking verplicht.
2. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Persoonsgegevens te delen met of te verstrekken aan derden, zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke hierover voorafgaand informeren, tenzij dit niet is toegestaan op basis van de genoemde regelgeving.
Artikel 11. Beveiligingsmaatregelen
1. Verwerker zal rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringkosten, en met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua
waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen conform artikel 32 AVG passende technische en organisatorische maatregelen treffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Om de beveiligingsstandaarden op hoog niveau in stand te houden maakt de Verwerker in ieder geval gebruik van de beveiligingsmaatregelen zoals opgenomen in de Bijlage.
Artikel 12. Verlenen van bijstand
1. Verwerker zal
a. Rekening houdend met de aard van de verwerking, voor zover mogelijk bijstand verlenen aan de Verwerkingsverantwoordelijke bij een gegevensbeschermingeffectbeoordeling dan wel voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens.
b. Aan Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking te stellen die Verwekingsverantwoordelijke nodig heeft om te voldoen aan de wettelijke en contractuele verplichtingen die op haar rusten in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker.
c. Rekening houdend met de aard van de verwerking door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, aan Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de wettelijke rechten van betrokkene zoals vastgesteld in hoofdstuk III van de AVG te beantwoorden (o.a. maar niet uitsluitend het recht van inzage, rectificatie, gegevenswissing of verwerkingsbeperking en het recht van bezwaar).
Artikel 13. Toezicht op naleving
1. Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke in staat om ten minste eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn, de naleving van Verwerker te controleren van de Verwerkersovereenkomst en met name de beveiligingsmaatregelen genoemd in artikel 11. Deze controle vindt plaats door een registeraccountant en de kosten daarvan komen voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 14. Inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek)
1. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen achtenveertig (48) uur nadat Xxxxxxxxx kennisneemt van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte en zal in ieder geval informatie verstrekken over het volgende:
i) De aard van de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van categorieën van Betrokkenen en, bij benadering, het aantal Betrokkenen;
ii) De vastgestelde en verwachte gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens en
iii) De maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen om de Inbreuk in verband met de Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
2. Verwerker zal alle benodigde maatregelen treffen die nodig zijn om de (mogelijke) nadelige gevolgen van de Inbreuk in verband met de Persoonsgegevens te beperken en eventuele herhaling te voorkomen en zal Verwerkingsverantwoordelijke waar nodig ondersteunen bij meldingen aan Betrokkenen en/of autoriteiten.
Artikel 15. Inschakelen sub-verwerkers
1. Verwerker schakelt derden voor de verwerking van de Gegevens (“Sub-Verwerker(s)”) slechts in nadat Verwerkingsverantwoordelijke daartoe schriftelijke toestemming heeft verstrekt en Bewerker aan Sub-Verwerker middels een Sub-Verwerkersovereenkomst
dezelfde verantwoordelijkheden en plichten heeft opgelegd die aan Verwerker zijn opgelegd in deze Verwerkersovereenkomst. Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij toestemming voor het inschakelen van Hetzner Online GmbH, Google LLC, Hubspot Inc., Mailjet Inc., Amazon Webservice, Inc. en Nylas Inc. als Sub-Verwerker. Deze sub-verwerkers verwerken de Persoonsgegevens in de Europese Economische Ruimte, met uitzondering van Nylas Inc., die de Persoonsgegevens opslaat in de Verenigde Staten en beschikt over Privacy Shield certificering.
2. Op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke een kopie van de met deze Sub-Verwerker(s) gesloten Sub- Verwerkersovereenkomst.
Artikel 16. Verantwoordelijkheid toestemming Betrokkenen en vrijwaring
1. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze informeren, bijvoorbeeld in een privacy statement op de website van Verwerkingsverantwoordelijke en, indien nodig, het vragen van toestemming aan de Betrokkene voor het verwerken van zijn of haar Persoonsgegevens. Verwerker zal in sommige gevallen standaardteksten aanleveren aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor de inhoud, volledigheid en juistheid van deze informatie en de gevolgen daarvan.
2. Indien Verwerker door een Betrokkene of een andere derde wordt aangesproken in verband met schade en/of een boete opgelegd krijgt van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere instantie als gevolg van de werkzaamheden van Verwerker onder deze overeenkomst, vrijwaart Verwerkingsverantwoordelijke Verwerker voor het bedrag aan schade, boetes, (juridische) kosten of ander nadeel dat Verwerker als gevolg hiervan lijdt en/of moet maken dat het in artikel 5.2 van deze overeenkomst genoemde bedrag te boven gaat, met inachtneming van artikel 5.4 van deze overeenkomst.
Artikel 17. Beëindiging
1. Bij beëindiging van deze overeenkomst zal Verwerker zo snel mogelijk alle Persoonsgegevens die Verwerker ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke onder zich heeft vernietigen.
2. Indien Verwerker op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde Persoonsgegevens gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze Persoonsgegevens binnen vier (4) weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
3. Zo lang Verwerker Persoonsgegevens ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke onder zich heeft blijven alle in deze Verwerkersovereenkomst genoemde restricties van kracht.