INFORMATIE AANWERVINGSEXAMEN - VOLTIJDS - IN CONTRACTUEEL VERBAND

Administratief medewerker – FINANCIELE DIENST niveau C1-C3

INFORMATIE AANWERVINGSEXAMEN - VOLTIJDS - IN CONTRACTUEEL VERBAND

(CONTRACT ONBEPAALDE DUUR, WERVINGSRESERVE 3 JAAR)

FUNCTIEBESCHRIJVING – wat verwachten we?

Functiebeschrijving financiële dienst

I. Benaming van de functie

Administratief medewerker financiële dienst niveau C1-C3

II. Doelstelling

Onder de verantwoordelijkheid van de financieel directeur assistentie verlenen bij het beheer van de gemeentelijke boekhouding in de meest ruime zin van het woord.

III. Verantwoordelijkheden en taken (o.a. naargelang onderafdeling)

1. Loketfunctie

- doorgeven van schriftelijke en/of mondelinge informatie

- behandelen van vragen of problemen

2. Onderafdeling ontvangerij - beheer van gelden

- innen en registeren van cash-betalingen

- kascontrole van de geldverhandelingen

- ophaling, controle en verwerking van cash-geld van externe diensten (sport, toerisme, cultuur e.a.)

- controle van de geldstortingen bij de bankinstellingen Onderafdeling belastingen - afhandeling van de fiscale dossiers

- opmaken invorderingsstaten ivm belastingen

- inzamelen van belastinggegevens

- verwerken van de belastinggegevens a.d.h.v. specifieke belastingprogramma’s – permanent bijwerken van de bestanden ‘belastingplichtigen’ – ‘belaste goederen’

- consultatie van de lokale bevolkingsregisters

- efficiënt verwerken van de ontvangen betalingen in het belastingprogramma

- opmaak van de belastingkohieren inclusief het verzenden van de aanslagbiljetten

- betalingsopvolging d.m.v. versturen van de aanmaningen t.e.m. het aangetekend schrijven;

- afhandelen controle op alle belastingaanslagen : aanpassen foutieve gegevens, correspondentie, aanpassen bestand, opstellen van de lijsten tot oninbaarstellingen, verzamelen van de nodige bewijsstukken, klassement;

- behandeling bezwaarschriften binnen de wettelijke termijnen : analyse van het bezwaarschrift, opmaken van de collegedossiers met organisatie van de eventuele hoorzitting

- opmaken van de dossiers i.v.m. collectieve schuldbemiddeling

- ontleden van alle bepalingen uit de belasting- en retributiereglementen met een correcte vertaling naar de inkohieringen toe

- permanente registratie en opvolging van de kritische data m.b.t. de verzameling, inkohiering, aanmaningen en laatste waarschuwingen

- consultatie en analyse van (nieuwe) bijkomende gegevensdragers die informatie kunnen aanleveren voor de inkohiering van belastbare gegevens (ondernemingsloketten, kadaster, bestanden andere overheden, Belgisch Staatsblad, e.d.)

- verlenen van assistentie bij de opmaak van nieuwe of bij het aanpassen van bestaande reglementeringen

- opmaken invorderingsstaten ivm belastingen

- inzameling van gegevens ter voorbereiding van de begroting/jaarrekening/andere rapporteringen

Onderafdeling facturatie

- communicatie verzorgen met de leveranciers

- verwerken van de bestelaanvragen, aanmaken van de vastleggingen, klassement per leverancier

- inkomende facturen controleren, coderen, verzamelen van de nodige bewijsstukken, registreren, aanrekenen en betaalbaarstellen

- aanrekenen en betaalbaarstellen van de toelagen

- opvolgen van de knelpunten met de diverse leveranciers en waar nodig ondersteuning bieden, alsook de eventuele verwerking van de telefonische en schriftelijke meldingen

- opmaak en afhandeling van college- en gemeenteraadsdossiers i.v.m. raambestellingen e.d.

- permanente registratie en opvolging van de kritische data m.b.t. betalingen van facturen

- opmaak van de fiches 104.OD

- opmaak van diverse afrekeningen voor privaat gebruik gsm, telefoon, fax e.d.

- opzoeken van financiële gegevens en opmaak van overzichten t.b.v. andere diensten (subsidies, beleidsplannen, e.d.)

- plaatsen van diverse bestellingen

- telefonische contacten onderhouden met de diverse diensten, aansporen op een correcte verwerking van de facturen

- nodige voorbereidingen treffen en steun aanbieden bij de opmaak van de rekening en begroting

3. Administratieve taken

- voorbereiden en aanmaken van college- en gemeenteraadsdossiers voor de financiële dienst

- assistentie verlenen en waar mogelijk zelfstandig uitvoeren van de controle van de boekhouding, opmaak van het kasverslag, overeenstemming van de boekhouding met extracomptabele programma’s, verwerking van de buitengewone dienst, loonadministratie

- aanmaak van de uitgaande facturen (elementen die niet via het belastingprogramma worden verwerkt), aanmaningen opmaken

- verwerken van de inningen voor de uitgaande facturatie, doorsturen van de gegevens naar de boekhouding

- betalingsopvolging i.v.m. de uitgaande facturatie, onthaalgezinnen, buitenschoolse kinderopvang, … (elementen die niet via het belastingprogramma worden verwerkt)

- verwerken van diverse rekeninguittreksels

- organisatie, registratie, verwerking, opvolging en rapportering van het betalend parkeren en blauwe zone

4. Algemene taken

- opvraag van het diensthoofd diverse taken en opdrachten uitvoeren i.v.m. de boekhouding, belastingen, begroting, rekening, OCMW, e.d.

- overleg met de algemeen directeur, de financieel directeur, collega’s, andere diensten en derden

- telefonische contacten onderhouden met de diverse diensten i.v.m. de toegewezen taken

IV. Profiel

1. Vaardigheden

- plannen en organiseren van het eigen werk

- zelfstandig kunnen werken

- problemen kunnen analyseren, bespreken en oplossen

- wetteksten en reglementeringen opzoeken en gebruiken

- met PC kunnen werken

- analyseren en toepassen van de lokale fiscale reglementering

- over goede redactionele en communicatieve vaardigheden beschikken

2. Kennis

- wetgeving : decreet lokaal bestuur, de nieuwe gemeentelijke boekhouding, de basisbeginselen inzake gemeentefiscaliteit

- talenkennis : Nederlands, basiskennis Frans en notie van Duits

- informatica : toepassingsprogramma boekhouding, tekstverwerking, rekenblad, kennis van het toepassingsprogramma belastingen

- dossierkennis

- kennis organisatie eigen dienst

- interne administratieve procedures en dienstvoorschriften

- grondige kennis van de gebruikte documenten en formulieren.

3. Attitude

- orde, netheid, nauwkeurigheid, stiptheid

- flexibiliteit inzake taakinhoud

- discretie i.h.k.v. werken met vertrouwelijke gegevens

- in team kunnen werken zonder daarbij de hiërarchische organisatie uit het oog te verliezen

- zich willen inwerken op andere terreinen

- bereidheid om vervolmakingcursussen te volgen

- bereidwillige samenwerking in dienstverband

- verantwoordelijkheidszin

- klantvriendelijk zijn