HUISHOUDELIJK
HUISHOUDELIJK
REGLEMENT
VKC’03
Versie 02a
Artikel 1, Algemene bepalingen
1. De vereniging genaamd VKC’03, hierna te noemen "de vereniging" is bij notariële akte opgericht op 5 oktober 1970 en is gevestigd te Tubbergen.
2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze (laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw) zijn vastgesteld bij notariële akte op 1 juli 2003.
3. De vereniging bezit volledige rechtsbevoegdheid.
4. De vereniging is ingeschreven in het verenigingenregister dat gehouden wordt bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Enschede onder nummer 40073874.
5. De vereniging is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Zwembond.
Artikel 2, Leden
a. De vereniging bestaat uit:
- juniorleden
- seniorleden
- leden van verdienste
- ereleden
c. Junioren zijn die leden die de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt.
d. Senioren zijn leden van 18 jaar en ouder.
Artikel 3, Leden van verdienste en ereleden
1. Leden van verdienste zijn zij, die wegens bijzondere verdiensten tegenover de vereniging door het bestuur als zodanig zijn benoemd.
Leden van verdienste hebben alle rechten van de leden.
2. Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur als zodanig door de algemene vergadering met tenminste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen zijn benoemd. Op ereleden rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de leden.
Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel "erevoorzitter" is verleend.
3. Degene die zich op het bestuurlijk vlak in buitengewone mate heeft ingezet voor de vereniging kan na het aftreden als voorzitter op voorstel van het bestuur tot erevoorzitter worden benoemd door de algemene vergadering met ten- minste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 4, Het lidmaatschap
1. De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de penningmeester te verstrekken aanmeldingsformulier (ook te downloaden via xxx.xxx00.xx), waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, roepnaam, doopnamen (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer. Voor jeugdleden dient het formulier ondertekend te worden door de wettelijk vertegenwoordiger. Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
2. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de KNZB indien het betreffende lid deelneemt aan door de KNZB georganiseerde competities, wedstrijden of andere activiteiten waarbij deze inschrijving verplicht is.
3. Heeft hij/zij binnen een door het bestuur vastgestelde termijn niet aan de verplichtingen voldaan dan vervalt het kandidaat lidmaatschap. Indien hij/zij van de diensten van de vereniging gebruik heeft gemaakt tijdens zijn kandidaat lidmaatschap, dan dient hij/zij zijn financiële verplichtingen na te komen.
Artikel 5, Aanneming van leden
Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door de secretaris namens het bestuur genomen. De secretaris kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, alsdan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten.
Artikel 6, Rechten en plichten van leden
Buiten de verplichtingen, geregeld in artikel 8 van de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten.
1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van het huishoudelijk reglement te ontvangen.
2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden indien zij hiervoor aangemeld zijn bij de penningmeester
3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenvergaderingen.
4. Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
5. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het
resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
6. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van de gegevens zoals deze verstrekt zijn bij aanmelding op het aanmeldformulier. Het betreft hier gegevens zoals adres, email adres en telefoonnummer.
7. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie dan wel het niet blokkeren van de automatische incasso.
8. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, benevens de voorschriften van de KNZB.
Artikel 7, Tuchtrecht en straffen
Tuchtrecht kan worden gesproken door de tuchtcommissie of het bestuur over personen binnen de vereniging. De volgende regels dienen in acht genomen te worden:
1. De commissie kan ook het bestuur zijn;
2. De commissie dient in vergadering bijeen te zijn om het gebeurde te bespreken;
3. De commissie dient het betreffende lid (en eventueel tegenpartij) te horen;
4. Daarna kan de commissie een oordeel vormen en de strafmaat bepalen.
Alvorens dit aan het lid mede te delen dient de beslissing schriftelijk aan het bestuur te worden meegedeeld. Het bestuur reageert binnen 10 werkdagen, waarna de commissie bevoegd is de straf uit te spreken. Beroep van het beschuldigde lid tegen de straf van de commissie kan bij het bestuur. De uitspraak van het bestuur is bindend. Tijdens de beroepstermijn wordt de straf opgeschort. Het bestuur beslist over beroepszaken na commissie en betreffend lid gehoord te hebben.
5. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
6. Straffen opgelegd door de tuchtcommissie van de K.N.Z.B., dienen door de leden zelf te worden betaald.
7. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een speler, grensrechter, begeleider, verzorger of ander lid wordt gegeven en door de tuchtcommissie van de KNZB wordt afgedaan, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.
Artikel 8, Bestuur
1. Het bestuur bestaat minimaal uit vijf meerderjarige leden, één voorzitter, één penningmeester, één secretaris en tenminste twee bestuursleden. De functies van penningmeester en secretaris kunnen door één persoon worden vervuld, het bestuur heeft dan één voorzitter, één penningmeester/secretaris en tenminste drie bestuursleden.
2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:
a. de algemene leiding van zaken;
b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;
c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
x. xxxxxxxxx, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.
3. Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per twee maanden volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo frequent als de voorzitter of tenminste 3 (tenzij anders in de statuten is bepaald) leden van het bestuur dat noodzakelijk achten.
4. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursle- den te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.
5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen.
(N.B. Indien de statuten bepalen dat de stem van de voorzitter doorslaggevend is bij het staken van de stemmen, dan vervalt de volgende tekst van dit lid 5.)
Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkre- gen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 9, Het dagelijks bestuur
1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
2. Taken van de voorzitter:
a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;
b. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.
3. Taken van de secretaris:
x. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.
b. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toever- trouwd;
c. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;
d. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;
4. Taken van de penningmeester:
a. beheert de gelden van de vereniging;
b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
d. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;
e. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.
f. houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden van verdienste en ereleden zijn opgenomen.
Artikel 10, Bestuursverkiezing
1. Xxxxx bestuurslid treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkiezing af. Dit zal dat geschieden volgens het rooster van aftreding.
2. De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de jaarlijkse algemene leden vergadering (ALV) waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend te worden, met vermelding van de daaraan verbonden procedure.
3. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, te onder- tekenen door tenminste drie (of meer: naar keuze) stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.
Artikel 11, Kascommissie
1. Conform artikel 16 van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascommissie be- noemd.
2. De kascommissie bestaat uit twee leden en een reservelid.
3. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester, Zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur.
4. Indien de kascommissie het correct acht om de penningmeester te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de Algemene Ledenvergadering. De kascommissie is ook bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.
Artikel 12, Overige commissies
1. Behoudens de algemene vergadering kunnen de verenigingsorganen slechts (sub)-commissies instellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies regelen, voor zover dit ligt binnen het taakgebied van het desbetreffende verenigingsorgaan. Verenigingsorganen zijn onder meer het (afdelings)bestuur, de (afde- lings)vergadering en de commissies.
2. Er zijn in principe 5 vaste commissies, te weten:
1. Technische Commissie
2. Activiteiten Commissie
3. Sponsor Commissie
4. Communicatie Commissie
3. De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.
4. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishou- delijk reglement.
5. Elke commissie rapporteert tenminste één keer per kalenderjaar over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het or- gaan, dat de commissie benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald.
6. Een commissie vergadert zo frequent als de voorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit noodzakelijk vinden.
7. Een commissie is verantwoording schuldig aan het orgaan dat de desbetreffende commissie heeft ingesteld.
8. Een commissie kan voor 1 oktober van enig jaar een begroting in te dienen voor het daarop volgende jaar. Zij geven een overzicht van de door hen vast te stellen activiteiten met vermelding van baten en lasten. De begroting eenmaal vastgesteld door het bestuur van de vereniging en later als zodanig geaccepteerd door de Algemene Ledenvergadering, is bindend voor de commissie.
Indien enige commissie tussentijds wijziging wil van het toegewezen budget, dan dient de betreffende commissie vroegtijdig schriftelijk en met redenen omkleed het verzoek daartoe aan het bestuur. Het bestuur doet hierover uitspraak, welke bindend is voor de commissie.
Artikel 13, Contributie
1. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door de algemene vergadering jaarlijks zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen.
2. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
3. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd.
4. De leden worden verzocht in te stemmen met een automatische incasso van de kwartaalcontributie, om zodoende de financiële administratie niet onnodig te belasten of verzwaren. Additionele kosten – anders dan de kwartaalcontributie – kunnen ook via deze incasso worden geïnd. Voorwaarde hieraan verbonden is dat additionele kosten voor inning voldoende aangekondigd worden door VKC’03
Artikel 14, Kostenvergoedingen
Het bestuur zal aan de leden die noodzakelijk kosten voor de vereniging hebben gemaakt, deze volledig vergoeden op voorwaarde dat de kosten middels een officieel declaratieformulier worden ingediend bij de penningmeester. Het bestuur behoud te allen tijde het recht de declaratie om reden niet te accepteren.
Artikel 15, Zwembad en zwembadkantine bezoek
1. De verplichtingen zoals genoemd in de ‘Bijzondere Gebruiksvoorwaarden Zwembad De Vlaskoel ten behoeve van VKC’03 zijn van toepassing voor leden.
2. Alcoholgebruik op het zwembad is niet toegestaan tijdens wedstrijden georganiseerd in KNZB verband
3. De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de zwembadkantine aanwezig.
4. De zwembadkantine is gedurende door het zwembadbestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gedaan.
5. De leden die de zwembadkantine bezoeken zijn verplicht zich te houden aan het geldende zwembadkantine-reglement.
Artikel 16, Wedstrijden
1. De spelers zullen op een door het bestuur te bepalen wijze van hun opstelling en indeling in een van de teams in kennis worden gesteld. Bij verhindering is iedere speler verplicht tenminste 24 uur van tevoren dit onder opgaaf van reden te melden aan de leider en/of aanvoerder van het desbetreffende team.
2. Bij wedstrijden zal zo mogelijk ieder team vergezeld zijn van een trainer of leider, aan te wijzen door de Technische Commissie. De trainer of leider is de eerst verantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan de Technische Commissie en/of het bestuur.
3. De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzing van de aanvoerder en de trainer of leider.
4. Het bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door de KNZB toestemming is verleend.
Artikel 17, Aansprakelijkheid van de leden
1. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
2. Voor de kosten die gepaard gaan met de afdoening van strafzaken e.d. door de K.N.Z.B. kunnen de leden niet aanspra- kelijk worden gesteld.
Artikel 18, Representatie
Bij onderstaande gebeurtenissen worden namens de vereniging, indien de secretaris hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen, door het bestuur te bepalen attenties verstrekt:
a huwelijk van een lid;
b geboorte zoon/dochter van een lid:
c tijdens ziekte, bij thuisverblijf na minimaal 2 weken ziekteduur; d tijdens ziekte, na een verblijf van een week in het ziekenhuis;
e bij overlijden van een lid, zijn/haar echtgeno(o)t(e) of kind; f bij 25- of 50-jarig huwelijksjubileum van een lid;
g bij het 25-, 40- of 50-jarige verenigingsjubileum van een lid;
h overige representaties en attenties te bepalen door het bestuur.
Artikel 19, de VKC’03 Nieuwsbrief
De VKC’03 Nieuwsbrief verschijnt minimaal 12x per jaar.
1. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden.
2. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen een lid niet schaden.
3. De redactie verplicht zich tot onafhankelijkheid.
4. De redactie is verantwoordelijk voor eerlijke en juiste artikelen en berichten.
5. In de redactie zal, indien noodzakelijk, een daartoe aangewezen bestuurslid plaatsnemen.
6. De Communicatie Commissie is verantwoordelijk voor het samenstellen, verschijnen en verspreiden van de Nieuwsbrief.
Artikel 20, Sponsoring
1. Door het bestuur zijn richtlijnen opgesteld voor het aangaan van sponsorcontracten en/of overeenkomsten.
2. De leden zijn verplicht een mogelijke sponsor eerst voor te leggen aan de sponsorcommissie alvorens over te gaan tot het bespreken van een contract of overeenkomst.
3. Sponsorcontracten en/of overeenkomsten worden te allen tijde enkel door het bestuur ondertekend.
Artikel 21, Wijziging van het huishoudelijk reglement
1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat daar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.
2. Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement tenminste 14 dagen voor de vergadering in het cluborgaan gepubliceerd en/of een afschrift hiervan aan alle leden toegezonden.
3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste 2/3 van de leden aanwezig is. Indien het minimumaantal personen of leden bedoeld dat aanwezig moet zijn om stemprocedure als geldig te kunnen beschouwen niet aanwezig is, wordt binnen 4 weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, mits met meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.
Artikel 22, Orde & Veiligheid
1. De leden moeten daar, waar zij aanwezig zijn als lid, zich ordelijk gedragen.
2. De leden en alle vrijwilligers conformeren zich aan de geldende gedragsregels.
3. Leden die zich wanordelijk gedragen kunnen in de vergaderzaal door de voorzitter en elders door elk bestuurslid het verblijf aldaar worden ontzegd.
4. Er geldt een aannameprotocol voor iedere vrijwilliger binnen de vereniging.
5. Voor de functie van bestuurslid, trainer, coach of begeleider kan een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) gevraagd worden. Deze zal door het bestuur kosteloos voor de vrijwilliger worden aangevraagd.
6. Er geldt een protocol seksuele intimidatie waarvan leden en alle vrijwilligers kennis van dienen te nemen.
7. Er geldt een protocol pesten waarvan leden en alle vrijwilligers kennis van dienen te nemen.
8. Er geldt een protocol vertrouwenspersoon waarvan leden en alle vrijwilligers kennis van dienen te nemen.
9. Leden en vrijwilligers die slachtoffer zijn van pesten, seksuele intimidatie of ongewenste intimiteiten, of andere vormen van machtsmisbruik kunnen contact opnemen van een Vertrouwenspersoon (VP). De contactgegevens van de VP staan vermeld in het protocol en gepubliceerd op de website.
Artikel 23, Internet en e-mailverkeer
1. De leden dienen zich in elk gastenboek (xxx.xxx00.xx of elke andere internetsite en emailverkeer) naar de algemeen geldende fatsoensnorm te uiten en gedragen.
2. In geval er berichten worden geplaatst die de algemeen geldende fatsoensnorm overschrijden, zal het bestuur een waarschuwing geven en zal het betreffende bericht worden verwijderd. Bij elke volgend twijfelachtig bericht zal de afzender geblokkeerd worden en Artikel 8, Tuchtrecht en straffen in werking treden.
Artikel 24, W-officials
Alle leden van 16 jaar en ouder, met uitzondering van recreanten en wedstrijdzwemmers, zijn verplicht als W-official te fungeren tijdens waterpolowedstrijden in het thuisbad. Hiertoe dienen alle leden van 16 jaar en ouder de cursus tot W-official te volgen.
Artikel 25, Clubkleuren/ Clubtenue
1. De clubkleuren van VKC’03 zijn geel en blauw.
2. Er zijn geen bepalingen ten aanzien van de persoonlijke (zwem)kleding, maar het gebruik van het clubtenue (incl. zwemkleding) is wenselijk.
3. De leden zijn gehouden aan het clubtenue (geel shirt, blauwe short voorzien van VKC-logo) wanneer er uniforme (team)kleding wordt aangeschaft door leden of sponsor.
Artikel 26, Xxxxxx & Sancties
1. Voor het niet verschijnen en/of niet voor vervanging te zorgen bij wedstrijden waarvoor hij/zij was ingedeeld om als W- official te fungeren. Hiervoor zal de vereniging het betreffende lid een boete opleggen van € 15.00 per wedstrijddag.
2. Voor het niet verschijnen en/of niet voor vervanging te zorgen bij het discozwemmen waarvoor hij/zij was ingedeeld om te assisteren. Hiervoor zal de vereniging het betreffende lid een boete opleggen van € 15.00 per avond.
3. Voor het niet volgen van de aangeboden W-official cursus zonder opgave van reden, waarbij leden maximaal 1 seizoen
uitstel kunnen aanvragen. Hiervoor zal de vereniging het betreffende lid een boete opleggen van € 50.00 per seizoen
Artikel 27, Kampioenschappen
In geval er binnen de vereniging een team kampioen wordt dan zal er conform het draaiboek “kampioenschappen VKC’03”
gehuldigd worden
Artikel 28, Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
1. Door het invullen en ondertekenen van het aanmeldformulier geeft een aspirant lid of een daartoe bevoegd persoon
VKC ’03 uitdrukkelijke toestemming om de verstrekte persoonsgegevens te registreren, te bewaren en te gebruiken voor KNZB-activiteiten, VKC’03 mailingen en de organisatie van verenigingsactiviteiten.
2. Leden die de leeftijd van 18 jaar bereiken geven door middel van een digitale bevestiging VKC ’03 uitdrukkelijke toestemming om de verstrekte persoonsgegevens te registreren, te bewaren en te gebruiken voor KNZB-activiteiten, VKC’03 mailingen en de organisatie van verenigingsactiviteiten.
3. Gegevensverwerkers zoals trainers, coaches, bestuursleden, commissieleden en vrijwilligers, zoals beschreven in het verwerkingsregister moeten de verwerkersovereenkomst goedkeuren alvorens zei toegang hebben op de voor het uitoefenen van de functie relevante gegevens.
Artikel 29, Afspraken Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)
1. Goed bestuur
Als bestuurder wil je het beste voor de vereniging. Besturen doe je daarom naar eer en geweten. Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:
− Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden en toezichthouders zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
− Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zijn hoe en welke besluiten zijn genomen.
− Er is een goede regeling voor onze verenigingsfinanciën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.
− Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.
− Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.
− Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden.
− Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven een bedrag van vijfhonderd euro. Dit is niet van toepassing voor betalingen van bad huur en KNZB-contributies. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
− Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuur bijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en op verzoek inzichtelijk gemaakt aan de leden. De verslagen worden bewaard en zijn inzichtelijk voor bestuursleden.
2. Aansprakelijkheid van bestuursleden
Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR: Voor huidige bestuursleden:
− Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:
− Dat we ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
− Dat we handelen conform de wet, statuten, huishoudelijk regelement en eventuele bestuursreglementen.
− Houd je aan de afspraken zoals neergelegd onder ‘Goed bestuur'.
− Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
− We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang (en) (zie punt 3 Tegenstrijdig belang)
− Wij voldoen aan de administratieplichten.
− Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
− Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG. Nieuwe bestuursleden worden geïnformeerd over:
− De financiële toestand van de vereniging.
− De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
− De (onderlinge) werkafspraken.
− De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
Voor aftredende bestuursleden geldt:
− Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
− Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
− Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
− Vastlegging van de afspraken.
3. Tegenstrijdig belang
Als bestuur spreken wij het volgende af over tegenstrijdig belang:
− Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.
− Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
− Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimumaantal vereisten stemmen) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar Algemene Ledenvergadering.
4. Afwezigheid van één of meer bestuursleden
− Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien.
− Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimumaantal stemmen zoals is vastgelegd in de statuten.
− Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en het huishoudelijk reglement.
− Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.
− Wij leggen de procedure vast in de statuten of het huishoudelijk reglement.
5. Meervoudig stemrecht
Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.
6. Toezicht
− Wij hebben als bestuur het volgende vastgesteld aangaande toezicht:
− Wij hebben alleen bestuur en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).
− Wij hebben geen Raad van Toezicht en ook geen one-tier board
− Wij hebben geen toezichthoudend orgaan zoals die wordt gekwalificeerd in de WBTR
− Wij hebben in onze vereniging verschillende commissies en vrijwilligers die NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.
− De entiteiten die nadrukkelijk niet onder de WBTR vallen als het gaat om toezicht, zijn: Werkgroepen, Commissies en Vrijwilligers.
7. Bindende voordracht
Wij hebben het volgende afgesproken inzake bindende voordracht:
− Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.
− Onze vereniging kent geen bindende voordracht.
8. Raadgevende stem
Wij hebben over raadgevende stem het volgende afgesproken:
− Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering.
− Wij staan bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.
Artikel 30, Slotbepalingen
1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking 14 dagen na vaststelling en/of publicatie.
Alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het verschijnen van het clubblad waarin de tekst van de wijzigingen zijn opgenomen.
Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato 28 maart 2022. Namens het bestuur van de vereniging;
De voorzitter: De penningmeester:
Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx