Inkoop- en contractmanagementbeleid Stichting Yuverta
Inkoop- en contractmanagementbeleid Stichting Yuverta
Vanaf 1 januari 2023
Inkoop- en contractmanagementbeleid
Voor u ligt het inkoop- en contractmanagementbeleid van Stichting Yuverta. Daarnaast kent In- koop- en contractmanagement een aantal belangrijke documenten zoals het inkoophandboek, het contractmanagement handboek en de Algemene Inkoopvoorwaarden Stichting Yuverta incl. addenda. Het inkoop- en contractmanagementbeleid geeft de kaders en uitgangspunten weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken en het contractmanagement op de geslo- ten overeenkomsten. Deze kaders zijn zowel gericht op de interne organisatie (medewerkers van Stichting Yuverta) als externe partijen (Ondernemers/Leveranciers).
Wij bieden met dit beleid de interne organisatie en externe partijen een handvat voor een profes- sionele samenwerking bij inkoop- en aanbestedingstrajecten en hoe om te gaan met contractbe- heer en contractmanagement.
Inkoop- en contractmanagementhandboek
Stichting Yuverta hanteert zowel een intern inkoophandboek als een contractmanagementhand- boek, waarin de processen en handelingen ten aanzien van contractmanagement en het inko- pen worden uitgewerkt.
Het inkoop- en het contractmanagementhandboek is bedoeld als handleiding voor de contract- managers en inkopers binnen Stichting Yuverta, alsmede de medewerkers die betrokken wor- den bij een inkoop- en/of aanbestedingstraject en/of contractbeheer en -management.
De inkoopvoorwaarden
Stichting Yuverta heeft eigen Algemene Inkoopvoorwaarden. Deze zijn van toepassing op alle overeenkomsten en inkoopopdrachten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast han- teert Stichting Yuverta voor specifieke diensten en producten* aanvullende inkoopvoorwaarden, vormgegeven in addenda of branche specifieke voorwaarden (bv. DNR 2011 incl. addendum DNR, UAV 2012).
De inkoopvoorwaarden hebben als doel om samenwerking, uniformiteit en professionalisering te vergroten en risico’s voor de organisatie te voorkomen dan wel te beperken.
* Inhuur van Personeel, ICT, Xxxxxx & xxxxxxxxx, Xxxxxx werken en Bouwprojecten.
4
Inhoudsopgave
1. Inleiding
2. Organisatorische ambities en inkoop- en contractmanagement 5
2.1 Visie 5
2.2 Missie 5
2.3 Doelstellingen 5
3. Juridische uitganspunten 7
3.1 Algemeen juridisch kader 7
3.2 Algemene beginselen bij inkopen 7
3.3 Bepalen van de inkoopprocedure 8
3.4 Inkoopvoorwaarden 9
3.5 Overeenkomsten 9
3.6 Overige 9
4. Ethische en ideële uitgangspunten 10
4.1 Integriteit 10
4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen 10
5. Economische uitgangspunten 11
5.1 Product- en marktanalyse 11
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie 11
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen 11
5.4 Innovatie 11
5.5 Samenwerkingsverbanden 12
5.6 Financieel 12
5.7 Risicobeheersing 12
6. Organisatorische uitgangspunten 13
6.1 Verantwoordelijken, functies en rollen 13
6.2 Inkoop- en contractmanagement in de organisatie 13
6.3 Prioritering van inkoop 13
1. Inleiding
Stichting Yuverta is de expert op het gebied van lucht en water (blauw!) en de groene leefomge- ving (groen!). Vrijwel alle belangrijke vraagstukken van de toekomst gaan over blauw en groen. Denk hierbij aan luchtkwaliteit, watermanagement, voedsel, biodiversiteit en circulaire economie. Door samen verder te gaan, kunnen we onze krachten bundelen, onze onderwijskwaliteit verder versterken en onze blauw-groene voorsprong uitbouwen. Dat verstevigt ons aanbod op het ge- bied van talentontwikkeling in het vmbo, beroepsvorming in het mbo en leven lang ontwikkelen voor professionals. Zo kunnen we – in de toekomst – ons unieke, persoonlijke, kleinschalige on- derwijs blijven bieden en daarmee echt van betekenis zijn voor iedere nieuwe generatie vak- mensen.
Stichting Yuverta is als onderwijsinstelling aanbestedingsplichtig. De aanbestedingsplicht is wet- telijk geregeld waardoor Stichting Yuverta haar inkopen middels voorgeschreven procedure en wetskaders dient uit te voeren.
Inkoop betreft “alles waar een factuur tegenover staat van beïnvloedbare uitgaven” (dus geen belastingen, verzekeringsclaims, declaraties etc.). Inkoop vindt plaats in een dynamische onder- wijsomgeving en leveranciersmarkt. Daarom ziet Stichting Yuverta er continu op toe dat er ver- beteringen worden doorgevoerd in de inkoopprocessen. Inkoop ondersteunt en bewaakt het pro- ces van kopen van producten, diensten en werken.
In dit inkoop- en contractmanagementbeleid wordt voor het inkoop- en contractmanagementpro- ces inzichtelijk en transparant gemaakt onder welke doelstellingen, uitgangspunten en kaders Stichting Yuverta inkoopt. De centrale organisatiedoelstellingen als ook de kernwaarden van de organisatie (Duurzaam, Innovatief, Betrokken en Ondernemend) zijn hierin leidend.
Dit inkoop- en contractmanagementbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van Stichting Yuverta. In het bijzonder op maatschappelijk verantwoord inkopen, samenwerking met regionale Ondernemers en continue een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteitscultuur.
Dit inkoop- en contractmanagementbeleid is vigerend gedurende de jaren 2021, 2022 en 2023. De genoemde Europese drempelbedragen staan vast tot 31 december 2023. Iedere twee (2) jaar worden de bedragen aangepast, zo ook gedurende de geldigheid van dit beleidsstuk. Ove- rige aanvullingen/wijzigingen in de Aanbestedingswet, Gids Proportionaliteit, het Aanbestedings- reglement Werken, etc. zijn tevens van toepassing op dit beleid.
2. Organisatorische ambities en inkoop- en contractmanage- ment
Stichting Yuverta concretiseert met dit inkoop- en contractmanagementbeleid de ambities van de organisatie op het vlak van inkoop & contractmanagement.
2.1 Visie
Stichting Yuverta is echt van betekenis voor leerlingen/studenten/cursisten, medewerkers en voor de regio met duurzame ontwikkeling als fundament.
Stichting Yuverta hanteert een professioneel inkoop- en contractmanagementproces wat positief bijdraagt aan het recht- en doelmatig inkopen, risico’s beheerst en bijdraagt aan de continuïteit van het onderwijs en bedrijfsvoering van de organisatie.
2.2 Missie
Stichting Yuverta werkt aan een gezonde en leefbare toekomst door uit te blinken in blauw- groen onderwijs.
Inkoop en contractmanagement is strategisch partner voor de organisatie waarbij wordt samengewerkt aan kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Op het gebied van inkoop en contractmanagement ligt de focus op het structureel verbeteren van inkoop- en aanbestedingstrajecten en het verder professionaliseren van contractmanagement van bestaande en nog af te sluiten overeenkomsten met Ondernemers. Stichting Yuverta heeft inkoop en contractmanagement gecoördineerd belegd.
2.3 Doelstellingen
De doelstellingen van inkoop en contractmanagement zijn afgeleid van de ambities van Stichting Yuverta.
Ambitie: Financieel gezond | |
Rechtmatig en doelmatig | Stichting Yuverta leeft wet- en regelgeving en de |
inkopen zodat | bepalingen van haar inkoop en |
gemeenschapsgelden op | contractmanagementbeleid na. Daarnaast koopt |
controleerbare en | Stichting Yuverta efficiënt en effectief in. De |
verantwoorde wijze worden | inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk |
besteed. | bijdragen aan de realisatie van het doel |
(doelmatig), waarbij de rechtmatigheid niet teniet | |
mag gaan. Om financieel gezond te zijn en te | |
blijven, dienen de kosten in redelijke verhouding te | |
staan tot de opbrengsten, maar wel tot de beste | |
prijs-kwaliteitverhouding te komen. Het beheersen | |
en verlagen van Stichting Yuverta middelen staan | |
daarbij centraal. Het is hier van belang dat er voor | |
Ondernemers voldoende toegang is tot Stichting | |
Yuverta opdrachten. |
Ambitie: Xxxxxxxxxxx werken continu aan verbetering - kwaliteitscultuur | |
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. | Stichting Yuverta spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemers voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. Het zijn van een professionele inkoper houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming en adequaat risicomanagement. |
Ambitie: Actieve bijdrage aan duurzame wereld | |
Het creëren van de meest maatschappelijke waarde van publieke middelen door duurzaam en maatschappelijk verantwoord in te kopen. | Stichting Yuverta heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Stichting Yuverta draagt zo veel mogelijk bij aan het oplossen daarvan. |
Ambitie: Erkend als kwaliteitsinstituut | |
Continue een positieve bijdrage leveren door middel van een professioneel inkoopproces om de kwaliteit van het onderwijs te waarborgen. | Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van Stichting Yuverta en draagt daar direct en voortdurend aan bij. |
3. Juridische uitganspunten
In het algemeen neemt Stichting Yuverta de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Bij inkoop is het van belang dat volgens bepaalde juridische kaders wordt ingekocht.
3.1 Algemeen juridisch kader
De meest relevante wet- en regelgeving voor het inkoop- en contractmanagementbeleid volgen uit:
Aanbestedingsreglement Werken | Het ARW 2016 biedt procedurevoorschriften met be- trekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen. |
Aanbestedingswet | De gewijzigde Aanbestedingswet 2012, inclusief bij- behorende aanbestedingsbesluit, biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedin- gen. |
Burgerlijk Wetboek | Het wettelijke kader voor overeenkomsten. |
Europese wet- en regelge- ving | Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbeste- dingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen mo- menteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mede- delingen etc. van de Europese Commissie. |
Gids Proportionaliteit | De vigerende Gids Proportionaliteit geeft handvatten voor toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. |
3.2 Algemene beginselen bij inkopen
Stichting Yuverta neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbeste- dingsrecht in acht:
Gelijke behandeling | Er mogen geen discriminerende factoren aanwezig zijn bij een aanbesteding waardoor de een meer kan- sen krijgt dan de ander. Iedereen moet objectief en op dezelfde wijze behandeld worden en iedereen moet dezelfde informatie krijgen. |
Non-discriminatie | Er mag geen onderscheid naar nationaliteit gemaakt worden. |
Transparantie | De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. |
Proportionaliteit (evenredigheid) | De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. |
3.3 Bepalen van de inkoopprocedure
A. Soorten procedures
Stichting Yuverta heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Stichting Yuverta zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande be- dragen de volgende procedures hanteren, tenzij Stichting Yuverta gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
Procedure | Werken | Leveringen / Diensten | Sociaal en andere speci- fieke diensten |
Enkelvoudig | Tot € 150.000,- | Tot € 70.000,- | Tot € 150.000,- |
Meervoudig | € 150.000,- tot Europees drempelbedrag | € 70.000,- tot Europees drempelbedrag | € 150.000,- tot Europees drempelbedrag (verlicht re- gime) |
Europees | Vanaf Europees drempel- bedrag (bij vaststelling van dit document: € 5.382.000,-) | Vanaf Europees drempel- bedrag (bij vaststelling van dit document: € 215.000,-) | Vanaf Europees drempel- bedrag (bij vaststelling van dit document: € 750.000,-) |
(Bedragen zijn exclusief BTW)
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
Stichting Xxxxxxx vraagt aan één (1) Ondernemer een Offerte uit.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
Stichting Yuverta vraagt minimaal aan drie (3) Ondernemers en maximaal aan vijf (5) Onderne- mers een Offerte uit.
Europees aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal Stichting Yuverta in beginsel Europees aanbeste- den, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving of indien er bewust van wordt afgeweken (zie ook par. 3.6B). Stichting Yuverta zal indien nood- zakelijk ook hier voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
B. Raming en financieel budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke ra- ming van de opdracht. In de basis wordt gekeken naar de (verwachtte) uitgaven (excl. BTW) over een periode van vier (4) jaar bij repeterende opdrachten of de totale opdrachtwaarde van een eenmalige opdracht. Deze raming is van belang om de financiële waarde van de opdracht te bepalen. Stichting Yuverta kan immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
3.4 Inkoopvoorwaarden
Stichting Yuverta hanteert eigen inkoopvoorwaarden en addenda (zie website). In beginsel zijn deze voorwaarden van toepassing op alle inkooptransacties en/of af te sluiten overeenkomsten.
3.5 Overeenkomsten
A. Alle opdrachten worden op schrift vastgelegd
Ten aanzien van het op schrift vastleggen geldt als volgt:
• Alle verplichtingen worden op schrift gezet en bevoegdelijk ondertekend.
• Naast de schriftelijke inkooporder stelt Stichting Yuverta voor opdrachten groter dan EUR 50.000, - of met een verhoogd afbreukrisico een specifieke ‘op maat gesneden’ overeenkomst op schrift.
B. Alle overeenkomsten kennen een contracteigenaar
Voordat een overeenkomst wordt opgesteld en ondertekend, wordt een contracteigenaar toege- wezen.
3.6 Overige
A. Procuratie
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de geldende procuratieregeling van Stichting Yu- verta. Stichting Xxxxxxx zal slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
B. Afwijkingsbevoegdheid
Afwijken van dit inkoop- en contractmanagementbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op ba- sis van een deugdelijk gemotiveerd besluit, afgestemd met Inkoop & Contractmanagement, goedgekeurd door contracteigenaar en het College van Bestuur, voor zover één en ander op ba- sis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is of bewust voor is gekozen.
C. Klachtenregeling inkoop
Gestimuleerd wordt dat Stichting Yuverta en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplos- sen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De wijze waarop een klacht kan worden inge- diend en vervolgens behandeld wordt staat in de betreffende inkoopdocumenten.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
Stichting Yuverta bevordert eerlijke mededinging door objectief, transparant en non-discrimine- rend te handelen.
4.1 Integriteit
Bestuurders en medewerkers bij Stichting Yuverta handelen integer, houden zich aan de vastge- stelde gedragscodes en handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstren- geling wordt voorkomen. Dit doet Stichting Yuverta door:
• Scheiding van zakelijke en persoonlijke belangen;
• Betrokkenen in het inkoopproces gelijke kansen te bieden;
• Bewust te zijn van haar positie bij het gebruik van social media;
• Geen geschenken en/of uitnodigingen op persoonlijke titel te accepteren.
Stichting Yuverta wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele en/of illegale praktijken.
4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen
Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent dat Stichting Yuverta de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen, zoals ook opgenomen in de missie en visie van de organisatie. Stichting Yuverta stimuleert maatschappelijke doelen en wil inkopen met impact.
Door MVI draagt Stichting Yuverta bij aan het verwezenlijken van de Sustainable Development Goals (SDG) van de Verenigde Naties. Stichting Yuverta heeft de SDG charter ondertekend op 9 oktober 2020. Hierdoor wordt nog een grotere bijdrage geleverd aan de kernambitie: “een ac- tieve bijdrage aan een duurzame wereld”.
Door vroegtijdig in het inkoopproces duurzame en sociale aspecten te bespreken en met markt- analyses de uitvoerbaarheid te toetsen, leggen we de basis voor MVI in de voorbereiding van elk inkoop- en aanbestedingstraject.
Stichting Yuverta streeft ernaar dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Stichting Yuverta kan social return inzetten voor:
• Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;
• Het stimuleren van sociaal ondernemen;
• Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onder- wijs en zorg.
5. Economische uitgangspunten
5.1 Product- en marktanalyse
Stichting Yuverta vindt het belangrijk om de markt te kennen door – indien mogelijk – een pro- duct- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse biedt inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsver- houdingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse uit te voeren kan Stichting Yuverta inventariseren welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
Stichting Yuverta streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten), zowel tijdens als na de contractperiode. Stichting Yuverta waakt voor een vendor lock-in1 en kiest de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een onder- nemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, overstap- kosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alterna- tieve Ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
A. Lokale economie
Wanneer een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, dan kan rekening wor- den gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Stichting Yuverta laat niet onno- dig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelstelling van doelmatig inkopen.
B. Midden- en kleinbedrijf (MKB)
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Stichting Yuverta houdt bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de in- schrijflasten en/of het hanteren van proportionele eisen en selectie- en gunningscriteria.
C. Sociale ondernemingen
Bij inkopen kan Stichting Yuverta opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze on- dernemingen wordt er aan MVI bijgedragen.
5.4 Innovatie
Stichting Yuverta maakt daar waar mogelijk gebruik van de kennis en innovatiekracht die in de markt aanwezig is, door vroegtijdig in het inkoopproces deze afweging te maken. In dergelijke gevallen wordt niet alles tot in detail voorgeschreven, maar juist ruimte geboden om innovatieve oplossingen aan te bieden.
1 Vendor lock-in maakt een klant afhankelijk van een leverancier voor producten en diensten, omdat hij niet in staat is om van leverancier te veranderen zonder substantiële omschakelingskosten of ongemak. Om te kunnen spreken van vendor lock-in dient er bovendien sprake te zijn van een superieur of beter alternatief waar de klant naar zou willen overstappen.
5.5 Samenwerkingsverbanden
Stichting Yuverta hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen, mits er voordelen te behalen zijn op een of meerdere gebieden zoals kennis, financieel en/of tijd. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrek- king hebben op regionale inkoopsamenwerking met ROC's, MBO-raad en de FSR (Facilitair Sa- menwerkingsverband ROC’s).
5.6 Financieel
Stichting Yuverta hanteert de totale-levensduur-benadering voor al haar inkopen met als uit- gangspunt dat de totale kosten gedurende de levensduur van het product, dienst en / of werk zo optimaal mogelijk zijn.
Per product- / dienstengroep wordt gestreefd naar een beperkt aantal leveranciers, ten einde de schaalvoordelen zo groot mogelijk te laten zijn. Het uitgangspunt van beperkt aantal leveranciers leidt niet af van het uitgangspunt optimaal aantal leveranciers, waarin naast schaalvoordeel ook risico- en marktafweging is meegenomen.
Voor herhalingsaankopen worden zoveel mogelijk (meerjarige) overeenkomsten afgesloten, zo- dat de kosten per transactie kunnen worden geminimaliseerd.
5.7 Risicobeheersing
Stichting Yuverta streeft naar een optimale risicoverdeling tussen Stichting Yuverta en haar leve- ranciers. Hierbij gaat Stichting Yuverta uit van de regel dat risico’s moeten liggen bij de partij die deze risico’s het beste kan beheersen.
Stichting Yuverta wenst nooit afhankelijk te zijn van een te beperkt aantal leveranciers. De be- drijfskritische processen dienen te allen tijde zonder grote verstoring voortgezet te kunnen wor- den. Andersom mag de leverancier voor zijn continuïteit niet te afhankelijk te zijn van Stichting Yuverta.
Stichting Xxxxxxx doet alleen zaken met leveranciers die voldoende financieel draagkrachtig zijn. Voor opdrachten van grote omvang of met een verhoogd afbreukrisico zal een extra toets plaatsvinden en zullen eventueel extra garanties (bankgarantie en / of concerngarantie) geëist worden.
6. Organisatorische uitgangspunten
6.1 Verantwoordelijken, functies en rollen
Het College van Bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het inkoop- en contractma- nagementbeleid. De directeur Bedrijfsvoering en Manager Inkoop & Contractmanagement zijn eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en contractmanagementbeleid. Daar- naast kent Inkoop & Contractmanagement de volgende functies, verantwoordelijkheden en rollen*:
- De contracteigenaar
- De projectleider
- De contractmanager
- De inkoopadviseur
- De contractuitvoerder
- De contractbeheerder
* Voor een volledige uitwerking zie het Handboek Inkoop & Contractmanagement
6.2 Inkoop- en contractmanagement in de organisatie
Vanuit de missie en visie is ervoor gekozen inkopen binnen Stichting Yuverta gecoördineerd te organiseren. Dit betekent dat inkoopvolumes kunnen worden gebundeld. Hierdoor is er centraal specifieke inkoopkennis aanwezig. Inkoop en contractmanagement heeft een signalerende, co- ordinerende, adviserende, faciliterende, maar ook een kader stellende taak.
De organisatieonderdelen zijn verplicht zich bij Europese aanbestedingsprocedures te laten on- dersteunen door inkoop en contractmanagement.
De inkoop- en aanbestedingstrajecten worden door de contracteigenaren en/of inkoop en con- tractmanagement, op basis van de aanbestedingskalender, geïnitieerd. Dit kunnen directeuren zijn of hoofden waarbinnen hun discipline of budgettaire verantwoordelijkheid een inkoop- of aanbesteding aan de orde is.
De contracteigenaar/projectleider, inkoper en contractmanager trekken tijdens een inkoopproces gezamenlijk op. In ieder geval gedurende fase 2, het specificeren, worden materiedeskundigen en (eind)gebruikers c.q. de daadwerkelijke afnemers binnen de organisatie betrokken om hun input te leveren om tot een geslaagde inkoop te komen die ook echt bijdraagt aan het uiteinde- lijke doel.
Bij aanvang van een inkooptraject wordt, in overleg met de inkoopadviseur, contractmanager en contracteigenaar aan de hand van de Kraljic Matrix/ABC-analyse vastgelegd in welke mate con- tractmanagement van toepassing is op het contract.
Na contractering vervult de contractbeheerder een belangrijke schakel- en signaleringsfunctie. De contractmanager en de contracteigenaar bewaken het contract en nutten deze uit.
6.3 Prioritering van inkoop
De toegevoegde waarde van het inkoop en contractmanagement ligt in het proactief optreden en meedenken als strategisch (sparrings)partner. Dit wordt gedaan aan de hand van:
• De (tussentijdse) Spend Analyse: De Spend Analyse achterhaalt of en in hoeverre contractering met diverse Ondernemers conform inkoopprocedures tot stand zijn geko- men.
• Contractbeheer en -management m.b.v. o.a. het contractenregister. Het contractre- gister is een dynamisch en voortdurend actueel gehouden overzicht van overeenkom- sten tussen Stichting Yuverta (als opdrachtgever) en Contractanten (als opdrachtne- mer).
• De aanbestedingskalender: De Spend Analyse en contractenregister vormen o.a. de basis hiervoor.
• Aansluiting te zoeken bij stakeholders en strategische gremia.
Bijlage 1: Definities
In dit inkoop- en contractmanagementbeleid wordt verstaan onder:
Aanbesteden
Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na concurrentiestel- ling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van een inkoopproces worden in een aanbeste- ding gestructureerd doorlopen. Het doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non discriminatoir te laten verlopen.
Aanbestedingskalender
Een overzicht van aanbestedingen die gedurende een bepaalde periode uitgevoerd gaan wor- den. De aanbestedingskalender krijgt elk kwartaal een update.
Aanbestedingswet
Aanbestedingswet 2012, met bijbehorende gids Proportionaliteit
Stichting Yuverta
Stichting Yuverta, zetelend te Houten.
Contractant
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van Stichting Yuverta.
Contractbeheer
Het (administratieve) proces van verzamelen, vastleggen, signaleren en beheren van contract- informatie alsmede het leveren van rapportages.
Contractmanagement
Contractmanagement is het proces van systematisch en efficiënt besturen van de contractaf- spraken voor meer-jaren verplichtingen met een einddatum, met als doel het maximaliseren van de operationele en financiële leveranciersprestatie en reductie van de risico’s.
Diensten
Alle vormen van dienstverlening als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gecoördineerde inkooporganisatie
Bij een gecoördineerde inkooporganisatie zijn de afdelingen zelf verantwoordelijk voor het inko- pen, maar wordt dit gecoördineerd door een inkoopafdeling, zodat niet iedereen het wiel op- nieuw hoeft uit te vinden. De inkoopadviseurs kunnen advies geven over o.a. procedures, in- koopvoorwaarden, contracten en offerteaanvragen. Coördinatie en afstemming voor afdeling overstijgende inkopen worden gecombineerd met draagvlak en behoud van beleidsvrijheid.
Inkopen
(Rechts)handelingen van Stichting Yuverta gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Leveringen
De aankoop, lease, huur of huurkoop van producten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedings- wet.
Maatschappelijk verantwoord inkopen
Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat naast op de kosten en kwaliteit van pro- ducten en diensten ook wordt gelet op de gevolgen voor milieu en sociale aspecten
Offerte
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van Stichting Yuverta voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan bestedings- richtlijnen.
Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Operationele inkoop
Richt zich op het administratieve proces, alle activiteiten die horen bij de uitvoering van de be- stelfunctie.
Procuratieregeling
Het verlenen van volmacht aan medewerkers, om de stichting binnen de grenzen van die vol- macht te vertegenwoordigen.
Strategisch partner
Een strategisch partner is een partner die streeft naar een intensieve en langdurige samenwer- king met twee of meer partijen om gezamenlijk lange termijndoelstellingen te bereiken.
Tactische inkoop
Richt zich op het specificeren, selecteren van de leveranciers en het contracteren. Managen, be- heren en beoordelen van leveranciersrelaties zijn ook een belangrijk onderdeel van tactische in- koop.
Werken
Een activiteit van bouwkundige of civieltechnische aard, die bestemd is een economische of technische functie te vervullen, bijvoorbeeld de bouw van een school. Ook activiteiten die onlos- makelijk onderdeel uitmaken van een bouwopdracht – zoals installatiewerkzaamheden – be- schouwen we als een werk als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.