MfN-Mediationreglement
MfN-Mediationreglement
Artikel 1 - Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
x. xxxxxxx: de in de mediationovereenkomst omschreven kwestie.
b. certificerende instelling: de instelling die certificaten van vakbekwaamheid uitgeeft aan mediators op basis van een door de MfN erkend of aanvaard certificatieschema.
c. mediation: procedure waarbij de partijen zich inzetten om, onder begeleiding van een mediator, hun kwestie op te lossen met toepassing van het reglement.
d. mediationovereenkomst: de schriftelijke overeenkomst waarin de partijen afspre xxx zich in te spannen om de kwestie door mediation op te lossen en de mediator de opdracht verlenen om in de kwestie als mediator op te treden en de mediator deze opdracht aanvaardt.
e. mediator: degene die de mediation begeleidt en die staat ingeschreven in het
MfN-register.
f. SKM: Stichting Kwaliteit Mediators, de stichting die het MfN-register beheert en uitvoert.
g. MfN: Mediatorsfederatie Nederland.
h. partij(en): de partijen die wensen de kwestie door middel van mediation op te
lossen.
i. register: het MfN-register.
j. reglement: dit reglement.
k. secretariaat: het secretariaat van het MfN-register.
Artikel 2 - Benoeming mediator
2.1 De partijen wijzen zelf een mediator aan.
2.2 Indien de partijen de hulp van het register wensen bij de keuze van een mediator, dienen zij een schriftelijke aanvraag in bij het secretariaat. De aanvraag bevat de namen, (e-mail)adressen, telefoonnummers van de partijen en hun eventuele vertegenwoordigers, alsmede een globale omschrijving van de kwestie.
2.3 Na ontvangst van de aanvraag zendt het secretariaat aan de partijen:
a. een lijst met mediators die, gezien de omschrijving van de kwestie en/of de door de partijen opgegeven relevante criteria, in aanmerking komen;
b. een exemplaar van het reglement en de Gedragsregels voor de MfN-register
mediator.
2.4 De partijen maken uit bedoelde lijst een gezamenlijke keuze. De partijen mogen dan rechtstreeks contact met de mediator opnemen. Indien de partijen niet zelf rechtstreeks contact op wensen te nemen, berichten de partijen het secretariaat schriftelijk welke mediator zij hebben gekozen.
Na ontvangst hiervan informeert het secretariaat de mediator omtrent de aanvraag en de gemaakte keuze zodat de mediator vervolgens contact kan opnemen met de partijen.
2.5 Komen de partijen niet tot een gezamenlijke keuze, dan kunnen zij het secretariaat (gezamenlijk) verzoeken een schriftelijk voorstel te doen voor een door de partijen te benoemen mediator.
2.6 Bij aanvaarding van de opdracht stelt de mediator een mediationovereenkomst op. De partijen en de mediator ondertekenen de mediationovereenkomst.
Artikel 3 – Aanvang mediation
De mediation vangt meteen aan na ondertekening van de mediationovereenkomst door de partijen en de mediator, tenzij een ander tijdstip in de mediationovereenkomst wordt afgesproken.
Artikel 4 – Werkzaamheden mediator en procesbegeleiding
4.1 De werkzaamheden van de mediator betreffen de mediationbijeenkomsten, maar kunnen daarnaast werkzaamheden omvatten als verslaglegging, contacten met de partijen (schriftelijk of telefonisch), bestuderen van stukken, contacten met derden en het opstellen van overeenkomsten, één en ander vanaf de aanvang van de mediation.
4.2 De mediator bepaalt, na overleg met de partijen, de wijze waarop de mediation
wordt gevoerd.
4.3 Het is de mediator toegestaan afzonderlijk en vertrouwelijk met de partijen te communiceren.
4.4 De partijen en de mediator spannen zich ervoor in om de mediation voortvarend te
laten verlopen.
Artikel 5 – Vrijwilligheid
5.1 De mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid van de partijen. Elke partij, alsook de mediator, kan op elk moment de mediation beëindigen.
5.2 Tussentijdse afspraken binden partijen alleen voor zover zij die afspraken en het bindende karakter daarvan uitdrukkelijk vastleggen in een getekende overeen komst. Zij zijn niet gebonden aan de stellingen en voorstellen die zij of de mediator tijdens de mediation hebben ingenomen of gedaan. De partijen zijn alleen gehouden aan dat wat in de in artikel 10.1 bedoelde en door hen getekende overeenkomst is vastgelegd.
Artikel 6 – Beslotenheid
6.1 Bij de mediation zijn geen andere personen betrokken dan de mediator en de partijen en/of hun vertegenwoordigers en adviseurs. Ingeval andere dan voor- noemde personen bij de mediation worden betrokken, is toestemming van de partijen vereist. Indien de mediator dat wenst, kan hij zich bij de mediation secretarieel laten bijstaan door een daartoe door hem aan te wijzen persoon. In elk geval draagt de mediator er zorg voor dat alle personen betrokken bij de mediation een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.
6.2 Indien een partij zich tijdens de mediation laat vertegenwoordigen, dient de vertegenwoordiger bevoegd te zijn om alle (rechts)handelingen te verrichten die voor de mediation noodzakelijk zijn, waaronder het aangaan van een overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1. Op verzoek van de mediator dient een schriftelijke volmacht te worden getoond waaruit de bevoegdheid van de vertegenwoordiger blijkt.
Artikel 7 – Geheimhouding
7.1 De partijen doen aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters - geen mededelingen omtrent het verloop van de mediation, de daar door de bij de mediation betrokken personen ingenomen standpunten, gedane voorstellen en de daarbij mondeling of schriftelijk, direct of indirect, verstrekte informatie.
7.2 De partijen verbinden zich om geen stukken aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters - bekend te maken, te citeren, aan te halen, te parafraseren of zich daarop anderszins te beroepen, indien deze stukken door een bij de mediation betrokkene tijdens of in verband met de mediation zijn geopenbaard, getoond, of anderszins bekend gemaakt. Deze verplichting geldt niet voor zover de desbetreffende betrokkene onafhankelijk van de mediation reeds over deze informatie beschikte of had kunnen beschikken.
Onder stukken als bedoeld in dit artikel wordt mede verstaan:
- de mediationovereenkomst;
- aantekeningen van partijen of de mediator in het kader van de mediation;
- verslagen;
- de in artikel 10.1 bedoelde overeenkomst, behoudens indien en voor zover partijen hebben afgesproken dat (de inhoud van) die overeenkomst, of een gedeelte daarvan, niet vertrouwelijk is;
- andere gegevensdragers zoals geluidsbanden, videobanden, foto’s en digitale
bestanden in welke vorm dan ook.
7.3 De artikelen 7.1 en 7.2 gelden ook voor de mediator.
7.4 De partijen doen hiermee afstand van het recht om, in rechte of anderszins, hetgeen tijdens de mediation is verstrekt en/of naar voren is gekomen als bewijs jegens elkaar aan te voeren en/of de MfN/SKM, (ex)bestuursleden van de MfN/SKM of bij de MfN/SKM werkzame of anderszins bij de MfN/SKM betrokken
personen, elkaar, de mediator of andere bij de mediation betrokkenen, als
getuige of anderszins te horen of te doen horen over informatie die is verstrekt en/ of naar voren is gekomen tijdens of in verband met de mediation, dan wel over
de inhoud van de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1, alles in de ruimste zin des woords. De partijen worden geacht daartoe een bewijsovereenkomst te hebben gesloten.
7.5 De mediator behandelt alle informatie die hem door één van de partijen buiten aanwezigheid van de andere partij wordt verstrekt vertrouwelijk, behoudens voor zover de betrokken partij uitdrukkelijk toestemming verleent om die informatie tijdens de mediation in te brengen.
7.6 Het bepaalde in de artikelen 7.1 t/m 7.5 geldt niet in het geval van:
a. informatie omtrent strafrechtelijke gedragingen waarvoor een wettelijke meldplicht dan wel een wettelijk meldrecht bestaat.
b. informatie omtrent de dreiging van een misdrijf.
c. een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de mediator. In dat geval is de mediator ontslagen uit de voor hem geldende geheimhoudingsplicht voor zover nodig om zichzelf tegen de vorderingen
te verweren en/of een beroep te doen op zijn beroepsaansprakelijkheidsver- zekering. De geheimhoudingsplicht vervalt voor alle betrokkenen voor zover nodig om de klacht te behandelen.
d. een verzoek van de certificerende instelling aan de mediator om geanoni- miseerde informatie over te leggen ten blijke van praktijkvoering indien de certificerende instelling zich schriftelijk verbindt tot geheimhouding.
e. een verzoek van een door de SKM aangestelde peer reviewer aan de mediator om informatie te overleggen ten blijke van praktijkvoering indien de peer reviewer zich schriftelijk verbindt tot geheimhouding.
Artikel 8 – Einde mediation
8.1 De mediation eindigt:
a. door een schriftelijke verklaring van de mediator aan de partijen dat de mediation eindigt;
of
b. door een schriftelijke verklaring van een partij aan de andere partij(en) en de mediator dat zij zich uit de mediation terugtrekt.
8.2 Beëindiging van de mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de partijen onder de mediationovereenkomst onverlet.
Artikel 9 – Andere procedures
9.1 Eventuele bij de aanvang van de mediation al aanhangige gerechtelijke, of aanverwante procedures over de kwestie of onderdelen daarvan - met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten - worden door de partijen opgeschort voor de duur van de mediation.
9.2 De partijen zullen gedurende de duur van een mediation jegens elkaar geen procedures als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maken – met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten.
9.3 Indien een partij een maatregel ter bewaring van rechten neemt, of een andere procedure als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maakt, is zij verplicht daarvan binnen 24 uur na het nemen, respectievelijk aanhangig maken ervan mededeling te doen aan de mediator en de andere partij(en).
Artikel 10 - Vastlegging van het resultaat van de mediation
10.1 De mediator draagt er zorg voor dat hetgeen de partijen zijn overeengekomen deugdelijk, al dan niet door of met behulp van een deskundige derde, in een overeenkomst wordt vastgelegd.
Voor de inhoud van de overeenkomst zijn en blijven de partijen met uitsluiting van de mediator zelf verantwoordelijk. De partijen hebben het recht om zich door een externe deskundige te laten adviseren.
10.2 De mediator is niet aansprakelijk voor de inhoud van de door de partijen af te sluiten overeenkomst en de eventueel hieruit voortvloeiende schade.
10.3 De mediator draagt er zorg voor dat de partijen gezamenlijk en op schrift bepalen in hoeverre (de inhoud van) de af te sluiten overeenkomst vertrouwelijk is. In elk geval mag de inhoud van de afgesloten overeenkomst aan de rechter worden voorgelegd indien dat noodzakelijk is om nakoming daarvan te vorderen.
Artikel 11 - Beperking aansprakelijkheid
Iedere aansprakelijkheid van de mediator, ingeval van schade als gevolg van zijn han- delen of nalaten in de mediation, is beperkt tot ten hoogste het bedrag dat in de desbe- treffende verzekeringsovereenkomst wordt uitgekeerd door zijn beroepsaansprakelijk- heidsverzekeraar, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat krachtens die verzekeringsovereenkomst in het betreffende geval voor rekening van de mediator komt.
Artikel 12 – Gedragsregels en klachten
De mediator is gebonden aan de door het bestuur van de MfN vastgestelde Gedragsregels voor de MfN-registermediator en onderworpen aan de klachtenregeling van het MfN-register en tuchtrecht conform het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators. Een partij kan binnen twaalf maanden na beëindiging van de mediation bij het MfN-register een klacht indienen conform de op dat moment van kracht zijnde Klachtenregeling MfN-register.
Artikel 13 - Niet voorziene gevallen
In de gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de mediator. Hij handelt daarbij
overeenkomstig de strekking van het reglement.
Artikel 14 - Wijziging van het reglement c.q. afwijken van het reglement
14.1 Indien en voor zover de partijen wensen af te wijken van het reglement kan dat alleen middels een schriftelijke overeenkomst met de uitdrukkelijke instemming van de mediator.
14.2 De MfN is te allen tijde bevoegd het reglement te wijzigen. Dergelijke wijzigingen hebben geen effect op mediations die op dat moment reeds worden gevoerd. Op dergelijke mediations zal uitsluitend het reglement van toepassing zijn zoals dat bij de aanvang van die mediations van kracht was.
Artikel 15 - Toepasselijk recht
Dit reglement wordt beheerst door Nederlands recht. Dit geldt ook voor de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1, behoudens voor zover partijen in die overeenkomst anders hebben bepaald.
Gedragsregels voor de MfN-registermediator
Deze gedragsregels zijn een richtlijn voor het gedrag van de MfN-registermediator. Zij dienen tevens als informatievoorziening voor betrokkenen en als maatstaf voor de tuchtrechter bij het toetsen van het handelen van de mediator.
1 – Beroepsethiek en integriteit
De mediator gedraagt zich zoals van een behoorlijk mediator mag worden verwacht.
Toelichting
Deze gedragsregel is de basis voor het optreden van de mediator en de kapstok voor alle overige gedragsregels, die daarvan een uitwerking zijn. Integriteit is een kernwaarde voor de mediator. Van de mediator mag worden verwacht dat hij zijn professionele code en de algemene sociale en ethische normen en waarden naleeft en hanteert, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken. De mediator treedt ten minste op als een redelijk bekwaam en redelijk handelend mediator.
2 – Transparantie
De mediator verschaft partijen duidelijkheid over het mediationproces.
Toelichting
Transparant handelen houdt in dat de mediator partijen duidelijkheid verschaft over het mediationproces, inclusief zijn eigen rol daarin. De mediator maakt kwesties met of tussen partijen bespreekbaar en is duidelijk over zijn aanpak en wat partijen van hem mogen verwachten. Openheid en duidelijkheid zijn essentieel voor het opbouwen van vertrouwen en een goede werkrelatie met partijen. De mediator voorkomt hiermee ook moeilijkheden in een later stadium.
3 – Partijautonomie
3.1 De mediator ziet erop toe dat alle bij de mediation betrokken partijen de autonomie van partijen respecteren.
3.2 De mediator doet geen uitspraak over de kwestie.
Toelichting
De mediator bewaakt de autonomie van partijen en toetst hun commitment en vrijwillige deelname aan de mediation. De partijen maken zelf hun keuzes en dragen daarvoor ook de verantwoordelijkheid. De mediator staat tussen de partijen en ondersteunt hen in het maken van hun keuzes en het zoeken naar een oplossing. De mediator kan partijen daarbij waar nodig informatie verstrekken, zodat zij zich een weloverwogen beeld kunnen vormen en hun positie kunnen bepalen.
De mediator doet geen uitspraak over de kwestie of een onderdeel daarvan. Hij neemt dus geen beslissing over de inhoud van het conflict tussen partijen. De mediator is ook terughoudend in het geven van zijn mening of het geven van advies over wat een partij wel of niet zou moeten doen. Een mening of advies is doorgaans niet waardevrij en onpartijdig en verdraagt zich lastig met de partijautonomie en de neutrale rol van de mediator. De mediator wijst partijen zo nodig op de mogelijkheid om externe adviseurs of deskundigen te raadplegen tijdens de mediation.
In het geval de mediator op uitdrukkelijk verzoek van alle partijen toch een al dan niet bindende uitspraak wil doen, zal hij duidelijk afstand moeten doen van zijn rol als mediator. Het moet voor partijen duidelijk zijn in welke hoedanigheid hij optreedt.
De mediator legt deze rolwisseling schriftelijk vast.
4 – Onafhankelijkheid
4.1 De mediator stelt zich onafhankelijk op. Hij heeft geen belang dat zijn onafhankelijkheid zou kunnen aantasten.
4.2 Indien de mediator de kwestie niet op een onafhankelijke wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de opdracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
De mediator die een belang bij de mediation heeft dat zijn onafhankelijkheid in de weg staat of zou kunnen staan, neemt zijn benoeming niet aan. Dit belang zou kunnen liggen in een persoonlijke of zakelijke relatie die de mediator of een van zijn kantoorgenoten heeft of heeft gehad met partijen of met een van hen, of in de uitkomst van de mediati- on. Hij dient zich ook bewust te zijn van de mogelijke schijn van afhankelijkheid en daar naar te handelen. De mediator verschaft partijen duidelijkheid over zijn positie indien zijn onafhankelijkheid ter discussie staat of zou kunnen staan. Vervolgens vraagt hij partijen of zij op deze basis met hem verder willen. De mediator waakt ervoor dat hij zijn onaf- hankelijkheid zowel tijdens als na de mediation bewaart. Zo nodig trekt hij zich terug.
5 – Onpartijdigheid
5.1 De mediator is er voor alle partijen. Hij is onpartijdig en handelt zonder vooringenomenheid.
5.2 Indien de mediator de kwestie niet op een onpartijdige wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de opdracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
Kenmerkend voor de mediator is zijn neutrale, onpartijdige rol. De mediator is er voor alle partijen. Hij heeft een vertrouwenspositie ten opzichte van elk van hen. De mediator geeft in woord en daad geen blijk van een voorkeur voor of van afkeuring van (een van de) partijen en handelt zonder vooringenomenheid jegens hen. Het vertrouwen bij partij- en dat de mediator onpartijdig is, is essentieel voor de kwaliteit van het mediationproces.
De mediator treedt alleen in die kwesties op waarin hij zijn onpartijdigheid kan bewaren. Hij waakt er steeds voor dat zijn onpartijdigheid niet wordt aangetast door vooringenomenheid, gebaseerd op bijvoorbeeld persoonlijke kenmerken, positie, religie of achtergrond of door een oordeel over door partijen ingebrachte standpunten of belangen.
Van de mediator mag worden verwacht dat hij zichzelf kritisch volgt en zijn neutrale, onpartijdige positie doorlopend bewaakt. Als het voor de mediator onmogelijk is de medi- ation op een onpartijdige wijze te begeleiden, dan trekt hij zich daaruit terug.
6 – Vertrouwelijkheid
6.1 De mediator ziet erop toe dat alle betrokkenen bij de mediation zich verplichten de vertrouwelijkheid van de mediation te respecteren.
6.2 De mediator heeft een geheimhoudingsplicht.
6.3 De geheimhoudingsplicht duurt voort na de beëindiging van de mediation.
Toelichting
De mediator ziet erop toe dat hij zelf en alle andere betrokkenen bij de mediation zich uitdrukkelijk verbinden aan de geheimhoudingsplicht teneinde het mediationproces te bevorderen. Uitgangspunt is dat alles wat tijdens een mediation mondeling en schriftelijk wordt uitgewisseld, vertrouwelijk is. Deze informatie mag niet buiten de mediation tijdens of na afloop van de mediation worden gebruikt, tenzij partijen daarover expliciet afwijkende afspraken maken met elkaar en met de mediator bijvoorbeeld indien terugkoppeling nodig is voor de voortgang van de mediation. Informatie die al openbaar of bekend was voor de mediation valt buiten de geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle betrokkenen bij het mediationproces en voor de mediator in het bijzonder als eerstverantwoordelijke om erop toe te zien dat de betrokkenen zich tot geheimhoudingsplicht verbinden en de vertrouwelijkheid respecteren.
De mediator heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alles wat hij in zijn hoedanigheid als mediator verneemt in zijn gesprekken met partijen en hun adviseurs, zowel plenair als afzonderlijk. Zijn geheimhoudingsplicht geldt ook voor verkennende gesprekken met partijen vóórdat met hen een mediationovereenkomst is gesloten. Een terugkoppeling van informatie door de mediator naar verwijzers of opdrachtgevers die verder gaat dan een kennisgeving van beëindiging van de mediation, gebeurt uitsluitend in overleg en met instemming van alle partijen.
De geheimhoudingsplicht van de mediator vervalt voor zover de mediator dit nodig heeft om zich te verweren in procedures, inclusief klacht- of tuchtprocedures. Op de geheimhoudingsplicht van de mediator worden enkele uitzonderingen gemaakt die te vinden zijn in het MfN-Mediationreglement.
7 – Competentie
De mediator neemt een mediation alleen aan wanneer hij over de nodige kwaliteiten beschikt om de mediation goed te laten verlopen.
Toelichting
Van een mediator mag verwacht worden dat hij beschikt over de kennis, vaardigheden, beroepshouding en de persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn om een goed verloop van de mediation te waarborgen. Is dat niet of in onvoldoende mate het geval, dan neemt hij de mediation niet aan. Mocht de mediator de zaak al hebben aangenomen, dan trekt hij zich terug.
Tot de van de mediator te verwachten kennis hoort kennis van communicatie en conflictoplossing, onderhandelingsconcepten en interventietechnieken. De te verwachten kennis kan ook inhoudelijke deskundigheid zijn op het terrein waarop de kwestie zich afspeelt indien partijen de mediator juist met het oog daarop hebben benoemd. De vaardigheden die van de mediator verwacht mogen worden zijn bijvoorbeeld interventietechnieken gericht op het verbeteren van de communicatie
tussen partijen, het verhelderen van het probleem en de betrokken emoties en belangen en de begeleiding van de onderhandelingen tussen partijen. De mediator beschikt ook over meer technische vaardigheden, zoals het bespreken en afsluiten van een mediation- overeenkomst en het (laten) vastleggen van afspraken in een vaststellingsovereenkomst.
Essentie van de beroepshouding is dat de mediator integer en betrouwbaar is, zijn vak naar beste kunnen uitoefent en de bereidheid heeft om zich doorlopend bij te scholen en verder te ontwikkelen als mediator. Persoonlijke kwaliteiten zijn essentieel voor de mediator. Van de mediator mag verwacht worden dat hij evenwichtig, flexibel, empathisch en doortastend is en dat hij goed kan opereren in een context waarin druk en tegenstrijdige belangen een onmiskenbare rol spelen.
8 – Werkwijze
8.1 De mediator is verantwoordelijk voor het mediationproces en bewaakt het verloop daarvan.
8.2 De mediator sluit voorafgaand aan de mediation met alle partijen een schriftelijke mediationovereenkomst die ten minste de vertrouwelijkheid en vrijwilligheid omvat.
8.3 De mediator betrekt geen derden bij de mediation, behoudens met toestemming van partijen.
Toelichting
De essentie van de taak van de mediator is het bewaken van het mediationproces. De mediator behandelt de mediation met de nodige voortvarendheid en maakt daarvoor voldoende tijd beschikbaar. Hij geeft uitleg over het mediationproces, de inhoud van de mediationovereenkomst en het Reglement. De mediator verifieert of partijen begrijpen welke voorwaarden en consequenties er aan ondertekening van de mediationovereen- komst zijn verbonden.
De mediator zorgt voor een evenwichtige behandeling van de kwestie en bevordert zoveel mogelijk dat iedere partij op gelijkwaardige wijze aan bod komt, in voldoende mate toegang heeft tot de benodigde informatie en de ruimte heeft om zo nodig financiële, juridische, psychologische of andere adviseurs te raadplegen.
De mediator is verantwoordelijk voor de contractuele vastlegging in de mediationovereen- komst van de geheimhoudingsplicht van partijen en hemzelf. De geheimhoudingsplicht van partijen dient er primair voor om te bevorderen dat zij vrijuit kunnen spreken tijdens de mediationgesprekken en dat vertrouwen kan worden opgebouwd. Partijen bepalen samen de omvang van de geheimhoudingsplicht. Zij beoordelen of het voor de voortgang van de mediation nodig is dat met bepaalde personen buiten de mediationtafel overleg plaats heeft. De mediator draagt er zorg voor dat de geheimhoudingsplicht en de omvang daarvan wordt vastgelegd.
9 – Tarief en kosten
9.1 De mediator maakt met partijen vooraf een afspraak over zijn tarief en de bijkomende kosten en legt deze afspraak vast in de mediationovereenkomst.
9.2 Tenzij de mediator goede gronden heeft om aan te nemen dat partijen niet in aanmerking kunnen komen voor een mediationtoevoeging, is hij verplicht partijen te wijzen op de mogelijkheid daartoe. Wanneer partijen mogelijk in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging en niettemin verkiezen daarvan geen gebruik te maken, legt de mediator dat schriftelijk vast.
9.3 De mediator zal voor een mediation waarin hij is toegevoegd voor zijn werkzaamheden geen vergoeding, in welke vorm dan ook, bedingen of in ontvangst nemen, afgezien van de door de Raad voor Rechtsbijstand opgelegde eigen bijdrage.
9.4 Het is de mediator toegestaan een vast bedrag voor de mediation af te spreken.
9.5 De mediator zorgt voor een duidelijke, inzichtelijke declaratie.
Toelichting
Bij de start van de mediation maakt de mediator een duidelijke afspraak over zijn tarief (of een vast bedrag voor de mediation) en eventuele bijkomende kosten. De mediator spreekt met partijen af wie de kosten van de mediation draagt. De mediator specificeert zijn declaratie op een heldere manier. Hij houdt een verrichtingenstaat bij en legt deze desgevraagd over, zodat het voor partijen inzichtelijk is voor welke werkzaamheden hij welke kosten in rekening brengt.
Partijen kunnen op verschillende terreinen (zoals op het personen- en familierecht, arbeid en ontslag, overeenkomsten en verbintenissen, huur en bestuur) in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging van de Raad voor Rechtsbijstand. De mediator dient bij aanvang van de mediation te onderzoeken of partijen (of een van hen) in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging. Deze verplichting kan achterwege blijven wanneer de mediator goede gronden heeft om aan te nemen dat partijen (of een van hen) niet in aanmerking komen voor een toevoeging.
Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de aard van het geschil niet
voldoet aan de inhoudelijke eisen van de Raad voor Rechtsbijstand of wanneer de draagkracht van partijen hoger is dan de inkomenseisen van de Raad voor Rechtsbijstand (zie xxx.xxx.xxx). Mediators die niet zijn ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand verwijzen partijen die in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging in beginsel door naar een mediator die wel is ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand.
Wanneer partijen in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging en niettemin verkiezen daarvan geen gebruik te maken, legt de mediator dat schriftelijk vast.
De mediator mag – buiten de eigen bijdrage – in geen geval kosten in rekening brengen bij de partij op toevoegbasis. Het in rekening brengen van kosten aan de partij op toevoegbasis is in strijd met de bepalingen in de Wet op de rechtsbijstand (artikel 33e lid 3 en 38 lid 1) en met artikel 11 lid 4 van de ‘Inschrijvingsvoorwaarden mediators’ van de Raad voor Rechtsbijstand. Dit laat onverlet dat de mediator voor zijn werkzaamheden op toevoegbasis een vergoeding van de Raad voor Rechtsbijstand ontvangt.
10 – Tuchtrecht
De mediator is onderworpen aan het tuchtrecht conform het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators.
Toelichting
Iedere mediator die tijdens de aanvang van een mediation in het MfN-register staat ingeschreven, is aan dit tuchtrecht onderworpen.
Privacyverklaring Mediationpraktijk Consensis
Dit is de privacyverklaring van Mediationpraktijk Consensis en mediator Xxxxx xxx Xxxx-Xxxxxx, gevestigd aan de Mariënwold 6, 8341 PR te Steenwijkerwold (hierna te noemen: de “wij” of “mediator”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 06-10313868 e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Mediationdossier
Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien
nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Analyse Websitebezoekers
Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Mediationdossier
De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Update over onze dienstverlening
Wij kunnen uw e-mailadres gebruiken om u af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien u een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Analyse websitebezoekers
De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren het mediationdossier en de administratie (waaronder facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn) tenminste 7 jaar en maximaal 20 jaar, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder
een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Analyse websitebezoekers
De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.
Met wie delen wij uw gegevens?
ICT-provider
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier in Google One Drive en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider.
Verwerker financiële administratie
De betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de Mediator heeft verstrekt, worden doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partij heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Raad voor Rechtsbijstand
Xxx vertrekken uw gegevens aan de Raad voor Rechtsbijstand in verband met de aanvraag en afhandeling van gesubsidieerde rechtsbijstand. De Raad voor Rechtsbijstand ontvangt na afloop van de mediation een kopie van de eventuele overeenkomsten in verband met de resultaatsbeoordeling. De Raad voor Rechtsbijstand is aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4 lid 7 AVG. Voor vragen over de verwerking van de persoonsgegevens door de Raad voor Rechtsbijstand verwijzen wij u naar xxxxxxx@XxX.xxx.
Advocaat
Nadat u hiervoor een opdrachtformulier heeft ondertekend, verstrekken wij uw gegevens aan de advocaat die op dat moment voor Mediationpraktijk Xxxxxxxxx verzoeken tot echtscheiding indient bij de Rechtbank. Op het opdrachtformulier staan de gegevens van de desbetreffende advocaat vermeld. Advocaten zijn verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4 lid 7 AVG.
Alimentatie-software
Mediationpraktijk Consensis heeft met Praktijk Scheidingsbegeleiding te Limburg een overeenkomst gesloten voor gezamenlijk gebruik van digitale alimentatie-software. In de alimentatiesoftware worden uw gegevens opgeslagen in een digitaal dossier. Praktijk Scheidingsbegeleiding heeft toegang tot uw digitale dossiers waarin namen, geboortedata en inkomensgegevens worden verwerkt. Praktijk Scheidingsbegeleiding is eveneens verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4 lid 7 AVG. Mediationpraktijk Consensis heeft een verwerkersovereenkomst gesloten met de aanbieder van digitale alimentatie-software waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Calamiteitenregeling
Mediationpraktijk Consensis heeft een calamiteitenregeling met een eerstelijns en tweedelijns achtervang opgesteld. Een calamiteit is een onverwachte gebeurtenis die tot gevolg heeft dat de
mediator niet meer in staat is om in contact te treden met haar cliënten. De eerstelijns achtervang heeft toegang tot de agenda en de contactinformatie van cliënten. De bevoegdheid strekt zich tot het opzoeken van contactgegevens en geplande afspraken om daarmee cliënten bij een calamiteit te kunnen verwittigen van het feit dat de geplande mediations geen doorgang kunnen vinden (hierna te noemen: “eerstelijns-achtervang”). Wanneer de calamiteit langer dan 2 weken zal voortduren, worden cliënten door de eerstelijnsachtervang geïnformeerd dat een collega mediator contact zal opnemen over het verdere verloop van de mediatons (hierna te noemen: “tweedelijns- achtervang”). Voor meer informatie kunt u inzage vragen in de calamiteitenregeling van Mediationpraktijk Consensis. De mediator van de tweedelijns-achtervang is eveneens verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4 lid 7 AVG.
Klachten-geschillen regeling
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM), de Nederlandse Mediators Vereniging (NMV) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de
privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie 20 januari 2020