HUUROVEREENKOMST TIJDELIJKE VERHUUR EVENEMENTENTERREIN TUINEN VAN WEST TEN BEHOEVE VAN HET EVENEMENT [FEEST]
HUUROVEREENKOMST TIJDELIJKE VERHUUR EVENEMENTENTERREIN TUINEN VAN WEST TEN BEHOEVE VAN HET EVENEMENT [FEEST]
datum: [DATUM ONDERTEKENING]
ONDERGETEKENDEN:
Ondernemersvereniging Tuinen van West,
KvK-nummer 63456044
te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw N.A.J. Fennema en de xxxx
X. Xxxxxxxxx
hierna te noemen: ‘Verhuurder’, en
[NAAM EVENEMENTORGANISATIE]
KvK-nummer [KVK-NUMMER]
te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door [RECHTSGELDIGE VERTEGENWOORDIGER(S)].
hierna te noemen: ‘Huurder ’
NEMEN HET VOLGENDE IN AANMERKING
A. De Gemeente Amsterdam (hierna: de Gemeente) aan Verhuurder het fysiek beheer van het Evenemententerrein Tuinen van West, gelegen aan het Xxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 (0000 XX) Xxxxxxxxx, ook bekend als Polderheuvel (hierna: het Evenemententerrein) heeft toegekend;
B. Verhuurder hierdoor gerechtigd is tijdelijke huur- of gebruiksovereenkomsten te sluiten met derden;
C. Huurder een tijdelijke huurovereenkomst wenst te sluiten met Verhuurder ten behoeve van de realisatie van het evenement [FEEST] (hierna te noemen: het Evenement);
D. Partijen de navolgende voorwaarden zijn overeengekomen met betrekking tot deze tijdelijke huur.
EN ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:
1. Het Evenemententerrein, de huurperiode en tussentijdse opzegging
1.1. Deze Overeenkomst betreft de huur van het Evenemententerrein (zie bijlage A) gedurende de periode [DAGEN EN DATUM] (hierna: de Huurperiode) waarbij [DAGEN EN DATUM] gelden als opbouwdagen, [DAGEN EN DATUM] gelden als dagen waarop het Evenement plaatsvindt en [DAGEN EN DATUM] gelden als afbouwdagen.
1.2. Gedurende de in lid 1 genoemde periode mag Huurder het Evenemententerrein betreden. De Overeenkomst eindigt van rechtswege op [1 DAG NA LAATSTE AFBOUWDAG]. Huurder kan aan de totstandkoming van de Overeenkomst geen rechten ontlenen voor de toekomst. Huurder is verplicht het Evenemententerrein uiterlijk op de datum van oplevering geheel ontruimd en schoon aan Verhuurder ter beschikking te stellen.
1.3. Het gebruik van Evenemententerrein op de in lid 1 genoemde dagen geldt uitsluitend en alleen voor het Evenement. Het is Huurder niet toegestaan gedurende de duur van de Overeenkomst het Evenemententerrein ter beschikking te stellen aan derden zonder toestemming van Verhuurder.
1.4. De toegangswegen Tom Schreursweg en Nico Broekhuysenweg en de speeltoestellen op Evenemententerrein dienen gedurende de op- en afbouwdagen van het Evenement zoveel als mogelijk openbaar toegankelijk te blijven. Bij zwaar verkeer over het Evenemententerrein dient betreffende gedeelte(n) om veiligheidsredenen afgeschermd te worden voor onbevoegden. Indien van toepassing is Huurder gehouden het Mobiliteitsmanagementplan (Bijlage D) te volgen/implementeren.
1.5. Voor gebruik van Evenemententerrein is Huurder gehouden alle regels, richtlijnen en instructies zoals opgenomen in het Locatieprofiel Polderheuvel (het Locatieprofiel, bijlage B). Het Locatieprofiel maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de Overeenkomst. In het geval van een tegenstrijdigheid tussen de voorschriften zoals verwoord in het Locatieprofiel enerzijds en de Overeenkomst anderzijds, prevaleert hetgeen is gesteld in de Overeenkomst.
1.6. Het Evenement betreft een:
● klein evenement (< 500 bezoekers per dag) : ja / nee
● middelgroot evenement (500 tot 2.000 bezoekers per dag) : ja / nee
● groot evenement (2.000 tot 15.000 bezoekers per dag) : ja / nee
1.7 De geluidbelasting van het Evenement is (beperkt tot):
● minimaal (< 75 dB(C) op de dichtstbijzijnde gevel) : ja / nee
● maximaal (> 75 dB(C) en < 85 dB(C) op de dichtstbijzijnde gevel) : ja / nee De waarden die door de Gemeente in de vergunning worden vastgesteld, zijn leidend. Zie: Geluidbeleid Amsterdam en Meet- en regelprotocol Amsterdam.
1.8 Zowel Huurder en Verhuurder zijn gerechtigd de Overeenkomst te allen tijde tussentijds op te zeggen. Opzegging dient schriftelijk per aangetekende post te geschieden.
1.9 Indien de opzegging geschiedt door Huurder in de periode tot 30 dagen voorafgaande aan de ingangsdatum van de Huurperiode zijn de door Huurder aan Verhuurder te betalen annuleringskosten gelijk aan de in artikel 2.3 genoemde eerste termijn van betaling. Bij opzegging op of minder dan 30 dagen voorafgaande aan de ingangsdatum van de Huurperiode, zijn de Huurder te betalen annuleringskosten gelijk aan de in artikel 2.3 en 2.4 genoemde eerste en de helft van de resterende termijn van betaling. Bij opzegging op of minder dan 7 dagen voorafgaande aan de ingangsdatum van de Huurperiode, zijn door de Huurder te betalen annuleringskosten gelijk aan de in artikel
2.1 genoemde huursom . De door Xxxxxxx verschuldigde waarborg zoals genoemd in artikel 2.1 vormt geen onderdeel van de annuleringskosten maar de annuleringskosten kunnen wel met de betaalde waarborgsom worden verrekend.
1.10 Indien de Overeenkomst door Verhuurder, in geval van zwaarwegende belangen, tussentijds wordt opgezegd, is Verhuurder tot 90 dagen voorafgaande aan de ingangsdatum van de Huurperiode geen annuleringskosten aan huurder verschuldigd. Bij tussentijdse opzegging door Verhuurder op of bij minder dan 90 dagen voorafgaande aan de ingangsdatum van de Huurperiode worden de werkelijke out-of-pocket kosten van de Huurder, te onderbouwen met betaalde en niet terug te vorderen facturen van derden, door Verhuurder vergoed. Deze kosten bedragen nimmer meer dan de in artikel 2.3 genoemde door de Huurder verschuldigde eerste termijn van betaling. Bij tussentijdse opzegging door Verhuurder op of bij minder dan 30 dagen voorafgaande aan de ingangsdatum van de Huurperiode, worden de werkelijke out-of-pocket kosten van de Huurder, te onderbouwen met betaalde en niet terug te vorderen facturen van derden, door Verhuurder vergoed. Deze kosten bedragen nimmer meer dan de in artikel 2.3 en 2.4 genoemde eerste en de helft van de resterende termijn van betaling. Bij tussentijdse opzegging door Verhuurder op of bij minder dan 7 dagen voorafgaande aan de ingangsdatum van de Huurperiode worden de werkelijke out-of-pocket kosten van de Huurder, te onderbouwen met betaalde en niet terug te vorderen facturen van derden, door Verhuurder vergoed. Deze kosten bedragen nimmer meer dan in artikel 2.1 genoemde huursom.
1.11 Indien het Evenemententerrein als gevolg van overmacht, de beëindiging van de overeenkomst van Verhuurder met de gemeente of door Gemeentelijke besluitvorming, bijvoorbeeld een bestemmingsplanwijziging, niet (langer) beschikbaar kan worden gesteld aan Huurder gedurende de Huurperiode, is Verhuurder geen annuleringskosten en/of (schade)vergoeding aan Huurder verschuldigd.
2. Tarieven en Betaling
2.1. Voor het huren van Evenemententerrein betaalt Huurder aan Verhuurder:
● een huursom ad : € (exclusief BTW)
● waarborgsom ad : € (vrijgesteld van BTW)
● BTW over de huursom ad 21% :
2.2 Huurder is gehouden zelf via de gemeente Amsterdam zorg te dragen voor de levering van water en elektra op het Evenemententerrein gedurende de Huurperiode
2.3 Huurder dient de verschuldigde waarborgsom (zie 2.2), plus een eerste termijn van 20% van de in 2.1 genoemde huursom bij ondertekening van de Overeenkomst aan Verhuurder te voldoen.
Het betreft een totaalbedrag van € (incl. BTW).
Verhuurder zal hiervoor een factuur opmaken voor Huurder.
2.4 Huurder dient de resterende huursom, te weten een bedrag ad € (incl.
BTW) een maand voor de ingangsdatum van de Huurperiode te hebben voldaan, derhalve uiterlijk op [DATUM TWEEDE TERMIJN].
Verhuurder zal hiervoor een factuur opmaken voor Verhuurder.
2.5 Na de naschouw van het Evenement zoals genoemd in artikel 4.2 worden de eventueel gemaakte kosten om het Evenemententerrein weer in de oude staat terug te brengen, vermeerderd met BTW, aan Huurder in rekening gebracht en verrekend met de waarborgsom.
2.6 Betalingen door Huurder moeten worden voldaan binnen 8 dagen (of zoveel eerder conform de bepalingen in artikel 2.3 en 2.4) na factuurdatum door overmaking van de verschuldigde bedragen naar bankrekeningnummer XX00 XXXX 0000 0000 00 t.n.v. Ondernemingsvereniging Tuinen van West (onder vermelding van het factuurnummer).
2.7 Indien de kosten van herstel zoals genoemd in artikel 4.2 meer bedragen dan de betaalde waarborgsom stuurt Verhuurder Huurder een aanvullende factuur. Huurder dient dit bedrag uiterlijk 14 dagen na factuurdatum te hebben voldaan op de IBAN van Verhuurder onder vermelding van het factuurnummer.
2.8 Indien Huurder na het verstrijken van de op de factuur vermelde vervaldatum in gebreke blijft, is Verhuurder gerechtigd aanspraak te maken op de wettelijke handelsrente ex art. 6:119a BW
2.9 Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, gemaakt ter incasso van door Xxxxxxx op grond van de Overeenkomst verschuldigde bedragen, zijn voor rekening van Xxxxxxx.
3. Staat van het Evenemententerrein
3.1. Huurder aanvaardt het onder artikel 1.1 genoemde Evenemententerrein in de staat waarin het zich bij de aanvang van de Huurperiode bevindt. Voorafgaand aan gebruik doen Verhuurder en Huurder een voorschouw van de onderhoudsstaat van Evenemententerrein. Eventuele gebreken worden schriftelijk vastgelegd. Eventuele werkzaamheden op het Evenemententerrein worden om het Evenement heen gepland.
3.2. Huurder zorgt voor afscheidingshekken, zodat gebouwde accommodaties en andere voorzieningen op het Evenemententerrein niet oneigenlijk kunnen worden gebruikt.
3.3. Huurder zorgt voor rijplaten op de niet verharde delen op het Evenemententerrein.
3.4. Het is Huurder niet toegestaan zonder toestemming van Verhuurder veranderingen aan het Evenemententerrein aan te brengen anders dan genoemd in de evenementenvergunning (artikel 5.2). In geval van drastische veranderingen aan het Evenemententerrein die van invloed kunnen zijn op het organiseren van Evenement, meldt Verhuurder die tijdig aan Xxxxxxx.
4. Aanvang, wijziging en einde gebruik
4.1. Verhuurder is als de ter beschikking stellende partij verantwoordelijk voor het openen en sluiten van voorzieningen op het Evenemententerrein. In overleg met Verhuurder kan Huurder tijdens de duur van de Huurperiode over een sleutel van deze voorzieningen beschikken.
4.2. Bij het einde van de Huurperiode is Huurder verplicht het Evenemententerrein aan Verhuurder op te leveren in dezelfde staat als waarin hij het Evenemententerrein bij aanvang van de Huurperiode heeft aanvaard, inclusief de toegangs- en verbindingspaden. Verhuurder en Huurder doen na het Evenement een naschouw van de onderhoudsstaat van het Evenemententerrein. Herstel van eventuele door Xxxxxxx veroorzaakte schade dient binnen 7 dagen na einde Huurperiode door Huurder te zijn uitgevoerd, bij gebreke waarvan Verhuurder op kosten van Huurder de schade mag herstellen.
5. Verplichtingen Huurder
5.1. Huurder is gehouden ervoor zorg te dragen dat gedurende de Huurperiode het Evenemententerrein bij voortduring er schoon en netjes uitziet. Ballonnen, confetti kanonnen en andere voorwerpen die voor een niet schoon te maken vervuiling zorgen, zijn niet toegestaan op of rond het Evenemententerrein. Huurder gedraagt zich ten aanzien van het Evenemententerrein als een goed huisvader.
5.2. Huurder dient zelf zorg te dragen voor de vereiste vergunning(en) bij Gemeente ten behoeve van het Evenement. Huurder dient voorafgaand aan het Evenement een afschrift van de vergunning(saanvraag) te kunnen overleggen aan Verhuurder. Huurder dient zich te houden aan het toegestane geluidsniveau zoals bepaald in artikel
1.7. en zoals nader bepaald in de vergunning. Ten behoeve daarvan is Huurder gehouden op voorhand een geluidsplan op te stellen. Dit dient te worden goedgekeurd door Westerveld Advies B.V., hierna: de Geluidsadviseur. Het inregelen van de geluidssystemen wordt gedaan door of heeft de volledige instemming van de Geluidsadviseur. De Geluidsadviseur krijgt real-time de beschikking over alle geluidsmetingen. Op basis van deze metingen en/of binnengekomen klachten bepaalt de Geluidsadviseur de afstemming en volume van het geluid. Huurder is te allen tijde verplicht per direct de door de Geluidsadviseur voorgestelde aanpassingen door te voeren. Alle kosten voor inhuur de Geluidsadviseur komen voor rekening van Xxxxxxx.
5.3. Huurder dient zich te houden aan het meest recente MobiliteitsManagementPlan en de verkeersmaatregelen zoals nader bepaald in de vergunning. Ten behoeve daarvan is Huurder gehouden op voorhand een mobiliteitsplan op te stellen, waarbij tevens rekening gehouden moet worden met eventuele wegwerkzaamheden en overige activiteiten in en nabij het gebied Tuinen van West. Dit mobiliteitsplan dient te worden opgesteld dan wel goedgekeurd door CrowdProfessionals B.V., hierna: de Mobiliteitsadviseur. Huurder is te allen tijde verplicht per direct de door de Mobiliteitsadviseur voorgestelde aanpassingen door te voeren, zoals de optimale inzet van verkeersregelaars (met verschillende profielen). Alle kosten voor inhuur de Mobiliteitsadviseur komen voor rekening van Xxxxxxx.
5.4. Huurder zal personen die door Verhuurder zijn belast met het toezicht op het Evenemententerrein of het uitvoeren van werkzaamheden op het Evenemententerrein toelaten.
5.5. Huurder draagt zorg voor minimale overlast voor andere gebruikers van het Evenemententerrein.
5.6. Huurder informeert in overleg met Verhuurder tijdig omwonenden en andere stakeholders over het voorgenomen Evenement en de (mogelijke) gevolgen daarvan voor deze partijen. De bewoners van de omliggende woningen worden schriftelijk geïnformeerd. Huurder zal in verband hiermee ruimschoots voordat het Evenement zal plaatsvinden alsmede ten tijde dat het Evenement plaatsvindt, overleg hebben over het gebruik van het Evenemententerrein met de contactpersonen namens Verhuurder zoals genoemd in artikel 6.1 en 6.4.
6. Contactpersonen
6.1. De contactpersoon voor alle zaken aangaande de Overeenkomst namens Verhuurder is Xxxxxxx Xxxxxxx, bestuurslid van Verhuurder.
Contactgegevens: [TELEFOON] en xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
6.2. De contactpersoon voor alle zaken aangaande de Overeenkomst namens Xxxxxxx is [NAAM CONTACTPERSOON HUURDER].
Contactgegevens: [TELEFOONNUMMER] en [MAILADRES].
6.3. De naam van de in artikel 5.2 genoemde Geluidsadviseur is [NAAM] van Westerveld Advies B.V..
Contactgegevens: [TELEFOON] en [MAILADRES].
6.4. De naam van de in artikel 5.3 genoemde Mobiliteitsadviseur is [NAAM] van CrowdProfessionals B.V..
Contactgegevens: [TELEFOONNUMMER] en [MAILADRES].
6.5. De contactpersoon namens Verhuurder tijdens het Evenement is Xxxxxx Xxxxxxxx (locatiemanager).
Contactgegevens: [TELEFOONNUMMER] en [MAILADRES].
7. Schade en aansprakelijkheid
7.1. Huurder is gehouden tot het afsluiten van voldoende verzekeringen opdat alle mogelijke schades rondom het Evenement, waaronder doch niet uitsluitend zijn begrepen schade aan materialen, schade aan het Evenemententerreinenschade geleden door de bezoekers van het Evenement en de huurdersaansprakelijkheid zijn gedekt. . Huurder vrijwaart Verhuurder voor eventuele aanspraken van derden voor deze schades. Verhuurder sluit iedere aansprakelijkheid uit voor diefstal of schade voortkomend uit gebreken van het Evenemententerrein ten tijde van de Huurperiode, al dan niet veroorzaakt door derden tenzij er sprake is van grove schuld aan de zijde van Verhuurder. Huurder overlegt aan Verhuurder uiterlijk 5 (vijf) dagen voor de aanvang van de Huurperiode een kopie van de relevante verzekeringspolissen en de betalingsbewijzen
7.2. Claims van derden in verband met rechten op het Evenement, logo recht of overige inbreuken op rechten van derden komen volledig voor rekening van Xxxxxxx. Huurder vrijwaart Verhuurder voor dergelijke aanspraken door derden. Huurder verklaart zich tevens ermee bekend dat Xxxx/Stemra, Sena dan wel daarmee vergelijkbare collectieve rechtenorganisaties licenties plegen te sluiten met gebruikers van muziek. Partijen komen hierbij overeen dat uitsluitend Huurder aansprakelijk is voor het sluiten van licenties met dergelijke collectieve rechtenorganisaties. De kosten van dergelijke licenties komen volledig voor eigen rekening en risico van Huurder. Huurder vrijwaart hierbij Verhuurder voor alle aanspraken van derden ter zake.
7.3. Verhuurder aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade en letsel, die gebruikers (waaronder begrepen bezoekers van het Evenement) van het Evenemententerrein tijdens de Huurperiode hebben opgelopen door o.a. ongemakken die voortkomen uit overmachtsituaties (bijvoorbeeld blokkades, extreme weersomstandigheden, gevallen van terrorisme). Huurder vrijwaart Verhuurder voor dergelijke aanspraken van derden.
7.4. Het is Huurder niet toegestaan zonder toestemming van Verhuurder terrein te betreden dat niet behoort tot het Evenemententerrein. Huurder is aansprakelijk voor alle schade geleden door Verhuurder of derden in geval van overtreding door Huurder van deze bepaling.
7.5. Verhuurder zal regelmatig controleren of er schade is ontstaan aan het Evenemententerrein. Huurder is verplicht alle veroorzaakte schade aan het Evenemententerrein schriftelijk aan Verhuurder te melden. Alle schade aan het Evenemententerrein ontstaan door opzet , schuld, nalatigheid of onoordeelkundig gebruik van Huurder of van met zijn/haar goedvinden aanwezige hulppersonen of derden is voor eigen rekening en risico van Huurder. Huurder dient deze schade vakkundig te (laten)n herstellen. Indien Huurder niet tot spoedig danwel vakkundig herstel overgaat is Verhuurder gerechtigd dit herstel op kosten van Huurder te realiseren.
7.6. In geval Verhuurder ten opzichte van Huurder aansprakelijk mocht zijn, dan is de aansprakelijkheid van Verhuurder voor gevolgschade geleden door Huurder uitgesloten. Aansprakelijkheid van Verhuurder voor door Huurder geleden directe
schade is beperkt tot maximaal de door Huurder te betalen huursom zoals bepaald in artikel 2.1.
8. Overige bepalingen
8.1 Verhuurder heeft recht op 3 personeelsbandjes en 20 gratis toegangskaarten voor het Evenement.
8.2 Indien Huurder zich, na door Verhuurder behoorlijk in gebreke te zijn gesteld, niet houdt aan de in de Overeenkomst en in de Bijlagen opgenomen voorschriften, verbeurt Huurder aan Verhuurder voor zover geen specifieke boete is opgenomen, een direct opeisbare boete van € 250,= per kalenderdag voor elke kalenderdag dat Huurder in verzuim is. Het vorenstaande laat onverlet de bevoegdheid van Verhuurder om gebruik te maken van haar overige rechten, waaronder begrepen het recht op volledige schadevergoeding voor zover de geleden schade de verbeurde boete overtreft.
8.3 Huurder overhandigt aan Verhuurder bij ondertekening van de Overeenkomst een uittreksel uit het Handelsregister dat niet ouder is dan één maand, waaruit blijkt dat de ondertekenaar van de Overeenkomst tekenbevoegd is.
9. Forum- en rechtskeuze
Eventuele uit deze Overeenkomst en daaraan gerelateerde overeenkomsten voortvloeiende geschillen zullen bij uitsluiting worden beslecht door de bevoegde rechter te Amsterdam. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Bijlagen
A. Plattegrond en revisietekening Evenemententerrein (Polderheuvel) Tuinen van West xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxxxxxxxxxxx- evenemententerrein-en-ijsbaan-2018.pdf
B. Locatieprofiel Polderheuvel (2020) xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxx/000000/xxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxx.xxx
C. Geluidbeleid gemeente Amsterdam file:///C:/Users/fen2/AppData/Local/Temp/MicrosoftEdgeDownloads/c964f16f-10c4- 40cd-ab09-3f414c62abfd/beleidregel_geluid_bij_evenementen_-_maart_2018.pdf en Meet- en regelprotocol file:///C:/Users/fen2/AppData/Local/Temp/MicrosoftEdgeDownloads/9e88ab6b-67b3- 4087-a2d2-9de01901727d/meet-
_en_rekenprotocol_evenementengeluid_in_amsterdam_2019.pdf
D. Mobiliteitsmanagementplan MMP
xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/XxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxXxxx-
en bijlagen op de website Xxxxxxxxxxxx.xx xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx
Namens Verhuurder, N.A.J. Fennema Voorzitter | Namens Huurder, [NAAM] [FUNCTIE] |
Namens Verhuurder, X. Xxxxxxxxx Penningmeester | Namens Huurder, [NAAM] [FUNCTIE] |