Overeenkomst voor het optreden als direct vertegenwoordiger
Overeenkomst voor het optreden als direct vertegenwoordiger
Stippellijnen geven aan dat een nadere invulling wordt vereist.
Ondergetekenden,
Opdrachtgever / direct vertegenwoordigde
Bedrijfsnaam*: ...................................................................................................................................
of verzendt u pakketten als particulier?
Naam: ...................................................................................................................................
Adres : ...................................................................................................................................
Postcode, Plaats : ...................................................................................................................................
Land : ...................................................................................................................................
KvK nummer* : ................................... BTW-identificatienummer*: ...............................................
EORI nummer* : ................................... ID nummer*: ......................................................................
*indien van toepassing
Expeditieonderneming / Direct Vertegenwoordiger
Bedrijfsnaam : DPD (Nederland) B.V.................................................................................................
Adres : Westfields 1410 .........................................................................................................
Postcode, Plaats : 5688 HA Oirschot, Nederland ....................................................................................
Partijen verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Opdrachtgever machtigt en verleent opdracht aan de Expeditieonderneming, conform artikel 18 e.v. van het Douanewetboek van de Unie (hierna “DWU”), de in de douanewetgeving - en voor zover van toepassing mogelijk uit andere wetgeving - voorgeschreven aangiften te verrichten ‘in naam en voor rekening van’ Opdrachtgever (ofwel met toepassing van directe vertegenwoordiging), alsmede alle andere aanverwante werkzaamheden uit te voeren, een en ander conform in deze overeenkomst. Deze machtiging - en de opdracht - geldt voor de door of ten behoeve van de Opdrachtgever aangebrachte goederenzendingen en voor welke zending(en) de Opdrachtgever de bescheiden en/of informatie aan de Expeditieonderneming heeft verstrekt, een en ander in de meest brede zin des woords. Deze machtiging en opdracht omvat alle handelingen en communicaties tot en met de beëindiging van de controleperiode en/of navorderingsperiode. Deze volmacht maakt echter niet dat de Expeditieonderneming op enigerlei wijze aansprakelijk is.
Daarnaast machtigt de Opdrachtgever de Expeditieonderneming en verleent opdracht aan de Expeditieonderneming tot het verrichten van alle (proces)handelingen die noodzakelijk zijn om de belangen van de Opdrachtgever c.q. de Expeditieonderneming te behartigen in relatie tot de aangiften die met gebruikmaking van deze overeenkomst of eerdere overeenkomsten c.q. machtigingen zijn gedaan ten behoeve van Opdrachtgever. Deze handelingen omvatten onder meer:
- Het indienen van verzoeken die voortvloeien uit de douanewetgeving, waaronder het DWU, in verband met onjuiste gegevens in de aangifte ten opzichte van de informatie zoals verstrekt ten tijde van het verlenen van de opdracht of daarna;
- Het indienen van verzoeken om aangiften ongeldig te laten verklaren, buiten werking te stellen, te wijzigen of te herzien;
- Het indienen van verzoeken tot terugbetaling of kwijtschelding zoals onder meer genoemd in artikel 116 – 120 DWU, alsmede alle handelingen die hieruit voortvloeien zoals onder meer mogelijke bezwaar- of beroepsprocedures;
- Het indienen van verzoeken zoals bedoeld in artikel 124 DWU;
- Het zo nodig aanvragen van vrijstellingen en vergunningen als bedoeld in het DWU een en ander voor zover dat nodig is voor het doen van de aangiften waar deze overeenkomst op ziet;
- Het voeren van bezwaar- en beroepsprocedures tegen beslissingen van autoriteiten die samenhangen met aangiften die met gebruikmaking van deze overeenkomst of eerdere overeenkomsten c.q. machtigingen zijn gedaan, alsmede het geven van een volmacht aan een derde om de bezwaar- of beroepsprocedure te voeren.
In verband met de machtiging zal de Opdrachtgever aan de Expeditieonderneming bewijs overleggen van het bestaan van de onderneming, de huidige vestigingsplaats en wie bevoegd is om deze onderneming rechtsgeldig te vertegenwoordigen aan de Expeditieonderneming te overleggen. Dit bewijs kan bijvoorbeeld worden geleverd aan de hand van een actueel uittreksel van de inschrijving van de onderneming in het Handelsregister of een verklaring van de onderneming waaruit de bevoegdheid van de persoon die de volmacht verleent blijkt. Indien de Opdrachtgever een particulier betreft dient deze een kopie van zijn paspoort of identiteitskaart te overleggen.
Artikel 1. ALGEMENE BEPALINGEN
1.1 Tenzij anders overeengekomen, zijn op de verhouding tussen partijen de Algemene Voorwaarden van de Expeditieonderneming / Direct Vertegenwoordiger van toepassing. Van toepassing is dan de laatste versie van de Algemene Voorwaarden die geldt op het moment van het verrichten van de handelingen/werkzaamheden.
1.2 De volgende bijlagen vormen onderdeel van deze overeenkomst:
• bijlage a) De Algemene Voorwaarden van de Expeditieonderneming / Direct Vertegenwoordiger xxxxx://xxx.xxx.xxx/xx/xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/ ,
de DPD Manual xxxxx://xxx.xxx.xxx/xx/xx/xxx-xxxxxx/ en
de Data Protectie Voorwaarden xxxxx://xxx.xxx.xxx/xx/xx/xxxx-xxxxxxxxx/
• bijlage b) Checklist ‘benodigde informatie en documenten’.
1.3 Tenzij anders overeengekomen zal de Direct Vertegenwoordiger op basis van de hem bekende informatie - indien het belang van de Opdrachtgever daarmee wordt gediend -, aanwezig zijn bij monsternemingen en fysieke opnames1.
1 Raadzaam is dat partijen nagaan of nadere afspraken wenselijk zijn in verband met de aard van de producten etc.
1.4 De Direct Vertegenwoordiger is - indien hij dit zo spoedig mogelijk kenbaar maakt - gerechtigd om het verrichten van handelingen en werkzaamheden voortvloeiend uit deze overeenkomst, te weigeren.
Artikel 2. VERPLICHTINGEN VAN PARTIJEN
2.1 De Opdrachtgever is verplicht alle benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens nodig voor het uitvoeren van deze overeenkomst (ook per individuele zending/transactie) aan de Direct Vertegenwoordiger te verstrekken die mede op basis van de toepasselijke regelgeving en deze overeenkomst kunnen worden verlangd.
2.2 De Direct Vertegenwoordiger dient van de Opdrachtgever de benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens te verlangen waarvan het belang om een juiste aangifte te verrichten bij hem redelijkerwijs bekend is.
2.3 De Direct Vertegenwoordiger zal op basis van bovengenoemde gegevens de aangifte verrichten.
2.4. De Opdrachtgever verplicht zich bij significante wijzigingen in de bedrijfsstructuur de Direct Vertegenwoordiger onmiddellijk schriftelijk te informeren en een nieuwe overeenkomst met de Directe Vertegenwoordiger overeen te komen.
Artikel 3. ZEKERHEIDSTELLING / BETALING VAN RECHTEN
3.1 Tenzij anders overeengekomen zal voor de zekerheidstelling en de betaling van rechten, heffingen en belastingen aan de Belastingdienst / Douane gebruik worden gemaakt van de faciliteiten van de Direct Vertegenwoordiger. Het is Expeditieonderneming toegestaan om de kredietfaciliteiten te weigeren of te beperken en de douaneautoriteiten hierover te informeren, in het bijzonder wanneer de verificatie van de aangifte na een termijn van twee weken nog niet is beëindigd. Alsdan zullen de autoriteiten een heffing die hoger is dan het bedrag dat al is opgelegd zo nodig direct bij de Opdrachtgever moeten incasseren.
Artikel 4. ADMINISTRATIEVERPLICHTING
4.1 De Direct Vertegenwoordiger is op basis van de aan hem verstrekte vergunning ‘elektronisch aangeven’ verplicht een administratie te voeren, waarin per aangifte de (originele) documenten en bescheiden moeten worden bewaard. De Opdrachtgever is verplicht gedurende dezelfde periode een afschrift van de door hem verstrekte documenten en bescheiden te bewaren.2
4.2 Onverlet artikel 4.1 is de Opdrachtgever wettelijk verplicht alle gegevens met betrekking tot de aangifte, de bescheiden en de overige gegevens met betrekking tot de transactie te bewaren in zijn administratie voor zover die behoren bij de aangifte.
Artikel 5. DUUR EN BEËINDIGING/INTREKKING VAN DE OVEREENKOMST
5.1 De overeenkomst wordt aangegaan/geldt voor 1 jaar ingaande op de datum van ondertekening van de overeenkomst door de Opdrachtgever.
5.2 Indien de overeenkomst niet wordt opgezegd/ingetrokken geldt dat de overeenkomst stilzwijgend wordt verlengd met de periode van telkens 1 jaar.
5.3 De overeenkomst kan met inachtneming van 1 week door partijen worden opgezegd / ingetrokken.
2 De bewaartermijn geldt voor een periode van 7 jaar na de datum waarop het douanetoezicht is beëindigd.
5.4 Opzegging/intrekking dient per aangetekende brief of e-mail (xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx) te geschieden.
5.5. Deze overeenkomst zal automatisch eindigen op de datum dat de Overeenkomst tot expeditie is beëindigd.
5.5 Hetgeen wordt bepaald in deze overeenkomst blijft, voorzover relevant in verband met het voldoen aan verplichtingen van overheidswege, ook na opzegging/intrekking van de overeenkomst gelden.
5.6 De Direct Vertegenwoordiger is gerechtigd deze machtiging ook na intrekking - in het kader van eventuele controles van overheidswege - te bewaren.
Artikel 6. DERDEN
6.1 De Expeditieonderneming is gerechtigd de uitvoering van deze overeenkomst te laten geschieden door derden.
6.2 Bovengenoemde derde kan zich beroepen op de Nederlandse Expeditievoorwaarden (inclusief de arbitrageclausule).
6.3 De benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens, waaronder deze machtiging, dienen aan bovengenoemde derde ter beschikking te worden gesteld.
Opdrachtgever, rechtsgeldig vertegenwoordigd door:
Volledige naam : .................................................................................................................
Functie : .................................................................................................................
Datum en plaats : .................................................................................................................
Handtekening : .................................................................................................................
Expeditieonderneming, vertegenwoordigd door:
Volledige naam : .................................................................................................................
Functie : .................................................................................................................
Datum en plaats : .................................................................................................................
Handtekening: .................................................................................................................
BIJLAGE A
Voorwaarden Expeditieonderneming
xxxxx://xxx.xxx.xxx/xx/xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/ xxxxx://xxx.xxx.xxx/xx/xx/xxx-xxxxxx/ xxxxx://xxx.xxx.xxx/xx/xx/xxxx-xxxxxxxxx/
BIJLAGE B
CHECKLIST: DIRECTE VERTEGENWOORDIGING BENODIGDE INFORMATIE EN DOCUMENTEN
De Opdrachtgever dient de benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens tijdig (voor het moment van de aangifte) en correct aan de Direct Vertegenwoordiger te leveren. Onderstaande checklist is samengesteld om aan te geven over welke informatie en documenten de Direct Vertegenwoordiger over het algemeen dient te beschikken. Indien de aangifte reeds is verricht en de Opdrachtgever beschikt over andere bescheiden, inlichtingen en gegevens dan verstrekt dan wel vermeld in de aangifte, dient de Opdrachtgever de Expeditieonderneming hierover zo spoedig mogelijk te informeren.
⮚ ALGEMEEN
• Actueel uittreksel van de inschrijving van de onderneming in het Handelsregister (inschrijving van de onderneming en procuratie)
• N.A.W. gegevens van de Importeur / Geadresseerde en zijn BTW-ID nummer3
⮚ BENODIGDE DOCUMENTEN EN BESCHEIDEN
• Exemplaar van de factuur / waardeverklaring
• (kopie) Vervoersdocument (bijvoorbeeld B/L of CMR)
• Certificaten van oorsprong/herkomst (afhankelijk van regelgeving)
• Overige certificaten (afhankelijk van regelgeving, bijvoorbeeld gezondheidscertificaten)
• (kopie) Vergunningen (afhankelijk van regelgeving, bijvoorbeeld invoervergunningen, vergunning economische douaneregeling, bijzondere bestemmingen, vrijstelling van rechten bij invoer en/of andere belastingen bij invoer)
De Direct Vertegenwoordiger zal onder meer de volgende bescheiden van de Opdrachtgever kunnen verlangen:
• Paklijst(en)
• Productspecificatie
• Kopie van koopovereenkomst
⮚ GEGEVENS BENODIGD VOOR DE AANGIFTE
De volgende informatie en bescheiden kunnen van de Opdrachtgever worden verlangd:
3 Indien deze niet tevens de opdrachtgever is.
Met betrekking tot de zending:
• Leveringsvoorwaarden (Incoterms 2020, of een latere versie)
• Vervoerswijze aan de grens en Vervoerswijze binnenland
• Land van verzending en Land van oorsprong
• Plaats van de goederen
• BTI of BOI, indien aanwezig
• Goederenomschrijving(en) en/of Goederencode(s)
• Verpakkingseenheid, colli
• Merken en nummers
• Bruto gewicht en Netto gewicht (per goederencode)
Ten behoeve van het vaststellen van de douanewaarde I (gebaseerd op de transactiewaarde)
• Leveringskosten tot plaats van binnenkomst, rekeninghoudend met vervoer, kosten van het laden en van handelingen in verband met het vervoer en verzekering
• Leveringskosten na aankomst in de EU (plaats van binnenkomst)
• Kosten voor constructiewerkzaamheden, installatie, montage, onderhoud of technische bijstand welke na de invoer zijn verricht
• Andere kosten die in de prijs zijn inbegrepen (rente, reproductierechten, inkoopcommissies, in EU gemaakte opslagkosten en kosten voor het bewaren in goede staat, quotakosten en ‘sales’ tax)
• Douanerechten en belastingen die in de Gemeenschap zijn verschuldigd bij de invoer/verkoop in de EU en reeds in de prijs zijn inbegrepen (bijvoorbeeld bij DDP)
Ten behoeve van het vaststellen van de douanewaarde II (gebaseerd op de transactiewaarde) De volgende informatie dient, voorzover van toepassing, kenbaar te worden gemaakt aan de Direct Vertegenwoordiger, namelijk indien;
• er geen koopovereenkomst van ‘verkoop voor uitvoer naar het douanegebied van de EU’ is
• er meerdere verkopen hebben plaatsgevonden waaruit blijkt dat de goederen voor de EU zijn bestemd
• de verkoper uit een latere verkoop een deel van de opbrengst krijgt
• de koper en de verkoper op enigerlei verbonden zijn (filiaal, aandelenbelangen etc.)
• er een factuuronderzoek heeft plaatsgevonden (datum en uitspraak)
• er kortingen op de prijs zijn, die vaststaan op het moment van invoer
• de volgende kosten ten laste van de koper komen, maar niet zijn niet inbegrepen in de koopprijs
- commissies (met uitzondering van inkoopcommissies)
- courtage
- verpakkingsmiddelen en het verpakken
• goederen en diensten die gratis of tegen verminderde prijs door de koper zijn geleverd voor gebruik in verband met de ingevoerde goederen
• de koper royalty’s en licentierechten dient te betalen, hetzij rechtstreeks of zijdelings, ingevolge de voorwaarden van de verkoop
• verkoop onderworpen is aan een regeling waarbij een deel van de opbrengst van de latere wederverkoop, overdracht of gebruik van de ingevoerde goederen rechtstreeks of zijdelings ten goede komt aan de verkoper
⮚ OVERIGE
Indien de Opdrachtgever reeds beschikt over bepaalde informatie die van belang is of kan zijn voor de aangifte dient de Direct Vertegenwoordiger hierover te worden ingelicht. Te denken valt aan bijvoorbeeld:
• In- en Uitvoerregelingen, bijzondere regelingen bij invoer (Wet wapens en munitie, Opiumwet, etc., anti-dumpingheffingen, compenserende heffingen, etc.)