BIJLAGE 3 SPONSOROVEREENKOMST MET EEN SPORTVERENIGING
BIJLAGE 3
SPONSOROVEREENKOMST MET EEN SPORTVERENIGING
De rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging […], gevestigd te […], volgens haar statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door […], hierna te noemen “de Vereniging”; (1)
en
De […] gevestigd te […] en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te [plaats] onder nummer [nummer] ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam en functie], hierna te noemen “de Sponsor”.
Hierna gezamenlijk ook te noemen “Partijen” en individueel “Partij”,
De Vereniging is actief op het gebied van [… ] hierna “de sportbeoefening” en voor de Sponsor interessant in communicatief opzicht en de Sponsor is derhalve bereid de Vereniging financieel te ondersteunen;
De Sponsor ziet voldoende mogelijkheden haar eigen sponsordoelstellingen te verwezenlijken door in het kader van de hiervoor bedoelde sportbeoefening zijn naamsbekendheid of de bekendheid van zijn diensten/producten te vergroten;
Partijen hebben ten aanzien van het voorgaande overleg gevoerd. Dit overleg heeft geleid tot overeenstemming, die Partijen schriftelijk wensen vast te leggen.
EN VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:
Inleidende bepalingen
Artikel 1 Voorschriften sportbond
Op deze overeenkomst zijn de regels van toepassing welke door de sportbond, waarbij de Vereniging is aangesloten, met betrekking tot de sponsoring zijn gegeven. Partijen verklaren dat deze voorschriften een onverbrekelijk deel van deze overeenkomst uitmaken.
Indien bepalingen uit deze overeenkomst strijdig zijn met de sponsorregels van de bond of indien voor bepaalde prestaties de goedkeuring van de bond nodig is, prevaleren de sponsorregels van de bond c.q. worden de prestaties overeenkomen onder voorbehoud van goedkeuring door de bond.
Artikel 2 Aard en inhoud
De Vereniging verleent hierbij het recht aan de Sponsor, welk recht door de Sponsor wordt aanvaard, om de in het volgende lid omschreven communicatiemogelijkheden van de Vereniging, welke voortvloeien uit dan wel verband houden met haar sportbeoefening, aan te wenden ter bekendmaking van de naam, goederen en/of diensten van de Sponsor. (2)
Onder communicatiemogelijkheden worden in deze overeenkomst uitsluitend begrepen [eventueel verwijderen/toevoegen wat (niet) van toepassing is]:
het verbinden van de bedrijfs-, handels-, product- of merknaam en/of logo van de Sponsor aan de Vereniging;
het voeren van de bedrijfs-, handels-, product- of merknaam en/of logo van de Sponsor op:
de wedstrijd- en trainingskleding en overige (spelers)uitrusting van de Vereniging;
de in het kader van de uitoefening van de activiteiten gebruikelijke en/of noodzakelijke spelattributen van de Vereniging,
één en ander voor zover daaraan door een organiserende instantie geen beperkingen zijn verbonden;
het ter beschikking stellen van ruimte in publiciteitsmateriaal, zoals affiches, advertenties, programmaboekjes, clubbladen, toegangsbewijzen, uitnodigingskaarten, lidmaatschapskaarten, etc;
het ter beschikking stellen van ruimte voor het plaatsen van reclameborden bij thuiswedstrijden van de Vereniging; (3)
het toestaan van het openbaar maken en het verveelvoudigen door de sponsor van afbeeldingen van sportactiviteiten en van de leden van de vereniging binnen het kader van de activiteiten van de Vereniging als onder 1 van de considerans omschreven; (4)
de vermelding van de titel “official sponsor” en de bedrijfs-, handels-, product- of merknaam op alle officiële drukwerken vanwege de Vereniging, zoals het verenigingsorgaan, posters, persberichten, briefpapier, internetsite e.d.;
de toestemming om tijdens op het publiek gerichte activiteiten van de Vereniging gratis monsters en/of andere promotieartikelen uit te delen (sampling), onder meer via een door de Sponsor bij die activiteit te plaatsen promotiestand ter grootte van ……….m²;
het recht om tijdens de onder g. genoemde activiteiten exclusief derhalve met uitsluiting van concurrerende merken, de eigen goederen en/of diensten aan te bieden;
het recht op het verkrijgen van tribuneplaatsen voor medewerkers, relaties en consumenten, waarvan de kosten en aantallen in onderling overleg zullen worden bepaald;
het recht op het verkrijgen van een (beperkt) afsluitbare ruimte bij de onder g. genoemde activiteiten waar uitsluitend de Sponsor activiteiten kan verrichten in het kader van goed gastheerschap van de onder i. genoemde personen;
indien en voor zover van de zijde van de bond of van overheidswege beperkingen worden opgelegd met betrekking tot de communicatie mogelijkheden, zal de Vereniging zoveel als redelijkerwijs van haar verlangd kan worden bijdragen aan het wegnemen/opheffen van dergelijke beperkingen.
[…].
Artikel 3 Ingang, duur en beëindiging
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van [aantal] jaar, ingaande op [datum] en mitsdien eindigende op [datum].
Deze overeenkomst zal na het verstrijken van de overeengekomen periode van rechtswege eindigen zonder dat daartoe enige opzegging vereist is. De Sponsor heeft evenwel een optie tot verlenging van de overeenkomst onder [vergelijkbare / nader te overleggen] voorwaarden. Partijen zullen daartoe uiterlijk zes maanden voor afloop van deze overeenkomst met elkaar in overleg treden. Indien Partijen niet uiterlijk drie maanden voor afloop van de overeenkomst, te weten voor [datum], tot overeenstemming zijn gekomen, is de Vereniging vrij om met derden ter zake van soortgelijke sponsoring afspraken te maken.
Deze overeenkomst eindigt tevens onmiddellijk, zonder dat opzegging is, vereist op het moment dat een der Partijen in staat van faillissement wordt verklaard, surséance van betaling aanvraagt, dan wel ontbonden respectievelijk geliquideerd wordt.
Artikel 4 Tussentijdse opzegging
Deze overeenkomst kan uitsluitend in de volgende gevallen tussentijds worden opgezegd:
door ieder der Partijen, in het geval dat het standaardteam van de Vereniging niet meer uitkomt in de klasse beoogd ten tijde van het aangaan van deze overeenkomst en Partijen na serieuze onderhandelingen geen overeenstemming hebben kunnen bereiken over de aanpassing aan de overeenkomst. (5)
Onder klasse beoogd ten tijde van het aangaan van deze overeenkomst wordt tussen Partijen verstaan: […] (6)
door de Sponsor, indien het aan de Verenging door de sportbond, bij wie de Vereniging is aangesloten, structureel wordt verboden één of meer van de in artikel 2 lid 2 sub a. en b. 1. genoemde categorieën van communicatiemogelijkheden aan te wenden, zodat daardoor de communicatieve mogelijkheden van de Sponsor in belangrijke mate worden verminderd en van de Sponsor in redelijkheid niet meer kan worden gevraagd de overeenkomst onveranderd te laten voortduren.
Bij een tussentijdse beëindiging als bedoeld in dit artikel dient een opzeggingstermijn in acht te worden genomen van tenminste twee maanden.
In het geval van lid 1.b. van dit artikel zullen Partijen alvorens de overeenkomst kan worden opgezegd eerst nog in redelijkheid onderhandelen over aanpassing van de overeenkomst.
Opzegging dient te geschieden bij aangetekende brief onder vermelding van de redenen van de tussentijdse beëindiging. Ingeval van tussentijdse beëindiging als bedoeld in dit artikel, vindt geen restitutie plaats van hetgeen krachtens deze overeenkomst is betaald of gepresteerd. Voor zover betaling in termijnen, als bedoeld in artikel 5, is overeengekomen, kan een evenredig deel van de alsdan verschuldigde prestatie worden gevorderd respectievelijk teruggevorderd. (7)
Verplichtingen van de sponsor
Artikel 5 Sponsorbedrag
De Sponsor verplicht zich tot betaling van een sponsorbedrag van
€ [bedrag] (exclusief BTW) per jaar. Dit sponsorbedrag dient de Sponsor te voldoen in gelijke termijnen van € [bedrag]. De eerste termijn vervalt en wordt opeisbaar op [datum]; de tweede termijn op [datum]; etc. De laatste termijn vervalt en wordt opeisbaar op [datum]. De Vereniging draagt zorg voor tijdige facturering. (8)
Jaarlijks, voor het eerst op [datum] (9) zal het sponsorbedrag worden aangepast aan de wijziging van de jaarprijsindexcijfers van de gezinsconsumptie (reeks voor werknemersgezinnen […] = 100), zoals deze cijfers worden bekend gemaakt door het Centraal Bureau voor de Statistiek te ’s-Gravenhage. (10)
Facultatief
De Sponsor stelt bij het aangaan van deze overeenkomst tot zekerheid van de nakoming van zijn financiële verplichtingen ten behoeve van de Vereniging een bankgarantie ter hoogte van € [bedrag].
Artikel 6 Bijzondere kosten (11)
De Sponsor verplicht zich verder tot de volgende prestaties [eventueel verwijderen/toevoegen wat (niet) van toepassing is]:
het beschikbaar stellen van wedstrijdkleding, schoeisel, tassen, trainingspakken tot een maximum van [aantal] sets;
Deze uitrustingsstukken worden na afloop van één jaar eigendom van de Vereniging;
betaling van de kosten verbonden aan het in dienst hebben door de Vereniging van een trainer/coach tot een maximaal bedrag van € [bedrag] per jaar;
betaling van de kosten verbonden aan het door de Vereniging aantrekken van (buitenlandse) spelers, die de wens te kennen hebben gegeven lid te willen worden van de Vereniging, tot een maximum van € [bedrag] per jaar;
betaling van kosten verbonden aan de coaching en begeleiding van een jeugdteam tot een maximum van € [bedrag] per jaar;
betaling van kosten verbandhoudende met […] tot een maximum van € [bedrag] per jaar.
De door de Sponsor beschikbaar gestelde kleding, attributen etc. als bedoeld in dit artikel [blijven het eigendom van de Sponsor / worden eigendom van de Vereniging]. [verwijderen wat niet van toepassing is]
Alle kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op) communicatiemogelijkheden als hiervoor in artikel 2 gemeld komen voor rekening van de Sponsor.
Artikel 7 Geen reclameovereenkomsten met leden
Het is de Sponsor niet toegestaan om reclameovereenkomsten met de individuele leden van de vereniging aan te gaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Vereniging.
Verplichtingen van de Vereniging
Artikel 8 Inspanningsverplichtingen
De Vereniging is verplicht om haar activiteiten voor zover in haar vermogen ligt zo optimaal mogelijk te verrichten met inachtneming van alle eventueel van toepassing zijnde (inter)nationale afspraken en reglementen.
De Vereniging zal ernaar streven dat aan haar activiteiten een zo groot mogelijke bekendheid wordt gegeven, met name door publiciteit via radio, televisie en gedrukte media.
Artikel 9 Presentatie
Over de wijze waarop de presentatie van de bedrijf-, productie- of merknaam en/of logo van de Sponsor dient te geschieden, zal de Vereniging steeds vooraf overleg met hem plegen (of met een hiertoe door de Sponsor aangewezen publiciteitsbureau). Presentatie in vorenbedoelde zin, welke vallen buiten het sportieve optreden van de Vereniging (het standaard-team van de vereniging) zijn slechts toegestaan na uitdrukkelijke goedkeuring van de Sponsor.
Artikel 10 Representativiteit
De Vereniging draagt er zorg voor, dat elk optreden door of namens haar in welk verband ook, voldoet aan de eisen van representativiteit. De Vereniging zal zich onthouden van handelingen en/of gedragingen tengevolge waarvan de goede naam van de Sponsor en de Vereniging in diskrediet kunnen worden gebracht. Zij zal zulks ook van haar leden/spelers verlangen.
Artikel 11 Exclusiviteit (12)
Het is de Vereniging niet toegestaan om gedurende de looptijd van deze overeenkomst sponsor- en/of reclameovereenkomsten met derden aan te gaan met betrekking tot communicatiemogelijkheden als bedoeld in artikel 2 met concurrenten uit dezelfde branche/productgroep van de Sponsor (te weten: branche), zonder de schriftelijke toestemming van de Sponsor. De Vereniging garandeert dat in het bijzonder haar bestuursleden, officials en spelers (van het standaard team) binnen het kader van hun sportbeoefening niet betrokken zullen zijn of worden bij reclameactiviteiten ten behoeve van concurrerende derden zonder schriftelijke toestemming van de Sponsor, tenzij deze reclameactiviteiten plaatsvinden binnen het kader van (internationale) bonds- en/of districtswedstrijden voor zover daaromtrent van de zijde van de bond verplichtingen jegens derden zijn aangegaan of opgelegd. Met reclameactiviteiten in laatstbedoelde zin verklaart de Sponsor zich bij voorbaat akkoord. Onder reclame wordt ten deze verstaan iedere commerciële vorm van publiciteit.
De Sponsor is ermee bekend dat, in afwijking van het bepaalde in eerste lid, de vereniging dan wel individuele leden bij het aangaan van deze overeenkomst overeenkomsten van sponsoring heeft/hebben gesloten dan wel rekening heeft/hebben te houden met door derden gesloten overeenkomsten met de in de van deze overeenkomst deel uitmaken de bijlage genoemde sponsors. De Sponsor zal deze overeenkomsten respecteren.
Overige verplichtingen van Partijen
Artikel 12 Vertegenwoordiging
Beide Partijen zullen een vertegenwoordiger aanwijzen die als contactpersoon met betrekking tot de naleving van deze overeenkomst zal functioneren. Voor de Sponsor is dat: [naam] en voor de Vereniging is dat: [naam].
Artikel 13 Niet overdraagbaarheid
Het is de Vereniging noch de Sponsor toegestaan haar rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van de wederpartij. Het is de Vereniging niet toegestaan fusies of andere samenwerkingsvormen met andere Verenigingen aan te gaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Sponsor.
Artikel 14 Niet-nakoming
In geval van niet nakoming door een van de Partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet op hem of haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na ingebrekestelling de overeenkomst door een schriftelijke verklaring onder opgave van redenen te ontbinden, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen.
Artikel 15 Beëindiging
Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het Partijen niet langer zijn toegestaan om rechten, welke ieder aan de overeenkomst kon ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van de naam van de wederpartij, op enigerlei wijze uit te oefenen. Met name is de Sponsor niet gerechtigd om na beëindiging van deze overeenkomst in enigerlei vorm napubliciteit te verwerven. De Sponsor verplicht zich alle onder zijn verantwoordelijkheid vervaardigde communicatiemiddelen direct na beëindiging van de overeenkomst te (doen) vernietigen.
Artikel 16 Geschillen (13)
1. Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst dan wel uit nadere overeenkomsten welke hieruit voortvloeien, zullen met uitsluiting van de gewone rechter worden beslecht door de arbitragecommissie (kamer sportsponsoring) van het Instituut Sportrechtspraak (ISR). De arbitrage vindt plaats conform het Arbitragereglement van het ISR, zoals dat van kracht is op het moment dat een geschil aanhangig wordt gemaakt. Het Arbitragereglement is te raadplegen via de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
2. Een geschil wordt geacht te bestaan, zodra één der Partijen dit bij aangetekend schrijven aan de wederpartij meedeelt.
3. Het geschil wordt aanhangig gemaakt door indiening van een verzoekschrift, inhoudende een behoorlijke omschrijving van het geschil en hetgeen wordt gevorderd met vermelding van naam, adres en woonplaats van Partijen.
Artikel 17
Op deze overeenkomst is het Nederlands Recht van toepassing.
Artikel 18
Van deze overeenkomst zal tussen Partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken. Aanvullingen op deze overeenkomst zullen slechts schriftelijk kunnen plaatsvinden.
Aldus in tweevoud overeengekomen op [datum], te [plaats],
A. De Vereniging B. De Sponsor
[naam] [naam]
voorzitter [functie]
[naam]
secretaris of penningmeester
TOELICHTING BIJ DE MODEL SPONSOROVEREENKOMST MET EEN SPORTVERENIGING
De in de tekst van de overeenkomst vermelde cijfers corresponderen met de hierna volgende cijfers:
1. Over het algemeen zal de rechtsvorm van een sportorganisatie, zoals een sportbond of sportclub, die van een vereniging zijn.
De stichtingsvorm komt echter wel voor. Zo zou het standaardteam van een vereniging, dat in het bijzonder voor sponsoring in aanmerking komt, van die vereniging kunnen worden afgesplitst en worden ondergebracht in een afzonderlijke stichting. Het model zal in geval sprake is van een stichting dienovereenkomstig moeten worden aangepast. Het woord vereniging zal overal moeten worden vervangen door het woord stichting.
Artikel 2 (Aard en inhoud)
2. Een sponsorovereenkomst zal over het algemeen de gehele vereniging aangaan. Bij teamsporten zal het standaardteam of de standaardteams, waaronder hier wordt begrepen het dames- of herenteam, dat in de hoogste klasse uitkomt, hierin een voorname plaats innemen. Bij individuele sporten zal dit gelden voor de kernploeg of de selectieploeg. Doorgaans zal de vereniging de door de sponsor gewenste naam gaan dragen, terwijl de sponsor kan verlangen, dat ook de overige leden van de vereniging het door de sponsor gewenste tenue zullen dragen. Het is echter mogelijk de sponsorovereenkomst uitsluitend te beperken tot het (de) standaardteam(s), de kernploeg of de selectieploeg. Dit dient dan duidelijk in de overeenkomst te worden aangegeven. Daarbij moet worden bepaald, om welke team(s) of ploeg(en) het gaat. Op de volgende wijze kan de overeenkomst worden aangepast in geval de sponsorovereenkomst uitsluitend betrekking heeft op het (de) standaardteam(s).
Het eerste lid van artikel 2 luidt dan:
"De vereniging verleent hierbij het recht aan de sponsor, die verklaart dit recht van de vereniging te aanvaarden, om de communicatie- mogelijkheden van het (de) standaardteam(s) van de vereniging, welke voortvloeien uit zijn sportbeoefening, aan te wenden ter bekendmaking van de naam, de goederen en/of diensten van de sponsor. Onder het (de) standaardteam(s) van de vereniging wordt (worden) in deze overeenkomst begrepen: [nader invullen]”.
De tekst van de overeenkomst zal verder in gelijke zin moeten worden aangepast. Men dient hierbij evenwel te bedenken, dat een aantal verplichtingen uit de sponsorovereenkomst soms slechts het standaardteam betreft, ook wanneer de sponsorovereenkomst de gehele vereniging aangaat.
Op gelijke wijze als hierboven aangegeven kan de overeenkomst worden beperkt tot de kernploeg of selectieploeg. In de verdere tekst van het model en de toelichting zal gemakshalve worden uitgegaan van een vereniging met standaardteam.
4. Partijen dienen zich te realiseren, dat met name de spelers en/of speelsters van het standaardteam van de vereniging nauw bij de sponsorovereenkomst zijn betrokken. Zij zijn het, die immers de naam van de sponsor op hun of haar sportkleding zullen moeten dragen. Foto- of filmopnamen van hun of haar sportverrichtingen zullen wellicht door de sponsor commercieel worden gebruikt. Het verdient daarom aanbeveling, dat de betrokken spelers of speelsters kennis nemen van de inhoud van de overeenkomst en zich hiermee uitdrukkelijk akkoord verklaren.
Indien de spelers of speelsters een bepaalde vergoeding ontvangen is het gewenst een en ander uitvoerig te regelen in de spelerscontracten, welke volledig moeten aansluiten bij de sponsorovereenkomst.
Artikel 4 (Tussentijdse opzegging)
5. Over het algemeen zal deze bepaling voornamelijk gelden bij teamsporten. Zo nodig kan de bepaling worden weggelaten. Indien in de overeenkomst sprake is van meerdere standaardteams, zal moeten worden aangegeven op welk team de bepaling van toepassing is.
6. Hier dient te worden ingevuld de klasse waarin wordt gespeeld op het moment waarop de overeenkomst wordt aangegaan, alsmede een eventuele hogere klassen. Indien het de bedoeling van Partijen is de overeenkomst bij promotie te kunnen herzien of in het uiterste geval te beëindigen, indien geen overeenstemming kan worden bereikt over de nieuwe voorwaarden (doorgaans een hoger sponsorbedrag), dient uitsluitend de klasse te worden vermeld waarin wordt gespeeld bij het aangaan van de sponsorovereenkomst.
7. Het komt wel voor, dat bij de aanvang van een sponsorovereenkomst of bij de aanvang van een sportseizoen door de sponsor bepaalde onkosten ineens worden voldaan. Zie hiervoor artikel 6. In het eerste lid van artikel 5 is de betaling geregeld van het sponsorbedrag, dat over het algemeen in termijnen zal worden voldaan. Op dit in artikel 5 bedoelde sponsorbedrag ziet de verrekeningsbepaling van het derde lid van artikel 4.
Artikel 5 (Sponsorbedrag)
8. Over het algemeen zal de termijnbetaling zich uitstrekken over het sportseizoen.
9. Hier dient te worden ingevuld de datum van de eerste verjaardag van de overeenkomst.
10. Het is mogelijk de indexering achterwege te laten en de verhoging te regelen in absolute bedragen.
Artikel 6 (Bijzondere kosten)
11. De inhoud van dit artikel is facultatief en niet uitputtend. Het betreft hier speciale uitgaven van de vereniging, welke niet onmiddellijk met haar gewone huishouding verband houden, doch een gevolg zijn van de aangegane verbintenis met de sponsor.
Artikel 11 (Exclusiviteit)
12. Het zal duidelijk zijn, dat deze bepaling vooral bedoeld is voor sponsorovereenkomsten met een aanzienlijke prestatie van de zijde van de sponsor. Maar ook in dat geval zal een sponsor veelal geen bezwaar behoeven te maken tegen reclame-uitingen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 onder e en d van derden, mits deze niet afkomstig zijn van concurrenten in zijn branche.
Artikel 16 (Geschillen)
13. De arbitragecommissie (kamer sportsponsoring) van het ISR heeft sinds 1 januari 2013 de plaats ingenomen van de indertijd door het Genootschap van Reclame en NOC*NSF ingestelde Arbitragecommissie Sportsponsoring.
Deze arbitragecommissie is ingesteld om geschillen voortvloeiend uit sponsorovereenkomsten te kunnen beslechten. Dit om te voorkomen dat deze geschillen voor de gewone rechter zouden moeten worden beslecht, met alle nadelen van dien. Van de arbitragecommissie maakt in ieder geval een op het gebied van sportsponsoring deskundige arbiter deel uit. Er wordt sterk geadviseerd om deze vorm van arbitrage in de op te stellen overeenkomst op te nemen.
Model sponsorovereenkomst sportvereniging Pagina 9 van 9