OPENBARE ZITTING
BESTUUR DER STAD RONSE
UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD DD° 19 FEBRUARI 2018
OPENBARE ZITTING
6. GEBRUIKSOVEREENKOMST VOOR HET GRATIS GEBRUIK VAN DE ZAAL VAN DE STEDELIJKE JEUGDDIENST.
GOEDKEURING.
DE GEMEENTERAAD,
Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, zoals tot op heden gewijzigd;
Gelet op de Collegebeslissing van 11 december 2017 betreffende de goedkeuring van de gebruiksovereenkomst met Akabe voor het gebruik van de zaal van de stedelijke Jeugddienst;
Overwegende dat het opportuun is om een algemene gebruiksovereenkomst voor het gebruik van de zaal van de stedelijke Jeugddienst op te maken met het oog op een vlotte afhandeling van toekomstige aanvragen;
Op voorstel van het College van Burgemeester en Schepenen;
BESLIST : met algemene stemmen :
Artikel 1. De algemene gebruiksovereenkomst voor de zaal verbonden aan de stedelijke Jeugddienst wordt goedgekeurd als volgt :
“GEBRUIKSOVEREENKOMST INFRASTRUCTUUR STEDELIJKE JEUGDDIENST IN FUNCTIE VAN HET TER BESCHIKKING STELLEN VAN DE ZAAL VERBONDEN AAN DE STEDELIJKE JEUGDDIENST”
Deze overeenkomst wordt afgesloten tussen :
Enerzijds: Stedelijke Jeugddienst Ronse
Xxxxx Xxxxxxx 000, 0000 Xxxxx T. 055/23.28.83
Hierna de uitbater genoemd.
Anderzijds: …………………………………..
Vertegenwoordigd door ………….. als ………voor………………………….
B-………………
T.:
Hierna de gebruiker genoemd.
Er wordt overeengekomen wat volgt :
Artikel 1: de uitbater
1. De uitbater stelt een ruimte ter beschikking op de data en de uren, vermeld in deze overeenkomst en voor de activiteiten die kaderen binnen “ ”.
Tijdens deze momenten kan de huurder exclusief gebruik maken van de ‘‘zaal” in het gebouw van de Stedelijke Jeugddienst Ronse.
2. De uitbater stelt de zaal en alle aanwezige materiaal (2 zetels, 2 salontafels, 2 kuipzetels, 6 tafels, 40 stoelen, 3 kledingrekken, 1 hoekzetel, kicker, pingpongtafel,….) ter beschikking van de gebruiker.
Bij het gebruik van de zaal hoort ook het gebruik van de keuken en aanwezige keukenmateriaal.
Alle ter beschikking gestelde materiaal blijft eigendom van de Stedelijke Jeugddienst. Bij beschadiging aan het materiaal kunnen de kosten voor herstelling of aankoop van nieuw materiaal op de gebruiker verhaald worden.
3. De ‘’zaal’’ is …………. beschikbaar voor de gebruiker op van … tot …u
De zaal is beschikbaar vanaf ..u en dient uiterlijk om ..u verlaten te worden.
Toegang tot de zaal is enkel toegelaten bij aanwezigheid van de gebruiker, tenzij anders verwittigd.
Deze overeenkomst loopt vanaf ………………………………………………
Deze overeenkomst kan mondeling vroeger beëindigd worden. Deze overeenkomst zal jaarlijks herbekeken worden.
Op de volgende data kunnen er geen (groeps)activiteiten doorgaan :
…………………………………………………………...
De activiteiten mogen op een ander moment doorgaan maar niet zonder de voorafgaande toestemming van de uitbater.
Activiteiten eigen aan en door de stedelijke Jeugddienst georganiseerd, blijven prioritair. De uitbater heeft als verplichting de gebruiker hiervan op tijd te verwittigen.
4. De uitbater kan in geen enkel geval verantwoordelijk worden gesteld voor verlies of schade aan enig materiaal dat door de gebruiker wordt gebruikt in het kader van zijn activiteiten op de Jeugddienst.
Artikel 2: de gebruiker
2.1. gebruiksovereenkomst
1. De gebruiker maakt gebruik van de beschikbaar gestelde ruimte met respect voor de infrastructuur, het materiaal en de andere gebruikers van de zaal van de Jeugddienst. Alle schade aan gebouw of materiaal in het kader van deze overeenkomst, kan verhaald worden op de gebruiker.
2. De gebruiker krijgt de zaal gratis ter beschikking.
Aan de basis van deze beslissing ligt het vorige Jeugdbeleidsplan waarin staat dat “jeugdwerkinitiatieven in (lokalen)nood, kunnen gebruik maken van ruimtes van het jeugdcentrum voor zover dit het gemeentelijk jeugdwerk niet in het gedrang brengt”.
2.2. zaalgebruik
3. De zaal wordt enkel gebruikt voor de aangevraagde activiteit; onderverhuren is ten strengste verboden.
4. Dieren zijn niet toegelaten in de zaal.
5. Er mag niet overnacht worden in het gebouw.
6. De zaal is niet geschikt om fuiven in te organiseren.
7. Aansluitend – tenzij anders afgesproken - op elke brengt de gebruiker de
ruimte terug in de staat waarin ze werd aangetroffen.
Er wordt door de uitbater een basis - poetskit ter beschikking gesteld.
Wanneer dit basisaanbod niet voldoet dan dient de gebruiker hiervoor zelf in te staan. Concreet betekent dit het volgende: opruimen, uitvegen zaal en indien nodig dweilen, schoonmaken toog en frigo’s, vaat afwassen, stoelen op de tafels zetten, papier en blikjes opruimen, afval sorteren, keuken opruimen, toiletten netjes achterlaten en indien nodig dweilen, geen tags op muren en meubilair,…
Ook de tuin, terras en onmiddellijke omgeving van de zaal dienen opgeruimd te worden. Wanneer blijkt dat de gebruiker te kort is geschoten in het opruimen van de zaal, zal het uurloon van het schoonmaakpersoneel dat hiervoor dient ingezet te worden, doorgerekend worden aan de gebruiker.
8. De gebruiker kan de vuilnis- en PMD- zakken niet achterlaten in de zaal.
Per achtergelaten PMD – zak wordt de volgende meerkost aangerekend: vervoer naar het recyclagepark en het uurloon van de arbeiders van de Stedelijke Werkhuizen.
Achtergelaten huishoudvuilniszakken zullen aangerekend worden aan het geldende Diftartarief (= € 0,28/kg), vermeerderd met het vervoer naar het recyclagepark en het uurloon van de arbeiders van de Stedelijke Werkhuizen.
9. Het is verboden om afval of andere vreemde voorwerpen te deponeren in de sanitaire installaties (toiletten, keukenafvoer, bar, e.d.). Verstoppingen worden doorgerekend aan de gebruiker.
De gebruiker mag in geen geval eigen materiaal aanbrengen die de veiligheid in het gedrang kunnen brengen (zoals verwarmings- of kooktoestellen op gas, electriciteit, geen open vuren in het gebouw…).
Verder mag er niks aan de muren bevestigd worden met plakband of spijkers,…
10. In navolging van het algemeen rookverbod in openbare plaatsen (KB 13 december), dat sinds begin 2006 van kracht is, geldt er in de zaal een rookverbod.
11. Bij het verlaten van de zaal de verwarming afzetten, koelkasten uitschakelen, de lichten doven, vensters sluiten, anti – diefstallatten aan de schuifdeuren bevestigen, schuifdeuren vergrendelen.
Bij het verlaten van de zaal wordt het alarm opnieuw aangelegd.
Wanneer blijkt dat door nalatigheid van de gebruiker de zaal niet correct afgesloten werd en er bijgevolg ingebroken werd op de Jeugddienst zal de gebruiker hiervoor verantwoordelijk gesteld worden en alle mogelijke verliezen (en schade) die hieruit voortvloeien moeten vergoeden.
Verder kunnen zij in de toekomst dan ook als gebruiker uitgesloten worden.
12. De gebruiker staat in voor alle vergunningen, verzekeringen (voor de leden, het gebouw…) en het naleven van alle andere wettelijke bepalingen verbonden aan zijn werking in het gebouw van de stedelijke Jeugddienst.
De gebruiker is verantwoordelijk voor eigen materiaal en voor de schade die door hem, deelnemers of bezoekers wordt toegebracht en zal zelf instaan voor het verzekeren van materiaal/inboedel dat tijdelijk in het gebouw ondergebracht wordt.
13. Door de eigenaar van het gebouw is een brandverzekering en een verzekering “Objectieve Aansprakelijkheid in geval van brand of ontploffing” afgesloten.
Deze polissen voorzien een afstand van verhaal ten voordele van de gebruiker (uitgezonderd in geval van kwaad opzet).
Toch blijft “ ” op de hoogte dat “afstand van verhaal” niet voor alle soorten
schade is (bv. xxxxxxx, vernielde zetels,…).
14. De gebruiker dient een verzekering ‘Burgerlijke Aansprakelijkheid’ en “Lichamelijke Letsels” af te sluiten.
De stedelijke Jeugddienst neemt afstand van alle schade aangericht gedurende de gebruiksperiode.
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle mogelijke schade, door hem of door de deelnemers aan de activiteit, aangericht aan de zaal en buiten.
Bij schade zal de gebruiker hiervoor integraal verantwoordelijk gesteld worden en dient de gebruiker alles in oorspronkelijke staat te herstellen.
Het stadsbestuur Ronse (stedelijke Jeugddienst) kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor het verdwijnen van of schade aan bezittingen van deelnemers aan de activiteit in de zaal in functie van ……………………….
15. De gebruiker staat volledig zelf in voor al het materiaal en benodigdheden die niet in deze overeenkomst opgenomen zijn.
16. Het stadsbestuur Ronse heeft voor de zaal voor Sabam een forfaitair jaartarief “achtergrondmuziek” afgesloten.
17. Het stadsbestuur Ronse heeft voor de zaal voor de Billijke Vergoeding een forfaitair jaartarief “Drank” afgesloten.
18. De gebruiker dient zelf in te staan voor de nodige vergunningen en attesten in functie van de activiteit (bv. uitbreiding Sabam,…)
19. De gebruiker van de zaal verbonden aan de Jeugddienst is verantwoordelijk voor eventuele lawaaihinder in de zaal en directe omgeving van de zaal (tuin,…) maar ook voor de orde en rust in de zaal zelf.
De gebruiker dient zich aan de geldende wetgeving rond geluidshinder te houden. Meer info is terug te vinden op xxx.xxxxxxxx.xx.
Met het oog op eventuele lawaaihinder is het verplicht om de deuren en vensters van de zaal gedurende de activiteit gesloten te houden.
2.3. drank
20. Het is verboden om sterke drank te schenken, noch gratis weg te geven.
Artikel 3: andere bepalingen
1 en het diensthoofd van de Stedelijke
Jeugddienst zullen een goede communicatie en samenwerking nastreven. Op deze manier proberen ze alle kansen en bedreigingen voor een goede gang van zaken en ontplooien van de werking te ondervangen.
2. Deze gebruikersovereenkomst is beperkt tot de bovenvermelde periode. Wanneer blijkt dat de gemaakte afspraken niet nagekomen worden, zal deze overeenkomst geëvalueerd worden op de overeengekomen doelstellingen.
Bij een negatieve evaluatie kan er onmiddellijk een einde gemaakt worden aan de overeenkomst en verbindt de uitbater er zich toe om samen met de gebruiker uit te kijken naar een andere locatie.
3. In gevallen van overmacht of in uitzonderlijke omstandigheden kan de gebruiker de toegang tot de zaal ontzegd worden. De uitbater van de zaal zal de gebruiker hiervan op de hoogte brengen.
4. Bij het niet naleven van één of meerdere van de bepalingen in deze overeenkomst, kan de uitbater van de zaal de overeenkomst éénzijdig verbreken.
5. Er geldt een proefperiode van 1 maand. Tenzij anders bepaald wordt.
Tijdens de eerste maand kan de uitbater éénzijdig de overeenkomst opzeggen, wanneer er misbruiken vastgesteld worden. De gebruiker heeft evenwel het recht zich te verdedigen ten overstaan van het College van Burgemeester en Schepenen van Ronse, dat een definitieve beslissing hieromtrent kan nemen.
Deze overeenkomst wordt in drie exemplaren opgemaakt. Eén exemplaar is bestemd voor de gebruiker en twee voor de uitbater.
Voor de uitbater:
Namens het College van Burgemeester en Schepenen
Vandekerkhove Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
Stadssecretaris Schepen voor Jeugd
Voor de gebruiker:
Naam:
Functie:
Artikel 2. Het dossier zal verder afgehandeld worden zoals voorzien in het gemeentedecreet van 15 juli 2005.