Voorwaarden gebruik verenigingsgebouw de Hoven en het Jot
Voorwaarden gebruik verenigingsgebouw de Hoven en het Jot
Als kerkelijke gemeente hebben wij de beschikking over uitstekende accommodaties welke inzetbaar zijn voor vrijwel alle kerkelijke activiteiten die er plaats vinden.
Dit zijn het verenigingsgebouw “De Hoven” en het Jot.
Voor een juiste duiding op gebruik en mogelijkheden is er per activiteit aangeven welke mogelijkheden en uitsluitingen er zijn.
Dit gebruik omvat vijf groepen:
▪ Kerkelijke activiteiten
▪ Ideële activiteiten
▪ Commerciële activiteiten
▪ Leden PKN gemeente Ameide en Tienhoven activiteiten
▪ Bijzondere activiteiten / begrafenissen, condoleances en opbaargelegenheid
Gebruik voor kerkelijke activiteiten
Zowel in verenigingsgebouw “De Hoven” als het JOT.
De zalen worden gratis ter beschikking gesteld voor het gebruik van kerkelijke doeleinden uitgaande van de activiteiten welke door de PKN gemeente Ameide en Tienhoven voor haar leden worden ontplooid. Te denken valt aan kerkenraadsvergaderingen, vergaderingen voor andere vormen van pastoraal- diaconaal en kerkrentmeesterlijk werk, jeugd- en clubwerk, zondagsschool, verenigingswerk en alle overige vormen van kerkelijke activiteiten zoals World Servants - Mariage Course en bijbel-lettering, HVD en Ouderenmiddag. Hier geldt ook het gebruik ná een doop- en belijdenisdienst onder. In regel geldt de voorwaarde dat de activiteit voorgelegd is aan de KR (Grote of Kleine Kerkenraad) welke daarmee positief heeft ingestemd.
Bij deze activiteiten gelden de volgende voorwaarden:
▪ Gebruik van de ruimten is gratis
▪ Koffie/thee en eventueel fris zijn gratis
▪ Eigen consumpties/eten is toegestaan voor zover dit past binnen het kader* van de activiteit
▪ Aanmelding van gebruik van de ruimten geschiedt vooraf bij de agenda beheerder
▪ De richtlijnen voor gebruik van de ruimten blijven onverkort van kracht
* kader van de activiteit houdt in dat de eigen consumptie passend is zoals traktatie van taart/gebak/koek bij de koffie of een eenvoudig hapje bij een bijbelstudie of vergadering
Ideële activiteit
Zowel in verenigingsgebouw “De Hoven” als het JOT.
Dit betreffen activiteiten welke geen directe binding met de kerkelijke gemeente hebben maar een ideëel karakter dienen.
Hieronder vallen als voorbeeld de volgende activiteiten:
▪ Alle activiteiten voor stichtingen o.a. Stichting Opwekking of Stichting New Wine, PCOB, Passage (incl. kledingbeurs), Dorcas, Stichting Woord en Daad
▪ Promotieacties voor goede doelen
Bij deze activiteiten gelden de volgende voorwaarden:
▪ Gebruik van de ruimten is tegen betaling met korting op de commerciële tariefstelling
▪ Xxxxxx/thee en eventueel fris zijn tegen de vooraf overeengekomen tarieven
▪ Eigen consumpties zijn toegestaan
▪ Er is geen gratis gebruik van alcoholische dranken, op pagina 3 wordt dit nader toegelicht
▪ XXX medewerker verplicht bij keuze alcoholgebruik tegen tarief
▪ Aanmelding van gebruik van de ruimten geschiedt vooraf bij de agenda beheerder
▪ De richtlijnen voor gebruik van de ruimten blijven onverkort van kracht
Commerciële activiteit
Zowel in verenigingsgebouw “De Hoven” als het JOT.
Dit betreffen activiteiten welke geen directe binding met de kerkelijke gemeente hebben maar een direct commercieel karakter dienen.
Hieronder vallen als voorbeeld de volgende activiteiten:
▪ Alle activiteiten welke een commercieel doel dienen en waarbij mogelijke entree/deelname gelden worden geheven
▪ Besloten bijeenkomsten
▪ Stemmingsbijeenkomsten gemeentelijk, provinciaal, landelijk en waterschap, EHBO, Poolster, Buurtverenigingen
Bij deze activiteiten gelden de volgende voorwaarden:
▪ Gebruik van de ruimten is tegen betaling van de commerciële tariefstelling
▪ Xxxxxx/thee en eventueel fris zijn tegen de vooraf overeengekomen tarieven
▪ Eigen consumpties uitsluitend in overleg met de beheerder
▪ Er is geen gratis gebruik van alcoholische dranken, op pagina 3 wordt dit nader toegelicht
▪ XXX medewerker verplicht bij keuze alcoholgebruik tegen tarief
▪ Aanmelding van gebruik van de ruimten geschiedt vooraf bij de agenda beheerder
▪ De richtlijnen voor gebruik van de ruimten blijven onverkort van kracht
Leden PKN gemeente activiteit
Zowel in verenigingsgebouw “De Hoven” als het JOT.
Dit betreffen activiteiten van en door leden van de PKN gemeente Ameide en Tienhoven. Hieronder vallen als voorbeeld de volgende activiteiten:
▪ Viering van feesten zoals verjaardag, jubilea, examens en overig
▪ Bijeenkomsten met een ontspannen karakter
Bij deze activiteiten gelden de volgende voorwaarden:
▪ Gebruik van de ruimten tegen vooraf gestelde huur met of zonder schoonmaak/bediening
▪ Gebruik van de ruimte boven voor maximaal 50 personen in eigen beheer – grotere groepen altijd met bediening – dus via De Hoven aanmelden en doorspreken
▪ Bij gebruik in eigen beheer is er geen toegang tot de keuken beneden
▪ Koffie/thee zijn inbegrepen in de huurprijs.
▪ Eigen consumpties/eten zijn toegestaan
▪ Aanwezigheid van XXX medewerker zal altijd van toepassing zijn – hiervoor geldt een minimaal
tarief van € 25,75 per uur. Leeftijd van XXX xxxxxxxxxx is tenminste 24 jaar en behoeft niet per definitie vanuit de “De Hoven” beschikbaar te worden gesteld. Dit kan nl. een ieder zijn die de cursus IVA met positieve uitslag gevolgd heeft.
▪ Aanmelding van gebruik van de ruimten geschiedt vooraf bij de agenda beheerder
▪ De richtlijnen voor gebruik van de ruimten blijven onverkort van kracht
Bijzondere activiteiten
Begrafenisdiensten, opbaarmogelijkheden en condoleance
Alleen mogelijk in verenigingsgebouw de Hoven en de Aula
De Hoven in combinatie met de Aula kan gebruikt worden voor uitvaartdiensten tegen het vooraf overeengekomen tarief.
Tevens kunnen de gebouwen ter beschikking worden gesteld voor condoleances tegen het vooraf overeengekomen tarief. Koffie en thee worden tegen de vooraf overeengekomen tarieven verstrekt.
De Aula kan ter beschikking worden gesteld voor opbaring volgens geldende tarieven. Er is de mogelijkheid van koeling voor 2 overledenen.
De aula kan ook worden gehuurd als familiekamer waarbij een eigen sleutel ter beschikking wordt gesteld gedurende de termijn van opbaring.
Na afloop van de begrafenis kan op verzoek gebruik worden gemaakt van een koffietafel of eenvoudige (brood)maaltijd.
De beheerder verzorgt deze maaltijd tegen de vooraf overeengekomen tarieven.
Voor de in het kader van begrafenisdiensten, door de beheerder te maken extra uren geldt een vergoeding volgens bijlage. Indien derden worden ingeschakeld geldt dezelfde vergoeding.
Er zijn op verzoek cateringmogelijkheden.
Aanvragen/reserveringen en voorzieningen De Hoven en het Jot
Aanvragen tot gebruik én vastlegging van de agenda geschiedt uitsluitend via de agendabeheerder (Ad Breure) via telefoon of e-mail en worden in volgorde van aanmelding en onder voorbehoud van beschikbaarheid, verhuurd.
Geschiktheid zalen/ruimten
De zalen in het verenigingsgebouw“ De Hoven” en het JOT zijn geschikt voor lezingen, vergaderingen, verjaardag- en jubileumrecepties, presentaties en concerten. Uiteraard zijn er verschillende voorzieningen zoals verwarming, wifi, geluids- en beamerinstallatie beschikbaar.
Onze voorwaarden zijn laagdrempelig, wij hanteren echter het beleid dat de gebouwen alleen beschikbaar wordt gesteld voor activiteiten passend bij de hoofdfunctie van het betreffende gebouw. Dit houdt in dat bepaalde activiteiten om deze reden niet zijn toegelaten.
Het bestuur van de Hoven behoudt zich het recht voor aanvragen welke niet overeenkomen met de aard en inrichting van de ruimten te weigeren zonder verdere opgaaf van redenen.
Gebruik anders dan genoemd geschiedt uitsluitend tegen externe tarieven volgens een jaarlijks door het bestuur van de Hoven vast te stellen tarievenlijst.
Bij gebruik en/of toelevering van consumpties kan de beheerder een vooraf gekozen cateraar inschakelen.
In geval van verhuur van de Mirtehof (grote zaal beneden [De Hoven]), is gebruik van de keuken incl. koffiezetapparaat en afwasmachine in overleg met de beheerder inbegrepen/toegestaan.
Alcoholische dranken
Ten aanzien van de alcoholische versnaperingen, zowel licht als sterk, gelden de volgende regels voor iedere activiteit:
▪ Zondermeer gebruik van alcohol is niet toegestaan
▪ Er kan alleen alcohol worden genuttigd en/of geschonken als er een preventie-medewerker vanuit de Hoven/Jot aanwezig is welke in het bezit is van het certificaat “verantwoord alcohol schenken” - (IVA) – te noemen IVA-medewerker óf een gebruiker met het IVA-diploma.
▪ De minimale leeftijd van de IVA medewerker is 24 jaar.
▪ Expliciet melden wij dat deze regels ook voor alle zelf meegebrachte alcoholsoorten van toepassing is
▪ Er zal ten allen tijde opgetreden worden tegen een onjuist gebruik van alcohol
Richtlijnen voor gebruik van de ruimten
▪ Uitgezonderd kerkelijke activiteiten zijn de ruimten niet verhuurbaar/te gebruiken op de zondag
▪ Schade toegebracht aan het gebouw, het terrein en/of roerende goederen die zich in of rond het gebouw bevinden wordt verhaald op de veroorzaker van de schade.
▪ De verhuurder is niet aansprakelijk voor vermiste eigendommen
▪ Tijdens alle activiteiten is men gehouden de brandinstructies en aanwijzingen welke zijn overhandigd bij de huur óf ter kennisgeving zijn gegeven op te volgen.
▪ In de panden zijn deze richtlijnen ook ter kennisgeving in te zien.
▪ Het strooien van confetti, rijst of andere materialen in of rond het gebouw is niet toegestaan.
▪ Indien dit toch gebeurt worden de schoonmaakkosten hiervan in rekening gebracht bij de huurder/gebruiker
▪ Extra uren voor schoonmaakkosten kunnen achteraf in rekening worden gebracht indien het gehuurde niet bezemschoon en in de oorspronkelijke staat wordt achtergelaten
Externe verhuur
Bij externe verhuur dient de agenda beheerder vooraf met de huurder de vergoedingen overeen te komen, volgens de tarieven die gelden op het moment van aangaan van de overeenkomst.
De beheerder is vrij pakketprijzen af te spreken in geval van huur van meerdere ruimten of voor langere perioden.
De rekening kan bevatten: zaalhuur, gebruik audiovisuele middelen, consumpties, uren bediening incl. voorbereiden en opruimen/schoonmaken. De rekening aan de huurder wordt door de beheerder samengesteld en verstuurd. Inning geschiedt door de penningmeester van de stichting verenigings- gebouw De Hoven.
Bij annulering wordt er volgens onderstaande staffel kosten in rekening gebracht.
▪ tot een maand voor datum 10%
▪ tot een week 50%
▪ daarna 100% van de overeengekomen huur.
De reeds gemaakte kosten worden daar bovenop volledig doorbelast.
Uitzonderingen
Van voorstaande regels kan in bijzondere gevallen worden afgeweken. De voorzitter, de secretaris, of de penningmeester van het bestuur verenigingsgebouw “De Hoven” zullen in overleg met de huurder een beslissing nemen als van deze uitzondering gebruik wordt gemaakt.
In werking treden
Deze regeling treedt met ingang van 12 september 2019 in werking en vervangt alle voorafgaande regelingen. Lopende afspraken worden gerespecteerd tot 31 december 2019, daarna zullen de dan gemaakte afspraken geldend zijn.
Deze regels zijn vastgesteld door het bestuur verenigingsgebouw De Hoven op 11 september 2019.
Locaties:
Verenigingsgebouw De Hoven
J.W. van Puttestraat 83, 4233 EK Ameide Tel. gebouw: 0000-000000 Agendabeheer
Ad Breure
Mail: x.xxxxxx@xxxxxx.xx Telefoon: 0183-601765
Jot, Xxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxx Agendabeheer
Ad Breure
Mail: x.xxxxxx@xxxxxx.xx Telefoon: 0183-601765
Legenda ruimten
De Hoven:
Inkomsthal
Keuken met uitgiftebalie – toiletruimten – invalidentoilet Benedenzaal met geluidinstallatie, beamer, orgel en piano
Boven:
Trap met rolstoellift Toiletruimten met invalidetoilet Grote overloop – zitruimte Uitgiftebar
3 grote zalen met geluidsinstallatie, beamer en whiteboard 1 kleine vergaderzaal zonder geluidinstallatie, beamer
Jot Inkomsthal
Benedenverdieping met geluidsinstallatie, beamer, bar en toiletruimte - invalidetoilet Bovenverdieping met geluidsinstallatie, beamer en bar – toiletruimte Bovenverdieping niet rolstoeltoegankelijk – geen lift
Beheerzaken
De Hoven beheer
Route:
Voor het vastleggen ruimte/activiteit is de agendabeheerder het eerste aanspreekpunt. Deze bepaalt de route waarlangs de aanvraag loopt.
De contactpersoon activiteit bepaalt (eventueel in overleg met medewerkers) de aanpak van de besproken activiteit.
De Hoven biedt de volgende pakketvormen aan welke per activiteit zijn te benutten:
▪ Verhuur zalen zonder koffie/thee en fris
▪ Verhuur zalen met koffie/thee en fris
o Kleine versnapering zoals koek/gebak
▪ Verhuur zalen met klein keukengebruik
o Koffie/thee en fris
o Kleine versnapering zoals koek/gebak
o Hartige hapjes
o Eenvoudige lunch zoals soep – broodje belegd en broodje kroket/frikandel
▪ bediening
▪ Verhuur zalen met restaurantgebruik
o Koffie/thee en fris
o Kleine versnapering zoals koek/gebak
o Hartige hapjes
o Eenvoudige lunch zoals soep – broodje belegd en broodje kroket/frikandel
o Uitgebreider maaltijden – wel/niet via cateraar
▪ Gekookt in eigen keuken
▪ bediening
In alle gevallen waar alcohol wordt geschonken kan dit alleen in aanwezigheid van een gediplomeerde IVA medewerker.
In de verhuur zalen is meegerekend het gebruik van beamer/scherm/geluidsinstallatie/orgel/piano (indien aanwezig in de zaal)
Jot beheer
Route:
Voor het vastleggen ruimte/activiteit is de agendabeheerder het eerste aanspreekpunt. Deze bepaalt de route waarlangs de aanvraag loopt.
De contacpersoon activiteit bepaalt (eventueel in overleg met medewerkers) de aanpak van de besproken activiteit.
Het Jot biedt de volgende pakketvormen aan welke per activiteit zijn te benutten:
▪ Verhuur zaal zonder koffie/thee en fris
▪ Verhuur zaal met koffie/thee en fris
o Kleine versnapering zoals koek/gebak
▪ Verhuur zaal met klein keukengebruik
o Koffie/thee en fris
o Kleine versnapering zoals koek/gebak
o Hartige hapjes
o Eenvoudige lunch zoals soep – broodje belegd en broodje kroket/frikandel
▪ Bediening (optioneel)
Het Jot kent één zaal – de bovenverdieping – welke geschikt is voor kerkelijke, ideële, commerciële en PKN gemeente Ameide en Tienhoven leden activiteiten.