Bijlage 1 bij Informatienota 2022/757555

Bijlage 1 bij Informatienota 2022/757555

Dagelijks Beheer Contracten met Spaarnelanden

Stand van zaken mei 2022

Inleiding

Op 21 april jl. zijn de concept gunningscriteria voor de aanbesteding aan de markt van de dagelijks beheercontracten en raamcontracten groot onderhoud besproken (2022/583284) in de commissie beheer. Naast de aanbesteding van beheerdomeinen van de openbare ruimte aan de markt wordt een aantal domeinen ‘inbesteed’ bij Spaarnelanden.

Spaarnelanden is de dagelijks beheer partner van de gemeente Haarlem voor de openbare ruimte van de volgende domeinen: ‘Groen’ (inclusief bomen), ‘Spelen’, ‘Afval en Reiniging’, ‘Elementenverhardingen, Straat- en Verkeersmeubilair’, ‘Parkeren’ (auto en fiets) en

‘Coördinatie urgente meldingen’.

De gemeente Haarlem treedt op als Opdrachtgever en heeft met Spaarnelanden heldere afspraken gemaakt, die zijn vastgelegd in een DDO1-contract per domein. Deze contracten hebben dezelfde looptijd en komen inhoudelijk overeen met de contracten die de gemeente via een aanbestedingsprocedure op de markt heeft gezet voor de overige domeinen (zoals Riolering en Asfalt). Eind 2022 lopen alle dagelijks beheercontracten af. Parallel aan de voorbereiding van de aanbesteding van de contracten voor de markt wordt ook gewerkt aan de totstandkoming van de nieuwe contracten met Spaarnelanden vanaf 2023.

Het dagelijks beheercontract, dat de werkzaamheden van Spaarnelanden vorm geeft in de gemeente Zandvoort is vorig jaar al opgesteld en per 1 januari 2022 in werking getreden. Het huidige traject is alleen voor Haarlem van toepassing.

Aanpak

De uitgangspunten voor de totstandkoming van de nieuwe dagelijks beheer contracten (hierna DBC‘s) van Spaarnelanden zijn in mei en oktober 2021 vastgesteld door de directies van de gemeente en Spaarnelanden en goedgekeurd door de stuurgroep2. Uitgangspunt is een succesvolle samenwerking nu en in de toekomst. In dit kader is besloten tot een gezamenlijke aanpak waarmee knelpunten binnen de dagelijkse werkzaamheden samen worden opgelost en wordt gezocht naar efficiency, flexibiliteit en ontwikkeling. Een tweede uitgangspunt is dat de doelstellingen voor DBC’s van Spaarnelanden gelijk worden gesteld aan de doelstellingen van de aan de markt aanbestede DBC’s. Tot slot is gesteld dat raakvlakken tussen en de samenhang van de domeinen (bijvoorbeeld op het gebied van groen en verhardingen) onderzocht en verbeterd worden, om zo een optimale bijdrage te kunnen leveren aan de maatschappelijke ontwikkelingen binnen het fysiek domein, zoals op het gebied van duurzaamheid en organisatie van participatie.

In oktober 2021 is een gezamenlijk projectteam (gemeente en Spaarnelanden) ingericht voor de totstandkoming van de nieuwe DBC’s van Spaarnelanden. Dit projectteam wordt begeleid door een externe procesbegeleider.

1 DDO: Domein Dienstverlenings Overeenkomst

2 Stuurgroep: Vertegenwoordigd door de afdelingen BBOR, PCM en CC en is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het opstellen en aanbesteden van de raamcontracten voor groot onderhoud en het opstellen en aanbesteden/inbesteden van de dagelijks beheer contracten (DBC’s).

Resultaten tot nu toe

Ten behoeve van de totstandkoming van de DBC’s zijn de volgende werkzaamheden door de Gemeente Haarlem en Spaarnelanden uitgevoerd:

• Evaluatie van huidig contract en samenwerking

Van november 2021 tot en met januari 2022 hebben de gemeente Haarlem en Spaarnelanden onafhankelijk van elkaar een evaluatie uitgevoerd op de bestaande contracten. Daarin zijn de basisovereenkomsten, de resultaatseisen en de procesafspraken onder de loep genomen, net als de samenwerking. Het resultaat is een werkdocument met inzicht in verbeteringen en concrete aanpassingen ten gunste van het beheer van de openbare ruimte en een lijst met overkoepelende onderwerpen die dit voorjaar gezamenlijk worden besproken. De inrichting van de overlegstructuur, duurzaamheid en een herijking van de rapportages zijn voorbeelden van deze onderwerpen.

• Vaststellen doelstellingen

De doelstellingen voor de Spaarnelanden DBC’s zijn gelijk gesteld aan de doelstellingen van de marktcontracten. Zie daarvoor bijlage 2.

• Samenwerking overkoepelende onderwerpen en contractvorming

Na het voorbereiden van de doelstellingen en het uitvoeren van de evaluatie is vanaf medio april een start gemaakt met de samenwerking. Er wordt in multidisciplinaire teams samengewerkt om het nieuwe contract te op te stellen, ondersteund door bureau Teyler. Zo is er voor ieder domein een team dat zich buigt over de resultaatsbladen waar de doelstellingen en eisen zijn opgenomen. Dit leidt tot aanscherpingen van bijvoorbeeld de beeldkwaliteitseisen. Parallel aan de domeinteams vinden overleggen plaats over algemene onderwerpen. Rapporteren, overlegstructuur en duurzaamheid in de nieuwe DBC’s zijn in april en mei besproken. Op korte termijn volgen databeheer, VTW proces en planning.

Daarnaast wordt gewerkt aan een gezamenlijk verbeterplan voor het domein Verhardingen.

• Input platform Groen

Er is overleg geweest met Platform Groen. Het gezamenlijke evaluatierapport wordt met hen gedeeld zodat ze hun feedback kunnen geven. Dit wordt gezamenlijk besproken. We verwelkomen de input en deze zal worden meegenomen in de totstandkoming van het DBC Groen.

Tot slot

Parallel aan de gezamenlijke verbetersessies stelt de gemeente Haarlem dit voorjaar de basisovereenkomst en procesafspraken op.

De dagelijks beheercontracten voor de verschillende domeinen worden begin oktober afgerond zodat vanaf november de inwerkperiode kan worden gestart. Op 1 januari 2023 zijn de nieuwe contracten van toepassing.

Het college zal de gemeenteraad na het zomerreces verder informeren over de voortgang van dit proces.