Algemene huurvoorwaarden
Algemene huurvoorwaarden
Key Hotelmaatschappij B.V. inschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 28075086 (verder ECC Leiden)
ALGEMENE HUURVOORWAARDEN ECC Leiden
1. Artikel – Definities
De in deze Algemene Huurvoorwaarden gebruikte begrippen hebben de hierna volgende betekenis, tenzij daarover andere schriftelijke afspraken zijn gemaakt. Begrippen in enkelvoud omvatten eveneens het meervoud en omgekeerd voor zover de tekst zulks vereist.
Accommodatiereglement
het door ECC Leiden opgestelde reglement, dat permanent (24/7) door Huurder en andere belanghebbenden kan worden geraadpleegd en/of gedownload via de site van ECC Leiden (xxx.xxxxxxxxx.xxx).
Betaalplan:
het door ECC Leiden opgestelde schriftelijke overzicht waarin de data staan vermeld waarop Huurder de Huursom en het depot bijkomende kosten aan ECC Leiden is verschuldigd.
Deelnemers:
de deelnemers aan het Evenement van Huurder, zoals exposanten, sponsoren, toeleveranciers en bezoekers.
Depot bijkomende kosten:
het depot zoals omschreven in artikel 4.3 hieronder.
Evenement:
ieder(e) congres, beurs, tentoonstelling, presentatie, vergadering of ander evenement waarvoor het Gehuurde ter beschikking wordt gesteld.
Gehuurde:
de (vergader- en congres)zalen, hallen, de lounges en/of de foyers van ECC Leiden, als uitdrukkelijk vermeld in de Overeenkomst.
Overeenkomst:
de door ECC Leiden opgestelde schriftelijke bevestiging aan Huurder, waarin de essentialia met betrekking tot het Evenement, Huurder, het Gehuurde, de Huurperiode alsmede de Huursom zijn opgenomen.
Huurder:
de (rechts)persoon die de Overeenkomst met ECC Leiden sluit of aan wie ECC Leiden een Overeenkomst of een Optiebevestiging heeft verzonden.
Huurperiode:
de in de (meest recente) Overeenkomst of Optiebevestiging vermelde periode(n) waarin het Gehuurde ter beschikking staat van Huurder.
Huursom:
de huursom vermeld in de Overeenkomst of, in voorkomende gevallen, in de Optiebevestiging.
Optiebevestiging:
de door ECC Leiden opgestelde schriftelijke bevestiging aan Huurder, waarin de essentialia met betrekking tot de verleende optie, het Evenement, Huurder, het Gehuurde, de Huurperiode alsmede de Huursom zijn opgenomen.
Algemene huurvoorwaarden ECC Leiden
Het Holiday Inn Leiden & ECC Leiden (verder ECC Leiden) is gelegen in Leiden, Nederland.
Reserveringswaarde:
de Huursom alsmede het Depot bijkomende kosten.
2. Artikel – Ontstaan overeenkomst en opties
2.1. Totdat de Overeenkomst tot stand komt, wordt de inhoud van de rechtsverhouding bepaald door de inhoud van de tussen partijen gevoerde gesprekken en correspondentie, daaronder begrepen
Optiebevestigingen en/of Overeenkomst, middels faxen, brieven en e-mailverkeer.
2.2. ECC Leiden kan Huurder een zgn. ’Eerste Optie’ verlenen door middel van een Optiebevestiging, waarin duidelijk wordt omschreven wat onder deze optie wordt verstaan. Zonder (schriftelijke) Optiebevestiging is geen sprake van een door ECC Leiden verleende optie.
2.3. Een Eerste Optie geldt voor de in de Optiebevestiging vastgelegde periode met een maximum van zestig (60) dagen. Na het verstrijken van de vastgelegde optieperiode komt de Eerste Optie automatisch te vervallen. Indien binnen de verleende optieperiode sprake is van serieuze andere gegadigden voor dezelfde ruimte(n), dient Huurder binnen een termijn van vijf (5) werkdagen nadat ECC Leiden Huurder daarover heeft geïnformeerd te bevestigen of Huurder de Eerste Optie wil omzetten in een definitieve Overeenkomst of niet.
2.4. Het is de verantwoordelijkheid van Huurder om vóór het aangaan van de Overeenkomst na te gaan of het Gehuurde geschikt is voor het Evenement waarvoor het Gehuurde is bestemd.
3. Artikel – Het Gehuurde
3.1. Tot het Gehuurde behoren uitsluitend de in de Overeenkomst omschreven ruimte(n) en de daarbij vermelde faciliteiten. Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen, behoren de centrale entrees, de gangen, trappen, cafés, restaurants, de buitenterreinen en parkeerplaatsen niet tot het Gehuurde.
3.2. Het is Huurder niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ECC Leiden:
3.3. het Gehuurde voor een ander doel te gebruiken dan omschreven in de Overeenkomst of in voorkomende gevallen in de Overeenkomst;
3.4. het Gehuurde (geheel of gedeeltelijk) onder te verhuren of anderszins in gebruik aan derden, zoals Deelnemers, te verstrekken, met dien verstande dat deze toestemming niet is vereist indien het Evenement een beurs of expositie betreft;
3.5. in het Gehuurde zaken en diensten te exposeren buiten het in de Overeenkomst omschreven expositieprogramma;
3.6. het Evenement gedurende de looptijd van de Overeenkomst een andere naam of een materieel andere invulling te geven, waarbij ECC Leiden haar toestemming niet op onredelijke gronden zal onthouden.
3.7. Huurder mag bij het gebruik van het Gehuurde geen hinder of overlast aan ECC Leiden of derden veroorzaken, zoals beschreven in de APV van Leiden. Huurder draagt er zorg voor dat de Deelnemers dit evenmin zullen doen.
3.8. Het in de Algemene Huurvoorwaarden bepaalde geldt, indien en voor zover relevant ook voor de Deelnemers. Huurder is gehouden de relevante bepalingen van deze voorwaarden schriftelijk ter kennis van de Deelnemers te brengen en is verplicht dat de Deelnemers deze relevante bepalingen in acht nemen. Huurder blijft te allen tijde verantwoordelijk en hoofdelijk aansprakelijk voor de (deugdelijke) naleving van deze voorwaarden door de Deelnemers. Huurder vrijwaart ECC Leiden voor alle aanspraken van derden voortvloeiende uit de schending van deze voorwaarden door de Deelnemers.
4. Artikel – Bijkomende producten en diensten
4.1. Alle kosten in verband met de door ECC Leiden en andere partijen te leveren diensten, goederen en faciliteiten in relatie tot de Overeenkomst, zoals de kosten ter zake gas, water, elektra, rookgasapparatuur, perslucht, schoonmaak, vuilafvoer, deurcontrole en overige bewaking, audiovisuele apparatuur, meubilair, cateringdiensten, bediening van technische apparatuur, bijzondere verkeersbegeleiding enzovoort, komen voor
rekening van Xxxxxxx, tenzij in de Overeenkomst uitdrukkelijk schriftelijk anders bepaald. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zullen deze bijkomende diensten, goederen en faciliteiten worden berekend tegen de tijdens de Huurperiode daarvoor geldende tarieven.
4.2. Huurder zal tijdig en in ieder geval niet later dan drie (3) kalendermaanden vóór de Huurperiode, met ECC Leiden in overleg treden over (i) alle diensten en faciliteiten die in verband met de huur door of namens ECC Leiden geleverd en door Huurder afgenomen (dienen te) worden, alsook over (ii) alle overige aangelegenheden van belang voor Huurder en ECC Leiden in relatie tot de Overeenkomst en het Evenement. Laat Huurder dit na, dan verliest hij de bevoegdheid ECC Leiden tegen te werpen dat zij niet tegemoetkomt aan zijn wensen, dan wel zich daartoe onvoldoende inspant. Huurder is ermee bekend en stemt ermee in dat ter zake van het leveren van een aantal producten en diensten, zoals catering en het beschikbaar stellen van het ECC Leiden ICT-net, aanvullende leveringsvoorwaarden van toepassing kunnen zijn.
4.3. Huurder zal ter zake van de in dit artikel bedoelde bijkomende faciliteiten en diensten aan ECC Leiden een Depot bijkomende kosten zijn verschuldigd. Het depotbedrag zal worden vastgesteld door ECC Leiden op basis van een door ECC Leiden vast te stellen percentage van de Huursom, dan wel aan de hand van een begroting door ECC Leiden van de daarmee gemoeide kosten.
5. Artikel – Betalingscondities
5.1. De Huursom alsmede het depot voor bijkomende kosten (als omschreven in artikel 4.3 hierboven) zullen door Huurder worden voldaan uiterlijk op de in het Betaalplan aangegeven data en bij gebreke van een Betaalplan, uiterlijk binnen eenentwintig (21) dagen na factuurdatum. Ieder beroep van Xxxxxxx op korting, opschorting of verrekening is uitgesloten, Bij overschrijding van enige betalingstermijn is ECC Leiden gerechtigd aan Huurder vanaf de Algemene huurvoorwaarden ECC Leiden vervaldatum de wettelijke handelsrente ex artikel 6:119a BW in rekening te brengen.
5.2. Huurder stemt ermee in dat ECC Leiden aan Huurder ter zake van de Huursom en van de bijkomende kosten alsmede ter zake van eventuele annuleringskosten omzetbelasting (BTW) in rekening brengt, met inachtneming van de daarvoor geldende regelgeving. Huurder zal deze omzetbelasting (BTW) aan ECC Leiden voldoen.
5.3. Het depotbedrag, bedoeld in artikel 4.3 hierboven, zal zo spoedig mogelijk na beëindiging van de Huurperiode worden vereffend. ECC Leiden zal met dit depotbedrag verrekenen al hetgeen Huurder dan nog uit hoofde van of in verband met de Overeenkomst aan ECC Leiden verschuldigd mocht zijn, waarbij ECC Leiden een eventueel overschot binnen veertien (14) dagen na de definitieve afrekening aan Huurder zal restitueren, mits vaststaat dat Xxxxxxx zich van al zijn verplichtingen tegenover ECC Leiden heeft gekweten. Overtreft het door Xxxxxxx aan ECC Leiden te betalen bedrag het door Xxxxxxx betaalde depotbedrag, dan zal ECC Leiden Huurder zo spoedig mogelijk voor het verschil een aanvullende factuur doen toekomen. Huurder is gehouden bedoelde (aanvullende) factuur aan ECC Leiden betaald te hebben op de vervaldatum.
6. Artikel – Inrichting en ontruiming
6.1. De inrichting, het gebruik en de ontruiming van het Gehuurde dienen te geschieden in overleg met ECC Leiden en met inachtneming van het Accommodatiereglement. Huurder dient er zorg voor te dragen dat ook de Deelnemers de bepalingen van het Accommodatiereglement stipt naleven. ECC Leiden is te allen tijde gerechtigd bij de inrichting, het gebruik en de ontruiming van het Gehuurde nadere bindende voorschriften te geven, indien zulks in het belang van de (openbare) orde en/of veiligheid en/of in verband
met wet- en regelgeving door Xxxxxxxxx, Politie of ECC Leiden raadzaam wordt geacht.
6.2. Behoudens schriftelijke, uitdrukkelijke goedkeuring van ECC Leiden zullen geen veranderingen aan het Gehuurde en overige ruimte(n) en (buiten)terreinen mogen worden aangebracht en zal onder meer niet mogen worden geplakt, gehakt, gebroken, geboord en gespijkerd en/of geschilderd in, op of aan vloeren, muren, glaswanden, plafonds, kolommen en trappen van het Gehuurde. ECC Leiden is te allen tijde gerechtigd zonder enige formaliteit en/of gerechtelijke tussenkomst al hetgeen in strijd met de bepalingen van de Overeenkomst is aangebracht, respectievelijk beschadigd, weggenomen of gewijzigd voor rekening van Xxxxxxx in de oorspronkelijke staat terug te brengen.
6.3. De in het Gehuurde te verrichten werkzaamheden met betrekking tot de tijdelijke aansluitingen op de ECC Leiden-infrastructuur ter zake van elektriciteit, water, waterafvoer, gas, rookgasafvoer, het centraal antennesysteem, telefoon- en andere datacommunicatiemiddelen alsmede ter zake van pre- rigging en rigging (ophangen van tuidraden en aanbrengen van hangpunten) mogen uitsluitend worden uitgevoerd door de door ECC Leiden aan te wijzen installateur(s), tenzij tussen ECC Leiden en Huurder uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen; de hieraan verbonden kosten zijn voor rekening van Xxxxxxx en/of de Deelnemers.
6.4. Xxxxxxx aanvaardt het Gehuurde in de staat waarin het Gehuurde zich bij aanvang van de Huurperiode bevindt. Bij het einde van de Huurperiode geconstateerde gebreken worden geacht te zijn ontstaan tijdens de Huurperiode, tenzij Huurder bedoelde gebreken bij de aanvang van de Huurperiode schriftelijk heeft gemeld bij ECC Leiden of kan aantonen dat bedoelde gebreken reeds vóór de Huurperiode bestonden, dan wel sprake is van schade als gevolg van normale slijtage.
6.5. Op het in de Overeenkomst vermelde tijdstip van beëindiging van de Huurperiode dient Huurder het Gehuurde geheel ontruimd en schoon opgeleverd te hebben in de toestand zoals het ter beschikking is gesteld, met ongedaanmaking van iedere verandering die Huurder daaraan mocht hebben aangebracht. ECC Leiden is gemachtigd om, indien de oplevering op het hiervoor bedoelde tijdstip niet of niet tot haar genoegen heeft plaatsgevonden, de daarvoor noodzakelijke voorzieningen te treffen, zulks voor rekening van Xxxxxxx. Bij niet tijdige en/of schone oplevering zal Huurder aan ECC Leiden alle daaraan verbonden schade en kosten vergoeden. Huurder kan zich nimmer beroepen op stilzwijgende mondelinge huur of voortzetting van huur, tenzij in de Overeenkomst of de Overeenkomst uitdrukkelijk anders overeengekomen.
6.6. Alle schade tijdens de Huurperiode aan het Gehuurde en in of op de daarbij ter beschikking gestelde overige ruimte(n) en (buiten)terreinen ontstaan, door welke oorzaak ook, zal door ECC Leiden voor rekening van Xxxxxxx kunnen worden hersteld, tenzij veroorzaakt door ECC Leiden en/of haar personeel of als gevolg van normale slijtage.
7. Artikel – Bepalingen van orde
7.1. Huurder zal alle voorschriften en (wets-)bepalingen van de (nationaal en internationaal) bevoegde autoriteiten, waaronder de provincie Zuid-Holland, de gemeente Leiden, Brandweer, Omgevingsdienst, Voedsel en Warenautoriteit, Buma/Stemra en SENA ter zake van het Evenement c.q. de huur, het Gehuurde en/of de Huurperiode geven, stipt nakomen. Huurder zal uiterlijk drie (3) volle maanden vóór aanvang van de Huurperiode overleg plegen met ECC Leiden over de door hem voorgenomen indeling van het Gehuurde, opdat eventuele wijzigingen, noodzakelijk bijvoorbeeld in verband met brandweer- en/of andere voorschriften en/of het functioneren van het Gehuurde, tijdig kunnen worden aangebracht.
7.2. Bewaking en beveiliging van en binnen het Gehuurde dienen te geschieden in nauw overleg met ECC Leiden en met inachtneming van de redelijke richtlijnen, die door ECC Leiden ter zake van het beveiligingsprofiel worden gemaakt. Onder bewaking wordt mede begrepen de bewaking van de toegang(en) van het
Gehuurde gedurende de Huurperiode. Huurder zal de voorwaarden en aanwijzingen ter zake van ECC Leiden stipt nakomen.
7.3. Gedurende de Huurperiode zal ECC Leiden, in nauw overleg met Huurder, bij grotere Evenementen zorgdragen voor EHBO-serviceverlening.
7.4. Huurder zal ervoor zorgdragen dat het Gehuurde en de overige (mede) ter beschikking van het Evenement staande ruimte(n) en (buiten)terreinen tijdens de Huurperiode een verzorgd aanzien behouden.
7.5. Het aanbrengen van reclame in, aan, op en/of rondom het Gehuurde (met inbegrip van de in artikel 3.1 hierboven vermelde (openbare) ruimte(n) en (buiten)terreinen) dient in overleg met en met schriftelijke goedkeuring van ECC Leiden te geschieden onder de door ECC Leiden gestelde voorwaarden, met uitzondering van reclame op stands bij exposities.
7.6. Huurder aanvaardt de eventuele van het Gehuurde deel uitmakende apparatuur in de staat waarop deze zich bevindt bij aanvang van de Huurperiode. Huurder dient de apparatuur zorgvuldig en in overeenstemming met het doel te gebruiken en te retourneren aan het einde van de Huurperiode in dezelfde staat, waarin deze zich bevond bij aanvang van de Huurperiode. ECC Leiden is niet gehouden tot het vergoeden van enigerlei schade voortvloeiende uit de huur of het gebruik van de apparatuur, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid zijdens ECC Leiden. Eventueel te vergoeden schade blijft in alle gevallen beperkt tot herstel of vervanging van apparatuur, dan wel vergoeding van de kosten waarvoor ECC Leiden is verzekerd tot maximaal het bedrag waarvoor ECC Leiden ter zake is verzekerd.
7.7. Huurder ziet erop toe dat in het Gehuurde geen licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en andere gevaarlijke zaken (waaronder chemische bestrijdingsmiddelen en insecticiden), stank verspreidende stoffen, alsmede radioactieve bronnen tijdens de Huurperiode aanwezig zijn, tenzij hiervoor door ECC Leiden schriftelijk uitdrukkelijk toestemming is verleend. Huurder ziet er eveneens op toe dat de tijdens het Evenement gepresenteerde en in het Gehuurde aanwezige producten en diensten deugdelijk zullen zijn en steeds zullen voldoen aan de wettelijke en andere ter zake geldende eisen en voorschriften en geen inbreuk zullen maken op de rechten van derden.
7.8. Indien Huurder en/of Deelnemers in het Gehuurde gebruik maken van open, stromende, sproeiende en/of vernevelende vloeistoffen (bijvoorbeeld via aircosystemen, fonteinen, hogedrukreinigers, sauna’s, whirlpools, enz.), dienen Huurder en/of deze Deelnemers tijdig vooraf en schriftelijk ECC Leiden hiervan in kennis te stellen en in overleg met ECC Leiden alle veiligheidsvoorschriften stipt in acht te (doen) nemen. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van ECC Leiden is het niet toegestaan gebruik te maken van de in dit artikel omschreven toepassingen van deze vloeistoffen.
7.9. Het is niet toegestaan binnen het ECC Leiden te roken. Eventuele boetes bij overtreding van de Nederlandse wet- en regelgeving hieromtrent komen voor rekening van Xxxxxxx.
8. Artikel – Aansprakelijkheid
8.1. ECC Leiden is niet aansprakelijk voor enige schade als gevolg van het niet, niet volledig of niet tijdig nakomen van enige bepaling uit de Overeenkomst, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid zijdens ECC Leiden.
8.2. ECC Leiden is niet aansprakelijk voor de gevolgen van gebreken die zij niet kende of niet behoorde te kennen bij het aangaan van de Overeenkomst.
8.3. Huurder, door of namens Huurder ingeschakeld personeel en de Deelnemers en andere gebruikers van het Gehuurde alsmede alle zaken van Huurder, Deelnemers en andere gebruikers bevinden zich in het Gehuurde voor eigen risico, c.q. voor risico van deze partijen. ECC Leiden is niet gehouden deze risico’s te verzekeren. Huurder dient zich afdoende te verzekeren ter zake van wettelijke aansprakelijkheid, brand en
diefstal. Huurder zal ten laatste dertig (30) dagen vóór aanvang van de Huurperiode op eerste aanvraag van ECC Leiden een certificaat van haar verzekeringsmaatschappij(en) of verzekeringsmakelaar(s) verstrekken, waaruit blijkt dat Xxxxxxx adequaat is verzekerd ten tijde van de Huurperiode en de betreffende premies zijn voldaan. Huurder vrijwaart ECC Leiden volledig voor alle vorderingen of claims – hoe dan ook genaamd en in de meest brede zin van het woord – van ingeschakeld personeel, Deelnemers, andere gebruikers, et cetera, die verband houden met het gebruik van het Gehuurde door Huurder.
8.4. ECC Leiden is niet aansprakelijk voor bedrijfsschade van Huurder, Deelnemers of voor schade als gevolg van de activiteiten van andere huurders of van belemmeringen in het gebruik van het Gehuurde die derden veroorzaken.
8.5. Niet ECC Leiden maar Huurder is aansprakelijk voor schade(n), die in het Gehuurde en/of op de daarbij behorende terreinen, is (zijn) ontstaan aan zaken en/of personen.
8.6. Indien ECC Leiden in enig geval, ondanks het bovenstaande, voor enige schade aansprakelijk is, aanvaardt ECC Leiden slechts aansprakelijkheid voor zover deze aansprakelijkheid door haar verzekering wordt gedekt, tot het bedrag van de door de verzekering gedane uitkering.
8.7. Indien de verzekering in enig geval niet tot uitkering overgaat, is ECC Leiden nimmer aansprakelijk voor een hoger bedrag dan een bedrag gelijk aan de Zaalhuur.
9. Artikel – Vrijwaring
9.1. Huurder staat er jegens ECC Leiden voor in dat hij tijdig zal beschikken over alle benodigde vergunningen en ontheffingen om het Evenement in het Gehuurde te doen plaatsvinden, de vergunningen van de Gemeente daaronder begrepen, en dat hij aan alle eventuele daaraan verbonden voorschriften stipt zal voldoen. Weigering of intrekking van zodanige vergunningen of ontheffingen zal Xxxxxxx geen aanleiding kunnen geven tot kosteloze beëindiging van de Overeenkomst of enige andere aanspraak jegens ECC Leiden. Huurder zal een kopie van bedoelde toestemmingen en vergunningen, zodra ECC Leiden daarom verzoekt, aan ECC Leiden overleggen.
9.2. Huurder vrijwaart ECC Leiden voor alle aanspraken die derden in verband met het handelen of nalaten van Huurder en/of Deelnemers en/of van personen waarvoor Xxxxxxx aansprakelijk is of die zich vanwege Huurder en/of het Evenement in het Gehuurde bevinden, tegen ECC Leiden zouden kunnen doen gelden.
9.3. In Nederland geldt een verbod tot tewerkstelling van een vreemdeling zonder vergunning, zoals neergelegd in de Wet arbeid vreemdelingen (Wav). Huurder zal de wettelijke regelingen stipt in acht nemen en zal, onder verwijzing naar artikel 3.4 hierboven, de stipte naleving van de Wav ook opleggen aan de Deelnemers. Huurder erkent uitdrukkelijk dat ECC Leiden niet verantwoordelijk dan wel aansprakelijk is voor de naleving van de Wav ten aanzien van door of namens Huurder en de Deelnemers ingeschakeld personeel en/of derde(n) en vrijwaart ECC Leiden voor boetes en/of vorderingen die ECC Leiden ingevolge de Wav zijn opgelegd dan wel tegen ECC Leiden zijn ingesteld, ongeacht of deze boetes en/of vorderingen terecht zijn.
10. Artikel – Catering en restaurants
10.1. Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen is de catering binnen het Gehuurde uitsluitend voorbehouden aan ECC Leiden.
10.2. Het is Huurder en de Deelnemers niet toegestaan consumpties en/of genotsmiddelen te verkopen of gratis te verstrekken (bijvoorbeeld via sampling), tenzij in verband met de van kracht zijnde horecavergunningen en de voedselveiligheidsvoorschriften in Nederland op nader overeen te komen voorwaarden door of namens ECC Leiden schriftelijk uitdrukkelijk ontheffing is verleend. Het leveren van eet- en/of drinkwaren aan (personeel van) Huurder, Deelnemers en overige derden (daaronder begrepen het leveren van eet- en/of
drinkwaren op de stands binnen exposities) is derhalve voorbehouden aan ECC Leiden.
11. Artikel – Aanvullende bepalingen
11.1. Huurder is verplicht het personeel en de gemachtigden van ECC Leiden in het kader van de noodzakelijke uitoefening van hun werkzaamheden te allen tijde toegang tot het Gehuurde te verlenen, tenzij hierover schriftelijk uitdrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt.
11.2. Huurder en ECC Leiden zullen geheimhouding betrachten met betrekking tot de informatie in de Overeenkomst en de bij de uitvoering van de Overeenkomst ter beschikking komende informatie, waarvan de ene partij het vertrouwelijke karakter aan de wederpartij kenbaar heeft gemaakt of de wederpartij redelijkerwijs behoort te begrijpen dat de betreffende informatie vertrouwelijk is, tenzij en voor zover:
I. openbaarmaking wordt vereist door de Overeenkomst, de wet of door de rechter;
II. openbaarmaking wordt vereist door een toezichthouder of overheidslichaam;
III. de andere partij schriftelijk toestemming heeft gegeven voor openbaarmaking;
IV. de informatie in de openbaarheid is gekomen zonder dat dit aan de ander te wijten is;
V. openbaarmaking nodig is ter verkrijging van advies van een professionele adviseur.
In het geval van openbaarmaking van informatie in de gevallen zoals hierboven genoemd, zal de openbaar makende partij de wederpartij raadplegen ter zake van de inhoud, vorm en timing van de beoogde openbaarmaking.
11.3. De exploitatie van garderobes en toiletten in het Gehuurde is voorbehouden aan ECC Leiden en/of door ECC Leiden ingeschakelde derden.
11.4. Het is Huurder niet toegestaan personeel in dienst van ECC Leiden, dan wel ingeschakeld door ECC Leiden, fooien, beloningen of geschenken te geven.
11.5. Huurder gaat ermee akkoord dat het Evenement wordt opgenomen in publicaties van ECC Leiden inzake beurs- en/of congresactiviteiten.
11.6. Het is Xxxxxxx niet toegestaan in haar publicaties een andere naam en/of een beeldmerk van ECC Leiden te gebruiken zonder de schriftelijke uitdrukkelijke toestemming van ECC Leiden.
11.7. ECC Leiden heeft het recht om foto’s tijdens het evenement te maken en te gebruiken voor on en offline promotie.
12. Artikel - Annulering door Xxxxxxx
12.1. De Overeenkomst kan met onmiddellijke ingang door Huurder worden beëindigd:
12.2. in geval van faillissement, surseance van betaling of anderszins onvermogen van ECC Leiden om aan diens (financiële) verplichtingen te voldoen;
12.3. in geval ECC Leiden na schriftelijke ingebrekestelling (voor zover dit redelijkerwijs uitvoerbaar is in relatie tot het Evenement) tekortschiet in de nakoming van diens materiële verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst.
12.4. In geval van beëindiging door Xxxxxxx op grond van één van de redenen vermeld in artikel 12.1 hierboven, zal Huurder aan ECC Leiden geen Huursom en Depot verschuldigd zijn.
12.5. Bij annulering door Huurder van de huur van één of meer (vergader- en congres)zalen, foyers en of lounges hotelkamers en overige ruimten, is Xxxxxxx het in dit artikel opgenomen percentage van de Reserveringswaarde verschuldigd aan ECC Leiden:
• bij annulering meer dan 181 dagen voor aanvang van de Huurperiode tien (10) percent;
• bij annulering minder dan 182 maar meer dan 121 dagen voor aanvang van de Huurperiode vijfentwintig (25) percent;
• bij annulering minder dan 122 dagen maar meer dan 61 dagen voor aanvang van de Huurperiode vijftig (50) percent;
• bij annulering minder dan 62 dagen maar meer dan 31 dagen voor aanvang van de Huurperiode vijfenzeventig (75) percent;
• bij annulering minder dan 32 dagen voor aanvang van de Huurperiode honderd (100) percent.
12.6. Bij annulering door Huurder van door of namens ECC Leiden geoffreerde en geaccepteerde diensten en producten binnen veertien (14) dagen vóór aanvang van de Huurperiode, is Huurder verplicht aan ECC Leiden te voldoen de geoffreerde kosten met betrekking tot de levering van bedoelde diensten en producten. Bij annulering buiten deze periode is Huurder gehouden door of namens ECC Leiden gemaakte redelijke kosten ter zake aan ECC Leiden te voldoen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen tussen Huurder en ECC Leiden.
13. Artikel – Annulering door ECC Leiden
13.1. De Overeenkomst kan met onmiddellijke ingang door ECC Leiden worden beëindigd:
13.2. in geval van faillissement, surseance van betaling of anderszins onvermogen van Xxxxxxx om aan diens (financiële) verplichtingen te voldoen;
13.3. in geval beslag is gelegd op de materiële goederen of zaken van Huurder dan wel op bevel van de rechter soortgelijke maatregelen zijn genomen;
13.4. op last van de autoriteiten, bijvoorbeeld bij (dreigende) verstoring van de openbare orde;
13.5. in geval Huurder na schriftelijke ingebrekestelling (voor zover zulks redelijkerwijs uitvoerbaar is in relatie tot het Evenement) tekortschiet in de nakoming van diens materiële verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst.
13.6. Een beëindiging door ECC Leiden op grond van een van de redenen vermeld in artikel 13.1 hierboven geldt als een beëindiging die voor rekening en risico van Huurder komt en leidt tot schadeplichtigheid van Huurder. Betalingen door Xxxxxxx gelden als vergoeding van de door ECC Leiden geleden schade, onverminderd het recht van ECC Leiden om vergoeding van de werkelijke schade van Huurder te vorderen indien die werkelijke schade meer bedraagt.
13.7. In geval van beëindiging van de Overeenkomst door ECC Leiden als gevolg van één of meer van de omstandigheden zoals omschreven in artikel 13.1 hierboven, is ECC Leiden gerechtigd, na een ingebrekestelling (voor zover zulks redelijkerwijs uitvoerbaar is in relatie tot het Evenement), voor rekening en risico van Huurder datgene te doen of na te laten, waartoe Huurder ingevolge de Overeenkomst is verplicht, onverlet de verplichting van Huurder tot nakoming en vergoeding van de door de beëindiging ontstane kosten en schade.
13.8. ECC Leiden heeft het recht op grond van overmacht de Overeenkomst te annuleren of met onmiddellijke ingang op te zeggen dan wel aan Huurder, onder dezelfde voorwaarden, in redelijkheid vervangende ruimte(n) op de overeengekomen Huurperiode aan te bieden. In geval van een in dit lid omschreven annulering of wijziging heeft Xxxxxxx geen recht op vergoeding van enigerlei gemaakte kosten of schade. Indien de Overeenkomst door ECC Leiden op grond van overmacht wordt beëindigd, dan zal de reeds betaalde Huursom alsmede in voorkomende gevallen het Depot bijkomende kosten worden gerestitueerd.
13.9. Indien de in het vorige lid eventueel vervangende ruimte niet geschikt is, zulks in redelijkheid ter beoordeling van ECC Leiden, heeft Huurder het recht de overeenkomst(en) te ontbinden binnen zeven (7) werkdagen na het schriftelijk door ECC Leiden gedane en gedateerde voorstel zonder recht op vergoeding van enigerlei gemaakte kosten of schade met uitzondering van de restitutie van de reeds betaalde Huursom en in voorkomende gevallen het Depot bijkomende kosten.
14. Artikel – Parapluvergunning ECC Leiden – APV
14.1. ECC Leiden beschikt over een geïntegreerde vergunning voor de organisatie van uiteenlopende activiteiten. Indien Huurder en/of Deelnemers activiteiten wenst/wensen te organiseren, die vallen onder het bereik van de geïntegreerde vergunning van ECC Leiden, dient hij/dienen zij daarvoor toestemming te vragen aan ECC Leiden. Op dit verzoek beslist ECC Leiden zo spoedig mogelijk.
14.2. Xxxxxxx wordt geacht zich voorafgaand aan diens toestemmingsaanvraag ervan te vergewissen of de
activiteiten die hij x.x. xx Xxxxxxxxx voornemens is te organiseren, zijn onderworpen aan de toestemming van ECC Leiden. Een overzicht van de activiteiten die zijn onderworpen aan de toestemming van ECC Leiden, is op aanvraag kosteloos beschikbaar. Indien Huurder en/of de Deelnemer nalaat toestemming te vragen voor de organisatie van een activiteit die onder het bereik van de vergunning valt, kan ECC Leiden de toestemming zondermeer weigeren.
14.3. Indien ECC Leiden toestemming verleent voor de organisatie van een activiteit, is Huurder dan wel de betreffende Deelnemer gehouden tot stipte naleving van de aan de toestemming verbonden voorschriften. Huurder dan wel de betreffende Deelnemer is te allen tijde gehouden zijn medewerking te verlenen aan een controle op de naleving van de aan de verleende toestemming verbonden voorschriften.
14.4. Indien een Huurder dan wel de betreffende Deelnemer, enig aan de verleende toestemming verbonden voorschriften niet of gebrekkig naleeft, is Huurder voor de schade die ECC Leiden daardoor lijdt ten volle aansprakelijk. Onder schade worden mede begrepen de sancties die door of vanwege het bevoegd gezag aan ECC Leiden worden opgelegd vanwege handelen in strijd met of niet-naleving van de aan ECC Leiden verleende vergunning.
14.5. ECC Leiden is niet aansprakelijk voor enige schade die Huurder, dan wel de betreffende Deelnemer, lijdt als gevolg van het optreden van ECC Leiden als toezichthouder op de naleving van de aan de verleende toestemming verbonden voorschriften tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de zijde van ECC Leiden of als gevolg van handhavend optreden door het bevoegd gezag.
14.6. Huurder vrijwaart ECC Leiden voor alle aanspraken van derden die gebruik (wensen te) maken van de toestemming, voor zover deze aanspraken enig verband houden met onder meer het weigeren of verlenen van toestemming, de inhoud van de toestemming of de maatregelen die ECC Leiden of het bevoegd gezag neemt in het kader van toezicht op en handhaving van de aan de toestemming verbonden voorschriften. Een en ander laat onverlet de aansprakelijkheid van Huurder ingevolge het bepaalde in lid 5 hierboven.
15. Artikel – Toepasselijkheid Algemene Huurvoorwaarden
15.1. Indien en voor zover enige bepaling van de Algemene Huurvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van de Algemene Huurvoorwaarden onverminderd van kracht blijven. ECC Leiden zal dan in overleg met Xxxxxxx een nieuwe bepaling vaststellen ter vervanging van de nietige/vernietigde bepaling, waarbij zoveel mogelijk de strekking van de nietige/vernietigde bepaling in acht zal worden genomen.
15.2. Toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Huurder en/of Deelnemers wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, niettegenstaande enige eerdere of latere verwijzing naar of toepasselijk verklaring van algemene voorwaarden van Huurder en/of Deelnemers, bijvoorbeeld op facturen.
15.3. Naast de Algemene Huurvoorwaarden is het Accommodatiereglement van toepassing. Indien en voor zover het Accommodatiereglement strijdig is met de Algemene Huurvoorwaarden, prevaleren de bepalingen van het Accommodatiereglement.
15.4. Van de Algemene Huurvoorwaarden kan uitsluitend worden afgeweken door een schriftelijk document dat door ECC Leiden is ondertekend.
15.5. Huurder is ermee bekend en gaat er expliciet mee akkoord dat ECC Leiden de door beide partijen ondertekende Overeenkomst als PDF-file digitaliseert en uitsluitend deze digitale PDF-versie in haar archieven bewaart. Partijen merken de aldus gedigitaliseerde versie van de Overeenkomst aan als de originele Overeenkomst die partijen bindt en dezelfde rechts- en bewijskracht heeft als de onderhavige schriftelijke versie van de overeenkomst.
16. Artikel – Rechts- en forumkeuze
16.1. De Overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht.
16.2. De Rechtbank te Den Haag zal bij uitsluiting bevoegd zijn kennis te nemen van alle geschillen die mochten rijzen naar aanleiding van of bij de uitvoering van de Overeenkomst dan wel overeenkomsten die partijen ter zake van de Overeenkomst nog zullen sluiten, dan wel die op enigerlei andere wijze verband houden met de Overeenkomst.
16.3. Kennisgevingen en andersoortige aanzeggingen ter zake van de Overeenkomst kunnen persoonlijk of via aangetekend schrijven worden gericht aan de adressen, vermeld in de Overeenkomst.