Raadsstuk
Raadsstuk
Onderwerp: verlengen overeenkomst accountant BBV nr: 2016/165496
1. Inleiding
De overeenkomst met de huidige accountant PWC van de gemeente Haarlem heeft een looptijd van 5 jaar en expireert 1 juli 2017. Indien de dienstverlening naar tevredenheid van de gemeente Haarlem geschiedt, kan de overeenkomst drie maal met één jaar worden verlengd voor de boekjaren 2017 tot en met 2019. Minimaal drie maanden voor de expiratiedatum (expiratiedata: 1 juli 2017, 1 juli 2018, 1 juli 2019) wordt door de gemeente Haarlem ‘schriftelijk contact opgenomen’ over de mogelijke verlenging. Bedoeld wordt dat de verlenging schriftelijk wordt meegedeeld aan PWC. De maximale contractduur inclusief de optionele verlengingen is acht jaar en de overeenkomst eindigt uiterlijk dan ook per 1 juli 2020.
De Auditcommissie adviseert de raad conform artikel 3, derde lid van de verordening Auditcommissie over de selectie van de accountant. Het college is op grond van artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de Gemeentewet bevoegd tot het verlengen van de overeenkomst met de accountant te besluiten.
2. Voorstel aan de raad
Het college stelt de raad voor:
1. Te besluiten de aanwijzing van de accountant op grond van artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet te verlengen voor het boekjaar 2017 en wel tot 1 juli 2018.
2. In te stemmen met het besluit van het college om de aan de aanwijzing ten grondslag liggende overeenkomst met de accountant PWC te verlengen tot 1 juli 2018.
3. In te stemmen met het besluit van het college om de overeenkomst na de eerste verlenging nogmaals tweemaal te verlengen (voor de boekjaren 2018 en 2019) en wel tot resp. 1 juli 2019 en 1 juli 2020, tenzij advisering door de Auditcommissie tot een ander besluit leidt, en afhankelijk van die advisering te besluiten de aanwijzing van de accountant op grond van artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet voor diezelfde periode te verlengen.
4. Dit voorstel voor advies voor te leggen aan de Auditcommissie.
5. De op de bijlage bij dit raadsvoorstel opgelegde geheimhouding te bekrachtigen op grond van artikel 25, derde lid van de Gemeentewet vanwege de bescherming van de financiële en economische belangen van de gemeente alsmede tot voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van derde partijen, als bedoeld in artikel 10, tweede lid aanhef en onder b en g van de Wet openbaarheid van bestuur.
3. Beoogd resultaat
Voorzien in een accountantscontrole van de jaarrekeningen 2017, 2018 en 2019.
4. Argumenten
Voortzetting van het ingezette ontwikkeltraject met ondersteuning door PWC is de komende jaren van belang
PWC heeft in de aanbesteding gewonnen op basis van een offerte en presentatie met als titel: “Waar hard en zacht samenkomen”. Haarlem zocht een accountant die kritisch én
behulpzaam zou zijn bij het ‘self compliant’ zijn van de organisatie. De accountant heeft de afgelopen jaren laten zien kritisch en behulpzaam te zijn bij het lerend vermogen van de organisatie.
In het contract met PWC is overeengekomen dat een opbouw van eigen controlewerkzaamheden door Haarlem gelijktijdig een afbouw betekent van werkzaamheden van PWC. De accountant heeft vertrouwen in de kwaliteit van het Financial auditteam dat verantwoordelijk is voor de interne toets op het ‘self compliant’ zijn van de organisatie. Voor de oordeelsvorming kan de accountant terugvallen op het Financial auditteam. Het tempo van ontwikkeling van met name de organisatie is minder snel gegaan naar het oordeel van de accountant, maar inmiddels is het overeengekomen niveau wel bereikt. De controle op de jaarrekening 2014 heeft daarom ook niet tot meerwerk geleid.
PWC is nauw betrokken bij de nieuwe controlewerkzaamheden van de decentralisaties van het sociaal domein. Het is een ontwikkeltraject waarin gezamenlijk wordt opgetrokken. Een leerervaring die zich over meerdere jaren gaat uitstrekken.
PWC heeft de afgelopen jaren geholpen om de interne beheersing op orde te krijgen. Deze toegevoegde waarde zit in het kritisch volgen van de management control structuur, het toevoegen van kennis en het toepassen van kennis als gevolg van externe ontwikkelingen als decentralisaties sociaal domein en voor de komende periode met name de omgevingswet en data beveiliging. Maar ook als gevolg van interne ontwikkelingen als ‘flexibel en veilig’ en de gevolgen daarvan voor de management control structuur.
Gelet op de toegevoegde waarde die PWC de afgelopen jaren heeft bewezen en het belang om de gezamenlijke leerervaring bij de controle van de decentralisaties sociaal domein de komende jaren voort te zetten, tekent zich de volgende opvatting over de verlenging van het contract af:
• Het contract met PWC wordt een eerste keer verlengd tot 1 juli 2018.
• Het contract wordt daarna nog tweemaal verlengd tot resp. 1 juli 2019 en 1 juli 2020, tenzij. Het tenzij wordt bepaald door de tot dan toe opgedane ervaringen met PWC in het verlengingsjaar. Deze ervaringen worden ter advisering geagendeerd in de decembervergadering van de Auditcommissie van 2016 en 2017. Indien er vanuit de Auditcommissie geen redenen zijn om tot een nieuwe aanbesteding over te gaan, dan wordt er opnieuw met een jaar verlengd (maximaal twee jaar), zonder dat hiervoor opnieuw en op dat moment instemming van de raad nodig zal zijn.
• De nieuwe aanbestedingsprocedure wordt opgestart in het voorjaar van 2019, indien verlenging van het contract plaatsvindt tot 1 juli 2020. Indien een tweede of derde verlenging niet plaatsvinden, zal een nieuwe aanbestedingsprocedure worden gestart in resp. het voorjaar van 2017 of 2018.
Financiële gevolgen
In 2012 is een meerjarig contract met PWC afgesloten en wel voor vijf jaar. Het contract had een aanvangswaarde en zou aflopen naar een lager bedrag in 2016 bij een oplopend ‘self
compliant’ zijn van de gemeente Haarlem. Uiteindelijk heeft voor de afrekening van de controle jaarrekening 2014 een heroverweging plaatsgevonden. Haarlem is nu ‘self compliant’ en heeft een aantal specifieke vereisten. De interim controle vindt in twee delen plaats, de natuurlijke adviesfuncties en gesprekken zijn opgenomen in de basis bedrag. De basisvergoeding is op een vast bedrag bepaald. Voor de controle van de jaarrekening 2015
wordt het basisbedrag structureel en incidenteel opgehoogd vanwege de controles decentralisaties sociaal domein. Inclusief indexatie komt daarmee het bedrag voor de certificerende functie uit op een vast bedrag.
Geheimhouding op bijlage met financiële gegevens
De precieze bedragen over de vergoeding aan PWC voor de controlewerkzaamheden zijn in een bijlage bij dit raadsstuk opgenomen. Op de bijlage rust geheimhouding vanwege de bescherming van de financiële en economische belangen van de gemeente alsmede tot voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van derde partijen, als bedoeld in artikel 10, tweede lid aanhef en onder b en g van de Wet openbaarheid van bestuur.
Voorts rust op bijlage geheimhouding omdat met PWC contractueel een geheimhoudingsbeding is overeengekomen ter zake al hetgeen in het kader van de opdracht bij partijen bekend is. Ook de Aanbestedingswet verplicht tot een vertrouwelijke omgang met informatie die partijen in het kader van een aanbesteding vertrouwelijk aan de gemeente verstrekken. Dit betekent dat het college niet vrij is om gegevens uit het contract te openbaren.
5. Risico’s en kanttekeningen
Indien niet tijdig wordt besloten om het contract met PWC te verlengen tot 1 juli 2018, is er geen besluitvormingsruimte voor de raad meer om een andere afweging te maken, gelet op de duur van een in dat geval vereiste Europese aanbestedingsprocedure.
6. Uitvoering
Het concept raadsbesluit wordt voor advies voorgelegd aan de auditcommissie.
Wethouder financiën wordt gemandateerd om eventuele adviezen van de auditcommissie in het concept raadsbesluit te verwerken.
Na besluitvorming door de raad wordt PWC hiervan op de hoogte gebracht.
7. Bijlagen
Bijlage: financiële gegevens van de overeenkomst (GEHEIM).
8. Raadsbesluit
De raad der gemeente Haarlem,
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders Besluit met inachtneming van het advies van de Auditcommissie.
1. Te besluiten de aanwijzing van de accountant op grond van artikel 213, tweede lid
van de Gemeentewet te verlengen voor het boekjaar 2017 en wel tot 1 juli 2018.
2. In te stemmen met het besluit van het college om de aan de aanwijzing ten grondslag liggende overeenkomst met de accountant PWC te verlengen tot 1 juli 2018.
3. In te stemmen met het besluit van het college om de overeenkomst na de eerste verlenging nogmaals tweemaal te verlengen (voor de boekjaren 2018 en 2019) en wel tot resp. 1 juli 2019 en 1 juli 2020, tenzij advisering door de Auditcommissie tot een ander besluit leidt, en afhankelijk van die advisering te besluiten de aanwijzing van de accountant op grond van artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet voor diezelfde periode te verlengen.
4. De op de bijlage bij dit raadsvoorstel opgelegde geheimhouding te bekrachtigen op grond van artikel 25, derde lid van de Gemeentewet vanwege de bescherming van de financiële en economische belangen van de gemeente alsmede tot voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van derde partijen, als bedoeld in artikel 10, tweede lid aanhef en onder b en g van de Wet openbaarheid van bestuur.
Gedaan in de vergadering van (wordt ingevuld door de griffie)
De griffier De voorzitter