Algemene voorwaarden terbeschikkingstelling
Algemene voorwaarden terbeschikkingstelling zalen De Krook
Inhoudstafel
1. Doel
2. Definities
3. Doelgroep en toepassingsgebied
4. Tarieven en kosten bijkomende dienstverlening
5. Algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden
6. Aanvraag en annulatie
7. Verzekering
8. Aansprakelijkheid
9. Controle
10. Inwerkingtreding en duurtijd
11. Bijlage - Model overeenkomst terbeschikkingstelling
Algemene voorwaarden terbeschikkingstelling
1. Doel
1.1. Cvba Waalse Krook stelt een aantal zalen van De Krook waarvan zij eigenaar is ter beschikking voor occasionele of repetitieve (niet-permanente) activiteiten van particulieren, feitelijke verenigingen en andere organisaties, onder de hierna volgende algemene voorwaarden.
1.2. Voor elke terbeschikkingstelling wordt een individuele overeenkomst terbeschikkingstelling afgesloten volgens het model in bijlage, waarin de bijzondere voorwaarden worden vastgelegd.
2. Definities
In deze Algemene Voorwaarden hebben de onderstaande termen de ernaast vermelde betekenis.
2.1. Cvba: cvba Waalse Krook met zetel te 0000 Xxxx, Xxxxxxxxxx 0, RPR Gent en ondernemingsnummer 0819.226.861.
2.2. Aanvrager: de natuurlijke persoon die voor zichzelf of namens een feitelijke vereniging een aanvraag tot terbeschikkingstelling van een zaal indient, of de organisatie met eigen rechtspersoonlijkheid namens dewelke een aanvraag wordt ingediend.
2.3. Vaste gebruiker: de vennoten van cvba Waalse Krook die een beroepswerkzaamheid uitoefenen in De Krook, namelijk Stad Gent (openbare bibliotheek De Krook), Universiteit Gent en vzw IMEC.
2.4. Gebruiker: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die een zaal ter beschikking gesteld wordt door de cvba.
2.5. De Krook: het volledige gebouw gelegen te 0000 Xxxx, Miriam Makebaplein 1, waarvan de Stad Gent (openbare bibliotheek De Krook), Universiteit Gent en vzw IMEC de vaste en hoofdzakelijke gebruikers zijn.
2.6. Zaal: één van onderstaande zalen, die door de cvba ter beschikking gesteld wordt voor occasioneel of repetitief (niet-permanent) gebruik volgens onderhavige algemene voorwaarden en de bijzondere voorwaarden van de individuele overeenkomst.
Maximum- capaciteit | Opper- vlakte (m²) | Standaard- opstelling | Bijzondere kenmerken | |
DE BLAUWE | 185 | 195 | Theater | Geluidsinstallatie - |
VOGEL (-1) | Verplaatsbaar podium | |||
(16 elementen van 150 | ||||
cm x 75 cm x verstelbaar | ||||
in hoogte van 25-40 cm) | ||||
- Vaste beamer - Vast | ||||
projectiescherm – | ||||
Spreekgestoelte - | ||||
Verduisterbaar | ||||
VOS (-1) | 40 | 58 | / | Vloerbekleding in |
(= dichtst bij Blauwe vogel) | linoleum - | |||
Verduisterbaar - | ||||
Waterkraantje - Mobiel | ||||
scherm 55” | ||||
HAAS (-1) (= dichtst bij kantoren jeugd) | 40 | 55 | U-vorm | Vloerbekleding in linoleum - Verduisterbaar - |
Mobiel scherm 55” | ||||
DE TWISTAPPEL (1) (= dichtst bij infobalie 1) | 36 | 50 | / | Klein podium – Spreekgestoelte - Mobiel scherm 55” |
DE LAATKOMER (1) (= in de verste hoek op 1) | 50 | 60 | / | Klein podium – Spreekgestoelte - Mobiel scherm 55” |
DE VERWONDERING – digilab (2) | 28 (aan tafels) 60 (in theater) | 96 | School | Klein podium – vaste opstelling (school) - Mobiel scherm 55” |
VERGETEN STRAAT (2) | 36 | 56 | / | Klein podium – Spreekgestoelte - Mobiel scherm 55” |
Algemene kenmerken van de zalen:
▪ Plattegronden en foto’s als bijlage
▪ Standaarduitrusting: stapelbare stoelen en plooitafels 140 x 70 cm
▪ Extra materiaal zoals magneetwanden, mobiele balie, andere zitelementen,… is op aanvraag en na offerte.
▪ Alle zalen zijn toegankelijk (ook voor rolstoelgebruikers) langs de hoofdingang van de bibliotheek (met lift, helling of trap)
▪ Maximum capaciteit = maximum toegelaten aantal personen volgens brandweernormen.
2.7. Eredienst: een uiterlijke vorm van godsdienstbeoefening, waarbij rituelen en/of ceremonieën worden uitgevoerd.
2.8. Publiek toegankelijke activiteiten: activiteiten waaraan iedereen kan deelnemen, al dan niet mits betaling van toegangsgeld.
3. Doelgroep en toepassingsgebied
3.1. Een aanvraag tot terbeschikkingstelling kan ingediend worden door elke natuurlijke persoon, als particulier of namens een feitelijke vereniging en elke organisatie met rechtspersoonlijkheid.
3.2. Volgende activiteiten zijn uitgesloten:
▪ Activiteiten die strijdig zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden;
▪ Activiteiten die in het algemeen of in een bepaalde zaal een groot risico op schade of overlast inhouden;
▪ Activiteiten tijdens de sperperiode voorafgaand aan verkiezingen uitgaande van één welbepaalde politieke partij;
▪ Erediensten;
▪ Publieke of private dansfeesten;
▪ Bereiden van warme maaltijden of frituren.
4. Tarieven en kosten bijkomende dienstverlening
4.1. Voor het gebruik is een tarief verschuldigd per zaal en per dagdeel. Ieder begonnen dagdeel wordt dan als een volledig dagdeel aangerekend. Het dagdeel omvat ook de opbouw en afbraak van de activiteit. Een dagdeel krijgt een andere invulling naargelang de zaal.
• De blauwe vogel: 1 dagdeel bedraagt vijf aaneensluitende uren.
• Andere zalen: Een dagdeel duurt:
- Of: van 9u tot 12u30 (voormiddag);
- Of: van 13u30 tot 17u (middag);
- Of: van 18u tot 21u30 (avond)
4.2. Er gelden verschillende tarieven naargelang de aard van de activiteit en het werkveld van de organisatie die de aanvraag doet.
Naast de basisprijs zijn er 2 kortingscategorieën.
Kortingscategorie 1:
Deze korting geldt voor publiek toegankelijke activiteiten waarin cultuur, onderzoek of innovatie centraal staan. De cvba beslist autonoom of de geplande activiteit al dan niet in één van deze drie domeinen thuis hoort.
Kortingscategorie 2:
Een bijkomende korting geldt voor
- organisaties die actief zijn in de werkvelden ‘sociaal-cultureel volwassenenwerk, jeugdwerk, onderwijs, cultuur en cultureel-erfgoed, kunsten, amateurkunsten, vrijetijdsparticipatie en jeugdwerk’. De bewijslast ligt hiervoor bij de aanvrager.
- de vaste gebruikers
Basisprijs | - Publiek toegankelijke activiteiten - Cultuur, onderzoek en innovatie staan centraal | - Publiek toegankelijke activiteiten - Cultuur, onderzoek en innovatie staan centraal - De organisator is actief in de werkvelden uit 4.2 | ||||
Kortingscategorie 1 | Kortingscategorie 2 | |||||
btw exclusief | btw inclusief | btw exclusief | btw inclusief | btw exclusief | btw inclusief | |
De blauwe vogel | 1.000 € | 1.210 € | 500 € | 605 € | 140 € | 169,5 € |
Vos | 250 € | 302,5 € | 125 € | 151 € | 50 € | 60,5 € |
Haas | 250 € | 302,5 € | 125 € | 151 € | 50 € | 60,5 € |
De twistappel | 250 € | 302,5 € | 125 € | 151 € | 50 € | 60,5 € |
De laatkomer | 250 € | 302,5 € | 125 € | 151 € | 50 € | 60,5 € |
Xxxxxxxx xxxxxx | 000 € | 302,5 € | 125 € | 151 € | 50 € | 60,5 € |
Vos en Haas | 300 € | 363 € | 150 € | 181,5 € | 90 € | 109 € |
De verwondering – digilab | 300 € | 363 € | 150 € | 181,5 € | 90 € | 109 € |
- Prijzen per dagdeel - De prijs van “De blauwe vogel” voor een volledige dag bestaat uit de prijs van 2 dagdelen. | ||||||
4.3. Zijn steeds inbegrepen in bovenstaande tarieven: basis dienstverlening zoals klaarzetten van de zaal, informatie over het gebruik van de technieken, security van maandag tot zaterdag van 8u00 tot 22u00, een verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid in de zin van 7.2, verbruik van water, elektriciteit en gas.
4.4. Op verzoek van de aanvrager, kan de cvba voorzien in bijkomende dienstverlening op basis van een offerte (bv. extra technische uitrusting of security buiten de uren van de basisdienstverlening). Deze extra diensten worden apart aangerekend bovenop het tarief.
4.5. De gebruiker betaalt de factuur van de terbeschikkingstelling en de kosten voor eventuele bijkomende dienstverlening voorafgaand aan de geplande activiteit en uiterlijk 10 dagen na ontvangstdatum van de factuur. Pas bij betaling van de factuur is de reservatie definitief.
4.6. Catering is niet inbegrepen in de dienstverlening. Het staat de gebruiker vrij om afspraken te maken met de uitbaters van het café of zelf de nodige voorzieningen te treffen.
5. Algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden
5.1. De algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden gelden voor alle zalen en hun bijhorigheden (gangen, toiletten, …), onverminderd de bijzondere voorwaarden van de individuele overeenkomst terbeschikkingstelling.
5.2. De gebruiker zorgt ervoor dat deze bepalingen ook nageleefd worden door zijn/haar eventuele aangestelden en de deelnemers aan zijn/haar activiteit in de zaal en de bijhorigheden.
5.3. De zaal mag enkel en alleen gebruikt worden voor de activiteit zoals beschreven in de aanvraag en waarvoor de terbeschikkingstelling werd toegestaan.
5.4. De gebruiker die geniet van een korting, is verplicht in al zijn communicatie over de activiteit het logo van De Krook te vermelden.
5.5. De gebruiker kan het gebruik van de zaal en de bijhorigheden niet afstaan aan derden.
5.6. Verantwoordelijkheden van de gebruiker:
▪ Zorgen voor alle nodige vergunningen en toelatingen (bv. SABAM, …) en naleving van alle andere wettelijke verplichtingen;
▪ Xxxxx over de strikte naleving van de veiligheidsnormen opgelegd door de toepasselijke regelgeving, de brandweer en/of de politie van de Stad Gent. Onder voorbehoud van andere of aanvullende vereisten, betekent dit onder meer het volgende:
a. Het maximum aantal toegelaten personen wordt in geen geval overschreden;
b. Alle uitgangen moeten effectief gebruikt kunnen worden tijdens de activiteit: er wordt geen materiaal voor de uitgangen geplaatst en de uitgangen zijn niet op slot;
c. Brandblusapparaten en evacuatieplannen worden niet verplaatst en moeten altijd duidelijk zichtbaar blijven;
d. Gasflessen worden niet in het gebouw binnengebracht;
e. Er wordt geen rookinstallatie gebruikt;
f. Er wordt geen vuur gemaakt;
g. Alle mogelijke voorzorgsmaatregelen worden genomen om brand(gevaar) te vermijden;
▪ Xxxxx over de strikte naleving van het rookverbod in de zaal en het gebouw;
▪ Vermijden van overlast (bvb. geluidshinder) in en rond het gebouw;
▪ In geval van incidenten of calamiteiten tijdens of naar aanleiding van het gebruik van een zaal: onmiddellijk gepaste maatregelen nemen en de bewakingsagent verwittigen en zo nodig de hulpdiensten inschakelen.
5.7. De gebruiker draagt als een goede huisvader zorg voor de zaal, de bijhorigheden (gangen, toiletten, …) en de daarin aanwezige uitrusting van de cvba. Onder voorbehoud van aanvullende of andersluidende bepalingen in de individuele overeenkomst terbeschikkingstelling, betekent dit onder meer het volgende:
▪ De gebruiker verlaat de zaal in goede staat van onderhoud en netheid, zoals zij zich bevond bij aankomst. Alle afval dient gedeponeerd te worden op de daarvoor voorzien plaats. Bij het betreden en verlaten van de zaal wordt een tegensprekelijke plaatsbeschrijving
opgemaakt, die voor akkoord wordt ondertekend door beide partijen. Er wordt niets verankerd aan de wanden, plafonds, deuren, zuilen of vloer.
▪ De gebruiker zorgt na zijn/haar gebruik voor het doven van de lichten en het uitschakelen van alle technische installaties. De gebruiker bezorgt de badge op het afgesproken moment en de afgesproken plaats aan de afgevaardigde van de cvba.
▪ Dieren zijn niet toegelaten in de zaal, met uitzondering van geattesteerde assistentiehonden.
▪ De gebruiker oefent geen bezigheden uit die van aard zijn de andere gebruikers van De Krook te hinderen, noch de reputatie van De Krook enigerlei wijze aan te tasten.
5.8. Bijzondere gebruiksvoorwaarden voortvloeiend uit de neutraliteit van de openbare bibliotheek
Volgens het Decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012 werkt de openbare bibliotheek, zijnde de vaste hoofdgebruiker van Xx Xxxxx, in een geest van objectiviteit en vrij van levensbeschouwelijke, politieke en commerciële invloeden. Dit impliceert dat het
5.9. tijdens de openingsuren van de bibliotheek
- niet is toegestaan om in De Krook en in de “onmiddellijke omgeving” ervan politieke, religieuze of levensbeschouwelijke propaganda of commerciële reclame te voeren, tenzij in de van het publiek afsluitbare zaal De Blauwe Vogel zelf wanneer dit kadert binnen de toegestane activiteit en geen inbreuk vormt op de wet, de openbare orde of de goede zeden.
- niet is toegestaan om in De Krook en in de “onmiddellijke omgeving” ervan boodschappen, vlaggen, logo’s of symbolen van politieke, religieuze, levensbeschouwelijke of commerciële aard ophangen of plaatsen, met uitzondering van de inrichting van de van het publiek afsluitbare zaal De Blauwe Vogel zelf en een zakelijke aankondiging (door en in overleg met de cvba) van de activiteit in de zalen op de video wall in de hoofdinkomhal van de bibliotheek.
5.10. buiten de openingsuren van de bibliotheek
- niet toegestaan is om in de “onmiddellijke omgeving” van het gebouw politieke, religieuze, levensbeschouwelijke propaganda of commerciële reclame te voeren of boodschappen, vlaggen, logo’s of symbolen van politieke, religieuze, levensbeschouwelijke of commerciële aard op te hangen of te plaatsen.
Onder “onmiddellijke omgeving” van De Krook wordt verstaan het Miriam Makebaplein, de passerelles langs weerszijden van het gebouw en het terras van het Krookcafé.
6. Aanvraag en annulatie
6.1. Informatie over de zalen die onder deze algemene voorwaarden vallen, is beschikbaar op de website xxx.xxxxxxx.xx of bij het onthaal van De Krook (bereikbaar via het nummer 09 323 68 00 en xxxxx@xxxxxxx.xx .
6.2. Geïnteresseerden sturen hun aanvraag minstens 30 werkdagen vóór de gewenste datum van ingebruikname naar xxxxx@xxxxxxx.xx. De aanvrager vermeldt verplicht de datum, start- en einduur, aard en doel van de geplande activiteit, het aantal deelnemers, of hij/zij al dan niet zelf in catering zal voorzien alsook eventuele bijzondere wensen met betrekking tot de inrichting van de zaal.
6.3. De cvba licht de aanvrager per email in over de aanvaarding of weigering van zijn reservatie uiterlijk 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag en maakt tegelijk de individuele overeenkomst terbeschikkingstelling over.
6.4. De aanvrager kan zijn/haar aanvraag kosteloos annuleren via xxxxx@xxxxxxx.xx tot 20 werkdagen voor de geplande datum. Bij laattijdige annulatie tot de 6de werkdag vóór de geplande datum, is de aanvrager 50% van het tarief verschuldigd. Annuleert de aanvrager minder dan 5 werkdagen vóór de geplande datum, dan is het volledige tarief verschuldigd.
7. Verzekering
7.1. De zalen zijn door de cvba, eigenaar van het gebouw, verzekerd tegen brand en aanverwante risico’s.
7.2. De cvba sluit een verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid af voor de volledige gebruiksduur van het zaal.
De waarborgen van deze verzekering worden uitsluitend verleend aan de particulieren, verenigingen, groeperingen, instellingen of organismen allerhande die de verzekerde activiteit organiseren alsmede hun organen, aangestelden en andere medewerkers, met uitsluiting van alle andere personen die de activiteit bijwonen. In het verzekeringscontract zal een vrijstelling bepaald zijn per schadegeval.
8. Aansprakelijkheid
8.1. Wanneer de aanvraag wordt ingediend namens een feitelijke vereniging, dan verbindt de natuurlijke persoon die de aanvraag indient zich persoonlijk.
8.2. Onverminderd de eventuele contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid van derden, kan de cvba de gebruiker aanspreken voor enigerlei schade die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de niet-naleving van deze Algemene Voorwaarden of de individuele overeenkomst terbeschikkingstelling, dan wel van zijn/haar fout of onzorgvuldigheid bij het gebruik van de zaal en de bijhorigheden.
8.3. De cvba draagt zelf geen enkele verantwoordelijkheid voor de activiteiten van de aanvrager, eventuele aangestelden en deelnemers, en de schade die hier rechtstreeks of onrechtstreeks uit zou kunnen volgen.
9. Controle
9.1. De cvba behoudt zich het recht voor om bijkomende inlichtingen in te winnen bij de aanvrager of bij derden mocht dit noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de aanvraag.
9.2. De cvba kan ten allen tijde controle uitoefenen op het gebruik van de zaal.
10. Inwerkingtreding en duurtijd
10.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn goedgekeurd door de Raad van Bestuur van cvba Waalse Krook op XX/XX/2017. Ze gelden met ingang van XX/XX/2017 voor onbepaalde duur. De cvba behoudt zich het recht voor om de voorwaarden te evalueren en eventueel aan te passen.