TUSSEN DE ONDERGETEKENDEN:
TUSSEN DE ONDERGETEKENDEN:
Stad Genk, met zetel te 0000 Xxxx, Xxxxxxxxxx 0, XXX xx. 0207.201.797, vertegenwoordigd door haar college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden Xxx Xxxxx, burgemeester en Xxxxx Xx Xxxxx, algemeen directeur.
Hierna genoemd de stad of de concessiegever . EN
***naam concessionaris***, met zetel te ***adres*** en ondernemingsnummer ***, hier vertegenwoordigd door ***naam en functie***,
Hierna genoemd de concessionaris.
WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:
Voorafgaand artikel
Deze overeenkomst wordt afgesloten onder de opschortende voorwaarde van niet-schorsing of niet- vernietiging van de beslissing waarop deze overeenkomst gesteund is, door de hogere overheid, conform de wettelijke bepalingen terzake.
Inleidend artikel: situatieschets
De stad Genk wenst tijdens Genk On Stage het terras aan de bibliotheek vrij te geven aan een partner om een nieuwe invulling te geven en een tijdelijke VIP-horecagelegenheid te laten uitbaten in de vorm van een concessie van diensten. De stad doet deze uitbating niet zelf, maar doet hiervoor beroep op een concessionaris.
De VIP-zone is een concept waarbij bezoekers, bedrijven, ondernemers, … van Genk On Stage kunnen genieten met net wat meer comfort en luxe. De VIP-gasten kunnen genieten van een hoogwaardig drank- en eetaanbod in een afgesloten zone. Daarnaast biedt deze zone een uniek zicht op de Main Stage van het festival, vermits deze zone hoger gelegen is dan de rest van het festivalterrein op het Stadsplein.
Het principe achter een concessie is dat de stad als opdrachtgever bepaalt aan welke voorwaarden de exploitatie moet voldoen, maar zelf niet instaat voor de uitvoering. De uitvoering gebeurt door de concessionaris die dit geheel op eigen risico doet en ook zonder hiervoor een vergoeding van de stad te ontvangen. De opbrengsten voor de concessionaris komen voort uit de exploitatie zelf.
De concessie loopt voor minstens één editie van Genk On Stage, met mogelijke verlenging. De voorwaarden waaronder de exploitatie gebeurt zijn in deze overeenkomst omschreven. Artikel 1. Locatie
Voor zijn opdracht zal de concessionaris gebruik maken van het terras aan de bibliotheek op het Stadsplein en de zone errond, dat eigendom is van de Stad Genk. Deze locatie is aangeduid op het grondplan in bijlage
1, dat deel uitmaakt van deze overeenkomst. De concessionaris heeft het recht en tevens de plicht om zijn exploitatie binnen deze afbakening te realiseren. Het is niet toegestaan bijkomende gronden in gebruik te nemen.
Het betreft een locatie in openlucht.
Artikel 2. Voorzieningen door partijen
2.1. Te voorzien door de Stad
• Podiumelementen;(het aantal en de grootte van de elementen wordt bepaald in onderling overleg met Stad Genk)
• Communicatie;
• Programmatie op het hoofdpodium.
2.2. Te voorzien door de concessionaris
• Een totaalproductie van A tot Z, volledig in handen van de concessionaris.
• Een kwalitatieve catering en drankaanbod voor de VIP-gasten, dat thuishoort op een festival zoals Genk On Stage: zowel een all-in formule als betalende bar zijn toegelaten;
• Een capaciteit van minimum 250 bezoekers per dag;
• Ticketing / guestlist systeem door de concessionaris georganiseerd, met een commissie van 5% per verkocht ticket aan Stad Genk;
• De totale commissie aan Stad Genk bedraagt minimaal € 2.500,00 en maximaal € 5.000,00;
• Volledige productie van de VIP-zone, die voorzien is tegen regenweer of extreem warm weer
(overkappingen, schaduwplekken, windzeilen,…);
• Communicatie in samenwerking met de organisatie van Genk On Stage;
• 150 gratis tickets voor te behouden voor Stad Genk (inclusief catering/drank). Aantal onder voorbehoud;
• Doelgroep: ondernemers, bedrijven, privé-personen,… Iedereen die op zoek is naar het organiseren van een VIP-ervaring op Genk On Stage
• Voor, tijdens en na het festival de volledige organisatie van de VIP-zone in handen nemen. De VIP- gasten moeten vlot onthaald worden, een zorgeloze ervaring beleven en telkens kunnen terugvallen op een vlotte service.
• De communicatie naar de buitenwereld en naar (potentiële) VIP-gasten verloopt op een vriendelijke en warme manier. De concessionaris draagt ook mee het merk Genk On Stage uit en moet ten alle tijden positief hiermee omgaan.
Artikel 3. Nutsvoorzieningen
Stad Genk stelt volgende voorzieningen ter beschikking:
• Een oppervlakte van 320 m²
• 1x stroompunt van 63A en 1X stroompunt van 25A
• 1x wateraansluiting voor bv. tuinslang
De concessionaris staat zelf in voor bijkomende elektrische voeding(en) indien dit vereist is voor zijn uitbating. De verbruikskosten van alle nutsvoorzieningen zijn ten laste van de concessiegever.
De stad voorziet in een stabiele netwerkoplossing.
Geen verhaal, in welke zin ook, zal tegen de concessiegever kunnen worden uitgeoefend in geval van plots of toevallig uitvallen van de nutsvoorzieningen (water inclusief afvoer en elektriciteit), waardoor de concessionaris ervan afziet om schadevergoeding of concessievermindering te eisen van de concessiegever, behalve in geval van nalatigheid of fout van de concessiegever.
Artikel 4. Betaalsysteem
De concessionaris stelt een betaalsysteem voor in de VIP-zone die het toelaat om zowel cash, Bancontact, VISA/Mastercard, de Doe es Genk-kaart, buitenlandse kaarten, … te betalen. Er kan gebruik gemaakt worden van het GOS-betaalsysteem, die al deze betaalmogelijkheden bevatten. In dit geval dient het aantal terminals en de huurprijs hiervan overeen te komen met Stad Genk.
Indien gebruik gemaakt wordt van het GOS betaalsysteem zal er een gepersonaliseerd account worden aangemaakt voor de concessiehouder. Alle inkomsten zullen rechtstreeks naar dit account vloeien. De uitbetaling van de inkomende gelden zullen echter pas uitbetaald worden wanneer de verbruiken en de saldo van herbruikbaar cateringmateriaal gecheckt en goedgekeurd zijn door Stad Genk. De maximale termijn van uitbetaling bedraagt 6 weken.
Indien er onvoorziene problemen zich zouden voordoen met de betaalterminals, kan de Stad Genk niet aansprakelijk gesteld worden hiervoor. Er kan in dat geval dan ook geen schadevergoeding geëist worden van de concessionaris.
Artikel 5. Staat, onderhoud en herstellingen
5.1. Staat
De locatie wordt ter beschikking gesteld in de huidige staat, gekend door de concessionaris die verklaart deze te hebben bezichtigd en geen zichtbare gebreken te hebben vastgesteld. Aan het einde van iedere concessieperiode zal de concessionaris deze locatie in dezelfde staat moeten achterlaten.
Voor aanvang van de concessie zal een fotoverslag worden gemaakt van de locatie, de toestand van locatie en het omliggende terrein, hetgeen door beide partijen zal worden ondertekend. Dit fotoverslag zal gelden als plaatsbeschrijving bij aanvang. Na afloop van de concessie zal aan de hand van dit verslag de staat van de locatie worden gecontroleerd. Dit zal gebeuren bij aanvang en afloop van iedere concessieperiode.
5.2. Onderhoud
De concessionaris verbindt zich ertoe om de horeca-aangelegenheid, alsook de omgeving goed te onderhouden en als een goede huisvader te gebruiken, zonder de aard of de bestemming ervan te veranderen en het bij het einde van de concessie terug te geven in de staat zoals deze ontvangen werd, behoudens schade veroorzaakt door overmacht.
5.3. Afval
De concessionaris staat in voor de verwijdering en afvoer van het afval afkomstig van de exploitatie. De technische diensten van Stad Genk bieden tijdens het festival ondersteuning aan in afvalbeleid. Indien na het festival wordt vastgesteld dat er afval werd achtergelaten door de concessionaris of dat de afvalverwijdering niet naar behoren werd gedaan kan de concessionaris gehouden zijn tot een schadevergoeding. Deze schadevergoeding wordt beoordeeld in manuren indien er extra personeel dient ingezet te worden door de stad Genk om alles op te ruimen of in de effectieve betaling van een factuur indien dit door een derde wordt opgeruimd.
Artikel 6. Bestemming
De concessionaris zal de locatie enkel mogen exploiteren als horecaconcessie en VIP-zone.
Het respecteren van de bestemming vormt een essentieel bestanddeel van deze concessieovereenkomst zonder dewelke de concessiegever ze niet zou hebben gesloten. Ingeval de concessionaris zonder toestemming van de concessiegever de bestemming wijzigt, zal de overeenkomst van rechtswege ontbonden zijn.
Artikel 7. Uitbatingsvoorwaarden
7.1. Aanbod en prijslijst
De concessionaris voorziet een gevarieerd aanbod van drank afgestemd op het overige drankaanbod op Genk On Stage. Het drankaanbod moet afgestemd worden met Stad Genk conform afspraken assortiment Alken-Maes en evt andere sponsors van het festival
De concessionaris voorziet een kwalitatieve food formule voor VIP-gasten. De formule moet goedgekeurd worden door Stad Genk.
De prijslijst dient duidelijk en zichtbaar te zijn voor de klanten. Daarnaast moeten de prijzen conform zijn de prijsafspraken tijdens Genk On Stage, opgelegd door Stad Genk.
7.2. Herbruikbaar cateringmateriaal
Sinds 15 juni 2023 is het in Vlaanderen wettelijk verplicht (Vlarema 9 Art 5.3.12.1 & 5.3.12.4) om volledig met herbruikbaar materiaal te werken op evenementen en festivals.
Voor de concessionaris betekent dit dat er tijdens Genk On Stage enkel nog met verpakkingsmaterialen (incl bestek) bestaande uit herbruikbaar materiaal mag gewerkt worden. De concessionaris mag in de VIP-zone ook gebruik maken van glaswerk, als er gegarandeerd kan worden dat het glas niet op het festivalterrein terecht kan komen en dus enkel binnen deze zone blijft.
Artikel 8. Voorschriften en vergunningen
De concessionaris staat in voor de naleving van de voorschriften inzake milieu, arbeidsveiligheid, hygiëne, gezondheid en dergelijke gedurende de duur van deze concessieovereenkomst en haar eventuele verlengingen. Deze bepaling geldt zowel voor huidige als toekomstige reglementeringen.
De concessionaris moet voldoen aan alle stedelijke en andere regelgeving van toepassing op de exploitatie. Hij vraagt indien nodig op eigen initiatief tijdig een exploitatievergunning horeca aan bij de afdeling Economie van de stad Genk en dient hierover te beschikken alvorens de exploitatie start.
De exploitatie moet aansluiten op de voorschriften van het terrassenreglement van de stad indien dit nodig is.
Artikel 9. Hinder en overlast
De concessionaris zal als horecaprofessional zijn uitbating op kwalitatieve wijze realiseren. Hij/zij houdt er bij zijn/haar uitbating (niet limitatief) o.a. rekening mee dat hij/zij de opgelegde geluidsnormen respecteert, toeziet op algemene netheid van de locatie, toiletten en directe omgeving, …
Wat betreft het spelen van muziek in de VIP-zone, zal de concessionaris zich moeten schikken naar de richtlijnen van de organisatie. Het is verboden om tijdens de optredens op de Main Stage elke vorm van muziek
af te spelen. Indien de concessionaris muziek wil afspelen voor, tussen of na optredens, dienen ze in overleg te gaan met stad Genk om hier toestemming voor te krijgen. In elk geval dient de concessionaris de festivaluren te respecteren en zich te houden aan de opgelegde geluidsnormen.
De festivaluren:
Vrijdag – 17u00-01u00 Zaterdag – 13u00-01u00 Zondag – 13u00-00u00
De opgelegde geluidsnormen zullen per mail bezorgd worden aan de concessionaris voor de start van het festival.
Artikel 10. Verzekeringen
De concessionaris staat zelf in voor de nodige verzekeringen, waaronder een brandpolis voor eigen goederen. De concessionaris verbindt zich ertoe om alle wettelijke verplichte verzekeringen af te sluiten, o.a. arbeidsongevallen en de polis objectieve aansprakelijkheid ingeval van brand en ontploffing. Tevens zal de concessionaris een polis BA-uitbating moeten afsluiten. Vermelde verzekeringen moeten uiterlijk worden aangegaan bij de inwerkingtreding van deze overeenkomst. De concessionaris verbindt er zich toe aan de concessiegever vóór de inwerkingtreding van deze overeenkomst het bewijs voor te leggen dat hij deze verzekeringen heeft aangegaan, bij gebreke waarvan de concessieovereenkomst niet in werking kan treden. Op ieder verzoek van de concessiegever moet hij de polis en de kwijtschriften kunnen voorleggen.
Artikel 11. Duur en opzegging
11.1. Duur van de concessie
De concessionaris garandeert de exploitatie tijdens de periode gaande van vrijdag tot en met zondag in het laatste weekend van juni, en garandeert minstens volgende openingsuren:
• Vrijdag: 17u00-01u00;
• Zaterdag: 17u00-01u00;
• Zondag: 17u00-00u00
De concessionaris zal voorafgaand aan voormelde exploitatieperiode in de mogelijkheid worden gesteld om de nodige voorbereidingen te treffen en na het verstrijken van deze periode tijd worden gegeven voor ontruiming van de locatie. De concessionaris zal ten vroegste kunnen starten met de opbouw op donderdag vanaf 15u00 en zal ten laatste eindigen met de afbouw op dinsdag 18u00.
11.2. Modaliteiten van beëindiging
Er is geen opzegmogelijkheid voorzien, noch door de concessionaris noch door de concessiegever.
De partijen kunnen te allen tijde de lopende concessie eveneens wederzijds beëindigen, op voorwaarde dat hun akkoord wordt vastgesteld bij geschrift.
Noch het verstrijken van de exploitatieperiode, noch een eventuele voortijdige beëindiging, levert de concessionaris een uitzettingsvergoeding op.
11.3. Eventuele verlenging van de concessie
Mits gunstige evaluatie door de concessiegever en met akkoord van de concessionaris kan de concessie verlengd worden, dit telkens met één jaar tot een maximum totale verlenging van drie (3) jaar. De uitbating
zal telkens plaatsvinden in dezelfde periode tijdens het jaar. Bij iedere verlenging blijven alle voorwaarden van de concessie onverminderd gelden. Iedere verlenging dient te worden vastgelegd door het afsluiten van een addendum dat ondertekend wordt door het daartoe bevoegde orgaan om dienvolgens bij deze overeenkomst te worden gevoegd. De concessionaris kan zich bijgevolg niet op een stilzwijgende verlenging beroepen.
Deze evaluatie zal afgerond worden ten laatste op 31 oktober zodat beide partijen tijdig weten of de exploitatie het volgende jaar zal worden verdergezet. De concessiegever is op geen enkele wijze verplicht om de vernieuwing toe te zeggen. Bij zijn evaluatie zal de concessiegever rekening houden met de wijze waarop de concessionaris de contractvoorwaarden heeft nageleefd.
Artikel 12. Concessieprijs
De concessievergoeding zit inbegrepen in de commissie die naar stad Genk loopt per verkocht ticket.
Artikel 13. Belastingen en onroerende voorheffing
Alle eventuele belastingen en taksen verbonden aan of ingevolge de uitbating door de concessionaris zijn ten laste van de concessionaris.
Artikel 14. Onderverhuring en overdracht van concessie
Onderverhuring, overdracht van concessie en zelfs het kosteloos ter beschikking stellen van (een deel van) de locatie aan derden is zonder voorafgaand schriftelijk akkoord vanwege de concessiegever verboden. Het staat de concessionaris echter vrij om hieromtrent een voorstel te doen aan de concessiegever. Deze zal vervolgens oordelen of dit al dan niet zal worden toegestaan.
Artikel 15. Communicatie
15.1. Interne communicatie
Behoudens andersluidend akkoord tussen partijen, fungeert de Dienst Evenementen van Stad Genk als contactpersoon voor de concessionaris voor alle aspecten van de concessie. Alle mondelinge en schriftelijke correspondentie betreffende de uitvoering van deze overeenkomst wordt gericht aan de Dienst Evenementen van Stad Genk. De dienst voormeld heeft de mogelijkheid om de werking van de horeca-aangelegenheid te evalueren en om deze in onderling overleg bij te sturen.
De concessionaris verstrekt op eenvoudig verzoek elke inlichting die betrekking heeft op de uitbating en verleent toegang tot de in concessie gegeven infrastructuur.
15.2 Externe communicatie
De concessiegever zal in overleg met de concessiehouder afspraken maken rond externe communicatie. Het is verplicht om het communicatieplan dat voorgelegd wordt door de concessiegever te volgen. Het is niet toegestaan om zonder toestemming van de concessiegever over de concessie te communiceren.
De opgelegde huisstijl van Genk On Stage moet ten alle tijden gebruikt worden in externe communicatie.
Artikel 16. Aansprakelijkheid
De concessionaris draagt als enige de volle verantwoordelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de
verleende diensten voorkomen. De aansprakelijkheid slaat op alle prestaties die noodzakelijk zijn om de huidige concessieovereenkomst uit te voeren volgens de regels van de kunst. De concessiehouder vrijwaart de Stad voor alle aanspraken die derden op grond van voormelde verantwoordelijkheden tegen de Stad zouden stellen.
Artikel 17. Inbreuken
De concessie houdt naast het recht om te exploiteren ook de plicht tot exploiteren in. De concessionaris dient dan ook de exploitatie te verzekeren tijdens de dagen en uren zoals hierboven bepaalt. Wanneer de concessionaris hieraan niet voldoet, is deze van rechtswege een boete verschuldigd aan de concessiegever van 2.000,00 EUR per dag, behoudens in geval van overmacht conform artikel 18 van de huidige overeenkomst.
In geval van tekortkoming/wanprestatie door één van de partijen aan een van de verplichtingen die voor haar voortspruiten uit de bepalingen van onderhavige overeenkomst zal zij zich binnen 24 uur, vanaf de ingebrekestelling door de andere partij bij aangetekend schrijven, in regel stellen. Voorgaande boeteclausule is echter onverminderd van kracht wanneer de concessionaris niet uitbaat op de overeengekomen dagen en uren. Indien de in gebreke blijvende partij zich niet in regel stelt, kan de andere partij de ontbinding van de overeenkomst vorderen bij aangetekend schrijven. De eventuele kosten die hieruit voortvloeien zijn ten laste van de in gebreke blijvende partij.
De overeenkomst wordt zonder opzegtermijn ontbonden bij aangetekend schrijven door de concessiegever indien :
- de concessionaris de wetgeving niet naleeft of een inbreuk pleegt tegen de openbare orde bij de uitvoering van de overeenkomst of die een negatieve weerslag heeft op de uitvoering van de overeenkomst.
- de concessionaris de bepalingen zoals opgenomen in de huidige overeenkomst niet naleeft.
- De concessionaris failliet verklaard werd, dan wel blijk geeft van een nakend faillissement.
- Zijn activiteiten stop zet, dan wel ophoudt te bestaan.
Indien er tijdens het festival inbreuken op tegen de overeenkomst voordoen of organisatorisch niet aan de verwachtingen wordt voldaan, heeft de concessiegever het recht om de overeenkomst te ontbinden en kan er een schadevergoeding geëist worden die in lijn staat met de geleden schade.
Artikel 18. Overmacht
Indien zich een geval van overmacht voordoet dat gevolgen met zich meebrengt voor de uitvoering van huidige overeenkomst, zullen de partijen alles in het werk stellen om, in de mate van het mogelijke, de uit deze situatie voortvloeiende gevolgen te beperken.
Ze zullen elkaar onverwijld en zo uitgebreid mogelijk op de hoogte brengen van deze situatie en de te verwachten gevolgen.
Volgende situaties worden, zonder limitatief te zijn, o.a. als overmacht beschouwd: (verlenging van de) coronamaatregelen door de hogere overheid, maatregelen van de burgemeester in het kader van de openbare orde, veiligheid en gezondheid, een pandemie of epidemie, rellen, terroristische aanslagen, natuurrampen, beslissingen van de hogere overheid.
Indien de overmacht negatieve gevolgen heeft voor de uitvoering van huidige overeenkomst, kan er door geen van beide partijen aanspraak worden gemaakt op enige schadevergoeding. Zelfs in geval deze situatie
tot gevolg heeft dat de overeenkomst niet meer (tijdig) kan worden uitgevoerd of onnodig/zonder voorwerp is geworden ten gevolge van de overmacht, kan de overeenkomst worden verbroken (zowel in onderling akkoord als eenzijdig) en is er geen enkele schadevergoeding door een van de partijen verschuldigd.
De terugbetaling van reeds gemaakte kosten gebeurt in onderling overleg.
Artikel 19. Vrijwaringsprincipe
Ieder die gebruik maakt van de infrastructuur van groep Genk neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar samenleven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de Belgische wetgeving, Europese wetgeving zoals o.a. het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens alsook reglementering van groep Genk.
Activiteiten die ingaan tegen het streven naar een harmonieus Genk, die bevolkingsgroepen oproepen zich af te scheiden (van de lokale samenleving) en die dus niet beantwoorden aan dit engagement kunnen niet plaatsvinden in infrastructuur van groep Genk.
Infrastructuur van groep Genk aanwenden of trachten aan te wenden op een wijze die in strijd is met dit engagement leidt steeds tot sancties, bijv. een weigering van toekomstige aanvragen, en mogelijk tot bestuurlijke maatregelen in het kader van de openbare orde.
Artikel 20. Woonstkeuze
Zowel voor de duur van deze concessieovereenkomst als voor alle gevolgen van de concessieovereenkomst nadien kiest de concessionaris woonst op zijn maatschappelijke zetel of in zijn domicilie, tenzij hij bij zijn vertrek aan de concessiegever een nieuwe woonstkeuze betekent, die verplicht in België dient te zijn.
Artikel 21. Nietigheidclausule
Wanneer enige bepaling (of een deel van een bepaling) van deze overeenkomst nietig zou zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van toepassing.
De partijen verbinden zich ertoe om, in voorkomend geval, te zoeken naar een bepaling die de nietige vervangt en die zo goed mogelijk overeenstemt met hun oorspronkelijke bedoeling.
Artikel 22. Wijzigingen
De bepalingen van deze overeenkomst mogen enkel in onderling overleg en schriftelijk worden gewijzigd. Elke wijziging aan deze overeenkomst wordt als bijlage aan de huidige overeenkomst gevoegd.
Artikel 23. Geschillen
Partijen zullen zich inspannen om geschillen te voorkomen. In geval van een geschil tussen de partijen dan wel een interpretatieconflict m.b.t. de ene of de andere bepaling van de overeenkomst of m.b.t. de uitvoering ervan, zullen de partijen proberen om hun geschil of interpretatieconflict in der minne te regelen. Als er geen minnelijke regeling kan worden getroffen, zal eender welk geschil beslecht worden door de Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Tongeren. Het Belgisch recht zal van toepassing zijn.
Opgemaakt in twee exemplaren te Genk op *** in twee (2) exemplaren waarvan beide partijen erkennen één
(1) exemplaar te hebben ontvangen.
Elke partij verklaart een origineel exemplaar te hebben ontvangen. Voor de concessiegever
Xxxxx Xx Xxxxx Xxx Xxxxx
Algemeen directeur Burgemeester
Voor de concessionaris
……
BIJLAGEN
1. Bijlage 1 – Grondplan.