PRIVACYVERKLARING EGEO BV
PRIVACYVERKLARING EGEO BV
EGEO bv (hierna “EGEO”, “we”, “wij”, “ons”, “onze”), met ondernemingsnummer 0537.191.443 en maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Onze functionaris van gegevensbescherming is telefonisch bereikbaar op x00 0 000 00 00 of per e-mail op xxxxxxx@xxxx.xx
EGEO hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Om zo goed mogelijk aan de noden en vereisten van zowel wetgeving als regelgeving te voldoen, behouden we ons het recht om wijzigingen aan te brengen aan deze verklaring. We raden u dan ook aan deze privacyverklaring met enige regelmaat te raadplegen.
Belangrijk: om bepaalde producten of diensten aan u te kunnen leveren, hebben we bepaalde gegevens nodig. Indien deze gegevens niet (meer) verstrekt worden, of u vraagt ons deze te verwijderen, hebt u mogelijk geen toegang meer tot deze producten of diensten of kunt u er geen gebruik meer van maken.
1. Bescherming van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden steeds behandeld in overeenstemming met de toepasselijke privacyreglementering. De persoonsgegevens worden alleen ingezameld en verwerkt om de gevraagde informatie te verstrekken of om de gewenste dienst te verlenen. De verwerking van de persoonsgegevens blijft beperkt tot de beoogde doelstelling.
De persoonsgegevens worden niet bekendgemaakt aan derden en niet voor direct marketing aangewend, tenzij u daar zelf mee hebt ingestemd via ‘opt in’.
EGEO treft de best mogelijke veiligheidsmaatregelen om te voorkomen dat derden misbruik maken van uw persoonsgegevens.
EGEO kan persoonsgegevens over u verwerken doordat u gebruik maakt van onze diensten, en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die EGEO kan verwerken:
• Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres (en evt. bedrijfsnaam, bedrijfsadres, contactgegevens bedrijf en andere); contactgegevens worden mogelijk verrijkt met publiek beschikbare informatie
• Geslacht, geboortedatum
• Factuurgegevens, verzendadres, bankrekeningnummer
• Gegevens over aankopen bij EGEO
• Overige gegevens die u actief verstrekt (bv. via correspondentie of telefonisch) in verband met uw gebruik van onze producten en diensten
EGEO houdt geen bijzondere of gevoelige gegevens bij van klanten of prospecten (seksuele voorkeur, religie, …). Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden
zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via xxxxxxx@xxxx.xx, dan verwijderen wij deze informatie.
Wanneer u onze websites bezoekt, verzamelen en analyseren we gegevens zoals uw IP-adres, browsertype, browsertaal, besturingssysteem, het land van waaruit u toegang tot onze producten en diensten hebt, het aantal kliks, bestanden die u downloadt, domeinnamen, landingspagina’s, pagina’s die u bekeken hebt en de volgorde van deze pagina’s, de hoeveelheid tijd die is besteed op bepaalde pagina’s, de termen die u vaak gebruikt bij zoekopdrachten op onze site, de datum en tijd waarop u de Diensten hebt gebruikt en content uploadt of plaatst, foutlogbestanden en andere soortgelijke gegevens.
2. Doeleinden en rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens Wij gebruiken uw gegevens voor verschillende doeleinden:
• Om een aankoop af te ronden of de door u gevraagde diensten te leveren, inclusief facturering en boekhouding
• Om te reageren op uw verzoek om informatie en u een effectievere en efficiëntere dienstverlening te bieden
• Om u informatie en updates te verschaffen over de producten die u bij ons hebt gekocht
• Om contact met u op te nemen via e-mail, post of telefoon
• Om meer inzicht te krijgen in uw interesses en behoeften; en de diensten te verbeteren
• Om inzichten te ontwikkelen en verkrijgen via uw gebruik van verschillende producten en diensten
• Om analyses te maken, onderzoek te plegen en rapporten samen te stellen met betrekking tot uw gebruik van onze producten en diensten
• Om de producten en diensten te verstrekken, beheren en verbeteren, evenals de prestaties daarvan, en nieuwe producten, functies en diensten te testen en creëren
• Om onze websites, producten, software en toepassingen veilig te stellen. Inzicht te krijgen in crashes van apps en deze en andere gemelde problemen te verhelpen
• Om navolging te garanderen van de procedures, wetten en regels die gelden voor ons wanneer dat noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen of de legitieme belangen van anderen
• Onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen voor zover dat nodig is voor onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van anderen
Concrete voorbeelden van doeleinden met hun rechtsgrond:
• Bij gebruik van onze website:
De meeste informatie is beschikbaar zonder de vraag persoonsgegevens te verstrekken. In bepaalde gevallen wordt toch om persoonlijke informatie gevraagd (bv. bij aanvraag van een offerte op maat via ons contactformulier).
Bepaalde persoonsgegevens zoals o.m. cookies worden aangewend voor de samenstelling van onze gebruikersstatistieken en voor de beveiliging en verbetering van onze websites. Meer informatie over cookies leest u verder in dit document.
Rechtsgrond: toestemming (cookies) noodzakelijk voor de levering van de aangevraagde dienst.
• Bij aanvraag van een offerte:
Door het verstrekken van uw persoonsgegevens stemt u ermee in dat EGEO deze gegevens verwerkt. Bij de opmaak en het sluiten van het contract zullen de bij de offerte-aanvraag opgegeven persoonsgegevens worden doorgegeven.
Rechtsgrond: voorbereiding contractuele relatie
• Bij toegang tot Xxxxxxxxxxxx.xx:
Rechtsgrond: toestemming
• (Potentiële) en huidige personeelsleden
EGEO verwerkt de door u opgegeven persoonsgegevens naar aanleiding van een sollicitatie voor werving- en selectiedoeleinden. Personeelsgegevens opgegeven bij indiensttreding worden verwerkt voor personeelsadministratie en loopbaanopvolging.
Voor loonadministratie werkt EGEO samen met SD Worx als verwerker van persoonsgegevens voor de doeleinden van loonadministratie van het door haar aangesteld personeel.
EGEO verwerkt de persoonsgegevens van al haar personeelsleden voor informatiedoeleinden aangaande interne aangelegenheden in brede zin. Als personeelslid krijgt u bij iedere informatieontvangst de kans om uzelf uit te schrijven (‘opt-out’).
Rechtsgrond: noodzakelijk ter uitvoering van contractueel gemaakte afspraken. Gerechtvaardigd belang wat de informatie aan haar personeelsleden betreft.
• Welzijn op het werk
Voor het welzijn op het werk werkt EGEO samen met een externe preventieadviseur (momenteel Mensura), die zich in zijn hoedanigheid van gedeelde verwerkingsverantwoordelijke bij de gedeeltelijke autonome verwerking van persoonsgegevens aan alle bepalingen van de toepasselijke privacyreglementering houdt. De privacypolicy van onze huidige externe adviseur kan u terugvinden op xxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxx-xxxxxx . In het kader van welzijn op het werk worden identiteitsgegevens en gegevens over de gezondheid (lichamelijk en psychisch) van personeelsleden (contractuelen, statutairen, integratiekader), stagiairs, vrijwilligers en jobstudenten gedeeltelijk in samenwerking met Mensura (psychosociaal welzijn), gedeeltelijk door EGEO (psychosociaal welzijn) en gedeeltelijk autonoom (arbeidsgeneeskunde) door Mensura verwerkt .
Rechtsgrond: ter uitvoering van een wettelijke bepaling (Codex Welzijn op het Werk).
• Medecontractanten
EGEO verwerkt de door de medecontractanten opgegeven persoonsgegevens voor de uitvoering van contractuele afspraken (bv. leveringen van diensten of goederen, betalingen, …). Dit gaat over persoonsgegevens van klanten, leveranciers, dienstverleners en andere derden.
Rechtsgrond: contractuele afspraak - toestemming
• Eventregistratie
EGEO verwerkt de door de inschrijver opgegeven persoonsgegevens ter facilitering van events. Naar aanleiding van een eventregistratie kunnen met uw toestemming uw persoonsgegevens verder worden aangewend voor nadere informatievoorziening over actuele ontwikkelingen, opleidingen en andere evenementen.
Rechtsgrond: contractuele afspraak - toestemming
3. Geautomatiseerde besluitvorming
EGEO neemt nooit op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of - systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van EGEO) in tussen komt.
4. Cookies en soortgelijke technologieën
Op de website van EGEO worden algemene bezoekersgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. EGEO gebruikt daarvoor cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.
Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.
5. Bewaartermijn persoonlijke gegevens
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt. De duur van de periode waarin we gegevens bewaren hangt af van het doel waarvoor we deze hebben verzameld en gebruikt en/of zoals vereist om te kunnen voldoen aan toepasselijke wetten.
6. Delen van persoonsgegevens met derden
EGEO verstrekt uitsluitend persoonsgegevens aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen en om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door EGEO, alsook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij van u beschikken in een computerbestand naar u te laten sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar xxxxxxx@xxxx.xx . Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer of identiteitskaartnummer, en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen de vier weken, op uw verzoek.