Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en Universiteit Gent over de werking van GUM - Gents Universiteitsmuseum & Plantentuin Gent als landelijk ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024-2028
Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en Universiteit Gent over de werking van GUM - Gents Universiteitsmuseum & Plantentuin Gent als landelijk ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024-2028
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management;
en
Universiteit Gent, vertegenwoordigd door xxxx. Xx. Xxx Xxx xx Xxxxx, rector optredens bij delegatie involge het besluit van de Raad van Bestuur, die xxxxxxx Xxxxxx Xxxx, Directeur Gents Universiteitsmuseum & Plantentuin Gent, aanduidt als verantwoordelijke voor de uitvoering van dit contract,
KWAMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen en beleidskader
Afdeling 1 Definities
Artikel 1. In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:
1° Cultureelerfgoeddecreet: Decreet van 23 december 2021 houdende de ondersteuning van cultureelerfgoedwerking;
2° Uitvoeringsbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021;
3° Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed: de Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed van minister Xxx Xxxxxx, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 31 maart 2021;
4° Administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet, met name het Departement Cultuur, Jeugd en Media
5° GUM - Gents Universiteitsmuseum & Plantentuin Gent (verder: GUM & Plantentuin): de naam van de cultureel-erfgoedwerking waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend. Deze werking is een onderdeel van de rechtspersoon Universiteit gent, waarmee deze overeenkomst wordt gesloten.
6° Collectiecentrum: het Collectiecentrum in GUM & Plantentuin is een dynamische werkplaats voor interactie met de erfgoedcollectie in het kader van (academisch en artistiek) onderwijs, onderzoek en creatie, en voor behoud en beheer, digitalisering en technisch onderzoek van de collectie.
7° Academisch Erfgoed: academisch erfgoed in strikte zin is al het erfgoed dat tot stand is gekomen en/of nog wordt gebruikt in instellingen voor hoger onderwijs. Het academisch erfgoed dat GUM & Plantentuin beheert is omschreven in het collectieplan, hierbij staat voorop dat het wetenschappelijk academisch erfgoed betreft met een structurele, functionele link met de onderzoeks- en /of onderzoeksactiviteiten van de Universiteit Gent. Deze link kan zowel gematerialiseerd zijn in het verleden, het heden als de toekomst.
8° Object Handling en teaching: een vorm van actief, zintuigelijk leren waarbij studenten tijdens hun leerproces omgaan met authentieke of replica materiële objecten om disciplinespecifieke
kennis te verwerven of om observatie- of praktische vaardigheden te oefenen die kunnen worden toegepast op diverse terreinen.
Afdeling 2 Voorwerp van de subsidieovereenkomst
Art. 2. De subsidieovereenkomst volgt uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 september 2023 over de werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028.
De subsidieovereenkomst verduidelijkt waarvoor de Vlaamse Regering een werkingssubsidie toekent aan GUM & Plantentuin als landelijk ingedeeld museum.
Afdeling 3. Duur van de subsidieovereenkomst
Art. 3. De subsidieovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2024 en eindigt op 31 december 2028.
Hoofdstuk 2. Doelstellingen en aandachtspunten Afdeling 1. Decretale doelstelling waarvoor de subsidie wordt toegekend
Art. 4. GUM & Plantentuin is als collectiebeherende organisatie ingedeeld bij het landelijke niveau. GUM & Plantentuin voert de cultureel-erfgoedwerking blijvend uit op een landelijk niveau rekening houdend met de indelingscriteria zoals bepaald in het Cultureelerfgoeddecreet, artikel 26.
GUM & Plantentuin geeft uitvoering aan de cultureel-erfgoedwerking op landelijk niveau door het realiseren van de doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 van deze overeenkomst.
Afdeling 2. Doelstellingen
Art. 5. GUM & Plantentuin voert gedurende de beleidsperiode onderstaande doelstellingen uit. De doelstellingen zijn gebaseerd op de ingediende aanvraag 2024-2028. De doelstellingen houden rekening met het advies en de geformuleerde aandachtspunten in de beslissing van de Vlaamse Regering, vermeld in artikel 2.
1. GUM & Plantentuin beheert zijn unieke, rijke en levende collectie op een duurzame manier en maakt ze toegankelijk voor onderzoek en onderwijs in het recent ontwikkelde Collectiecentrum, waar onderzoekers en studenten collectiestukken ter plaatse kunnen consulteren en bestuderen.
1.1. De uitvoering van het collectieplan resulteert in een duurzaam (analoog en digitaal) beheer van de collectie en een professionele depotwerking, onder meer door in te zetten op het in kaart brengen, registreren en digitaliseren van de collecties en het ontwikkelen van een depothandboek.
1.2. GUM & Plantentuin ontwikkelt ‘object handling en teaching’ als een methodiek voor onderzoek en onderwijs, door de kennismaking met en het hanteren van (erfgoed)objecten (fysiek, digitaal of beide) in het Collectiecentrum. Het ontwikkelt en deelt hierrond methodieken binnen de Europese academische erfgoedgemeenschap.
1.3. GUM & Plantentuin stelt in het Collectiecentrum de collectie beschikbaar en activeert de academische (erfgoed)gemeenschap om de kennis erover participatief te ontwikkelen, onder meer door het voorzien van een aangepaste digitale infrastructuur om collectiedata en born digital-collecties te bewaren, te gebruiken en te delen.
1.4. GUM & Plantentuin neemt een actieve rol op binnen de beleidsvorming rond academisch erfgoed (inclusief levend, botanisch erfgoed) in Vlaanderen (o.a. binnen het
VLIR en VBTA) en positioneert dat erfgoedbeleid binnen het internationaal academisch en wetenschappelijk erfgoedveld (Universeum, UMAC, BGCI, ArbNet).
1.5. GUM & Plantentuin ontwikkelt een visie rond eigen onderzoekslijnen en positioneert dat onderzoek binnen het internationaal academisch en wetenschappelijk erfgoedveld. GUM & Plantentuin deelt de verworven kennis via wetenschappelijke en populair- wetenschappelijke publicaties en presentaties.
2. GUM & Plantentuin vergroot als FORUM de wetenschappelijke geletterdheid van bezoekers, neemt hen mee in de wereld van twijfel en stimuleert kritisch denken in een meerstemmige dialoog.
2.1. GUM & Plantentuin zet de erfgoedcollecties via tentoonstellingen in om actuele debatten te belichten en een multiperspectivistische kijk te delen met het publiek. Dit met gelijkwaardige aandacht voor het wetenschappelijk en artistiek onderzoeksproces. Er wordt een programmatie ontwikkeld die het tentoonstellingsthema verdiept en verbreedt, de dialoog tussen experten en publiek activeert en het aangetrokken publiek verder diversifieert.
2.2. GUM & Plantentuin organiseert een tweejaarlijks festival op het raakvlak van kunst en wetenschap, waarmee een breed publiek wordt aangesproken.
2.3. GUM & Plantentuin zet in op participatie van bezoekers aan onderzoek om zo wetenschappelijke geletterdheid aan te scherpen. Bezoekers worden uitgenodigd om deel te nemen aan lopend onderzoek en op die manier wordt burgerwetenschap gefaciliteerd. Bezoekers komen in contact met wetenschappelijke en artistieke onderzoeksprocessen- en methodieken.
2.4. GUM & Plantentuin laat diverse stemmen aan het woord en zet in op het verlagen van drempels. Zo wordt een divers publiek aangesproken en zijn museum en plantentuin democratisch toegankelijk. Samenwerkingen worden opgezocht met adviseurs, onderzoekers en kunstenaars die de diverse samenleving van vandaag weerspiegelen. Met bijzondere focus op het bereiken en betrekken van jongeren (15-26 jarigen) en herkomstgemeenschappen.
2.5. GUM & Plantentuin start in 2025 het vooronderzoek voor de vernieuwing van de permanente opstelling in 2030.
3. GUM & Plantentuin bereikt en betrekt diverse gemeenschappen in een brede community.
3.1. GUM & Plantentuin verduurzaamt de diverse en hechte ploeg van medewerkers, vrijwilligers en gidsen, die de werking ondersteunen en optreden als ambassadeur van academisch erfgoed en wetenschappelijk denken.
3.2. GUM & Plantentuin kent marketing, communicatie en interactie een brede en fundamentele rol toe binnen de erfgoedwerking om die te verbinden met een diversiteit aan doelgroepen, zowel breed (on- & offline), als gericht (vb. Generatie Z, nieuwkomers,
…) en aan te zetten tot bezoek.
3.3. GUM & Plantentuin stelt jongeren centraal in de werking, als co-creator, bezoeker en participant. Het MuST (Museum Student Team) wordt verduurzaamd binnen de werking. GUM & Plantentuin neemt initiatieven (vb. in het kader van de Gent Jongerenhoofdstad 2024) om die kennis te delen met de sector.
3.4. GUM & Plantentuin stimuleert via de educatieve werking leerkrachten en leerlingen om wetenschap te zien als een menselijk proces en zetten aan tot wetenschappelijke geletterdheid. Zo wordt er voor elke tijdelijke expo een rondleiding/atelier uitgewerkt met bijhorende opleiding voor de leerkrachten en wordt online lesmateriaal aangeboden.
4. GUM & Plantentuin neemt een rol op als vernieuwende en activerende bruggenbouwer (tussen sectoren, disciplines en mensen).
4.1. GUM & Plantentuin bouwt bruggen tussen onderzoeksdisciplines (zowel uit het wetenschappelijke als het artistieke veld). Zo wordt een residentieplek uitgebouwd voor kunstenaars waarin hun contact met wetenschappers voorop staat. Voor elke tijdelijke tentoonstelling wordt een onderzoekscomité ingericht met zowel kunstenaars als wetenschappers uit diverse disciplines.
4.2. GUM & Plantentuin bouwt bruggen tussen de wetenschappelijke gemeenschap, zijn werk- en erfgoeddomein en de samenleving. Onderzoekers wordt een platform geboden om hun methodes en processen te delen en worden daartoe proactief uitgenodigd. GUM & Plantentuin zet zijn expertise in publieksbemiddeling in om onderzoekers hun denken en werken te delen en bouwt daartoe eigen publieksformats.
4.3. GUM & Plantentuin bouwt bruggen tussen de wetenschappelijke gemeenschap en haar academisch erfgoed enerzijds en het culturele erfgoedveld anderzijds, nationaal en internationaal. GUM & Plantentuin is vertegenwoordigd in verschillende organen binnen het academische en culturele veld en verwelkomt activiteiten van groepen uit het wetenschappelijke en socioculturele veld die aansluiten bij de inhoudelijke en artistieke missie.
5. GUM & Plantentuin verduurzaamt de werking, met aandacht voor mensen, middelen en kennismanagement.
5.1. GUM & Plantentuin werkt aan een meer duurzame en klantvriendelijke infrastructuur en uitrusting. Zo wordt de publieksbeleving in Plantentuin en GUM verder op elkaar afgestemd en wordt een ruimtelijke visienota voor de Plantentuin opgesteld, die als leidraad zal dienen voor vernieuwingen aan de infrastructuur.
5.2. GUM & Plantentuin investeert in hogere veiligheid en beveiliging voor het erfgoed en mensen. GUM & Plantentuin optimaliseert in de komende beleidsperiode de bestaande kaders rond beveiliging en veiligheid. Het ontwikkelen van een calamiteitenplan is daarnaast één van de prioriteiten.
5.3. GUM & Plantentuin zet in op het menselijk kapitaal in de organisatie zodat alle medewerkers de missie van de organisatie optimaal kunnen uitdragen. De staf wordt uitgebreid met 4 VTE en bovenop het UGent-personeelsbeleid wordt een specifiek GUM- personeelsbeleid uitgewerkt met aandacht voor welzijn, competentieontwikkeling en diversiteit. Ook voor jobstudenten, gidsen en vrijwilligers wordt de omkadering onder de loep genomen en verbeterd.
5.4. GUM & Plantentuin werkt aan het kennismanagement door duidelijke en gedocumenteerde processen en workflows die de kwaliteit van de erfgoedwerking garanderen. Waar mogelijk wordt op (verdere) digitalisering ingezet.
5.5. GUM & Plantentuin versterkt de zakelijke werking en profileert zich als een solide en transparante organisatie. Zo worden het GUM en de Plantentuin verder doorontwikkeld tot één organisatie, wordt het organogram met de diverse bestuursorganen verder verduidelijkt en wordt de monitoring van diverse (beleidsrelevante) cijfers geoptimaliseerd.
Afdeling 3. Aandachtspunten
Art. 6. De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende generieke aandachtspunten: 1° Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en
aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.
2° Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert.
3° Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering.
De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende specifieke aandachtspunten: 1° Maak werk van een duidelijke visie op het eigen onderzoeksbeleid.
2° Maak werk van een calamiteitenplan.
3° Zorg voor een duurzame uitbouw van de werking, met aandacht voor het welzijn van het personeel. Stem de ambities daarbij af op de draagkracht van de organisatie.
4° Werk aan een verdienmodel met een diversificatie van inkomstenstromen.
GUM & Plantentuin engageert zich om, bij de uitvoering van deze overeenkomst, gevolg te geven aan deze aandachtspunten. Met de aandachtspunten werd rekening gehouden bij het bepalen van de doelstellingen in artikel 5.
Hoofdstuk 3. Bepalingen over goed bestuur
Art. 7. GUM & Plantentuin engageert zich om te voldoen aan de principes van goed bestuur, zoals bepaald in artikel 68 van het uitvoeringsbesluit bij het Cultureelerfgoeddecreet.
Hoofdstuk 4. Middelen
Afdeling 1. Subsidiebedrag
Art. 8. De Vlaamse Gemeenschap geeft in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering een jaarlijkse werkingssubsidie van 450 000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 voor de uitvoering van deze subsidieovereenkomst.
Het subsidiebedrag kan eenzijdig door de subsidieverstrekker naar beneden worden bijgesteld wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen zoals bepaald door artikel 20 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën.
De werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt toegekend ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten.
De werkingssubsidie wordt, binnen de perken van de jaarlijkse begrotingsdecreten, jaarlijks geïndexeerd zoals bepaald door artikel 86 van het Cultureelerfgoeddecreet.
Afdeling 2. Uitbetaling
Art. 9. De werkingssubsidie wordt, zoals bepaald door artikel 59 van het Uitvoeringsbesluit, jaarlijks beschikbaar gesteld in de vorm van twee voorschotten en een saldo:
1° een eerste voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 februari;
2° een tweede voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 juli;
3° het saldo van 10 % van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
Openstaande financiële verplichtingen ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap kunnen verrekend worden op de voorschotten en het saldo, vermeld in artikel 59, eerste lid van het Uitvoeringsbesluit.
Afdeling 3. Reserve
Art. 10. Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Na afloop van de beleidsperiode worden de reserves, die niet voldoen aan de bepalingen van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019, ingehouden door of teruggestort aan de Vlaamse overheid.
Conform artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 gelden de volgende regels voor reservevorming:
1° Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
Na motivering kan in de subsidiebeslissing of de rechtsgrond ervan worden afgeweken van de hoger vermelde maximumpercentages.
2° Reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform 1°, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.
3° Reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.
4° Een sociaal passief aanleggen ten laste van de subsidie kan alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.
Hoofdstuk 5. Bepalingen over het beheer van de Collectie Vlaamse Gemeenschap en topstukken Afdeling 1. Beheer van de Collectie Vlaamse Gemeenschap
Art. 11. GUM & Plantentuin beheert met zorg de stukken uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap die onder het beheer van de organisatie vallen. Voor het beheer van deze collectiestukken werd een aparte bewaargevingsovereenkomst opgemaakt. De rapportage in het kader van deze bewaargevingsovereenkomst verloopt via de jaarlijkse verantwoording vermeld in artikel 17 van deze overeenkomst.
Bij het beheer en de presentatie van collectiestukken van de Vlaamse Gemeenschap wordt er nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de volgende afspraken rond communicatieve return:
1° Bij elke communicatie over de stukken uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap wordt volgende creditline gebruikt, gevolgd door het logo van de Vlaamse Gemeenschap:
Collectie (naam bewaarnemer) – Collectie Vlaamse Gemeenschap Collection (naam bewaarnemer) – Collection Communauté Flamande Collection (naam bewaarnemer) – Collection Flemish Community
2° GUM & Plantentuin vermeldt op zijn website een verwijzing naar de Collectie Vlaamse Gemeenschap bij de betreffende stukken, alsook een rechtstreekse link naar de website van de Collectie Vlaamse Gemeenschap. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxx/xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx- erfgoed/collectie-vlaamse-gemeenschap
Afdeling 2. Beheer van topstukken
Art. 12. GUM & Plantentuin beheert met zorg de topstukken die onder het beheer van de organisatie vallen, conform de bepalingen in het Topstukkendecreet.
Hoofdstuk 6. Communicatie Afdeling 1. Beschikbaar stellen van informatie
Art. 13. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy. Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Afdeling 2. Communicatieve Return
Art. 14. GUM & Plantentuin moet, in uitvoering van artikel 35 van het Cultureelerfgoeddecreet, de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van de cultureelerfgoedwerking door de standaard logo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die zijn vastgesteld door de Vlaamse Regering.
Afdeling 3. Openbaarmaking van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten
Art. 15. GUM & Plantentuin maakt de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten bekend. De organisatie maakt deze resultaten bekend via de website van de organisatie..
Afdeling 4. Gebruik van het Nederlands
Art. 16. GUM & Plantentuin erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
Hoofdstuk 7. Toezicht en Evaluatie Afdeling 1. Jaarlijkse verantwoording
Art. 17. GUM & Plantentuin bezorgt jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorgaande jaar aan de administratie.
De jaarlijkse verantwoording bestaat uit:
1° een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend.
De functionele verantwoording mag de verantwoording zijn die ook voor het eigen bestuur wordt opgemaakt. Indien deze verantwoording een andere structuur heeft, wordt een duidelijke koppeling gemaakt met de doelstellingen in deze overeenkomst. De functionele verantwoording mag beknopt zijn. Het schetst kort de acties die werden gerealiseerd ter uitvoering van de doelstellingen. Een goede verantwoording beschrijft niet louter de acties maar geeft ook weer in hoeverre deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen en in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn. Er wordt gevraagd om dit evaluerend aspect steeds op te nemen in de rapportage.
2° een financiële verantwoording die bestaat uit:
a) de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting, van de rechtspersoon. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen die de Nationale Bank van België ter beschikking stelt;
b) het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening;
c) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt.
3° een lijst met beleidsrelevante gegevens, zoals voorzien in het model van het jaarverslag.
4° de rapportage in het kader van de bewaargevingsovereenkomst, vermeld in artikel 11, indien van toepassing
De jaarlijkse verantwoording verloopt via het digitaal subsidieportaal van de administratie.
Als er naast de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt nog andere activiteiten worden georganiseerd, dan moet de gesubsidieerde werking zowel functioneel als financieel apart identificeerbaar zijn. Als dat niet blijkt uit de documenten vermeld in het tweede lid, wordt in voorkomend geval bij het functionele en financiële verslag een aparte rapportage bijgevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt.
Als GUM & Plantentuin voor de uitvoering van de doelstellingen een beroep doet op een ondersteunende organisatie en deze organisatie een deel van de subsidie ontvangt, dienen de jaarrekening en eventuele andere relevante documenten van deze ondersteunende organisatie toegevoegd te worden aan de jaarlijkse verantwoording.
De administratie kan op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten vragen. Afdeling 2. Jaarlijks toezicht op de werkingssubsidie
Art. 18. De administratie oefent een jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.
Afdeling 3. Evaluatie van de uitvoering van de subsidieovereenkomst
Art. 19. De administratie, eventueel bijgestaan door externe experten, voert minstens twee keer een evaluatie uit:
1° een tussentijdse evaluatie; 2° een eindevaluatie;
De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten. Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst. De inhoudelijke evaluatie betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen zoals vermeld in artikel 5 werden uitgevoerd.
De administratie zal in het verslag van de tussentijdse evaluatie ook bevindingen vermelden die kunnen wijzen op het niet voldoen aan de criteria voor indeling. De administratie neemt enkel een signaalfunctie op. Indien de administratie op basis van de tussentijdse evaluatie het blijven beantwoorden aan de indelingscriteria onvoldoende kan garanderen, zal een beoordelingscommissie in de volgende aanvraagronde gevraagd worden om de werking opnieuw te toetsen aan de indelingscriteria en daarover een globaal advies te formuleren.
De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. De administratie geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.
De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de evaluatie. Afdeling 4. Participatie aan onderzoek
Art. 20. GUM & Plantentuin engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie en steunpunten, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante informatie.
GUM & Plantentuin verleent aan de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten een kosteloos, niet- exclusief gebruiksrecht om de informatie die wordt opgevraagd in functie van de aanvraag, de verantwoording, en de evaluatie van de subsidie, met inbegrip van de documenten die er onderdeel van uitmaken en de intellectuele eigendomsrechten die erop rusten, geheel of gedeeltelijk te reproduceren en te delen. Op basis van dit gebruiksrecht kunnen de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten deze informatie aanwenden om hun beleid voor te bereiden of te evalueren en om beleidsrelevant onderzoek uit te voeren, of uit te laten voeren. Dit gebruiksrecht is niet beperkt in de tijd noch in ruimte.
Afdeling 5. Delen van informatie
Art. 21. Indien in het kader van artikel 20 informatie wordt overgemaakt die persoonsgegevens bevat, zien de partijen erop toe dat hierbij steeds de bepalingen van Hoofdstuk 7 van het Cultureelerfgoeddecreet, en de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden nageleefd.
Hoofdstuk 8. Sanctionering
Art. 22. Als er bij het jaarlijkse toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld kunnen volgende maatregelen opgelegd worden, zoals bepaald in artikel 42 van het Cultureelerfgoeddecreet:
1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie; 2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.
De maatregel die wordt opgelegd, staat in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.
Hoofdstuk 9. Slotbepalingen
Afdeling 1. Decretale kader
Art. 23. Deze subsidieovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet. De bepalingen in het Cultureelerfgoeddecreet en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze subsidieovereenkomst.
Afdeling 2. Wijzigingen
Art. 24. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze subsidieovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan.
Opgemaakt als digitaal document dat iedere partij verklaart ontvangen te hebben.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
De Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management
Xxx XXXXXX
Voor Universiteit Gent,
Xxx XXX XX XXXXX
Rector van de Universiteit Gent
Xxxxxx XXXX Directeur GUM & Plantentuin
de
Rik van
Digitaal ondertekend door Xxx xxx xx
Xxxxxx Doom
(Signatur
Digitaal ondertekend door Xxxxxx Xxxx
Walle Datum: 2024.01.22
(Signature)
Datum: 2024.01.19
Walle
08:58:22 +01'00'
e) 13:44:58 +01'00'
Pagina 10 van 10