Voorbereiding op UBO’s inschrijven
Voorbereiding op UBO’s inschrijven
Voor een nieuwe nv, bv, Europese nv (SE) of Europese coöperatieve vennootschap (SCE)
Ga je een nieuwe nv (niet-beursgenoteerd), bv (niet- beursgenoteerd), Europese nv of Europese coöperatieve vennootschap inschrijven? Dan moet je ook meteen de UBO’s van je organisatie inschrijven met het ingevulde formulier 30. UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) zijn de uiteindelijk belang- hebbenden van een organisatie, dus de personen die aan de touwtjes trekken. Dit zijn bijvoorbeeld personen met meer dan 25% van de aandelen in een nv. Een organisatie heeft 1 of meer UBO’s.
Bepaal wie de UBO’s van je organisatie zijn
Binnen een nv, bv, Europese coöperatieve vennootschap of Europese nv kunnen onderstaande belangen van toepassing zijn. Je bepaalt de UBO of UBO’s op basis van deze belangen. KVK kan niet adviseren in het bepalen wie de UBO’s van je organisatie zijn.
Bij het aan de balie inschrijven van UBO’s moet je documenten aanleveren waaruit het belang van de UBO’s blijkt. Hieronder staan voorbeelden van deze documenten per belang genoemd.
1. Aandeelhouderschap
Zijn er personen met meer dan 25% aandelen in de organisatie? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO’s. Kijk ook welk percentage van de aandelen in bezit is van de UBO’s:
• meer dan 25% en minder dan of gelijk aan 50%
• meer dan 50% en minder dan of gelijk aan 75%
• meer dan 75% en minder dan of gelijk aan 100%
Voorbeeld:
Een bedrijf heeft 3 aandeelhouders. Aandeelhouder 1 heeft 10% van de aandelen, aandeelhouder 2 heeft 15% van de aandelen en aandeelhouder 3 heeft 75% van de aandelen. Alleen aandeelhouder 3 is in dit voorbeeld een UBO.
Voorbeelden van documenten bij dit belang
Uittreksel aandeelhoudersregister, akte van oprichting of een deel van een andere notariële akte dat op de UBO betrekking heeft. Als de UBO 100% van de aandelen heeft, hoef je geen documenten toe te
voegen; de UBO moet dan wel als enig aandeelhoudervan de organisatie waarvoor je opgave doet staan ingeschreven in het Handelsregister.
2. Stemrecht
Zijn er personen met meer dan 25% van het stemrecht in de organisatie? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO’s. Stemrechten zijn vaak gebonden aan aandelen, maar dat is niet altijd het geval. In de statuten kunnen bepalingen staan over stemrecht, bijvoorbeeld dat aan een aandeel meer dan
1 stem wordt toegekend. Kijk ook welk percentage van het stemrecht in bezit is van de UBO’s:
• meer dan 25% en minder dan of gelijk aan 50%
• meer dan 50% en minder dan of gelijk aan 75%
• meer dan 75% en minder dan of gelijk aan 100%
Voorbeelden van documenten bij dit belang
Uittreksel aandeelhoudersregister, akte van oprichting of een deel van een andere notariële akte dat op de UBO betrekking heeft.
3. Economisch belang
Zijn er personen met meer dan 25% van het economisch belang in de organisatie? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO’s. Kijk ook welk percentage van het economisch belang in bezit is van de UBO’s:
• meer dan 25% en minder dan of gelijk aan 50%
• meer dan 50% en minder dan of gelijk aan 75%
• meer dan 75% en minder dan of gelijk aan 100%
Voorbeeld:
Economisch belang kan van toepassing zijn bij gecertificeerde aandelen. Niet de aandeelhouder, maar de certificaathouder heeft in dat geval het economisch eigendom in handen.
Voorbeelden van documenten bij dit belang
Deel van het certificaathoudersregister dat op de UBO betrekking heeft.
4. Feitelijke zeggenschap
Zijn er houders van feitelijke zeggenschap op basis van andere middelen? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO’s.
Voorbeeld:
Een bedrijf heeft 10 aandeelhouders. Geen van deze aandeelhouders heeft meer dan 25% van de aandelen en geen van hen heeft een ander belang in de organisatie. Er is maar 1 aandeelhouder (R) die de vergaderingen bezoekt en de dienst uitmaakt en dus feitelijke zeggenschap heeft. Aandeelhouder R is in dit voorbeeld een UBO.
Voorbeelden van documenten bij dit belang
Uittreksel aandeelhoudersregister, stemovereenkomst, bestuursverslag, statuten, deel van een andere notariële akte of deel van het organogram dat op de UBO betrekking heeft.
Zijn geen van deze belangen van toepassing?
Xxx xxxxxxx je alle hoger leidinggevenden in als UBO’s van de organisatie. Dit zijn alle mensen die als statutair bestuurder van je organisatie in het Handelsregister ingeschreven staan. Je schrijft ze dan niet in op basis van een belang, maar omdat ze de functie van bestuurder hebben. Je hoeft geen documenten waaruit het belang blijkt toe te voegen aan de opgave.
Welke gegevens heb je nog meer nodig bij het inschrijven van UBO’s?
Op formulier 30 (UBO’s inschrijven voor een nv, bv, Europese nv of Europese cv) staat welke gegevens je nodig hebt van de UBO’s.