RAADSADVIES
RAADSADVIES
ZAAKNUMMER | BEHANDELEND AMBTENAAR | AFDELING | PORT. HOUDER |
3559273 | Xxxxxxx Xxxxx | FAC | Xxxxxxx Xxxxx |
ONDERWERP | |||
Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023 | |||
De gemeenteraad besluit:
1. De Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023 vast te stellen
BESLUIT
De gemeente Hengelo moet volgens de BBV aantonen dat de financiële verslaggeving getrouw en rechtmatig is. Dit wordt mede uitgevoerd door een accountant die onafhankelijk onderzoek uitvoert naar de getrouwheid. Door de inwerkingtreding van de wet Versterking decentrale rekenkamers in 2022 zijn burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. De accountantscontrole beperkt zich tot de getrouwheid van de jaarrekening en geeft geen afzonderlijk oordeel over de rechtmatigheid. Dit is voor het eerst zichtbaar bij de jaarverantwoording over 2023.
In deze verordening is de wetswijziging verwerkt en bij vaststelling vervangt deze de controleverordening uit 2004.
Deze verordening beschrijft de kaders voor de accountantscontrole. De raad wijst de accountant aan en bepaalt de reikwijdte en diepgang van de controle. De kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording staan in de financiële verordening.
INLEIDING
1. Vanaf boekjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening.
De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig, volgens de wet- en regelgeving, heeft gehandeld. Het college voert hiervoor diverse interne controles uit.
Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording).
In de verordening leggen we vast dat zij zoveel mogelijk steunen op de werkzaamheden die door het college zijn uitgevoerd, zodat controlewerkzaamheden niet dubbel worden uitgevoerd.
Met de vaststelling van de verordening treedt deze vanaf de controle van boekjaar 2023 in werking. De verordening is het kader voor de aanwijzing van de accountant en accountantscontrole.
ARGUMENTEN
1. Het onafhankelijke oordeel van de accountant over rechtmatigheid vervalt, het college moet de organisatie voldoende toerusten om rechtmatigheid te onderzoeken.
Het kan lastig zijn om zelf een kritisch oordeel te geven over de rechtmatigheid. Om een volledig beeld te krijgen over de rechtmatigheid voeren we interne controles uit en verantwoorden managers over de rechtmatigheid van processen op hun afdeling. Dat vraagt een goede kritische blik op eigen organisatie en een goede derde lijn die toeziet op het proces. Om dit voor te bereiden is er vanaf 2021 geoefend met het verantwoorden op rechtmatigheid. Met als resultaat dat we klaar zijn om de verantwoording op te stellen.
KANTTEKENINGEN
Echtheid van dit digitale document controleren? xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
1. Na vaststelling van de verordening wordt deze gepubliceerd op xxxxxxxx.xx.
2. De Controleverordening gemeente Hengelo 2004 wordt ingetrokken.
3. Bij de jaarrekening 2023 is een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen, die wordt opgesteld door burgemeester en wethouders.
4. Bij de aanwijzing voor een nieuwe accountant gelden de kaders uit deze verordening.
VERVOLG
Bijlage 1: Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023
Bijlage 2: Wijzingendocument met zichtbare wijzigingen t.o.v. de controleverordening 2004.
BIJLAGEN
RAADSBESLUIT
ZAAKNUMMER | BEHANDELEND AMBTENAAR | SECTOR | PORT. HOUDER |
3559273 | rings, xxxxxxx | FAC-AC | Xxxxxxx Xxxxx- Xxxx |
ONDERWERP | |||
3559273 - Verordening artikel 213 Gemeentewet | |||
De gemeenteraad besluit:
De Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023 vast te stellen.
DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO BESLUIT:
Deze verordening bevat het kader voor de controle van de financiële verantwoording door de accountant. Vanwege een wetswijziging zal de accountant geen verklaring meer geven over de rechtmatigheid. Dit wordt de verantwoordelijkheid van het college. In de nieuwe controleverordening is de rechtmatigheidsverantwoording uit de opdracht van de accountant gehaald.
PUBLIEKSVRIENDELIJKE SAMENVATTING
DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO, DATUM
De griffier De voorzitter
Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023
Besluit van de raad van de gemeente Hengelo tot vaststelling van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Gemeente Hengelo 2023
De raad van de gemeente Hengelo;
gelezen het voorstel van burgemeesters en wethouders van 7 maart 2023; gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
b. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
c. boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;
d. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
e. jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
f. managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;
g. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
h. goedkeuringstolerantie: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
i. rapporteringstolerantie: De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
j. omvangsbasis: De omvangsbasis is gelijk aan het totaal van de lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves van de gemeente in het verslagjaar, danwel het totaal van lasten op de deelverantwoording.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt door de raad, voor een periode van 3 jaar, met de mogelijkheid voor het verlengen van 3x1 jaar.
2. Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;
b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;
c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management- en boardletter;
f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;
g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;
h. de mogelijkheid voor het gunnen van extra controleopdrachten die voortkomt uit samenwerking met of dienstverlening van de gemeente Hengelo aan derden, zoals bedoeld in artikel 3 lid 3.
4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.
5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening college-onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hengelo (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:
a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij de ambtelijke organisatie;
b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.
2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad, de portefeuillehouder financiën, bijgestaan door de ambtelijke organisatie en de concerncontroller.
Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders
1. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant ten behoeve van de accountantscontrole.
2. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
3. Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen van ieder jaar tijdig aan de raad voor vaststelling, zodat deze uiterlijk voor 15 juli aan gedeputeerde staten kan worden toegezonden.
4. Burgemeester en wethouders geven een schriftelijke reactie bij de boardletter voordat deze door de griffie aan de raad wordt voorgelegd.
5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de
jaarrekening geeft, wordt xxxxxxxx door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.
6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.
2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
3. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 7. Rapportering door accountant
1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.
2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn in de managementletter en aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.
4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een vertegenwoordiging uit de raad, de portefeuillehouder financiën, bijgestaan door de ambtelijke organisatie en de concerncontroller
Artikel 8. Intrekking oude regeling
De Controleverordening gemeente Hengelo 2004 wordt ingetrokken.
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 april 2023.
De griffier, De voorzitter,
Toelichting
Algemeen
Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden.
Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – zijn burgemeester en wethouders nauw betrokken. Burgemeester en wethouders kunnen daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken.
Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles.
Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben burgemeester en wethouders en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moeten burgemeester en wethouders ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder hebben burgemeester en wethouders een eigenstandige informatieplicht richting de raad.
Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders
Vanaf boekjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en burgemeester en wethouders, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van burgemeester en wethouders, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikelsgewijs
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 1. Definities
In artikel 213, vijfde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de accountant verslag uitbrengt aan de raad met een afschrift aan burgemeester en wethouders. In Hengelo brengt de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, ook een zogenoemde managementletter uit met meer gedetailleerde bevindingen die niet direct de verklaring raken. De accountant kan daar aanbevelingen voor verbeteringen aan toevoegen met betrekking tot de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. Een dergelijke managementletter is uiteraard bestemd voor het management van het
gemeentelijk apparaat en burgemeester en wethouders. Daarnaast wordt ook een boardletter opgesteld die naar de raad wordt gestuurd. Deze boardletter houdt alleen de bestuurlijk relevante punten van de managementletter in en eventuele publicatie gevoelige informatie (zoals over IT- beveiliging) is uit deze letter verwijderd. Hierop reageren burgemeester en wethouders in een brief op de aanbevelingen richting de raad.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moeten burgemeester en wethouders verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid, van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan de raad aandachtspunten meegeven aan de accountant die de raad nader belicht wil zien.
Eerste lid
Artikel 213 van de Gemeentewet geeft aan dat raad een of meerdere accountants aanwijst. Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant- Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst.
Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan de raad zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Tweede lid
Het tweede lid dicht een uitvoerende rol toe aan burgemeester en wethouders. De raad heeft een kaderstellende rol; hij stelt de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. In de praktijk stellen burgemeester en wethouders het programma van eisen (in concept) op, in samenwerking met de raad. Ook voeren burgemeester en wethouders de aanbesteding uit. Na aanwijzing door de raad is het de burgemeester die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, zie artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet.
Derde lid, onder a
Voor de accountantscontrole geldt het Bado, dat krachtens artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Het geeft de grens weer van fouten of onzekerheden in de controle, die maximaal mogen voorkomen in een jaarrekening om een goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen. Komen de fouten of onzekerheden boven deze grens uit, dan acht de accountant dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% van de omvangsbasis voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente. De raad kan deze percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. De accountant brengt hierover verslag uit in het verslag van bevindingen.
De toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s), vanwege de daarmee gepaard gaande werkzaamheden
De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrenzen door burgemeester en
wethouders worden geregeld in de Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo (artikel 212 Gemeentewet). De verantwoordingsgrens moet tussen de 0 – 3 % liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens burgemeester en wethouders een fout of onduidelijkheid moeten rapporteren aan de raad via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan de raad een
rapportagegrens vaststellen, waarboven burgemeester en wethouders afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moeten toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.
Derde lid, onder b
Het derde lid, onder b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren. Ook bij de deelverantwoordingen geldt dat de bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties 1% van de omvangsbasis zijn voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De raad kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. Op grond van (bijzondere) activiteiten van het deel van de gemeentelijke organisatie kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid, van het Bado).
Derde lid, onder c tot en met h
Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.
Vierde lid
De raad kan de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en gemeentelijke organisatieonderdelen jaarlijks opnieuw vaststellen. Op deze manier kan de raad rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen.
Vijfde lid
Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractsduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractsduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van burgemeester en wethouders. Ook kunnen burgemeester en wethouders besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Eerste lid
Het eerste lid regelt hoe burgemeester en wethouders moeten omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Veelal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van Verordening college-onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hengelo 2004 (artikel 213a Gemeentewet). Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen burgemeester en wethouders en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien burgemeester en wethouders het voornemen hebben de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dienen
burgemeester en wethouders de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan burgemeester en wethouders kenbaar te maken.
Tweede en derde lid
Het tweede en het derde lid regelen, dat burgemeester en wethouders voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad aangewezen accountant inschakelen. Voor de controles die worden bedoeld in het tweede en derde lid, gelden vaak afwijkende controle-
eisen van de derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries. In dat geval dient in de opdrachtverlening aan de accountant te worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Eerste lid
Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en burgemeester en wethouders ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren.
Burgemeester en wethouders zijn hierin volgend. Met de accountant worden afspraken gemaakt over de contactpersonen uit de ambtelijke organisatie.
Tweede lid
Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, een vertegenwoordiger uit de raad en de verschillende functies uit de gemeente. De werkgroep accountancy is de afvaardiging van de raad. Verder zijn aanwezig de portefeuillehouder, bijgestaan door bijvoorbeeld het hoofd financiën en de ambtelijke contactpersonen voor de accountant. De concerncontroller sluit aan vanuit zijn eigen onafhankelijke rol. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Daarnaast moet men bewust zijn van het feit dat er vanuit verschillende invalshoeken controlerende werkzaamheden plaatsvinden: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, de onderzoeken die worden uitgevoerd door de lokale rekenkamer en de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die door burgemeester en wethouders worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat er dubbel werk wordt verricht is het raadzaam dat er periodiek afstemming plaats vindt over de uit te voeren onderzoeken.
Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders
Eerste lid
Burgemeester en wethouder zijn niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, waar een verklaring op wordt afgegeven, ten opzichte van de raad zijn burgemeester en wethouders ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen.
Tweede lid
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Burgemeester en wethouders zorgen ervoor dat deze bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
Derde lid
In het vierde lid is een uiterlijke datum aan burgemeester en wethouders gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 van de Gemeentewet). Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door de raad moet zijn behandelt, een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 van de Gemeentewet) doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet bepaalt dat burgemeester en wethouders bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen daarbij moeten toevoegen.
Vierde lid
Het vierde lid gaat in op de wijze waarop burgemeester en wethouders de boardletter aanbieden aan de raad.
Vijfde lid
Het vijfde lid gebiedt burgemeester en wethouders alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan burgemeester en wethouders bekend is geworden – terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Zesde en zevende lid
De zesde en zevende leden beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de gemeente. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. De verantwoordelijkheid ligt bij burgemeester en wethouders om de accountant deze onbelemmerde toegang te verschaffen.
Eerste lid
De accountant is bijvoorbeeld bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
Tweede lid
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.
Artikel 7. Rapportering door accountant
Artikel 213, derde en vierde lid, van de Gemeentewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Zo moet de accountant onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.
Artikel 7 regelt zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk ook in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.
Eerste lid
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Het eerste lid regelt dat burgemeester en wethouders in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende
controleverklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2, derde lid). Dit zodat burgemeester en wethouders (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen.
Tweede lid
Het tweede lid regelt, dat daarvoor in aanmerking komende ambtenaren een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een gedeelte van de volledige controle). De in aanmerking komende ambtenaren zijn bijvoorbeeld de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hier bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Derde lid
Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met burgemeester en wethouders. Het geeft burgemeester en wethouders de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen.
Vierde lid
De accountant licht zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toe. De werkgroep accountancy is daarbij de afvaardiging van de raad. Verder zijn aanwezig de portefeuillehouder, bijgestaan door bijvoorbeeld het hoofd financiën en de ambtelijke contactpersonen voor de accountant. De concerncontroller sluit aan vanuit zijn eigen onafhankelijke rol.
Dienst/Sector: BD/CF
Nr.: 57525
De raad der gemeente Hengelo;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 30 maart 2004, BD/CF, nr. 57525;
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende
Controleverordening gemeente Hengelo 2004
Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023
Besluit van de raad van de gemeente Hengelo tot vaststelling van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Gemeente Hengelo 2023
De raad van de gemeente Hengelo;
gelezen het voorstel van burgemeesters en wethouders van [datum en nummer]; gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
accountant: een door de raad benoemde:
1. registeraccountant of
2. accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of
3. organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
b. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, van:
1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
2. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
3. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
4. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.
d. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
c. boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;
d. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
e. jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
f. managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;
g. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
h. goedkeuringstolerantie: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
i. rapporteringstolerantie: De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
j. omvangsbasis: De omvangsbasis is gelijk aan het totaal van de lasten van de gemeente in het verslagjaar.
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in beginsel voor een periode van 4 jaar.
De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt door de raad, voor een periode van 3 jaar, met de mogelijkheid voor het verlengen van 3x1 jaar.
2. Het college bereidt Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen van de jaarrekening volgens de minimum-eisen van het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten;
b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties;
c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
e. de frequentie en inrichtingseisen van de tussentijdse rapportering; zoals de management- en boardletter;en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:
f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
g. de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
h. de mogelijkheid voor het gunnen van extra controleopdrachten die voortkomt uit samenwerking met of dienstverlening van de gemeente Hengelo aan derden, zoals bedoeld in artikel 3 lid 3.
4. In afwijking van het gestelde in lid 3, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
4. Met betrekking tot Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad vóór de selectie van de accountant De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 6 3
Overige controles en opdrachten
1. Het college kan Burgemeester en wethouders kunnen de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid als bedoeld in Verordening college- onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Hengelo (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2. Het college draagt Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3. Het college draagt Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Artikel 4
Inrichting accountantscontrole
1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening,
a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij de ambtelijke organisatie;
b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.
2. De accountant bepaalt, binnen het kader van de opdrachtverlening, de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad,de portefeuillehouder financiën, bijgestaan door de ambtelijke organisatie en de concerncontroller.
Artikel 3 5
Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders college
1. Het college is Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant ten behoeve van de accountantscontrole.
2. Het college draagt Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan voor de controle op de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden relevante stukken voor de accountant ter inzage liggen en goed onbelemmerd toegankelijk zijn.
3. Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen van ieder jaar tijdig aan de raad voor vaststelling, zodat deze uiterlijk voor 15 juli aan gedeputeerde staten kan worden toegezonden.
4. Burgemeester en wethouders geven een schriftelijke reactie bij de boardletter voordat deze door de griffie aan de raad wordt voorgelegd.
5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt xxxxxxxx door het college door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.
6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering
Artikel 6 5 Toegang tot informatie
1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, relevante werkplaatsen terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen., opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
3. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 7 Rapportering
1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.
2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen in de een managementletter die niet van bestuurlijk belang zijn in de managementletter en aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. aan het hoofd en de controller van de betreffende dienst en aan de concerncontroller. Deze managementletter bevat de niet bestuurlijk relevante afwijkingen welke niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring.
3. De accountantsverklaring De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor het college burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.
4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de meest betrokken raadscommissie een vertegenwoordiging uit de raad, de portefeuillehouder financiën, bijgestaan door ambtelijk vertegenwoordigers van de gemeente en de concerncontroller.
Artikel 8 Intrekking oude regeling
De Controleverordening gemeente Hengelo 2004 wordt ingetrokken.
Artikel 8 9 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2004, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.
1. Deze verordening treedt in werking op [datum], met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hengelo 2023.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van [datum]. De voorzitter,
De griffier,
Artikel 9 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Hengelo".
Aldus gedaan door de raad der gemeente Hengelo in zijn openbare vergadering van 6 april 2004