Cliëntinformatie en algemene voorwaarden

Cliëntinformatie en algemene voorwaarden

Juli 0000

Xxxxxxxx is een in Amsterdam gevestigd internationaal georiënteerd specialistisch advocatenkantoor. De onderneming wordt gedreven in de rechtsvorm van

een naamloze vennootschap genaamd Brinkhof N.V. (hierna: “Brinkhof”).

Brinkhof stelt zich het uitoefenen van de praktijk van advocaat, octrooigemach- tigde en merkgemachtigde ten doel. Een lijst van de personen die via hun respec- tievelijke praktijkvennootschappen aandelen in Brinkhof houden, welke personen ook wel “partners” worden genoemd, wordt op verzoek toegezonden.

Brinkhof is een advocatenkantoor met een sterk accent op innovatie, technologie en marktregulering. Wij begeleiden (inter)nationale cliënten die actief zijn in secto- ren als elektronica, IT, media, internet, telecommunicatie, farma/biotech en ge- zondheidszorg. Onze website xxxxxxxx.xxx bevat meer

informatie over de rechtsgebieden en industriesectoren waar Brinkhof zich in het bijzonder op richt.

Brinkhof is gevestigd aan de Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00–78

1013 ks Amsterdam

telefoonnummer x00 00 000 00 00 website: xxx.xxxxxxxx.xxx

Brinkhof is bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam geregistreerd onder nummer 5412 1973.

De advocaten xxx Xxxxxxxx zijn lid van de Nederlandse Orde van Advocaten (Neuhuyskade 94, 2596 XM Den Haag, tel. x00 00 000 00 00,

xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx). De advocaten van Brinkhof gebonden aan de

bepalingen van de Advocatenwet alsmede aan de gedragsregels en verordeningen van de Orde van Advocaten (zie: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx).

De octrooigemachtigden van Brinkhof zijn lid van de Nederlandse Orde van Octrooigemachtigden (Carnegieplein 5, 2517 KJ Den Haag,

tel. x00 0 00 00 00 00, xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) en de Orde van Europese

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx (Xxxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxx,

tel. x00 00 000000 0, xxxx@xxxxxxxxx.xxx).

De octrooigemachtigden van Brinkhof zijn gebonden aan de relevante

Bepalingen van de Rijksoctrooiwet en het Europees Octrooiverdrag, alsmede

aan de gedragsregels en verordeningen van de Nederlandse Orde van

Octrooigemachtigden (zie: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) en de Orde van Europese Octrooigemachtigden (zie: xxx.xxxxxxxxx.xxx).

De merkengemachtigden van Brinkhof zijn bij de Beneluxvereniging voor

Merken- en Modellenrecht (bmm) geregistreerd als Erkend Merkengemachtigden en bij het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (euipo) als

EU-merken- en modellengemachtigden. De merkengemachtigden van Brinkhof voldoen aan de eisen die worden gesteld door Regeling Vakbekwaamheid bmm- Erkend Gemachtigde (zie: xxx.xxx.xx/xxxx-xx-xxx/xxx-xxxxxxxx)

De beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van Brinkhof is Allianz Nederland Schade- verzekering N.V. (Coolsingel 139 te Rotterdam).

Het verzekerde bedrag is maximaal € 10 miljoen per schadegeval en € 20 miljoen in totaal per jaar. De dekking geldt wereldwijd, met inbegrip van de VS.

Algemene voorwaarden

Brinkhof levert haar diensten onder de toepasselijkheid van algemene voorwaar- den. Deze algemene voorwaarden zijn hieronder opgenomen, en ook

beschikbaar via xxx.xxxxxxxx.xxx/xx. Zij zijn van toepassing op iedere opdracht, inclusief iedere vervolgopdracht of aanvullende opdracht, die aan Brinkhof of aan bij Brinkhof werkzame personen wordt verstrekt.

Onder “bij Brinkhof werkzame personen” wordt in deze algemene voorwaarden verstaan al diegenen die voor of namens Brinkhof betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht, waaronder maar niet beperkt tot (i) werknemers van Brinkhof,

(ii) werknemers van Brinkhof Services B.V., (iii) aandeelhouders van Brinkhof, hun praktijkvennootschappen en de directeur-grootaandeelhouders van die praktijk- vennootschappen, (iv) adviseurs van Brinkhof, en (v) door Brinkhof ingeschakelde hulppersonen.

1 Opdracht

De overeenkomst tussen Brinkhof en de cliënt is een overeenkomst van opdracht naar Nederlands recht.

Brinkhof streeft ernaar een haar toevertrouwde zaak zo goed en zo efficiënt moge- lijk te behandelen en daarover op voorhand duidelijke afspraken te maken. Om die reden stuurt Brinkhof in de regel voorafgaand aan het aannemen van een opdracht tot het verlenen van diensten een brief (‘engagement letter’) met daarin tarieven en andere zakelijke informatie die op die opdracht is toegesneden, alsmede een

exemplaar van deze brochure.

Opdrachten verstrekt aan bij Brinkhof werkzame personen worden beschouwd als uitsluitend aan Brinkhof verstrekt, ook indien het de bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. Uitgesloten worden de werking van artikel 7:404 Burgerlijk Wetboek dat hiervoor een afwijkende

regeling geeft en de werking van artikel 7:407, lid 2 Burgerlijk Wetboek dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt voor het geval waarin aan twee of meer personen een opdracht is verstrekt.

2 Vertrouwelijkheid

Brinkhof zal vertrouwelijke informatie die zij van de cliënt ontvangt in het kader van de uitvoering van de opdracht vertrouwelijk behandelen, een en ander met inachtneming van de toepasselijke regelgeving.

Brinkhof heeft toestemming van de cliënt om met de cliënt te communiceren via niet beveiligde elektronische weg, waaronder

begrepen via email, fax en telefoon, behoudens voorafgaande andersluidende schriftelijke afspraak.

3 Belangenconflicten

Om belangenconflicten te voorkomen onderzoekt Brinkhof voordat zij een op- dracht aanneemt of het haar vrijstaat voor de betreffende cliënt op te treden. Om die reden vraagt Brinkhof ook naar de namen van (potentiële) tegenpartijen.

De relatie tussen de cliënt en Brinkhof is niet exclusief. Dit brengt met zich mee dat een opdracht aan Brinkhof een zaak te behandelen een cliënt niet verplicht andere zaken eveneens aan Brinkhof toe te vertrouwen. Daar staat tegenover dat het Brinkhof vrij staat zaken van derden aan te nemen en in een dergelijke zaak tegen een cliënt op te treden; uiteraard altijd vooropgesteld dat die zaak geen

verband houdt met de eerdere zaak en Brinkhof niet beschikt over vertrouwelijke informatie van de cliënt die bij het behandelen van de nieuwe zaak van belang

kan zijn.

4 Honorarium, kantoorkosten en verschotten

Brinkhof brengt voor haar dienstverlening een honorarium aan de cliënt in reke- ning dat in principe wordt berekend door het aantal uren dat door de betrokken advocaten aan de zaak is besteed te vermenigvuldigen met de voor de betrokken advocaten geldende tarieven. Deze tarieven zijn afhankelijk van het rechtsgebied en van de ervaring en specialisatiegraad van de betrokken advocaten. Uurtarieven worden met een zekere regelmaat vastgesteld

en/of aangepast.

Brinkhof zorgt er daarbij voor dat, rekening houdend met de omstandigheden, te allen tijde een redelijk bedrag aan honorarium in rekening wordt gebracht.

Het honorariumbedrag wordt verhoogd met een opslag van 6% voor kantoorkos- ten, zoals telecom-, reproductie-, en eenvoudige koeriers- en portokosten.

Alle door Brinkhof bij de uitvoering van een opdracht gemaakte externe kosten die buiten de kantoorkosten vallen zullen daarnaast zonder enige opslag als

verschotten in rekening worden gebracht. Als dergelijke kosten in een bepaalde maand bijzonder hoog zijn, zal Brinkhof die tussentijds in rekening kunnen brengen.

5 Wijze van declareren

Honorarium, kantoorkosten en verschotten zullen in beginsel maandelijks worden gedeclareerd. Indien van toepassing wordt btw in rekening gebracht.

Declaraties dienen binnen 30 dagen na dagtekening te zijn voldaan. Bij gebreke van tijdige betaling is Brinkhof gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen, alsmede alle redelijke kosten verbonden aan de inning van een declaratie.

De cliënt stemt ermee in dat Brinkhof eventueel ontvangen derdengelden verre-

kent met openstaande declaraties, van welke verrekening Brinkhof de cliënt schrif- telijk op de hoogte zal stellen.

De betalingsgegevens van Brinkhof zijn:

Brinkhof N.V.

IBAN: NLl77 INGB 0675 8290 62 BIC (SWIFT): INGBNL2a

BTW nummer: nl851174152.b01 D-U-N-S nummer: 4903 81 580

RSIN nummer: 8511 74 152

In sommige gevallen zal Brinkhof de cliënt verzoeken om een voorschot,

bijvoorbeeld voor nieuwe cliënten, als voorzienbaar is dat aanzienlijke kosten moe- ten worden gemaakt, of als Brinkhof van mening is dat daartoe overigens aanlei- ding is.

6 Hulppersonen

Brinkhof zal bij het inschakelen van derden zoveel mogelijk van tevoren overleggen met de cliënt. Indien Brinkhof met toestemming van de cliënt deskundigen(zoals advocaten in het buitenland, octrooi- of merkgemachtigden of technische deskun- digen) of andere hulppersonen bij de behandeling van een zaak inschakelt, zal

Brinkhof het er zoveel mogelijk toe leiden dat deze derden rechtstreeks met de cli- ent contracteren en aan de cliënt declareren.

Brinkhof is door de cliënt gemachtigd aansprakelijkheidsbeperkingen en

andere algemene voorwaarden van derden namens de cliënt te aanvaarden. Brink- hof is niet aansprakelijk voor fouten of tekortkomingen van derden in de uitvoering van hun werkzaamheden.

7 Beperking van aansprakelijkheid

Indien de uitvoering van een opdracht door Brinkhof leidt tot aansprakelijkheid

van Brinkhof, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het hoogste van de volgende bedragen:

• het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Brinkhof in het betrokken

geval uitkeert, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat ingevolge de toepasselijke verzekeringsovereenkomst in het betreffende geval voor re- xxxxxx xxx Xxxxxxxx komt; of

• een bedrag van € 500.000 (vijfhonderdduizend euro).

Een aanspraak vervalt in ieder geval indien de cliënt niet binnen een jaar na de ont- dekking door de cliënt van een gebeurtenis of omstandigheid die aanleiding kan ge- ven tot aansprakelijkheid, Brinkhof van die mogelijke aanspraak schriftelijk in ken- nis heeft gesteld.

Door het verstrekken van een opdracht aan Brinkhof doet de cliënt afstand van het recht om bij Brinkhof werkzame personen aansprakelijk te stellen uit welken hoofde ook.

8 Vrijwaring

De cliënt vrijwaart Brinkhof tegen alle aanspraken van derden, de kosten van

rechtsbijstand daaronder begrepen, die op enigerlei wijze samenhangen met de voor de cliënt verrichte werkzaamheden, tenzij die aanspraken het gevolg zijn

van opzet of grove nalatigheid van Brinkhof.

9 Derdenbeding

Op deze algemene voorwaarden, inclusief de in artikel 7 geformuleerde aansprake- lijkheidsbeperkingen afstandsverklaring, alsmede de in artikel 8 geformuleerde vrij- waring, kan ook een beroep worden gedaan door alle bij Brinkhof werkzame perso- nen, in welke hoedanigheid ook, alsmede door hun rechtsopvolgers. Al hetgeen ten voordele van Brinkhof is bedongen in deze voorwaarden zal ten behoeve van hen gelden als een onherroepelijk om niet overeengekomen beding in de zin van artikel 6:253 Burgerlijk Wetboek. De werking van artikel 6:254 Burgerlijk Wetboek wordt uitgesloten.

10 Klachtenregeling

Als de cliënt vragen heeft over door Brinkhof aan de cliënt verleende diensten, of daarover een klacht heeft, kan de cliënt zich daarvoor steeds tot haar

contactpersoon bij Brinkhof wenden. Desgewenst kan de cliënt daarvoor ook

contact opnemen met senior partners mr. R.E. Ebbink of mr. E.I.M.C. de Vilder.

De klachtenregelingvan Brinkhof is te raadplegen via: xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx- klachtenregeling.

11 Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op de rechtsverhouding tussen de cliënt en Brinkhof is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die tussen de cliënt en Brinkhof mochten

ontstaan, zullen uitsluitend aan de bevoegde rechter te Amsterdam worden voor- gelegd. In geval van een geschil over de inhoud of strekking van deze algemene

voorwaarden in enige vertaling, is de Nederlandse tekst van deze algemene voor- waarden bindend.

Client information and general conditions

July 0000

Xxxxxxxx is an internationally oriented specialist law firm established in Amsterdam, the Netherlands, which conducts its business in the legal form of a public limited li- ability company under Dutch law (“naamloze vennootschap”) under the name

Brinkhof N.V. (hereinafter: “Brinkhof”).

Brinkhof has at its goal the practice of an advocate, a patent attorney and a trade- mark attorney. A list of the persons holding shares in Brinkhof through their respec- tive limited liability companies – which persons may be called “partners” – will be provided upon request.

Brinkhof is a law firm with a strong focus on innovation, technology and market

regulation. We assist clients from the Netherlands and abroad operating in sectors such as electronics, IT, media, internet, telecommunications, pharma/biotech and the healthcare sector.

Brinkhof is located at Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 00–78

1013 ks Amsterdam

tel. x00 00 000 00 00

website: xxx.xxxxxxxx.xxx

Brinkhof is registered with the Chamber of Commerce in Amsterdam under number 5412 1973.

Xxxxxxxx’x lawyers (advocates) are members of the Dutch Bar Association (Neuhuyskade 94, 2596 xm Den Haag, tel. x00 00 000 00 00,

xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx). Xxxxxxxx’x lawyers are bound by the provisions of the Dutch Act on Advocates (Advocatenwet) as well as the rules of conduct and regula- tions of the Netherlands Bar (NOvA) (see: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx).

Xxxxxxxx’x patent attorneys are members of the Netherlands Institute of Patent Attorneys (Carnegieplein 5, 2517 kj Den Haag, tel. x00 0 00 00 00 00,

xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) and the Institute of Professional Representatives before the European Patent Xxxxxx (Xxxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx, Xxxxxxx, tel. x00 (0)00 000000 0, xxxx@xxxxxxxxx.xxx). Xxxxxxxx’x patent attorneys are

bound by the relevant provisions of the Dutch Patents Act (Rijksoctrooiwet 1995) and the European Patent Convention as well as the rules of conduct and

regulations of the Netherlands Institute of Patent Attorneys (see: www.en. xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) and the Institute of Professional Representatives (see: xxx.xxxxxxxxx.xxx).

Xxxxxxxx’x trademark attorneys are registered with the Benelux Association of Trademark and Design Law (bmm) as Registered Trademark Attorneys, and as EU trademark and design attorneys with the European Union Intellectual Property Office (euipo). Xxxxxxxx’x trademark attorneys comply with the require- ments set by the Professional Competence Rules bmm-Registered Attorney

(Regeling Vakbekwaamheid bmm-Erkend Gemachtigde, see: xxx.xxx.xx/xxxx-xx-xxx/xxx-xxxxxxxx).

Xxxxxxxx’x professional liability insurer is Allianz Nederland Schadeverzekering N.V. (Coolsingel 139 in Rotterdam).

The insured sum is a maximum of € 10 million per claim and € 20 million in the an- nual aggregate. Coverage is worldwide, including the USA.

General conditions

General conditions apply to the provision of services by Brinkhof. These general conditions are set out in full below, and are also available via

xxx.xxxxxxxx.xxx/xx. They govern each assignment, including any subsequentor ancillary assignment, given to Brinkhof or to persons working at Brinkhof.

In these general conditions “persons working at Brinkhof” shall mean all the Persons involved in carrying out assignments for or on behalf of Brinkhof,

including without limitation (i) employees of Brinkhof, (ii) employees of Brinkhof Services B.V., (iii) shareholders of Brinkhof, their limited liability companies and the directors and major shareholders of these limited liability companies, (iv) consult- ants of Brinkhof, and (v) auxiliary persons engaged by Xxxxxxxx.

0 Assignment

The contract between Brinkhof and the client is an assignment contract governed by Dutch law.

It is Xxxxxxxx’x aim to handle a matter entrusted to it as well and as efficiently as possible and to make clear arrangements about that beforehand. That is why prior to accepting an assignment of services Brinkhof as a rule sends the client a letter

(“engagement letter”) for its signature, containing hourly rates and other business information tailored to the proposed matter, as well as a copy of this brochure.

All assignments given to persons working at Brinkhof are deemed to have been

given exclusively to Brinkhof, also if the assignment is intended to be carried out by a specific person. The effects of article 7:404 of the Dutch Civil Code (“Burgerlijk Wetboek”) which contains an exception to this situation, and of article 7:407 para- graph 2 Dutch Civil Code which creates a joint and several liability in cases an as-

signment is granted to two or more persons, are excluded.

2 Confidentiality

Brinkhof will treat confidential information it receives from the client in the course of the performance of the assignment confidentially, and will act in accordance

with the applicable rules. Brinkhof is authorised by the client to communicate with the client through non-secured electronic means, including email, fax, and tele- phone, unless there is a prior written agreement to the contrary.

3 Conflicts of interest

In order to avoid conflicts of interest, before accepting an assignment Brinkhof checks if it is free to represent the client in the matter in question. For the same

reason Brinkhof asks its clients to be provided with the names of (potential) ad- verse parties.

The relationship between Brinkhof and the client is not exclusive. This entails that the fact that the client has entrusted Brinkhof with handling a matter does not

oblige the client to also entrust Brinkhof with handling any new or further matters. By the same token Brinkhof will be free to accept assignments from third parties and to represent the relevant parties against the interests of the client; the latter, of course, always provided that the new matter is not related to the earlier matter and that Brinkhof does not possess confidential information regarding the client

which may be of relevance for handling the new matter.

4 Fees, office expenses and disbursements

Brinkhof charges a fee to the client which, in principle, is calculated by multiplying the number of hours worked on the matter by the relevant lawyers by the applica- ble individual rates. These rates depend on the relevant field of law and on the ex- perience and degree of specialisation of the lawyers involved. Hourly rates are de- termined and/or adjusted with a certain regularity.

Brinkhof will take care to always charge legal fees which are reasonable for its ser- vices under the circumstances.

The amount of the fees is increased with a 6% surcharge for office expenses

such as communications, reproduction, and simple courier and postal expenses. All external costs incurred by Brinkhof in carrying out an assignment that do not qual- ify as office expenses will be charged to the client as disbursements without any

surcharge. If such costs are particularly high in any one month, Brinkhof may decide to send an interim invoice.

5 Invoicing

In principle, legal fees, office expenses and disbursements are invoiced on a monthly basis. VAT is added where applicable.

Invoices must be paid within 30 days of the date of the invoice. In the event of late payment Brinkhof is entitled to charge statutory commercial interest as well as any reasonable costs related to the collection of the invoice.

The client agrees that Brinkhof may set off any funds received for the account of the client against any outstanding invoices. Brinkhof will inform the client in writing accordingly.

Brinkhof’s payment details are:

Xxxxxxxx X.X.

XXXX: XX00 XXXXXX 0000 8290 62 BIC (SWIFT): XXXXXX0X

VAT number: NL851174152.b01 D-U-N-S number: 4903 81 580

RSIN number: 8511 74 152

In some cases Brinkhof will request the client to transfer an advance payment, for example if the client is new, if it is foreseeable that significant costs will be in-

curred, or in other cases Brinkhof deems appropriate.

6 Auxiliary persons

Insofar as possible Brinkhof will consult with the client before engaging third par- ties. In case Brinkhof in the course of the assignment with the client’s permission will engage any external advisers (e.g. foreign attorneys, patent attorneys, trade- mark attorneys, or technical experts) or other auxiliary persons, Brinkhof will try to

arrange that these third parties will contract directly with the client and invoice the client directly.

The client hereby authorises Brinkhof to accept on its behalf any limitations of lia- bility as well as any other general conditions used by these third parties. Brinkhof is not liable for any faults or shortcomings by a third party in the performance of its activities.

7 Limitation of liability

In the event that the performance of an assignment by Brinkhof leads to liability for Brinkhof, this liability will be limited to the highest of the following two amounts:

• the amount which the professional liability insurance taken out by Brinkhof

pays in the event in question, plus the amount of deductibles (“eigen risico”) that Brinkhof is obliged to pay under the applicable insurance contract; or

• an amount of € 500,000 (five hundred thousand euros).

A claim for liability will lapse In any event if the client fails to notify Brinkhof of the potential claim in writing within one year from the client’s discovery of an event or circumstance which may have led to the relevant liability.

By entrusting Brinkhof with an assignment the client waives any rights to hold any persons working at Brinkhof liable on whatever account.

8 Indemnity

The client indemnifies and holds Brinkhof harmless from and against all third party claims, including legal costs, in whatever way related to the activities carried out for the client, unless those claims result from gross negligence or willful misconduct by Xxxxxxxx.

0 Third-party benefit clause

These general conditions, including the limitation of liability and waiver formulated in clause 7 as well as the indemnity formulated in clause 8, may be invoked by all persons working at Brinkhof, in any capacity, as well as their legal successors. All the stipulations in these conditions that are to the benefit of Brinkhof will apply to them as an irrevocable clause stipulated without consideration in the sense of arti- cle 6:253 of the Dutch Civil Code. The effect of article 6:254 of the Dutch Civil Code is excluded.

10 Complaints procedure

If the client has any questions about the services Brinkhof has provided to the cli-

ent, or if the client has a complaint about those services, the client may always turn to its contact person at Brinkhof. If it so wishes the client may also contact senior partners Xxxxxxx Xxxxxx or Xxxxxx xx Xxxxxx. Brinkhof’s complaints procedure may be consulted via xxxxxxxx.xxx/xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx/

11 Applicable law and exclusive jurisdiction

The legal relationship between the client and Brinkhof is exclusively governed by Dutch law. The Courts of Amsterdam, the Netherlands, will have exclusive jurisdic- tion

over any dispute which may arise between the client and Brinkhof. The

Dutch text of these general conditions will be binding in case of a dispute about the contents or purport of these conditions in any translation.