Duurzame technieken, systemen, materialen en concepten
Samenwerkingsovereenkomst voor een demonstratie- en disseminatieproject
Duurzame technieken, systemen, materialen en concepten
Deze Samenwerkingsovereenkomst is afgesloten tussen:
XXXX, met maatschappelijke zetel gevestigd te Boeretang 200, 2400 Mol, RPR Turnhout, BTW BE 0244.195.916, vertegenwoordigd door Xxxx Xxxxxxxx, Afgevaardigd Bestuurder, hierna ‘VITO’ genoemd
En
Vlaams Kenniscentrum Water, met maatschappelijke zetel gevestigd te Xxxxx Xxxxx xx Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx, XXX XX 0826.075.358 vertegenwoordigd door Xxxx Xxx xxx Xxxxx, Afgevaardigd Bestuurder, hierna “VLAKWA” genoemd‘
En
X..........., met maatschappelijke zetel gevestigd te ............. vertegenwoordigd door ,
hierna “AAA” genoemd, met als rol ‘kennisinstelling’
En
X..........., met maatschappelijke zetel gevestigd te ............. vertegenwoordigd door ,
hierna “XXX” genoemd, met als rol ‘(technologie-aanbieder, technologiegebruiker)’ En
Y..........., met maatschappelijke zetel gevestigd te ............. vertegenwoordigd door ,
hierna “YYY” genoemd, met als rol ‘(technologie-aanbieder, technologiegebruiker)’ En
Z………, met maatschappelijke zetel gevestigd te …. vertegenwoordigd door ,
hierna “ZZZ” genoemd, met als rol ‘(technologie-aanbieder, technologiegebruiker)’
XXXX en AAA worden hierna gezamenlijk “de Kennisinstellingen” genoemd XXX, YYY, ZZZ, … worden hierna gezamenlijk “het Consortium” genoemd
VLAKWA, de Kennisinstelling(en) en het Consortium worden hierna gezamenlijk “Partijen” genoemd
VOORAFGAANDELIJK
• OVERWEGENDE DAT XXXX en VLAKWA binnen het speerpuntdomein WATER het prioritair thema “Concepten van efficiënt waterbeheer” identificeerden en bedrijfsconsortia met kmo’s uitnodigden om samen met kennisinstellingen duurzame technieken, systemen, materialen en concepten uit te testen en hun duurzaamheid te demonstreren;
• OVERWEGENDE DAT XXXX en VLAKWA in gezamenlijk overleg de ingediende projecten evalueerden en het project <projectacroniem> van het Consortium, hierna genoemd Project, goedkeurden en wensen te subsidiëren;
XXXXX, OM DEZE REDENEN, is tussen de Partijen overeengekomen wat volgt:
Artikel 1: Voorwerp van de Overeenkomst
1.1 In overeenstemming met de voorwaarden vastgelegd in de overeenkomst, worden het Consortium en de Kennisinstellingen belast met de uitvoering van het Project zoals omschreven in Bijlage 1.
1.2 Bijlage 1 (Projectbeschrijving) en Bijlage 2 (Verklaringen op eer) maken integraal deel uit van onderhavige overeenkomst.
Artikel 2: Uitvoering van het Project
2.1. De Partijen zullen het Project te goeder trouw uitvoeren in overeenstemming met de beschrijving in Bijlage 1.
2.2. De uitvoering van het Project en de Overeenkomst vereist een voortdurende uitwisseling van informatie. Elke Partij verbindt er zich dan ook toe om tijdig alle informatie die een andere Partij nodig heeft voor het uitvoeren van haar verplichtingen in het kader van de Overeenkomst aan de andere Partij te verstrekken.
2.3. Indien tekortkomingen in de overeengekomen activiteiten, onderzoeksmethoden, vermoedelijke uitvoeringsduur en/of anders specifieke bepalingen door één van de Partijen worden vastgesteld tijdens de uitvoering van het Project, zal deze Partij de andere Partijen hiervan zo snel mogelijk informeren.
Artikel 3 : Taken van de Partijen
De taken van de Partijen worden omschreven in de Projectbeschrijving in bijlage 1. Daarenboven zijn Partijen verantwoordelijk voor volgende taken :
3.1. Xxxxx xxx XXXX
3.2. Xxxxx xxx XXXXXX
3.3. Taken van AAA
3.3. Taken van XXX
3.4. Xxxxx xxx XXX
3.5. Taken van ZZZ
…
Artikel 4: Onderaanneming
Geen Partij mag de taken zoals beschreven in Bijlage 1 geheel of gedeeltelijk door een derde partij in onderaanneming laten uitvoeren zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van VLAKWA en VITO, tenzij deze onderaanneming reeds in de Projectbeschrijving werd opgenomen zoals goedgekeurd door VLAKWA en VITO.
.
Artikel 5: Overleg
5.1. Elk lid van het Consortium duidt één medewerker aan die zal instaan voor alle onderlinge contacten en administratie, de technische coördinatie en de uitwisseling van
informatie tussen de leden van het Consortium. Deze contactpersonen zijn : Voor XXX is dit NAAMXXX, tel. TELXXX
Voor YYY is dit NAAMYYY, tel. TELYYY Voor ZZZ is dit NAAMZZZ, tel. TELZZZ
5.2. Het Consortium duidt één van hun leden, en binnen dit lid één medewerker aan die zal instaan voor de contacten, zowel inhoudelijk als financieel, met VLAKWA en VITO. VLAKWA en XXXX doen van hun kant hetzelfde voor wat betreft de relaties tussen het Consortium en de Kennisinstellingen.
Op deze wijze verlopen de contacten tussen het Consortium en de Kennisinstellingen. Voor XXXX en de kennisinstellingen is het enig aanspreekpunt
- Technisch: AAAAAAAAAAAAAA (VITO-Projectleider)
- Contractueel en financieel: Xxxxxx Xxx Xxxx, tel. 00 00 00 00 00 Voor Vlakwa is het enig aanspreekpunt
- Technisch: Xxxxxx Xxxxxxx, tel. 00 00 00 00 00
- Contractueel en financieel: Xxxx Xxx xxx Xxxxx, tel. 00 00 00 00 00 Voor het Consortium is dit
- QQQQQQQQQQQQQQQQQ, werkzaam bij XXX/YYY/ZZZ (Consortiumleider)
Zo zal QQQQQQQQQQQQQQQQQ o.a. instaan voor de doorstorting van de vergoeding, ontvangen van VLAKWA, aan de overige leden van het Consortium (zie Artikel 6.2)
Artikel 6: Financiering
6.1. De totale kostprijs van het Project, inclusief het aandeel van de werkzaamheden uitgevoerd door de Kennisinstellingen, bedraagt €.
6.2. Het Consortium kan een vergoeding ontvangen van maximum 66% van de aanvaarde subsidiabele kosten (hierbij vergoedt VITO de eigen kosten en deze van andere kennisinstellingen die in onderaanneming van VITO werken, en VLAKWA de kosten van de bedrijven en de kennisinstellingen die niet in onderaanneming van VITO werken), en onder voorbehoud van het voldoen aan de regels betreffende de de-minimissteun door alle Partijen van het Consortium. Het resterende bedrag (minstens 34% van de kosten) dient gefinancierd te worden door het Consortium. Een fictief voorbeeld geldt ter verduidelijking.
Cijfer-voorbeeld | Kosten | Financiering | ||||||
Bedrijven | VITO | VLAKWA | ||||||
VITO | € | 25.000 | € | 8.500 | € | 16.500 | ||
Inagro in onder- aanneming VITO | € | 15.000 | € | 5.100 | € | 9.900 | ||
Bedrijven | € | 60.000 | € | 20.400 | € | 39.600 | ||
TOTAAL | € | 100.000 | € | 34.000 | € 26.400 | € | 39.600 | |
De consortiumleider staat in voor de doorstorting van de van VLAKWA ontvangen bedragen aan de consortiumleden. De vermelde doorstorting dient te gebeuren uiterlijk 30 dagen na ontvangst van het bedrag. XXXX staat in voor de betaling van de door kennisinstellingen in onderaanneming van VITO, gemaakte en bewezen kosten.
6.3. Op grond van het eindverslag zal VLAKWA het juiste bedrag van de steun dat zal betaald worden, kunnen berekenen. Indien de werkelijk aangetoonde kosten die voor subsidie in aanmerking komen hoger liggen dan de kostprijs van het Project zoals voorzien in het Projectvoorstel, zal de steun maximum 66% van de reële kosten bedragen. In geen geval zal de steun meer bedragen dan 66% van de totaal voorziene kosten zoals opgenomen in het Projectvoorstel. Indien het project bij indiening aangaf extra inspanningen te presteren bovenop het plafondbedrag van 100.000 EURO
dienen deze kosten eveneens aangetoond te worden.
6.4. Ter financiële ondersteuning van de realisatie van het Project wordt voorzien in volgende financiering door VLAKWA aan de bedrijven en door XXXX aan de overige kennisinstellingen in onderaanneming van VITO op basis van kostenstaten overeenkomstig volgend schema:
- een tussentijdse afrekening vindt plaats overeenkomstig 6.2. bij ontvangst en aanvaarding door VLAKWA van kostenstaten die de besteding van minstens 60% van de begrote kosten aantonen, een tussentijds verslag en verslag van de projectvoortgang t.o.v. het oorspronkelijke projectplan, en een tussentijdse disseminatiefiche
- een eindafrekening vindt plaats overeenkomstig 6.2. bij ontvangst en aanvaarding door VLAKWA van kostenstaten die de besteding van de resterende begrote kosten aantonen, een eindverslag en verslag van de projectvoortgang t.o.v. het oorspronkelijke projectplan, en een finale disseminatiefiche.
6.5. Mededingingsregels
6.5.1. De minimis-regeling
De steun die verleend wordt in het kader van de demonstratie- en disseminatieprojecten op vlak van duurzaam watermanagement valt onder de toepassing van de de-minimis-regeling. De regels betreffende de-minimissteun, zoals neergelegd in Verordening (EG) 1998/2006 van de Europese Commissie van 15 december 2006 betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag op de-minimissteun, vereisen dat de toegekende steun aan het bedrijf het maximumbedrag van 200.000 Euro over de drie voorgaande belastingjaren niet mag overschrijden. Elke Partij van het Consortium dient derhalve bijlage 2 (verklaring op eer) in te vullen en te ondertekenen. Het niet of niet volledig invullen van deze bijlage geeft aanleiding tot opschorting of niet-betaling van de steun door VLAKWA en VITO. Indien het maximumbedrag zou overschreden worden door de steun verstrekt in het kader van huidig project, dient de betrokken projectpartner 100 % van zijn kosten te dragen. Ingeval van foutieve verklaring waardoor het plafond van 200.000 Euro overschreden wordt, zal de projectpartner het volledige bedrag van de steun storten aan VLAKWA en VITO , en beiden schadeloos stellen voor alle schade geleden ten gevolge van deze foutieve verklaring.
6.5.2. KMO-regelgeving
Minstens één van de Partijen uit het Consortium dient een Vlaamse kmo te zijn volgens de Europese definitie. Een verklaring op eer zoals opgenomen in bijlage 2 dient ondertekend te worden door alle Partij(en). Het Consortium verklaart de regels omtrent staatssteun en de hieraan verbonden sancties te kennen.
6.5.2. Overige
Elk lid van het Consortium dient aan VLAKWA en VITO onmiddellijk volgende zaken te melden:
- elke cumulatie met andere overheidssteun of de toekenning van andere steunvormen;
- elke gebeurtenis en/of omstandigheid die de uitvoering van het Project in gevaar kan brengen. In het bijzonder geldt deze meldingsplicht in geval van fundamentele wijzigingen in het aandeelhoudersschap of de beheerstructuur, bij verkoop van activa essentieel verbonden met de beoogde resultaten, bij opheffing van activiteiten, de intentie om een gerechtelijk akkoord aan te vragen, faling of enige andere omstandigheid welke een negatieve uitwerking kan hebben op de financiële situatie van één der leden van het Consortium.
6.5.3. Door ondertekening van deze overeenkomst bevestigen de partners dat zij de modaliteiten voor het in aanmerking komen van die hier bedoelde subsidies, die terug te vinden zijn op xxx.xxxxxx.xx, gelezen hebben, begrepen hebben en er mee akkoord gaan.
Artikel 7 : Verslaggeving
De betaling van de vergoedingen volgt het ritme van de verslaggeving, en deze bevat 3 hoofdcomponenten: financieel, inhoudelijk en het disseminatieluik. VLAKWA behoudt ten allen tijde het recht de betaling van de vergoedingen bijkomend afhankelijk te maken van inzage en goedkeuring van bijkomende kostenstaving, zoals loonfiches, facturen van leveranciers en de
betaalbewijzen hierover. Het schema van verslaggeving en betaling van de toegekende vergoeding volgt hierna. Er zijn 3 verslaggevings- en betalingsmomenten.
tijdstip | Verslaggeving | betaling | |||
Inhoudelijk | financieel | disseminatielui | |||
1 bij aanvang van | - verslag van de kick-off meeting - gedetailleerd projectplan | Disseminatie- fiche bij aanvang | 1ste schijf van 30% van het totaal goedgekeurd projectbudget | ||
het project, en ten laatste 2 maanden na de melding van goedkeuring door XXXX/VLAKWA | |||||
2 | tussentijds, en | - tussentijds | bewijsvoering | - tussentijdse | Tussentijdse |
zodra 60 % van | verslag | van 60% van | Disseminatie- | afrekening | |
de kosten kunnen | '- projectvoortgang | de gemaakte | fiche | (overeenkomstig | |
bewezen worden | t.o.v. het projectplan | kosten | informatiedocument- | ||
4.3 | |||||
3 | aan het einde | - eindverslag | bewijsvoering | - finale | Slotafrekening |
van het project | - projectvoortgang | van de overige | Disseminatie- | (overeenkomstig | |
t.o.v. het projectplan | 40% van de | fiche inclusief | informatiedocument | ||
gemaakte kosten | formele | - 4.3 | |||
volgens | toestemming | ||||
goedgekeurd | voor publicatie | ||||
projectbudget | op de website | ||||
van XXXX en | |||||
VLAKWA | |||||
VLAKWA streeft ernaar om binnen een termijn van vijftien (15) kalenderdagen na voorlegging de verslagen te evalueren en goed te keuren.
Artikel 8: Geheimhouding
8.1. Informatie en/of materialen uitgewisseld tussen Partijen in het kader van de Overeenkomst verplichten de ontvanger tot geheimhouding.
Onder informatie wordt verstaan: alle gegevens van een zakelijke of technische aard (inclusief software) die schriftelijk, mondeling of visueel in het kader van de onderzoeksopdracht worden uitgewisseld.
Onder materialen wordt verstaan: alle goederen die als basisgrondstof, componenten, modellen, prototypes of om het even welk gereedschap of uitrusting in het kader van de onderzoeksopdracht worden uitgewisseld.
Deze geheimhoudingsverplichting geldt zowel tijdens de duur als voor een periode van vijf (5) jaar na beëindiging van de Overeenkomst.
8.2. De bovenvermelde geheimhoudingsverplichting geldt niet voor materiaal en informatie die:
- reeds algemeen bekend was of geworden is zonder dat deze bekendheid het gevolg is van enige fout of nalatigheid van de ontvanger;
- reeds gekend is door de ontvanger op het ogenblik dat ze wordt meegedeeld door de verstrekker;
- op rechtmatige wijze door de ontvanger is verkregen van een derde;
- door de ontvanger via eigen onderzoek (door eigen personeel en/of derde(n)) is bekomen zonder op enige wijze gebruik te hebben gemaakt van de informatie en/of materialen van de verstrekker.
8.3. In overeenstemming met de bepalingen van artikel 10 en de disseminatieverplichting, vallen de resultaten van het Project en een algemene beschrijving van de techniek niet onder de vertrouwelijkheidverplichting.
Artikel 9: Intellectuele Eigendomsrechten
De Innovatie (technologie, product, concept) die gedemonstreerd en verspreid werd in het kader van onderhavige overeenkomst, blijft de eigendom van de oorspronkelijke eigenaar. Deze Overeenkomst en de uitvoering van het Project houdt geen overdracht van enig recht of enige licentie op de Innovatie aan de andere Partijen in.
Artikel 10: Publicaties en disseminatie
Na de uitvoering van het Project en de aanvaarding van het eindverslag door VLAKWA en VITO, zullen de Partijen zoveel mogelijk ruchtbaarheid geven aan het Project en de resultaten van de Innovatie die hierbij werd gedemonstreerd. De verspreiding van de informatie hierover onder het grote publiek is één van de doelstellingen van de steun verstrekt door VLAKWA en VITO. De formeel goedgekeurde disseminatiefiche is dan ook belangrijke output van het project en zal aan het einde van het project hiertoe op de websites van VLAKWA en VITO gepubliceerd worden. De resultaten van het Project en algemene informatie over de werking van de Innovatie zoals opgenomen in deze disseminatiefiche kunnen dan ook niet beschouwd worden als Vertrouwelijke Informatie.
Indien in publicaties of disseminatie-activiteiten gebruik gemaakt wordt van meer gedetailleerde informatie over de Innovatie dan deze opgenomen in de disseminatiefiche, gegevens die beschermd worden door intellectuele rechten of andere Vertrouwelijke Informatie, dient steeds voorafgaandelijk de toestemming gevraagd te worden aan de eigenaar van de Innovatie. Deze kan de publicatie of disseminatie van de informatie enkel weigeren indien hij hierdoor onevenredig veel schade zou lijden.
Artikel 11: Aansprakelijkheid
In geen geval is een Partij ten aanzien van de andere Partij aansprakelijk voor schade van welke aard ook, zowel directe als indirecte schade, met inbegrip van maar niet beperkt tot verlies van winst, inkomsten, omzet, interest, verlies van data of beschadiging van de goede naam en reputatie.
De verplichtingen in het kader van deze Overeenkomst zijn inspanningsverbintenissen en geen resultaatsverbintenissen.
Indien een Partij, ondanks het voorgaande, toch aansprakelijk gesteld zou worden voor schade ten aanzien van één of meerdere Partijen, zal de vergoeding nooit meer bedragen dan maximum het totale bedrag dat voor het Project is vastgesteld in Bijlage 1 bij deze Overeenkomst.
In geen geval kunnen VLAKWA en VITO aansprakelijk gesteld worden voor eender welke schade geleden door een Partij of een derde naar aanleiding van de toepassing van de Innovatie. Alle leden van het Consortium zullen VLAKWA en VITO vrijwaren voor elke schade veroorzaakt door (één van) hen aan VLAKWA en VITO of aan een derde tengevolge van de uitvoering van het Project.
Indien de uitvoering van deze Overeenkomst door overmacht wordt verhinderd of beperkt, wordt de door de overmacht getroffen Partij voor de duur ervan vrijgesteld van de contractuele verplichtingen waarvan de uitvoering rechtstreeks wordt verhinderd of beperkt door overmacht, op voorwaarde echter dat de betrokken Partij dadelijk de andere Partijen op de hoogte brengt van de oorzaken van de overmacht;
Artikel 12: Duur van de Overeenkomst
12.1. De Overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening van de Overeenkomst door de Partijen of uiterlijk op 1 januari 2015, en blijft van kracht voor een periode van één jaar.
12.2. Uittreden en/of uitsluiten van een Partij
Iedere Partij kan een gemotiveerd verzoek om haar deelname aan de Overeenkomst te mogen beëindigen, indienen. De andere Partijen kunnen eveneens verzoeken om de deelname van een Partij aan het Project te beëindigen (bv wegens contractuele wanprestatie die door de in gebreke gestelde Partij niet is hersteld binnen de dertig (30) kalenderdagen na een schriftelijke aanmaning). Dit verzoek vermeldt de redenen van beëindiging van het Project ten aanzien van de Partij evenals een voorstel tot herverdeling van de taken van die Partij.
Binnen een termijn van 15 kalenderdagen na overhandiging van het verzoek zullen XXXX en VLAKWA hun instemming met het verzoek of de weigering ervan aan de Projectleider van het Consortium meedelen.
Artikel 13: Algemeen
13.1. Deze Overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch Recht en geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Kortrijk.
13.2. Een Partij mag geen enkele van haar rechten en verplichtingen ontstaan uit deze Overeenkomst volledig noch gedeeltelijk afstaan of overdragen zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de andere Partijen.
13.6. De Overeenkomst bevat alle verbintenissen tussen de Partijen met betrekking tot de uitvoering van het Project en vervangt alle voorafgaande mondelinge en schriftelijke mededelingen. Alle Bijlagen maken integraal deel uit van de Overeenkomst.
Opgemaakt in [aantal partijen (..)] originele exemplaren te Kortrijk, waarbij elke Partij erkent één (1)
origineel exemplaar van deze Overeenkomst te hebben ontvangen.
Voor VITO NV Naam: Functie: Datum: Handtekening: | Voor VlakwaNaam: Xxxx Xxx xxx XxxxxXxxxxxx: Datum: Handtekening: | Voor YYY Naam: Functie: Datum: Handtekening: |
Voor ZZZ Naam: Functie: Datum: Handtekening: | Voor AAA Naam: Functie: Datum: Handtekening: |
Bijlagen:
1. Projectomschrijving
2. Verklaringen op eer met KMO- en de-minimisverklaring
3. Financieel plan