Algemene verhuurvoorwaarden voor huur & catering bruiloften/diners/feesten in Hortus Botanicus Amsterdam

Algemene verhuurvoorwaarden voor huur & catering bruiloften/diners/feesten in Hortus Botanicus Amsterdam

1. Opties en Huur

1.1 Een optie voor één of meerdere in de Hortus Botanicus Amsterdam aanwezige ruimtes is vrijblijvend en kan blijven staan voor een maximum van twee weken. Deze twee weken gaan in bij ontvangst van de eerste offerte. Na deze periode vervalt de optie automatisch en kan er geen recht meer gebaseerd worden op de offerte of de ruimtes.

1.2 De Hortus Botanicus Amsterdam verhuurt aan huurder de in de overeenkomst vermelde ruimte(n) ten behoeve van het in de huurovereenkomst omschreven doel en stelt deze ruimte(n) op de daarin aangegeven datum (data) beschikbaar. De huurder bevestigt door ondertekening van de huurovereenkomst de vermelde ruimte(n) op de aangegeven datum (data) in huur te aanvaarden. Totdat de Hortus Botanicus Amsterdam in het bezit is van een voor akkoord getekende offerte en de daarin vermelde aanbetaling kan geen aanspraak worden gemaakt op de geopteerde ruimte/datum.

1.3 Tot de huur behoort/behoren uitsluitend de in de offerte / overeenkomst omschreven ruimte(n). De huurder dient zich te houden aan de in de overeenkomst genoemde aanvangstijd en eindtijd. Tijd die nodig is voor de opbouw, inrichting en/of aankleding of testen van apparatuur, gaat in op het tijdstip dat de ruimte gehuurd is.

1.4 De gehuurde ruimten in de Hortus Botanicus Amsterdam mogen uitsluitend gebruikt worden voor feesten en evenementen met een besloten karakter. Het is niet toegestaan de ruimten op enige wijze te exploiteren door middel van heffen van entreegelden, het verkopen van etenswaren en dranken, of anderszins.

1.5 De Hortus Botanicus Amsterdam behoudt te allen tijden het recht om de hurende partij (alsnog) te weigeren, wanneer zij het doel van de bijeenkomst of de organisatie strijdig vindt met of niet passen binnen de visie van de Hortus.

2. Annulering van de zaalhuur / overeenkomst

2.1 Een overeenkomst kan uitsluitend schriftelijk worden geannuleerd, per email aan xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx. De huurder die de overeenkomst om welke reden dan ook annuleert, is aan de Hortus Botanicus Amsterdam een vergoeding schuldig overeenkomstig het navolgende;

2.1.1. Bij annulering meer dan 6 maanden voor de ingangsdatum is de klant gehouden de 10% van de kosten voor zaalhuur aan de Hortus Botanicus Amsterdam te voldoen.

2.1.2. Bij annulering minder dan 6maanden en meer dan 1 maand voor de ingangsdatum is de klant gehouden de Hortus Botanicus Amsterdam een vergoeding van 50% van de reserveringswaarde te betalen

2.1.3 Bij annulering minder dan 1 maand en meer dan 7 dagen voor de ingangsdatum is de klant gehouden aan de Hortus Botanicus Amsterdam 80% van de totale reserveringswaarde van de overeenkomst te betalen.

2.1.4. Bij annulering minder dan 7 dagen voor de ingangsdatum is de klant gehouden de Hortus Botanicus Amsterdam een vergoeding van 100% van de reserveringswaarde te betalen

2.1.5. Ingeval van no-show (het zonder annulering niet gebruik maken door een klant van een op grond van deze overeenkomst te verstrekken dienst) is 100% van de reserveringswaarde verschuldigd

3. Aanbetaling en betaling

3.1 De Hortus Botanicus Amsterdam heeft het recht ter zake van haar diensten een vooruitbetaling, bestaande uit een eerste en tweede aanbetaling te verlangen. De eerste aanbetaling omvat de locatiehuur en wordt gefactureerd zodra de overeenkomst getekend is. De factuur voor de tweede aanbetaling wordt verstuurd tot 28 dagen voorafgaand de bijeenkomst waarbij het resterende offertebedrag in rekening wordt gebracht. Deze dient 14 dagen voorafgaand aan de bijeenkomst te zijn betaald.

3.2 De definitieve eindafrekening ter zake van de zaalhuur, catering en technische faciliteiten, die de huurder gehouden is te voldoen, wordt binnen 14 dagen na het gehouden event verstuurd en dient door de huurder te worden voldaan binnen 30 dagen na de factuurdatum.

3.3 Alle geoffreerde prijzen zijn gebaseerd op de totale offerte. Bij grote wijzigingen in het programma behoudt Hortus Botanicus Amsterdam zich het recht voor de prijzen aan te passen.

3.4 De in de offerte genoemde prijzen zijn geldig tot 31 december van het betreffende kalenderjaar. Daarna zijn prijsstijgingen en veranderingen in BTW percentages voorbehouden.

4. Gebruik van gehuurde ruimte(n)

4.1 De huurder dient aanwijzingen van het personeel van de Hortus Botanicus Amsterdam ten aanzien van het gebruik van de ruimte(n) op te volgen.

4.2 De huurder dient zich te houden aan het door de Hortus Botanicus Amsterdam vastgestelde maximaal toegestane aantal gasten per gehuurde ruimte. Deze aantallen zijn terug te vinden in de bijlage onder artikel 9 van iedere afzonderlijke ruimte.

4.3 In de diverse ruimten binnen de Hortus Botanicus Amsterdam gelden verschillende gebruiksvoorwaarden per ruimte, deze zijn afzonderlijk en specifiek vermeld onder artikel 9 en gelden binnen deze algemene voorwaarden van de Hortus Botanicus Amsterdam.

Schade

4.4 In de in gebruik afgestane ruimten mag door de huurder niets worden aangeplakt of op welke wijze dan ook worden bevestigd, zonder voorafgaande toestemming van de Hortus Botanicus Amsterdam

4.5 Er mag niets bevestigd worden aan de collectiestukken van de Hortus. Tevens mag er niets bevestigd worden aan de materialen waarmee de Hortus de collectiestukken presenteert dan wel onder de aandacht brengt, waaronder maar niet beperkt tot, potten, kuipen, staanders, informatieborden en perken.

4.6 Het is verboden de collectiestukken van de Hortus te verplaatsen. Deze mogen alleen verplaatst worden door medewerkers van de Hortus Botanicus Amsterdam

4.7 De huurder dient ervoor te zorgen dat er geen schade wordt toegebracht aan de gebouwen en de tuin en aan de in het gebouw of de tuin aanwezige zaken. De huurder dient de ruimte(n) achter te laten in dezelfde staat als waarin deze werd(en) aangetroffen. De huurder staat ervoor in dat alle door huurder gecontracteerde toeleveranciers en facilitaire bedrijven deze bepaling naleven.

4.8 De huurder is voorts gehouden alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen te nemen om schade als in artikel 4 bedoeld te voorkomen. Het nemen van dergelijke maatregelen ontslaat de huurder niet van de verplichting optredende schade als vorenbedoeld aan de verhuurder te vergoeden.

4.9 De Hortus Botanicus Amsterdam heeft het recht door haar geconstateerde schade aan muren, vloeren, de plantencollectie e.d. in de gehuurde ruimte(n) en aan de daarin aanwezige goederen te laten herstellen op de kosten van de huurder, voor zover de schade is ontstaan ten tijde van het gebruik van de betreffende ruimte(n) door de huurder dan wel daarmee rechtstreeks verband houdt.

Brand en veiligheid

4.10 De huurder ziet erop toe dat in het gehele gehuurde geen licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen, gevaarlijke goederen, stankverspreidende stoffen, alsmede radioactieve bronnen tijdens de huurperiode aanwezig zijn.

4.11 Het is niet toegestaan om binnen, dan wel voor de poort of in de tuin, met rijst of confetti te strooien of vuurwerk af te steken. Xxxxxxx ziet op naleving hiervan toe. Bij signalering van een overtreding door een medewerker van de Hortus zal een minimale boete van € 150,- worden

opgelegd. Deze kan aangevuld worden met schoonmaakkosten en de vergoeding voor eventuele schade, allen in rekening gebracht aan de huurder.

4.1.2 Roken en open vuur is in alle binnenruimtes van de gehele Hortus Botanicus Amsterdam verboden.

4.1.3 Het door de Hortus Botanicus Amsterdam verstrekte personeel draagt zorg voor de veiligheid evenals voor het algemene beheer van de locatie. Het personeel is te allen tijde bevoegd de huurder en/of aanwezigen van het gezelschap te corrigeren of, indien nodig, van de locatie te verwijderen.

5. Muziek en geluid

5.1 Voor en tijdens een evenement dient de huurder maatregelen te nemen die de Hortus Botanicus Amsterdam noodzakelijk acht met betrekking tot het geluidsniveau in de diverse (buiten)ruimten. Een geluidsniveau van meer dan 80 decibel is niet toegestaan.

5.2 Versterkte muziek is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de Hortus Botanicus Amsterdam en alleen voor het specifiek beschreven muziekonderdeel.

5.3 Ramen en buitendeuren dienen te allen tijden gesloten te blijven op het moment dat er van de geluidsversterking gebruik gemaakt wordt en/of er muziek is. Vanaf 22:00 uur moeten de buitendeuren van het Museumcafé en van de Palmenkas permanent gesloten blijven tijdens het event.

5.4 Muziek, in welke vorm dan ook, is alleen toegestaan in de binnenruimtes.

5.5 De huurder dient erop toe te zien dat binnen de hekken van de Hortus Botanicus Amsterdam alsmede bij het verlaten van de Hortus Botanicus Amsterdam de rust en stilte voor omwonende in acht worden genomen. De huurder zorgt ervoor dat de tuin rustig wordt betreden en verlaten, zonder overlast voor de omwonenden. Om uiterlijk 01.00 uur dient de laatste gast het pand verlaten te hebben, tenzij er een kortere verhuurtijd is afgesproken.

5.6 Onmiddellijk na afloop van een bijeenkomst of evenement dient/dienen de gehuurde ruimte(n) binnen de overeengekomen huurperiode te worden ontruimd. Hieronder valt ook de verwijdering van al het materiaal dat door de huurder is gebruikt, zoals dozen, informatie- materiaal etc. Dit alles dient te gebeuren met inachtneming van de nachtrust van de omwonenden.

5.7 De huurder is aansprakelijk voor de afdracht van de door de Vereniging Buma/Stemra dan wel door een buitenlandse zusterorganisatie van de Vereniging Buma/Stemra of een andere derde geëxploiteerde muziekauteursrechten over ten gehore gebrachte audio en/of video en vrijwaart de Hortus Botanicus Amsterdam geheel van enige aanspraak van in dit artikel genoemde ter zake doende verschuldigde muziekauteursrechten.

6. Catering

6.1 In de Palmenkas mag alleen gebruikt worden gemaakt van de inzet van de door de Hortus Botanicus Amsterdam geselecteerde cateraars.

6.2 Inzet van cateraars anders dan de door de Hortus Botanicus Amsterdam voorgedragen cateraars dient voorafgaand door de Hortus Botanicus Amsterdam te worden goedgekeurd.

6.3 Bij inzet van een andere cateraar dan de door de Hortus Botanicus Amsterdam geselecteerde cateraars (alleen mogelijk in de Oranjerie) dient een uitkoopsom van € 500,- te worden voldaan. Deze cateraar dient uiterlijk 3 weken van tevoren op afspraak onze locatie een bezoek te brengen om onze voorwaarden in ontvangst te nemen en de locatie te bekijken.

6.4 Het door de huurder opgegeven aantal personen is bindend. Vermindering van maximaal 5% van het aantal gasten dan wel deelnemers tot 72 uur voor aanvang is kosteloos. Dit dient schriftelijk te zijn bevestigd uiterlijk 72 uur voor aanvang. Na deze termijn wordt ongewijzigd voor het oorspronkelijk overeengekomen aantal gefactureerd. Wanneer blijkt dat de Hortus Botanicus Amsterdam voor meer personen dan overeengekomen moet leveren, is de Hortus Botanicus Amsterdam gemachtigd naar eigen keuze of de levering aan meer personen dan overeengekomen te weigeren of de levering aan deze personen te accepteren tegen de bij aanvang overeengekomen condities en de noodzakelijke verhoging van de eerdere offerte.

6.5 Het is de huurder niet toegestaan meegebrachte consumpties te verkopen of gratis te verstrekken en ook niet om deze van een andere cateraar dan de Hortus af te nemen met uitzondering van wijn en champagne onder de voorwaarden genoemd in 6.6.

6.6 . Het is toegestaan zelf wijn of champagne mee te brengen te schenken. Hiervoor rekent de Hortus Botanicus Amsterdam een bedrag aan kurkengeld van respectievelijk € 17,50 per fles en € 25,- per fles.

6.7 Het is niet toegestaan de ruimtes in de Hortus te huren zonder afname van consumpties bij de Hortus.

7. Technische Faciliteiten

7.1 Enkele ruimten in de Hortus Botanicus Amsterdam zijn voorzien van audio-, video en projectieapparatuur. Daar waar deze voorzieningen niet zijn, zijn de mogelijkheden voor installatie van externe apparatuur ook beperkt.

7.2 Gebruik van de aanwezige technische faciliteiten wordt vooraf benoemd en bevestigd in de overeenkomst.

7.3 Wijzigingen in het gebruikt van de aanwezige apparatuur kunnen tot uiterlijk 2 dagen voor de aanvangsdatum schriftelijk worden doorgegeven. De offerte zal hierop dientengevolge worden aangepast.

7.4 Het meebrengen van eigen audio-, video- of projectieapparatuur door huurder kan alleen geschieden na overleg met de Hortus Botanicus Amsterdam. De huurder is zelf verantwoordelijk voor de installatie van de apparatuur met de voorwaarde dat dit alleen kan geschieden onder toeziend oog van een verantwoordelijke van de Hortus Botanicus Amsterdam. Tijdens de installatie dienen de aanwijzingen van deze verantwoordelijke te worden opgevolgd. De personeelskosten hiervoor zijn voor de huurder.

8. Algemeen

8.1 In iedere vorm van publiciteit rond een bijeenkomst of evenement dient de huurder duidelijk te laten blijken dat de bijeenkomst waarvoor huurder ruimte bij de Hortus Botanicus Amsterdam heeft gehuurd, uitgaat van huurder. De Hortus Botanicus Amsterdam mag slechts vermeld worden als plaats der bijeenkomst.

8.2 De Hortus Botanicus Amsterdam is in geen enkel opzicht verantwoordelijk of aansprakelijk voor de eventuele schade aan of vermissing en diefstal van in de garderobe (tenzij bemand) of andere ruimte(n) aanwezige kleding en/of andere goederen.

8.3 De Hortus Botanicus Amsterdam draagt geen verantwoordelijkheid voor goederen van huurder of derden en belast zich niet met het beveiligen en verzekeren daarvan. De Hortus Botanicus Amsterdam behoudt zich het recht voor achtergelaten goederen te verwijderen, zonder dat de Hortus Botanicus Amsterdam aansprakelijk is voor verlies of beschadiging.

8.4 Kosten voor extra bewaking met betrekking tot ontvangst van bijzondere gasten (bijv. leden van het Koninklijk huis, hoogwaardigheidsbekleders op ministerieel niveau etc.) en/of te verwachten acties/demonstraties in verband met de te verwachten bijeenkomst, alsmede overschrijding van het maximum aantal toegestane gasten in een ruimte, worden aan de huurder in rekening gebracht.

8.5 Bij de huur zijn inbegrepen normale schoonmaakkosten. Bij buitensporige vervuiling van de Hortus Botanicus Amsterdam zullen de extra gemaakte schoonmaakkosten in rekening worden gebracht.

8.6 De huurder dient dringende en noodzakelijke reparaties in of aan de door hem gehuurde ruimte(n) door of in opdracht van de Hortus Botanicus Amsterdam te dulden. De Hortus Botanicus Amsterdam zal bij de uitvoering van de ze werkzaamheden zoveel mogelijk rekening houden met het gebruik door de huurder.

8.7 Geschillen over de ten uitvoer brenging van de huurovereenkomst en deze algemene voorwaarden die daarvan, voor zover toepasselijk, een onlosmakelijk deel uitmaken, worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechte te Amsterdam.

9. Afzonderlijke ruimte specifieke voorwaarden

9.1 Palmenkas

9.1.1 De palmenkas is een monumentaal gebouw en ligt op het terrein van de Hortus Botanicus Amsterdam. De kas is eigendom van de Hortus en heeft als hoofdfunctie de huisvesting van delen van de plantencollectie van de Hortus. Bij het aangaan van deze overeenkomst is de locatie bekend aan de huurder.

9.1.2 De gehuurde palmenkas mag uitsluitend gebruikt worden vergaderingen, presentaties, diners, (trouw)ceremonies en recepties.

9.1.3 Binnen de huurovereenkomst van de palmenkas kan de Hortus Botanicus Amsterdam toestaan om de koepelruimte en/of het buitengebied van de Palmenkas te gebruiken voor uitloop van het betreffende evenement en alleen daarvoor.

9.1.4 In de gehele palmenkas geldt een maximum in de toegestane aanwezigheid van het aantal personen afhankelijk van het evenement van 120 personen.

9.1.5 De palmenkas is alleen beschikbaar voor verhuur tussen 15 mei en 1 oktober en alleen van 16:00 tot 22:00 uur. Het opbouwen van het evenement in de linkervleugel mag in geen geval eerder beginnen dan 15:00 uur. In de koepelruimte en in de buitenruimte mag in geen geval eerder dan 17:00 uur worden opgebouwd.

9.1.6 In de palmenkas mag op generlei wijze door de huurder gewerkt worden met open vuur, ovens of kookapparatuur. Alleen door de Hortus Botanicus Amsterdam aangewezen cateraars hebben toestemming om noodzakelijke keukenapparatuur in of rond de palmenkas te plaatsen.

9.1.7 In de palmenkas is het niet toegestaan een dj of versterkte band te programmeren. Akoestische muziek is alleen toegestaan wanneer de deuren gesloten zijn. Versterkt geluidsapparatuur voor een spreker is wel toegestaan, mits de deuren dicht zijn tijdens het gebruik.

9.1.8 Bij huur van de palmenkas is het toegestaan de bijbehorende en naastgelegen toiletfaciliteiten te gebruiken.

9.1.9 Voor de palmenkas gelden alle genoemde voorwaarden voor verhuur uit dit document tenzij deze anders gespecificeerd zijn in dit artikelnummer 9.1.

9.2 Laranjazaal

9.2.1 De Laranjazaal is de bovenzaal van de Oranjerie, gelegen op het terrein van de Hortus Botanicus Amsterdam. Bij het aangaan van deze overeenkomst is de locatie bekend aan de huurder.

9.2.2 De gehuurde Laranjazaal mag uitsluitend gebruikt worden voor vergaderingen, presentaties, workshops, lunches, diners, trouwceremonies en recepties.

9.2.3 In de Laranjazaal geldt een maximum in de toegestane aanwezigheid van het aantal personen van 60. In combinatie met de Oranjerie mag het totaal aanwezigen gasten niet meer dan 125 zijn.

9.2.4 De Laranjazaal is het hele jaar beschikbaar voor verhuur tussen 9:00 en 01:00 uur waarbij deze volledige tijdsduur wordt onderverdeeld in 3 dagdelen, zijnde; 9.00 - 13.00 uur, 13:00 – 17:00 uur en 17:00 - 01:00 uur.

9.2.5 Bij huur van de Laranjazaal is het toegestaan de bijbehorende en op de begane grond gelegen toiletfaciliteiten te gebruiken.

9.2.6 Voor de Laranjazaal gelden alle genoemde voorwaarden voor verhuur uit dit document tenzij deze anders gespecificeerd zijn in dit artikelnummer 9.2.

9.3 De Oranjerie

9.3.1 De Oranjerie is gelegen op het terrein van de Hortus Botanicus Amsterdam. Bij het aangaan van deze overeenkomst is de locatie bekend aan de huurder.

9.3.2 De gehuurde Oranjerie mag uitsluitend gebruikt worden voor vergaderingen, presentaties, workshops, diners, trouwceremonies en recepties.

9.3.3 In de Oranjerie geldt een maximum in de toegestane aanwezigheid van het aantal personen van 80. Met gebruik van het terras, al dan niet met overkapping, is dit 120. In combinatie met de Laranjazaal mag het totaal aanwezigen gasten niet meer dan 125 zijn.

9.3.4 De Oranjerie is het hele jaar beschikbaar voor verhuur tussen 18:00 en 01:00 uur inclusief opbouw.

9.3.5 Bij huur van de Oranjerie is het toegestaan de bijbehorende en op de begane grond gelegen toiletfaciliteiten te gebruiken.

9.3.6 Bij huur van de Oranjerie is gebruik van het terras inbegrepen.

9.3.7 Voor de Oranjerie gelden alle genoemde voorwaarden voor verhuur uit dit document tenzij deze anders gespecificeerd zijn in dit artikelnummer 9.3.

9.4 Het Kaslokaal

9.4.1 Het Kaslokaal ligt op het terrein van de Hortus Botanicus Amsterdam. Bij het aangaan van de overeenkomst is de locatie bekend aan de huurder. Het Kaslokaal is eigendom van de Hortus en heeft als hoofdfunctie de huisvesting en van delen van de plantencollectie van de Hortus en het activiteiten voor educatieve doeleinden.

9.4.2 Het gehuurde Kaslokaal mag uitsluitend gebruikt worden vergaderingen, presentaties en kleine recepties.

9.4.3 De permanente tentoonstelling aan de rechterzijde blijft onaangetast tijdens de verhuur van het Kaslokaal.

9.4.4 In het Kaslokaal geldt een maximum in de toegestane aanwezigheid van het aantal personen afhankelijk van het evenement zijnde;

Theateropstelling 60 personen Zittend aan tafels 30 personen Staande gelegenheid 45 personen

9.4.5 Het Kaslokaal is buiten openingstijden alleen beschikbaar voor verhuur tussen 1 oktober en 1 april van 17.00 tot 22.00. Het opbouwen van het evenement mag in geen geval eerder beginnen dan 16:00 uur.

9.4.7 Bij huur van het Kaslokaal is het toegestaan de bijbehorende en nabijgelegen toiletfaciliteiten te gebruiken.

9.4.8 Voor het Kaslokaal gelden alle genoemde voorwaarden voor verhuur uit dit document tenzij deze anders gespecificeerd zijn in dit artikelnummer 9.4.