BESTEK

EUROPESE COMMISSIE

EUROSTAT

BESTEK

Algemene en administratieve informatie1

Dit document wordt slechts ter informatie verstrekt.

Het is een aanvulling op het officiële bestek waarvan de inhoud in het kader van de desbetreffende aanbesteding rechtsgeldig is.

1 Waar in dit document naar bijlagen en delen wordt verwezen, worden de bijlagen bij en de delen van het bestek bedoeld.

1/15

INFORMATIE OVER HET CONTRACT

Algemeen

Indiening van een inschrijving op een aanbesteding van de Commissie houdt in dat de inschrijver:

– alle voorwaarden van de uitnodiging tot inschrijving en het contract aanvaardt (zie bijlage 12);

– afziet van zijn eigen verkoop- of dienstverleningsvoorwaarden, handelsvoorwaarden of andere algemene voorwaarden;

– bevestigt dat hij over zijn inschrijving geen heimelijke afspraken met andere contractanten heeft gemaakt en dat hij niet heeft geprobeerd de steun van het personeel van Eurostat te krijgen.

Alle door de inschrijvers ingediende documenten worden eigendom van de Commissie en worden als vertrouwelijk beschouwd.

De contractant voert de prestaties uit overeenkomstig de volgende documenten:

1. het contract;

2. de technische specificaties in het bestek;

3. de inschrijving.

In geval van tegenstrijdigheden tussen deze drie documenten heeft het contract voorrang op het bestek en de inschrijving, en heeft het bestek voorrang op de inschrijving.

Zodra de Commissie de inschrijving heeft geopend, wordt het document haar eigendom en wordt het vertrouwelijk behandeld.

Varianten zijn niet toegestaan.

De prestaties worden bij de contractant uitgevoerd, tenzij in deel 2 anders is bepaald.

Betalingen en garanties

Alle bedragen in de contracten luiden in euro. Alle betalingen uit hoofde van deze contracten worden eveneens verricht in euro.

Betalingen uit hoofde van het contract worden verricht in overeenstemming met de artikelen I.4, II.15 en II.16 van het ontwerpcontract in bijlage 12.

Indien een voorfinanciering wordt voorgesteld (zie artikel I.4.1 van het ontwerpcontract in bijlage 12), kan van de contractant een garantie voor voorfinanciering ter hoogte van het in bovengenoemd artikel vermelde bedrag worden verlangd.

Een dergelijke garantie wordt vereist voor alle contracten waarvan de voorfinanciering meer dan 150 000 EUR bedraagt. Ook onder deze drempel kan een garantie voor voorfinanciering worden vereist, wanneer de omzet van het laatste jaar van de contractant minder bedraagt dan drie maal de jaarlijkse waarde van het contract of wanneer de aanbestedende dienst dit nodig acht op basis van de resultaten van de analyse van de financiële draagkracht van de inschrijvers. Deze analyse wordt gebaseerd op de volgende informatie:

– specifieke cijfers: eigen middelen, werkkapitaal, bruto-exploitatieoverschot, nettoresultaat en zelffinancieringscapaciteit;

– ratio's: algemene liquiditeit, schulden, dekking van middelen van derden door zelffinancieringscapaciteit, en winstgevendheid.

Bijzondere aandacht zal worden geschonken aan de volgende informatie: eigen middelen, werkkapitaal, bruto-exploitatieoverschot, liquiditeitsratio en schuldratio.

In de garantie wordt vermeld dat deze uiterlijk van kracht wordt op de dag waarop de contractant de voorfinanciering ontvangt. De Commissie ontslaat de garant van zijn verplichtingen zodra de contractant heeft aangetoond dat prestaties ter waarde van de uitgekeerde voorfinanciering zijn verricht. De garantie wordt gehandhaafd totdat de voorfinanciering is vereffend met tussentijdse betalingen of met de betaling van het saldo aan de contractant.

Zie het model van de garantie voor voorfinanciering in bijlage 10.

Van de contractant kan ook worden verlangd dat hij de aanbestedende dienst de volledige uitvoering van de prestaties garandeert.

Wanneer de waarde van het contract meer dan 500 000 EUR bedraagt, wordt een dergelijke uitvoeringsgarantie verlangd van alle contractanten. Ook onder deze drempel kan van de contractanten een uitvoeringsgarantie worden verlangd wanneer zij in een van de bovenbeschreven situaties verkeren (in relatie tot de garantie voor voorfinanciering).

Indien vereist, bedraagt de garantie (zoals beschreven in artikel I.4.4 van het ontwerpcontract in bijlage 12 bij het bestek) 10% van het totale bedrag van het contract.

Deze garantie wordt op de datum van afgifte voor onbepaalde tijd van kracht. Ze wordt een maand na de betaling van het saldo vrijgegeven. Hiermee wordt de uitvoering van het contract gegarandeerd overeenkomstig de voorwaarden van bijlage II bij het ontwerpcontract in bijlage 12 bij het bestek.

Zie het model van de uitvoeringsgarantie in bijlage 11. Elke eventueel vereiste garantie luidt in euro.

De garantie moet worden verstrekt door een bank of een erkende financiële instelling (garant). Zij kan worden vervangen door een hoofdelijke borgstelling door derden.

Deze garantie heeft tot doel de bank, financiële instelling of derde op eerste vordering onherroepelijk hoofdelijk aansprakelijk of garant te stellen voor de verplichtingen van de contractant.

De Commissie heeft het recht elke garantie die zij onvoldoende acht, te weigeren. Zij moet haar besluit betreffende de kwaliteit van de aldus gestelde garantie motiveren.

De kosten van een garantie zijn ten laste van de contractant.

Vervanging van het personeel dat met de uitvoering van de prestaties is belast

De Commissie rekent erop dat het contract wordt uitgevoerd door de personen die in de inschrijving zijn vermeld. Indien deze personen moeten worden vervangen, moet de contractant een hoog niveau van stabiliteit van de dienstverlening en een doeltreffende overdracht van informatie garanderen.

Voor elke vervanging is de schriftelijke toestemming van de Commissie vereist. De contractant stelt te gelegener tijd een vervanger met ten minste gelijkwaardige kwalificaties en ervaring voor, indien:

– iemand, om naar behoren gerechtvaardigde redenen, zijn diensten niet kan blijven verlenen;

– de Commissie een in het contract gespecificeerde persoon ondeskundig of ongeschikt acht voor de vervulling van zijn functie uit hoofde van het contract of indien de manier waarop hij zijn prestaties uit hoofde van het contract verricht, de correcte en goede uitvoering van het contract belemmert. Indien de Commissie schriftelijk om vervanging verzoekt, stelt de contractant, tenzij anders bepaald, binnen een maand na ontvangst van het verzoek van de Commissie een vervanger voor. Niet-naleving van deze termijn wordt als contractbreuk aangemerkt.

Vervanging verplicht de Commissie niet tot betaling van een vergoeding of extra kosten naast de bedragen die in het oorspronkelijke contract zijn vermeld. De contractant neemt alle extra kosten die voortvloeien uit of betrekking hebben op deze vervanging, voor zijn rekening. Deze kosten omvatten de terugreis van het vervangen personeelslid en zijn gezin, de opleidingskosten van de vervanger en zo nodig de kosten die voortvloeien uit de noodzakelijke aanwezigheid van zowel het te vervangen personeelslid als zijn vervanger op de plaats van de uitvoering van de prestaties.

Persoonsgegevens en intellectuele-eigendomsrechten

Persoonsgegevens

Indien voor de follow-up van uw antwoord op de uitnodiging tot inschrijving persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv) moeten worden geregistreerd en verwerkt, zullen deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn uw antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk ter beoordeling van uw inschrijving overeenkomstig het bestek en worden ze uitsluitend voor dat doel verwerkt door de betrokken eenheid. Zie voor nadere gegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxxxx_xx.xxx

Uw persoonsgegevens (indien het een natuurlijke persoon betreft: naam en voornaam; indien het een rechtspersoon betreft: adres, rechtsvorm, registratienummer en naam en voornaam van de personen met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheden) kunnen door de rekenplichtige van de Commissie in het vroegtijdig waarschuwingssysteem (EWS), dan wel in zowel het EWS als de centrale gegevensbank van uitsluitingen (CED) worden geregistreerd, indien u in een van de situaties verkeert als genoemd in Besluit 2008/969, Euratom van de Commissie van 16 december 2008 betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (zie voor meer informatie xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxx_xxxxxxxx/xxxxx_xxxxxxxx_xx.xxx) of Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 van de Commissie van 17 december 2008 over de centrale gegevensbank van uitsluitingen.

Intellectuele-eigendomsrechten

Uw aandacht wordt gevestigd op artikel I.9 van de bijzondere voorwaarden van het contract, met specifieke bepalingen betreffende intellectuele-eigendomsrechten in verband met de resultaten van de opdracht en het gebruik ervan.

INFORMATIE OVER DE AANBESTEDINGSPROCEDURE

Algemene informatie

De aanbesteding is gepubliceerd in het Publicatieblad (PB) overeenkomstig het “Financieel Reglement”: Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 1995/2006 van de Raad van 13 december 2006 en Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 1261/2005 van de Commissie van 20 juli 2005, Verordening (EG, Euratom) nr. 1248/2006 van de Commissie van 7 augustus 2006 en Verordening (EG, Euratom) nr. 478/2007 van de Commissie van 23 april 2007 (uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement). Doel is de selectie van de meest geschikte inschrijver(s) om de prestaties op het bovengenoemde gebied uit te voeren.

Een aanbesteding beoogt concurrentie. Van iedere inschrijver die probeert vertrouwelijke informatie te krijgen, onwettige regelingen te treffen, met andere contractanten heimelijke afspraken te maken of maatregelen te treffen, bij het personeel van de Commissie steun te krijgen of op enigerlei wijze probeert het beoordelingscomité of de leden daarvan tijdens de gunningsprocedure te beïnvloeden, wordt de inschrijving nietig verklaard.

De inschrijvingen moeten duidelijk en beknopt zijn, doorlopend zijn gepagineerd en tot een coherent geheel zijn samengevoegd (bv. gebonden of geniet). Aangezien de inschrijver slechts op de inhoud van zijn schriftelijke inschrijving wordt beoordeeld, moet hieruit blijken dat hij aan de eisen van het bestek kan voldoen en in staat is de prestaties uit te voeren.

De inschrijving moet in een van de officiële talen van de Europese Unie zijn gesteld. De inschrijving moet alle documenten en gegevens bevatten die de Commissie nodig heeft voor de beoordeling van de inschrijvingen op basis van de uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria van dit bestek; als gegevens ontbreken, kan de Commissie de inschrijving van de gunningsprocedure uitsluiten. Zie voor nadere details punt 4.4 “Structuur van de inschrijving” van het bestek.

Wie mag deelnemen aan deze aanbesteding

Deelname aan de aanbesteding staat onder gelijke voorwaarden open voor alle natuurlijke en rechtspersonen (inclusief ieder lid van een combinatie, indien van toepassing) die binnen de werkingssfeer van de Verdragen vallen en voor alle natuurlijke en rechtspersonen die onderdaan zijn van staten die:

- met de Europese Unie een bijzondere overeenkomst op het gebied van overheidsopdrachten hebben gesloten, zulks onder de voorwaarden van die overeenkomst, of

- de in het kader van de Wereldhandelsorganisatie gesloten multilaterale overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) hebben geratificeerd, zulks onder de voorwaarden van die overeenkomst.

Een dienstverlener mag een inschrijving indienen als afzonderlijke entiteit of samen met andere dienstverleners: door een gezamenlijke inschrijving in te dienen (combinatie), of via uitbesteding. Beide mogelijkheden kunnen worden gecombineerd.

In elk geval moet in de inschrijving duidelijk worden gespecificeerd of de bij de inschrijving betrokken dienstverleners als lid van een combinatie (gezamenlijke inschrijving) of als subcontractant optreden (dit is ook van toepassing ingeval de

betrokken ondernemingen deel uitmaken van dezelfde groep of als één van de ondernemingen het moederbedrijf van de andere ondernemingen is).

Bij een gezamenlijke inschrijving is sprake van een inschrijving die is ingediend door een combinatie van inschrijvers. Bij gunning van het contract is ieder lid van de combinatie jegens de Commissie hoofdelijk en gezamenlijk aansprakelijk voor de uitvoering van het contract.

Indieners (leden van een combinatie van dienstverleners) van gezamenlijke inschrijvingen mogen slechts een enkele inschrijving voor een enkel contract indienen. In de inschrijving wordt vermeld welk lid de combinatie bij de aanbestedende dienst vertegenwoordigt. In de inschrijving moet een beschrijving worden gegeven van de wijze waarop de samenwerking wordt georganiseerd om de beoogde resultaten te bereiken, en van de organisatie van de technische, administratieve en financiële aspecten.

Indien de gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid niet uit de inschrijving blijkt, wordt alleen degene die de inschrijving ondertekent als inschrijver beschouwd en de overige dienstverleners als subcontractanten.

Er is sprake van uitbesteding als er een contract tussen de Commissie en een dienstverlener is of wordt gesloten en deze laatste voor de uitvoering van de desbetreffende opdracht een wettelijke verbintenis met andere rechts- of natuurlijke personen aangaat om een deel van de dienst te verlenen (met name prestaties die worden verricht door een deskundige die niet bij de inschrijver in dienst is, worden beschouwd als uitbesteed). De Commissie heeft geen enkele rechtstreekse juridische relatie met de subcontractant(en).

Als bepaalde taken waarin het contract voorziet aan subcontractanten worden toevertrouwd, wordt de contractant niet ontslagen van de verplichtingen die hij krachtens het contract jegens de Commissie moet nakomen en is uitsluitend hij aansprakelijk voor de goede uitvoering van het contract (zie artikel II.6 van het ontwerpcontract in bijlage 12).

Tijdens de uitvoering van het contract heeft de contractant de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie nodig om een subcontractant door een andere te vervangen en/of prestaties waarvan uitbesteding in de oorspronkelijke inschrijving niet was gepland, door derden te laten uitvoeren.

Zie in deel 4, punt 4.4, welke informatie moet worden verstrekt in geval van een combinatie en van uitbesteding.

Wijze van inschrijving

Algemene informatie

Als u belangstelling hebt voor deze opdracht, kunt u een origineel en vier kopieën van uw inschrijving (zie Structuur van de inschrijving) op papier indienen (voor elk betrokken perceel, wanneer meerdere percelen worden voorgesteld).

Op de envelop vermeldt u de titel van de aanbesteding, het referentienummer, het perceelnummer (indien van toepassing) en de naam van de inschrijver. Ook moet op de envelop het volgende opschrift worden aangebracht: “Appel d’offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier”. Indien een zelfklevende envelop voor de verzending wordt gebruikt, moet deze worden dichtgeplakt met plakband, waarover de handtekening van de afzender wordt geplaatst.

De inschrijving moet worden ingediend vóór de uiterste datum die in de aankondiging van de opdracht is vermeld en moet worden ingediend op basis van de informatie in de technische specificaties (zie deel 4, punt 4.3.1).

Opening van de inschrijvingen

Van elke inschrijver mag één gemachtigd vertegenwoordiger aanwezig zijn op deze openingszitting (zie deel 4, punt 4.3.3). Een schriftelijke machtiging die is ondertekend door de inschrijver of door diens naar behoren gemachtigd vertegenwoordiger moet worden voorgelegd aan de voorzitter van de openingscommissie.

Contact met Eurostat

In principe zijn contacten tussen de Commissie en de inschrijver tijdens de procedure verboden. Bij wijze van uitzondering kan echter contact plaatsvinden vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen:

– Op initiatief van de inschrijvers met als enig doel de aard van de opdracht te verduidelijken. Een dergelijk verzoek om aanvullende inlichtingen mag uitsluitend schriftelijk worden geformuleerd en moet de delen en punten vermelden waarop het betrekking heeft. Het kan per brief, per fax of per e-mail worden verzonden, uitsluitend aan het hieronder vermelde adres. Voor zover deze aanvullende inlichtingen tijdig zijn aangevraagd, worden ze uiterlijk zes kalenderdagen vóór de uiterste datum van ontvangst van inschrijvingen gelijktijdig verstrekt aan alle marktdeelnemers op het internetadres xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx Wanneer het verzoek om inlichtingen minder dan acht kalenderdagen vóór de uiterste datum van ontvangst van inschrijvingen wordt ontvangen, worden de aanvullende inlichtingen zo snel mogelijk na de ontvangst van het verzoek verstrekt. Op verzoeken om aanvullende inlichtingen die minder dan vijf werkdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen worden ontvangen, hoeft de aanbestedende dienst niet te antwoorden.

– Op initiatief van de aanbestedende dienst om iedere betrokkene op de hoogte te brengen van een vergissing, onnauwkeurigheid, weglating of enige andere tekortkoming in de aanbestedingsstukken, door informatie op het internetadres xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx

Na de opening van de inschrijvingen mag contact alleen worden toegestaan op initiatief van de aanbestedende dienst, indien verduidelijking van een inschrijving noodzakelijk is of duidelijke materiële fouten in de tekst van de inschrijving moeten worden verbeterd.

Deze contacten kunnen in geen geval tot wijziging van de voorwaarden van de inschrijving leiden.

Gestanddoeningstermijn van de inschrijving

De inschrijvingen zijn vast en niet herzienbaar tijdens de duur van de prestaties. De gestanddoeningstermijn van een inschrijving bedraagt twaalf maanden vanaf de uiterste datum van ontvangst van inschrijvingen, zoals vermeld in punt IV.3.4 van de aankondiging van de opdracht. Indien het oorspronkelijke contract verlengbaar is, blijft de inschrijving voor deze verlengingen geldig. In geval van verlenging van het contract behoudt de Commissie zich het recht voor om geactualiseerde formulieren betreffende de uitsluitings- en de selectiecriteria te vragen (zie deel 4, punt 4.4). Het of de contracten zullen tijdens de gestanddoeningstermijn worden ondertekend, waarbij de inschrijver aan alle eisen van de uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria moet blijven voldoen. Indien de situatie betreffende deze eisen sedert de indiening van de inschrijving is veranderd,

moet elke wijziging onmiddellijk en op initiatief van de inschrijver aan de Commissie worden gemeld.

Structuur van de inschrijving

Inschrijvingen moeten uit de volgende vijf delen bestaan, met inbegrip van alle gevraagde informatie (zo niet kan de Commissie de inschrijving van de selectie- en gunningsprocedure uitsluiten) en goed leesbaar zijn zodat er geen twijfel kan bestaan over woorden of cijfers:

– Deel 1: administratieve informatie

– Deel 2: uitsluitingscriteria

– Deel 3: selectiecriteria

– Deel 4: technische inschrijving

– Deel 5: financiële inschrijving

De Commissie behoudt zich het recht voor te verlangen dat binnen een door haar vast te stellen termijn eventueel andere aanvullende informatie voor de beoordeling of verificatie van de ingediende inschrijving wordt verstrekt.

Waar in dit deel naar bijlagen wordt verwezen, worden de bijlagen bij het bestek bedoeld.

Deel 1: administratieve informatie

In het eerste deel moet de inschrijver de volgende stukken overleggen:

- Een begeleidende brief die door de wettelijke vertegenwoordiger van de inschrijver is ondertekend.

- Een inhoudsopgave (met paginanummers).

- Administratieve documenten betreffende de rechtssituatie, nl.: Geval 1: indiening door één inschrijver

– Het ingevulde formulier met administratieve gegevens als opgenomen in bijlage 1.

– Het formulier juridische entiteit (bijlage 2), ingevuld en ondertekend door een gemachtigd vertegenwoordiger van de inschrijver, vergezeld van alle vereiste bewijsstukken. Een standaardformulier voor natuurlijke personen, particuliere ondernemingen en publiekrechtelijke entiteiten is in de taal van elke lidstaat beschikbaar op het volgende internetadres:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxx_xxxxxxxx/xxxxx_xxxxxxxx_xx.xxx

– Het formulier financiële identificatie (bijlage 3), ingevuld en ondertekend door een gemachtigd vertegenwoordiger van de inschrijver en zijn bank. Voor elke lidstaat is een specifiek formulier beschikbaar op: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx/xxxxxxxxx_xx_x n.cfm

– De vragenlijst over gezamenlijke inschrijvingen en/of uitbesteding, ondertekend door een wettelijke vertegenwoordiger van de inschrijver (hoofdpartner bij een gezamenlijke inschrijving met uitbesteding) (bijlage 4).

Geval 2: indiening door een inschrijver met subcontractant(en)

Indien de inschrijver de diensten geheel of gedeeltelijk wenst uit te besteden, moet hij, naast de in geval 1 in te dienen documenten, de volgende informatie in zijn inschrijving verstrekken:

– Het formulier juridische entiteit (bijlage 2), ingevuld en ondertekend door de gemachtigde vertegenwoordiger van elke subcontractant, vergezeld van alle vereiste bewijsstukken. Een standaardformulier voor natuurlijke personen, particuliere ondernemingen en publiekrechtelijke entiteiten is in de taal van elke lidstaat beschikbaar op het volgende internetadres:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxx_xxxxxxxx/xxxxx_xxxxxxxx_xx.xxx

– Een verklaring van beschikbaarheid van iedere subcontractant, waaruit blijkt dat hij met de inschrijver zal samenwerken als de opdracht aan die inschrijver wordt gegund (bijlage 5).

Geval 3: indiening van een gezamenlijke inschrijving

Elke betrokken entiteit (alle leden van de combinatie, inclusief de hoofdpartner) moet de volgende stukken overleggen:

– Het ingevulde formulier met administratieve gegevens als opgenomen in bijlage 1.

– Het formulier juridische entiteit (bijlage 2), ingevuld en ondertekend door een gemachtigd vertegenwoordiger van de inschrijver, vergezeld van alle vereiste bewijsstukken. Een standaardformulier voor natuurlijke personen, particuliere ondernemingen en publiekrechtelijke entiteiten is in de taal van elke lidstaat beschikbaar op het volgende internetadres:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxx_xxxxxxxx/xxxxx_xxxxxxxx_xx.xxx

– Een brief, ondertekend door elk van de leden van de combinatie, waarmee de hoofdpartner toestemming wordt verleend om de inschrijving namens de combinatie in te dienen.

Daarnaast moeten de volgende documenten worden overgelegd door de hoofdpartner:

– Het formulier Financiële identificatie (bijlage 3), ingevuld en ondertekend door een gemachtigd vertegenwoordiger van de inschrijver en zijn bank. Voor elke lidstaat is een specifiek formulier beschikbaar op: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx/xxxxxxxxx_xx_x n.cfm

– De vragenlijst over gezamenlijke inschrijvingen en/of uitbesteding, ondertekend door een wettelijke vertegenwoordiger van de inschrijver (bijlage 4).

Het volgende document moet worden verstrekt door de hoofdpartner maar alleen vóór de ondertekening van het contract en op verzoek van de Commissie:

– Volmacht, ingevuld en ondertekend door een gemachtigd vertegenwoordiger van elke partner (bijlage 6).

Deel 2: uitsluitingscriteria

De inschrijver(s) – met inbegrip van elke partner in geval van een gezamenlijke inschrijving en elke subcontractant – moeten de Verklaring betreffende de gevallen van uitsluiting (bijlage 7) overleggen.

Een inschrijver wordt van deelneming aan een aanbestedingsprocedure uitgesloten als hij:

a) in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeert, zijn faillissement is aangevraagd of tegen hem een procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling loopt, hij zijn prestaties heeft gestaakt of in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving;

b) bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, is veroordeeld voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

c) bij de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken;

d) niet heeft voldaan aan al zijn verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen en belastingen volgens de wetgeving van het land waar hij gevestigd is, van het land van de aanbestedende dienst of van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd;

e) bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, is veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Europese Unie schaadt;

f) een administratieve sanctie opgelegd heeft gekregen, in de gevallen waarin:

- hij valse verklaringen heeft afgelegd in de door de aanbestedende dienst verlangde inlichtingen voor deelname aan een aanbestedingsprocedure of deze inlichtingen niet heeft verstrekt;

- van hem is vastgesteld dat hij ernstig is tekortgeschoten in de nakoming van zijn verplichtingen in het kader van contracten die uit de begroting van de Europese Unie worden gefinancierd.

Een inschrijver wordt van de gunning van een opdracht uitgesloten als hij naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure2:

g) in een belangenconflict verkeert.

h) valse verklaringen heeft afgelegd in de door de aanbestedende dienst verlangde inlichtingen voor deelname aan deze aanbestedingsprocedure of deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

i) in een van de in de punten a) tot en met f) genoemde situaties verkeert.

Uitsluitend op verzoek, en voor contracten met een waarde van meer dan 130 000 EUR, moeten de inschrijvers (alle partners in het geval van een gezamenlijke inschrijving, aan wie de opdracht zal worden gegund, het bewijs leveren dat zij niet in een van de hierboven bedoelde situaties verkeren.

De aanbestedende dienst aanvaardt als voldoende bewijs3:

2Rechtsgrondslag: artikel 94 van het Financieel Reglement (Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 1995/2006 van de Raad van 13 december 2006.

3Rechtsgrondslag: Artikel 134 van de Uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement (Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 1261/2005 van de Commissie van 20 juli 2005, Verordening (EG, Euratom) nr. 1248/2006 van de Commissie van 7 augustus 2006 en Verordening (EG, Euratom) nr. 478/2007 van 23 april 2007.

− voor de in punt a), b) of e) genoemde situaties: een recent uittreksel uit het strafregister (daterend van minder dan vier maanden vóór de uiterste datum van ontvangst van inschrijvingen) of, bij gebreke daarvan, een recent gelijkwaardig document van een gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of herkomst, waaruit blijkt dat aan deze eisen is voldaan;

− voor de in punt d) genoemde situatie: een recente verklaring of brief (daterend van minder dan vier maanden voor de uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen) van de bevoegde autoriteit van de betrokken staat. Deze documenten moeten bewijzen bevatten van de betaling van alle belastingen en socialezekerheidsbijdragen die de inschrijver verschuldigd is, waaronder de btw, inkomstenbelasting (alleen voor natuurlijke personen), vennootschapsbelasting (alleen voor rechtspersonen) en socialezekerheidsbijdragen.

Wanneer de inschrijver een rechtspersoon is en de nationale wetgeving van het land van vestiging van de inschrijver niet toestaat dat dergelijke documenten voor rechtspersonen worden verstrekt, moeten de documenten worden overgelegd voor natuurlijke personen, zoals de directeuren van de onderneming of personen die bij de inschrijver vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheden hebben.

Voor de in de punten a), b), d) of e) genoemde gevallen waarin een bovengenoemd document niet door het betrokken land wordt afgegeven, kan dit worden vervangen door een verklaring onder ede of, bij gebreke daarvan, een plechtige verklaring (hiertoe mag het formulier in bijlage 7 worden gebruikt) van de betrokkene voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde beroepsorganisatie in het land van oorsprong of herkomst.

- voor onder c), f), g) en h) bedoelde gevallen, het formulier volgens het model in bijlage 7, naar behoren ondertekend en gedateerd door de belanghebbende.

De aanbestedende dienst kan administratieve en financiële sancties opleggen aan inschrijvers op wie een van de bovengenoemde gevallen van uitsluiting van toepassing is, overeenkomstig de artikelen 93, 94 en 96 van het Financieel Reglement.

Deel 3: selectiecriteria

a- Economische en financiële draagkracht:

De inschrijver(s), in geval van een gezamenlijke inschrijving alle partners, moet(en)

– het verplichte inschrijvingsformulier voor de boekhoudkundige gegevens invullen (bijlage 8);

– de volledige reeks jaarrekeningen (balans, winst-en-verliesrekening en bijlagen) voor de afgelopen twee jaar toevoegen.

Indien deze documenten om een geldige reden (die in de inschrijving naar behoren wordt gemotiveerd) niet beschikbaar zijn, kunnen de inschrijvers hun economische en financiële draagkracht bewijzen met andere door de Commissie geschikt geachte middelen.

b- Technische en beroepsbekwaamheid:

De volgende documenten moeten door de inschrijver(s) worden ingediend als bewijs van diploma's en beroepskwalificaties:

– De inschrijvers moeten cv's bijvoegen van de personen die rechtstreeks bij de uitvoering van het contract worden betrokken (ook als zij bij eventuele subcontractanten werken), waarin de diploma's, beroepskwalificaties en ervaring op de voor deze diensten relevante gebieden zijn vermeld.

– In het cv moet de talenkennis worden vermeld, waarbij ter overweging wordt gegeven dat de belangrijkste werktalen van de Commissie Frans, Engels en Duits zijn.

– Zij moeten vermelden of de voorgestelde personen op het moment van indiening van de inschrijving wel of niet voor hen werken. De inschrijver moet duidelijk vermelden of de voorgestelde deskundige wel of niet bij hem in dienst is. Indien de voorgestelde deskundige niet in dienst is, wordt hij/zij beschouwd als subcontractant. Een persoon die betrokken is bij een ander project, waarvoor zijn prestaties niet vóór het begin van zijn activiteiten in het kader van dit contract zullen zijn beëindigd en waarvoor zijn verplichtingen zijn geplande rol in het kader van dit contract beperken, mag niet voor dit contract worden voorgesteld.

– Er moet een ondertekende verbintenis (verklaring van beschikbaarheid) worden bijgevoegd van alle aangewezen personen (inclusief werknemers en subcontractanten) om de door de inschrijver voorgestelde prestaties te accepteren, als het contract (bijlage 5) aan hem wordt gegund.

Bovendien moet de inschrijver een lijst indienen met de voornaamste diensten die in de afgelopen drie jaar zijn verleend, onder vermelding van de bedragen, data en publiek- of privaatrechtelijke afnemers, alsook al het relevante bewijsmateriaal waaruit de vereisten van de specifieke selectiecriteria blijken (zie deel 2, punt 2.8).

Deel 4: technische inschrijving

Aangezien de technische inschrijving het belangrijkste onderdeel van de inschrijving is, moet het volledig overeenstemmen met alle eisen van de technische specificaties.

De inschrijver moet aangeven of hij een deel van de dienstverlening wil uitbesteden en zo ja welk deel (identiteit van de subcontractant en middelen die deze verstrekt).

Deel 5: financiële inschrijving

Het verplichte inschrijvingsformulier (bijlage 9) moet worden gebruikt.

– De prijzen moeten worden opgegeven in euro;

– de prijzen moeten exclusief alle belastingen, heffingen en andere rechten, d.w.z. ook exclusief btw, worden vermeld, aangezien de Europese Commissie overeenkomstig de artikelen 3 en 4 van het Protocol inzake de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie van 8 april 1965 in de lidstaten van dergelijke belastingen is vrijgesteld;

– in beginsel moeten alle kosten die uit de uitvoering van de prestaties voortvloeien, inclusief algemene kosten, zoals infrastructuur-, administratie-, beheers- en reiskosten, in de vaste totale prijs van de financiële inschrijving zijn opgenomen (bijkomende variabele kosten worden niet vergoed).

Beoordelingsmethode en gunningsprocedure

Uitsluiting en selectie van inschrijvers

De beoordeling van de inschrijvers verloopt in twee fasen:

a- Uitsluiting van inschrijvers

Iedere inschrijver of subcontractant zal individueel worden beoordeeld op grond van de uitsluitingscriteria.

Om in aanmerking komen voor deelname aan deze aanbestedingsprocedure, mag de inschrijver zich niet in een van de situaties van de uitsluitingscriteria bevinden (zie deel 4, punt 4.4.2)

b - Selectie van inschrijvers

Inschrijvers worden geselecteerd als zij over de economische en financiële draagkracht alsmede over de technische en beroepsbekwaamheid beschikken om de in het kader van deze aanbesteding verlangde prestaties uit te voeren.

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver wordt beoordeeld aan de hand van de omzet van het laatste jaar en een onderzoek van de volgende cijfers of ratio’s (eigen middelen, werkkapitaal, bruto-exploitatieoverschot, nettoresultaat, zelffinancieringscapaciteit, algemene liquiditeit, schulden, dekking van middelen van derden door zelffinancieringscapaciteit, en winstgevendheid). Bijzondere aandacht zal worden geschonken aan de volgende criteria: eigen middelen, werkkapitaal, bruto- exploitatieoverschot, liquiditeitsratio en schuldratio.

De technische en beroepsbekwaamheid van de inschrijver(s) wordt beoordeeld aan de hand van de kwalificaties van het voorgestelde personeel en deskundigen, de voornaamste diensten die de afgelopen drie jaar zijn verleend en, in voorkomend geval, de specifieke voorschriften van het bestek. In geval van een gezamenlijke inschrijving (combinatie) of uitbesteding wordt de technische en beroepsbekwaamheid van de inschrijver beoordeeld op basis van de gecombineerde bekwaamheid van alle aan de inschrijving deelnemende leden.

De beoordeling wordt gebaseerd op de inschrijving en de antwoorden van de inschrijvers in de verplichte inschrijvingsformulieren. De inschrijvers moeten alle nodige bewijsstukken verstrekken. Hiervoor moeten zij de formulieren in de bijlagen bij dit document gebruiken.

Onvolledige inschrijvingen kunnen worden afgewezen. De Commissie kan echter vragen om ontbrekende officiële documenten per e-mail in te dienen (normaal gesproken binnen 24 uur na het verzoek).

Bovendien behoudt de Commissie zich het recht voor andere informatie uit openbare of gespecialiseerde bronnen te gebruiken.

Gunning van de opdracht

a- Beoordeling van de technische kwaliteit van de inschrijving

De gehele inschrijving wordt getoetst aan de beoordelings- (gunnings-)criteria.

De technische inschrijving (inclusief het eventueel uitbestede gedeelte) moet voldoende gedetailleerd zijn om de inschrijving op basis van alle in punt 2.9 van deel 2 genoemde gunningscriteria te kunnen beoordelen. Het moet aan de technische specificaties beantwoorden en alle punten behandelen die hierin zijn beschreven. De inschrijving moet alle informatie bevatten die voor de gunning van de opdracht noodzakelijk is, inclusief een beschrijving van de structuur van het beoogde team en de rol van ieder teamlid, alsmede (indien van toepassing) de modellen, voorbeelden en technische oplossingen voor problemen die in het bestek worden aangesneden.

Als de in dat bestek gestelde eisen alleen maar worden overgenomen zonder details te verstrekken of enige toegevoegde waarde te bieden, levert dit een zeer laag cijfer op.

Voor de mate waarin aan de criteria wordt voldaan, wordt voor elk criterium een aantal punten gegeven. Het relatieve belang van de criteria voor het totale cijfer wordt aangegeven door weging van de gunningscriteria.

Controleer vóór de verzending dat uw inschrijving goed is gedocumenteerd overeenkomstig de gunningscriteria.

b- Methode om de economisch voordeligste inschrijving te selecteren

De opdracht zal op basis van de volgende methode worden gegund aan de economisch voordeligste inschrijving:

Van de inschrijvingen die na de beoordeling van de in punt 2.9 van deel 2 genoemde criteria minder dan 65 punten (op maximaal 100 punten) krijgen, wordt de kwaliteit onaanvaardbaar geacht. Alleen de inschrijvers die minimaal 65 punten voor de technische beoordeling hebben gekregen, komen voor de beoordeling van de financiële inschrijving in aanmerking. Het aldus behaalde eindcijfer wordt daarna volgens de in het bestek beschreven methode met de prijs vergeleken (zie deel 4, punt 4.5.2).

c- Mededeling aan inschrijvers van besluiten van de aanbestedende dienst

Eurostat deelt de gegadigden en inschrijvers zo spoedig mogelijk de inzake de gunning van de opdracht of het raamcontract genomen besluiten mee, met inbegrip van de redenen waarom het heeft besloten van plaatsing van een opdracht of sluiting van een raamcontract af te zien of de procedure te herbeginnen.

Voor opdrachten die uit hoofde van artikel 105 van het Financieel Reglement worden geplaatst, stelt de aanbestedende dienst zo spoedig mogelijk na het gunningsbesluit en uiterlijk in de week die daarop volgt, tegelijkertijd iedere afgewezen inschrijver of gegadigde afzonderlijk per brief en per fax of e-mail in kennis van het feit dat hun inschrijving of aanmelding niet is geselecteerd, en zij vermeldt daarbij in elk geval de redenen voor de afwijzing.

Eurostat stelt de begunstigde tegelijkertijd met de kennisgeving aan de afgewezen gegadigden of inschrijvers in kennis van het gunningsbesluit. Deze kennisgeving houdt geen verbintenis van Eurostat in.

De afgewezen gegadigden of inschrijvers kunnen op schriftelijk verzoek (per brief, fax of e-mail) aanvullende informatie verkrijgen over de redenen voor de afwijzing en voor iedere inschrijver die een geldige inschrijving heeft ingediend (dat wil zeggen een inschrijving die aan de uitsluitings- en selectiecriteria voldoet), over de kenmerken en de voordelen van de geselecteerde inschrijving, alsmede de naam van de begunstigde.

De mededeling van bepaalde gegevens kan echter achterwege worden gelaten wanneer zulks aan de toepassing van de wetgeving in de weg zou staan, in strijd zou zijn met het openbaar belang, afbreuk zou doen aan gewettigde commerciële belangen van openbare of particuliere ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen hen onmogelijk zou maken.

De aanbestedende dienst antwoordt binnen vijftien kalenderdagen na ontvangst van het verzoek.

De aanbestedende dienst kan het contract met de begunstigde van de opdracht of van het raamcontract pas ondertekenen wanneer vanaf de dag na de datum van gelijktijdige kennisgeving van de afwijzingsbesluiten en het gunningsbesluit twee kalenderweken zijn verstreken. In voorkomend geval kan zij de ondertekening van het contract opschorten voor aanvullend onderzoek indien dit gerechtvaardigd is op grond van de verzoeken of opmerkingen die de afgewezen inschrijvers of gegadigden gedurende deze periode van

twee kalenderweken na de kennisgeving van de afwijzingsbesluiten en het gunningsbesluit hebben geformuleerd, of op grond van alle andere relevante informatie die gedurende deze periode is ontvangen. In dat geval worden alle gegadigden of inschrijvers binnen drie werkdagen na het besluit tot opschorting in kennis gesteld.

Indien slechts één inschrijving is ontvangen, hoeft deze periode van twee kalenderweken voor de ondertekening van het contract niet in acht te worden genomen.

Indien het contract met de begunstigde niet kan worden gesloten of indien hij zich terugtrekt, behoudt Eurostat zich het recht voor het gunningsbesluit te herzien en de opdracht aan een andere inschrijver te gunnen, de procedure te sluiten of van plaatsing van de opdracht af te zien.

Noch een verzoek om inlichtingen, noch het antwoord heeft ten doel of tot gevolg dat de termijn voor de indiening van een mogelijk beroep tegen het gunningsbesluit, dat binnen twee maanden na de kennisgeving moet worden ingesteld, wordt opgeschort.

d- Geen verplichting tot gunning van de opdracht

De opening van een aanbestedingsprocedure houdt niet in dat de Commissie verplicht is de opdracht te gunnen. De Commissie is geen schadevergoeding verschuldigd aan inschrijvers van wie de inschrijving niet is aanvaard. Dit geldt ook wanneer zij van de opdracht afziet of de procedure voor het plaatsen van de opdracht annuleert. Deze beslissing moet worden toegelicht en aan de inschrijvers worden medegedeeld.