Factsheet Relatie- geschenken

Factsheet Relatie- geschenken

Duurzaam Inkopen Gemeente Rotterdam

Samenvatting

• Xxxxxxxxxxxxxxxx voor de levering van relatiegeschenken via een punch-out catalogus;

• Looptijd overeenkomst is maximaal 4 jaar;

• Bloemen hebben Fair Flowers Fair Plants (FFP) keurmerk of gelijkwaardig;

• Plan efficiënte goederenlogistiek als één van de gunningscriteria.

Doel van de aanbesteding

Bij bijzondere gelegenheden geeft de gemeente geschenken aan personeel, burgers en zakelijke relaties. Jaarlijks gaat het om een slordige 5700 bestellingen van artikelen met een totale waarde van €600,000. Denk hierbij aan bloemen, fruitmanden, wijn, wenskaarten, cadeaubonnen, boeken en dergelijke. De meeste ontvangers zijn betrokken bij de stad. De gemeente wil daarom dat de relatiegeschenken op de één of andere manier de Rotterdamse identiteit uitstralen. Bijvoorbeeld koekjes en chocolade gefabriceerd en/of ontworpen door lokale kleine banketbakkers en chocolatiers, producten van Rotterdamse kunstenaars, boeken met foto’s van Rotterdamse architectuur en CD’s van het Rotterdams Philharmonisch Orkest.

Duurzaamheidsaspecten

Afhankelijk van het type product uit de catalogus hebben we in deze aanbesteding vooral gelet op aspecten als biologisch, fairtrade en wijze waarop leveranciers invulling geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Minimumeisen	Bloemen met een Fair Flowers Fair Plants certificaat of gelijkwaardig
	Milieubewuste bedrijfsvoering. Opdrachtnemer en Opdrachtgever hebben minimaal één keer per twee jaar een overleg over de maatregelen die opdrachtgever heeft genomen m.b.t. beperking CO2 emissie.
Gunningscriteria	Plan om de gemotoriseerde vervoerskilometers voor het afleveren te beperken en stimuleren gebruik van elektrische voertuigen;
	Beschrijving van de manier waarop bestellers worden gestimuleerd om zo veel mogelijk voor minder milieubelastende geschenken te kiezen

Bloemen

Bloemen maken een groot deel uit van alle relatiegeschenken die de gemeente weggeeft. De gemeente stelt als eis dat geleverde bloemen zijn geteeld bij kwekers die voldoen aan milieu- hygiënische en sociale aspecten. Als bewijsmiddel geldt het Fair Flowers Fair Plants (FFP) productcertificaat met de voorwaarde dat het product aantoonbaar MSP-A gecertificeerd is. FFP-gecertificeerd product via veiling/groothandel met aanduiding F op EKT (Elektronische Klok Transactie) voldoet hieraan. Producten met een tijdelijke FFP status (aanduiding T) voldoen NIET. Als gelijkwaardig gelden tevens MPS-A in combinatie met MPS-SQ; Milieukeur, Biologisch/EKO, Xxx Xxxxxxxx/Fairtrade.

Verder wil de gemeente bij voorkeur bloemen ontvangen van bloemisten die het keurmerk Barometer Duurzame Bloemist of gelijkwaardig voeren. Dit keurmerk waarborgt een duurzame bedrijfsvoering bij de bloemist en wordt beheerd door Stichting Milieukeur met controle en certificatie uitgevoerd volgens Europees vastgestelde normen (ISO/IEC 17065:2012)

Fruitmanden

Bij voorkeur een combinatie van vers lokaal seizoensgebonden en exotisch fruit, en duurzaam verpakkingsmateriaal

Wijn

Bij voorkeur ook biologische wijnen (wijn van biologisch geteelde druiven. Hierbij gebruikt de wijnmaker bij de teelt uitsluitend natuurlijke bestrijdingsmiddelen)

Beoordeling

We beoordelen de plannen voor duurzaamheid met een rapportcijfer op basis van concreetheid, volledigheid, creativiteit en de mate waarin de inschrijving aansluit bij de doelstellingen van het betreffende criterium. Inschrijvers kunnen totaal 100 punten verdienen op het deelaspect kwaliteit met de volgende verdeling.

Alleen inschrijvingen die een totaalscore behalen van minimaal 60 van de maximaal 100 te behalen punten op de vier kwalitatieve aspecten tezamen én op ieder deelaspect minimaal het rapportcijfer 2 behalen, komen voor verdere beoordeling in aanmerking.

Resultaat

Twee bedrijven hebben ingeschreven, Topbloemen en Pimm Solutions. De winnaar van de aanbesteding Pimm® Solutions biedt een e-catalogus aan waar alle geschenken worden aangeboden op één centrale plek. Dit zorgt voor reductie in het aantal leveranciers en een verlaging van de administratieve kosten (minder facturen en minder declaraties).

• De leverancier gaat bakfietsbezorgingen doen met mensen die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt en wist daarmee de duurzaamheidsdoelstellingen slim te combineren met die van social return.

• Producten uit de catalogus komen van bedrijven die rekening houden met fairtrade en

duurzame producten, afdrachten aan goede doelen, verpakking, beperking van gemotoriseerd verzend vervoer en social return.

• Alle bestellingen voor de locaties in Rotterdam worden geleverd door lokale ondernemers

die het dichts bij het afleveradres zitten.

• Een MVO banner stimuleert bestellers om voor zo veel mogelijk voor minder milieubelastende geschenken te kiezen door hen te informeren over geschenken die minder milieubelastend zijn en waarom het goed is hiervoor te kiezen.

• Elke maand ontvangen bestellers een nieuwsbrief van Pimm®. Hierin informeert Pimm® de besteller o.a. over welke nieuwe minder milieubelastende geschenken Pimm® aan het assortiment heeft toegevoegd en wat het verhaal is achter dit nieuwe geschenk. Bijvoorbeeld over de exclusieve samenwerking die Pimm® heeft met de Duurzame Bloemisten Groep in heel Nederland. In Rotterdam is dit Natuurlijk Bloemen. In deze nieuwsbrief wordt ook teruggekoppeld wat het aandeel van de minder milieubelastende geschenken in de aanvragen was.

• Op verzoek introduceert Pimm een beloningssysteem voor bestellers die naar verhouding de meeste duurzame producten kiezen. Zij krijgen dan een attentie uit het duurzame assortiment, bijvoorbeeld een boeket een boeket van de Duurzame bloemist of een chocolade reep van Xxxx Xxxxxxxxxxx (slaafvrije chocolade).

Duurzaam inkopen Rotterdam